Shadow IT telah lama dilihat sebagai ancaman terhadap keamanan dan kepatuhan, tetapi saat ini, lebih banyak bisnis menyadari keuntungannya. Banyak eksekutif perangkat lunak TI mempertanyakan, "Apakah ada cara untuk mempertahankan keamanan sambil meningkatkan fleksibilitas?" karena komputasi awan terus menghabiskan sebagian besar anggaran TI bisnis mereka. Jika dilakukan dengan benar, kebijakan TI bayangan dapat membantu TI dan bisnis dengan nyaman. Untuk melakukannya, bagaimanapun, membutuhkan keakraban dengan maknanya, kemungkinan kekurangannya, dan manfaat potensialnya.
Apa itu bayangan IT, dan mengapa?
Istilah "IT bayangan" mengacu pada praktik penggunaan sumber daya teknologi informasi, perangkat lunak, atau aplikasi dalam bisnis tanpa dukungan TI atau tim keamanan. Ini mungkin melibatkan perangkat lunak dan perangkat keras, serta sumber daya berbasis cloud. Pertumbuhan pesat penggunaan layanan berbasis cloud saat ini menjadi masalah terbesar: karena semakin banyak orang menggunakannya, meningkatkan fenomena "IT bayangan." Pengguna menjadi terbiasa mengakses dan menggunakan perangkat lunak dan layanan berbasis cloud untuk aplikasi produktivitas atau peralatan. Pengenalan TI bayangan ke dalam organisasi dapat mengambil beberapa bentuk tetapi biasanya terjadi melalui salah satu dari dua metode:
- Menggunakan program pihak ketiga untuk mengakses, menyimpan, atau mendistribusikan informasi perusahaan. Meskipun perusahaan telah secara resmi memberikan sanksi kepada Google Workspace untuk berbagi file, seorang karyawan masih dapat memperkenalkan TI bayangan dengan memilih untuk menggunakan Microsoft 365 sebagai gantinya.
- Menggunakan sumber daya yang disetujui secara ilegal. Dengan cara yang sama, meskipun departemen TI telah memberi lampu hijau penggunaan Google Workspace melalui akun yang dikelola perusahaan, seorang karyawan masih dapat membawa TI bayangan dengan mengakses Google Workspace menggunakan akun mereka sendiri yang tidak dipantau.
Apa contoh bayangan IT?
Penggunaan akun email pribadi untuk bisnis perusahaan, penggunaan Bring Your Own Devices (BYOD) yang tidak disetujui, atau penerapan layanan SaaS (Software as a service) yang tidak dikelola oleh tim TI perusahaan Anda adalah contoh umum dari TI bayangan. Berikut ini adalah contoh yang lebih spesifik dari shadow IT:
- Aplikasi atau alat untuk meningkatkan produktivitas, termasuk perangkat lunak seperti Trello dan Asana.
- Microsoft Teams, Slack, dan Google Chat adalah contoh aplikasi perpesanan dan kolaborasi.
- Aplikasi atau alat ponsel, tablet, dan perangkat Internet of Things (IoT) lainnya.
- Layanan dan aplikasi untuk menyimpan data atau mentransfer file di cloud, termasuk perangkat lunak Google Drive, Dropbox, Box, dan OneDrive.
- Aplikasi atau alat untuk rapat online, termasuk Zoom, Skype, WebEx, dan GoToMeeting
- Perangkat lunak atau alat penjadwalan janji temu dan manajemen seperti Calendly, ScheduleOnce, dan Bookafy.
Apa risiko menggunakan shadow IT?
Risiko yang terkait dengan bayangan TI juga tersembunyi dalam bayangan. Meskipun karyawan dapat menyelesaikan pekerjaan mereka lebih cepat dan mudah dengan bantuan perangkat lunak atau aplikasi bayangan IT, perangkat lunak atau aplikasi ini datang dengan berbagai bahaya baru, inefisiensi, dan biaya untuk bisnis.
Kehilangan visibilitas dan kontrol
Anda kehilangan pengawasan dan manajemen saat data dipindahkan ke sistem atau aplikasi tidak resmi. Sistem TI bayangan memberikan bahaya seperti keamanan dan ketidakpatuhan terhadap peraturan, pelanggaran data, dan ketidakmampuan untuk mengambil tindakan pemulihan bencana yang diperlukan terkait data tersebut.
Integrasi Perangkat Lunak
Integrasi sistem adalah fitur umum dari departemen TI. Perangkat lunak TI bayangan menimbulkan risiko pelanggaran data jika ada bagian dari integrasi yang disusupi. Jika pengguna tidak menginstal pemutakhiran perangkat lunak penting, tingkat keparahan pelanggaran ini meningkat secara signifikan. Kemungkinan besar karyawan bahkan tidak tahu cara meningkatkan alat mereka.
Ketika TI melakukan peningkatan pada sistem terintegrasi, aplikasi atau perangkat lunak yang sebelumnya tidak dikenal dapat menyediakan pintu belakang bagi penyerang untuk mengakses seluruh basis data. Di mana saja, mulai dari gangguan besar hingga tuntutan pidana bagi kepala petugas informasi dapat terjadi akibat pelanggaran semacam itu.
Data hilang
Data cloud bayangan mungkin menjadi tidak dapat diakses oleh bisnis, terutama jika individu yang membuat data tersebut meninggalkan perusahaan. Kontrak pengguna, dokumen desain, dan aplikasi atau alat proyek lainnya mungkin disimpan di akun Dropbox pribadi pengguna. Ada kemungkinan bahwa perusahaan tidak akan dapat memulihkan data pelanggan penting dari akun pribadi individu jika pengguna diberhentikan. Ketika pengguna dihentikan dan tidak lagi membayar layanan cloud perangkat lunak Shadow IT, mudah untuk segera menonaktifkan layanan atau aplikasi tersebut.
Biaya
Hampir sepertiga dari semua langganan atau aplikasi SaaS, menurut beberapa perkiraan, tidak digunakan atau kurang dimanfaatkan, yang menyebabkan inefisiensi dan pemborosan uang. Beberapa bisnis yang ingin menopang perangkat lunak TI bayangan mereka menggunakan metode manual yang tidak efisien, termasuk menggunakan spreadsheet panjang untuk melacak layanan SaaS mereka, yang hanya membuang-buang waktu dan uang.
Perluasan permukaan serangan yang tidak diketahui
Dengan lebih banyak bayangan TI, ada lebih banyak kemungkinan bagi organisasi untuk diserang. Sistem database yang tidak terorganisir tidak berada dalam batasan protokol keamanan yang diketahui. Kredensial yang lemah atau risiko default mengekspos aset yang tidak dikelola ke Internet. Manajemen log ancaman, informasi keamanan, perangkat lunak sistem manajemen peristiwa (SIEM), dan pengujian penetrasi tidak akan mencakup TI bayangan.
Manfaat Bayangan IT
Namun Shadow IT juga memiliki manfaatnya. Berikut adalah keuntungan utama menggunakan Shadow IT:
Tingkat Produktivitas yang Lebih Tinggi
Menurut temuan jajak pendapat yang dilakukan oleh Entrust Datacard, hampir semua pekerja meningkatkan output mereka ketika diberi kesempatan untuk memanfaatkan teknologi pilihan mereka. Selain itu, jajak pendapat yang sama menemukan bahwa 77% profesional perangkat lunak TI merasa bahwa perusahaan mereka mungkin memperoleh keunggulan kompetitif jika eksekutif lebih kolaboratif dalam mengidentifikasi solusi untuk masalah menggunakan aplikasi. Ketika seseorang memberikan pertimbangan yang cermat terhadap masalah yang dihadapi, ia menyadari bahwa kesimpulan ini tidak terlalu mengejutkan. Misalnya, Anda tidak akan mengharapkan seorang penata rambut dapat menyelesaikan pekerjaan dengan gunting biasa sebanyak yang mereka bisa dengan gunting penata rambut profesional.
Pemicu atau Katalis Inovasi
Ketika ada lebih banyak orang yang mencari, akan lebih mudah untuk mengidentifikasi alat yang lebih cocok untuk tugas yang ada. Karyawan sendirilah yang paling menentukan solusi perangkat lunak dan perangkat keras mana yang paling berguna bagi mereka; oleh karena itu, shadow IT sangat masuk akal untuk membiarkan mereka menggunakan apa pun yang mereka inginkan tanpa mengharuskan mereka mendapatkan izin dari siapa pun sebelumnya. Oleh karena itu, lebih masuk akal bagi manajemen untuk mempelajari secara menyeluruh perangkat lunak atau aplikasi teknologi informasi yang telah mulai digunakan oleh pekerja atas kemauan mereka sendiri dan mengeksplorasi kemungkinan adopsi formal mereka di seluruh perusahaan. Kemungkinan besar solusi yang diperoleh melalui proses ini akan terkait erat dengan permintaan bisnis awal daripada solusi yang dipilih langsung oleh manajemen.
Membawa yang Terbaik dan Tercerdas
Shadow IT adalah bentuk teknologi informasi yang dapat membantu bisnis, terutama yang beroperasi di industri yang sangat bergantung pada perangkat lunak teknologi informasi, merekrut dan mempertahankan karyawan terbaik. Kandidat untuk pekerjaan yang memiliki banyak pengalaman selalu bersyukur ketika mereka diizinkan untuk menggunakan alat yang paling cocok untuk mereka daripada dipaksa untuk belajar bagaimana menggunakan seperangkat alat yang sama sekali berbeda, yang mungkin ketinggalan zaman atau tidak. , hanya karena seseorang yang datang sebelum mereka suka menggunakannya. Demikian pula, individu berkinerja tinggi jauh lebih terlibat dan produktif ketika mereka memiliki akses ke perangkat lunak TI paling mutakhir yang tersedia, dan mereka bahkan mungkin menolak tawaran kompensasi yang lebih tinggi dari pesaing yang lingkungan kerjanya tidak cocok untuk mereka.
Meminimalkan Permintaan dan Paparan, Shadow IT
Anda dapat mengurangi kebutuhan akan TI bayangan, serta risiko yang terkait dengannya, dengan melakukan beberapa hal yang tercantum di atas.
Berkomunikasi dan bekerja sama
Cari tahu apa yang sebenarnya diinginkan pengguna TI. Menurunkan silo. Memungkinkan departemen TI dan pengguna TI untuk berkomunikasi dengan cara yang sederhana, nyaman, dan efisien untuk memiliki pemahaman yang lebih baik tentang persyaratan, pengalaman, dan komentar nyata pengguna akhir tentang teknologi saat ini dan yang baru diperlukan misalnya platform kode rendah/tanpa kode.
Melatih dan mendidik
Memberi tahu pengguna tentang bahaya yang terkait dengan perangkat lunak bayangan TI dan bagaimana perusahaan dapat membantu memenuhi persyaratan teknologi tanpa menghindari aturan tata kelola yang biasa merupakan langkah yang sangat penting dalam mengurangi risiko ini. Karyawan yang memiliki pengetahuan tentang keamanan dan berbagi visi organisasi untuk keamanan perangkat lunak teknologi informasi lebih mungkin untuk memahami risiko yang terkait dengan bayangan TI dan akan didorong untuk menemukan solusi yang dapat diterima untuk memenuhi tuntutan teknologi mereka.
Pikiran Akhir
Struktur kantor reguler memberi jalan ke opsi yang lebih fleksibel, jarak jauh, dan hibrida. Cloud membantu perubahan ini, tetapi Anda masih harus menghadapi beberapa konsekuensi signifikan. Ancaman TI bayangan akan tetap menjadi masalah selama layanan SaaS mendorong inovasi Anda.
Tetapi bagaimana jika saya memberi tahu Anda bahwa Anda dapat menyelesaikan semua risiko Shadow IT dengan menggunakan platform low-code/no-code ? Platform ini dapat mengendalikan departemen TI, tetapi mereka juga akan membantu menciptakan alat bisnis yang diperlukan untuk karyawan. Bayangkan Anda dapat membuat aplikasi penjadwalan janji temu, misalnya, yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Dan juga, Anda tidak akan takut dengan semua risiko Shadow IT ini - karena itu akan dikembangkan dan dikendalikan oleh departemen TI Anda. AppMaster.io adalah salah satu platform tanpa kode mutakhir yang dengan senang hati akan membantu Anda membuat aplikasi web dan seluler terbaik untuk bisnis Anda tanpa perlu menulis kode apa pun.
