Le applicazioni POS (Point-of-Sale) sono uno dei sistemi software più importanti di un'azienda e sono solitamente collocate nel "punto" o luogo in cui avvengono le transazioni. Le caratteristiche principali delle soluzioni per i punti vendita includono il mantenimento di registrazioni accurate delle transazioni in entrata e in uscita effettuate quotidianamente dall'azienda.
Queste includono pagamenti in contanti, assegni e pagamenti elettronici, come carte di credito e di debito, oltre a rilasciare una ricevuta al cliente.
I dati del POS vengono utilizzati per generare report e fornire all'azienda preziose informazioni sulla programmazione dei dipendenti, sulla gestione dell'inventario, sul flusso di cassa e sull'analisi dei dati di vendita. In questa epoca moderna, un sistema software efficiente per il punto vendita che soddisfi le esigenze dell'azienda è una necessità assoluta!
L'importanza dell'applicazione POS
Per molto tempo siamo stati abituati a vedere diversi tipi di sistemi POS in sede nel settore della vendita al dettaglio. Chi può dimenticare il suono forte ma nostalgico del "ka-ching" emesso dai locali tradizionali, dal registratore di cassa o dal nostro negozio al dettaglio "brick-and-mortar" preferito? Queste macchine per la gestione dei punti vendita possono essere semplici come uno di quegli ingombranti sistemi POS tradizionali utilizzati nella normale piccola impresa a conduzione familiare o nell'amichevole stazione di servizio di quartiere. I sistemi POS tradizionali sono on-premise, non sono mobili, memorizzano i dati sul disco rigido del sistema e sono molto difficili da integrare con altri software di gestione aziendale.
Questi sistemi POS non sono all'altezza dei più sofisticati sistemi software per punti vendita self-service utilizzati nei punti vendita più grandi, come i supermercati in franchising. Il software, l'hardware e gli altri componenti utilizzati per creare sistemi POS con queste funzioni avanzate sono più complessi di un sistema di punto vendita di base. Un POS self-service consente ai clienti del commercio al dettaglio di gestire le proprie transazioni e di effettuare il checkout senza la necessità di un cassiere fisico. All'apice della pandemia di COVID, questi sistemi di punti vendita sono stati preziosi perché hanno permesso un contatto minimo tra acquirenti e venditori.
Perché il sistema POS Apps è il futuro?
Le soluzioni di gestione dei punti vendita mobili più avanzate, come i sistemi POS Miva Merchant e Square, sono dotate di maggiori funzionalità, come la gestione dell'inventario, i report e un lettore di carte di credito mobile. Questo software POS facilita le transazioni mobili su piattaforme mobili Android e iOS. Una delle caratteristiche principali di questo sistema POS è la facilità con cui si integra con i dispositivi mobili come smartphone o tablet per consentire le transazioni ovunque! Inoltre, questa applicazione POS facilita i programmi di fidelizzazione dei clienti, la gestione dei dipendenti e l'elaborazione dei pagamenti mobili con una semplice connessione a Internet, un dispositivo e una piattaforma POS mobile. Questi sistemi POS aiutano anche a gestire l'inventario in movimento e a gestire in modo versatile il punto vendita, per fornire ai proprietari di attività al dettaglio soluzioni POS affidabili.
Qual è un esempio di POS?
I principali esempi di sistemi operativi POS oggi sono:
- Spring
- Redbubble
- Stampa
- Shopify
- Negozi al dettaglio
- Negozi di commercio elettronico
I negozi di e-commerce, come Spring, Redbubble e Printful, utilizzano sistemi POS per la vendita al dettaglio basati sul web che utilizzano una vetrina virtuale, che è essenziale, fatta per il proprietario dell'azienda senza la necessità di componenti hardware POS aggiuntivi. Questi sistemi POS facilitano le transazioni di vendita al dettaglio via Internet e includono funzioni come il checkout sicuro, una solida interfaccia per i programmi fedeltà e una maggiore capacità di memorizzare i dati dei clienti. In effetti, i sistemi POS basati su cloud semplificano le transazioni commerciali online senza che l'imprenditore debba costruire componenti per il punto vendita o acquistare software per il punto vendita.
Il gigante dell'e-commerce online Shopify è un altro esempio di sistema POS mobile basato sul cloud, che utilizza una vetrina virtuale per i clienti. Tra le sue caratteristiche principali vi sono un sistema POS online pronto all'uso, la gestione del programma fedeltà, la perfetta integrazione tra piattaforme virtuali, un'app mobile per soluzioni POS dinamiche e persino un team di assistenza clienti online dedicato per risolvere i problemi. Un POS mobile basato su cloud semplifica le cose agli imprenditori. Possono generare facilmente rapporti sul POS, gestire l'inventario, memorizzare i dati dei clienti e ricevere preziose informazioni commerciali senza avere conoscenze tecniche di software per punti vendita, hardware o sistemi di elaborazione dei pagamenti mobili.
Come si crea un'applicazione POS?
Una volta deciso di creare sistemi POS che soddisfino le esigenze della vostra azienda, dovrete prendere in considerazione alcuni fattori importanti prima di iniziare a creare soluzioni per i sistemi point-of-sale.
Valutare le esigenze POS dell'azienda
Per creare i sistemi POS più adatti alla vostra attività, dovrete innanzitutto valutare le esigenze della vostra azienda. A seconda del tipo di azienda, il software, l'hardware e le caratteristiche del POS variano. Se desiderate creare sistemi POS per il settore alimentare, come i sistemi POS per ristoranti, avrete bisogno di hardware e software aggiuntivi, diversi da quelli di un normale negozio al dettaglio, come una boutique di abbigliamento.
La gestione dei clienti della vostra attività dipenderà in larga misura dall'uso di carte regalo POS per il programma di fidelizzazione dei clienti? Il vostro negozio al dettaglio è solo online, ha solo un negozio fisico o opera come un'attività di vendita al dettaglio ibrida (mix di online e offline)? Come sceglierete di amministrare la gestione dei dipendenti e di tenere traccia delle performance di vendita del vostro team? È chiaro che prima di iniziare a costruire sistemi di punti vendita, occorre considerare attentamente le esigenze aziendali per ortologare le soluzioni POS con le caratteristiche più adatte.
Scegliere il giusto hardware e software POS
Ora che avete ristretto il campo del software, dell'hardware e delle funzionalità di cui la vostra azienda ha bisogno, dovrete selezionare il giusto mix di queste soluzioni POS per la vostra attività. La scelta della soluzione POS dipende dal tipo di configurazione POS che si desidera avere. Ad esempio, il numero di cucine o di punti di ordinazione POS on-premise di cui avrete bisogno per un'attività di ristorazione rispetto a quella di un'attività di stampa online su richiesta, che potrebbe richiedere più software basati su cloud con meno enfasi sull'hardware.
Budget per il sistema POS
Il tipo di soluzione hardware e software sviluppata per il POS dipenderà dal vostro budget. L'importo da spendere per il progetto POS e per trovare il giusto team di sviluppo o una soluzione fai-da-te già pronta dipende da voi! Tenete presente che i risultati e le caratteristiche di questi sistemi POS varieranno in base al livello di investimento nella loro creazione. Dovrete anche considerare i costi di gestione, l'eventuale assistenza tecnica continua, lo sviluppo del software, l'integrazione con piattaforme mobili e web e la possibilità di effettuare aggiornamenti periodici del sistema POS.
Alcune aziende possono optare per soluzioni POS mobili già pronte o per programmi fai-da-te che richiedono un minore investimento iniziale di tempo, tranne che per attività come il caricamento dei prodotti nel sistema POS per facilitare la gestione dell'inventario. Altri possono scegliere di continuare a utilizzare i loro sistemi POS tradizionali, nonostante la difficoltà di ottenere aggiornamenti del software, l'hardware scomodo e la suscettibilità ai virus. Inoltre, questi sistemi POS tradizionali sono più inclini alla perdita di dati in caso di acqua o altri danni esterni, hanno una capacità di dati inferiore e non sono in grado di generare report flessibili. Hanno anche meno funzioni integrate rispetto ai più avanzati sistemi POS basati su cloud.
Scegliere il giusto fornitore di servizi POS
Per eliminare i problemi, molti imprenditori scelgono di affidare ai fornitori di servizi la selezione, lo sviluppo e l'installazione del sistema dati più adatto alle esigenze della loro attività. Molti fornitori di POS affermati offrono anche la formazione dei dipendenti per l'utilizzo del sistema, la configurazione del POS, la manutenzione continua del POS e l'assistenza ai clienti, oltre agli aggiornamenti del software, come parte di un pacchetto impressionante! È già abbastanza difficile gestire un'attività. Lasciate che gli esperti di software si occupino delle vostre soluzioni POS, in modo che non dobbiate farlo voi!
Cosa serve per un sistema POS?
Le soluzioni per i punti vendita comprendono sia l'hardware che il software più adatto all'attività. Questo è importante sia che si tratti di ristoranti, supermercati, boutique al dettaglio o attività artigianali online.
Hardware POS
Un sistema POS richiede una postazione in cui collocare o alloggiare l'hardware, anche nel caso di un'applicazione mobile che può richiedere un allegato come nel caso della piattaforma Square.
Questa soluzione per il punto vendita richiede anche un lettore di carte di credito (che può essere mobile), un generatore di ricevute, un monitor o un terminale, un cassetto per i contanti e uno scanner di codici a barre per i dati relativi ai prezzi.
Software POS
Un'applicazione POS standard per un negozio al dettaglio richiede funzionalità software come la gestione dell'inventario, il tracker delle vendite, un gateway di pagamento sicuro, uno strumento software per la creazione di rapporti e l'analisi dei dati e un sistema per tenere traccia, regolare e gestire i dati sui prezzi. Tuttavia, per selezionare la giusta soluzione software POS, è necessario considerare il tipo di azienda.
Considerazioni sul modello di business
Un'attività di vendita al dettaglio che opera sia online che offline (negozio fisico) può aver bisogno di una soluzione POS mobile versatile per il suo negozio online. Le caratteristiche della soluzione POS consentiranno all'imprenditore di elaborare le transazioni tramite dispositivi mobili, offrendo all'azienda una maggiore flessibilità nell'elaborazione dei pagamenti mobili. Questo modello di business richiederà software e hardware POS aggiornati per la piattaforma mobile, dispositivi compatibili e una connessione online che consenta un'integrazione perfetta.
Un sistema POS per attività commerciali esclusivamente online richiede software e hardware che soddisfino le esigenze del cliente e dell'attività di vendita al dettaglio. Le caratteristiche del POS possono includere un gateway di pagamento mobile, dove i clienti hanno l'autonomia di facilitare le loro transazioni basate su cloud per gli acquisti online, come nel caso di Shopify.
Un negozio brick-and-mortar, come un supermercato, può avere bisogno di sistemi POS self-service per ridurre i tempi di attesa in coda al negozio, facilitare le transazioni più veloci e ridurre la necessità di personale aggiuntivo. Inoltre, potrebbe essere necessario un terminale POS con uno schermo di facile lettura rivolto verso il cliente, in modo che possa tenere traccia dei suoi acquisti.
Tuttavia, una pizzeria, ad esempio, potrebbe dare la priorità a un'applicazione POS per ordinazioni mobili che consenta ai clienti di facilitare le transazioni online, nonché a un sistema di visualizzazione della cucina per i sistemi POS dei ristoranti per gestire l'inventario per i clienti.
Come utilizzare il sistema POS passo dopo passo?
Ricevere l'ordine
Che sia mobile, self-service o basato sul web, una delle caratteristiche fondamentali della soluzione POS è quella di ricevere l'ordine dal cliente e registrare le vendite. L'ordine viene inserito nel sistema tramite una soluzione online, un'applicazione POS basata su cloud o un POS tradizionale in sede. Quando si inserisce l'ordine, la transazione viene registrata nel software del sistema di gestione dei dati POS.
Ricezione del pagamento
Il processo di pagamento del POS inizia una volta che l'ordine è stato registrato e il cliente ha espresso il desiderio di effettuare l'acquisto. Il pagamento viene effettuato in contanti, con carte regalo, carte di credito o tramite il gateway mobile online del sistema POS. Anche l'importo della transazione viene registrato dal software di queste soluzioni POS.
Memorizzazione dei dati del cliente
Nel POS vengono memorizzate informazioni sulla data della transazione, sulla soluzione di pagamento utilizzata e sui dettagli dell'acquisto del cliente. Questo è utile in caso di problemi come i resi. Oltre alle informazioni generali, il POS registra i dati relativi al cliente, come il nome o il documento d'identità, le carte regalo utilizzate, la gestione del programma di fidelizzazione dei clienti e le vendite o i servizi ricevuti.
Generazione dello scontrino
La ricevuta di vendita viene generata per il cliente e la prova della transazione viene memorizzata dalle soluzioni POS nel database dell'azienda. Questo aiuterà a generare rapporti di vendita accurati quando necessario.
Gestione dell'inventario
Le necessarie regolazioni POS vengono apportate ai livelli delle scorte tramite la gestione dell'inventario. In questo modo, l'azienda può tenere traccia delle scorte disponibili in base al numero di transazioni della giornata.
Generazione di rapporti sulle vendite
Utilizzando i dati di vendita POS memorizzati, il proprietario dell'azienda può generare rapporti che forniscono preziose informazioni commerciali. Questi rapporti sulle vendite POS forniscono dati sulla gestione dell'inventario, sui programmi di fidelizzazione dei clienti, sulla gestione dei dipendenti, sulle carte regalo generate, sulla pianificazione della gestione del personale e sulle informazioni fiscali.
Come si crea un rapporto POS?
I rapporti POS vengono realizzati analizzando i dati memorizzati nel sistema POS e utilizzandoli per generare preziose informazioni commerciali. Questi rapporti POS incorporano la gestione dell'inventario, i programmi di fidelizzazione dei clienti, la gestione dei dipendenti e i dati di vendita per generare questi approfondimenti. A seconda del tipo di report che si desidera generare, è possibile utilizzare matrici diverse. I rapporti POS comprendono:
Gestione dei dipendenti
Incrociando i dati del software POS sulla gestione dei dipendenti con il numero di vendite si ottengono informazioni preziose sul dipendente che ha venduto di più in un determinato periodo o in generale. Questi rapporti sui dipendenti possono fornire dati preziosi sui dipendenti con le migliori e le peggiori prestazioni in un determinato trimestre. Il software POS può anche generare informazioni sulla necessità di aumentare il personale o sul numero eccessivo di dipendenti in un determinato reparto.
Da questi report si possono ricavare informazioni importanti sui salari dei dipendenti, da incrociare con il volume delle vendite o le ore lavorate. Queste informazioni possono essere utilizzate per guidare la pianificazione della gestione del personale e l'assegnazione dei turni. Le informazioni ricavate dai dati generati da questi report influiscono anche sulle decisioni di gestione dei dipendenti, come la retribuzione, le commissioni e l'assunzione o il licenziamento di un dipendente.
Vendite di prodotti
Anche le decisioni relative all'inventario sono influenzate dall'analisi dei dati di vendita dei POS. Il software POS può generare rapporti sui prodotti più o meno venduti analizzando i dati delle vendite e dell'inventario. Questi rapporti possono fornire informazioni preziose sui prodotti più venduti in un particolare periodo di vendita e identificare anche la variabile esatta del prodotto. I dati di inventario generati da questi rapporti di vendita POS guidano le decisioni di gestione dell'inventario, in quanto il proprietario dell'azienda decide se interrompere un articolo che sta andando male o raddoppiare l'ordine per un inventario che si sta muovendo molto velocemente.
Gestione dei clienti
Le funzioni del software di analisi dei dati POS consentono di ottenere preziose informazioni sulla gestione dei clienti. Ad esempio, il numero di acquisti effettuati da un cliente in un periodo specifico o i giorni speciali per i programmi di apprezzamento dei clienti. Questi dati sono utili per la gestione dei programmi di fidelizzazione dei clienti e per la creazione di strategie di gestione dei clienti, grazie al monitoraggio delle loro abitudini e preferenze.
Il software POS fornisce informazioni sulle opzioni di pagamento, sui giorni di acquisto e sui prodotti preferiti dai clienti. Questo può anche guidare le decisioni sui prezzi, in quanto l'azienda può decidere di creare opzioni di prezzo personalizzate in base alle abitudini di spesa dei clienti VIP ricorrenti. In questo modo, la gestione efficace dei clienti diventa una caratteristica fondamentale dell'utilizzo delle soluzioni POS. Questo approccio ricco di dati aumenta la fedeltà dei clienti e incrementa le vendite dell'azienda.
Conclusione
Investire nel giusto software POS e nel giusto fornitore di servizi hardware aiuterà la vostra attività a crescere al livello successivo.
