تصميم سير العمل هو إنشاء خطة تحدد الخطوات اللازمة لإكمال مهمة أو سلسلة من المهام. يمكن تصميم مهام سير العمل للمشاريع الفردية أو إجراؤها كجزء من إجراءات التشغيل القياسية للمؤسسة. في كلتا الحالتين ، يعد تصميم سير العمل أمرًا بالغ الأهمية لضمان إكمال المهام بكفاءة وفعالية.

كيف تصمم سير العمل؟

لا توجد إجابة واحدة تناسب الجميع على هذا السؤال ، لأن أفضل طريقة لتصميم سير العمل ستختلف حسب احتياجات مؤسستك المحددة. ومع ذلك ، هناك بعض المبادئ العامة التي يمكنك وضعها في الاعتبار عند إنشاء تصميم سير عمل.

  • أولاً ، تأكد من أن سير العمل الخاص بك مصمم لتحقيق أهداف عمل محددة. اسأل نفسك عما تريد أن يحققه سير عملك ، ثم حدد الخطوات اللازمة للوصول إلى هذا الهدف.
  • ثانيًا ، اجعل سير عملك بسيطًا قدر الإمكان. كلما كان سير العمل أكثر تعقيدًا ، زادت صعوبة إدارته وصيانته. حاول تبسيط عمليتك من خلال التخلص من الخطوات غير الضرورية.
  • ثالثًا ، ضع في اعتبارك استخدام برنامج سير العمل لأتمتة العملية الخاصة بك. يمكن أن يساعد برنامج سير العمل في التخلص من الأخطاء وتحسين الكفاءة من خلال تنفيذ المهام تلقائيًا وفقًا للقواعد المحددة الخاصة بك.
  • رابعًا ، تأكد من أن سير عملك مرن بما يكفي لاستيعاب التغييرات. نظرًا لأن عملك يحتاج إلى التغيير ، فمن المحتمل أن تحتاج إلى تعديل سير العمل وفقًا لذلك. تأكد من أن التصميم الخاص بك قابل للتكيف بحيث يمكن تعديله بسهولة حسب الحاجة.
  • أخيرًا ، اختبر سير عملك قبل تنفيذه. جرب عمليتك مع مجموعة صغيرة من المستخدمين للتأكد من أنها تعمل على النحو المتوقع. سيساعد هذا في ضمان انتقال سلس عند طرح سير العمل الخاص بك إلى بقية مؤسستك.

ما هي المكونات الأساسية الثلاثة لسير العمل؟

هناك ثلاثة مكونات رئيسية لسير العمل:

  1. مهام
  2. محفزات
  3. إشعارات
  • المهام هي الخطوات الفردية التي يجب إكمالها لتحقيق الهدف.
  • المشغلات هي أحداث أو شروط تبدأ مهمة ، والإعلامات عبارة عن رسائل تخبر الأشخاص عند اكتمال المهمة أو أنها قيد التقدم.

تعمل هذه المكونات الثلاثة معًا على إنشاء نظام يساعد الأشخاص على العمل بكفاءة وفعالية أكبر. من خلال أتمتة المهام وتوفير التحديثات في الوقت المناسب ، يمكن أن يساعد سير العمل في تقليل التوتر وتحسين الإنتاجية.

ما هي عملية سير العمل؟

عملية سير العمل هي سلسلة من المهام الضرورية لإكمال عنصر عمل معين. في كثير من الحالات ، يتم بدء عملية سير العمل بواسطة حدث ، مثل وصول طلب عميل جديد. قد يؤدي الأفراد أو المجموعات المختلفة المهام في عملية سير العمل ، والتي يمكن تنفيذها في تسلسل محدد. يمكن تمثيل عمليات سير العمل بشكل مرئي من خلال المخططات الانسيابية أو الرسوم البيانية الأخرى.

workflow processes

هناك العديد من الأنواع المختلفة لعمليات سير العمل ، تتفاوت بشكل كبير في التعقيد. تتضمن بعض أمثلة عمليات سير العمل معالجة الطلبات وتطوير المنتجات والحملات التسويقية. بشكل عام ، كلما كانت عملية سير العمل أكثر تعقيدًا ، زادت الحاجة إلى الأتمتة والتنسيق بين المهام المختلفة.

يمكن إدارة عمليات سير العمل يدويًا أو من خلال استخدام أدوات البرامج. في بعض الحالات ، قد تكون عملية سير العمل مؤتمتة بالكامل ، حيث يتم تنفيذ جميع المهام بواسطة أجهزة الكمبيوتر. في حالات أخرى ، يمكنك أتمتة بعض الوظائف فقط في عملية سير العمل ، وقد تتطلب تدخلاً يدويًا في نقاط محددة.

فوائد عمليات سير العمل

تشمل فوائد استخدام عمليات سير العمل تحسين الكفاءة والإنتاجية وتقليل الأخطاء وإعادة العمل والتنسيق الأفضل بين الأقسام أو المجموعات المختلفة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد عمليات سير العمل في ضمان تنفيذ العمل بشكل متسق وفي الوقت المحدد. عند تنفيذها بشكل مناسب ، يمكن لعمليات سير العمل أن تحسن بشكل كبير من جودة العمل المنتج.

عوامل في الاعتبار

هناك العديد من العوامل التي يجب مراعاتها عند تصميم عمليات سير العمل. وتشمل هذه:

  1. أنواع المهام المتضمنة
  2. التسلسل الذي يجب القيام به
  3. الموارد المطلوبة
  4. كيف سيتم مراقبة العملية والتحكم فيها

من الضروري التأكد من أن عملية سير العمل مصممة لتلبية الاحتياجات المحددة للمؤسسة.

عند تصميم عمليات سير العمل ، غالبًا ما يكون استخدام نماذج العمليات أو أطر العمل الحالية مفيدًا. يمكن أن توفر نقطة بداية مفيدة لتصميم عملية سير العمل. في كثير من الحالات ، قد يكون من الممكن أيضًا تكييف نموذج عملية موجود مع الاحتياجات المحددة للمؤسسة.

بمجرد تصميم عملية سير العمل ، من الضروري تنفيذها بشكل فعال. وهذا يشمل ضمان تنفيذ جميع المهام في العملية بالتسلسل الصحيح والتنسيق المناسب. من الضروري أيضًا مراقبة العملية والتحكم فيها لضمان سيرها بسلاسة وإكمال عناصر العمل على الفور.

كيفية تنفيذ عمليات سير العمل

يمكن أن يكون تنفيذ عمليات سير العمل مهمة معقدة ، وغالبًا ما تكون أدوات البرامج المتخصصة ضرورية للمساعدة في ذلك. هناك العديد من أنواع البرامج المختلفة المتاحة ، ومن الضروري اختيار الجهاز المناسب لاحتياجات المؤسسة المحددة. في بعض الحالات ، قد يكون من الممكن استخدام تطبيقات البرامج الحالية ، مثل برامج إدارة المشاريع ، للمساعدة في تنفيذ عمليات سير العمل.

بمجرد تنفيذ عملية سير العمل ، من المهم مراقبتها ومراجعتها بانتظام. سيساعد هذا في ضمان سير العمل بسلاسة وتحديد أي مشاكل وتصحيحها بسرعة. من المهم أيضًا مواكبة التغييرات التنظيمية التي قد تؤثر على عملية سير العمل.

ما هي العلاقة بين سير العمل والتصميم الجيد؟

غالبًا ما يُساء فهم العلاقة بين سير العمل والتصميم. يعتقد الكثير من الناس أن التصميم الجيد هو كل ما يتعلق بجعل الأشياء تبدو جميلة ، ولكن الحقيقة هي أن التصميم الجيد يشمل أكثر بكثير من الجمال. يجب أن يأخذ التصميم الجيد أيضًا في الاعتبار تجربة المستخدم ووظائف المنتج ومدى سهولة استخدامه. يلعب سير العمل دورًا مهمًا في كل هذه المجالات.

  • عند تصميم منتج ما ، من الضروري مراعاة سير العمل - تسلسل الخطوات التي سيتخذها المستخدم لإكمال المهمة. يجب أن يكون الهدف هو جعل سير العمل بسيطًا وفعالًا قدر الإمكان. سيساعد المنتج المصمم جيدًا المستخدمين على إنجاز مهامهم بسرعة وسهولة ، بأقل قدر من الإحباط. في المقابل ، يمكن أن يكون المنتج السيئ التصميم مربكًا ومحبطًا ، مما يؤدي إلى تجربة مستخدم سيئة.
  • يعد سير العمل ضروريًا أيضًا عندما يتعلق الأمر بوظيفة المنتج. سيضمن سير العمل المصمم جيدًا أن جميع ميزات ووظائف المنتج تعمل معًا بسلاسة. في المقابل ، يمكن أن يتسبب سير العمل المصمم بشكل سيء في حدوث مشكلات وأخطاء ، مما يؤدي إلى منتج يصعب استخدامه.
  • أخيرًا ، يجب أن يأخذ التصميم الجيد بعين الاعتبار سهولة استخدام المنتج. سيكون المنتج المصمم جيدًا سهل الاستخدام من لحظة فتحه أو تثبيته. في المقابل ، يمكن أن يكون المنتج السيئ التصميم محيرًا وصعب الاستخدام ، مما يؤدي إلى الإحباط وحتى التخلي عنه.

ما هو الغرض من سير العمل؟

بمعنى آخر ، ما هو الهدف من العملية برمتها لإنجاز المشروع من البداية إلى النهاية؟ في حين أن سير العمل قد يكون مخيفًا في البداية ، إلا أنه يمكن أن يساعدك في الوصول إلى إنجاز رائع بشكل أسرع من أي وقت مضى. يدير المشاريع من خلال وضع مبادئ توجيهية وتحديد الإجراءات لكل مرحلة منفصلة بحيث يتم إكمال كل مهمة بترتيبها الصحيح.

كانت هناك العديد من النتائج الإيجابية للشركات التي طورت عملية سير عمل لأعمالها. أكبر ميزة لاستخدام عملية سير العمل هي أنها تتطلب من الجميع أن يكونوا في نفس الصفحة حول كيفية التعامل مع المشاريع. عندما تعمل شركتك بأكملها معًا لإنشاء سير عمل ، يعرف الجميع ما يفترض أن يفعلوه ، ويعرفون أنه من المفترض أن يفعلوا ذلك في الوقت الصحيح.

working-together

من الجيد فهم الخطوات المتبعة في إدارة سير العمل. وهي كالتالي: التخطيط والتنظيم والجدولة والتتبع ومراقبة الحالة والتقييم.

AppMaster: منصة تطوير بدون كود

AppMaster هو نظام أساسي للتطوير لا يحتوي على تعليمات برمجية يجعل إنشاء ونشر تطبيقات الويب والجوال أمرًا سهلاً. باستخدام AppMaster ، يمكنك إنشاء تطبيقات ذات خلفية قوية دون كتابة أي رمز. مع 22000 سطر من التعليمات البرمجية ، يوفر AppMaster نتائج أسهل وأرخص وأسرع. يمكنك إنشاء ويب قوي وتطبيقات جوال بكفاءة. إذا كنت تريد تصميمًا سريعًا وفعالًا لسير العمل ، فيمكنك استخدام AppMaster لذلك أيضًا. يتيح لك أتمتة العديد من المهام وإزالة العبء عن كتفك.