Shadow IT tem sido visto como uma ameaça à segurança e conformidade, mas hoje em dia, mais empresas percebem suas vantagens. Muitos executivos de software de TI estão questionando: "Existe uma maneira de manter a segurança enquanto aumenta a flexibilidade?" à medida que a computação em nuvem continua a consumir uma parcela crescente dos orçamentos de TI de seus negócios. Quando feita corretamente, uma política de sombra de TI pode ajudar tanto a TI quanto os negócios a se sentirem confortáveis. Fazer isso, no entanto, requer familiaridade com seu significado, possíveis desvantagens e benefícios potenciais.
O que é Shadow IT e por quê?
O termo "shadow IT" refere-se à prática de usar recursos de tecnologia da informação, software ou aplicativos em uma empresa sem o suporte da equipe de TI ou de segurança. Pode envolver software e hardware, bem como recursos baseados em nuvem. O rápido crescimento do uso de serviços baseados em nuvem é atualmente o maior problema: à medida que mais pessoas o utilizam, aumentando o fenômeno de "shadow IT". Ferramentas. A introdução de shadow IT em uma organização pode assumir várias formas, mas geralmente ocorre por meio de um dos dois métodos:
- Empregar um programa de terceiros para acessar, armazenar ou distribuir informações da empresa. Mesmo que uma corporação tenha sancionado oficialmente o Google Workspace para compartilhamento de arquivos, um funcionário ainda pode introduzir shadow IT optando por usar o Microsoft 365.
- Usar um recurso sancionado ilegalmente. Da mesma forma, mesmo que um departamento de TI tenha autorizado o uso do Google Workspace por meio de contas gerenciadas pela empresa, um funcionário ainda pode trazer a TI de sombra acessando o Google Workspace usando sua própria conta não monitorada.
O que é um exemplo de shadow IT?
O uso de contas de e-mail pessoais para negócios da empresa, o uso de Bring Your Own Devices (BYOD) não aprovado ou a implantação de serviços SaaS (Software as a Service) não gerenciados pela equipe de TI da sua empresa são exemplos comuns de shadow IT. Veja a seguir exemplos mais específicos de shadow IT:
- Aplicativos ou ferramentas para aumentar a produtividade, incluindo softwares como Trello e Asana.
- Microsoft Teams, Slack e Google Chat são exemplos de aplicativos de mensagens e colaboração.
- Aplicativos ou ferramentas para telefones celulares, tablets e outros dispositivos da Internet das Coisas (IoT).
- Serviços e aplicativos para armazenamento de dados ou transferência de arquivos na nuvem, incluindo o software Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive.
- Aplicativos ou ferramentas para reuniões online, incluindo Zoom, Skype, WebEx e GoToMeeting
- O software de agendamento e gerenciamento de compromissos ou ferramentas como Calendly, ScheduleOnce e Bookafy.
Quais são os riscos de usar shadow IT?
Os riscos associados à shadow IT também estão ocultos nas sombras. Embora os funcionários possam realizar seu trabalho de forma mais rápida e fácil com a ajuda de ferramentas ou aplicativos de software de TI sombra, esse software ou aplicativos vêm com uma variedade de novos perigos, ineficiências e despesas para os negócios.
Perdeu visibilidade e controle
Você perde a supervisão e o gerenciamento quando os dados são movidos para sistemas ou aplicativos não oficiais. Os sistemas Shadow IT fornecem perigos como segurança e não conformidade regulatória, violações de dados e a incapacidade de realizar as ações necessárias de recuperação de desastres em relação a esses dados.
Integração de software
As integrações de sistemas são uma característica comum dos departamentos de TI. O software Shadow IT representa um risco de violação de dados se qualquer parte da integração for comprometida. Se os usuários não instalarem atualizações críticas de software, a gravidade dessa violação aumentará significativamente. É mais provável que os funcionários nem saibam como atualizar suas ferramentas.
Quando a TI executa uma atualização em um sistema integrado, um aplicativo ou software anteriormente desconhecido pode fornecer um backdoor para um invasor acessar todo o banco de dados. Qualquer lugar, desde uma grande interrupção até acusações criminais para o diretor de informações, pode resultar de tal violação.
Dados perdidos
Os dados da nuvem sombra podem se tornar inacessíveis para as empresas, especialmente se o indivíduo que criou os dados deixar a empresa. Contratos de usuário, documentos de design e outros aplicativos ou ferramentas de projeto podem ser armazenados na conta pessoal do Dropbox de um usuário. É possível que a empresa não consiga recuperar dados essenciais do cliente da conta pessoal do indivíduo se o usuário for dispensado. Quando um usuário é encerrado e não paga mais pelos serviços em nuvem do software Shadow IT, é fácil desativar imediatamente esses serviços ou aplicativos.
Custo
Quase um terço de todas as assinaturas ou aplicativos SaaS, segundo algumas estimativas, não são utilizados ou são subutilizados, levando a ineficiências e desperdício de dinheiro. Algumas empresas que desejam reforçar seu software de TI de sombra usam métodos manuais ineficientes, incluindo o uso de longas planilhas para acompanhar seus serviços SaaS, o que é uma perda de tempo e dinheiro.
Expansão desconhecida de superfícies de ataque
Com mais shadow IT, há mais possibilidades de uma organização ser atacada. Os sistemas de banco de dados não organizados não estão dentro dos limites de nenhum protocolo de segurança conhecido. As credenciais que são fracas ou o risco padrão expõem ativos não gerenciados à Internet. Gerenciamento de log de ameaças, informações de segurança, software de sistemas de gerenciamento de eventos (SIEM) e testes de penetração não abrangerão a TI de sombra.
Benefícios da Shadow IT
No entanto, Shadow IT também tem seus benefícios. Aqui estão as principais vantagens de usar Shadow IT:
Nível mais alto de produtividade
De acordo com os resultados de uma pesquisa realizada pela Entrust Datacard, quase todos os trabalhadores aumentam sua produção quando têm a oportunidade de utilizar as tecnologias de sua escolha. Além disso, a mesma pesquisa descobriu que 77% dos profissionais de software de TI sentiram que suas empresas poderiam ganhar uma vantagem competitiva se os executivos fossem mais colaborativos na identificação de soluções para problemas usando aplicativos. Quando se considera cuidadosamente o assunto em questão, percebe-se que essas conclusões não são muito chocantes. Por exemplo, você não esperaria que um cabeleireiro fosse capaz de fazer a mesma quantidade de trabalho com uma tesoura comum do que com uma tesoura de cabeleireiro profissional.
Gatilho ou Catalisador de Inovação
Quando há mais pessoas procurando, é mais simples identificar as ferramentas mais adequadas à tarefa em questão. Os próprios funcionários são os maiores juízes de quais soluções de software e hardware podem ser mais úteis para eles; portanto, a Shadow IT faz todo o sentido permitir que eles usem o que quiserem sem exigir que eles obtenham permissão prévia de ninguém. Portanto, faz ainda mais sentido para a gestão estudar minuciosamente os softwares ou aplicativos de tecnologia da informação que os trabalhadores começaram a usar por conta própria e explorar a possibilidade de sua adoção formal em toda a empresa. É consideravelmente mais provável que a solução obtida por meio desse processo esteja intimamente ligada à demanda inicial do negócio do que a solução escolhida diretamente pela administração.
Trazendo o melhor e mais brilhante
Shadow IT é uma forma de tecnologia da informação que pode ajudar as empresas, principalmente aquelas que operam em setores que dependem fortemente de software de tecnologia da informação, a recrutar e manter os melhores funcionários. Os candidatos a empregos que têm muita experiência são sempre gratos quando podem usar as ferramentas que funcionam melhor para eles, em vez de serem forçados a aprender a usar um conjunto totalmente diferente de ferramentas, que podem ou não estar desatualizadas , simplesmente porque alguém que veio antes deles gostou de usá-los. Da mesma forma, indivíduos de alto desempenho são muito mais engajados e produtivos quando têm acesso ao software de TI mais avançado disponível e podem até recusar ofertas de remuneração mais altas de concorrentes cujo ambiente de trabalho não seja adequado para eles.
Minimizando a demanda e a exposição a Shadow IT
Você pode diminuir a necessidade de shadow IT, bem como os riscos associados a ela, fazendo algumas das coisas listadas acima.
Comunicar e cooperar
Descubra o que os usuários de TI realmente querem. Derrubando os silos. Possibilitar que departamentos de TI e usuários de TI se comuniquem de maneira simples, confortável e eficiente para ter uma melhor compreensão dos reais requisitos, experiências e comentários dos usuários finais sobre tecnologias atuais e novas necessárias, por exemplo plataformas low-code/no-code.
Treinar e educar
Informar os usuários sobre os perigos associados ao software shadow IT e como a empresa pode ajudar a atender aos requisitos tecnológicos sem burlar as regras usuais de governança é um passo muito importante para mitigar esses riscos. Os funcionários que têm conhecimento de segurança e compartilham a visão da organização para segurança de software de tecnologia da informação são mais propensos a compreender os riscos relacionados à shadow IT e serão incentivados a descobrir soluções aceitáveis para satisfazer suas demandas tecnológicas.
Pensamentos finais
A estrutura regular do escritório está dando lugar a opções mais flexíveis, remotas e híbridas. A nuvem ajuda nessa mudança, mas você ainda precisará lidar com algumas consequências significativas. As ameaças de Shadow IT continuarão sendo um problema enquanto os serviços SaaS estiverem impulsionando sua inovação.
Mas e se eu lhe disser que você pode resolver todos os riscos do Shadow IT usando plataformas low-code/no-code ? Essas plataformas podem estar no controle do departamento de TI, mas também ajudarão a criar as ferramentas de negócios necessárias para os funcionários. Imagine que você pode construir um aplicativo de agendamento de consultas, por exemplo, que atenda totalmente às necessidades da sua empresa. E também, você não teria medo de todos esses riscos do Shadow IT - porque ele seria desenvolvido e controlado pelo seu departamento de TI. O AppMaster.io é uma das plataformas sem código de ponta que o ajudarão a criar os melhores aplicativos móveis e da Web para o seu negócio sem a necessidade de escrever nenhum código.
