Vậy là bạn vừa hoàn thành một công việc mệt mỏi? Bạn phải nỗ lực rất nhiều để đưa nó tồn tại. Ngay cả với những nỗ lực như vậy, đôi khi bạn cảm thấy rằng công việc của bạn đang đi chệch hướng trước khi bạn bắt tay vào thực hiện nó. Điều này thường xảy ra vì những người thuộc nhiều thành phần khác nhau có xu hướng đưa ra nhiều ý tưởng khác nhau.
Đưa mọi người vào cùng một trang trước khi công việc bắt đầu là điều quan trọng. Đây là cách tiếp cận chính của bạn nếu bạn muốn thực hiện dự án của mình với tốc độ mượt mà hơn. Giải pháp tốt nhất cho các bên liên quan muốn đối phó với những trở ngại như vậy là một cuộc họp khởi động dự án. Các cuộc họp là một công cụ hiệu quả để đưa mọi người đi vào một hướng đi chung. Đối với các cuộc họp khởi động, thời hạn chung bao gồm mục đích cuối cùng của dự án, xác suất của các trở ngại và các bước chúng ta cần thực hiện để đạt được kết quả hiệu quả.
Cuộc họp khởi động dự án là gì?
Mục đích của cuộc họp khởi động dự án là để phát triển một bảng hoặc một nền tảng nơi tất cả các bên liên quan làm việc trong cùng một dự án có cơ hội gặp gỡ nhau. Đây là điểm mà bạn có thể sắp xếp mọi chi tiết của tác phẩm và làm sáng tỏ những chi tiết quan trọng cần chú ý thêm.
Nếu bạn là người quản lý dự án, bạn nên lưu trữ sản phẩm của mình với một kế hoạch bắt nguồn. Điều đầu tiên bạn cần là một bản phác thảo của dự án. Bạn dự định đạt được điều gì thông qua nó, và bạn sẽ thực hiện nó như thế nào từ con số 0. Nếu bất kỳ ai đặt câu hỏi liên quan đến dự án, bạn có trách nhiệm làm rõ bất kỳ sự nhầm lẫn nào. Bất kỳ dự án cuộc họp khởi động nào cũng nhằm mục đích mang mọi người đến và phát triển sự hiểu biết chi tiết. Mỗi doanh nhân cần một chuyên gia tổ chức cuộc họp. Nhưng đó không phải là một lựa chọn tốt. Bây giờ họ có thể tự tổ chức nó. Khám phá hướng dẫn của chúng tôi để biết cách bạn có thể tổ chức cuộc họp kinh doanh khởi động của mình như một chuyên gia.
Nhu cầu và Nhu cầu cho một cuộc họp khởi động là gì?
Nhiều tổ chức lớn nhất như Amazon thích tổ chức một cuộc họp khởi động trước khi hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào. Nguyên nhân cuối cùng của bất kỳ cuộc họp nào là để truyền đạt các khía cạnh chính của mục đích dự án của bạn. Mọi người đôi khi bị nhầm lẫn khi làm việc theo nhóm. Nó là phổ biến! Những nhầm lẫn này là gì? Bằng cách trả lời câu hỏi của họ trực tiếp trong một cuộc họp, họ sẽ hài lòng. Không chỉ điều này, mà khi họ có cơ hội để nói và nói về ý tưởng của mình, họ cảm thấy có động lực hơn và tỷ lệ thông tin sai lệch của chúng tôi giảm xuống. Người ta thường quan sát thấy rằng các cuộc họp khởi động dự án dẫn đến các thành viên trong nhóm dự án và các bên liên quan bị lệch lạc.
Trong hầu hết các trường hợp, các dự án có xu hướng lo sợ nếu có cường độ thông tin sai lệch cao. Tuy nhiên, nó không có nghĩa là mọi công việc nhỏ đều cần một cuộc họp khởi động dự án. Nếu bạn thực hiện một công việc hướng tới khách hàng hoặc một sáng kiến phức tạp, bạn có thể bắt đầu thực hiện chính thức. Những cú kickoffs này được thực hiện với sự trợ giúp của một cú ném thang máy, một bản trình diễn sân cỏ hoặc một bản demo. Các dự án khác, chẳng hạn như những dự án có ít bên liên quan hơn hoặc những dự án đơn giản hơn, có thể có một cuộc họp khởi động ít chính thức hơn mà không có bản trình bày hoặc bài thuyết trình.
Tổ chức một cuộc họp khởi động hiệu quả - Những điểm cần lưu ý:
Cuộc họp Add Project Kickoff tương tự như một đêm mở màn cho một sản phẩm mới. Giả sử rằng một giai đoạn thích hợp đã được thiết lập trong đó bạn là diễn viên cho dự án của mình. Đây là lúc bạn mở kế hoạch cho khán giả, có nghĩa là mục tiêu cuối cùng của bạn là thông điệp của bạn phải to và rõ ràng với khán giả.
Bạn không muốn họ bối rối về bất cứ điều gì; mọi thứ cần được quản lý và tổ chức. Thông tin chính trong cuộc họp khởi động dự án cần phải hướng đến khán giả. Bạn không cần các thành viên trong nhóm của mình bị sa sút hoặc năng suất thấp.
Chúng tôi đã biên soạn một số bước mà bạn nên thực hiện trước khi ám chỉ một cuộc họp khởi động dự án:
1. Xem xét cài đặt của bạn
Nếu dự án cuộc họp khởi động của bạn cũng đóng vai trò như một điểm cho những người mới tham gia dự án. Đảm bảo rằng bạn đang tiến hành thảo luận về dự án tại một nơi thuận tiện và rộng rãi. Bạn thật tuyệt vời! Bạn chỉ cần trình bày cuộc họp của mình trong một khung cảnh tốt. Tất cả những gì bạn cần là xem xét thiết lập cuộc họp một cách chuyên nghiệp. Mục tiêu của nó là làm cho mọi người thoải mái trong môi trường. Hãy cho họ không gian để giới thiệu bản thân và trò chuyện trước khi cuộc trò chuyện bắt đầu. Sẽ không dễ dàng nếu bạn có một thành viên trong nhóm ở nước ngoài, vì vậy bạn phải căn chỉnh múi giờ.
2. Ở cấp độ cao
Khi nói về dự án trong một cuộc họp, tập trung vào bức tranh lớn là rất quan trọng. Tránh né tránh những chi tiết nhỏ. Nếu mọi người rõ ràng về mục tiêu của họ, họ có thể xác định các nhiệm vụ và phân chia chúng cho phù hợp. Kế hoạch chính của cuộc họp khởi động dự án của bạn là:
- Trình bày với các bên liên quan và các thành viên trong nhóm về nhóm dự án.
- Khơi dậy niềm đam mê và sự hiểu biết về công việc và tầm nhìn / mục tiêu.
- Tăng tỷ lệ tín nhiệm của đội.
- Khuyến khích các câu hỏi.
- Đã thiết kế kỳ vọng
- Bắt đầu cuộc hành trình của bạn!
3. Tạo chương trình làm việc của bạn
Chương trình họp mà bạn thiết kế cho chính mình là một con đường rõ ràng để đạt được mục tiêu. Do đó, bạn nên giải quyết vấn đề quan trọng và tạo một tài khoản trước khi bắt đầu cuộc họp. Đảm bảo rằng kế hoạch được phân phối cho các thành viên trong nhóm trước khi bạn bắt đầu thảo luận về nó. Mọi người thường sử dụng các ứng dụng tốt để phát triển kế hoạch họp, chẳng hạn như AppMaster. Tất cả các giao dịch của bạn có thể được thực hiện từ đầu trong một thời gian giới hạn. Đảm bảo bạn đã nhập tất cả các nguyên tắc cơ bản của dự án và bất kỳ điều gì quan trọng cần được thảo luận trong chương trình họp.
4. Lời chào và giới thiệu
Những điều cần có trong phần giới thiệu cuộc họp khởi động dự án của bạn là:
- Mục tiêu của dự án
- Phạm vi của dự án
- Ràng buộc về thời gian và tiền bạc
- Những rủi ro hiện đã biết
- Có một danh sách các kết quả chính để lập kế hoạch dự án.
- Các câu hỏi và cuộc trò chuyện cởi mở được chào đón.
5. Mời đúng người
Điều bình thường là khi mọi người muốn thảo luận về mục đích của dự án, họ muốn mọi người cùng tham gia. Tuy nhiên, có quá nhiều người có thể khiến bạn rơi vào tình thế bị cám dỗ. Tôi đề nghị bạn tránh mời tất cả mọi người đến cuộc họp. Bạn nên chọn những người quan trọng cho cuộc họp và những người có thể cung cấp cho bạn ý kiến đúng đắn. Có quá nhiều người trên tàu có thể khiến bạn lạc hướng, chệch khỏi kế hoạch và thảo luận những điều không liên quan.
6. Làm cho cuộc họp tương tác
Làm cho cuộc thảo luận của bạn trở nên tương tác là cách tốt nhất để giải quyết một dự án. Điều này mang lại cho mọi người một nền tảng mở để nói lên ý tưởng của họ. Đôi khi một thành viên trong nhóm thường xuyên đưa ra những ý tưởng tuyệt vời mà ngay cả một người quản lý cũng không thể nghĩ ra. Nhưng làm thế nào bạn có thể làm cho sự tham gia của các bên liên quan trở nên khả thi? Bạn có thể làm theo một số mẹo để đạt được môi trường tương tác tốt trong dự án cuộc họp khởi động.
Nhóm động não:
Nếu bạn có một nhóm người từ các phòng ban khác nhau, tốt nhất nên nhóm những người có cùng lĩnh vực chuyên môn để tạo ra các ý tưởng động não. Bằng cách này, bạn có thể tạo ra những ý tưởng tốt hơn và thuận tiện hơn với các giải pháp phù hợp cho kế hoạch dự án.
Lần lượt chủ trì cuộc họp:
Mặc dù trong một kịch bản lý tưởng, người quản lý dự án nên là người chủ trì cuộc họp. Tuy nhiên, người ta quan sát thấy rằng thay phiên nhau để đạt được tất cả mọi thứ cho phép mọi người có tiếng nói cho ý tưởng của họ. Họ cảm thấy tự tin hơn về suy nghĩ của mình và có thể cung cấp các bài thuyết trình tốt hơn.
Yêu cầu phản hồi:
Mỗi khi một điều gì đó mới được trình bày trong một cuộc họp, bạn nên lấy ý kiến phản hồi từ mọi người. Điều này làm cho họ cảm thấy được bao gồm trong dự án. Hơn nữa, bạn có thể tiếp xúc với nhiều cơ hội hơn và khám phá những suy nghĩ và mối quan tâm trong tâm trí của người khác.
7. Làm rõ vai trò và trách nhiệm
Khi bạn đã hoàn thành việc xác định các vấn đề và lộ trình giải quyết chúng, đã đến lúc bạn thảo luận xem ai là người chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ nào. Đối với bước này, bạn có thể sử dụng các kỹ năng của mình như một cơ hội để nhắc lại các mục đã thảo luận của bạn. Bạn luôn có thể nhờ sự trợ giúp của AppMaster để tạo danh sách kiểm tra cho mọi thứ được thảo luận. Điều này cũng giúp theo dõi ai chịu trách nhiệm về điều gì.
Điều đầu tiên bạn cần thêm vào danh sách kiểm tra của mình là các hành động cần được hoàn thành trong một thời hạn nhất định. Điều này giúp bạn sắp xếp các hoạt động trên cơ sở chính. Điều này giúp theo dõi các thời hạn được đáp ứng và những thời hạn cần kéo dài cho các thành viên trong nhóm của bạn.
8. Thêm Tóm tắt Cuộc họp vào Wiki Nội bộ của Bạn
Mọi thứ được thảo luận trong cuộc họp là điều quan trọng cần lưu ý. Khi bạn đã hoàn thành cuộc họp, bạn nên tóm tắt những điểm quan trọng được thảo luận trong cuộc họp. Nó chia sẻ nó thông qua một cơ sở dữ liệu. AppMaster là tốt nhất để tạo các tài liệu mở. Bằng cách này, mọi người có thể truy cập cuộc họp và giới thiệu đến họ bất cứ lúc nào họ cần.
9. Trao quyền
Mục tiêu cuối cùng của bất kỳ cuộc họp khởi động dự án nào là tạo cơ hội cho các bên liên quan làm việc với nhau trong một kế hoạch dự án. Điều này cung cấp cho họ một tầm nhìn và chìa khóa thành công, và họ có thể tự quyết định tốt hơn. Thảo luận là một công cụ để bạn trao quyền cho nhóm của các thành viên trong nhóm và khiến họ làm việc trên cùng một trang như những người khác với tư cách là người dẫn chương trình.
10. Những việc cần làm sau cuộc họp
Vì vậy, bây giờ bạn đã hoàn thành cuộc họp khởi động! Sau khi cuộc họp hoàn tất, bạn có thể xem chi tiết mà tôi đã thảo luận trong cuộc họp. Nếu cuộc họp này được thực hiện ảo, bạn nên giữ một bản ghi hoặc một kịch bản nhanh chóng của cuộc họp trực tuyến. Bạn có thể dựa vào AppMaster cho việc này.
Bản án cuối cùng:
Sự khác biệt mà bạn sẽ thấy trong quá trình làm việc của dự án có hoặc không có cuộc họp khởi động dự án là chìa khóa. Nếu bạn vẫn muốn giữ một dự án căn chỉnh và rõ ràng. Bạn luôn có thể nhận trợ giúp từ AppMaster. Nó được cho là chìa khóa quản lý tốt nhất. Hầu hết các tổ chức sử dụng điều này như một nguồn cộng tác trung tâm. Bạn có thể chia sẻ tất cả công việc, trạng thái, tin nhắn, văn bản, dữ liệu, v.v.
Câu hỏi thường gặp:
Một cuộc họp khởi động nên bao gồm những gì?
Các mục sau đây được bao gồm trong cuộc họp khởi động:
- Giới thiệu. Hãy bắt đầu bữa tiệc nào.
- Theo dõi tiến độ và thảo luận với nhóm dự án.
- Phương pháp và công cụ.
- Phát hành và quản lý rủi ro.
Cách hiệu quả nhất để bắt đầu một bài thuyết trình khởi động là gì?
Khi thuyết trình khởi động của riêng bạn, hãy làm theo các bước sau:
1. Mời các bên liên quan là bước đầu tiên.
2. Lập kế hoạch cho bài thuyết trình của bạn.
3. Đảm bảo giao hàng hiệu quả.
4. Phổ biến công việc của bạn trong nhóm dự án.
5. Bắt đầu bằng phần giới thiệu.
6. Chia sẻ bối cảnh của dự án.
7. Phạm vi của dự án và các ràng buộc.
8. Lịch trình và sản phẩm phân phối
Tôi có thể làm gì để giúp trận đấu khởi động của mình tốt hơn?
5 cách để làm cho các cuộc họp khởi động dự án tốt hơn
1. Đầu tiên và quan trọng nhất, hãy làm bài tập về nhà của bạn và mời những người thích hợp.
2. Phân phối chương trình nghị sự trước thời gian.
3. Giới thiệu bản thân và cho thấy khuôn mặt của bạn.
4. Xác định thành công của dự án với tất cả mọi người trong hàng ở bước # 4.
5. Hãy kết thúc nó trên một nốt cao cho bạn dễ dàng.
Làm thế nào để bạn tổ chức một cuộc họp ra mắt?
Sau đây là mười giai đoạn để có một cuộc họp ra mắt tốt.
1. Chuẩn bị sẵn sàng cho cuộc họp.
2. Bắt đầu bằng cách giới thiệu.
3. Xác định rõ ràng mục tiêu của dự án của bạn.
4. Phổ biến kế hoạch của dự án.
5. Mô tả phạm vi của dự án.
6. Mô tả cách bạn sẽ theo dõi dữ liệu dự án và cập nhật theo thời gian thực.
7. Dành nhiều thời gian cho các câu hỏi.
Làm thế nào một cuộc họp ra mắt có thể giúp tăng năng suất công việc?
Mục tiêu chính của cuộc họp khởi động dự án là thu hút tất cả các thành viên trong nhóm và các bên liên quan trên cùng một trang và có một khởi đầu tốt. Đây là cơ hội để gặp gỡ nhóm và hiểu rõ hơn về dự án để công việc có thể bắt đầu ngay lập tức.
