Вы только что закончили утомительную работу? Наверняка вам потребовалось много усилий, чтобы воплотить ее в жизнь. Но даже при таких усилиях иногда кажется, что ваша работа сбилась с пути еще до того, как вы начали над ней работать. Это часто происходит потому, что люди с разным образованием склонны привносить в работу самые разные идеи.

Перед началом работы важно привести всех к единому мнению. Это ключевой подход, если вы хотите, чтобы ваш проект шел более плавно. Лучшее решение для заинтересованных сторон, которые хотят справиться с такими препятствиями, - это стартовое совещание по проекту. Совещания - это эффективный инструмент, позволяющий направить всех в общее русло. Для стартовых совещаний общий план состоит из конечной цели проекта, вероятности возникновения препятствий и шагов, которые мы должны предпринять для достижения эффективных результатов.

Что такое стартовая встреча проекта?

Цель стартовой встречи проекта - разработать стол или платформу, где все заинтересованные стороны, работающие над одним проектом, получат возможность познакомиться друг с другом. Это тот момент, когда вы можете согласовать каждую деталь работы и выявить критические детали, требующие повышенного внимания.

Если вы являетесь менеджером проекта, то вам предлагается разместить свой продукт с производным планом. Первое, что вам нужно, - это набросок проекта. Чего вы планируете достичь с его помощью и как вы будете вести его с нуля. Если кто-то задаст вопрос, связанный с проектом, вы обязаны прояснить все недоразумения. Любой проект стартовой встречи направлен на то, чтобы собрать всех вместе и выработать детальное понимание. Каждому деловому человеку нужен опытный организатор совещаний. Но это не лучший выбор. Теперь они могут организовать его самостоятельно. Изучите наше руководство, чтобы узнать, как можно организовать стартовую деловую встречу как профессионал.

Какова необходимость и потребность в стартовом совещании?

Многие крупнейшие организации, такие как Amazon, предпочитают проводить стартовую встречу перед выполнением любой миссии. Конечная цель любого совещания - донести ключевые аспекты цели вашего проекта. Люди иногда путаются, когда работают в команде. Это обычное явление! Что это за путаница? Ответив на их вопросы в прямом эфире на собрании, они будут удовлетворены. Не только это, но когда им дают возможность высказаться и обсудить свои идеи, они чувствуют себя более мотивированными, и вероятность недопонимания снижается. Часто можно наблюдать, что стартовые встречи проектов приводят к несогласованности между членами проектной команды и заинтересованными сторонами.

В большинстве случаев при высокой интенсивности недопонимания проекты, как правило, страдают. Однако это не означает, что для каждой мелкой работы необходимо проводить стартовое совещание по проекту. Если вы работаете над проектом, ориентированным на клиента, или сложной инициативой, вы можете пойти на формализованные стартовые встречи. Такие стартовые встречи проводятся с помощью elevator pitch, pitch deck или демонстрации. Другие проекты, например, с меньшим количеством заинтересованных сторон или более простые, могут иметь менее формальное стартовое совещание без использования колоды или презентации.

kickoff meeting

Организация продуктивного стартового совещания - моменты, на которые следует обратить внимание:

Добавьте встречу по запуску проекта - это похоже на премьеру новой постановки. Предположим, что была подготовлена подходящая сцена, на которой вы играете роль актеров вашего проекта. Это ваше время, чтобы развернуть план для аудитории, что означает, что ваша конечная цель состоит в том, чтобы ваше сообщение было громким и ясным для аудитории.

Вы не хотите, чтобы они запутались в чем-то; все должно быть управляемым и организованным. Ключевая информация на стартовой встрече проекта должна быть направлена на аудиторию. Вам не нужно, чтобы члены вашей команды были демотивированы или имели низкую производительность.

Мы собрали некоторые шаги, которые вам следует предпринять, прежде чем проводить стартовое совещание проекта:

1. учитывайте обстановку

Если ваше стартовое совещание проекта также служит точкой отсчета для людей, которые являются новичками в проекте. Убедитесь, что вы проводите обсуждение проекта в удобном и просторном месте. Вы великолепны! Вам нужно только представить ваше собрание в хорошей обстановке. Все, что вам нужно, - это профессионально подойти к организации встречи. Ее цель - сделать так, чтобы людям было комфортно в этой обстановке. Дайте им возможность представиться и поболтать, прежде чем начнется разговор. Это будет нелегко, если у вас есть зарубежный член команды, поэтому вы должны согласовать часовые пояса.

2. придерживайтесь высокого уровня

При обсуждении проекта на совещании важно сосредоточиться на общей картине. Избегайте задерживаться на мелких деталях. Если люди четко понимают свои цели, они могут конкретизировать задачи и разделить их соответствующим образом. Основной план стартового собрания вашего проекта состоит в следующем:

  • Сделать презентацию для заинтересованных сторон и членов команды о команде проекта.
  • Вызвать энтузиазм и понимание работы и видения/целей.
  • Повысить уровень доверия к команде.
  • Поощрять вопросы.
  • Иметь разработанные ожидания.
  • Начните свое путешествие!

3. Создайте повестку дня

Повестка дня собрания, которую вы разработали для себя, - это четкий путь к цели. Поэтому рекомендуется отнестись к ней со всей ответственностью и составить ее до начала собрания. Убедитесь, что план распространен среди членов команды до того, как вы начнете его обсуждать. Люди часто используют приложения, которые хорошо подходят для разработки плана совещания, например, AppMaster. Все ваши дела могут быть сделаны с нуля за ограниченное время. Убедитесь, что вы внесли в повестку дня собрания все основные сведения о проекте и все важное, что должно быть обсуждено.

4. Приветствие и представление

Вещи, которые необходимо включить в вводную часть стартового собрания вашего проекта, следующие:

  • цель проекта
  • масштаб проекта
  • Ограничения, налагаемые временем и деньгами
  • Риски, которые известны в настоящее время
  • Список ключевых результатов для плана проекта.
  • Вопросы и открытые беседы приветствуются.

5. пригласите нужных людей

Это нормально, что когда люди хотят обсудить цель проекта, они хотят, чтобы все были согласны. Однако приглашение слишком большого количества людей может поставить вас в заманчивое положение. Я советую вам не приглашать на встречу всех подряд. Вы должны выбрать тех людей, которые важны для встречи и которые могут дать вам правильное мнение. Слишком большое количество людей на собрании может привести к тому, что вы собьетесь с пути, отклонитесь от плана и будете обсуждать не относящиеся к делу вещи.

Right People

6. Сделайте встречу интерактивной

Сделать обсуждение интерактивным - лучший способ работы над проектом. Это дает возможность каждому высказать свои идеи. Иногда рядовому члену команды приходят в голову отличные идеи, до которых не додумался даже менеджер. Но как сделать так, чтобы заинтересованные стороны могли участвовать в обсуждении? Вы можете следовать некоторым советам, чтобы добиться хорошей интерактивной обстановки на стартовой встрече проекта.

Групповые мозговые штурмы:
Если у вас есть группа людей из разных отделов, лучше всего объединить людей с одинаковой областью знаний для генерирования идей мозгового штурма. Таким образом, вы сможете генерировать лучшие и более удобные идеи с адекватными решениями для плана проекта.

Председательствуйте на совещании по очереди:
Хотя в идеальном сценарии предполагается, что руководитель проекта должен быть ведущим совещания. Однако замечено, что если все делать по очереди, то у каждого появляется возможность высказать свои идеи. Они чувствуют себя более уверенно в своих мыслях и могут представить более качественные презентации.

Просите об обратной связи:
Каждый раз, когда на собрании представляется что-то новое, рекомендуется получить обратную связь от людей. Это позволяет им почувствовать себя включенными в проект. Кроме того, вы получаете возможность открыть для себя больше возможностей и обнаружить мысли и проблемы в головах других людей.

7. уточните роли и обязанности

После того как вы закончили с определением проблем и дорожной картой их решения, пришло время обсудить, кто за какую задачу отвечает. Для этого шага вы можете использовать свои навыки, чтобы повторить, пожалуйста, обсужденные пункты. Вы всегда можете воспользоваться помощью AppMaster, чтобы создать контрольный список для всего, что обсуждалось. Это также позволит отслеживать, кто за что отвечает.

Первое, что нужно добавить в контрольный список, - это действия, которые необходимо выполнить в заданный срок. Это поможет вам распределить действия по ключевым моментам. Это помогает отслеживать сроки, которые соблюдены, и те, которые необходимо растянуть для членов вашей команды.

8. добавьте резюме совещания в вашу внутреннюю вики

Все, что обсуждается на совещании, важно записать. По окончании совещания рекомендуется подытожить важные моменты, обсуждавшиеся на нем. Он делится ими через базу данных. AppMaster лучше всего подходит для создания документов открытого типа. Таким образом, каждый может получить доступ к ним и обратиться к ним в любое время.

9. наделить полномочиями

Конечная цель любого стартового совещания по проекту - дать возможность заинтересованным сторонам найти общий язык с планом проекта. Это дает им видение и ключ к успеху, и они могут сами принимать более взвешенные решения. Обсуждение - это инструмент, с помощью которого вы можете расширить возможности членов вашей команды и заставить их работать на одной волне со всеми остальными.

10. задачи на период после совещания

Итак, теперь вы закончили начальную встречу! Как только встреча будет закончена, вы сможете просмотреть детали, которые я обсуждал на встрече. Если встреча проходит виртуально, рекомендуется вести запись или оперативный сценарий встречи в Интернете. В этом вы можете положиться на AppMaster.

Окончательный вердикт:

Разница, которую вы увидите в работе над проектом с проведением или без проведения стартового совещания, является ключевой. Если вы все еще хотите сохранить проект выровненным и четким. Вы всегда можете обратиться за помощью к AppMaster. Считается, что это лучший ключ управления. Большинство организаций используют его в качестве центрального источника совместной работы. Вы можете делиться всей своей работой, статусом, сообщениями, текстами, данными и т.д.

Вопросы и ответы:

Из чего должно состоять стартовое совещание?
В стартовую встречу входят следующие пункты:

  • Представления. Давайте начнем эту вечеринку.
  • Отслеживание прогресса и обсуждение с командой проекта.
  • Методы и инструменты.
  • Управление проблемами и рисками.

Как наиболее эффективно начать стартовую презентацию?
При проведении собственной стартовой презентации следуйте следующим шагам:

1. Приглашение заинтересованных сторон - первый шаг.

2. Планируйте презентацию.

3. Обеспечьте эффективную доставку.

4. распространите информацию о своей работе среди команды проекта.

5. Начните с введения.

6. Расскажите о контексте проекта.

7. объем и ограничения проекта.

8. Сроки и результаты

Что я могу сделать для того, чтобы моя стартовая презентация была лучше?
5 способов сделать стартовые совещания проекта лучше

1. Прежде всего, сделайте домашнее задание и пригласите нужных людей.

2. Распространите повестку дня заранее.

3. Представьтесь и покажите свое лицо.

4. Определите успех проекта со всеми, кто был на линии в шаге №4.

5. Завершите встречу на высокой ноте, чтобы вам было легче.

Как организовать стартовую встречу?
Ниже перечислены десять этапов хорошего стартового совещания.

1. Подготовьтесь к встрече.

2. Начните со знакомства.

3. Четко определите цель вашего проекта.

4. Огласите план проекта.

5. Опишите масштаб проекта.

6. Опишите, как вы будете отслеживать данные проекта и обновлять их в режиме реального времени.

7. Предоставьте достаточно времени для вопросов.

Как стартовое совещание может помочь повысить производительность труда?
Главная цель стартового совещания по проекту заключается в том, чтобы все члены команды и заинтересованные стороны были на одной волне и начали работу. Это возможность познакомиться с командой и получить лучшее представление о проекте, чтобы работа могла начаться немедленно.