さて、あなたは今、疲れる仕事を終えたところでしょうか。それを実現するために、あなたは大変な努力をしたことでしょう。しかし、そのような努力をしても、作業を始める前に、自分の仕事が軌道に乗らないと感じることがあります。これは、さまざまなバックグラウンドを持つ人が、さまざまなアイデアを持ち寄るために起こりがちなことです。
このように、仕事を始める前に全員の意見を一致させることが重要なのです。これは、プロジェクトをより円滑に進めるための重要なアプローチです。このようなハードルに対処したいステークホルダーにとって最適なソリューションが、プロジェクトのキックオフ・ミーティングです。ミーティングは、全員が共通の軌道に乗るための有効なツールです。キックオフ・ミーティングの場合、一般的な期限は、プロジェクトの最終目的、支障の確率、効果的な結果を出すために必要なステップからなる。
プロジェクト・キックオフ・ミーティングとは？
プロジェクトのキックオフ・ミーティングの目的は、同じプロジェクトに取り組むすべての関係者が顔を合わせる機会を得るためのテーブルやプラットフォームを開発することである。この時点で、作業の細部まで整合させ、特に注意を要する重要な部分を浮き彫りにすることができるのです。
あなたがプロジェクトマネージャーであるなら、派生したプランで製品をホストすることが提案されます。まず必要なのは、プロジェクトのアウトラインです。それを通して何を達成するつもりなのか、ゼロからどのように持っていくのか。プロジェクトに関連する質問をする人がいたら、混乱があれば、あなたが責任を持って明らかにすること。どのようなキックオフ・ミーティング・プロジェクトも、皆を引き合わせ、詳細な理解を深めることを目的としている。すべてのビジネスパーソンは、専門的なミーティングオーガナイザーを必要としています。しかし、それは良い選択ではありません。彼らは今、自分自身でそれを整理することができます。あなたはプロのようなキックオフビジネスミーティングを整理する方法を知るために私たちのガイドを探検。
キックオフミーティングの必要性と需要とは？
アマゾンのような多くの大企業は、ミッション達成の前にキックオフ・ミーティングを行うことを好みます。どんな会議でも最終的な目的は、プロジェクトの目的の重要な側面を伝えることです。チームで仕事をしていると、人は時に混乱することがあります。それはよくあることです。この混乱は何なのでしょうか？という疑問に、会議で生で答えることで、納得してもらえる。それだけでなく、自分の考えを話す機会が与えられると、モチベーションが上がり、ミスコミュニケーションの確率も下がります。プロジェクトのキックオフミーティングでは、プロジェクトメンバーやステークホルダーの足並みが乱れることがよくあります。
多くの場合、ミスコミュニケーションが多いと、プロジェクトは不安になる。しかし、どんな小さな仕事でもプロジェクトのキックオフミーティングが必要というわけではない。もし、あなたが顧客と接する仕事や複雑な構想に取り組んでいるのであれば、正式なキックオフミーティングを行うことができる。キックオフは、エレベーターピッチ、ピッチデッキ、デモなどを用いて行われます。その他のプロジェクト、例えばステークホルダーが少ないプロジェクトやよりシンプルなプロジェクトでは、デッキやプレゼンテーションを行わず、あまり正式ではないローンチミーティングを行うこともある。
生産的なキックオフミーティングを開催するために - 考慮すべきポイント。
プロジェクトのキックオフミーティングを追加することは、新しいプロダクションのオープニングナイトに似ています。適切な舞台が用意され、あなたがそのプロジェクトのキャストであると仮定します。つまり、あなたの最終的な目標は、あなたのメッセージが観客にはっきりと伝わることです。
つまり、あなたの最終目標は、観客にメッセージをはっきりと伝えることです。プロジェクトのキックオフミーティングで重要な情報は、聴衆に向けられる必要がある。チームメンバーがやる気をなくしたり、生産性が落ちたりしてはいけません。
我々は、プロジェクトのキックオフミーティングを暗示する前に取るべきいくつかのステップをまとめました。
1.セッティングを考慮する
キックオフミーティングプロジェクトが初めて参加する人のためのポイントも兼ねている場合。あなたが便利で広々とした場所でプロジェクトの議論を実施していることを確認してください。あなたはすごい!あなたは、ミーティングを良いセッティングでプレゼンテーションするだけで良いのです。必要なのは、会議のセッティングをプロフェッショナルに考えることです。その目的は、人々が快適な環境で過ごせるようにすることです。会話が始まる前に、自己紹介や雑談をする余裕を与えてください。海外のチームメンバーがいる場合は簡単にはいきませんので、タイムゾーンを合わせる必要があります。
2.ハイレベルに徹する
会議でプロジェクトの話をするときは、全体像に焦点を当てることが重要です。細かいことをダラダラと話さないようにしましょう。目標が明確であれば、タスクも明確になり、分担もしやすくなります。プロジェクトのキックオフ・ミーティングの主な計画は以下の通りです。
- 利害関係者やチームメンバーに対して、プロジェクトチームについてのプレゼンテーションを行う。
- 仕事とビジョン・目標に対する情熱と理解を促す。
- チームの信頼度を高める。
- 質問を奨励する。
- 期待を持たせる
- 旅に出よう
3.アジェンダを作成する
あなたが自分でデザインしたミーティングのアジェンダは、ゴールへの明確な道筋となります。それゆえ、ミーティングを始める前に、それを決定的に扱い、作成することが提案されます。また、議論を始める前に、その計画がチームメンバーの間で配布されていることを確認します。人々はしばしば、AppMasterのような会議プランを開発するのに適したアプリを使用しています。限られた時間の中で、すべての取引をゼロから行うことができます。プロジェクトの基本的なことや、会議の議題で議論すべき重要なことはすべて入力されていることを確認します。
4.あいさつと自己紹介
プロジェクトのキックオフミーティングの導入部分に盛り込む必要があるものは、以下の通りです。
- プロジェクトの目的
- プロジェクトの範囲
- 時間的、金銭的な制約
- 現在わかっているリスク
- プロジェクト計画に対する主要な成果のリストを用意する。
- 質問とオープンな会話は歓迎されます。
5.適切な人を招待する
プロジェクトの目的について議論しようとするとき、全員を巻き込みたいと思うのは普通のことです。しかし、あまりに多くの人を集めると、誘惑に負けてしまうかもしれません。全員を会議に招待するのは避けた方がいい。そのミーティングにとって重要な人、正しい意見を出してくれる人を選ぶべきです。あまりに多くの人が参加すると、計画が狂ってしまい、関係ないことを議論してしまうかもしれません。
6.会議を双方向にする
ディスカッションをインタラクティブなものにすることは、プロジェクトに取り組む上で最良の方法です。そうすることで、全員が自分の考えを述べることができるオープンな場が与えられます。時には、普通のチームメンバーが、マネージャーでさえ思いつかないような素晴らしいアイデアを思いつくこともあります。しかし、ステークホルダーの参加を可能にするには、どうすればよいのでしょうか。キックオフミーティング・プロジェクトで良好な対話環境を実現するには、いくつかのヒントに従えばよい。
グループでのブレーンストーミング
異なる部署の人が集まっている場合は、同じ専門分野の人をグループにして、ブレーンストーミングのアイデアを出すとよいでしょう。こうすることで、プロジェクト計画に対する十分な解決策を持った、より良い、都合の良いアイデアを生み出すことができる。
会議の司会は交代で行う
理想的なシナリオでは、プロジェクトマネージャーがミーティングのホストになるべきとされているが、交代でミーティングを行うことが観察されている。しかし、交代ですべてを達成することで、全員が自分の考えを発言する余地があることが確認されている。自分の考えに自信を持ち、より良いプレゼンテーションができるようになります。
フィードバックを求める
会議で何か新しいことが発表されるたびに、人々からフィードバックを受けることをお勧めします。そうすることで、プロジェクトに参加しているという実感を得ることができます。さらに、より多くの機会に触れることができ、他の人の考えや懸念を発見する余地も得られます。
7.役割と責任を明確にする
問題点の洗い出しと解決のためのロードマップの作成が終わったら、今度は誰がどのタスクを担当するのかを話し合います。このステップでは、あなたのスキルを使って、議論した項目を再確認する機会としてください。AppMasterの助けを借りて、議論されたすべての項目のチェックリストを作成することができます。これはまた、誰がどのようなことに責任があるかを記録しておくものです。
チェックリストに最初に追加する必要があるのは、与えられた期限内に完了させる必要がある行動です。これによって、活動を重要な単位で整理することができます。これによって、チームメンバーのために、守られた期限と伸ばす必要のある期限を把握することができます。
8.社内Wikiに会議の概要を追加する
会議で話し合われたことは、すべてメモすることが重要です。会議が終わったら、会議で話し合われた重要な点をまとめておくとよいでしょう。それをデータベースで共有するのです。AppMasterは、自由形式のドキュメントを作成するのに最適なツールです。こうすることで、誰もがミーティングにアクセスでき、必要なときにいつでも参照することができます。
9.エンパワーメント
プロジェクトのキックオフミーティングの最終的な目的は、関係者にプロジェクト計画で仲良くなる機会を与えることである。これによって、彼らはビジョンと成功の鍵を手に入れ、よりよく自分たちで判断できるようになる。ディスカッションは、あなたがチームメンバーをエンパワーし、ホストとしてみんなと同じ目線で仕事をしてもらうためのツールなのです。
10.ミーティング後のToDo
これで、キックオフミーティングは終了ですね。ミーティングが一通り終わったら、ミーティングで話した内容を見てみましょう。このミーティングがバーチャルで行われる場合、ミーティングの記録やプロンプトスクリプトをオンラインで保存しておくことをお勧めします。これにはAppMasterが頼りになります。
最終的な評決
プロジェクトキックオフミーティングを行うか行わないかで、プロジェクトの働き方に違いが出てくるのがポイントです。それでも、プロジェクトの整合性を保ち、明確にしたいのであれば。いつでもAppMasterの力を借りることができます。最高の管理キーと言われています。ほとんどの組織では、これをコラボレーションの中心的なソースとして使用しています。すべての仕事、ステータス、メッセージ、テキスト、データなどを共有することができます。
よくある質問
キックオフミーティングはどのような内容で行うべきですか？
キックオフミーティングには、以下の項目が含まれます。
- 紹介します。このパーティーを始めましょう。
- 進捗状況を把握し、プロジェクトチームと議論する。
- 手法とツール。
- 課題とリスク管理。
キックオフ・プレゼンテーションの最も効果的な開始方法は何ですか。
自分でキックオフ・プレゼンテーションを行う場合は、以下の手順で行ってください。
1.ステークホルダーを招待することが最初のステップ。
2.プレゼンテーションの計画を立てる。
3.効率的なデリバリーを実現する。
4.プロジェクトチーム内で周知する。
5.自己紹介から始める。
6.プロジェクトの背景を共有する。
7.プロジェクトの範囲と制約条件
8.タイムラインと成果物
キックオフをより良いものにするためには、どうしたらよいでしょうか。
プロジェクトのキックオフミーティングをより良いものにするための5つの方法
1.何よりもまず、下調べをし、適切な人を招待する。
2.事前にアジェンダを配布する。
3.自己紹介をし、顔を出す。
4.プロジェクトの成功を、4.のライン上にいる全員と定義してください。
5.気楽な気持ちで高らかに締めくくってください。
キックオフミーティングはどのようにまとめればいいのでしょうか？
良いキックオフミーティングを行うための10のステージを紹介します。
1.会議の準備をする。
2.自己紹介から始める。
3.プロジェクトの目標を明確にする。
4.プロジェクトの企画を周知する。
5.プロジェクトのスコープを説明する。
6.プロジェクトのデータとリアルタイムの更新をどのように追跡するか説明する。
7.質問の時間を十分にとる。
仕事の生産性を高めるために、ローンチミーティングはどのように役立ちそうですか？
プロジェクトの立ち上げ会議の主な目的は、チームメンバーや関係者全員が同じ考え方に立ち、良いスタートを切ることです。チームと顔を合わせ、プロジェクトについて理解を深め、すぐに作業を開始できるようにする機会です。
