कुछ सॉफ्टवेयर का उपयोग किए बिना एक दिन की भी कल्पना करना कठिन है। हम काम पर और अपने व्यवसायों में मैसेंजर, ईमेल, सोशल और कैलेंडर का उपयोग करते हैं। हमारे दैनिक कार्यक्रम की कोई भी गतिविधि हमारे स्मार्टफोन और लैपटॉप पर विभिन्न कार्यक्रमों से जुड़ी हो सकती है।
विभिन्न प्रकार के व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर आपके जीवन और दैनिक गतिविधियों को संभालना बहुत आसान बना देंगे। लेकिन यह पता लगाना महत्वपूर्ण है कि आपके लिए किस प्रकार का सॉफ्टवेयर सही है। उदाहरण के लिए, स्वास्थ्य सेवा उद्योग में, रोगी रिकॉर्ड और बिलिंग को प्रबंधित करने में आपकी सहायता करने के लिए विशिष्ट कार्यक्रम तैयार किए गए हैं।
व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर चुनते समय, अपनी आवश्यकताओं का आकलन करना और फिर उन्हें पूरा करने वाला प्रोग्राम खोजना आवश्यक है।
आपके व्यवसाय को बेहतर बनाने के लिए सॉफ़्टवेयर और विभिन्न डिजिटल टूल का उपयोग किया जा सकता है। अपने व्यवसाय संचालन के लिए आसानी से उपकरण खोजने के लिए सॉफ़्टवेयर प्रकारों का अन्वेषण करें।
लोकप्रिय व्यापार सॉफ्टवेयर प्रकार
विभिन्न उद्योगों को विभिन्न प्रकार के सॉफ्टवेयर की आवश्यकता होती है। इसलिए साधन चुनने से पहले अपनी आवश्यकताओं का आकलन करना महत्वपूर्ण है। यहां कुछ लोकप्रिय श्रेणियां दी गई हैं।
लेखांकन। लेखांकन उद्देश्यों के लिए सॉफ्टवेयर व्यवसायों को उनके वित्तीय लेनदेन को ट्रैक करने, खर्चों की निगरानी और आय को ट्रैक करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। QuickBooks लेखांकन सॉफ्टवेयर का एक प्रसिद्ध उदाहरण है।
इन उपकरणों में आमतौर पर सभी लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए डेटाबेस होते हैं, जिसमें इन्वेंट्री ट्रैकिंग, भुगतान और चालान उपकरण शामिल हैं।
बिजनेस इंटेलिजेंस (बीआई)। बीआई सॉफ्टवेयर का उपयोग व्यवसाय संचालन के प्रदर्शन को ट्रैक करने और बेहतर निर्णय लेने के लिए किया जाता है। यह आमतौर पर विश्लेषणात्मक उद्देश्यों के लिए समाधानों के एक सेट का प्रतिनिधित्व करता है। कंपनियां डेटा हासिल करने और उसका विश्लेषण करने के लिए बीआई सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल करती हैं। यह मूल्यवान अंतर्दृष्टि एकत्र करने में मदद करता है। विश्लेषण किए गए डेटा को स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करने और पढ़ने के लिए, चार्ट और ग्राफ़ का उपयोग किया जाता है। Microsoft Power BI, BI सॉफ़्टवेयर का एक लोकप्रिय उदाहरण है।
ग्राहक संबंध प्रबंधन। सीआरएम सॉफ्टवेयर ग्राहक संबंधों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करता है। इस प्रकार का कार्यक्रम ग्राहकों पर नज़र रखता है, बिक्री और विपणन कार्यों का प्रबंधन और निगरानी करता है, और ग्राहकों के साथ बातचीत से संबंधित कुछ सेवाओं को स्वचालित करता है। कुछ सबसे लोकप्रिय सीआरएम सॉफ्टवेयर प्रोग्रामों में सेल्सफोर्स और हबस्पॉट शामिल हैं।
मानव संसाधन। एचआर सॉफ्टवेयर कुशलता से कर्मचारी रिकॉर्ड का प्रबंधन करता है और उनके प्रदर्शन को ट्रैक करता है। अनुप्रयोगों को इकट्ठा करने और फ़िल्टर करने और ऐसे कार्यक्रमों के साथ ऑफ़र भेजने जैसी कई प्रक्रियाओं को स्वचालित करना काफी आसान है। प्रैक्टिकल एचआर सॉफ्टवेयर भर्ती, ऑनबोर्डिंग, शेड्यूलिंग, पेरोल समाधान का प्रबंधन करने में मदद करता है।
परियोजना प्रबंधन। आप परियोजनाओं का प्रबंधन करने, समय सीमा और मील के पत्थर को ट्रैक करने, कार्यों की सफलतापूर्वक योजना बनाने और संसाधन आवंटित करने के लिए पीएम सॉफ्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं। सॉफ्टवेयर प्रबंधकों को लागतों को नियंत्रित करने, प्रलेखन से संबंधित गतिविधियों को व्यवस्थित करने और बजट को अधिक कुशलता से प्रबंधित करने की अनुमति देता है।
ईमेल सॉफ्टवेयर। व्यवसाय के लिए ईमेल टूल का उपयोग विभिन्न कार्यों को प्रबंधित करने के लिए किया जा सकता है, जैसे चालान भेजना, ऑर्डर ट्रैक करना और ग्राहकों के साथ संचार करना। ईमेल सॉफ्टवेयर कार्यात्मक होना चाहिए और एक सुविधाजनक इंटरफ़ेस होना चाहिए। संचार को संभालने के लिए इन उपकरणों का आमतौर पर किसी भी व्यवसाय में व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है। प्रक्रियाओं को सिंक्रनाइज़ करने के लिए उन्हें अपने सीआरएम और कैलेंडर से कनेक्ट करें।
ईआरपी. ईआरपी सॉफ्टवेयर उद्यम संसाधन योजना के लिए खड़ा है। ईआरपी वित्तीय संचालन, वाणिज्य, विनिर्माण का प्रबंधन करने में मदद करता है। सॉफ्टवेयर एक प्रणाली के माध्यम से सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को उत्पादक रूप से प्रबंधित और एकीकृत करता है।
विपणन स्वचालन। इस श्रेणी के तहत सॉफ्टवेयर व्यवसायों को विपणन कार्यों को स्वचालित करने में मदद करता है: ईमेल मार्केटिंग, विज्ञापन, सोशल मीडिया अभियान और लीड प्रबंधन।
आप इसका उपयोग सर्वेक्षण करने और अपने उत्पाद पर प्रतिक्रिया प्राप्त करने, बिक्री फ़नल की निगरानी और विश्लेषण करने आदि के लिए भी कर सकते हैं।
चैट। व्यापार के लिए संचार सॉफ्टवेयर कर्मचारियों को एक दूसरे के साथ बातचीत करने और अधिक प्रभावी ढंग से सहयोग करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। आधुनिक चैटिंग टूल इतने कार्यात्मक हैं कि उनका उपयोग विभिन्न उद्देश्यों के लिए किया जाता है: मानक संदेश, फ़ाइल साझाकरण, ऑडियो और वीडियो सम्मेलन, मीटिंग और वेबिनार।
व्यापार सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के लाभ
व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर और इसकी विविधता व्यवसाय प्रबंधन में महत्वपूर्ण रूप से सुधार करती है, जिससे आपको अपने वित्त को नियंत्रित करने, इन्वेंट्री का ट्रैक रखने और यहां तक कि मार्केटिंग अभियानों की योजना बनाने में मदद मिलती है। लेकिन यह अभी शुरुआत है। यहां कुछ लाभ दिए गए हैं जिनका आप लाभ उठा सकते हैं जब आप व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना शुरू करते हैं।
- बढ़ी हुई दक्षता। जब आप अपनी उंगलियों पर सही उपकरण रखते हैं तो आप तेजी से और अधिक कुशलता से काम कर सकते हैं। व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर कठिन कार्यों को स्वचालित करता है और महत्वपूर्ण डेटा को ट्रैक करना आसान बनाता है।
- बेहतर सटीकता। सटीक डेटा के साथ, आप अपने व्यवसाय के बारे में बेहतर निर्णय ले सकते हैं। सही सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने से आपको संचालन के बारे में नवीनतम जानकारी प्रदान करके महंगी गलतियों से बचने में मदद मिल सकती है।
- बेहतर लचीलापन। व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर अक्सर आपकी कंपनी की विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए तैयार किया जाता है। आप इसे अपनी इच्छानुसार सेट कर सकते हैं, इसलिए जब भी आपके पास व्यवसाय प्रक्रिया में कोई परिवर्तन हो, तो आप केवल टूल को ठीक कर सकते हैं या उन्हें अपग्रेड कर सकते हैं।
- बढ़ी हुई उत्पादकता। जब आप उत्पादक होते हैं, तो आप अधिक लाभदायक होते हैं। व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर कार्यों को स्वचालित करके और आपको बेहतर निर्णय लेने के लिए आवश्यक डेटा और संसाधनों की आपूर्ति करके उच्च स्तर की उत्पादकता प्राप्त करने में एक महान सहायक है।
- लागत बचत। पेशेवर सॉफ्टवेयर के महान लाभों में से एक समय और धन की बचत है। नियमित कार्यों को स्वचालित करके, व्यावसायिक उपकरण आपके व्यवसाय को चलाने के लिए आवश्यक श्रम को कम करते हैं। व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर महत्वपूर्ण निर्णय लेने पर निर्भर करने के लिए एक विश्वसनीय स्रोत बन सकता है जो आपको सटीक डेटा प्रदान करके लागत कम कर सकता है और लाभ बढ़ा सकता है।
जब आप सॉफ़्टवेयर श्रेणियों और उनके लाभों से परिचित होते हैं, तब भी आप प्रश्न कर सकते हैं, "आपके लिए किस प्रकार का व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर सही है?" यह कंपनी की जरूरतों और संसाधनों पर निर्भर करता है।
सही सॉफ्टवेयर कैसे चुनें?
जिस तरह असंख्य प्रकार के व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर हैं, वैसे ही आपकी आवश्यकताओं के लिए सही चुनने के अनगिनत तरीके हैं। लेकिन आपको आरंभ करने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं:
पता लगाएँ कि सॉफ़्टवेयर को क्या करना चाहिए। हालांकि यह स्पष्ट प्रतीत होता है, आपको निश्चित होने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, क्या आपको अपने खर्चों को ट्रैक करने के लिए एक प्रोग्राम या ग्राहक इंटरैक्शन को प्रबंधित करने के लिए CRM की आवश्यकता है?
अपने व्यवसाय के आकार पर विचार करें। यदि आप एक छोटा व्यवसाय हैं, तो शायद अधिक सरल कार्यक्रमों को लागू करना सबसे अच्छा है ताकि आपको व्यापक कार्यक्षमता से अभिभूत न किया जा सके। बड़ी कंपनियों को अधिक मजबूत सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता हो सकती है जो अधिक जटिल कार्यों को संभाल सके।
अपने उद्योग के बारे में सोचो। यदि आप स्वास्थ्य सेवा उद्योग में हैं, तो विशिष्ट सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम रोगी रिकॉर्ड और बिलिंग को प्रबंधित करने में आपकी सहायता करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। यदि आप खुदरा क्षेत्र में हैं तो आपको पॉइंट-ऑफ़-सेल सिस्टम की आवश्यकता होगी।
क्या तुम खोज करते हो। विशिष्ट विकल्पों को सूचीबद्ध करने के बाद, शोध करें और अन्य उपयोगकर्ताओं की समीक्षाएं पढ़ें। यह आपको दूसरों के अनुभव के आधार पर सर्वोत्तम निर्णय लेने में मदद करेगा।
व्यापार सॉफ्टवेयर व्यापार मालिकों के लिए एक जीवन रक्षक है। लेकिन इसका अधिकतम लाभ उठाने के लिए, अपनी आवश्यकताओं के लिए सही कार्यक्रम खोजना महत्वपूर्ण है। सही निर्णय लेने के लिए, आपको कुछ क्षणों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना चाहिए: आपके व्यवसाय का आकार, उद्योग, आपके लिए आवश्यक कार्यक्षमता सेट। यह जानने के बाद, आप आसानी से किसी भी जरूरत के लिए सही व्यापार सॉफ्टवेयर पा सकते हैं।
