Bất chấp những gì tên gợi ý, tự động hóa quy trình bằng rô-bốt, hay RPA, ít nói về rô-bốt mà thiên về phần mềm. RPA có khả năng thay đổi cách chúng ta xem hiệu quả. Nó cho phép chúng tôi tự động hóa các nhiệm vụ đơn giản và phức tạp, cả trong môi trường làm việc và thúc đẩy đổi mới.
RPA giúp việc tạo, sử dụng và vận hành các robot phần mềm bắt chước cách con người tương tác với máy tính trở nên đơn giản. Những bot như vậy có khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ được xác định trước. Điều này bao gồm những việc như hiểu nội dung trên màn hình, tạo đầu vào cần thiết, điều hướng mạng cũng như trích xuất và xác định dữ liệu.
Tuy nhiên, bot phần mềm không bị ràng buộc bởi giới hạn của con người. Họ không cần nghỉ giải lao và có thể làm việc lâu hơn. Họ có thể hoàn thành các nhiệm vụ như vậy nhanh hơn và đáng tin cậy hơn con người. RPA cho phép đặt các bot hoạt động trên những thứ cụ thể theo nhu cầu kinh doanh của chúng tôi. Vì vậy, hãy xem mọi thứ bạn cần biết về tự động hóa quy trình bằng robot!
Tự động hóa quy trình bằng robot là gì?
Các rô-bốt được nhắc đến trong quy trình tự động hóa bằng rô-bốt (RPA) là phần mềm kỹ thuật số chạy một máy ảo hoặc máy vật lý. RPA là một loại quản lý quy trình kinh doanh. Với nó, các kỹ sư có thể đưa ra một tập hợp các hướng dẫn cụ thể mà phần mềm tuân theo. Nó dựa trên và hoạt động với bot hoặc trí tuệ nhân tạo.
Các bot RPA có thể thực hiện một số lượng lớn các hoạt động một cách nhanh chóng và với khối lượng lớn. Nếu không có nguồn nhân lực, các bot có thể không mắc phải những lỗi thông thường. RPA có thể mô phỏng phần lớn các trao đổi giữa người và máy tính. Mục tiêu chính của RPA là tự động hóa một số quy trình kinh doanh và hoạt động dựa trên máy tính dự phòng.
Ví dụ: thực hiện các tác vụ như sao chép và dán hoặc truyền tệp từ thiết bị này sang thiết bị khác. Việc triển khai RPA có thể tự động hóa các tác vụ thông thường như vậy. Họ thường cần sự can thiệp của con người. Các hoạt động như vậy là lặp đi lặp lại và tốn nhiều công sức. Bằng cách tự động hóa chúng, mọi người có thể được giao cho các nhiệm vụ khác cần sự chú ý của họ. Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) có thể tăng hiệu quả của tổ chức theo cách này.
Lợi ích kinh doanh của RPA là gì?
Tự động hóa có một số lợi thế khiến nó trở nên hấp dẫn đối với tất cả các ngành công nghiệp. RPA có một số lợi thế kinh doanh độc đáo nhất định khi chúng giúp các công ty hoạt động hiệu quả hơn . Nó giúp hợp lý hóa quy trình công việc, giúp doanh nghiệp trở nên hiệu quả, dễ thích nghi và linh hoạt hơn. Giảm bớt các nhiệm vụ mang tính chất đàn ông trong những ngày làm việc của họ cũng làm tăng sự hài lòng, sự tham gia và hiệu suất của nhân viên. RPA hoàn hảo để tự động hóa các quy trình sử dụng các hệ thống lỗi thời không có cơ sở hạ tầng máy tính để bàn ảo, khả năng truy cập cơ sở dữ liệu hoặc API . Đây là một số lợi ích kinh doanh chính của RPA:
Nâng cao năng suất
Với tự động hóa RPA, các doanh nghiệp có thể cho phép robot thực hiện các hoạt động lặp đi lặp lại và để nhân viên con người tập trung vào lĩnh vực chuyên môn của họ. Các cá nhân sẽ có nhiều thời gian hơn để cống hiến cho quy trình làm việc tận dụng tài năng của họ. Họ sẽ không phải lãng phí thời gian cho các hoạt động không cần suy nghĩ như trích xuất và tái tạo dữ liệu giữa các nền tảng của công ty. Những công việc thủ công như vậy tốn rất nhiều thời gian và năng lượng.
Robot phần mềm có thể nâng cao khả năng hoàn thành quy trình công việc của công ty từ 35% đến 50% nếu chúng được định cấu hình phù hợp cho quy trình kinh doanh. Chúng cũng có thể hoạt động nhanh hơn, giảm thời gian xử lý dữ liệu.
tiết kiệm chi phí
RPA có khả năng tiết kiệm cho doanh nghiệp rất nhiều tiền khi được sử dụng đúng cách. Nó có thể thêm rất nhiều tối ưu hóa cho các thủ tục lặp đi lặp lại. Phần lớn tiết kiệm chi phí sẽ là từ việc tự động hóa thông minh các hoạt động thủ công. RPA tăng tốc những cải tiến lớn về số liệu kinh doanh trên toàn cầu và trên tất cả các ngành.
Tăng năng suất là rất quan trọng vì nhiều lý do chứ không chỉ ngăn cản mọi người lãng phí thời gian vào những công việc đơn điệu. Các công cụ RPA kết hợp với nguồn nhân lực cũng có thể giúp tăng tiết kiệm chi phí. Tự động hóa đám mây trong văn phòng hỗ trợ cũng có thể dẫn đến chi phí thấp hơn. Chi phí vận hành giảm và năng suất trên mỗi nhân viên tăng lên nhờ tốc độ tăng tốc của RPA và các lỗi ít tốn kém hơn. 57% nhân viên cho biết RPA giảm bớt các lỗi thủ công.
Tăng cường bảo mật dữ liệu
Tự động hóa các tác vụ gây phiền nhiễu có thể giảm số lượng lỗi do con người và mất dữ liệu. RPA có thể giúp giảm số lượng điểm tiếp xúc con người mà các tổ chức yêu cầu để xử lý thông tin chi tiết cá nhân của người dùng doanh nghiệp của họ. Điều này rất hữu ích trong các lĩnh vực như tài chính, nơi có các tiêu chuẩn chặt chẽ về thông tin cá nhân. Bạn có thể hoàn thành các nguyên tắc quản trị dễ dàng hơn nếu tạo điều kiện thuận lợi cho việc này và giảm thiểu tiếp xúc với dữ liệu nhạy cảm.
Các doanh nghiệp có thể lo lắng về sự an toàn của các công nghệ RPA do tần suất xảy ra rò rỉ dữ liệu. Tuy nhiên, nguy cơ mất dữ liệu giữa các nền tảng chỉ xuất hiện nhẹ nếu nhân viên của bạn duy trì cẩn thận cài đặt RPA. Một giải pháp RPA được duy trì tốt nên được sử dụng để tăng độ tin cậy về bảo mật.
Dịch vụ khách hàng tốt hơn
Với thời gian và năng lượng được giải phóng nhờ sự trợ giúp của rô bốt RPA, nhân viên của bạn có thể tập trung vào việc nâng cao trải nghiệm của khách hàng tại công ty của bạn. Dịch vụ khách hàng là một nhiệm vụ đòi hỏi rất nhiều sự duy trì và cam kết. Khách hàng sẽ nhận được phản hồi nhanh hơn và ít bị gián đoạn hơn với các bot hoạt động suốt ngày đêm.
Khách hàng sẽ hài lòng hơn với toàn bộ doanh nghiệp của bạn theo cách này. RPA đang trở nên phổ biến hơn trong hỗ trợ khách hàng, đặc biệt khi nó kết hợp với các công nghệ khác như xử lý ngôn ngữ tự nhiên hỗ trợ AI .
Nhân viên hạnh phúc hơn
Bot có thể xử lý các công việc đơn giản và ít phức tạp hơn, đồng thời người lao động có thể thực hiện các sáng kiến có giá trị cao hơn. Khi người lao động chuyển từ công việc thường xuyên của họ sang những công việc thú vị và kích thích tư duy hơn, họ có thể trở nên có động lực hơn. Tập trung vào các sáng kiến có giá trị lớn hơn cũng có thể dẫn đến các cơ hội và ý tưởng tốt hơn.
RPA, theo 60% giám đốc điều hành, giải phóng nhân viên để tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn. Nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn với thời gian của họ và điều này dẫn đến việc họ hài lòng hơn với công việc của mình. Với những nhân viên hạnh phúc hơn, kết quả kinh doanh và lợi nhuận của bạn chắc chắn sẽ được cải thiện.
RPA được sử dụng để làm gì?
Các bot RPA được nhiều lĩnh vực sử dụng để đơn giản hóa các quy trình kinh doanh. Nó cung cấp cho họ tất cả những lợi ích được đề cập ở trên. Nó được sử dụng chủ yếu trong:
ngành tài chính
Ngân hàng là một trong những lĩnh vực đầu tiên áp dụng tự động hóa. Không có gì ngạc nhiên khi cứ ba robot ngày nay thì có một robot làm việc trong lĩnh vực dịch vụ tài chính. Để tự động hóa các quy trình kinh doanh như tìm kiếm khách hàng, tạo tài khoản, xử lý yêu cầu và chống rửa tiền, một số ngân hàng lớn sử dụng các cơ hội tự động hóa RPA.
Các dịch vụ tài chính như ngân hàng có thể sử dụng bot để thay thế khối lượng lớn việc nhập dữ liệu thủ công. Tự động hóa hợp lý hóa nhiều thủ tục dựa trên quy tắc, tốn thời gian có liên quan đến các hoạt động này.
viễn thông
Một lĩnh vực khác sử dụng RPA là viễn thông, lĩnh vực này đang mở rộng nhanh chóng nhờ Internet vạn vật, 5G và công nghệ đám mây. RPA có thể hỗ trợ một công ty viễn thông hợp lý hóa mạng, các ứng dụng doanh nghiệp và chia sẻ dữ liệu khi nguồn cung tăng lên.
Cùng với xử lý AI, RPA có thể thu thập dữ liệu theo quy định và phân tích thông tin lưu lượng mạng để duy trì trải nghiệm khách hàng nhất quán. Ngoài ra, RPA có thể hỗ trợ các nhà cung cấp tự động hóa tài liệu khách hàng, tăng cường tương tác với khách hàng, duy trì các dịch vụ đáng tin cậy và rẻ tiền cũng như kiếm tiền từ các mạng 5G mới.
Bán lẻ
RPA đã trở thành một phần quan trọng của lĩnh vực bán lẻ hiện đại nhờ sự chuyển đổi kỹ thuật số của thương mại điện tử. Khả năng tự động hóa các hoạt động ảnh hưởng đến cả khách hàng và nhân viên đã khiến nó trở nên rất phổ biến trong ngành bán lẻ. RPA có thể thu thập dữ liệu nhân viên để đào tạo, lập kế hoạch và bồi thường.
Kiểm soát hàng tồn kho, giám sát kho hàng và đơn hàng, quản lý chuỗi cung ứng, ngăn chặn gian lận, xử lý đánh giá của khách hàng và xử lý hàng trả lại đều được RPA thực hiện dễ dàng hơn. Nó cũng có thể biên dịch dữ liệu từ hồ sơ máy rút tiền. Các cửa hàng sử dụng RPA để tự động hóa hoạt động bán hàng, phân tích các biến số ảnh hưởng đến doanh số bán hàng như địa lý, dân tộc và sở thích về độ tuổi, tổng hợp dữ liệu từ quầy và gửi thông báo cho nhà cung cấp và khách hàng.
Chăm sóc sức khỏe
Hợp lý hóa các quy trình có thể tiết kiệm thời gian rất nhiều và điều này có thể tạo ra nhiều khác biệt trong một ngành như chăm sóc sức khỏe. Trong lĩnh vực y tế, độ chính xác và nhất quán là rất quan trọng. Một số bệnh viện lớn nhất trên thế giới sử dụng công nghệ tự động hóa quy trình bằng robot để hợp lý hóa nhiều quy trình. Điều này bao gồm quản lý thông tin, quản lý thuốc, xử lý thanh toán bảo hiểm và chu kỳ thanh toán.
RPA giải quyết nhiều vấn đề trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, bao gồm lập hóa đơn và tuân thủ, hồ sơ sức khỏe kỹ thuật số, hồ sơ sức khỏe, đăng ký bệnh nhân, v.v. Nó có thể hỗ trợ các tổ chức làm việc năng suất và hiệu quả hơn đồng thời nâng cao trải nghiệm của bệnh nhân và bác sĩ.
Bảo hiểm
Nhiều công việc lặp đi lặp lại trong lĩnh vực bảo hiểm sẽ được hưởng lợi từ việc cơ giới hóa. Ví dụ, RPA có thể được sử dụng trong các hoạt động xử lý khiếu nại, tuân thủ và thực thi chính sách. Công nghệ RPA có thể tạo báo giá và giấy tờ chính sách nhanh hơn. Bằng cách hợp nhất thông tin thành một điểm chính xác duy nhất và đẩy nhanh việc thực hiện các thay đổi chính sách, nó có thể hỗ trợ chuẩn hóa các thay đổi trung hạn.
Các công cụ RPA giúp nhân viên hoạt động hiệu quả hơn, giúp giảm số lượng và thời lượng của các cuộc trò chuyện với khách hàng và giúp trải nghiệm của khách hàng tốt hơn. Ngoài ra, nó đòi hỏi hợp lý hóa các quy trình kinh doanh liên quan đến đổi mới, chẳng hạn như thủ tục giấy tờ về chi phí và chính sách, giải phóng nhân viên để tập trung hơn vào việc giữ chân khách hàng.
RPA có giống trí tuệ nhân tạo (AI) không?
AI và RPA không thể hoán đổi cho nhau. Nhưng khi kết hợp với nhau, RPA và AI có thể tạo ra nhiều cơ hội tự động hóa mới cho các công ty trên toàn thế giới. Công nghệ RPA cho phép kết hợp AI với rô-bốt RPA. Điều này có nghĩa là chúng ta có thể tích hợp các thuật toán học máy , xử lý ngôn ngữ tự nhiên, v.v. vào robot phần mềm. Bằng cách nâng cao các bot phần mềm với một số công nghệ AI nhất định, khả năng xử lý các chức năng phức tạp của chúng sẽ tăng lên.
Với các giải pháp RPA như khai thác quy trình, Trí tuệ nhân tạo giúp khám phá các cơ hội và xây dựng một quy trình tự động hóa thông minh, mạnh mẽ. Các bot phần mềm có thể được mã hóa để sử dụng các thuật toán học máy để phân tích và ra quyết định hiệu quả. Điều này có thể đưa trí tuệ máy móc vào những việc chúng ta làm hàng ngày.
Danh sách các công cụ để tự động hóa quy trình bằng robot là gì?
Công nghệ RPA sẽ thay đổi cách mọi người xem quy trình công việc trong tương lai. Và các công cụ RPA tự động hóa khác nhau mà bạn có thể tìm thấy có thể chứng minh điều này. Dưới đây là một số giải pháp RPA tốt nhất hiện có trên thị trường:
Lăng kính xanh
Blue Prism đang cách mạng hóa cách thức hoạt động của khách hàng bằng cách loại bỏ sự thiếu hiệu quả và cho phép khách hàng dành thời gian quan trọng để phát triển doanh nghiệp của họ. Nền tảng tự động hóa mã thấp tích hợp công nghệ RPA với AI và khả năng nhận thức nâng cao để cung cấp cho khách hàng lực lượng lao động kỹ thuật số được trang bị AI.
Nó có một Nền tảng tự động hóa thông minh có thể thay thế các nhiệm vụ lặp đi lặp lại bằng lao động kỹ thuật số. Xưởng thiết kế của nó cho phép người tiêu dùng sử dụng lại các sự kiện và hành động để phát triển các quy trình trong toàn công ty và hỗ trợ quá trình chuyển đổi kỹ thuật số.
Tự động hóa mọi nơi
Tự động hóa mọi nơi sử dụng robot phần mềm để hoàn thành các hoạt động thủ công và lặp đi lặp lại. Bằng cách phân tích các quy trình của công ty, chúng tôi có thể xác định những quy trình có tiềm năng nhất về lợi tức đầu tư tự động hóa. Với điều này, họ có thể tập trung hơn vào việc mở rộng. Nó cung cấp nền tảng tự động hóa dựa trên web và đám mây tích hợp RPA, AI, học máy và phân tích để cho phép người dùng tự động hóa các đơn vị kinh doanh đầu cuối khác nhau.
Kofax
Kofax cung cấp các giải pháp phần mềm thông minh để giúp các công ty thay đổi quy trình kinh doanh sử dụng nhiều thông tin và tăng năng suất của nhân viên. Hai sản phẩm của Kofax—Kofax RPA và Kofax TotalAgility—cung cấp khả năng tự động hóa thông minh. Kofax RPA cung cấp khả năng tự động hóa từ đầu đến cuối, cho phép nhân viên tập trung vào quy trình công việc với giá trị cao hơn.
Với kiến trúc quy trình mã thấp, chuẩn bị tài liệu dựa trên AI và các tính năng khác, Kofax TotalAgility cung cấp một nền tảng hợp nhất để tự động hóa các hoạt động sử dụng nhiều nội dung. Ngoài ra, nó có thể được tích hợp với công nghệ Kofax RPA để tự động hóa các tác vụ.
Pega RPA
Pega RPA tích hợp hệ thống tự động hóa thông minh, sự tham gia của người tiêu dùng và trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ quá trình chuyển đổi kỹ thuật số. Công cụ này loại bỏ nhu cầu duyệt qua nhiều chương trình, bắc cầu nối các rào cản giữa các hệ thống khác nhau. Pega RPA loại bỏ silo và kết hợp các hệ thống cũ của người dùng. Ngoài ra, nó đẩy nhanh các quy trình, loại bỏ lỗi và hoàn thành quy trình công việc một cách nhanh chóng.
Công nghệ RPA có tham dự của Pega RPA cho phép con người và bot hoạt động song song với nhau. Các bot RPA không giám sát của nó mang lại hiệu quả và sự đồng bộ hóa đối với quá trình chuyển đổi kỹ thuật số. Và tính năng Cân bằng tự động của Pega RPA cho phép người dùng tối ưu hóa liền mạch tài sản robot của họ, tối đa hóa tiềm năng của lực lượng lao động kỹ thuật số.
Microsoft Power Automate
Microsoft Power Automate cung cấp cho khách hàng khả năng tự động hóa các hoạt động lặp đi lặp lại bằng cách sử dụng các luồng, tính năng kéo và thả một cách dễ dàng và nhiều trình kết nối dựng sẵn. Power Automate cung cấp Trình cố vấn quy trình, giúp ghi lại và trực quan hóa toàn bộ hoạt động, đồng thời đưa ra đề xuất về cơ hội tự động hóa thông minh.
Các tính năng RPA của Microsoft Power Automate cho phép người dùng liên kết các mạng cũ và mạng mới, đồng thời sử dụng các quy trình trên máy tính để bàn và tự động hóa dựa trên giao diện người dùng để giảm công việc lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, công cụ này hơi khó học hơn vì nó yêu cầu mã hóa.
ĐẸP
Bằng cách tích hợp con người và máy móc để cho phép cải tiến quy trình thông minh, NICE RPA là một trong những công cụ RPA giúp nhân viên nhận ra tiềm năng đầy đủ của họ để cung cấp các tương tác khách hàng đặc biệt. NICE kiểm soát và phát triển danh mục đầu tư RPA của mình bằng một nền tảng duy nhất. Ngoài ra, NICE giám sát quá trình số hóa toàn doanh nghiệp và chịu trách nhiệm về một số sáng kiến tự động hóa thông minh chính.
Nhân viên phục vụ ảo của NICE (NEVA) kết hợp lao động của con người và rô-bốt để hỗ trợ nhân viên đạt được các mục tiêu của công ty đối với các hoạt động dịch vụ. Công cụ tự động hóa tham gia của NICE, Công cụ tìm kiếm tự động hóa, là một công cụ khai thác nhiệm vụ giúp các doanh nghiệp xác định các triển vọng tiềm năng cho tự động hóa. Automation Studio là một nền tảng dựa trên đám mây do NICE cung cấp để tạo ra hệ thống tự động hóa có giám sát và không giám sát mạnh mẽ.
Bước tiến tiếp theo trong tự động hóa Quy trình bằng Robot là gì?
Cấp độ tiếp theo khi nói đến công nghệ RPA được gọi là siêu tự động hóa. Đây là câu cửa miệng mới nhất về vị trí của phần mềm RPA. Khái niệm này nhằm tự động hóa các hoạt động thương mại ngày càng phức tạp hiện đang phụ thuộc vào đầu vào của con người. Phần mềm tự động hóa giúp các hoạt động kinh doanh trở nên ảo hơn.
Nó cũng làm thay đổi bản chất của công việc, mở đường cho việc mở rộng công ty và chuyển đổi kỹ thuật số tinh vi và thông minh hơn. Công nghệ RPA về cơ bản đánh dấu sự khởi đầu của một kỷ nguyên việc làm khác. Phần mềm siêu tự động hóa dự kiến sẽ tiếp tục điều này.
Phát triển No-Code là gì?
Thay vì sử dụng lập trình máy tính tiêu chuẩn, giao diện lập trình không mã cho phép cả người viết mã và người không lập trình xây dựng ứng dụng phần mềm thông qua giao diện người dùng đồ họa. Cần ít hoặc không cần kiến thức lập trình để tạo một ứng dụng. Mục tiêu của các giải pháp RPA không có mã là loại bỏ yêu cầu mã hóa trong RPA.
AppMaster là một nền tảng không có mã duy nhất tạo ra các ứng dụng web, ứng dụng dành cho thiết bị di động và chương trình phụ trợ. Cung cấp một công việc cho nền tảng và một nhóm phát triển sẽ cung cấp cùng một đầu ra, nhưng nền tảng sẽ làm việc đó nhanh hơn, tốt hơn và ít tiền hơn. Điều này có thể thực hiện được nhờ khả năng tạo tài liệu kỹ thuật và tạo mã nguồn tự động của nền tảng.
Sự kết luận
Các giải pháp RPA có thể thay đổi mạnh mẽ cách thức hoạt động của doanh nghiệp và giúp họ nâng cao hiệu quả. Những lợi ích khác nhau của nó và các ngành tận dụng nó làm cho điều này trở nên rõ ràng. Trước khi chọn các công cụ RPA phù hợp cho doanh nghiệp của mình, bạn nên hiểu rõ những gì bạn muốn làm. Bạn nên đánh giá các khả năng của giải pháp tiềm năng đối với việc triển khai, quản trị và hỗ trợ bot. Bạn nên kiểm tra xem sản phẩm bạn đang xem xét có tương thích với trường hợp sử dụng và mục tiêu nghề nghiệp của bạn không. Với sự trợ giúp của phần mềm RPA phù hợp, bạn có thể tăng doanh số bán hàng và đạt được mức năng suất cao hơn nhiều.
