Le Shadow IT a longtemps été considéré comme une menace pour la sécurité et la conformité, mais de nos jours, de plus en plus d'entreprises réalisent ses avantages. De nombreux responsables de logiciels informatiques s'interrogent : "Existe-t-il un moyen de conserver la sécurité tout en améliorant la flexibilité ?" alors que le cloud computing continue de consommer une part croissante des budgets informatiques de leurs entreprises. Lorsqu'elle est effectuée correctement, une politique informatique fantôme peut aider à la fois l'informatique et l'entreprise à se sentir à l'aise. Pour ce faire, cependant, il faut se familiariser avec sa signification, ses inconvénients éventuels et ses avantages potentiels.
Qu'est-ce que le shadow IT et pourquoi ?
Le terme « informatique parallèle » fait référence à la pratique consistant à utiliser des ressources, des logiciels ou des applications de technologie de l'information dans une entreprise sans le soutien de l'équipe informatique ou de sécurité. Cela peut impliquer à la fois des logiciels et du matériel, ainsi que des ressources basées sur le cloud. La croissance rapide de l'utilisation des services basés sur le cloud est actuellement le plus gros problème : à mesure que de plus en plus de personnes l'utilisent autant, le phénomène de « shadow IT » s'accroît. Les utilisateurs se sont habitués à accéder et à utiliser des logiciels et des services basés sur le cloud pour des applications de productivité ou outils. L'introduction du shadow IT dans une organisation peut prendre plusieurs formes mais se fait généralement par l'une des deux méthodes suivantes :
- Utiliser un programme tiers pour accéder, stocker ou distribuer des informations sur l'entreprise. Même si une entreprise a officiellement approuvé Google Workspace pour le partage de fichiers, un employé peut toujours introduire le shadow IT en choisissant d'utiliser Microsoft 365 à la place.
- Utilisation illégale d'une ressource sanctionnée. De la même manière, même si un service informatique a donné son feu vert à l'utilisation de Google Workspace via des comptes gérés par l'entreprise, un employé peut toujours faire appel à l'informatique fantôme en accédant à Google Workspace à l'aide de son propre compte non surveillé.
Qu'est-ce qu'un exemple de shadow IT ?
L'utilisation de comptes de messagerie personnels pour les activités de l'entreprise, l'utilisation d'appareils BYOD non approuvés ou le déploiement de services SaaS (logiciel en tant que service) non gérés par l'équipe informatique de votre entreprise sont tous des exemples courants de shadow IT. Voici des exemples plus spécifiques de shadow IT :
- Applications ou outils pour augmenter la productivité, y compris des logiciels comme Trello et Asana.
- Microsoft Teams, Slack et Google Chat sont des exemples d'applications de messagerie et de collaboration.
- Applications ou outils de téléphonie mobile, tablettes et autres appareils de l'Internet des objets (IoT).
- Services et applications pour stocker des données ou transférer des fichiers dans le cloud, y compris les logiciels Google Drive, Dropbox, Box et OneDrive.
- Applications ou outils pour les réunions en ligne, y compris Zoom, Skype, WebEx et GoToMeeting
- Les logiciels ou outils de planification et de gestion de rendez-vous tels que Calendly, ScheduleOnce et Bookafy.
Quels sont les risques liés à l'utilisation du shadow IT ?
Les risques associés au shadow IT sont également cachés dans l'ombre. Bien que les employés puissent faire leur travail plus rapidement et plus facilement à l'aide d'outils logiciels ou d'applications informatiques fantômes, ces logiciels ou applications s'accompagnent d'une variété de nouveaux dangers, d'inefficacités et de dépenses pour l'entreprise.
Perte de visibilité et de contrôle
Vous perdez la surveillance et la gestion lorsque les données sont déplacées vers des systèmes ou des applications non officiels. Les systèmes Shadow IT présentent des dangers tels que la sécurité et la non-conformité réglementaire, les violations de données et l'incapacité de prendre les mesures de reprise après sinistre nécessaires concernant lesdites données.
Intégration logicielle
Les intégrations de systèmes sont une caractéristique commune des services informatiques. Les logiciels Shadow IT présentent un risque de violation de données si une partie de l'intégration est compromise. Si les utilisateurs n'installent pas les mises à jour logicielles critiques, la gravité de cette violation augmente considérablement. Il est plus probable que les employés ne sachent même pas comment mettre à niveau leurs outils.
Lorsque le service informatique effectue une mise à niveau sur un système intégré, une application ou un logiciel auparavant inconnu peut fournir une porte dérobée permettant à un attaquant d'accéder à l'ensemble de la base de données. N'importe où, qu'il s'agisse de perturbations majeures ou d'accusations criminelles pour le directeur de l'information, une telle violation pourrait en résulter.
Données perdues
Les données du shadow cloud peuvent devenir inaccessibles aux entreprises, surtout si la personne qui a créé les données quitte l'entreprise. Les contrats d'utilisateur, les documents de conception et d'autres applications ou outils de projet peuvent être stockés sur le compte Dropbox personnel d'un utilisateur. Il est possible que l'entreprise ne soit pas en mesure de récupérer les données client essentielles du compte personnel de l'individu si l'utilisateur est licencié. Lorsqu'un utilisateur est résilié et ne paie plus pour les services cloud du logiciel Shadow IT, il est facile de désactiver immédiatement ces services ou applications.
Coût
Selon certaines estimations, près d'un tiers de tous les abonnements ou applications SaaS sont inutilisés ou sous-utilisés, ce qui entraîne des inefficacités et un gaspillage d'argent. Certaines entreprises qui souhaitent renforcer leur logiciel Shadow IT utilisent des méthodes manuelles inefficaces, notamment l'utilisation de longues feuilles de calcul pour suivre leurs services SaaS, ce qui est une perte de temps et d'argent.
Extension inconnue des surfaces d'attaque
Avec plus de shadow IT, il y a plus de possibilités pour une organisation d'être attaquée. Les systèmes de bases de données non organisés ne sont dans les limites d'aucun protocole de sécurité connu. Les informations d'identification faibles ou par défaut risquent d'exposer des actifs non gérés à Internet. La gestion des journaux de menaces, les informations de sécurité, les logiciels de systèmes de gestion des événements (SIEM) et les tests de pénétration ne couvriront pas le shadow IT.
Avantages du Shadow IT
Cependant, le Shadow IT a aussi ses avantages. Voici les principaux avantages de l'utilisation du Shadow IT :
Niveau supérieur de productivité
Selon les résultats d'un sondage réalisé par Entrust Datacard, presque tous les travailleurs augmentent leur rendement lorsqu'ils ont la possibilité d'utiliser les technologies de leur choix. En outre, le même sondage a révélé que 77 % des professionnels des logiciels informatiques estimaient que leurs entreprises pourraient gagner un avantage concurrentiel si les dirigeants étaient plus collaboratifs pour identifier des solutions aux problèmes d'utilisation des applications. Quand on réfléchit bien au sujet qui nous occupe, on s'aperçoit que ces conclusions ne sont pas très choquantes. Par exemple, vous ne vous attendriez pas à ce qu'un coiffeur puisse effectuer la même quantité de travail avec une paire de ciseaux ordinaire qu'avec un ensemble de ciseaux de coiffure professionnels.
Déclencheur ou catalyseur d'innovation
Lorsqu'il y a plus de personnes qui recherchent, il est plus simple d'identifier les outils les plus adaptés à la tâche à accomplir. Les employés eux-mêmes sont les plus grands juges des solutions logicielles et matérielles qui peuvent leur être les plus utiles ; par conséquent, le shadow IT est tout à fait logique de les laisser utiliser tout ce qu'ils veulent sans leur demander d'obtenir la permission de qui que ce soit au préalable. Par conséquent, il est encore plus logique que la direction étudie en profondeur les logiciels ou applications de technologie de l'information que les travailleurs ont commencé à utiliser de leur propre chef et explorent la possibilité de leur adoption formelle dans toute l'entreprise. Il est considérablement plus probable que la solution obtenue par ce processus soit étroitement liée à la demande initiale de l'entreprise que la solution choisie directement par la direction.
Faire venir les meilleurs et les plus brillants
Le Shadow IT est une forme de technologie de l'information qui peut aider les entreprises, en particulier celles qui opèrent dans des secteurs qui dépendent fortement des logiciels de technologie de l'information, à recruter et à conserver les meilleurs employés. Les candidats à des emplois qui ont une riche expérience sont toujours reconnaissants lorsqu'ils sont autorisés à utiliser les outils qui fonctionnent le mieux pour eux plutôt que d'être obligés d'apprendre à utiliser un ensemble d'outils entièrement différent, qui peut ou non être obsolète. , simplement parce que quelqu'un qui les a précédés aimait les utiliser. De même, les personnes les plus performantes sont beaucoup plus engagées et productives lorsqu'elles ont accès aux logiciels informatiques les plus avancés disponibles, et elles peuvent même refuser des offres de rémunération plus élevées de concurrents dont l'environnement de travail ne leur convient pas.
Minimiser la demande et l'exposition au Shadow IT
Vous pouvez réduire le besoin de shadow IT, ainsi que les risques qui y sont associés, en faisant quelques-unes des choses énumérées ci-dessus.
Communiquer et coopérer
Découvrez ce que les utilisateurs de l'informatique veulent réellement. Faire tomber les silos. Permettre aux services informatiques et aux utilisateurs informatiques de communiquer de manière simple, confortable et efficace afin de mieux comprendre les besoins réels, les expériences et les commentaires des utilisateurs finaux sur les technologies actuelles et nouvellement nécessaires, par exemple plates-formes low-code/no-code.
Former et éduquer
Informer les utilisateurs des dangers associés aux logiciels de shadow IT et de la manière dont l'entreprise peut aider à répondre aux exigences technologiques sans contourner les règles de gouvernance habituelles est une étape très importante pour atténuer ces risques. Les employés qui connaissent la sécurité et partagent la vision de l'organisation en matière de sécurité des logiciels de technologie de l'information sont plus susceptibles de saisir les risques liés au shadow IT et seront encouragés à découvrir des solutions acceptables pour satisfaire leurs demandes technologiques.
Dernières pensées
La structure de bureau ordinaire cède la place à des options plus flexibles, distantes et hybrides. Le cloud facilite ce changement, mais vous devrez quand même faire face à des conséquences importantes. Les menaces du Shadow IT resteront un problème tant que les services SaaS seront le moteur de votre innovation.
Et si je vous disais que vous pouvez résoudre tous les risques du Shadow IT en utilisant des plateformes low-code/no-code ? Ces plates-formes peuvent contrôler le service informatique, mais elles aideront également à créer les outils commerciaux nécessaires aux employés. Imaginez que vous puissiez créer une application de prise de rendez-vous, par exemple, qui corresponde totalement aux besoins de votre entreprise. Et aussi, vous n'auriez pas peur de tous ces risques du Shadow IT - car il serait développé et contrôlé par votre service informatique. AppMaster.io est l'une des plateformes sans code de pointe qui se fera un plaisir de vous aider à créer les meilleures applications Web et mobiles pour votre entreprise sans avoir besoin d'écrire de code.
