Point-of-Sale (POS) toepassingen zijn een van de belangrijkste softwaresystemen in een bedrijf en worden meestal geplaatst op het 'punt' of de locatie waar de transacties plaatsvinden. Belangrijke kenmerken van point-of-sale-oplossingen zijn het bijhouden van een nauwkeurige registratie van de inkomende en uitgaande transacties die het bedrijf dagelijks verricht.
Deze omvatten contante betalingen, cheques en elektronische betalingen zoals krediet- en debetkaarten, en geven ook poof van dergelijke betalingen door het uitgeven van een ontvangstbewijs aan de klant.
Deze POS-gegevens worden gebruikt om rapporten te genereren en het bedrijf te voorzien van waardevolle zakelijke inzichten over personeelsplanning, voorraadbeheer, cashflow en belangrijke verkoopgegevensanalyse. In deze moderne tijd, een efficiënte point-of-sale software systeem dat de behoeften van het bedrijf voldoet is een absolute noodzaak!
Het belang van POS-toepassingen
Lange tijd zijn we gewend geweest om verschillende soorten POS-systemen on-premise te zien in de detailhandel. Wie kan het luide maar nostalgische "ka-ching" geluid vergeten dat door de traditionele lokalen, kassa's, of bij onze favoriete 'brick-and-mortar' winkel wordt gemaakt? Deze point-of-sale machines kunnen zo eenvoudig zijn als een van die omvangrijke legacy POS-systemen die worden gebruikt in uw gewone familiebedrijfje of vriendelijke buurt tankstation. Oude kassasystemen bevinden zich op een locatie, zijn niet mobiel, slaan hun gegevens op de harde schijf van het systeem op en zijn zeer moeilijk te integreren met andere software voor bedrijfsbeheer.
Deze legacy POS-systemen zijn geen partij voor de meer geavanceerde self-service point-of-sale softwaresystemen die bij grotere detailhandelszaken, zoals supermarktfranchises, worden gebruikt. De software, hardware en andere onderdelen die worden gebruikt om kassasystemen met deze geavanceerde functies te maken, zijn complexer dan een basis kassasysteem. Een zelfbedieningskassa geeft klanten de vrijheid om hun transacties te beheren en af te rekenen zonder dat er een fysieke kassier nodig is. Op het hoogtepunt van de COVID pandemie waren dergelijke point-of-sale systemen van onschatbare waarde omdat ze minimaal contact tussen kopers en verkopers mogelijk maakten.
Waarom is POS Apps de toekomst?
Nog meer geavanceerde mobiele point-of-sale management oplossingen, zoals de Miva Merchant en Square retail POS-systemen, hebben meer functies, zoals voorraadbeheer, rapporten, en een mobiele creditcardlezer. Deze POS software vergemakkelijkt mobiele transacties op Android en iOS mobiele platforms. Een van de belangrijkste kenmerken van dit kassasysteem is hoe gemakkelijk het integreert met mobiele apparaten zoals een smartphone of tablets om overal transacties mogelijk te maken! Bovendien vergemakkelijkt deze POS-app gemakkelijk klantenbindingsprogramma's, werknemersbeheer en mobiele betalingsverwerking met slechts een internetverbinding, een apparaat en een mobiel POS-platform. Deze point-of-sale systemen helpen ook met voorraadbeheer onderweg en veelzijdig point-of-sale management om eigenaren van detailhandelszaken te voorzien van betrouwbare POS-oplossingen.
Wat is een voorbeeld van een POS?
De belangrijkste voorbeelden van POS-besturingssystemen zijn tegenwoordig:
- Spring
- Redbubble
- Afdrukken
- Shopify
- Detailhandel
- E-commerce winkels
E-Commerce winkels, zoals Spring, Redbubble, en Printful, maken gebruik van web-based retail POS systemen die gebruik maken van een virtuele storefront, die essentieel is, gedaan voor de ondernemer zonder de noodzaak van extra POS hardware componenten. Deze kassasystemen vergemakkelijken detailhandelstransacties via het internet en omvatten functies zoals veilig afrekenen, een robuuste interface voor loyaliteitsprogramma's en een grotere capaciteit om klantgegevens op te slaan. Cloud-gebaseerde kassasystemen vereenvoudigen in feite online bedrijfstransacties zonder dat de bedrijfseigenaar zelf kassacomponenten hoeft te bouwen of kassasoftware hoeft aan te schaffen.
Online retail e-commerce gigant Shopify is een ander voorbeeld van een mobiel cloud-based kassasysteem, dat gebruik maakt van een virtuele winkelpui voor klanten. Een van de belangrijkste kenmerken is een kant-en-klaar online kassasysteem, beheer van loyaliteitsprogramma's, naadloze integratie tussen virtuele platforms, een mobiele app voor dynamische kassa-oplossingen en zelfs een toegewijd online klantenserviceteam om problemen op te lossen. Een mobiele cloud-based POS maakt het ondernemers gemakkelijker. Ze kunnen eenvoudig POS-rapporten genereren, inventaris beheren, klantgegevens opslaan en waardevolle bedrijfsinzichten ontvangen zonder technische kennis van point-of-sale software, hardware of mobiele betalingsverwerkingssystemen.
Hoe maak ik een POS-toepassing?
Als u eenmaal hebt besloten om kassasystemen te maken die voldoen aan de behoeften van uw bedrijf, moet u een paar belangrijke factoren overwegen voordat u begint met het bouwen van oplossingen voor kassasystemen.
Evalueer de POS-behoeften van het bedrijf
Om kassasystemen te creëren die het beste bij uw bedrijf passen, zult u eerst de behoeften van uw bedrijf moeten evalueren. Afhankelijk van het soort bedrijf dat u bezit, zullen de POS-software, hardware en functies variëren. Als u POS systemen voor de food business, zoals restaurant POS systemen, zult u extra hardware en software die verschilt van een gewone winkel, zoals een kleding boetiek.
Zal uw bedrijf klantenbeheer sterk afhankelijk zijn van het gebruik van POS cadeaukaarten voor haar klantenbindingsprogramma? Is uw detailhandel alleen online gebaseerd, heeft het alleen een fysieke winkellocatie, of opereert het als een hybride detailhandel (mix van zowel online als offline)? Hoe gaat u uw personeelsbeheer beheren en de verkoopprestaties van uw team bijhouden? Het is duidelijk dat voordat u begint met het bouwen van point-of-sale systemen, zorgvuldig moet worden nagedacht over de zakelijke behoeften bij het orthologeren van POS-oplossingen met de meest geschikte functies.
Kies de juiste POS hardware & software
Nu u de software, hardware en functies die uw bedrijf nodig heeft, hebt ingeperkt, moet u de juiste mix van deze POS-oplossingen voor uw bedrijf kiezen. Welke POS-oplossing u kiest, hangt af van het type POS-opstelling dat u wilt hebben. Bijvoorbeeld, hoeveel keukens display of punt POS on-premise bestelsystemen u nodig zult hebben voor een restaurant bedrijf versus die van een online print-on-demand bedrijf dat meer cloud-gebaseerde software kan vereisen met minder nadruk op de hardware.
Budget voor het POS-systeem
Het type POS hardware & software oplossing dat wordt ontwikkeld zal afhangen van uw budget. Het bedrag dat u besteedt aan het POS-project en het verkrijgen van het juiste ontwikkelingsteam of een kant-en-klare DIY-oplossing is aan u! Houd er rekening mee dat de resultaten en functies van deze POS-systemen zullen variëren op basis van hoe goed u investeert in het creëren ervan. U zult ook rekening moeten houden met de kosten van het beheer ervan, of er doorlopende technische ondersteuning is, softwareontwikkeling, integratie in mobiele en webgebaseerde platforms, en ook of uw POS-systeem periodieke upgrades kan faciliteren.
Sommige bedrijven kunnen kiezen voor kant-en-klare mobiele POS-oplossingen of doe-het-zelfprogramma's die een minder grote tijdsinvestering vergen, behalve voor taken zoals het uploaden van producten naar het POS-systeem om het voorraadbeheer te vergemakkelijken. Anderen kunnen ervoor kiezen om hun oude kassasysteem te blijven gebruiken, ondanks de moeilijkheid om upgrades voor de software te krijgen, de onhandige hardware en de gevoeligheid voor virussen. Bovendien zijn deze oude kassasystemen vatbaarder voor gegevensverlies in geval van water- of andere externe schade, hebben zij minder gegevenscapaciteit en kunnen zij geen flexibele rapporten genereren. Ze hebben ook minder geïntegreerde functies dan de meer geavanceerde cloudgebaseerde kassasystemen.
Kies de juiste POS-dienstverlener
Om de rompslomp te elimineren, kiezen veel bedrijfseigenaren ervoor om dienstverleners het juiste gegevenssysteem te laten selecteren, ontwikkelen en installeren dat voldoet aan de behoeften van hun bedrijf. Veel gerenommeerde POS-leveranciers bieden ook aan om werknemers te trainen in het gebruik van het systeem, de POS in te stellen, en bieden doorlopend POS-onderhoud en klantenservice naast software-upgrades als onderdeel van een indrukwekkend pakket! Het is al moeilijk genoeg om een bedrijf te beheren. Laat de software-experts zorgen voor uw POS-oplossingen, zodat u dat niet hoeft te doen!
Wat is er nodig voor een POS-systeem?
Point of Sales-oplossingen bestaan uit zowel hardware als software die het beste bij het bedrijf passen. Dit is belangrijk of u nu in een restaurant, supermarkt, boetiek of online ambachtelijk bedrijf zit.
POS-hardware
Een POS-systeem vereist een station om de hardware te plaatsen of te huisvesten, zelfs in het geval van een mobiele app die een bijlage kan vereisen zoals gebruikt bij het Square-platform.
Deze point-of-sale oplossing vereist ook een creditcardlezer (die mobiel kan zijn), een bonnengenerator, een monitor of terminal display, een kassalade en een barcodescanner voor prijsgegevens.
POS-software
Een standaard point-of-sale app voor een winkel vereist software functies zoals voorraadbeheer, verkoop tracker, beveiligde betaling gateway, rapportage, en data-analyse software tool, en een systeem voor het bijhouden, aanpassen en beheren van prijsgegevens. Echter, om de juiste POS software oplossing te selecteren, zal het type bedrijf een factor moeten zijn.
Bedrijfsmodel overwegingen
Een retailbedrijf dat zowel online als offline (fysieke winkel) opereert, kan een veelzijdige mobiele kassa-oplossing nodig hebben voor zijn online winkel. De functies van de kassa-oplossing zullen de ondernemer in staat stellen transacties te verwerken met behulp van mobiele apparaten, waardoor het bedrijf meer flexibiliteit krijgt voor mobiele betalingsverwerking. Dit bedrijfsmodel vereist up-to-date kassasoftware en -hardware voor het mobiele platform, compatibele apparaten en een online verbinding die een naadloze integratie mogelijk maakt.
Een uitsluitend online zakelijk kassasysteem vereist software en hardware die voldoet aan de behoeften van zowel de klant als de detailhandel zelf. POS-functies kunnen een mobiele betalingsgateway omvatten, waarbij klanten de autonomie hebben om hun cloudgebaseerde transacties voor online aankopen te faciliteren, zoals met Shopify.
Een fysieke winkel zoals een supermarkt kan zelfbedienings-POS-systemen nodig hebben om de wachttijd in de winkel te verkorten, snellere transacties mogelijk te maken en de behoefte aan extra personeel te verminderen. Bovendien kunnen zij een POS-terminal nodig hebben met een gemakkelijk leesbaar scherm dat naar de klant is gericht, zodat deze zijn aankopen kan bijhouden.
Echter, pizza restaurant, bijvoorbeeld, kan prioriteit geven aan een POS mobiele bestellen app oplossing voor haar klanten die hen in staat stellen om hun transacties online te vergemakkelijken, en ook een keuken display systeem voor restaurant POS systemen om de inventaris te beheren voor klanten.
Hoe POS-systeem stap voor stap gebruiken?
Bestelling ontvangen
Of het nu gaat om mobiel, zelfbediening of web-based, een van de meest basale functies van de POS-oplossing is het ontvangen van de bestelling van de klant en het registreren van de verkoop. Dit wordt in het systeem ingevoerd via een online oplossing, een cloud-gebaseerde POS-app of een on-premise legacy POS. Bij het invoeren van de bestelling wordt de transactie vastgelegd in de software voor het POS data management systeem.
Betaling ontvangen
Het POS-betalingsproces begint zodra de bestelling is gelogd en de klant heeft aangegeven een aankoop te willen doen. De betaling wordt verwerkt via contant geld, cadeaukaarten, creditcard of via de online mobiele gateway van het POS-systeem. Het bedrag van de transactie wordt ook door de software van deze POS-oplossingen geregistreerd.
Klantgegevens opslaan
Informatie over de datum van de transactie, de gebruikte betaaloplossing en de details van de aankoop van de klant worden opgeslagen op de kassa. Dit is handig in geval van eventuele problemen zoals retourzendingen. Naast algemene informatie slaat de kassa gegevens over de klant op, zoals naam of ID, gebruikte cadeaukaarten, beheer van het klantenbindingsprogramma en de ontvangen verkoop of dienst.
Ontvangstbewijs genereren
Er wordt een kassabon gegenereerd voor de klant, waarbij het bewijs van de transactie door de POS-oplossingen wordt opgeslagen in de database voor het bedrijf. Dit helpt bij het genereren van nauwkeurige verkooprapporten wanneer dat nodig is.
Voorraadbeheer
De nodige POS aanpassingen worden gedaan aan de voorraadniveaus door middel van voorraadbeheer. Op deze manier kan het bedrijf de beschikbare voorraad bijhouden op basis van het aantal transacties van die dag.
Verkooprapporten genereren
Met behulp van de opgeslagen POS verkoopgegevens kan de ondernemer rapporten genereren die waardevolle bedrijfsinzichten geven. Deze POS-verkooprapporten bieden gegevens over voorraadbeheer, klantentrouwprogramma's, personeelsbeheer, gegenereerde cadeaukaarten, personeelsbeheerplanning en belastinginformatie.
Hoe maak ik een POS-rapport?
POS-rapporten worden gemaakt door de in het POS-systeem opgeslagen gegevens te analyseren en te gebruiken om waardevolle zakelijke inzichten te genereren. Deze POS-rapporten bevatten voorraadbeheer, klantentrouwprogramma's, personeelsbeheer en verkoopgegevens om deze inzichten te genereren. Afhankelijk van het soort rapporten dat u wilt genereren, kunnen verschillende matrices worden gebruikt. Deze POS-rapporten omvatten:
Personeelsbeheer
Als u de gegevens van de POS-software voor personeelsbeheer vergelijkt met het aantal verkopen, krijgt u waardevolle inzichten in de best verkopende werknemer voor een bepaalde periode of in het algemeen. Deze werknemersrapporten kunnen waardevolle gegevens opleveren over de best en slechtst presterende werknemers tijdens een bepaald kwartaal. De POS-software kan ook informatie genereren over de vraag of er extra personeel nodig is of dat er te veel werknemers op een bepaalde afdeling zijn.
Uit deze rapporten kan belangrijke informatie over de salarissen van werknemers worden gehaald en vergeleken met het verkoopvolume of het aantal gewerkte uren. Deze informatie kan worden gebruikt als leidraad voor de personeelsplanning en de toewijzing van diensten. De inzichten uit de gegevens die in deze rapporten worden gegenereerd zijn ook van invloed op beslissingen over personeelsbeheer, zoals beloning, commissies en het aannemen of ontslaan van een werknemer.
Productverkoop
Voorraadbeslissingen worden ook beïnvloed door de analyse van POS-verkoopgegevens. POS-software kan rapporten genereren over de best verkopende of slechtst verkopende producten door gegevens van verkoop en inventaris te analyseren. Deze rapporten kunnen waardevolle informatie verschaffen over de best verkopende producten in een bepaalde verkoopperiode en zelfs de exacte variabele van het product identificeren. De inventarisgegevens die uit deze POS-verkooprapporten worden gegenereerd, vormen de leidraad voor beslissingen inzake voorraadbeheer, aangezien de bedrijfseigenaar beslist of hij een artikel dat het slecht doet, uit de handel neemt of de bestelling verdubbelt voor een voorraad die extreem snel wordt verkocht.
Klantenbeheer
Waardevolle klant management informatie kan worden verkregen uit de POS data analyse software functies. Dit omvat het aantal aankopen van een klant in een bepaalde periode of speciale dagen voor programma's voor klantenwaardering. Deze gegevens helpen bij het beheren van klantloyaliteitsprogramma's en het creëren van klantbeheerstrategieën door de gewoonten en voorkeuren van uw klanten te volgen.
Deze kassasoftware geeft inzicht in hun meest favoriete betaalopties, koopdagen en favoriete producten. Dit kan zelfs leiden tot prijsbeslissingen, aangezien het bedrijf ervoor kan kiezen om aangepaste prijsopties te creëren op basis van het bestedingsgedrag van terugkerende VIP-klanten. Op deze manier wordt effectief klantenbeheer een belangrijk kenmerk van het gebruik van POS-oplossingen. Deze POS-gegevensrijke aanpak verhoogt de loyaliteit van uw klanten en zorgt ook voor meer omzet voor uw bedrijf.
Conclusie
Investeren in de juiste POS software en hardware dienstverlener zal uw bedrijf helpen naar het volgende niveau te groeien.
