Thật khó để tưởng tượng ngay cả một ngày mà không sử dụng một số phần mềm. Chúng tôi sử dụng sứ giả, email, mạng xã hội và lịch tại nơi làm việc và doanh nghiệp của chúng tôi. Bất kỳ hoạt động nào trong lịch trình hàng ngày của chúng tôi đều có thể được kết nối với các chương trình khác nhau trên điện thoại thông minh và máy tính xách tay của chúng tôi.
Các loại phần mềm kinh doanh khác nhau sẽ làm cho cuộc sống và các hoạt động hàng ngày của bạn dễ dàng hơn nhiều. Nhưng điều quan trọng là phải tìm ra loại phần mềm phù hợp với bạn. Ví dụ, trong ngành chăm sóc sức khỏe, có những chương trình cụ thể được thiết kế để giúp bạn quản lý hồ sơ bệnh nhân và thanh toán.
Khi lựa chọn phần mềm kinh doanh, điều cần thiết là đánh giá nhu cầu của bạn và sau đó tìm một chương trình đáp ứng chúng.
Phần mềm và các công cụ kỹ thuật số khác nhau có thể được sử dụng để cải thiện hoạt động kinh doanh của bạn. Khám phá các loại phần mềm để tìm các công cụ cho hoạt động kinh doanh của bạn một cách dễ dàng.
Các loại phần mềm kinh doanh phổ biến
Các ngành công nghiệp khác nhau yêu cầu các loại phần mềm khác nhau. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải đánh giá nhu cầu của bạn trước khi chọn nhạc cụ. Dưới đây là một số danh mục phổ biến.
Kế toán. Phần mềm cho mục đích kế toán được thiết kế để giúp các doanh nghiệp theo dõi các giao dịch tài chính của họ, theo dõi chi phí và thu nhập. QuickBooks là một ví dụ nổi tiếng về phần mềm kế toán.
Các công cụ này thường có cơ sở dữ liệu để ghi lại tất cả các giao dịch, bao gồm theo dõi hàng tồn kho, thanh toán và các công cụ hóa đơn.
Kinh doanh thông minh (BI). Phần mềm BI được sử dụng để theo dõi việc thực hiện các hoạt động kinh doanh và đưa ra các quyết định tốt hơn. Nó thường đại diện cho một tập hợp các giải pháp cho mục đích phân tích. Các công ty sử dụng phần mềm BI để thu thập và phân tích dữ liệu. Nó giúp thu thập những hiểu biết có giá trị. Để trình bày và đọc dữ liệu được phân tích một cách rõ ràng, biểu đồ và đồ thị được sử dụng. Microsoft Power BI là một ví dụ phổ biến về phần mềm BI.
Quản trị quan hệ khách hàng. Phần mềm CRM quản lý hiệu quả các mối quan hệ với khách hàng. Loại chương trình này theo dõi khách hàng, quản lý và giám sát các nhiệm vụ bán hàng và tiếp thị, đồng thời tự động hóa một số dịch vụ liên quan đến tương tác với khách hàng. Một số chương trình phần mềm CRM phổ biến nhất bao gồm Salesforce và HubSpot.
Nguồn nhân lực. Phần mềm nhân sự quản lý hiệu quả hồ sơ nhân viên và theo dõi hiệu suất của họ. Nó đủ đơn giản để tự động hóa nhiều quy trình như thu thập và lọc các ứng dụng cũng như gửi đề nghị với các chương trình như vậy. Phần mềm nhân sự thực tế giúp quản lý các giải pháp tuyển dụng, giới thiệu, lên lịch, trả lương.
Quản lý dự án. Bạn có thể sử dụng phần mềm PM để quản lý dự án, theo dõi thời hạn và cột mốc quan trọng, lập kế hoạch thành công nhiệm vụ và phân bổ nguồn lực. Phần mềm cho phép người quản lý kiểm soát chi phí, tổ chức các hoạt động liên quan đến tài liệu và quản lý ngân sách hiệu quả hơn.
Phần mềm email. Công cụ email dành cho doanh nghiệp có thể được sử dụng để quản lý các tác vụ khác nhau, chẳng hạn như gửi hóa đơn, theo dõi đơn đặt hàng và giao tiếp với khách hàng. Phần mềm email phải có chức năng và có giao diện thuận tiện. Những công cụ này thường được sử dụng rộng rãi trong bất kỳ doanh nghiệp nào để xử lý thông tin liên lạc. Kết nối chúng với CRM và lịch của bạn để đồng bộ hóa các quy trình.
Hệ thống ERP. Phần mềm ERP là viết tắt của từ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP giúp quản lý các hoạt động tài chính, thương mại, sản xuất. Phần mềm quản lý hiệu quả và tích hợp tất cả các quy trình kinh doanh thông qua một hệ thống.
Tự động hóa tiếp thị. Phần mềm thuộc danh mục này giúp các doanh nghiệp tự động hóa các nhiệm vụ tiếp thị: tiếp thị qua email, quảng cáo, chiến dịch truyền thông xã hội và quản lý khách hàng tiềm năng.
Bạn thậm chí có thể sử dụng nó để thực hiện các cuộc khảo sát và nhận phản hồi về sản phẩm của mình, theo dõi và phân tích kênh bán hàng, v.v.
Trò chuyện. Phần mềm giao tiếp dành cho doanh nghiệp được thiết kế để giúp các nhân viên tương tác với nhau và cộng tác hiệu quả hơn. Các công cụ trò chuyện hiện đại có nhiều chức năng nên chúng được sử dụng cho nhiều mục đích: nhắn tin tiêu chuẩn, chia sẻ tệp, hội nghị âm thanh và video, cuộc họp và hội thảo trên web.
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm kinh doanh
Phần mềm kinh doanh và sự đa dạng của nó cải thiện đáng kể việc quản lý kinh doanh, giúp bạn kiểm soát tài chính, theo dõi hàng tồn kho và thậm chí lên kế hoạch cho các chiến dịch tiếp thị. Nhưng đó mới chỉ là sự khởi đầu. Dưới đây là một số lợi ích bạn có thể được hưởng khi bắt đầu sử dụng phần mềm kinh doanh.
- Tăng hiệu quả. Bạn có thể làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn khi có các công cụ phù hợp trong tầm tay. Phần mềm kinh doanh tự động hóa các nhiệm vụ tẻ nhạt và giúp theo dõi dữ liệu quan trọng dễ dàng hơn.
- Cải thiện độ chính xác. Với dữ liệu chính xác, bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn về doanh nghiệp của mình. Sử dụng phần mềm phù hợp có thể giúp bạn tránh những sai lầm tốn kém bằng cách cung cấp thông tin cập nhật về hoạt động.
- Tính linh hoạt cao hơn. Phần mềm kinh doanh thường được điều chỉnh để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của công ty bạn. Bạn có thể thiết lập nó theo cách bạn muốn, vì vậy bất cứ khi nào bạn có bất kỳ thay đổi nào trong quy trình kinh doanh, bạn có thể chỉ cần sửa chữa các công cụ hoặc nâng cấp chúng.
- Nâng cao năng suất. Khi bạn làm việc hiệu quả, bạn sẽ có lợi hơn. Phần mềm dành cho doanh nghiệp là một trợ thủ đắc lực trong việc đạt được mức năng suất cao hơn bằng cách tự động hóa các tác vụ và cung cấp cho bạn dữ liệu và tài nguyên bạn cần để đưa ra quyết định tốt hơn.
- Tiết kiệm chi phí. Một trong những lợi ích tuyệt vời của phần mềm chuyên nghiệp là tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Bằng cách tự động hóa các công việc thường ngày, các công cụ kinh doanh giảm thiểu lao động cần thiết để vận hành doanh nghiệp của bạn. Phần mềm kinh doanh có thể trở thành một nguồn đáng tin cậy để dựa vào khi đưa ra các quyết định quan trọng có thể giảm chi phí và tăng lợi nhuận bằng cách cung cấp cho bạn dữ liệu chính xác.
Khi bạn đã quen thuộc với các loại phần mềm và lợi ích của chúng, bạn vẫn có thể đặt câu hỏi, "loại phần mềm kinh doanh nào phù hợp với bạn?" Nó phụ thuộc vào nhu cầu và nguồn lực của công ty.
Làm thế nào để chọn phần mềm phù hợp?
Cũng như có vô số loại phần mềm kinh doanh, có vô số cách để chọn một loại phù hợp với nhu cầu của bạn. Nhưng đây là một số mẹo giúp bạn bắt đầu:
Tìm ra những gì phần mềm nên làm. Mặc dù nó có vẻ hiển nhiên, nhưng bạn cần phải dứt khoát. Ví dụ: bạn cần một chương trình để theo dõi chi phí của mình hay một CRM để quản lý các tương tác của khách hàng?
Xem xét quy mô doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ, có lẽ tốt nhất bạn nên triển khai các chương trình đơn giản hơn để không làm bạn choáng ngợp với các chức năng rộng rãi. Các công ty lớn hơn có thể cần phần mềm mạnh mẽ hơn có thể xử lý các tác vụ phức tạp hơn.
Suy nghĩ về ngành của bạn. Nếu bạn đang làm việc trong ngành chăm sóc sức khỏe, các chương trình phần mềm cụ thể được thiết kế để giúp bạn quản lý hồ sơ và thanh toán của bệnh nhân. Bạn sẽ cần một hệ thống điểm bán hàng nếu bạn đang kinh doanh trong lĩnh vực bán lẻ.
Làm nghiên cứu của bạn. Khi bạn đã liệt kê các tùy chọn cụ thể, hãy nghiên cứu và đọc các bài đánh giá từ những người dùng khác. Nó sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất dựa trên kinh nghiệm của những người khác.
Phần mềm kinh doanh là một cứu cánh cho các chủ doanh nghiệp. Nhưng để tận dụng tối đa giá trị của nó, điều quan trọng là phải tìm được chương trình phù hợp với nhu cầu của bạn. Để đưa ra quyết định đúng đắn, bạn nên xác định rõ một số thời điểm: quy mô doanh nghiệp, ngành, bộ chức năng mà bạn yêu cầu. Biết được điều này, bạn sẽ dễ dàng tìm thấy phần mềm kinh doanh hoàn hảo cho bất kỳ nhu cầu nào.
