Jadi, Anda baru saja menyelesaikan tugas yang melelahkan? Pasti butuh banyak usaha bagi Anda untuk mewujudkannya. Bahkan dengan upaya seperti itu, terkadang pekerjaan Anda terasa keluar jalur bahkan sebelum Anda mulai mengerjakannya. Ini sering terjadi karena orang-orang dari berbagai latar belakang cenderung membawa berbagai ide ke meja.

Membawa semua orang pada halaman yang sama sebelum pekerjaan dimulai adalah penting. Ini adalah pendekatan utama Anda jika Anda ingin membuat proyek Anda lebih lancar. Solusi terbaik bagi pemangku kepentingan yang ingin menghadapi rintangan tersebut adalah pertemuan awal proyek. Rapat adalah alat yang efektif untuk membuat semua orang berada di jalur yang sama. Untuk pertemuan awal, tenggat waktu umum terdiri dari tujuan akhir proyek, kemungkinan hambatan, dan langkah-langkah yang perlu kita ambil untuk mencapai hasil yang efektif.

Apa itu rapat awal proyek?

Tujuan dari pertemuan awal proyek adalah untuk mengembangkan meja atau platform di mana semua pemangku kepentingan yang bekerja pada proyek yang sama mendapat kesempatan untuk bertemu satu sama lain. Ini adalah titik di mana Anda dapat menyelaraskan setiap detail pekerjaan dan menyoroti detail penting yang membutuhkan perhatian ekstra.

Jika Anda seorang manajer proyek, disarankan agar Anda meng-host produk Anda dengan rencana turunan. Hal pertama yang Anda butuhkan adalah garis besar proyek. Apa yang Anda rencanakan untuk dicapai melaluinya, dan bagaimana Anda akan mengambilnya dari titik nol. Jika ada yang mengajukan pertanyaan terkait proyek, Anda bertanggung jawab untuk mengklarifikasi kebingungan apa pun. Setiap proyek pertemuan awal bertujuan untuk membawa semua orang bersama dan mengembangkan pemahaman yang terperinci. Setiap pebisnis membutuhkan penyelenggara pertemuan yang ahli. Tapi itu bukan pilihan yang baik. Mereka sekarang dapat mengaturnya sendiri. Jelajahi panduan kami untuk mengetahui bagaimana Anda dapat mengatur pertemuan bisnis awal Anda seperti seorang profesional.

Apa Kebutuhan dan Permintaan untuk Kickoff Meeting?

Banyak organisasi terbesar seperti Amazon lebih suka mengadakan pertemuan awal sebelum pencapaian misi apa pun. Penyebab utama dari setiap pertemuan adalah untuk mengomunikasikan aspek-aspek kunci dari tujuan proyek Anda. Orang terkadang bingung saat bekerja dalam tim. Hal ini umum! Apa saja kebingungan ini? Dengan menjawab pertanyaan mereka secara langsung dalam pertemuan, mereka akan puas. Bukan hanya itu, tetapi ketika mereka diberi kesempatan untuk berbicara dan membicarakan ide-ide mereka, mereka merasa lebih termotivasi, dan kemungkinan miskomunikasi kita berkurang. Telah sering diamati bahwa pertemuan awal proyek menyebabkan anggota tim proyek dan pemangku kepentingan yang tidak selaras.

Dalam kebanyakan kasus, proyek cenderung takut jika ada miskomunikasi dengan intensitas tinggi. Namun, itu tidak berarti setiap pekerjaan kecil membutuhkan pertemuan awal proyek. Jika Anda mengerjakan pekerjaan yang berhubungan dengan pelanggan atau inisiatif yang kompleks, Anda dapat melakukan kickoff yang diformalkan. Kickoff ini dilakukan dengan bantuan elevator pitch, pitch deck, atau demo. Proyek lain, seperti yang memiliki lebih sedikit pemangku kepentingan atau yang lebih sederhana, mungkin memiliki pertemuan peluncuran yang kurang formal tanpa dek atau presentasi.

kickoff meeting

Menyelenggarakan Rapat Pembukaan yang Produktif - Hal-hal yang Perlu Dipertimbangkan:

Add Project Kickoff meeting mirip dengan malam pembukaan untuk produksi baru. Asumsikan bahwa tahap yang tepat telah ditetapkan di mana Anda adalah pemeran untuk proyek Anda. Ini adalah waktu Anda untuk mengungkapkan rencana untuk audiens, yang berarti bahwa tujuan akhir Anda adalah pesan Anda harus keras dan jelas kepada audiens.

Anda tidak ingin mereka bingung tentang apa pun; semuanya perlu diatur dan diatur. Informasi kunci dalam pertemuan awal proyek perlu diarahkan ke audiens. Anda tidak perlu anggota tim Anda kehilangan motivasi atau produktivitasnya rendah.

Kami telah menyusun beberapa langkah yang harus Anda ambil sebelum menyiratkan pertemuan awal proyek:

1. Pertimbangkan pengaturan Anda

Jika proyek pertemuan awal Anda juga berfungsi sebagai titik bagi orang-orang yang baru mengenal proyek tersebut. Pastikan Anda melakukan diskusi proyek di tempat yang nyaman dan luas. Anda luar biasa! Anda hanya perlu mempresentasikan pertemuan Anda dalam suasana yang baik. Yang Anda butuhkan hanyalah mempertimbangkan pengaturan pertemuan secara profesional. Tujuannya adalah untuk membuat orang nyaman di lingkungan. Tolong beri mereka ruang untuk memperkenalkan diri dan mengobrol sebelum percakapan dimulai. Tidak akan mudah jika Anda memiliki anggota tim di luar negeri, jadi Anda harus menyelaraskan zona waktu.

2. Tetap level tinggi

Ketika berbicara tentang proyek dalam rapat, fokus pada gambaran besar itu penting. Hindari mengintai detail-detail kecil. Jika orang jelas tentang tujuan mereka, mereka dapat menentukan tugas dan membaginya sesuai. Rencana utama rapat awal proyek Anda adalah untuk:

  • Buat presentasi kepada pemangku kepentingan dan anggota tim tentang tim proyek.
  • Menumbuhkan semangat dan pemahaman terhadap pekerjaan dan visi/tujuan.
  • Meningkatkan tingkat kredibilitas tim.
  • Mendorong pertanyaan.
  • Memiliki harapan yang dirancang
  • Mulailah perjalanan Anda!

3. Buat Agenda Anda

Agenda rapat yang Anda rancang untuk diri sendiri adalah jalur yang jelas menuju tujuan. Oleh karena itu disarankan agar Anda menghadapinya dengan sangat penting dan membuatnya sebelum memulai pertemuan Anda. Pastikan bahwa rencana tersebut didistribusikan di antara anggota tim sebelum Anda mulai mendiskusikannya. Orang sering menggunakan aplikasi yang bagus untuk mengembangkan rencana rapat, seperti AppMaster. Semua transaksi Anda dapat dilakukan dari awal dalam waktu terbatas. Pastikan Anda telah memasukkan semua dasar-dasar proyek dan apa pun yang penting untuk dibahas dalam agenda rapat.

4. Salam dan perkenalan

Hal-hal yang perlu disertakan dalam pengenalan pertemuan awal proyek Anda adalah:

  • Tujuan proyek
  • Ruang lingkup proyek
  • Kendala yang disebabkan oleh waktu dan uang
  • Risiko yang saat ini diketahui
  • Memiliki daftar hasil utama untuk rencana proyek.
  • Pertanyaan dan percakapan terbuka dipersilakan.

5. Undang Orang yang Tepat

Adalah normal bahwa ketika orang ingin mendiskusikan tujuan proyek, mereka ingin semua orang bergabung. Namun, mendapatkan terlalu banyak orang mungkin menempatkan Anda dalam posisi yang menggoda. Saya sarankan Anda menghindari mengundang semua orang ke pertemuan. Anda harus memilih orang-orang penting untuk rapat dan siapa yang dapat memberikan pendapat yang tepat kepada Anda. Terlalu banyak orang di kapal dapat menyebabkan Anda kehilangan jejak, keluar dari rencana, dan mendiskusikan hal-hal yang tidak relevan.

Right People

6. Jadikan Rapat Interaktif

Membuat diskusi Anda menjadi interaktif adalah cara terbaik untuk menangani sebuah proyek. Ini memberi setiap orang platform terbuka untuk menyuarakan ide-ide mereka. Kadang-kadang seorang anggota tim biasa muncul dengan ide-ide hebat yang bahkan tidak dapat dipikirkan oleh seorang manajer. Tapi bagaimana Anda bisa membuat partisipasi menjadi mungkin bagi para pemangku kepentingan? Anda dapat mengikuti beberapa tip untuk mencapai lingkungan interaktif yang baik dalam proyek pertemuan awal.

Diskusi kelompok:
Jika Anda memiliki sekelompok orang dari departemen yang berbeda, yang terbaik adalah mengelompokkan orang-orang dengan bidang keahlian yang sama untuk menghasilkan ide-ide brainstorming. Dengan cara ini, Anda dapat menghasilkan ide yang lebih baik dan lebih nyaman dengan solusi yang memadai untuk rencana proyek.

Bergiliran memimpin rapat:
Meskipun dalam skenario yang ideal, disarankan agar manajer proyek menjadi tuan rumah pertemuan tersebut. Namun, diamati bahwa bergiliran untuk mencapai segala sesuatu memberi setiap orang ruang untuk memiliki suara untuk ide-ide mereka. Mereka merasa lebih percaya diri tentang pemikiran mereka dan dapat memberikan presentasi yang lebih baik.

Mintalah umpan balik:
Setiap kali sesuatu yang baru disajikan dalam rapat, disarankan agar Anda mengambil umpan balik dari orang-orang. Hal ini membuat mereka merasa diikutsertakan dalam proyek tersebut. Selain itu, Anda mendapatkan ruang untuk terpapar lebih banyak peluang dan menemukan pemikiran dan kekhawatiran di benak orang lain.

7. Perjelas Peran dan Tanggung Jawab

Setelah Anda selesai mengidentifikasi masalah dan peta jalan untuk menyelesaikannya, sekarang saatnya bagi Anda untuk mendiskusikan siapa yang bertanggung jawab atas tugas apa. Untuk langkah ini, Anda dapat menggunakan keterampilan Anda sebagai kesempatan untuk mengulangi kembali item yang Anda diskusikan. Anda selalu dapat mengambil bantuan AppMaster untuk membuat daftar periksa untuk semua yang dibahas. Ini juga melacak siapa yang bertanggung jawab atas hal apa.

Hal pertama yang perlu Anda tambahkan ke daftar periksa Anda adalah tindakan yang harus diselesaikan dalam tenggat waktu tertentu. Ini membantu Anda mengatur aktivitas berdasarkan kunci. Ini membantu untuk melacak tenggat waktu yang terpenuhi dan yang perlu diperpanjang untuk anggota tim Anda.

8. Tambahkan Ringkasan Rapat ke Wiki Internal Anda

Segala sesuatu yang dibahas dalam pertemuan penting untuk dicatat. Setelah Anda selesai rapat, disarankan agar Anda merangkum poin-poin penting yang dibahas dalam rapat. Ini membagikannya melalui database. AppMaster adalah yang terbaik untuk membuat dokumen terbuka. Dengan cara ini, semua orang dapat mengakses rapat dan merujuknya kapan pun mereka butuhkan.

9. Memberdayakan

Tujuan akhir dari setiap pertemuan awal proyek adalah memberi para pemangku kepentingan kesempatan untuk bergaul satu sama lain dengan rencana proyek. Ini memberi mereka visi dan kunci sukses, dan mereka dapat memutuskan sendiri dengan lebih baik. Diskusi adalah alat bagi Anda untuk memberdayakan tim anggota tim Anda dan membuat mereka bekerja di halaman yang sama seperti orang lain sebagai tuan rumah.

10. Hal-hal yang harus dilakukan setelah rapat

Jadi sekarang Anda sudah selesai dengan pertemuan awal! Setelah rapat selesai, Anda dapat melihat detail yang telah saya diskusikan dalam rapat. Jika rapat ini dilakukan secara virtual, disarankan agar Anda menyimpan catatan atau skrip cepat rapat secara online. Anda dapat mengandalkan AppMaster untuk ini.

Putusan Akhir:

Perbedaan yang akan Anda lihat dalam pengerjaan proyek dengan atau tanpa pertemuan awal proyek adalah kuncinya. Jika Anda masih ingin menjaga proyek penyelarasan dan menjadi jelas. Anda selalu dapat mengambil bantuan dari AppMaster. Dikatakan sebagai kunci manajemen terbaik. Sebagian besar organisasi menggunakan ini sebagai sumber utama kolaborasi. Anda dapat membagikan semua pekerjaan, status, pesan, teks, data, dll.

FAQ:

Apa yang harus terdiri dari pertemuan kickoff?
Hal-hal berikut ini termasuk dalam pertemuan awal:

  • Perkenalan. Mari mulai pesta ini.
  • Melacak kemajuan dan berdiskusi dengan tim proyek.
  • Metode dan alat.
  • Masalah dan manajemen risiko.

Apa cara paling efektif untuk memulai presentasi awal?
Saat memberikan presentasi pembuka Anda sendiri, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Mengundang pemangku kepentingan adalah langkah awal.

2. Rencanakan presentasi Anda.

3. Pastikan pengiriman yang efisien.

4. Sebarkan pekerjaan Anda di antara tim proyek.

5. Mulailah dengan perkenalan.

6. Bagikan konteks proyek.

7. Ruang lingkup dan kendala proyek.

8. Garis waktu dan kiriman

Apa yang bisa saya lakukan untuk membuat kickoff saya lebih baik?
5 Cara Membuat Rapat Pembukaan Proyek Lebih Baik

1. Pertama dan terpenting, kerjakan pekerjaan rumah Anda dan undang orang yang tepat.

2. Bagikan Agenda Terlebih Dahulu.

3. Perkenalkan diri Anda dan tunjukkan wajah Anda.

4. Tentukan keberhasilan proyek dengan semua orang yang siap bekerja pada langkah #4.

5. Harap tutup dengan nada tinggi untuk kemudahan Anda.

Bagaimana Anda menyusun pertemuan peluncuran?
Berikut ini adalah sepuluh tahap untuk pertemuan peluncuran yang baik.

1. Bersiaplah untuk rapat.

2. Mulailah dengan membuat perkenalan.

3. Identifikasi dengan jelas tujuan proyek Anda.

4. Menyebarluaskan rencana proyek.

5. Jelaskan ruang lingkup proyek.

6. Jelaskan bagaimana Anda akan melacak data proyek dan pembaruan waktu nyata.

7. Berikan banyak waktu untuk pertanyaan.

Bagaimana pertemuan peluncuran dapat membantu meningkatkan produktivitas kerja?
Tujuan utama rapat peluncuran proyek adalah untuk membuat semua anggota tim dan pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama dan memulai dengan awal yang baik. Ini adalah kesempatan untuk bertemu tim dan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang proyek sehingga pekerjaan dapat segera dimulai.