Avete appena terminato un compito faticoso? Deve essere stato necessario un grande sforzo per portarlo a termine. Anche con un tale sforzo, a volte si ha la sensazione che il lavoro sia fuori strada prima ancora di iniziare a lavorarci. Questo accade spesso perché persone di diversa estrazione tendono a portare in tavola un'ampia gamma di idee.
È importante mettere tutti d'accordo prima di iniziare il lavoro. Questo è l'approccio chiave se volete che il vostro progetto abbia un ritmo più fluido. La soluzione migliore per le parti interessate che vogliono affrontare questi ostacoli è una riunione di avvio del progetto. Le riunioni sono uno strumento efficace per mettere tutti d'accordo. Per le riunioni di avvio, una scadenza generale consiste nello scopo finale di un progetto, nella probabilità di ostacoli e nei passi da compiere per ottenere risultati efficaci.
Che cos'è una riunione di avvio del progetto?
Lo scopo della riunione di avvio del progetto è quello di creare un tavolo o una piattaforma in cui tutte le parti interessate che lavorano allo stesso progetto abbiano la possibilità di incontrarsi. Questo è il momento in cui è possibile allineare ogni dettaglio del lavoro e portare alla luce i dettagli critici che richiedono maggiore attenzione.
Se siete un project manager, vi consigliamo di ospitare il vostro prodotto con un piano derivato. La prima cosa di cui avete bisogno è una bozza del progetto. Che cosa pensate di ottenere attraverso di esso e come lo farete partire da zero. Se qualcuno pone una domanda relativa al progetto, siete tenuti a chiarire ogni confusione. Qualsiasi riunione di avvio del progetto mira a coinvolgere tutti e a sviluppare una comprensione dettagliata. Ogni imprenditore ha bisogno di un organizzatore di riunioni esperto. Ma questa non è una buona scelta. Ora possono organizzarla da soli. Esplorate la nostra guida per sapere come organizzare la vostra riunione aziendale di avvio come un professionista.
Qual è la necessità e la domanda di una riunione di avvio?
Molte grandi organizzazioni, come Amazon, preferiscono organizzare una riunione di avvio prima del compimento di qualsiasi missione. Il fine ultimo di ogni riunione è comunicare gli aspetti chiave dello scopo del progetto. Le persone a volte si confondono quando lavorano in team. È una cosa comune! Quali sono queste confusioni? Rispondendo alle loro domande dal vivo in una riunione, saranno soddisfatti. Non solo, ma quando viene data loro la possibilità di parlare e di esporre le proprie idee, si sentono più motivati e si riducono le probabilità di errori di comunicazione. È stato spesso osservato che le riunioni di avvio del progetto portano a un disallineamento tra i membri del team di progetto e le parti interessate.
Nella maggior parte dei casi, i progetti tendono a temere se c'è un'alta intensità di errori di comunicazione. Tuttavia, non significa che ogni piccolo lavoro necessiti di una riunione di avvio del progetto. Se si lavora su un lavoro rivolto al cliente o su un'iniziativa complessa, si può optare per kickoff formalizzati. Questi kickoff sono realizzati con l'aiuto di un elevator pitch, di un pitch deck o di una demo. Altri progetti, come quelli con un minor numero di stakeholder o quelli più semplici, possono avere una riunione di lancio meno formale, senza un deck o una presentazione.
Organizzare una riunione di lancio produttiva - Punti da considerare:
La riunione di avvio del progetto è simile alla prima di una nuova produzione. Supponiamo che sia stato allestito un vero e proprio palcoscenico in cui voi siete il cast del vostro progetto. Questo è il momento di spiegare il piano al pubblico, il che significa che il vostro obiettivo finale è che il vostro messaggio sia forte e chiaro per il pubblico.
Non volete che siano confusi su nulla; tutto deve essere gestito e organizzato. Le informazioni chiave della riunione di avvio del progetto devono essere rivolte al pubblico. Non volete che i membri del vostro team siano demotivati o poco produttivi.
Abbiamo raccolto alcuni passi da compiere prima di organizzare una riunione di avvio del progetto:
1. Considerate il contesto
Se la riunione di avvio del progetto serve anche come punto di riferimento per le persone che sono nuove al progetto. Assicuratevi di condurre la discussione sul progetto in un luogo comodo e spazioso. Siete fantastici! Dovete solo presentare la riunione in un buon ambiente. Tutto ciò che serve è considerare l'impostazione della riunione in modo professionale. L'obiettivo è quello di mettere le persone a proprio agio nell'ambiente. Lasciate loro lo spazio per presentarsi e chiacchierare prima di iniziare la conversazione. Non sarà facile se avete un membro del team all'estero, quindi dovete allineare i fusi orari.
2. Rimanere ad alto livello
Quando si parla del progetto in una riunione, è importante concentrarsi sul quadro generale. Evitate di soffermarvi sui piccoli dettagli. Se le persone hanno chiari i loro obiettivi, possono specificare i compiti e dividerli di conseguenza. Il piano principale della riunione di avvio del progetto consiste in:
- Presentare agli stakeholder e ai membri del team la squadra del progetto.
- Ispirare passione e comprensione del lavoro e della visione/obiettivi.
- Aumentare il tasso di credibilità del team.
- Incoraggiare le domande.
- Avere delle aspettative ben definite.
- Iniziate il vostro viaggio!
3. Creare l'agenda
L'ordine del giorno della riunione che avete progettato per voi è un percorso chiaro verso l'obiettivo. Per questo motivo, si suggerisce di occuparsene in modo cruciale e di crearne uno prima di iniziare la riunione. Assicuratevi che il piano sia distribuito tra i membri del team prima di iniziare a discuterne. Spesso si utilizzano applicazioni utili per sviluppare un piano di riunione, come AppMaster. Tutti i vostri rapporti possono essere fatti da zero in un tempo limitato. Assicuratevi di aver inserito nell'agenda della riunione tutti i punti fondamentali del progetto e tutto ciò che è importante discutere.
4. Saluti e introduzione
Le cose che devono essere incluse nell'introduzione della riunione di avvio del progetto sono:
- L'obiettivo del progetto
- L'ambito del progetto
- Vincoli di tempo e di denaro
- Rischi attualmente noti
- Avere un elenco di risultati chiave per il piano del progetto.
- Domande e conversazioni aperte sono benvenute.
5. Invitare le persone giuste
È normale che, quando si vuole discutere lo scopo del progetto, si voglia coinvolgere tutti. Tuttavia, invitare troppe persone potrebbe mettervi in una posizione allettante. Vi suggerisco di evitare di invitare tutti alla riunione. Dovete scegliere le persone importanti per la riunione e che possono fornirvi la giusta opinione. Un numero eccessivo di persone potrebbe farvi perdere il filo del discorso, allontanarvi dal piano e discutere di cose irrilevanti.
6. Rendere la riunione interattiva
Rendere interattiva la discussione è il modo migliore per affrontare un progetto. In questo modo tutti hanno la possibilità di esprimere le proprie idee. A volte un normale membro del team propone idee fantastiche che nemmeno un manager potrebbe immaginare. Ma come si può rendere possibile la partecipazione delle parti interessate? Potete seguire alcuni suggerimenti per ottenere un buon ambiente interattivo nella riunione di avvio del progetto.
Brainstorming di gruppo:
Se avete un gruppo di persone provenienti da reparti diversi, è meglio raggruppare persone con la stessa area di competenza per generare idee di brainstorming. In questo modo, è possibile generare idee migliori e più convenienti con soluzioni adeguate al piano del progetto.
Presiedere la riunione a turno:
Anche se in uno scenario ideale, si suggerisce che sia il project manager a presiedere la riunione. Tuttavia, si osserva che fare i turni per realizzare tutto dà a tutti lo spazio per dare voce alle proprie idee. Si sentono più sicuri dei loro pensieri e possono fornire presentazioni migliori.
Chiedere un feedback:
Ogni volta che si presenta qualcosa di nuovo in una riunione, si suggerisce di chiedere un feedback alle persone. Questo li fa sentire coinvolti nel progetto. Inoltre, si ottiene la possibilità di essere esposti a più opportunità e di scoprire pensieri e preoccupazioni nella mente di altre persone.
7. Chiarire ruoli e responsabilità
Una volta individuati i problemi e la roadmap per risolverli, è il momento di discutere chi è responsabile di quale compito. Per questa fase, potete sfruttare le vostre competenze come opportunità per ribadire i punti discussi. Potete sempre ricorrere all'aiuto di AppMaster per creare una lista di controllo per tutto ciò che è stato discusso. In questo modo si tiene anche traccia di chi è responsabile di cosa.
La prima cosa da aggiungere alla lista di controllo sono le azioni che devono essere completate entro una determinata scadenza. Questo aiuta a organizzare le attività in base a una chiave di lettura. Questo aiuta a tenere traccia delle scadenze rispettate e di quelle che devono essere allungate per i membri del team.
8. Aggiungere il riepilogo della riunione al vostro Wiki interno
È importante annotare tutto ciò che viene discusso durante la riunione. Una volta terminata la riunione, si consiglia di riassumere i punti importanti discussi durante la riunione. Lo condivide attraverso un database. AppMaster è la soluzione migliore per creare documenti aperti. In questo modo, tutti possono accedere alla riunione e farvi riferimento in qualsiasi momento.
9. Responsabilizzazione
L'obiettivo finale di qualsiasi riunione di avvio di un progetto è quello di dare alle parti interessate la possibilità di andare d'accordo con un piano di progetto. Questo fornisce loro una visione e la chiave del successo, e possono decidere meglio per se stessi. Una discussione è uno strumento per responsabilizzare i membri del team e per farli lavorare sulla stessa pagina di tutti gli altri, in qualità di ospiti.
10. Attività da svolgere dopo la riunione
Ora avete finito la riunione di avvio! Una volta terminata la riunione, potete esaminare i dettagli discussi durante l'incontro. Se la riunione si svolge virtualmente, si suggerisce di tenere online una registrazione o uno script immediato della riunione. A tale scopo si può fare affidamento su AppMaster.
Verdetto finale:
La differenza che vedrete nel funzionamento del progetto con o senza una riunione di avvio del progetto è fondamentale. Se volete comunque mantenere un progetto allineato e chiaro. Potete sempre chiedere aiuto all'AppMaster. Si dice che sia la migliore chiave di gestione. La maggior parte delle organizzazioni lo utilizza come fonte centrale di collaborazione. È possibile condividere tutto il lavoro, lo stato, i messaggi, i testi, i dati e così via.
FAQ:
In che cosa deve consistere una riunione di avvio?
I seguenti punti sono inclusi in una riunione di avvio:
- Presentazioni. Diamo inizio alla festa.
- Tenere traccia dei progressi e discutere con il team di progetto.
- Metodi e strumenti.
- Gestione dei problemi e dei rischi.
Qual è il modo più efficace per iniziare una presentazione di avvio?
Quando fate la vostra presentazione di kickoff, seguite questi passaggi:
1. Invitare le parti interessate è il primo passo.
2. Pianificare la presentazione.
3. Assicurare una consegna efficiente.
4. Diffondere il lavoro tra il team di progetto.
5. Iniziare con un'introduzione.
6. Condividere il contesto del progetto.
7. L'ambito e i vincoli del progetto.
8. Tempistiche e risultati.
Cosa posso fare per migliorare il mio kickoff?
5 modi per migliorare le riunioni di lancio di un progetto
1. Prima di tutto, fate i compiti a casa e invitate le persone appropriate.
2. Distribuire in anticipo l'agenda.
3. Presentatevi e fatevi vedere.
4. Definite il successo del progetto con tutti coloro che sono in linea al punto #4.
5. Concludete la riunione con una nota positiva per il vostro benessere.
Come si organizza una riunione di lancio?
Ecco le dieci fasi di una buona riunione di lancio.
1. Preparatevi per la riunione.
2. Iniziate con le presentazioni.
3. Identificare chiaramente l'obiettivo del progetto.
4. Divulgare il piano del progetto.
5. Descrivete l'ambito del progetto.
6. Descrivete come terrete traccia dei dati del progetto e degli aggiornamenti in tempo reale.
7. Lasciare molto tempo per le domande.
In che modo una riunione di lancio può contribuire ad aumentare la produttività del lavoro?
L'obiettivo principale di una riunione di lancio di un progetto è quello di mettere d'accordo tutti i membri del team e le parti interessate e di iniziare bene. È un'occasione per conoscere il team e ottenere una migliore comprensione del progetto, in modo che il lavoro possa iniziare immediatamente.
