Ứng dụng Point-of-Sale (POS) là một trong những hệ thống phần mềm quan trọng nhất trong một doanh nghiệp và thường được đặt tại 'điểm' hoặc vị trí nơi các giao dịch diễn ra. Các tính năng chính của giải pháp điểm bán hàng bao gồm duy trì hồ sơ chính xác về các giao dịch đến và đi do doanh nghiệp thực hiện hàng ngày.
Chúng bao gồm tiền mặt, séc và các khoản thanh toán điện tử như thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ, đồng thời phát hành các khoản thanh toán như vậy bằng cách xuất biên lai cho khách hàng.
Dữ liệu POS này được sử dụng để tạo báo cáo và cung cấp cho doanh nghiệp những hiểu biết kinh doanh có giá trị về lập lịch trình của nhân viên, quản lý hàng tồn kho, dòng tiền và phân tích dữ liệu bán hàng quan trọng. Trong thời buổi hiện đại này, một hệ thống phần mềm điểm bán hàng hiệu quả đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp là điều hoàn toàn cần thiết!
Tầm quan trọng của ứng dụng POS
Trong một thời gian dài, chúng ta đã quen với việc nhìn thấy các loại hệ thống POS khác nhau tại cơ sở trong kinh doanh bán lẻ. Ai có thể quên được âm thanh “ka-ching” ồn ào nhưng hoài cổ được tạo ra từ các cơ sở truyền thống, quầy thu ngân hoặc tại cửa hàng bán lẻ truyền thống yêu thích của chúng ta? Những máy bán hàng này có thể đơn giản như một trong những hệ thống POS kế thừa cồng kềnh được sử dụng tại doanh nghiệp nhỏ do gia đình sở hữu thông thường hoặc trạm xăng trong khu phố thân thiện của bạn. Hệ thống POS kế thừa hoạt động tại chỗ, không di động, lưu trữ dữ liệu trên ổ cứng hệ thống và rất khó tích hợp với các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác.
Các hệ thống POS kế thừa này không phù hợp với các hệ thống phần mềm điểm bán hàng tự phục vụ phức tạp hơn được sử dụng tại các cửa hàng bán lẻ lớn hơn, chẳng hạn như nhượng quyền siêu thị. Phần mềm, phần cứng và các thành phần khác được sử dụng để tạo hệ thống POS với các tính năng nâng cao này phức tạp hơn hệ thống điểm bán hàng cơ bản. Máy POS tự phục vụ cho phép khách hàng bán lẻ tự do quản lý các giao dịch và thanh toán của họ mà không cần đến thu ngân. Vào thời kỳ đỉnh điểm của đại dịch COVID, các hệ thống điểm bán hàng như vậy là vô giá vì chúng cho phép người mua và người bán tiếp xúc tối thiểu.
Tại sao hệ thống ứng dụng POS là tương lai?
Thậm chí các giải pháp quản lý điểm bán hàng trên thiết bị di động tiên tiến hơn, chẳng hạn như hệ thống POS bán lẻ Miva Merchant và Square, đã tăng cường các tính năng, chẳng hạn như quản lý hàng tồn kho, báo cáo và đầu đọc thẻ tín dụng di động. Phần mềm POS này tạo điều kiện cho các giao dịch di động dễ dàng trên nền tảng di động Android và iOS. Một trong những tính năng chính của hệ thống POS này là nó dễ dàng tích hợp với các thiết bị di động như điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng để cho phép giao dịch ở mọi nơi! Ngoài ra, ứng dụng POS này dễ dàng hỗ trợ các chương trình khách hàng thân thiết, quản lý nhân viên và xử lý thanh toán di động chỉ với kết nối internet, thiết bị và nền tảng POS di động. Các hệ thống điểm bán hàng này cũng giúp quản lý hàng tồn kho khi đang di chuyển và quản lý điểm bán hàng đa năng để cung cấp cho các chủ doanh nghiệp bán lẻ các giải pháp POS đáng tin cậy.
Ví dụ về POS là gì?
Các ví dụ chính về hệ điều hành POS hiện nay là:
- Mùa xuân
- Redbubble
- In
- Shopify
- Cửa hàng bán lẻ
- Cửa hàng thương mại điện tử
Các cửa hàng Thương mại điện tử, chẳng hạn như Spring, Redbubble và Printful, sử dụng hệ thống POS bán lẻ dựa trên web sử dụng mặt tiền cửa hàng ảo, điều này rất cần thiết, được thực hiện cho chủ doanh nghiệp mà không cần thêm các thành phần phần cứng POS. Các hệ thống POS này tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch bán lẻ qua internet và bao gồm các tính năng như thanh toán an toàn, giao diện chương trình khách hàng thân thiết mạnh mẽ và dung lượng lớn hơn để lưu trữ dữ liệu khách hàng. Trên thực tế, hệ thống POS dựa trên đám mây đơn giản hóa các giao dịch kinh doanh trực tuyến mà không cần chủ doanh nghiệp phải xây dựng các thành phần điểm bán hàng hoặc mua phần mềm điểm bán hàng.
Gã khổng lồ thương mại điện tử bán lẻ trực tuyến Shopify là một ví dụ khác về hệ thống POS di động dựa trên đám mây, sử dụng mặt tiền cửa hàng ảo cho khách hàng. Một trong những tính năng chính của nó bao gồm hệ thống POS trực tuyến sẵn sàng sử dụng, quản lý chương trình khách hàng thân thiết, tích hợp liền mạch trên các nền tảng ảo, ứng dụng di động cho các giải pháp POS động và thậm chí là một nhóm dịch vụ khách hàng trực tuyến chuyên dụng để giải quyết các vấn đề. POS dựa trên đám mây di động giúp các doanh nhân dễ dàng hơn. Họ có thể dễ dàng tạo báo cáo POS, quản lý khoảng không quảng cáo, lưu trữ dữ liệu khách hàng và nhận thông tin chi tiết có giá trị về doanh nghiệp mà không cần kiến thức kỹ thuật về phần mềm điểm bán hàng, phần cứng hoặc hệ thống xử lý thanh toán di động.
Làm cách nào để tạo một ứng dụng POS?
Khi bạn đã quyết định tạo ra các hệ thống POS đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, bạn sẽ cần xem xét một số yếu tố quan trọng trước khi bắt đầu xây dựng các giải pháp hệ thống điểm bán hàng.
Đánh giá nhu cầu POS của doanh nghiệp
Để tạo ra hệ thống POS phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn, trước tiên bạn sẽ cần đánh giá nhu cầu của doanh nghiệp mình. Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp bạn sở hữu, phần mềm, phần cứng và tính năng POS của nó sẽ khác nhau. Nếu bạn muốn tạo hệ thống POS cho ngành kinh doanh thực phẩm, chẳng hạn như hệ thống POS nhà hàng, bạn sẽ cần phần cứng và phần mềm bổ sung khác với cửa hàng bán lẻ thông thường, chẳng hạn như cửa hàng quần áo.
Việc quản lý khách hàng của doanh nghiệp bạn có phụ thuộc nhiều vào việc sử dụng thẻ quà tặng POS cho chương trình khách hàng thân thiết không? Cửa hàng bán lẻ của bạn chỉ hoạt động trực tuyến, cửa hàng chỉ có vị trí cửa hàng thực hay hoạt động như một hình thức kinh doanh bán lẻ kết hợp (kết hợp cả trực tuyến và ngoại tuyến)? Bạn sẽ chọn cách điều hành quản lý nhân viên và theo dõi hoạt động bán hàng của nhóm như thế nào? Rõ ràng là trước khi bạn bắt đầu xây dựng hệ thống điểm bán hàng, cần cân nhắc kỹ lưỡng nhu cầu kinh doanh trong các giải pháp POS trực giao với các tính năng phù hợp nhất.
Chọn phần cứng và phần mềm POS phù hợp
Bây giờ bạn đã thu hẹp phần mềm, phần cứng và các tính năng mà doanh nghiệp của bạn cần, bạn sẽ cần chọn kết hợp phù hợp của các giải pháp POS này cho doanh nghiệp của mình. Giải pháp POS bạn chọn sẽ phụ thuộc vào loại thiết lập POS bạn muốn có. Ví dụ: bạn sẽ cần bao nhiêu nhà bếp hiển thị hoặc điểm hệ thống đặt hàng tại chỗ POS cho một doanh nghiệp nhà hàng so với một doanh nghiệp in theo yêu cầu trực tuyến có thể yêu cầu nhiều phần mềm dựa trên đám mây hơn mà ít chú trọng hơn vào phần cứng.
Ngân sách cho hệ thống POS
Loại giải pháp phần cứng & phần mềm POS được phát triển sẽ phụ thuộc vào ngân sách của bạn. Số tiền bạn chi cho dự án POS và có được nhóm phát triển phù hợp hoặc giải pháp DIY sẵn sàng là tùy thuộc vào bạn! Hãy nhớ rằng kết quả và tính năng của các hệ thống POS này sẽ khác nhau tùy thuộc vào mức độ bạn đầu tư vào việc tạo ra chúng. Bạn cũng sẽ phải tính đến chi phí quản lý của nó, liệu có hỗ trợ công nghệ liên tục, phát triển phần mềm, tích hợp trên các nền tảng di động và dựa trên web hay không, cũng như liệu hệ thống POS của bạn có thể hỗ trợ nâng cấp định kỳ hay không.
Một số doanh nghiệp có thể chọn các giải pháp di động POS làm sẵn hoặc các chương trình tự làm đòi hỏi đầu tư trước ít hơn về thời gian, ngoại trừ các nhiệm vụ như tải sản phẩm lên hệ thống POS để tạo điều kiện quản lý hàng tồn kho. Những người khác có thể chọn tiếp tục sử dụng hệ thống POS cũ của họ, bất chấp khó khăn trong việc nâng cấp phần mềm, phần cứng cồng kềnh và dễ bị nhiễm vi-rút. Ngoài ra, các hệ thống POS kế thừa này dễ bị mất dữ liệu hơn trong trường hợp có nước hoặc các hư hỏng bên ngoài khác, có ít dung lượng dữ liệu hơn và không thể tạo báo cáo linh hoạt. Chúng cũng có ít tính năng tích hợp hơn so với các hệ thống POS dựa trên đám mây tiên tiến hơn.
Chọn nhà cung cấp dịch vụ POS phù hợp
Để loại bỏ sự phức tạp, nhiều chủ doanh nghiệp chọn yêu cầu các nhà cung cấp dịch vụ lựa chọn, phát triển và cài đặt hệ thống dữ liệu phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp họ. Nhiều nhà cung cấp POS có uy tín cũng đề nghị đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống, thiết lập POS và cung cấp dịch vụ khách hàng và bảo trì POS liên tục ngoài việc nâng cấp phần mềm như một phần của gói ấn tượng! Thật khó để quản lý một doanh nghiệp. Cho phép các chuyên gia phần mềm chăm sóc các giải pháp POS của bạn, vì vậy bạn không cần phải làm như vậy!
Cần những gì cho một hệ thống POS?
Các giải pháp bán hàng bao gồm cả phần cứng và phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng cho dù bạn đang kinh doanh nhà hàng, siêu thị, cửa hàng bán lẻ hay kinh doanh hàng thủ công trực tuyến.
Phần cứng POS
Hệ thống POS yêu cầu một trạm để đặt hoặc chứa phần cứng, ngay cả trong trường hợp ứng dụng dành cho thiết bị di động có thể yêu cầu tệp đính kèm như được sử dụng với nền tảng Square.
Giải pháp điểm bán hàng này cũng yêu cầu đầu đọc thẻ tín dụng (có thể di động), trình tạo biên lai, màn hình hoặc màn hình hiển thị thiết bị đầu cuối, ngăn kéo đựng tiền và máy quét mã vạch để lấy dữ liệu giá cả.
Phần mềm POS
Một ứng dụng điểm bán hàng tiêu chuẩn cho một cửa hàng bán lẻ sẽ yêu cầu các tính năng phần mềm như quản lý hàng tồn kho, trình theo dõi bán hàng, cổng thanh toán an toàn, báo cáo và công cụ phần mềm phân tích dữ liệu cũng như hệ thống để theo dõi, điều chỉnh và quản lý dữ liệu giá cả. Tuy nhiên, để lựa chọn giải pháp phần mềm POS phù hợp, loại hình kinh doanh sẽ cần là một yếu tố.
Cân nhắc Mô hình Kinh doanh
Một doanh nghiệp bán lẻ hoạt động cả trực tuyến và ngoại tuyến (cửa hàng thực), có thể cần một giải pháp POS di động đa năng cho cửa hàng trực tuyến của mình. Các tính năng của giải pháp điểm bán hàng sẽ cho phép chủ doanh nghiệp xử lý các giao dịch bằng thiết bị di động, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc xử lý thanh toán di động. Mô hình kinh doanh này sẽ yêu cầu phần mềm và phần cứng POS cập nhật cho nền tảng di động, thiết bị tương thích và kết nối trực tuyến cho phép tích hợp liền mạch.
Một hệ thống POS dành riêng cho doanh nghiệp trực tuyến sẽ yêu cầu phần mềm và phần cứng đáp ứng nhu cầu của cả khách hàng ngoài chính doanh nghiệp bán lẻ. Các tính năng của POS có thể bao gồm việc có cổng thanh toán di động, nơi khách hàng có quyền tự chủ để tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch dựa trên đám mây của họ để mua hàng trực tuyến, chẳng hạn như với Shopify.
Một cửa hàng truyền thống như siêu thị có thể yêu cầu hệ thống POS tự phục vụ để cắt giảm thời gian xếp hàng tại cửa hàng, tạo điều kiện giao dịch nhanh hơn và giảm nhu cầu bổ sung nhân viên. Ngoài ra, họ có thể cần một thiết bị đầu cuối POS có màn hình hiển thị dễ đọc đối diện với khách hàng, để họ có thể theo dõi các giao dịch mua của mình.
Tuy nhiên, nhà hàng pizza, chẳng hạn, có thể ưu tiên giải pháp ứng dụng đặt hàng trên thiết bị di động POS cho khách hàng của mình để cho phép họ tạo điều kiện giao dịch trực tuyến và cũng có hệ thống hiển thị trong bếp cho hệ thống POS nhà hàng để quản lý hàng tồn kho cho khách hàng.
Làm thế nào để sử dụng hệ thống POS từng bước?
Nhận đơn đặt hàng
Cho dù di động, tự phục vụ hay dựa trên web, một trong những tính năng cơ bản nhất của giải pháp POS là nhận đơn đặt hàng từ khách hàng và ghi lại doanh thu. Điều này được nhập vào hệ thống thông qua giải pháp trực tuyến, ứng dụng POS dựa trên đám mây hoặc POS kế thừa tại chỗ. Khi nhập lệnh, giao dịch được ghi lại trong phần mềm của hệ thống quản lý dữ liệu POS.
Nhận thanh toán
Quá trình thanh toán qua POS bắt đầu sau khi đơn đặt hàng được ghi và khách hàng đã cho biết mong muốn mua hàng. Việc thanh toán được thực hiện thông qua tiền mặt, thẻ quà tặng, thẻ tín dụng hoặc qua cổng di động trực tuyến của hệ thống POS. Số tiền của giao dịch cũng được phần mềm ghi lại trên các giải pháp POS này.
Lưu trữ dữ liệu khách hàng
Thông tin về ngày giao dịch, giải pháp thanh toán được sử dụng và chi tiết mua hàng của khách hàng được lưu trữ trên máy POS. Điều này rất hữu ích trong trường hợp có bất kỳ vấn đề nào như trả lại hàng. Ngoài thông tin chung, POS còn ghi lại dữ liệu về khách hàng, chẳng hạn như tên hoặc ID, thẻ quà tặng đã sử dụng, quản lý chương trình khách hàng thân thiết và doanh số hoặc dịch vụ đã nhận được.
Tạo biên nhận
Biên lai bán hàng được tạo cho khách hàng với bằng chứng về giao dịch được các giải pháp POS lưu trữ trong cơ sở dữ liệu cho doanh nghiệp. Điều này sẽ hỗ trợ tạo ra các báo cáo bán hàng chính xác khi cần thiết.
Quản lý hàng tồn kho
Các điều chỉnh POS cần thiết được thực hiện đối với các mức tồn kho bằng cách quản lý hàng tồn kho. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể theo dõi lượng hàng tồn kho dựa trên số lượng giao dịch trong ngày.
Tạo Báo cáo Bán hàng
Sử dụng dữ liệu bán hàng POS đã được lưu trữ, chủ sở hữu doanh nghiệp có thể tạo các báo cáo cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về doanh nghiệp. Các báo cáo bán hàng POS này cung cấp dữ liệu về quản lý hàng tồn kho, chương trình khách hàng thân thiết, quản lý nhân viên, tạo thẻ quà tặng, lập lịch quản lý nhân viên và thông tin thuế.
Làm cách nào để tạo báo cáo POS?
Báo cáo POS được thực hiện bằng cách phân tích dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống POS và sử dụng nó để tạo ra những thông tin chi tiết có giá trị về doanh nghiệp. Các báo cáo POS này kết hợp quản lý hàng tồn kho, chương trình khách hàng thân thiết, quản lý nhân viên và dữ liệu bán hàng để tạo ra những thông tin chi tiết này. Tùy thuộc vào loại báo cáo bạn muốn tạo, các ma trận khác nhau có thể được sử dụng. Các báo cáo POS này bao gồm:
Quản lý nhân sự
Tham khảo chéo dữ liệu phần mềm POS quản lý nhân viên với số lượng bán hàng sẽ mang lại thông tin chi tiết có giá trị về nhân viên bán chạy nhất trong một khoảng thời gian cụ thể hoặc tổng thể. Các báo cáo của nhân viên này có thể cung cấp dữ liệu có giá trị về những nhân viên có hiệu suất tốt nhất và kém nhất trong một quý cụ thể. Phần mềm POS cũng có thể tạo ra thông tin về việc có cần bổ sung nhân viên hay không hoặc có quá nhiều nhân viên trong một bộ phận cụ thể hay không.
Thông tin quan trọng về lương của nhân viên có thể được thu thập từ các báo cáo này và được tham chiếu chéo so với khối lượng bán hàng hoặc số giờ làm việc. Vì Thông tin này có thể được sử dụng để hướng dẫn lập kế hoạch quản lý nhân viên và phân công ca làm việc. Thông tin chi tiết từ dữ liệu được tạo trong các báo cáo này cũng ảnh hưởng đến các quyết định quản lý nhân viên như thù lao, hoa hồng và tuyển dụng hoặc sa thải nhân viên.
Bán sản phẩm
Các quyết định về hàng tồn kho cũng bị ảnh hưởng bởi việc phân tích dữ liệu bán hàng POS. Phần mềm POS có thể tạo báo cáo về các sản phẩm bán chạy nhất hoặc bán kém nhất bằng cách phân tích dữ liệu từ doanh số bán hàng và hàng tồn kho. Các báo cáo này có thể cung cấp thông tin có giá trị về các sản phẩm bán chạy nhất trong một giai đoạn bán hàng cụ thể và xác định cả biến chính xác của sản phẩm. Dữ liệu hàng tồn kho được tạo từ các báo cáo bán hàng POS này hướng dẫn các quyết định quản lý hàng tồn kho, vì chủ doanh nghiệp quyết định xem có nên ngừng một mặt hàng đang hoạt động kém hay tăng gấp đôi đơn đặt hàng đối với hàng tồn kho đang di chuyển cực nhanh hay không.
Quản lý khách hàng
Thông tin quản lý khách hàng có giá trị có thể được lấy từ các tính năng của phần mềm phân tích dữ liệu POS. Điều này bao gồm số lần mua hàng mà khách hàng đã thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể hoặc những ngày đặc biệt cho các chương trình tri ân khách hàng. Dữ liệu này giúp ích khi quản lý các chương trình khách hàng thân thiết và tạo chiến lược quản lý khách hàng bằng cách theo dõi thói quen và sở thích của khách hàng của bạn.
Phần mềm POS này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các tùy chọn thanh toán, ngày mua sắm và sản phẩm được ưu tiên nhất của họ. Điều này thậm chí có thể hướng dẫn các quyết định về giá vì doanh nghiệp có thể chọn tạo các tùy chọn đặt giá tùy chỉnh dựa trên thói quen chi tiêu của khách hàng VIP định kỳ. Bằng cách này, quản lý khách hàng hiệu quả trở thành một đặc điểm chính của việc sử dụng các giải pháp POS. Cách tiếp cận giàu dữ liệu POS này làm tăng lòng trung thành của khách hàng và cũng thúc đẩy doanh số bán hàng nhiều hơn cho doanh nghiệp của bạn.
Sự kết luận
Đầu tư vào đúng nhà cung cấp dịch vụ phần mềm và phần cứng POS sẽ giúp doanh nghiệp của bạn phát triển lên một tầm cao mới.
