তাই আপনি কি একটি ক্লান্তিকর কাজ শেষ করেছেন? এটিকে অস্তিত্বে আনতে আপনার অবশ্যই প্রচুর পরিশ্রম হয়েছে। এমনকি এই ধরনের প্রচেষ্টার মধ্যেও, কখনও কখনও মনে হয় যে আপনি এটিতে কাজ শুরু করার আগেই আপনার কাজটি ট্র্যাকের বাইরে চলে গেছে। এটি প্রায়শই ঘটে কারণ বিভিন্ন পটভূমির লোকেরা টেবিলে বিস্তৃত ধারণা নিয়ে আসে।
কাজ শুরু করার আগে সবাইকে একই পৃষ্ঠায় আনা গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যদি আপনার প্রকল্পটি একটি মসৃণ গতিতে নিতে চান তবে এটি আপনার মূল পদ্ধতি। স্টেকহোল্ডারদের জন্য যারা এই ধরনের প্রতিবন্ধকতা মোকাবেলা করতে চান তাদের জন্য সবচেয়ে ভালো সমাধান হল একটি প্রজেক্ট কিকঅফ মিটিং। মিটিং হল সকলকে একটি সাধারণ ট্র্যাকে নিয়ে যাওয়ার জন্য একটি কার্যকর হাতিয়ার৷ কিকঅফ মিটিংয়ের জন্য, একটি সাধারণ সময়সীমা একটি প্রকল্পের চূড়ান্ত উদ্দেশ্য, প্রতিবন্ধকতার সম্ভাবনা এবং কার্যকর ফলাফল অর্জনের জন্য আমাদের নেওয়া পদক্ষেপগুলি নিয়ে গঠিত।
একটি প্রকল্প kickoff মিটিং কি?
প্রজেক্ট কিকঅফ মিটিংয়ের উদ্দেশ্য হল একটি টেবিল বা একটি প্ল্যাটফর্ম তৈরি করা যেখানে একই প্রকল্পে কর্মরত সকল স্টেকহোল্ডার একে অপরের সাথে দেখা করার সুযোগ পান। এটি সেই বিন্দু যেখানে আপনি কাজের প্রতিটি বিশদকে সারিবদ্ধ করতে পারেন এবং অতিরিক্ত মনোযোগের প্রয়োজন এমন গুরুত্বপূর্ণ বিবরণগুলিকে আলোতে আনতে পারেন।
আপনি যদি একজন প্রজেক্ট ম্যানেজার হন, তাহলে পরামর্শ দেওয়া হয় যে আপনি আপনার প্রোডাক্টকে একটি উদ্ভূত পরিকল্পনার সাথে হোস্ট করুন। আপনার প্রয়োজন প্রথম জিনিস প্রকল্পের একটি রূপরেখা. আপনি এর মাধ্যমে কী অর্জন করার পরিকল্পনা করছেন এবং আপনি কীভাবে এটিকে গ্রাউন্ড জিরো থেকে নেবেন। যদি কেউ প্রকল্পের সাথে সম্পর্কিত একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করে, আপনি কোন বিভ্রান্তি স্পষ্ট করার জন্য দায়ী. যেকোন কিকঅফ মিটিং প্রজেক্টের লক্ষ্য হল সবাইকে সাথে নিয়ে আসা এবং একটি বিশদ বোঝার বিকাশ করা। প্রতিটি ব্যবসায়িক ব্যক্তির একজন বিশেষজ্ঞ মিটিং সংগঠক প্রয়োজন। কিন্তু যে একটি ভাল পছন্দ নয়. তারা এখন নিজেরাই এটি সংগঠিত করতে পারে। আপনি কীভাবে একজন পেশাদারের মতো আপনার কিকঅফ ব্যবসায়িক মিটিং সংগঠিত করতে পারেন তা জানতে আমাদের গাইডটি দেখুন।
কিকঅফ মিটিং এর প্রয়োজন এবং চাহিদা কি?
Amazon এর মত অনেক বড় প্রতিষ্ঠান কোন মিশন সিদ্ধির আগে একটি কিকঅফ মিটিং করতে পছন্দ করে। যেকোন মিটিংয়ের চূড়ান্ত কারণ হল আপনার প্রকল্পের উদ্দেশ্যের মূল দিকগুলিকে যোগাযোগ করা। দলে কাজ করার সময় লোকেরা মাঝে মাঝে বিভ্রান্ত হয়। এটা খুবই সাধারণ! এই বিভ্রান্তি কি? তাদের প্রশ্নের উত্তর একটি মিটিং লাইভ দ্বারা, তারা সন্তুষ্ট হবে. শুধু তাই নয়, কিন্তু যখন তাদের কথা বলার এবং তাদের ধারণা সম্পর্কে কথা বলার সুযোগ দেওয়া হয়, তখন তারা আরও অনুপ্রাণিত বোধ করে এবং আমাদের ভুল যোগাযোগের সম্ভাবনা হ্রাস পায়। এটি প্রায়শই লক্ষ্য করা গেছে যে প্রকল্পের কিকঅফ মিটিংগুলি প্রকল্প দলের সদস্য এবং স্টেকহোল্ডারদের বিভ্রান্তির দিকে নিয়ে যায়।
বেশির ভাগ ক্ষেত্রেই, ভুল যোগাযোগের উচ্চ তীব্রতা থাকলে প্রকল্পগুলি ভয় পায়। যাইহোক, এর অর্থ এই নয় যে প্রতিটি ছোট কাজের জন্য একটি প্রকল্প কিকঅফ মিটিং প্রয়োজন। আপনি যদি একটি গ্রাহক-মুখী কাজ বা একটি জটিল উদ্যোগে কাজ করেন তবে আপনি আনুষ্ঠানিকভাবে কিকঅফের জন্য যেতে পারেন। এই কিকঅফগুলি একটি লিফট পিচ, পিচ ডেক বা একটি ডেমোর সাহায্যে করা হয়। অন্যান্য প্রকল্প, যেমন কম স্টেকহোল্ডার আছে বা যেগুলি সহজ, ডেক বা উপস্থাপনা ছাড়াই কম আনুষ্ঠানিক লঞ্চ মিটিং হতে পারে।
একটি প্রোডাক্টিভ কিকঅফ মিটিং সংগঠিত করা - বিবেচনা করার বিষয়গুলি:
প্রজেক্ট যোগ করুন কিকঅফ মিটিং একটি নতুন উত্পাদনের জন্য একটি উদ্বোধনী রাতের মতো। অনুমান করুন যে একটি উপযুক্ত পর্যায় সেট করা হয়েছে যেখানে আপনি আপনার প্রকল্পের জন্য কাস্ট। শ্রোতাদের জন্য পরিকল্পনাটি প্রকাশ করার এটাই আপনার সময়, যার অর্থ হল আপনার চূড়ান্ত লক্ষ্য হল আপনার বার্তাটি দর্শকদের কাছে উচ্চস্বরে এবং স্পষ্ট হওয়া উচিত।
আপনি তাদের কোন বিষয়ে বিভ্রান্ত হতে চান না; সবকিছু পরিচালনা এবং সংগঠিত করা প্রয়োজন। প্রকল্প কিকঅফ মিটিং এর মূল তথ্য দর্শকদের দিকে নির্দেশিত করা প্রয়োজন। আপনি আপনার দলের সদস্যদের demotivated বা উত্পাদনশীলতা কম প্রয়োজন নেই.
আমরা কিছু পদক্ষেপ সংকলন করেছি যা একটি প্রজেক্ট কিকঅফ মিটিং বোঝানোর আগে আপনার নেওয়া উচিত:
1. আপনার সেটিং বিবেচনা করুন
যদি আপনার কিকঅফ মিটিং প্রকল্পটি প্রকল্পে নতুন যারা তাদের জন্য একটি পয়েন্ট হিসাবে কাজ করে। নিশ্চিত করুন যে আপনি একটি সুবিধাজনক এবং প্রশস্ত জায়গায় প্রকল্প আলোচনা পরিচালনা করছেন। তুমি অসাধারণ! আপনি শুধুমাত্র একটি ভাল সেটিং আপনার মিটিং উপস্থাপন করতে হবে. আপনার যা দরকার তা হল মিটিং সেটিংটি পেশাদারভাবে বিবেচনা করা। এর লক্ষ্য হল পরিবেশে মানুষকে আরামদায়ক করা। অনুগ্রহ করে কথোপকথন শুরু হওয়ার আগে তাদের নিজেদের পরিচয় এবং চিট-চ্যাট করার জন্য জায়গা দিন। আপনার যদি বিদেশী দলের সদস্য থাকে তবে এটি সহজ হবে না, তাই আপনাকে অবশ্যই সময় অঞ্চলগুলি সারিবদ্ধ করতে হবে।
2. উচ্চ স্তরের থাকুন
একটি সভায় প্রকল্প সম্পর্কে কথা বলার সময়, বড় ছবির উপর ফোকাস করা গুরুত্বপূর্ণ। ছোট বিবরণে লুকিয়ে থাকা এড়িয়ে চলুন। লোকেরা যদি তাদের লক্ষ্য সম্পর্কে পরিষ্কার থাকে তবে তারা কাজগুলি নির্দিষ্ট করতে পারে এবং সে অনুযায়ী তাদের ভাগ করতে পারে। আপনার প্রকল্প কিকঅফ মিটিং এর প্রধান পরিকল্পনা হল:
- প্রকল্প দল সম্পর্কে স্টেকহোল্ডার এবং দলের সদস্যদের কাছে একটি উপস্থাপনা করুন।
- কাজ এবং দৃষ্টি/উদ্দেশ্য সম্পর্কে আবেগ এবং বোঝার অনুপ্রেরণা দিন।
- দলের বিশ্বাসযোগ্যতার হার বাড়ান।
- প্রশ্ন উত্সাহিত.
- প্রত্যাশা ডিজাইন করেছেন
- আপনার যাত্রা শুরু!
3. আপনার এজেন্ডা তৈরি করুন
আপনি নিজের জন্য যে মিটিং এজেন্ডাটি ডিজাইন করেছেন তা লক্ষ্যের একটি পরিষ্কার পথ। তাই এটি সুপারিশ করা হয় যে আপনি এটিকে গুরুত্বপূর্ণভাবে মোকাবেলা করুন এবং আপনার মিটিং শুরু করার আগে একটি তৈরি করুন। আপনি এটি নিয়ে আলোচনা শুরু করার আগে পরিকল্পনাটি দলের সদস্যদের মধ্যে বিতরণ করা হয়েছে তা নিশ্চিত করুন। লোকেরা প্রায়শই অ্যাপমাস্টারের মতো মিটিং প্ল্যান তৈরির জন্য ভাল অ্যাপ ব্যবহার করে। আপনার সমস্ত লেনদেন সীমিত সময়ের মধ্যে স্ক্র্যাচ থেকে করা যেতে পারে। নিশ্চিত করুন যে আপনি প্রকল্পের সমস্ত মৌলিক বিষয় এবং মিটিং এজেন্ডায় আলোচনা করার জন্য গুরুত্বপূর্ণ কিছু প্রবেশ করেছেন।
4. শুভেচ্ছা এবং ভূমিকা
আপনার প্রজেক্ট কিকঅফ মিটিং এর ভূমিকায় যে বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত করা দরকার তা হল:
- প্রকল্পের উদ্দেশ্য
- প্রকল্পের পরিধি
- সময় এবং অর্থ দ্বারা আরোপিত সীমাবদ্ধতা
- বর্তমানে পরিচিত যে ঝুঁকি
- প্রকল্প পরিকল্পনা জন্য মূল ফলাফলের একটি তালিকা আছে.
- প্রশ্ন এবং খোলা কথোপকথন স্বাগত জানাই.
5. সঠিক লোকেদের আমন্ত্রণ জানান
এটা স্বাভাবিক যে যখন লোকেরা প্রকল্পের উদ্দেশ্য নিয়ে আলোচনা করতে চায়, তারা সবাইকে বোর্ডে আনতে চায়। যাইহোক, অনেক লোক পাওয়া আপনাকে একটি লোভনীয় অবস্থানে ফেলতে পারে। আমি আপনাকে সভায় সবাইকে আমন্ত্রণ করা এড়াতে পরামর্শ দিচ্ছি। আপনার উচিত মিটিংয়ের জন্য গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তিদের বেছে নেওয়া এবং যারা আপনাকে সঠিক মতামত দিতে পারে। বোর্ডে থাকা অনেক লোক আপনাকে ট্র্যাক হারাতে, পরিকল্পনা থেকে সরে যেতে এবং অপ্রাসঙ্গিক বিষয় নিয়ে আলোচনা করতে পারে।
6. মিটিংকে ইন্টারেক্টিভ করুন
আপনার আলোচনাকে ইন্টারেক্টিভ করা একটি প্রকল্পের সাথে মোকাবিলা করার সর্বোত্তম উপায়। এটি প্রত্যেককে তাদের ধারণা প্রকাশ করার জন্য একটি উন্মুক্ত প্ল্যাটফর্ম দেয়। কখনও কখনও একজন নিয়মিত দলের সদস্য এমন দুর্দান্ত ধারণা নিয়ে আসে যা এমনকি একজন ম্যানেজারও ভাবতে পারেননি। কিন্তু কিভাবে আপনি স্টেকহোল্ডারদের জন্য অংশগ্রহণ সম্ভব করতে পারেন? আপনি কিকঅফ মিটিং প্রকল্পে একটি ভাল ইন্টারেক্টিভ পরিবেশ অর্জন করতে কিছু টিপস অনুসরণ করতে পারেন।
গ্রুপ ব্রেনস্টর্ম:
আপনার যদি বিভিন্ন বিভাগের লোকেদের একটি গ্রুপ থাকে, তবে ব্রেনস্টর্মিং ধারণা তৈরি করার জন্য একই এলাকার দক্ষতার লোকেদের গ্রুপ করা ভাল। এইভাবে, আপনি প্রকল্প পরিকল্পনার পর্যাপ্ত সমাধান সহ আরও ভাল এবং আরও সুবিধাজনক ধারণা তৈরি করতে পারেন।
সভায় সভাপতিত্ব করতে পালা নিন:
যদিও একটি আদর্শ পরিস্থিতিতে, এটি প্রস্তাব করা হয় যে প্রকল্প ব্যবস্থাপক সভার হোস্ট হওয়া উচিত। যাইহোক, এটা পরিলক্ষিত হয় যে সবকিছু অর্জনের জন্য পালা করে প্রত্যেককে তাদের ধারণার জন্য একটি কণ্ঠস্বর রাখার জায়গা দেয়। তারা তাদের চিন্তাভাবনা সম্পর্কে আরও আত্মবিশ্বাসী বোধ করে এবং আরও ভাল উপস্থাপনা প্রদান করতে পারে।
প্রতিক্রিয়ার জন্য জিজ্ঞাসা করুন:
প্রতিবার একটি সভায় নতুন কিছু উপস্থাপন করা হয়, এটি পরামর্শ দেওয়া হয় যে আপনি মানুষের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া নিন। এটি তাদের প্রকল্পে অন্তর্ভুক্ত বোধ করে। তদুপরি, আপনি আরও সুযোগের উন্মোচিত হওয়ার জন্য ঘরটি পান এবং অন্য লোকেদের মনের চিন্তাভাবনা এবং উদ্বেগগুলি আবিষ্কার করতে পারেন।
7. ভূমিকা এবং দায়িত্ব স্পষ্ট করুন
একবার আপনি সমস্যা চিহ্নিত করা এবং সেগুলি সমাধানের জন্য রোডম্যাপ সম্পন্ন করার পরে, কোন কাজের জন্য দায়ী কে তা নিয়ে আলোচনা করার সময় এসেছে৷ এই পদক্ষেপের জন্য, আপনি আপনার আলোচিত আইটেমগুলি দয়া করে পুনরাবৃত্তি করার সুযোগ হিসাবে আপনার দক্ষতা ব্যবহার করতে পারেন। আলোচিত সবকিছুর জন্য একটি চেকলিস্ট তৈরি করতে আপনি সর্বদা অ্যাপমাস্টারের সাহায্য নিতে পারেন। এটিও ট্র্যাক রাখে কে কী জিনিসের জন্য দায়ী।
আপনার চেকলিস্টে আপনাকে প্রথম যে জিনিসটি যোগ করতে হবে তা হল একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে সম্পন্ন করা প্রয়োজন। এটি আপনাকে একটি মূল ভিত্তিতে ক্রিয়াকলাপ সাজাতে সহায়তা করে। এটি পূরণ করা সময়সীমা এবং আপনার দলের সদস্যদের জন্য প্রসারিত করা প্রয়োজন যেগুলি ট্র্যাক রাখতে সাহায্য করে।
8. আপনার অভ্যন্তরীণ উইকিতে মিটিংয়ের সারাংশ যোগ করুন
মিটিংয়ে আলোচনা করা সবকিছুই নোট করা জরুরি। একবার আপনার মিটিং শেষ হয়ে গেলে, আপনাকে পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে যে আপনি মিটিংয়ে আলোচনা করা গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিকে সংক্ষিপ্ত করুন৷ এটি একটি ডাটাবেসের মাধ্যমে শেয়ার করে। ওপেন-এন্ডেড ডকুমেন্ট তৈরি করার জন্য অ্যাপমাস্টার সেরা। এইভাবে, প্রত্যেকে মিটিং অ্যাক্সেস করতে এবং তাদের প্রয়োজনে তাদের উল্লেখ করতে পারে।
9. ক্ষমতায়ন
যেকোন প্রজেক্ট কিকঅফ মিটিংয়ের চূড়ান্ত লক্ষ্য হল স্টেকহোল্ডারদের একটি প্রকল্প পরিকল্পনার সাথে একে অপরের সাথে মিলিত হওয়ার সুযোগ দেওয়া। এটি তাদের একটি দৃষ্টিভঙ্গি এবং সাফল্যের চাবিকাঠি প্রদান করে এবং তারা নিজেদের জন্য আরও ভাল সিদ্ধান্ত নিতে পারে। আপনার দলের সদস্যদের দলকে শক্তিশালী করতে এবং হোস্ট হিসাবে অন্য সকলের মতো একই পৃষ্ঠায় কাজ করার জন্য একটি আলোচনা আপনার জন্য একটি টুল।
10. মিটিং-পরবর্তী করণীয়
তাই এখন আপনি কিকঅফ মিটিং সম্পন্ন করেছেন! মিটিং শেষ হয়ে গেলে, আমি মিটিংয়ে আলোচনা করেছি এমন বিশদ বিবরণ দেখতে পারেন। যদি এই মিটিংটি কার্যত সম্পন্ন করা হয়, তাহলে আপনাকে অনলাইনে মিটিং এর একটি রেকর্ড বা একটি প্রম্পট স্ক্রিপ্ট রাখার পরামর্শ দেওয়া হয়। আপনি এটির জন্য অ্যাপমাস্টারের উপর নির্ভর করতে পারেন।
চূড়ান্ত রায়:
একটি প্রজেক্ট কিকঅফ মিটিং সহ বা ছাড়া প্রকল্পের কাজের মধ্যে আপনি যে পার্থক্যটি দেখতে পাবেন তা হল মূল বিষয়। আপনি যদি এখনও একটি প্রান্তিককরণ প্রকল্প রাখতে চান এবং পরিষ্কার হন। আপনি সবসময় AppMaster থেকে সাহায্য নিতে পারেন। এটি সর্বোত্তম ব্যবস্থাপনা কী বলা হয়। বেশিরভাগ সংস্থা এটিকে সহযোগিতার একটি কেন্দ্রীয় উত্স হিসাবে ব্যবহার করে। আপনি আপনার সমস্ত কাজ, স্থিতি, বার্তা, পাঠ্য, ডেটা ইত্যাদি ভাগ করতে পারেন।
FAQs:
কিকঅফ মিটিংয়ে কী থাকা উচিত?
নিম্নলিখিত আইটেমগুলি কিকঅফ মিটিংয়ে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে:
- ভূমিকা. এই পার্টি শুরু করা যাক.
- অগ্রগতি ট্র্যাক রাখা এবং প্রকল্প দলের সাথে আলোচনা.
- পদ্ধতি এবং সরঞ্জাম।
- সমস্যা এবং ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা।
একটি kickoff উপস্থাপনা শুরু করার সবচেয়ে কার্যকর উপায় কি?
আপনার নিজস্ব কিকঅফ উপস্থাপনা দেওয়ার সময়, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
1. স্টেকহোল্ডারদের আমন্ত্রণ জানানো প্রথম ধাপ।
2. আপনার উপস্থাপনা পরিকল্পনা করুন.
3. দক্ষ ডেলিভারি নিশ্চিত করুন।
4. প্রজেক্ট টিমের মধ্যে আপনার কাজ ছড়িয়ে দিন।
5. একটি ভূমিকা দিয়ে শুরু করুন।
6. প্রকল্পের প্রসঙ্গ শেয়ার করুন.
7. প্রকল্পের সুযোগ এবং সীমাবদ্ধতা।
8. সময়রেখা এবং বিতরণযোগ্য
আমার কিকঅফ ভাল করতে আমি কি করতে পারি?
প্রজেক্ট কিক-অফ মিটিংকে আরও ভালো করার 5টি উপায়
1. প্রথম এবং সর্বাগ্রে, আপনার বাড়ির কাজ করুন এবং উপযুক্ত লোকেদের আমন্ত্রণ জানান।
2. সময়ের আগে এজেন্ডা বিতরণ করুন।
3. নিজেকে পরিচয় করিয়ে দিন এবং আপনার মুখ দেখান।
4. ধাপ #4 এ লাইনে থাকা সকলের সাথে প্রকল্পের সাফল্যের সংজ্ঞা দিন।
5. আপনার স্বাচ্ছন্দ্যের জন্য একটি উচ্চ নোটে এটি বন্ধ করতে দয়া করে.
কিভাবে আপনি একটি লঞ্চ মিটিং একসঙ্গে করা?
একটি ভাল লঞ্চ মিটিংয়ের দশটি ধাপ নিম্নোক্ত।
1. সভার জন্য প্রস্তুত হন।
2. ভূমিকা তৈরি করে শুরু করুন।
3. আপনার প্রকল্পের লক্ষ্য স্পষ্টভাবে চিহ্নিত করুন।
4. প্রকল্প পরিকল্পনা প্রচার.
5. প্রকল্পের পরিধি বর্ণনা করুন।
6. বর্ণনা করুন কিভাবে আপনি প্রকল্পের ডেটা এবং রিয়েল-টাইম আপডেটের ট্র্যাক রাখবেন৷
7. প্রশ্নের জন্য প্রচুর সময় দিন।
কিভাবে একটি লঞ্চ মিটিং কাজের উৎপাদনশীলতা বাড়াতে সাহায্য করতে পারে?
একটি প্রজেক্ট লঞ্চ মিটিংয়ের মূল লক্ষ্য হল সমস্ত দলের সদস্য এবং স্টেকহোল্ডারদের একই পৃষ্ঠায় নিয়ে আসা এবং একটি ভাল শুরু করা। এটি টিমের সাথে দেখা করার এবং প্রকল্পের আরও ভাল উপলব্ধি অর্জন করার একটি সুযোগ যাতে কাজ অবিলম্বে শুরু করা যায়।
