การออกแบบเวิร์กโฟลว์คือการสร้างแผนที่สรุปขั้นตอนที่จำเป็นในการทำงานหรือชุดของงานให้เสร็จสมบูรณ์ เวิร์กโฟลว์สามารถออกแบบสำหรับแต่ละโครงการหรือเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการดำเนินงานมาตรฐานขององค์กร ไม่ว่าในกรณีใด การออกแบบเวิร์กโฟลว์มีความสำคัญอย่างยิ่งในการรับรองว่างานจะเสร็จสมบูรณ์อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

คุณออกแบบเวิร์กโฟลว์อย่างไร

ไม่มีคำตอบเดียวสำหรับคำถามนี้ เนื่องจากวิธีที่ดีที่สุดในการออกแบบเวิร์กโฟลว์จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะขององค์กรของคุณ อย่างไรก็ตาม มีหลักการทั่วไปบางประการที่คุณพึงระลึกไว้เสมอเมื่อสร้างการออกแบบเวิร์กโฟลว์

  • ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวิร์กโฟลว์ของคุณได้รับการออกแบบเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง ถามตัวคุณเองว่าคุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์ของคุณบรรลุผลสำเร็จ จากนั้นร่างขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อบรรลุเป้าหมายนั้น
  • ประการที่สอง ให้ขั้นตอนการทำงานของคุณเรียบง่ายที่สุด ยิ่งเวิร์กโฟลว์ซับซ้อนมากเท่าใด การจัดการและบำรุงรักษาก็จะยิ่งยากขึ้นเท่านั้น พยายามปรับปรุงกระบวนการของคุณโดยตัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออก
  • ประการที่สาม พิจารณาใช้ ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์เพื่อทำให้ กระบวนการของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์สามารถช่วยขจัดข้อผิดพลาดและปรับปรุงประสิทธิภาพโดยดำเนินงานตามกฎที่คุณกำหนดโดยอัตโนมัติ
  • ประการที่สี่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวิร์กโฟลว์ของคุณมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะรองรับการเปลี่ยนแปลง เมื่อความต้องการทางธุรกิจของคุณเปลี่ยนไป คุณอาจจะต้องปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ของคุณให้สอดคล้องกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการออกแบบของคุณปรับเปลี่ยนได้เพื่อให้สามารถปรับเปลี่ยนได้ง่ายตามต้องการ
  • สุดท้าย ทดสอบเวิร์กโฟลว์ของคุณก่อนที่จะนำไปใช้ ลองใช้กระบวนการของคุณกับผู้ใช้กลุ่มเล็กๆ เพื่อให้แน่ใจว่าทำงานได้ตามที่คาดไว้ การดำเนินการนี้จะช่วยให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่นเมื่อคุณนำเวิร์กโฟลว์ของคุณไปใช้กับส่วนอื่นๆ ขององค์กร

องค์ประกอบพื้นฐาน 3 ประการของเวิร์กโฟลว์คืออะไร

มีสามองค์ประกอบหลักของเวิร์กโฟลว์:

  1. งาน
  2. ทริกเกอร์
  3. การแจ้งเตือน
  • งานคือแต่ละขั้นตอนที่ต้องทำให้เสร็จเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
  • ทริกเกอร์คือเหตุการณ์หรือเงื่อนไขที่เริ่มต้นงาน และการแจ้งเตือนคือข้อความที่แจ้งให้ผู้อื่นทราบเมื่องานเสร็จสิ้นหรือกำลังดำเนินการ

องค์ประกอบทั้งสามนี้ร่วมกันสร้างระบบที่ช่วยให้ผู้คนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น เวิร์กโฟลว์สามารถช่วยลดความเครียดและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้ด้วยการทำให้งานเป็นอัตโนมัติและให้การอัปเดตทันเวลา

กระบวนการเวิร์กโฟลว์คืออะไร?

กระบวนการเวิร์กโฟลว์คือชุดของงานที่จำเป็นในการทำรายการงานเฉพาะให้เสร็จสมบูรณ์ ในหลายกรณี กระบวนการเวิร์กโฟลว์เริ่มต้นโดยเหตุการณ์ เช่น การมาถึงของใบสั่งใหม่ของลูกค้า บุคคลหรือกลุ่มต่างๆ อาจปฏิบัติงานในกระบวนการเวิร์กโฟลว์ ซึ่งอาจดำเนินการในลำดับเฉพาะ กระบวนการเวิร์กโฟลว์สามารถแสดงเป็นภาพผ่านผังงานหรือไดอะแกรมอื่นๆ

workflow processes

กระบวนการเวิร์กโฟลว์มีหลายประเภท ซึ่งแตกต่างกันไปตามความซับซ้อน ตัวอย่างกระบวนการเวิร์กโฟลว์บางส่วน ได้แก่ การประมวลผลใบสั่ง การพัฒนาผลิตภัณฑ์ และการส่งเสริมการขายทางการตลาด โดยทั่วไป ยิ่งขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ซับซ้อนมากเท่าใด ความต้องการระบบอัตโนมัติและการประสานงานระหว่างงานต่างๆ ก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

กระบวนการเวิร์กโฟลว์สามารถจัดการได้ด้วยตนเองหรือผ่านการใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์ ในบางกรณี กระบวนการเวิร์กโฟลว์อาจเป็นแบบอัตโนมัติโดยสมบูรณ์ โดยงานทั้งหมดดำเนินการโดยคอมพิวเตอร์ ในกรณีอื่นๆ คุณอาจทำให้ฟังก์ชันบางอย่างในกระบวนการเวิร์กโฟลว์เป็นแบบอัตโนมัติเท่านั้น และอาจต้องมีการแทรกแซงด้วยตนเองในบางจุด

ประโยชน์ของกระบวนการเวิร์กโฟลว์

ประโยชน์ของการใช้กระบวนการเวิร์กโฟลว์ ได้แก่ ประสิทธิภาพและผลผลิตที่ดีขึ้น ลดข้อผิดพลาดและการทำงานซ้ำ และการประสานงานที่ดีขึ้นระหว่างแผนกหรือกลุ่มต่างๆ นอกจากนี้ กระบวนการเวิร์กโฟลว์ยังช่วยให้แน่ใจว่างานดำเนินไปอย่างสม่ำเสมอและตรงเวลา เมื่อนำไปใช้อย่างเหมาะสม กระบวนการเวิร์กโฟลว์สามารถปรับปรุงคุณภาพของงานที่ผลิตได้อย่างมาก

ปัจจัยที่ต้องพิจารณา

มีหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณาเมื่อออกแบบกระบวนการเวิร์กโฟลว์ เหล่านี้รวมถึง:

  1. ประเภทของงานที่เกี่ยวข้อง
  2. ลำดับที่ต้องดำเนินการ
  3. ทรัพยากรที่จำเป็น
  4. กระบวนการจะถูกตรวจสอบและควบคุมอย่างไร

สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่ากระบวนการเวิร์กโฟลว์ได้รับการออกแบบเพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะขององค์กร

เมื่อออกแบบกระบวนการเวิร์กโฟลว์ การใช้โมเดลกระบวนการหรือ เฟรมเวิ ร์กที่มีอยู่มักมีประโยชน์ สิ่งเหล่านี้สามารถเป็นจุดเริ่มต้นที่มีประโยชน์สำหรับการออกแบบกระบวนการเวิร์กโฟลว์ ในหลายกรณี อาจเป็นไปได้ที่จะปรับรูปแบบกระบวนการที่มีอยู่ให้เข้ากับความต้องการเฉพาะขององค์กร

เมื่อออกแบบกระบวนการเวิร์กโฟลว์แล้ว สิ่งสำคัญคือต้องดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบให้แน่ใจว่างานทั้งหมดในกระบวนการดำเนินการตามลำดับที่ถูกต้องและมีการประสานงานอย่างเพียงพอ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบและควบคุมกระบวนการเพื่อให้มั่นใจว่าดำเนินไปอย่างราบรื่นและรายการงานจะเสร็จทันท่วงที

วิธีการใช้กระบวนการเวิร์กโฟลว์

การใช้กระบวนการเวิร์กโฟลว์อาจเป็นงานที่ซับซ้อน และเครื่องมือซอฟต์แวร์เฉพาะทางมักจำเป็นเพื่อช่วยในเรื่องนี้ มีซอฟต์แวร์หลายประเภทให้เลือก และจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเลือกอุปกรณ์ที่เหมาะสมกับความต้องการเฉพาะขององค์กร ในบางกรณี อาจเป็นไปได้ที่จะใช้แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เพื่อช่วยในการปรับใช้กระบวนการเวิร์กโฟลว์

เมื่อนำกระบวนการเวิร์กโฟลว์ไปใช้แล้ว การตรวจสอบและทบทวนเป็นประจำเป็นสิ่งสำคัญ สิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าการทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีการระบุและแก้ไขปัญหาใด ๆ อย่างรวดเร็ว สิ่งสำคัญคือต้องติดตามการเปลี่ยนแปลงขององค์กรที่อาจส่งผลกระทบต่อกระบวนการเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์กับการออกแบบที่ดีมีความสัมพันธ์กันอย่างไร?

ความสัมพันธ์ระหว่างเวิร์กโฟลว์และการออกแบบมักถูกเข้าใจผิด หลายคนคิดว่าการออกแบบที่ดีนั้นเกี่ยวกับการทำให้สิ่งต่างๆ ดูสวยงาม แต่ความจริงก็คือการออกแบบที่ดีครอบคลุมมากกว่าความสวยงาม การออกแบบที่ดีต้องคำนึงถึง ประสบการณ์ของผู้ใช้ ฟังก์ชันของผลิตภัณฑ์ และความง่ายในการใช้งาน เวิร์กโฟลว์มีบทบาทสำคัญในด้านเหล่านี้ทั้งหมด

  • เมื่อออกแบบผลิตภัณฑ์ สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาเวิร์กโฟลว์ ซึ่งเป็นลำดับขั้นตอนที่ผู้ใช้จะดำเนินการเพื่อให้งานสำเร็จ เป้าหมายควรทำให้เวิร์กโฟลว์ง่ายและมีประสิทธิภาพมากที่สุด ผลิตภัณฑ์ที่ออกแบบมาอย่างดีจะช่วยให้ผู้ใช้ทำงานให้สำเร็จได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย โดยมีความยุ่งยากน้อยที่สุด ในทางตรงกันข้าม ผลิตภัณฑ์ที่ออกแบบมาไม่ดีอาจสร้างความสับสนและน่าหงุดหงิด ซึ่งนำไปสู่ประสบการณ์การใช้งานที่ไม่ดี
  • เวิร์กโฟลว์ยังมีความสำคัญเมื่อพูดถึงฟังก์ชันการทำงานของผลิตภัณฑ์ เวิร์กโฟลว์ที่ออกแบบมาอย่างดีจะช่วยให้มั่นใจว่าคุณลักษณะและฟังก์ชันทั้งหมดของผลิตภัณฑ์ทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ในทางตรงกันข้าม เวิร์กโฟลว์ที่ออกแบบมาไม่ดีอาจทำให้เกิดปัญหาและข้อผิดพลาด ส่งผลให้ผลิตภัณฑ์ใช้งานยาก
  • ประการสุดท้าย การออกแบบที่ดีต้องคำนึงถึงความสะดวกในการใช้งานของผลิตภัณฑ์ ผลิตภัณฑ์ที่ออกแบบมาอย่างดีจะใช้งานได้ง่ายตั้งแต่เปิดหรือติดตั้ง ในทางตรงกันข้าม ผลิตภัณฑ์ที่ออกแบบมาไม่ดีอาจทำให้เกิดความสับสนและใช้งานยาก ซึ่งนำไปสู่ความยุ่งยากและแม้แต่การละทิ้ง

จุดประสงค์ของเวิร์กโฟลว์คืออะไร?

กล่าวอีกนัยหนึ่ง อะไรคือจุดสำคัญของกระบวนการทั้งหมดในการทำให้โครงการเสร็จสิ้นตั้งแต่ต้นจนจบ? แม้ว่าเวิร์กโฟลว์อาจดูน่ากลัวในตอนแรก แต่ก็สามารถช่วยให้คุณบรรลุผลสำเร็จที่ยอดเยี่ยมได้เร็วกว่าที่เคยเป็นมา จัดการโครงการโดยการกำหนดแนวทางและสรุปขั้นตอนสำหรับแต่ละขั้นตอนแยกกัน เพื่อให้งานทุกอย่างเสร็จสิ้นตามลำดับที่เหมาะสม

มีผลลัพธ์เชิงบวกมากมายสำหรับธุรกิจที่ได้พัฒนากระบวนการเวิร์กโฟลว์สำหรับธุรกิจของตน ข้อดีที่ใหญ่ที่สุดของการใช้กระบวนการเวิร์กโฟลว์คือต้องการให้ทุกคนเข้าใจตรงกันว่าควรจัดการโครงการอย่างไร เมื่อทั้งบริษัทของคุณทำงานร่วมกันเพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ ทุกคนรู้ว่าควรทำอะไร และรู้ว่าควรทำในเวลาที่ถูกต้อง

working-together

เป็นเรื่องดีที่จะเข้าใจขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเวิร์กโฟลว์ ดังต่อไปนี้: การวางแผน การจัดระเบียบ การจัดตารางเวลา การติดตาม การตรวจสอบสถานะ และการประเมิน

AppMaster: แพลตฟอร์มการพัฒนาแบบไม่ใช้โค้ด

AppMaster เป็นแพลตฟอร์ม การพัฒนาแบบไม่ต้องใช้โค้ด ที่ทำให้การสร้างและปรับใช้แอพมือถือและเว็บเป็นเรื่องง่าย ด้วย AppMaster คุณสามารถสร้างแอปด้วยแบ็กเอนด์ที่มีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องเขียนโค้ดใดๆ ด้วยโค้ด 22,000 บรรทัด AppMaster ให้ผลลัพธ์ที่ง่ายขึ้น ถูกลง และเร็วขึ้น คุณสามารถสร้างเว็บที่ทรงพลังรวมถึงแอปพลิเคชันมือถือได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากคุณต้องการการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ คุณสามารถใช้ AppMaster ได้เช่นกัน ช่วยให้คุณทำงานหลายอย่างโดยอัตโนมัติและไม่ต้องแบกรับภาระใดๆ