Trudno sobie wyobrazić choćby dzień bez korzystania z jakiegoś oprogramowania. W pracy i w naszych firmach korzystamy z komunikatorów, maili, sociali, kalendarzy. Każda czynność w naszym codziennym grafiku może być związana z różnymi programami na naszych smartfonach i laptopach.
Różnego rodzaju oprogramowanie biznesowe znacznie ułatwi Ci życie i codzienne czynności. Ale ważne jest, aby dowiedzieć się, jaki rodzaj oprogramowania jest odpowiedni dla Ciebie. Na przykład w branży opieki zdrowotnej istnieją specjalne programy zaprojektowane, aby pomóc w zarządzaniu rekordami pacjentów i rozliczaniu.
Wybierając oprogramowanie biznesowe, należy ocenić swoje potrzeby, a następnie znaleźć program, który je spełnia.
Oprogramowanie i różne narzędzia cyfrowe mogą być wykorzystywane do poprawy działalności. Poznaj typy oprogramowania, aby łatwo znaleźć instrumenty dla swoich operacji biznesowych.
Popularne typy oprogramowania biznesowego
Różne branże wymagają różnych typów oprogramowania. Dlatego kluczowe jest, aby ocenić swoje potrzeby przed wyborem instrumentu. Oto kilka popularnych kategorii.
Księgowość. Oprogramowanie do celów księgowych ma za zadanie pomóc firmom w śledzeniu transakcji finansowych, monitorowaniu wydatków i dochodów. QuickBooks jest znanym przykładem oprogramowania księgowego.
Narzędzia te zazwyczaj posiadają bazy danych do rejestrowania wszystkich transakcji, w tym śledzenia zapasów, płatności i instrumentów faktur.
Business intelligence (BI). Oprogramowanie BI jest używane do śledzenia wydajności operacji biznesowych i podejmowania lepszych decyzji. Zazwyczaj stanowi ono zestaw rozwiązań do celów analitycznych. Firmy wykorzystują oprogramowanie BI do pozyskiwania i analizowania danych. Pomaga to w zbieraniu cennych spostrzeżeń. Aby przedstawić i odczytać analizowane dane w sposób przejrzysty, stosuje się wykresy i grafy. Microsoft Power BI jest popularnym przykładem oprogramowania BI.
Zarządzanie relacjami z klientami. Oprogramowanie CRM skutecznie zarządza relacjami z klientami. Program tego typu śledzi klientów, zarządza i monitoruje zadania związane ze sprzedażą i marketingiem oraz automatyzuje niektóre usługi związane z interakcją z klientami. Niektóre z najbardziej popularnych programów CRM to Salesforce i HubSpot.
Zasoby ludzkie. Oprogramowanie HR skutecznie zarządza dokumentacją pracowników i śledzi ich wydajność. Zautomatyzowanie wielu procesów, takich jak zbieranie i filtrowanie aplikacji oraz wysyłanie ofert za pomocą takich programów jest dość proste. Praktyczne oprogramowanie HR pomaga zarządzać rekrutacją, onboardingiem, harmonogramem, rozwiązaniami płacowymi.
Zarządzanie projektami. Możesz użyć oprogramowania PM do zarządzania projektami, śledzenia terminów i kamieni milowych, skutecznego planowania zadań i przydzielania zasobów. Oprogramowanie pozwala menedżerom kontrolować koszty, organizować działania związane z dokumentacją i skuteczniej zarządzać budżetami.
Oprogramowanie do obsługi poczty elektronicznej. Narzędzia e-mail dla biznesu mogą być używane do zarządzania różnymi zadaniami, takimi jak wysyłanie faktur, śledzenie zamówień i komunikacja z klientami. Oprogramowanie do obsługi poczty elektronicznej powinno być funkcjonalne i mieć wygodny interfejs. Narzędzia te są zwykle szeroko stosowane w każdej firmie do obsługi komunikacji. Połącz je ze swoim CRM i kalendarzem, aby zsynchronizować procesy.
ERP. Oprogramowanie ERP oznacza planowanie zasobów przedsiębiorstwa. ERP pomagają zarządzać operacje finansowe, handel, produkcja. Oprogramowanie produktywnie zarządza i integruje wszystkie procesy biznesowe za pośrednictwem jednego systemu.
Automatyzacja marketingu. Oprogramowanie w tej kategorii pomaga firmom zautomatyzować zadania marketingowe: e-mail marketing, reklamy, kampanie w mediach społecznościowych i zarządzanie leadami.
Możesz nawet użyć go do przeprowadzenia ankiet i uzyskania informacji zwrotnej na temat swojego produktu, monitorowania i analizowania lejków sprzedaży itp.
Czaty. Oprogramowanie komunikacyjne dla biznesu ma za zadanie pomóc pracownikom w interakcji ze sobą i efektywniejszej współpracy. Nowoczesne narzędzia do czatowania są tak funkcjonalne, że są wykorzystywane do różnych celów: standardowych wiadomości, udostępniania plików, konferencji audio i wideo, spotkań i webinarów.
Korzyści wynikające z użytkowania oprogramowania biznesowego
Oprogramowanie biznesowe i jego różnorodność znacznie usprawniają zarządzanie firmą, pomagając kontrolować finanse, śledzić zapasy, a nawet planować kampanie marketingowe. Ale to dopiero początek. Oto kilka korzyści, z których możesz skorzystać, gdy zaczniesz używać oprogramowania biznesowego.
- Zwiększona wydajność. Możesz pracować szybciej i wydajniej, gdy masz odpowiednie narzędzia na wyciągnięcie ręki. Oprogramowanie biznesowe automatyzuje żmudne zadania i ułatwia śledzenie ważnych danych.
- Zwiększona dokładność. Mając dokładne dane, możesz podejmować lepsze decyzje dotyczące swojej działalności. Korzystanie z odpowiedniego oprogramowania może pomóc w uniknięciu kosztownych błędów poprzez dostarczanie aktualnych informacji na temat operacji.
- Większa elastyczność. Oprogramowanie biznesowe jest często dostosowywane do specyficznych potrzeb Twojej firmy. Możesz skonfigurować je w taki sposób, w jaki chcesz, więc za każdym razem, gdy masz jakiekolwiek zmiany w procesie biznesowym, możesz po prostu naprawić narzędzia lub zaktualizować je.
- Zwiększona produktywność. Kiedy jesteś produktywny, jesteś bardziej dochodowy. Oprogramowanie biznesowe jest doskonałym pomocnikiem w osiągnięciu wyższego poziomu produktywności poprzez automatyzację zadań i dostarczanie danych i zasobów, których potrzebujesz, aby podejmować lepsze decyzje.
- Oszczędność kosztów. Jedną z wielkich zalet profesjonalnego oprogramowania jest oszczędność czasu i pieniędzy. Poprzez automatyzację rutynowych zadań, instrumenty biznesowe zmniejszają nakład pracy potrzebny do prowadzenia firmy. Oprogramowanie biznesowe może stać się niezawodnym źródłem, na którym można polegać podczas podejmowania ważnych decyzji, które mogą zmniejszyć koszty i zwiększyć zyski dzięki dostarczeniu dokładnych danych.
Kiedy jesteś zaznajomiony z kategoriami oprogramowania i ich korzyściami, możesz nadal zadawać pytanie: "jaki rodzaj oprogramowania biznesowego jest odpowiedni dla Ciebie?". To zależy od potrzeb i zasobów firmy.
Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie?
Tak jak istnieją niezliczone rodzaje oprogramowania biznesowego, istnieje niezliczona ilość sposobów, aby wybrać odpowiedni dla swoich potrzeb. Ale oto kilka wskazówek, które pomogą Ci zacząć:
Ustal, co oprogramowanie powinno robić. Chociaż wydaje się to oczywiste, musisz być ostateczny. Na przykład, czy potrzebujesz programu do śledzenia wydatków lub CRM do zarządzania interakcjami z klientami?
Weź pod uwagę rozmiar swojej firmy. Jeśli jesteś małą firmą, prawdopodobnie najlepiej jest wdrożyć bardziej proste programy, aby nie przytłoczyć Cię szeroką funkcjonalnością. Większe firmy mogą potrzebować solidniejszego oprogramowania, które poradzi sobie z bardziej złożonymi zadaniami.
Zastanów się nad swoją branżą. Jeśli jesteś w branży opieki zdrowotnej, konkretne programy są zaprojektowane tak, aby pomóc Ci zarządzać kartotekami pacjentów i rozliczeniami. Jeśli działasz w sektorze detalicznym, będziesz potrzebował systemu point-of-sale.
Zrób swoje badania. Kiedy już wymienisz konkretne opcje, wykonaj badania i przeczytaj recenzje innych użytkowników. Pomoże Ci to podjąć najlepszą decyzję w oparciu o doświadczenia innych.
Oprogramowanie biznesowe jest ratunkiem dla właścicieli firm. Ale aby wziąć najwięcej wartości z niego, ważne jest, aby znaleźć odpowiedni program dla swoich potrzeb. Aby podjąć właściwą decyzję, należy jasno określić kilka momentów: wielkość firmy, branżę, zestaw funkcjonalności, których wymagasz. Wiedząc to, z łatwością znajdziesz idealne oprogramowanie biznesowe dla wszelkich potrzeb.
