هل انتهيت للتو من مهمة مرهقة؟ لابد أن الأمر قد تطلب منك قدرًا كبيرًا من الجهد لتحقيق ذلك. حتى مع مثل هذا الجهد ، تشعر أحيانًا أن عملك خارج المسار الصحيح قبل أن تبدأ العمل عليه. يحدث هذا غالبًا لأن الأشخاص من خلفيات مختلفة يميلون إلى طرح مجموعة واسعة من الأفكار على الطاولة.

من المهم جعل الجميع على نفس الصفحة قبل بدء العمل. هذا هو نهجك الرئيسي إذا كنت تريد أن تأخذ مشروعك بوتيرة أكثر سلاسة. أفضل حل لأصحاب المصلحة الذين يرغبون في التعامل مع مثل هذه العقبات هو اجتماع بدء المشروع. الاجتماعات هي أداة فعالة لوضع الجميع على مسار مشترك. بالنسبة لاجتماعات الانطلاق ، يتكون الموعد النهائي العام من الغرض النهائي للمشروع ، واحتمال وجود عوائق ، والخطوات التي يتعين علينا اتخاذها لتحقيق نتائج فعالة.

ما هو اجتماع انطلاق المشروع؟

الغرض من اجتماع انطلاق المشروع هو تطوير طاولة أو منصة حيث يحصل جميع أصحاب المصلحة الذين يعملون في نفس المشروع على فرصة للقاء بعضهم البعض. هذه هي النقطة التي يمكنك من خلالها محاذاة كل تفاصيل العمل وإلقاء الضوء على التفاصيل الهامة التي تتطلب مزيدًا من الاهتمام.

إذا كنت مدير مشروع ، فمن المقترح أن تستضيف منتجك بخطة مشتقة. أول شيء تحتاجه هو مخطط تفصيلي للمشروع. ما الذي تخطط لتحقيقه من خلاله ، وكيف ستأخذه من نقطة الصفر. إذا طرح أي شخص سؤالاً يتعلق بالمشروع ، فأنت مسؤول عن توضيح أي لبس. يهدف أي مشروع اجتماع بدء إلى جلب الجميع وتطوير فهم مفصل. يحتاج كل رجل أعمال إلى منظم اجتماعات خبير. لكن هذا ليس اختيارًا جيدًا. يمكنهم الآن تنظيمها بأنفسهم. استكشف دليلنا لمعرفة كيف يمكنك تنظيم اجتماع العمل الافتتاحي مثل المحترفين.

ما هي الحاجة والطلب لاجتماع افتتاحي؟

تفضل العديد من المؤسسات الكبرى مثل أمازون عقد اجتماع انطلاق قبل أي إنجاز للمهمة. السبب النهائي لأي اجتماع هو توصيل الجوانب الرئيسية للغرض من مشروعك. يشعر الناس أحيانًا بالارتباك أثناء العمل في فرق. أنه شائع! ما هي هذه الالتباسات؟ من خلال الإجابة على أسئلتهم مباشرة في اجتماع ، سيكونون راضين. ليس هذا فقط ، ولكن عندما تتاح لهم الفرصة للتحدث والتحدث عن أفكارهم ، فإنهم يشعرون بمزيد من الحافز ، وتقل احتمالات سوء التواصل. لقد لوحظ في كثير من الأحيان أن اجتماعات انطلاق المشروع تؤدي إلى عدم توافق أعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة.

في معظم الحالات ، تميل المشاريع إلى الخوف إذا كان هناك كثافة عالية من سوء الفهم. ومع ذلك ، هذا لا يعني أن كل عمل صغير يحتاج إلى اجتماع لبدء المشروع. إذا كنت تعمل في عمل يواجه العميل أو في مبادرة معقدة ، فيمكنك البدء بشكل رسمي. تتم عمليات الانطلاق هذه بمساعدة ملعب المصعد أو منصة العرض التقديمي أو العرض التوضيحي. قد يكون للمشروعات الأخرى ، مثل تلك التي تضم عددًا أقل من أصحاب المصلحة أو تلك التي تكون أبسط ، اجتماع إطلاق أقل رسمية بدون منصة أو عرض تقديمي.

kickoff meeting

تنظيم اجتماع انطلاق مثمر - نقاط يجب مراعاتها:

يشبه اجتماع Add Project Kickoff ليلة الافتتاح لإنتاج جديد. افترض أنه قد تم تعيين مرحلة مناسبة تكون فيها أنت ممثل مشروعك. هذا هو الوقت المناسب لك لتكشف عن الخطة للجمهور ، مما يعني أن هدفك النهائي هو أن تكون رسالتك عالية وواضحة للجمهور.

أنت لا تريدهم أن يرتبكوا بشأن أي شيء ؛ كل شيء يحتاج إلى إدارة وتنظيم. يجب توجيه المعلومات الأساسية في اجتماع انطلاق المشروع إلى الجمهور. لا تحتاج إلى أن يكون أعضاء فريقك محبطين أو منخفضين في الإنتاجية.

لقد قمنا بتجميع بعض الخطوات التي يجب عليك اتخاذها قبل الإشارة ضمنيًا إلى اجتماع بدء المشروع:

1. النظر في الإعداد الخاص بك

إذا كان مشروع الاجتماع الافتتاحي الخاص بك يعمل أيضًا كنقطة للأشخاص الجدد في المشروع. تأكد من إجراء مناقشة المشروع في مكان مريح وواسع. انت رائع! ما عليك سوى تقديم اجتماعك في مكان جيد. كل ما تحتاجه هو التفكير في إعداد الاجتماع بشكل احترافي. هدفها هو جعل الناس مرتاحين في البيئة. يرجى منحهم مساحة لتقديم أنفسهم والدردشة قبل بدء المحادثة. لن يكون الأمر سهلاً إذا كان لديك عضو فريق من الخارج ، لذلك يجب عليك مواءمة المناطق الزمنية.

2. ابق على مستوى عال

عند الحديث عن المشروع في اجتماع ، من المهم التركيز على الصورة الكبيرة. تجنب التستر على التفاصيل الصغيرة. إذا كان الناس واضحين بشأن أهدافهم ، فيمكنهم تحديد المهام وتقسيمها وفقًا لذلك. تتمثل الخطة الرئيسية لاجتماع بدء مشروعك في:

  • قم بعمل عرض تقديمي لأصحاب المصلحة وأعضاء الفريق حول فريق المشروع.
  • إلهام الشغف وفهم العمل والرؤية / الأهداف.
  • زيادة معدل مصداقية الفريق.
  • شجع الأسئلة.
  • صممت التوقعات
  • ابدأ رحلتك!

3. إنشاء جدول الأعمال الخاص بك

جدول أعمال الاجتماع الذي صممته لنفسك هو طريق واضح للهدف. ومن ثم يُقترح أن تتعامل معها بشكل حاسم وأن تنشئ واحدة قبل بدء اجتماعك. تأكد من توزيع الخطة على أعضاء الفريق قبل البدء في مناقشتها. غالبًا ما يستخدم الأشخاص تطبيقات جيدة لتطوير خطة اجتماعات ، مثل AppMaster. يمكن إنجاز جميع تعاملاتك من الصفر في وقت محدود. تأكد من إدخال جميع أساسيات المشروع وأي شيء مهم لمناقشته في جدول أعمال الاجتماع.

4. تحيات ومقدمة

الأشياء التي يجب تضمينها في مقدمة الاجتماع الافتتاحي لمشروعك هي:

  • هدف المشروع
  • نطاق المشروع
  • القيود التي يفرضها الوقت والمال
  • المخاطر المعروفة حاليا
  • لديك قائمة بالنتائج الرئيسية لخطة المشروع.
  • الأسئلة والمحادثات المفتوحة مرحب بها.

5. دعوة الأشخاص المناسبين

من الطبيعي أنه عندما يريد الناس مناقشة الغرض من المشروع ، فإنهم يريدون إشراك الجميع. ومع ذلك ، فإن الحصول على عدد كبير جدًا من الأشخاص قد يضعك في موقف مغري. أقترح عليك تجنب دعوة الجميع إلى الاجتماع. يجب عليك اختيار الأشخاص المهمين للاجتماع والذين يمكنهم تزويدك بالرأي الصحيح. قد يؤدي وجود عدد كبير جدًا من الأشخاص على متن المركب إلى فقدان المسار ، والخروج عن الخطة ، ومناقشة أشياء غير ذات صلة.

Right People

6. اجعل الاجتماع تفاعليًا

إن جعل مناقشتك تفاعلية هي أفضل طريقة للتعامل مع المشروع. هذا يمنح الجميع منصة مفتوحة للتعبير عن أفكارهم. في بعض الأحيان يأتي عضو الفريق العادي بأفكار رائعة لا يستطيع حتى المدير التفكير فيها. ولكن كيف يمكنك جعل المشاركة ممكنة لأصحاب المصلحة؟ يمكنك اتباع بعض النصائح لتحقيق بيئة تفاعلية جيدة في مشروع الاجتماع الافتتاحي.

العصف الذهني الجماعي:
إذا كان لديك مجموعة من الأشخاص من أقسام مختلفة ، فمن الأفضل تجميع الأشخاص الذين لديهم نفس مجال الخبرة لتوليد أفكار العصف الذهني. بهذه الطريقة ، يمكنك إنشاء أفكار أفضل وأكثر ملاءمة مع حلول مناسبة لخطة المشروع.

تناوبوا على رئاسة الاجتماع:
على الرغم من أنه في السيناريو المثالي ، فمن المقترح أن يكون مدير المشروع هو المضيف للاجتماع. ومع ذلك ، يُلاحظ أن التناوب لتحقيق كل شيء يمنح الجميع مساحة للتعبير عن أفكارهم. يشعرون بمزيد من الثقة بشأن أفكارهم ويمكنهم تقديم عروض تقديمية أفضل.

اسأل عن ردود الفعل:
في كل مرة يتم فيها تقديم شيء جديد في اجتماع ، يُقترح أن تأخذ تعليقات من الأشخاص. هذا يجعلهم يشعرون بأنهم مدرجون في المشروع. علاوة على ذلك ، تحصل على الغرفة لتتعرف على المزيد من الفرص وتكتشف الأفكار والمخاوف في أذهان الآخرين.

7. توضيح الأدوار والمسؤوليات

بمجرد الانتهاء من تحديد المشكلات وخارطة الطريق لحلها ، فقد حان الوقت لمناقشة من هو المسؤول عن أي مهمة. في هذه الخطوة ، يمكنك استخدام مهاراتك كفرصة لتكرار إرضاء البنود التي تمت مناقشتها. يمكنك دائمًا الحصول على مساعدة AppMaster لإنشاء قائمة مرجعية لكل ما تمت مناقشته. هذا أيضًا يتتبع من هو المسؤول عن أي شيء.

أول شيء تحتاج إلى إضافته إلى قائمة التحقق الخاصة بك هو الإجراءات التي يجب إكمالها في غضون موعد نهائي محدد. يساعدك هذا في ترتيب الأنشطة على أساس أساسي. يساعد هذا في تتبع المواعيد النهائية التي تم الوفاء بها والمواعيد التي يجب تمديدها لأعضاء فريقك.

8. أضف ملخص الاجتماع إلى ويكي الداخلي الخاص بك

كل ما تتم مناقشته في الاجتماع من المهم تدوينه. بمجرد الانتهاء من الاجتماع ، يُقترح أن تقوم بتلخيص النقاط المهمة التي تمت مناقشتها في الاجتماع. يشاركها من خلال قاعدة بيانات. AppMaster هو الأفضل لإنشاء مستندات ذات نهايات مفتوحة. بهذه الطريقة ، يمكن للجميع الوصول إلى الاجتماع والرجوع إليهم في أي وقت يحتاجون إليه.

9. التمكين

الهدف النهائي من أي اجتماع لبدء المشروع هو منح أصحاب المصلحة فرصة للتوافق مع بعضهم البعض مع خطة المشروع. هذا يوفر لهم رؤية ومفتاح النجاح ، ويمكنهم أن يقرروا بأنفسهم بشكل أفضل. المناقشة هي أداة تتيح لك تمكين أعضاء فريقك وجعلهم يعملون على نفس الصفحة مثل أي شخص آخر كمضيف.

10. مهام ما بعد الاجتماع

والآن انتهيت من الاجتماع الافتتاحي! بمجرد الانتهاء من الاجتماع ، يمكنك إلقاء نظرة على التفاصيل التي ناقشتها في الاجتماع. إذا تم هذا الاجتماع افتراضيًا ، فمن المقترح أن تحتفظ بسجل أو نص سريع للاجتماع عبر الإنترنت. يمكنك الاعتماد على AppMaster لهذا الغرض.

الحكم النهائي:

الفرق الذي ستراه في عمل المشروع مع أو بدون اجتماع بدء المشروع هو المفتاح. إذا كنت لا تزال ترغب في الحفاظ على مشروع المحاذاة وأن تكون واضحًا. يمكنك دائمًا الحصول على المساعدة من AppMaster. يقال أنه أفضل مفتاح إدارة. تستخدم معظم المنظمات هذا كمصدر مركزي للتعاون. يمكنك مشاركة جميع أعمالك وحالتك ورسائلك ونصوصك وبياناتك وما إلى ذلك.

أسئلة وأجوبة:

ما الذي يجب أن يتكون منه الاجتماع الافتتاحي؟
يتم تضمين العناصر التالية في اجتماع انطلاق:

  • مقدمات. دعونا نبدأ هذه الحفله.
  • متابعة التقدم والمناقشة مع فريق المشروع.
  • الأساليب والأدوات.
  • إدارة القضايا والمخاطر.

ما هي الطريقة الأكثر فعالية لبدء عرض تقديمي؟
عند تقديم العرض التقديمي الافتتاحي الخاص بك ، اتبع الخطوات التالية:

1. دعوة أصحاب المصلحة هي الخطوة الأولى.

2. خطط لعرضك التقديمي.

3. ضمان التسليم الفعال.

4. انشر عملك بين فريق المشروع.

5. ابدأ بمقدمة.

6. شارك في سياق المشروع.

7. نطاق المشروع والقيود.

8. الجداول الزمنية والمخرجات

ما الذي يمكنني فعله لتحسين ركلة البداية؟
5 طرق لجعل اجتماعات انطلاق المشروع أفضل

1. أولاً وقبل كل شيء ، قم بأداء واجبك وقم بدعوة الأشخاص المناسبين.

2. وزع جدول الأعمال قبل الأوان.

3. قدم نفسك وأظهر وجهك.

4. حدد نجاح المشروع مع الجميع على الخط في الخطوة رقم 4.

5. يرجى إغلاقها بدرجة عالية من أجل راحتك.

كيف يمكنك تنظيم اجتماع إطلاق؟
فيما يلي عشر مراحل لاجتماع إطلاق جيد.

1. الاستعداد للاجتماع.

2. ابدأ بتقديم مقدمات.

3. حدد بوضوح هدف مشروعك.

4. نشر خطة المشروع.

5. وصف نطاق المشروع.

6. صِف كيف ستتبع بيانات المشروع والتحديثات في الوقت الفعلي.

7. اترك متسعًا من الوقت للأسئلة.

كيف يمكن أن يساعد اجتماع الإطلاق في زيادة إنتاجية العمل؟
الهدف الرئيسي لاجتماع إطلاق المشروع هو جعل جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة على نفس الصفحة وبداية جيدة. إنها فرصة للقاء الفريق واكتساب فهم أفضل للمشروع حتى يبدأ العمل على الفور.