Acabou então uma tarefa cansativa? Deve ter sido necessário um grande esforço para a trazer à existência. Mesmo com tal esforço, por vezes sente-se que o seu trabalho está fora do caminho antes mesmo de começar a trabalhar nele. Isto ocorre frequentemente porque pessoas de várias origens tendem a trazer para a mesa uma vasta gama de ideias.
É importante trazer todos na mesma página antes de começar a trabalhar. Esta é a sua abordagem chave se quiser levar o seu projecto a um ritmo mais suave. A melhor solução para os interessados que querem lidar com tais obstáculos é uma reunião de lançamento do projecto. As reuniões são uma ferramenta eficaz para colocar todos num caminho comum. Para reuniões de pontapé de saída, um prazo geral consiste no objectivo final de um projecto, na probabilidade de obstáculos, e nos passos que precisamos de dar para alcançar resultados eficazes.
O que é uma reunião de lançamento de um projecto?
O objectivo da reunião de lançamento do projecto é desenvolver uma mesa ou uma plataforma onde todos os interessados que trabalham no mesmo projecto tenham a oportunidade de se encontrarem uns com os outros. Este é o ponto onde se pode alinhar cada detalhe do trabalho e trazer à luz os detalhes críticos que requerem atenção extra.
Se for um gestor de projecto, sugere-se que hospede o seu produto com um plano derivado. A primeira coisa de que precisa é de um esboço do projecto. O que planeia alcançar através dele, e como o vai tirar do zero. Se alguém fizer uma pergunta relacionada com o projecto, é responsável pelo esclarecimento de qualquer confusão. Qualquer projecto de reunião inicial visa trazer todos consigo e desenvolver um entendimento detalhado. Cada empresário precisa de um organizador de reuniões especializado. Mas isso não é uma boa escolha. Agora podem organizá-lo por si próprios. Explore o nosso guia para saber como pode organizar a sua reunião de negócios de pontapé de saída como um profissional.
O que é a necessidade e a procura de uma reunião de pontapé de saída?
Muitas das maiores organizações como a Amazon preferem fazer uma reunião de pontapé de saída antes de qualquer realização de missão. A causa final de qualquer reunião é comunicar os aspectos chave do objectivo do seu projecto. Por vezes as pessoas ficam confusas enquanto trabalham em equipa. É comum! O que são estas confusões? Ao responderem às suas perguntas em directo numa reunião, ficarão satisfeitas. Não só isto, mas quando lhes é dada a oportunidade de falar e falar das suas ideias, sentem-se mais motivadas, e as probabilidades de mal-entendidos são reduzidas. Tem sido frequentemente observado que as reuniões de lançamento de projectos conduzem a um desalinhamento dos membros da equipa do projecto e das partes interessadas.
Na maioria dos casos, os projectos tendem a recear se houver uma elevada intensidade de mal-entendidos de comunicação. Contudo, isso não significa que todo o pequeno trabalho precise de uma reunião de lançamento do projecto. Se se trabalha num trabalho voltado para o cliente ou numa iniciativa complexa, pode-se dar o pontapé de saída formalizado. Estes pontapés de saída são feitos com a ajuda de uma inclinação do elevador, de um convés, ou de uma demonstração. Outros projectos, tais como os que têm menos interessados ou os mais simples, podem ter uma reunião de lançamento menos formal sem um convés ou apresentação.
Organizar uma reunião de pontapé de saída produtiva - Pontos a considerar:
Adicionar reunião de lançamento do Projecto é semelhante a uma noite de abertura para uma nova produção. Partir do princípio de que foi estabelecido um palco adequado, no qual o público é o elenco do seu projecto. Este é o seu tempo para desdobrar o plano para a audiência, o que significa que o seu objectivo final é que a sua mensagem deve ser clara e sonora para a audiência.
Não quer que se confundam sobre nada; tudo precisa de ser gerido e organizado. A informação chave no início da reunião do projecto precisa de ser dirigida ao público. Não precisa que os membros da sua equipa sejam desmotivados ou que a produtividade seja baixa.
Compilámos algumas medidas que deve tomar antes de implicar uma reunião de início do projecto:
1. considere o seu cenário
Se o seu projecto de reunião de pontapé de saída também serve como um ponto de encontro para pessoas que são novas no projecto. Certifique-se de que está a conduzir a discussão do projecto num local conveniente e espaçoso. Você é fantástico! Só precisa de apresentar a sua reunião num bom ambiente. Tudo o que precisa é de considerar o local da reunião de forma profissional. O seu objectivo é tornar as pessoas confortáveis no ambiente. Por favor, dêem-lhes espaço para se apresentarem e conversarem antes de a conversa começar. Não será fácil se tiver um membro da equipa estrangeira, por isso deve alinhar os fusos horários.
2. permanecer de alto nível
Quando se fala sobre o projecto numa reunião, é importante que se foque no panorama geral. Evite espreitar por cima dos pequenos detalhes. Se as pessoas forem claras quanto aos seus objectivos, podem especificar as tarefas e dividi-las em conformidade. O plano principal da sua reunião de lançamento do projecto é o seguinte:
- Fazer uma apresentação aos interessados e membros da equipa sobre a equipa do projecto.
- Inspirar a paixão e a compreensão do trabalho e visão/objectivos.
- Aumentar a taxa de credibilidade da equipa.
- Encorajar perguntas.
- Ter criado expectativas
- Comece a sua viagem!
3. criar a sua agenda
A agenda da reunião que concebeu para si próprio é um caminho claro para o objectivo. Assim, sugere-se que lide com ela de forma crucial e crie uma antes de iniciar a sua reunião. Certifique-se de que o plano é distribuído entre o membro da equipa antes de começar a discuti-lo. As pessoas utilizam frequentemente aplicações boas para desenvolver um plano de reunião, tais como o AppMaster. Todas as suas negociações podem ser feitas a partir do zero, num tempo limitado. Certifique-se de que introduziu todos os fundamentos do projecto e qualquer coisa importante a ser discutida na agenda da reunião.
4. saudações e introdução
As coisas que precisam de ser incluídas na introdução da reunião de início do seu projecto são:
- O objectivo do projecto
- O âmbito do projecto
- Restrições impostas pelo tempo e pelo dinheiro
- Riscos que são actualmente conhecidos
- Ter uma lista de resultados-chave para o planeamento do projecto.
- Perguntas e conversas abertas são bem-vindas.
5. convidar as pessoas certas
É normal que, quando as pessoas querem discutir o objectivo do projecto, queiram ter todos a bordo. No entanto, o facto de haver demasiadas pessoas pode colocá-lo numa posição tentadora. Sugiro que evite convidar toda a gente para a reunião. Deve escolher as pessoas importantes para a reunião e quem pode dar-lhe a opinião certa. Demasiadas pessoas a bordo podem fazer com que perca o rumo, saia do plano, e discuta coisas irrelevantes.
6. tornar o Encontro Interactivo
Tornar a sua discussão interactiva é a melhor forma de lidar com um projecto. Isto dá a todos uma plataforma aberta para expressar as suas ideias. Por vezes, um membro regular da equipa apresenta grandes ideias que nem um gestor conseguiria pensar. Mas como pode tornar possível a participação das partes interessadas? Pode seguir algumas dicas para conseguir um bom ambiente interactivo no projecto de arranque da reunião.
Tempestades de ideias de grupo:
Se tiver um grupo de pessoas de diferentes departamentos, é melhor agrupar pessoas com a mesma área de especialização para gerar ideias de brainstorming. Desta forma, é possível gerar ideias melhores e mais convenientes com soluções adequadas ao plano do projecto.
Faça revezamentos para presidir à reunião:
Embora num cenário ideal, sugere-se que o gestor do projecto seja o anfitrião da reunião. No entanto, observa-se que a revezamento para conseguir tudo dá a todos a oportunidade de ter voz para as suas ideias. Sentem-se mais confiantes quanto aos seus pensamentos e podem proporcionar melhores apresentações.
Pedir feedback:
Cada vez que algo novo é apresentado numa reunião, sugere-se que se receba feedback das pessoas. Isto fá-las sentir-se incluídas no projecto. Além disso, obtém-se a sala para ser exposto a mais oportunidades e descobrir pensamentos e preocupações na mente de outras pessoas.
7. esclarecer funções e responsabilidades
Uma vez terminada a identificação dos problemas e o roteiro para os resolver, é tempo de discutir quem é responsável por que tarefa. Para este passo, pode usar as suas capacidades como uma oportunidade para reiterar por favor os itens discutidos. Pode sempre contar com a ajuda do AppMaster para criar uma lista de verificação para tudo o que for discutido. Isto também mantém um registo de quem é responsável por que coisa.
A primeira coisa que precisa de acrescentar à sua lista de verificação são as acções que precisam de ser concluídas dentro de um determinado prazo. Isto ajuda-o a organizar as actividades numa base chave. Isto ajuda a controlar os prazos que são cumpridos e os que precisam de ser esticados para os membros da sua equipa.
8. adicionar Resumo da Reunião ao seu Wiki interno
Tudo o que é discutido na reunião é importante de anotar. Uma vez terminada a reunião, sugere-se que faça um resumo dos pontos importantes discutidos na reunião. Partilha-o através de uma base de dados. O AppMaster é melhor para criar documentos em aberto. Desta forma, todos podem aceder à reunião e referir-se a eles sempre que precisarem.
9. poder de decisão
O objectivo final de qualquer reunião de lançamento de projecto é dar aos interessados uma oportunidade de se darem bem uns com os outros com um plano de projecto. Isto proporciona-lhes uma visão e a chave para o sucesso, e podem decidir por si próprios melhor. Uma discussão é uma ferramenta que lhe permite capacitar os membros da sua equipa e levá-los a trabalhar na mesma página que todos os outros como anfitriões.
10. pós-reunião para a dose
Por isso, agora acabou a reunião de pontapé de saída! Uma vez terminada a reunião, pode olhar para os detalhes que discuti na reunião. Se esta reunião for feita virtualmente, sugere-se que mantenha um registo ou um guião rápido da reunião em linha. Pode confiar no AppMaster para isso.
Veredicto Final:
A diferença que verá no funcionamento do projecto, com ou sem uma reunião de lançamento do projecto, é fundamental. Se ainda quiser manter um projecto de alinhamento e ser claro. Pode sempre contar com a ajuda do AppMaster. Diz-se que é a melhor chave de gestão. A maioria das organizações usa-a como uma fonte central de colaboração. Pode partilhar todo o seu trabalho, estado, mensagens, textos, dados, etc.
FAQs:
Em que deve consistir uma reunião de pontapé de saída?
Os seguintes itens estão incluídos numa reunião de pontapé de saída:
- Apresentações. Vamos lá começar esta festa.
- Manter um registo dos progressos e discutir com a equipa do projecto.
- Métodos e ferramentas.
- Gestão de problemas e riscos.
Qual é a forma mais eficaz de começar uma apresentação de pontapé de saída?
Ao dar a sua própria apresentação de pontapé de saída, siga estes passos:
Convidar as partes interessadas é o primeiro passo.
2. planear a sua apresentação.
3. assegurar uma entrega eficiente.
4. divulgar o seu trabalho entre a equipa do projecto.
5. começar com uma introdução.
6. partilhar o contexto do projecto.
7. o alcance e as limitações do projecto.
8. prazos e resultados
O que posso fazer para melhorar o meu pontapé de saída?
5 Maneiras de melhorar as reuniões de pontapé de saída do projecto
1. em primeiro lugar, façam os vossos trabalhos de casa e convidem as pessoas apropriadas.
2. distribuir a Agenda antes do tempo.
3. apresente-se e mostre a sua cara.
4. definir o sucesso do projecto com todos em linha no passo #4.
5. por favor, encerre-o com uma nota alta para a sua facilidade.
Como é que se organiza uma reunião de lançamento?
Apresentamos a seguir dez etapas para uma boa reunião de lançamento.
1. prepare-se para a reunião.
2. comece por fazer apresentações.
3. identificar claramente o objectivo do seu projecto.
4. divulgar o plano do projecto.
5. descrever o âmbito do projecto.
6. descrever como irá acompanhar os dados do projecto e as actualizações em tempo real.
7. dar muito tempo para perguntas.
Como é que uma reunião de lançamento pode ajudar a aumentar a produtividade do trabalho?
O principal objectivo de uma reunião de lançamento de um projecto é colocar todos os membros da equipa e partes interessadas na mesma página e começar bem. É uma oportunidade de conhecer a equipa e ganhar uma melhor compreensão do projecto para que o trabalho possa começar imediatamente.
