ওয়ার্কফ্লো ডিজাইন এমন একটি পরিকল্পনা তৈরি করছে যা একটি টাস্ক বা সিরিজের কাজগুলি সম্পূর্ণ করার জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলির রূপরেখা দেয়। ওয়ার্কফ্লোগুলি পৃথক প্রকল্পের জন্য ডিজাইন করা যেতে পারে বা একটি সংস্থার স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতির অংশ হিসাবে তৈরি করা যেতে পারে। উভয় ক্ষেত্রেই, কর্মপ্রবাহ নকশাটি নিশ্চিত করতে গুরুত্বপূর্ণ যে কার্যগুলি দক্ষতার সাথে এবং কার্যকরভাবে সম্পন্ন হয়েছে।
আপনি কিভাবে একটি কর্মপ্রবাহ ডিজাইন করবেন?
এই প্রশ্নের কোনো এক-আকার-ফিট-সমস্ত উত্তর নেই, কারণ একটি ওয়ার্কফ্লো ডিজাইন করার সর্বোত্তম উপায় আপনার প্রতিষ্ঠানের নির্দিষ্ট চাহিদার উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হবে। যাইহোক, কিছু সাধারণ নীতি আছে যা আপনি একটি ওয়ার্কফ্লো ডিজাইন তৈরি করার সময় মনে রাখতে পারেন।
- প্রথমত, নিশ্চিত করুন যে আপনার কর্মপ্রবাহ নির্দিষ্ট ব্যবসায়িক লক্ষ্য অর্জনের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন যে আপনি আপনার কর্মপ্রবাহটি কী সম্পন্ন করতে চান, এবং তারপর সেই লক্ষ্যে পৌঁছানোর জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলি ম্যাপ করুন।
- দ্বিতীয়ত, আপনার কর্মপ্রবাহকে যতটা সম্ভব সহজ রাখুন। একটি কর্মপ্রবাহ যত জটিল হবে, পরিচালনা এবং রক্ষণাবেক্ষণ করা তত কঠিন হবে। অপ্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলি বাদ দিয়ে আপনার প্রক্রিয়াটিকে প্রবাহিত করার চেষ্টা করুন।
- তৃতীয়ত, আপনার প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করতে ওয়ার্কফ্লো সফ্টওয়্যার ব্যবহার করার কথা বিবেচনা করুন। ওয়ার্কফ্লো সফ্টওয়্যার আপনার নির্দিষ্ট নিয়ম অনুসারে স্বয়ংক্রিয়ভাবে কাজগুলি সম্পাদন করে ত্রুটিগুলি দূর করতে এবং দক্ষতা উন্নত করতে সহায়তা করতে পারে।
- চতুর্থত, নিশ্চিত করুন যে আপনার কর্মপ্রবাহ পরিবর্তনগুলি মিটমাট করার জন্য যথেষ্ট নমনীয়। আপনার ব্যবসার পরিবর্তনের প্রয়োজন হিসাবে, আপনাকে সম্ভবত সেই অনুযায়ী আপনার কর্মপ্রবাহ পরিবর্তন করতে হবে। নিশ্চিত করুন যে আপনার নকশা অভিযোজিত হয় যাতে এটি প্রয়োজন অনুসারে সহজেই সামঞ্জস্য করা যায়।
- অবশেষে, এটি বাস্তবায়ন করার আগে আপনার কর্মপ্রবাহ পরীক্ষা করুন। এটি প্রত্যাশা অনুযায়ী কাজ করে তা নিশ্চিত করতে ব্যবহারকারীদের একটি ছোট গোষ্ঠীর সাথে আপনার প্রক্রিয়াটি ব্যবহার করে দেখুন। এটি একটি মসৃণ রূপান্তর নিশ্চিত করতে সাহায্য করবে যখন আপনি আপনার কর্মপ্রবাহকে আপনার প্রতিষ্ঠানের বাকি অংশে নিয়ে যাবেন।
কর্মপ্রবাহের 3টি মৌলিক উপাদান কী কী?
কর্মপ্রবাহের তিনটি প্রধান উপাদান রয়েছে:
- কাজ
- ট্রিগার
- বিজ্ঞপ্তি
- টাস্ক হল স্বতন্ত্র পদক্ষেপ যা একটি লক্ষ্য অর্জনের জন্য সম্পূর্ণ করতে হবে।
- ট্রিগার হল ইভেন্ট বা শর্ত যা একটি কাজ শুরু করে, এবং বিজ্ঞপ্তি হল এমন বার্তা যা লোকেদের জানিয়ে দেয় যখন একটি কাজ সম্পন্ন হয়েছে বা চলছে।
একসাথে, এই তিনটি উপাদান একটি সিস্টেম তৈরি করে যা মানুষকে আরও দক্ষতার সাথে এবং কার্যকরভাবে কাজ করতে সহায়তা করে। কাজগুলি স্বয়ংক্রিয় করে এবং সময়মত আপডেট প্রদান করে, একটি কর্মপ্রবাহ চাপ কমাতে এবং উত্পাদনশীলতা উন্নত করতে সহায়তা করতে পারে।
একটি কর্মপ্রবাহ প্রক্রিয়া কি?
একটি ওয়ার্কফ্লো প্রক্রিয়া একটি নির্দিষ্ট কাজের আইটেম সম্পূর্ণ করার জন্য প্রয়োজনীয় কাজের একটি সিরিজ। অনেক ক্ষেত্রে, একটি ওয়ার্কফ্লো প্রক্রিয়া একটি ইভেন্ট দ্বারা শুরু হয়, যেমন একটি নতুন গ্রাহক অর্ডারের আগমন। বিভিন্ন ব্যক্তি বা গোষ্ঠী কর্মপ্রবাহ প্রক্রিয়ায় কাজগুলি সম্পাদন করতে পারে, যা একটি নির্দিষ্ট ক্রমানুসারে সম্পন্ন করা যেতে পারে। কর্মপ্রবাহ প্রক্রিয়াগুলি ফ্লোচার্ট বা অন্যান্য ডায়াগ্রামের মাধ্যমে দৃশ্যমানভাবে উপস্থাপন করা যেতে পারে।
বিভিন্ন ধরণের ওয়ার্কফ্লো প্রসেস রয়েছে, জটিলতায় যথেষ্ট পরিবর্তিত। কিছু ওয়ার্কফ্লো প্রক্রিয়া উদাহরণের মধ্যে রয়েছে অর্ডার প্রক্রিয়াকরণ, পণ্য বিকাশ এবং বিপণন প্রচারাভিযান। সাধারণভাবে, কর্মপ্রবাহ প্রক্রিয়া যত বেশি জটিল, বিভিন্ন কাজের মধ্যে অটোমেশন এবং সমন্বয়ের প্রয়োজন তত বেশি।
ওয়ার্কফ্লো প্রক্রিয়াগুলি ম্যানুয়ালি বা সফ্টওয়্যার সরঞ্জাম ব্যবহারের মাধ্যমে পরিচালনা করা যেতে পারে। কিছু ক্ষেত্রে, একটি কর্মপ্রবাহ প্রক্রিয়া সম্পূর্ণরূপে স্বয়ংক্রিয় হতে পারে, সমস্ত কাজ কম্পিউটার দ্বারা সঞ্চালিত হয়। অন্যান্য ক্ষেত্রে, আপনি কর্মপ্রবাহ প্রক্রিয়ার মধ্যে শুধুমাত্র কিছু ফাংশন স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন, এবং তাদের নির্দিষ্ট পয়েন্টে ম্যানুয়াল হস্তক্ষেপের প্রয়োজন হতে পারে।
কর্মপ্রবাহ প্রক্রিয়ার সুবিধা
ওয়ার্কফ্লো প্রক্রিয়াগুলি ব্যবহারের সুবিধাগুলির মধ্যে রয়েছে উন্নত দক্ষতা এবং উত্পাদনশীলতা, হ্রাস ত্রুটি এবং পুনরায় কাজ, এবং বিভিন্ন বিভাগ বা গোষ্ঠীর মধ্যে আরও ভাল সমন্বয়। এছাড়াও, ওয়ার্কফ্লো প্রক্রিয়াগুলি কাজটি ধারাবাহিকভাবে এবং সময়মতো করা হয় তা নিশ্চিত করতে সাহায্য করতে পারে। যথাযথভাবে বাস্তবায়িত হলে, কর্মপ্রবাহ প্রক্রিয়াগুলি উত্পাদিত কাজের গুণমানকে উল্লেখযোগ্যভাবে উন্নত করতে পারে।
বিবেচনা করার কারণগুলি
ওয়ার্কফ্লো প্রসেস ডিজাইন করার সময় বেশ কিছু বিষয় বিবেচনা করতে হবে। এর মধ্যে রয়েছে:
- জড়িত কাজের প্রকার
- যে ক্রমানুসারে তাদের সঞ্চালন করা দরকার
- প্রয়োজনীয় সম্পদ
- কীভাবে প্রক্রিয়াটি নিরীক্ষণ ও নিয়ন্ত্রণ করা হবে
এটা নিশ্চিত করা অত্যাবশ্যক যে কর্মপ্রবাহ প্রক্রিয়াটি প্রতিষ্ঠানের নির্দিষ্ট চাহিদা মেটাতে ডিজাইন করা হয়েছে।
ওয়ার্কফ্লো প্রসেস ডিজাইন করার সময়, বিদ্যমান প্রসেস মডেল বা ফ্রেমওয়ার্ক ব্যবহার করা প্রায়ই সহায়ক। এগুলি কার্যপ্রবাহ প্রক্রিয়া নকশার জন্য একটি দরকারী সূচনা পয়েন্ট প্রদান করতে পারে। অনেক ক্ষেত্রে, সংস্থার নির্দিষ্ট প্রয়োজনের সাথে বিদ্যমান প্রক্রিয়া মডেলকে মানিয়ে নেওয়াও সম্ভব হতে পারে।
ওয়ার্কফ্লো প্রক্রিয়াটি একবার ডিজাইন করা হয়ে গেলে, এটি কার্যকরভাবে বাস্তবায়ন করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এই প্রক্রিয়ার সমস্ত কাজ সঠিক ক্রম এবং পর্যাপ্তভাবে সমন্বিত করা হয়েছে তা নিশ্চিত করা অন্তর্ভুক্ত। প্রক্রিয়াটি সুচারুভাবে চলছে এবং কাজের আইটেমগুলি অবিলম্বে সম্পন্ন হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য এটি নিরীক্ষণ এবং নিয়ন্ত্রণ করাও অপরিহার্য।
কিভাবে কর্মপ্রবাহ প্রক্রিয়া বাস্তবায়ন করতে হয়
ওয়ার্কফ্লো প্রক্রিয়াগুলি বাস্তবায়ন করা একটি জটিল কাজ হতে পারে এবং এটিতে সহায়তা করার জন্য প্রায়শই বিশেষজ্ঞ সফ্টওয়্যার সরঞ্জামগুলির প্রয়োজন হয়। বিভিন্ন ধরণের সফ্টওয়্যার উপলব্ধ রয়েছে এবং প্রতিষ্ঠানের নির্দিষ্ট প্রয়োজনের জন্য উপযুক্ত ডিভাইস নির্বাচন করা অপরিহার্য। কিছু ক্ষেত্রে, কার্যপ্রবাহ প্রক্রিয়া বাস্তবায়নে সহায়তা করার জন্য বিদ্যমান সফ্টওয়্যার অ্যাপ্লিকেশনগুলি, যেমন প্রকল্প পরিচালনা সফ্টওয়্যার ব্যবহার করা সম্ভব হতে পারে।
ওয়ার্কফ্লো প্রক্রিয়াটি একবার বাস্তবায়িত হয়ে গেলে, এটি নিয়মিত পর্যবেক্ষণ করা এবং পর্যালোচনা করা গুরুত্বপূর্ণ। এটি নিশ্চিত করতে সাহায্য করবে যে এটি মসৃণভাবে চলছে এবং যে কোনও সমস্যা চিহ্নিত করা হয়েছে এবং দ্রুত সংশোধন করা হয়েছে। কর্মপ্রবাহ প্রক্রিয়াকে প্রভাবিত করতে পারে এমন সাংগঠনিক পরিবর্তনগুলি সম্পর্কে অবগত রাখাও গুরুত্বপূর্ণ।
ওয়ার্কফ্লো এবং ভালো ডিজাইনের মধ্যে সম্পর্ক কী?
ওয়ার্কফ্লো এবং ডিজাইনের মধ্যে সম্পর্ক প্রায়ই ভুল বোঝাবুঝি হয়। অনেক লোক মনে করে যে ভাল নকশা জিনিসগুলিকে সুন্দর দেখায়, তবে সত্যটি হল যে ভাল নকশাটি নান্দনিকতার চেয়ে অনেক বেশি অন্তর্ভুক্ত। ভাল ডিজাইনকে অবশ্যই ব্যবহারকারীর অভিজ্ঞতা , পণ্যের কার্যকারিতা এবং এটি ব্যবহার করা কতটা সহজ তা বিবেচনা করতে হবে। কর্মপ্রবাহ এই সমস্ত ক্ষেত্রে একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে।
- একটি পণ্য ডিজাইন করার সময়, ওয়ার্কফ্লো বিবেচনা করা অত্যাবশ্যক - একটি কাজ সম্পূর্ণ করার জন্য ব্যবহারকারীর পদক্ষেপের ক্রম। লক্ষ্য হওয়া উচিত কর্মপ্রবাহকে যতটা সম্ভব সহজ এবং দক্ষ করে তোলা। একটি ভাল ডিজাইন করা পণ্য ব্যবহারকারীদের তাদের কাজগুলি দ্রুত এবং সহজে সম্পন্ন করতে সাহায্য করবে, ন্যূনতম হতাশার সাথে। বিপরীতে, একটি খারাপভাবে ডিজাইন করা পণ্য বিভ্রান্তিকর এবং হতাশাজনক হতে পারে, যা একটি দুর্বল ব্যবহারকারীর অভিজ্ঞতার দিকে পরিচালিত করে।
- একটি পণ্যের কার্যকারিতার ক্ষেত্রে ওয়ার্কফ্লোও অপরিহার্য। একটি ভাল-পরিকল্পিত কর্মপ্রবাহ নিশ্চিত করবে যে একটি পণ্যের সমস্ত বৈশিষ্ট্য এবং ফাংশন একত্রে নির্বিঘ্নে কাজ করে৷ বিপরীতে, একটি খারাপভাবে ডিজাইন করা ওয়ার্কফ্লো সমস্যা এবং ত্রুটির কারণ হতে পারে, যার ফলে একটি পণ্য ব্যবহার করা কঠিন।
- পরিশেষে, ভালো ডিজাইনের জন্য পণ্যের ব্যবহারের সহজতা বিবেচনা করতে হবে। একটি ভাল ডিজাইন করা পণ্যটি খোলা বা ইনস্টল করার মুহুর্ত থেকে ব্যবহার করা সহজ হবে। বিপরীতে, একটি খারাপভাবে ডিজাইন করা পণ্য বিভ্রান্তিকর এবং ব্যবহার করা কঠিন হতে পারে, যার ফলে হতাশা এবং এমনকি পরিত্যাগও হতে পারে।
কর্মপ্রবাহের উদ্দেশ্য কি?
অন্য কথায়, একটি প্রকল্পের শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত সম্পূর্ণ করার পুরো প্রক্রিয়াটির অর্থ কী? যদিও ওয়ার্কফ্লো প্রথমে ভীতিজনক হতে পারে, এটি আপনাকে আগের চেয়ে দ্রুত একটি চমত্কার কৃতিত্বে পৌঁছাতে সাহায্য করতে পারে। এটি প্রতিটি পৃথক পর্যায়ের জন্য নির্দেশিকা এবং পদ্ধতির রূপরেখা স্থাপন করে প্রকল্পগুলি পরিচালনা করে যাতে প্রতিটি কাজ তার যথাযথ ক্রমে সম্পন্ন হয়।
ব্যবসার জন্য অনেক ইতিবাচক ফলাফল রয়েছে যেগুলি তাদের ব্যবসার জন্য একটি ওয়ার্কফ্লো প্রক্রিয়া তৈরি করেছে। একটি ওয়ার্কফ্লো প্রক্রিয়া ব্যবহার করার সবচেয়ে বড় প্লাস হল যে এটির জন্য প্রত্যেককে একই পৃষ্ঠায় থাকতে হবে যে তাদের কীভাবে প্রকল্পগুলি পরিচালনা করা উচিত। যখন আপনার সম্পূর্ণ কোম্পানি একটি ওয়ার্কফ্লো তৈরি করার জন্য একসাথে কাজ করে, তখন সবাই জানে তাদের কী করতে হবে, এবং তারা জানে যে তাদের সঠিক সময়ে এটি করতে হবে।
ওয়ার্কফ্লো পরিচালনার সাথে জড়িত পদক্ষেপগুলি বোঝা ভাল। তারা নিম্নরূপ: পরিকল্পনা, সংগঠিত, সময়সূচী, ট্র্যাকিং, পর্যবেক্ষণ অবস্থা, এবং মূল্যায়ন.
অ্যাপমাস্টার: একটি নো-কোড ডেভেলপমেন্ট প্ল্যাটফর্ম
AppMaster একটি নো-কোড ডেভেলপমেন্ট প্ল্যাটফর্ম যা মোবাইল এবং ওয়েব অ্যাপ তৈরি এবং স্থাপন করা সহজ করে তোলে। অ্যাপমাস্টারের সাহায্যে, আপনি কোনও কোড না লিখে একটি শক্তিশালী ব্যাকএন্ড সহ অ্যাপ তৈরি করতে পারেন। 22,000 লাইন কোড সহ, AppMaster সহজ, সস্তা এবং দ্রুত ফলাফল প্রদান করে। আপনি দক্ষতার সাথে শক্তিশালী ওয়েবের পাশাপাশি মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন তৈরি করতে পারেন। আপনি যদি একটি দ্রুত এবং দক্ষ ওয়ার্কফ্লো ডিজাইন চান তবে আপনি এটির জন্য অ্যাপমাস্টারও ব্যবহার করতে পারেন। এটি আপনাকে বেশ কয়েকটি কাজ স্বয়ংক্রিয় করতে এবং আপনার কাঁধ থেকে বোঝা সরিয়ে নিতে দেয়।
