Schatten-IT wurde lange Zeit als Bedrohung für Sicherheit und Compliance angesehen, aber heutzutage erkennen immer mehr Unternehmen ihre Vorteile. Viele IT-Software-Führungskräfte fragen sich: „Gibt es eine Möglichkeit, die Sicherheit beizubehalten und gleichzeitig die Flexibilität zu erhöhen?“ da Cloud Computing weiterhin einen wachsenden Teil der IT-Budgets ihrer Unternehmen verschlingt. Bei richtiger Ausführung kann eine Schatten-IT-Richtlinie sowohl der IT als auch dem Unternehmen helfen, sich wohl zu fühlen. Dazu müssen Sie jedoch mit seiner Bedeutung, möglichen Nachteilen und potenziellen Vorteilen vertraut sein.
Was ist Schatten-IT und warum?
Der Begriff „Schatten-IT“ bezieht sich auf die Praxis, IT-Ressourcen, Software oder Anwendungen in einem Unternehmen ohne die Unterstützung des IT- oder Sicherheitsteams zu verwenden. Es kann sowohl Software und Hardware als auch Cloud-basierte Ressourcen umfassen. Das schnelle Wachstum der Cloud-basierten Servicenutzung ist derzeit das größte Problem: Je mehr Menschen sie nutzen, desto mehr nimmt das Phänomen der „Schatten-IT“ zu. Benutzer haben sich daran gewöhnt, auf Cloud-basierte Software und Services für Produktivitätsanwendungen zuzugreifen und diese zu nutzen Werkzeug. Die Einführung von Schatten-IT in eine Organisation kann verschiedene Formen annehmen, erfolgt aber normalerweise durch eine von zwei Methoden:
- Verwenden eines Programms eines Drittanbieters, um auf Unternehmensinformationen zuzugreifen, diese zu speichern oder zu verteilen. Selbst wenn ein Unternehmen Google Workspace offiziell für die Dateifreigabe genehmigt hat, kann ein Mitarbeiter dennoch Schatten-IT einführen, indem er sich stattdessen für die Verwendung von Microsoft 365 entscheidet.
- Illegale Nutzung einer sanktionierten Ressource. Auch wenn eine IT-Abteilung grünes Licht für die Nutzung von Google Workspace über unternehmensverwaltete Konten gegeben hat, kann ein Mitarbeiter immer noch Schatten-IT einbeziehen, indem er über sein eigenes, nicht überwachtes Konto auf Google Workspace zugreift.
Was ist ein Beispiel für Schatten-IT?
Die Verwendung privater E-Mail-Konten für geschäftliche Zwecke, die Verwendung nicht genehmigter Bring Your Own Devices (BYOD) oder die Bereitstellung von SaaS-Diensten (Software as a Service), die nicht vom IT-Team Ihres Unternehmens verwaltet werden, sind gängige Beispiele für Schatten-IT. Im Folgenden finden Sie spezifischere Beispiele für Schatten-IT:
- Anwendungen oder Tools zur Steigerung der Produktivität, einschließlich Software wie Trello und Asana.
- Microsoft Teams, Slack und Google Chat sind Beispiele für Messaging- und Collaboration-Apps.
- Mobiltelefonanwendungen oder -tools, Tablets und andere Internet of Things (IoT)-Geräte.
- Dienste und Anwendungen zum Speichern von Daten oder Übertragen von Dateien in der Cloud, einschließlich Google Drive, Dropbox, Box und OneDrive-Software.
- Anwendungen oder Tools für Online-Meetings, einschließlich Zoom, Skype, WebEx und GoToMeeting
- Die Terminplanungs- und Verwaltungssoftware oder Tools wie Calendly, ScheduleOnce und Bookafy.
Welche Risiken birgt der Einsatz von Schatten-IT?
Auch Risiken der Schatten-IT verbergen sich im Schatten. Obwohl Mitarbeiter ihre Arbeit mit Hilfe von Schatten-IT-Softwaretools oder -anwendungen schneller und einfacher erledigen können, bringen diese Software oder Anwendungen eine Vielzahl neuer Gefahren, Ineffizienzen und Kosten für das Unternehmen mit sich.
Sicht und Kontrolle verloren
Sie verlieren die Übersicht und Verwaltung, wenn Daten in inoffizielle Systeme oder Anwendungen verschoben werden. Schatten-IT-Systeme bergen Gefahren wie die Nichteinhaltung von Sicherheitsvorschriften und Vorschriften, Datenschutzverletzungen und die Unfähigkeit, die erforderlichen Maßnahmen zur Notfallwiederherstellung in Bezug auf diese Daten zu ergreifen.
Softwareintegration
Systemintegrationen sind ein gemeinsames Merkmal von IT-Abteilungen. Schatten-IT-Software birgt das Risiko von Datenschutzverletzungen, wenn ein Teil der Integration kompromittiert wird. Wenn Benutzer kritische Software-Upgrades nicht installieren, nimmt der Schweregrad dieses Verstoßes erheblich zu. Es ist wahrscheinlicher, dass die Mitarbeiter nicht einmal wissen, wie sie ihre Tools aktualisieren können.
Wenn die IT ein Upgrade auf einem integrierten System durchführt, kann eine zuvor unbekannte Anwendung oder Software einem Angreifer eine Hintertür bieten, um auf die gesamte Datenbank zuzugreifen. Aus einem solchen Verstoß kann alles Mögliche resultieren, von größeren Störungen bis hin zu strafrechtlichen Anklagen gegen den Chief Information Officer.
Verlorene Daten
Shadow-Cloud-Daten können für Unternehmen unzugänglich werden, insbesondere wenn die Person, die die Daten erstellt hat, das Unternehmen verlässt. Benutzerverträge, Designdokumente und andere Projektanwendungen oder Tools können im persönlichen Dropbox-Konto eines Benutzers gespeichert werden. Es ist möglich, dass das Unternehmen wichtige Kundendaten nicht aus dem persönlichen Konto der Person wiederherstellen kann, wenn der Benutzer entlassen wird. Wenn ein Benutzer gekündigt wird und nicht mehr für Schatten-IT-Software-Cloud-Dienste zahlt, ist es einfach, solche Dienste oder Anwendungen sofort zu deaktivieren.
Kosten
Schätzungen zufolge sind fast ein Drittel aller SaaS-Abonnements oder -Anwendungen entweder ungenutzt oder nicht ausgelastet, was zu Ineffizienzen und Geldverschwendung führt. Einige Unternehmen, die ihre Schatten-IT-Software stützen möchten, verwenden ineffiziente manuelle Methoden, einschließlich der Verwendung langer Tabellenkalkulationen, um den Überblick über ihre SaaS-Dienste zu behalten, was Zeit- und Geldverschwendung ist.
Unbekannte Erweiterung der Angriffsflächen
Mit mehr Schatten-IT gibt es mehr Angriffsmöglichkeiten auf eine Organisation. Unorganisierte Datenbanksysteme liegen nicht innerhalb der Grenzen bekannter Sicherheitsprotokolle. Schwache Zugangsdaten oder der Ausfall riskieren, nicht verwaltete Assets dem Internet auszusetzen. Die Verwaltung von Bedrohungsprotokollen, Sicherheitsinformationen, Software für Ereignisverwaltungssysteme (SIEM) und Penetrationstests decken die Schatten-IT nicht ab.
Vorteile der Schatten-IT
Schatten-IT hat jedoch auch ihre Vorteile. Hier sind die Hauptvorteile der Verwendung von Schatten-IT:
Höhere Produktivität
Nach den Ergebnissen einer von Entrust Datacard durchgeführten Umfrage steigern fast alle Arbeitnehmer ihre Leistung, wenn sie die Möglichkeit erhalten, die Technologien ihrer Wahl einzusetzen. Darüber hinaus ergab dieselbe Umfrage, dass 77 % der IT-Softwareexperten der Meinung waren, dass ihre Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erlangen könnten, wenn Führungskräfte bei der Suche nach Lösungen für Probleme mit Apps kooperativer wären. Wenn man die vorliegende Angelegenheit sorgfältig betrachtet, stellt man fest, dass diese Schlussfolgerungen nicht sehr schockierend sind. Zum Beispiel würden Sie nicht erwarten, dass ein Friseur mit einer normalen Schere die gleiche Menge an Arbeit erledigen kann wie mit einer professionellen Friseurschere.
Innovationsauslöser oder Katalysator
Wenn mehr Leute suchen, ist es einfacher, Tools zu identifizieren, die für die jeweilige Aufgabe besser geeignet sind. Die Mitarbeiter selbst können am besten beurteilen, welche Software- und Hardwarelösungen für sie am nützlichsten sind; Daher ist Schatten-IT absolut sinnvoll, um sie alles verwenden zu lassen, was sie wollen, ohne dass sie vorher die Erlaubnis von irgendjemandem einholen müssen. Daher ist es für das Management umso sinnvoller, die IT-Software oder -Apps, die die Mitarbeiter von sich aus verwenden, gründlich zu studieren und die Möglichkeit ihrer formellen Einführung im gesamten Unternehmen zu prüfen. Es ist wesentlich wahrscheinlicher, dass die durch diesen Prozess erzielte Lösung eng mit der anfänglichen Geschäftsanforderung verknüpft ist als die direkt vom Management gewählte Lösung.
Holen Sie sich die Besten und Klügsten
Schatten-IT ist eine Form der Informationstechnologie, die Unternehmen dabei helfen kann, die besten Mitarbeiter einzustellen und zu halten, insbesondere in Branchen, die stark auf Informationstechnologie-Software angewiesen sind. Kandidaten für Stellen mit einem reichen Erfahrungsschatz sind immer dankbar, wenn sie die Tools verwenden dürfen, die für sie am besten funktionieren, anstatt gezwungen zu sein, den Umgang mit einem völlig anderen Satz von Tools zu erlernen, die veraltet sein können oder nicht , einfach weil jemand, der vor ihnen kam, sie gerne benutzte. In ähnlicher Weise sind leistungsstarke Personen viel engagierter und produktiver, wenn sie Zugriff auf die modernste verfügbare IT-Software haben, und sie lehnen möglicherweise sogar höhere Vergütungsangebote von Wettbewerbern ab, deren Arbeitsumfeld nicht gut zu ihnen passt.
Minimierung der Nachfrage nach und Gefährdung durch Schatten-IT
Sie können den Bedarf an Schatten-IT sowie die damit verbundenen Risiken verringern, indem Sie einige der oben aufgeführten Maßnahmen ergreifen.
Kommunizieren und kooperieren
Finden Sie heraus, was Nutzer von IT wirklich wollen. Die Silos abbauen. Ermöglichen Sie IT-Abteilungen und IT-Anwendern eine einfache, komfortable und effiziente Kommunikation, um beispielsweise die tatsächlichen Anforderungen, Erfahrungen und Kommentare der Endanwender zu aktuellen und neu notwendigen Technologien besser zu verstehen Low-Code/No-Code-Plattformen.
Trainiere und erziehe
Die Information der Benutzer über die mit Schatten-IT-Software verbundenen Gefahren und darüber, wie das Unternehmen helfen kann, die technologischen Anforderungen zu erfüllen, ohne die üblichen Governance-Regeln zu umgehen, ist ein sehr wichtiger Schritt zur Minderung dieser Risiken. Mitarbeiter, die sich mit Sicherheit auskennen und die Vision der Organisation für Softwaresicherheit in der Informationstechnologie teilen, erkennen mit größerer Wahrscheinlichkeit die Risiken im Zusammenhang mit Schatten-IT und werden ermutigt, akzeptable Lösungen zu finden, um ihre technologischen Anforderungen zu erfüllen.
Abschließende Gedanken
Die reguläre Bürostruktur weicht flexibleren, dezentralen und hybriden Optionen. Die Cloud hilft bei dieser Umstellung, aber Sie müssen sich dennoch mit einigen erheblichen Konsequenzen auseinandersetzen. Schatten-IT-Bedrohungen werden ein Problem bleiben, solange SaaS-Dienste Ihre Innovation vorantreiben.
Aber was, wenn ich Ihnen sage, dass Sie alle Risiken der Schatten-IT lösen können, indem Sie Low-Code/No-Code-Plattformen verwenden ? Diese Plattformen können die IT-Abteilung steuern, aber sie helfen auch bei der Erstellung von Geschäftstools, die für Mitarbeiter erforderlich sind. Stellen Sie sich vor, Sie könnten beispielsweise eine Terminplanungsanwendung erstellen, die vollständig zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Und Sie hätten auch keine Angst vor all diesen Risiken der Schatten-IT – denn sie würde von Ihrer IT-Abteilung entwickelt und kontrolliert. AppMaster.io ist eine der hochmodernen No-Code-Plattformen, die Ihnen gerne dabei hilft, die besten Web- und Mobilanwendungen für Ihr Unternehmen zu erstellen, ohne Code schreiben zu müssen.
