Quản lý tài sản có thể là một vấn đề đau đầu nếu bạn không có ứng dụng di động quản lý tài sản phù hợp để hỗ trợ bạn. Tóm lại, quản lý tài sản là về giao tiếp hơn là về bất động sản. Nó đòi hỏi sự tương tác thường xuyên với chủ sở hữu bất động sản, người thuê và nhân viên để giữ cho mọi người hài lòng, thiết lập cơ sở khách hàng trung thành và đảm bảo sự phát triển trong tương lai trong thị trường cạnh tranh.
Năm 2017, thị trường phần mềm quản lý bất động sản trên toàn thế giới trị giá 8,98 tỷ USD. Đến năm 2025, thị trường phần mềm quản lý bất động sản toàn cầu ước tính đạt 12,89 tỷ USD. Theo IbisWorld, ngành quản lý tài sản ở Hoa Kỳ hiện đang sử dụng khoảng 290.000 người. Vậy tại sao không tham gia và tạo một ứng dụng di động quản lý tài sản thế hệ tiếp theo? Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét những gì cần thiết để thiết kế các ứng dụng quản lý tài sản và cách thực hiện .
Phần mềm quản lý tài sản là gì?
Hệ thống quản lý tài sản (PMS) là phần mềm tự động hóa và đơn giản hóa các hoạt động kinh doanh quan trọng trong quản lý tài sản cho người quản lý, chủ sở hữu và người vận hành tài sản. Tài chính, cuộc thảo luận giữa người cho thuê và chủ nhà, và lưu trữ dữ liệu là tất cả các hoạt động kinh doanh có thể xảy ra. Phần mềm cho hệ thống quản lý tài sản thường được lưu trữ trên đám mây hoặc trên máy chủ cục bộ.
Các ngành và lĩnh vực khác nhau sử dụng hệ thống quản lý tài sản bao gồm khách sạn, sản xuất và hậu cần, chính quyền địa phương, bất động sản thương mại và thị trường quản lý tài sản. Nhu cầu của thị trường đối với loại hệ thống này gắn bó chặt chẽ với thị trường bất động sản nói chung. Mặt khác, thị trường quản lý bất động sản không theo xu hướng như ngành bất động sản. Nó tiếp tục có những mẫu riêng của nó. Ví dụ, ngành quản lý tài sản thường có khả năng chống chọi tốt hơn với suy thoái kinh tế.
Các loại phần mềm quản lý tài sản
Một ứng dụng quản lý tài sản sẽ lý tưởng cho dù bạn đang quản lý các khu chung cư hoặc một số tài sản ở nhiều nơi. Tuy nhiên, thành công của ứng dụng sẽ được quyết định bởi mô hình ứng dụng bạn chọn cho công ty của mình. Bạn có thể liên lạc với chủ nhà và người thuê nhà đồng thời theo dõi tất cả các giao dịch tài chính và lưu trữ dữ liệu với giải pháp chính xác.
Tuy nhiên, trước khi bắt đầu sử dụng ứng dụng quản lý tài sản, trước tiên bạn phải xem xét loại phần mềm quản lý tài sản bạn yêu cầu và cách bạn sẽ áp dụng các tính năng và chức năng. Đối với Công ty: Chủ sở hữu bất động sản thương mại có thể hưởng lợi từ các giải pháp quản lý tài sản cho phép họ quản lý các tòa nhà văn phòng và địa điểm bán lẻ. Họ có thể làm những việc sau với sự trợ giúp của hệ thống quản lý tài sản:
- giảm thời gian cần thiết để hoàn thành việc bảo trì tài sản
- cá nhân hóa báo cáo trực tuyến của bạn
- thu thập thông tin về hợp đồng thuê
- thu tiền thuê qua internet
- tiền thuê tăng theo lịch trình đã định
Đối với các ngành: Văn phòng, nhà kho, cơ sở hậu cần và bất động sản công nghiệp là tất cả các ví dụ. Họ thực hiện các vai trò quan trọng như:
- quản lý bảo trì cơ sở
- quản lý không gian
- quản lý hợp đồng thuê
Đối với Hiệp hội Chủ sở hữu Nhà (HOA) và hệ thống quản lý căn hộ: Chung cư, nhà phố, căn hộ chung cư và bất động sản HOA đều được hưởng lợi từ phần mềm quản lý HOA. Các hệ thống này có các đặc tính như:
- Báo cáo
- thanh toán điện tử
- kế toán
- những người nộp đơn cho thuê lại phải trải qua một cuộc sàng lọc cư trú ban đầu
Đối với hệ thống quản lý khách sạn: Phần mềm quản lý tài sản được các khách sạn và ký túc xá sử dụng để:
- đặt phòng
- thanh toán hóa đơn
- phòng được chỉ định
- khách đăng ký và trả phòng
- theo dõi tình trạng phòng trống
Mặt trái của quản lý tài sản
Ngành quản lý bất động sản vẫn còn tương đối mới nhưng có rất nhiều tiềm năng. Chúng ta hãy xem xét những lợi thế của việc kết hợp một hệ thống quản lý tài sản:
- Quản lý nhiều tài sản rất có thể là một trong những lý do thuyết phục nhất để chủ sở hữu bất động sản xem xét thiết lập PMS. Loại phần mềm này giúp việc lập kế toán, báo cáo và giao tiếp dễ dàng hơn. Cổng thông tin của chủ sở hữu có tất cả các thông tin liên quan. Phần mềm quản lý tài sản hợp lý hóa các quy trình của công ty bằng cách loại bỏ sự cần thiết của các giải pháp của bên thứ ba, cho phép cải thiện hiệu quả và tiêu chuẩn hóa quản lý.
- PMS là một sản phẩm có tiềm năng khá linh hoạt. Khi một công ty phát triển, có khả năng sẽ thêm nhiều chức năng hơn vào hệ thống, chẳng hạn như quản lý doanh thu hoặc sàng lọc người thuê. Hãy nhớ rằng khả năng mở rộng của hệ thống quản lý bất động sản trực tuyến chỉ có thể thực hiện được với giải pháp phần mềm tùy chỉnh.
- Sẽ không còn báo cáo giấy tờ hay thủ tục giấy tờ nữa. Chỉ với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể tìm thấy thông tin bạn cần. Hơn nữa, nó cung cấp mức độ bảo mật cao nhất. Cần lưu ý rằng hệ thống dựa trên web cung cấp khả năng truy cập dữ liệu dễ dàng nhất hơn là hệ thống dựa trên cục bộ.
- Người bạn tốt nhất của một công ty là tự động hóa. Nhóm của bạn sẽ có thể tập trung nhiều hơn vào các dự án hiệu quả bằng cách tự động hóa các hoạt động lặp đi lặp lại như đăng vị trí bất động sản, thanh toán và phản hồi của người thuê. Hơn nữa, khả năng mắc lỗi cũng giảm đi nhiều.
- Bạn có thể bao gồm tất cả các kênh có thể hình dung để cung cấp các dịch vụ cho thuê hoặc khách sạn của bạn bằng một hệ thống quản lý tài sản duy nhất.
- Bạn có thể kết hợp giải pháp của mình với chatbots hoặc trợ lý ảo để cung cấp dịch vụ xuất sắc cho khách của mình bất kỳ lúc nào và từ bất kỳ đâu.
Người quản lý tài sản sử dụng Excel để làm gì?
Nhiều nhà quản lý tài sản mới bắt đầu vào nghề vẫn sử dụng Excel. Trong khi phần mềm quản lý tài sản là lý tưởng cho các doanh nghiệp có nhiều hơn một vài đơn vị, Excel vẫn là một lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp nhỏ. Người quản lý tài sản sử dụng excel cơ bản để ghi lại thông tin họ cần thường xuyên. Một số điều họ ghi lại là thu nhập và chi tiêu cho từng tài sản, dữ liệu tài chính của nó, yêu cầu bảo trì và danh sách các nhiệm vụ bảo trì đang diễn ra.
Ngay cả với các danh mục đầu tư nhỏ nhất, việc theo dõi tất cả các biến này bằng bảng tính là rất khó. Trong khi quản lý thuộc tính Excel phát triển mạnh ở những gì nó phải làm, nó có những hạn chế của nó. Thông tin cho thuê không được tập trung hoặc tự động, gây tốn kém thời gian và dẫn đến dữ liệu không chính xác, thường gây tốn kém. Và việc tính toán các tiện ích trong một thuộc tính được khôi phục thường là một mớ bòng bong mà chỉ một số cá nhân có thể giải quyết được.
Lập bảng tính cho tài sản cho thuê của bạn
Việc thiết lập một bảng tính quản lý tài sản cần một chút thời gian và công sức. Để theo dõi mọi thứ, bạn nên bao gồm nhiều hoặc ít dữ liệu tùy ý. Thật đơn giản để lập một bảng thu nhập và chi tiêu hàng tháng theo cách ghi sổ kế toán kép. Điều này cần rất ít kỹ năng và không bắt buộc phải sử dụng bất kỳ công thức nào. Bảng tính Excel là một công cụ đa năng và hữu ích.
Một bảng tính có thể thực hiện các phép tính phức tạp một cách nhanh chóng và đơn giản. Khi bạn đã tạo một mẫu đơn giản, tất cả những gì bạn phải làm bây giờ là nhập thông tin và bảng tính sẽ lo phần còn lại. Người quản lý tài sản có thể in bảng tính ra tệp PDF và gửi qua email cho kế toán của họ hoặc chia sẻ nó với ai đó nếu đó là bảng tính dựa trên đám mây. Một bảng tính quản lý tài sản là lý tưởng cho những chủ nhà có số lượng tài sản nhỏ. Theo dõi doanh thu và chi tiêu khiêm tốn trên một bảng tính thật đơn giản khi bạn chỉ có một hoặc hai ngôi nhà.
Làm thế nào để người quản lý tài sản được tổ chức?
Các nhà quản lý tài sản luôn có một kế hoạch dự phòng - một chiến lược toàn diện sẽ giúp họ trong những tình huống nhất định. Ngay cả trong một cuộc khủng hoảng, có một chiến lược đảm bảo rằng mọi thứ hoạt động trơn tru nhất có thể. Người quản lý tài sản có một ý tưởng rõ ràng về những gì phù hợp hơn để được thuê ngoài. Họ nắm rõ những ưu điểm và khuyết điểm của mình và có những nhân viên có năng lực luôn túc trực. Với quá nhiều báo cáo và giấy tờ bản cứng, một doanh nghiệp quản lý tài sản có thể nhanh chóng trở nên vô tổ chức. Nó cũng đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn nữa để duy trì mọi thứ theo thứ tự.
Phần mềm quản lý tài sản có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách loại bỏ nhu cầu về thủ tục giấy tờ và cho phép bạn gửi báo cáo bằng phương pháp điện tử. Các nhà quản lý tài sản quyết định về một kỹ thuật giao tiếp mong muốn của cả hai bên sẽ dùng làm tiêu chuẩn. Họ biết cách làm hài lòng chủ sở hữu và thực hiện hiệu quả việc quản lý tài sản. Mục tiêu của người quản lý tài sản là giảm bớt sự phức tạp và hỗn loạn của việc quản lý một hoặc nhiều tài sản. Họ lên kế hoạch và cấu trúc cẩn thận cho các tình huống khác nhau có thể phát sinh để ngăn ngừa bất kỳ rủi ro nào.
Ứng dụng nào tốt nhất cho tài sản?
Tìm một ngôi nhà trên internet sẽ hiệu quả hơn là dựa vào một đại lý bất động sản, người chỉ quan tâm đến việc tăng hoa hồng của mình và không hiểu những gì bạn muốn từ ngôi nhà của bạn. Do sự phong phú của các trang web bất động sản và các ứng dụng bất động sản có sẵn, có thể rất vất vả để quyết định bắt đầu từ đâu. Chúng tôi đã đưa ra danh sách rút gọn các nền tảng sau khi nghiên cứu danh sách và xem xét những ứng dụng nào phổ biến.
- NoBroker
NoBroker thực hiện một công việc tuyệt vời với danh sách và thông tin chi tiết về bất động sản. Bạn sẽ nhận ra các khu nhà được chủ sở hữu liệt kê, có nghĩa là bạn sẽ không phải trả một khoản phí môi giới lớn và công ty tuyên bố sẽ xác minh tất cả các chủ sở hữu. Chủ sở hữu phải tuân theo một danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các danh sách chứa đầy đủ thông tin có liên quan.
- 99acres
99acres cung cấp một bộ lọc chất lượng danh sách cho phép bạn giới hạn kết quả ở những nơi cư trú có hình ảnh hoặc video hoặc chỉ những thuộc tính mà 99acres đã xác nhận về mặt vật lý.
- Nestoria
Nestoria khác với các ứng dụng khác trong danh sách này ở chỗ nó không tổng hợp trực tiếp các danh sách. Nestoria là một công cụ tổng hợp dành cho các nhà tổng hợp; do đó, một tìm kiếm trên trang web sẽ trả về kết quả từ Housing.com, Makaan, NoBroker, Commonfloor và 99acres.
