Yönlendirme bilgi toplama iş akışı: Her tanıştırmayı takip edin

Yönlendirme bilgi toplama süreci neden aksar?

Bir yönlendirme genellikle iyi niyetle başlar, sonra günlük işlerin arasında kaybolur. Bir kişi e-postayla tanıştırma yapar, başka biri görüşmede bir isimden söz eder, bir başkası da ayrıntıları kişisel bir nota yazar. Her yöntem tek başına hızlı görünür. Ancak birlikte kullanıldıklarında yönlendirmeleri bulmak, atamak ve ölçmek zorlaşır.

E-posta yazışmalarını kaybetmek kolaydır. Bir ekip üyesi yönlendiren kişiye yanıt verirken potansiyel müşteriyi kaydetmeyi unutabilir. Başka biri ilgili kişiyle zaten iletişime geçildiğini varsayabilir. Bir çalışan görev değiştirir veya izne ayrılırsa bilgiler kimsenin kontrol etmediği bir gelen kutusunda kalabilir.

Kişisel notlar farklı bir sorun yaratır. Bu notlarda yönlendiren kişinin neden tanıştırma yaptığı veya potansiyel müşterinin neye ihtiyaç duyduğu gibi değerli bilgiler bulunabilir. Ancak ekibin geri kalanı bu notları göremez. Böylece yönlendirme, ortak bir süreç yerine tek kişinin hafızasına bağlı kalır.

Eksik bilgiler maliyetli boşluklar oluşturur. Kayıtlı bir izin yoksa ekip iletişim beklemeyen biriyle iletişime geçebilir. Belirlenmiş bir sorumlu yoksa aynı kişiyle birkaç kişi iletişime geçebilir veya hiç kimse geçmeyebilir. Bir takip tarihi yoksa ilgili bir potansiyel müşteri çok uzun süre bekleyebilir ve ilgisini kaybedebilir.

Maliyet tek bir fırsatın kaçırılmasıyla sınırlı kalmaz. Yönlendiren kişiler tanıştırmalarına yanıt verilmediğini veya güncelleme almak için tekrar tekrar sormaları gerektiğini fark eder. Bir daha yönlendirme yapmaya daha az istekli olabilirler. Ekip de hangi profesyonel ağ yönlendirmelerinin gerçek görüşmelere, uygun potansiyel müşterilere ve tamamlanan işlere dönüştüğünü göremez.

Yönlendirme bilgi toplama iş akışı, her tanıştırma için ortak bir kayıt ve ekip içinde izlenecek net bir yol oluşturur. Bu kayıt; yönlendirmeyi kimin yaptığını, kişinin iletişime geçilmesini kabul edip etmediğini, hangi yardıma ihtiyaç duyduğunu, kimin yanıt vereceğini ve sonunda ne olduğunu içermelidir.

Ekip her an şu soruları yanıtlayabilmelidir:

• Yönlendirmeyi kim yaptı ve tanıştırma nasıl gerçekleşti?
• Kişi iletişime geçilmesini kabul etti mi, ekip hangi bilgileri kullanabilir?
• Bir sonraki adımdan kim sorumlu ve son tarih ne zaman?
• Yönlendirme uygun bulundu mu, reddedildi mi, dönüştü mü veya hâlâ etkin mi?

Bu yanıtlar tek bir yerde bulunduğunda yönlendirme takibi, yönlendiren kişi sorduğunda hatırlanan bir görev olmaktan çıkar ve normal iş akışının parçası olur.

Kişileri ve devir noktalarını belirleyin

Bir form oluşturmadan veya durum etiketleri eklemeden önce rolleri tanımlayın. Yönlendirmeler çoğu zaman birkaç kişi bir başkasının yanıt vereceğini, izni kontrol edeceğini veya yönlendiren kişiyi bilgilendireceğini düşündüğü için kaybolur.

Sürece dahil olan herkesi listeleyin. Profesyonel bir bağlantı yönlendirme gönderebilir. Yönlendirilen kişinin iletişim kurulmasını istediğini doğrulaması gerekebilir. Ardından satış, işe alım, destek veya iş ortaklıkları ekibinden biri yönlendirmenin uygun olup olmadığına karar verir ve sonraki adımı atar.

Küçük bir işletmede aynı kişi birkaç rolü üstlense bile bu rolleri ayrı tutun:

• Yönlendiren kişi tanıştırmayı yapar ve bağlam sağlar.
• Yönlendirilen kişi müşteri, aday, iş ortağı veya danışan olabilir.
• Şirket içi sorumlu yönlendirmeyi kabul eder, ayrıntıları kontrol eder ve kaydı güncel tutar.

Şirket içi sorumlunun bir yedeği de olmalıdır. Asıl sorumlu uzaktaysa umut vadeden bir tanıştırma onun dönmesini beklememelidir. Yönlendirmeleri alana, hesaba, konuma veya dönüşümlü atama kuralına göre dağıtın ve atamayı görünür hale getirin.

Her devrin nerede gerçekleşeceğine karar verin. Bir iş ortağı yönlendirmeyi form üzerinden gönderebilir. İş akışı bunu bir hesap yöneticisine atar. Yönetici izni kontrol eder, ilk iletişim girişimini kaydeder ve fırsatı uygun bulur veya bir gerekçeyle kapatır. Başka bir ekip süreci devralırsa yeni sorumlu aynı kayıtta devri kabul eder.

Erişim kurallarını erkenden belirleyin

İletişim bilgilerine genel etkinlik bilgilerinden daha sıkı erişim verilmelidir. Yönlendiren kişilerin genellikle ekiplerinin tanıştırmayı aldığını bilmesi yeterlidir. Özel notlara, sözleşme görüşmelerine veya her durum değişikliğine erişmeleri gerekmez. Yönlendirilen kişi yalnızca verdiği izinle uyumlu mesajları almalıdır.

Profesyonel ağ yönlendirmelerinin çoğu için basit bir izin modeli yeterlidir. Yönlendiren kişiler tanıştırma gönderebilir ve alındı ya da sonuç hakkında temel güncellemeleri görebilir. Şirket içi sorumlular iletişim bilgilerini, uygunluk notlarını ve takip görevlerini görebilir. Ekip liderleri atamaları, iş yüklerini ve sonuç raporlarını inceleyebilir. Uzman ekiplerine yalnızca işleri gerektirdiğinde erişim verilmelidir.

Bir yönlendirme kapandığında yönlendiren kişilerin ne görebileceğine karar verin. Bazı ekipler gizliliği korumak için «iletişim kuruldu» veya «uygun değil» gibi genel sonuçları paylaşır. Bazıları, yönlendirilen kişi kabul ettiğinde daha ayrıntılı bilgi verir. İlk yönlendirme gelmeden önce kuralı belirleyin ve tutarlı biçimde uygulayın.

AppMaster, yönlendirme uygulamasında bu rolleri yönlendirenler, şirket içi ekipler ve yöneticiler için ayrı ekranlarla modelleyebilir. Görsel Business Process Editor, yeni bir kaydı doğru sorumluya aktarabilir ve her kullanıcının yalnızca ihtiyaç duyduğu bilgilere erişmesini sağlayabilir.

Toplanacak ayrıntıları seçin

Yönlendirme formu, yönlendiren kişiyi veri girişi yapan bir çalışana dönüştürmeden yanıt verecek kişiye yeterli bağlam sağlamalıdır. İlk gönderimi kısa tutun. Gerekirse daha ayrıntılı bilgileri ilk görüşmeden sonra toplayın.

Kaynak bilgisiyle başlayın. Yönlendiren kişinin adını, şirketini veya profesyonel ilişkisini, tercih ettiği iletişim yöntemini ve yönlendirilen kişiyi nasıl tanıdığını kaydedin. Eski bir müşteriden gelen sıcak bir tanıştırma, konferans sohbetinden sonra aktarılan bir isimden farklı bir yanıt gerektirir. Kaynak bilgileri ekibin doğru kişiye teşekkür etmesine ve hangi yönlendirmelerin iyi eşleşmeler sağladığını görmesine de yardımcı olur.

Yönlendirilen kişinin adını, e-posta adresini veya telefon numarasını, hizmet sunumunu etkiliyorsa konumunu ve tercih ettiği iletişim yöntemini kaydedin. Tanıştırma nedenini açıklamak için sade bir dil kullanan tek bir alan ekleyin. «Temmuzdan önce müşteri portalı kurma konusunda yardıma ihtiyacı var» ifadesi «ilgilenebilir» ifadesinden çok daha kullanışlıdır.

İzin için ayrı bir alan kullanın. Yönlendiren kişi, ilgili kişinin bilgilerini paylaşmayı kabul ettiğini ve izin tarihini ve yöntemini doğrulamalıdır. Formda e-posta, telefon görüşmesi, toplantı veya yazılı form seçenekleri bulunabilir. İzin belirsizse yönlendirmeyi beklemede tutun ve birisi iletişime geçmeden önce yönlendiren kişiden doğrulama isteyin.

Sonraki adımı etkileyen ayrıntılar için kısa bir uygunluk bölümü kullanın:

• Kişinin kendi sözleriyle ihtiyacı veya sorunu
• İstenen zamanlama
• Önemliyse ve yönlendiren kişi biliyorsa bütçe aralığı
• İlgili olduğunda mevcut araçlar, sağlayıcı veya süreç
• Daha önce görüşülen sınırlar veya beklentiler

Yönlendiren kişilerden bir adaya puan vermelerini veya uzun bir profil yazmalarını istemeyin. Yanıtı bilmiyor olabilirler ve tahminler ilk görüşmeyi önyargılı hale getirebilir. Birkaç özel alan, isteğe bağlı kutularla dolu büyük bir formdan daha düzenli kayıtlar oluşturur.

Şirket içi notları, yönlendiren kişinin sağladığı bilgilerden ayrı tutun. «Gelecek salı demo istedi» etkinlik notlarına, «Bir proje toplantısından sonra Maya Chen tarafından yönlendirildi» ise ilk bilgi toplama kaydına aittir. Böylece yönlendirme sonuçlarını incelemek kolaylaşır ve çalışanların ilk ayrıntıların üzerine yazması önlenir.

Formu AppMaster'da oluşturuyorsanız izin, iletişim bilgileri ve tanıştırma nedenini zorunlu yapın. Uygunluk alanlarını ilk aşamada isteğe bağlı bırakın. Ekip, zamanında yanıt vermeyi geciktirmek yerine eksik bağlamı ilk görüşme sırasında toplayabilir.

Net durumlar ve sorumluluklar belirleyin

Bir yönlendirme «ilgileniliyor» gibi belirsiz bir durumda kalmamalıdır. Her tanıştırmaya ekibe ne olduğunu ve bundan sonra ne yapılması gerektiğini anlatan bir durum verin.

Ekibinizin gerçekten yaptığı işle uyumlu, kısa bir aşama listesi kullanın:

• Alındı: Birisi yönlendirmeyi kaydetti, ancak ekip ayrıntıları henüz kontrol etmedi.
• İnceleniyor: Atanan kişi izni, uygunluğu, yinelenen kayıtları ve eksik bilgileri kontrol ediyor.
• İletişime geçildi: Sorumlu kişi ilk iletişim girişimini yaptı ve tarih ile yöntemi kaydetti.
• Uygun bulundu: Kişi ölçütleri karşılıyor ve ilerlemeyi kabul ediyor.
• Kapatıldı: Yönlendirme kabul edildi, reddedildi, yanıt alınamadı veya müşteriye dönüştü gibi kesin bir sonuca ulaştı.

Bu tanımları iş akışına yazın. «İletişime geçildi», birinin e-posta gönderdiği, arama yaptığı veya kaydedilmiş başka bir iletişim yöntemini kullandığı anlamına gelmelidir. Sadece bunu yapmayı planlamış olmak yeterli değildir.

Her etkin yönlendirmenin adı belirlenmiş bir sorumlusu olmalıdır. Bu kişi meslektaşlarından yardım isteyebilir, ancak kayıttan, sonraki adımdan ve güncellemelerden yine o sorumludur. Gelen kutuları yoğunlaştığında ortak sorumluluk çoğu zaman sorumsuzluğa dönüşür.

Bir yönlendirmeyi ilerletmeden önce sonraki adımı ve son tarihi ekleyin. İnceleme aşamasından sonra sorumlu kişinin perşembeye kadar izni doğrulaması gerekebilir. İletişimden sonra üç iş günü içinde tekrar araması gerekebilir. Sonraki adım boşsa kaydın zamanla unutulması olasıdır.

Basit bir kayıt şöyle görünebilir: «Durum: İletişime geçildi. Sorumlu: Maya. Sonraki adım: takip e-postası gönder. Son tarih: 16 Mayıs.» Yönlendirmeyi kontrol eden herkes durumunu saniyeler içinde anlayabilir.

Kapanan yönlendirmeleri silmek yerine aynı sistemde tutun. «Uygun değil», «üç girişimden sonra yanıt alınamadı» veya «müşteri oldu» gibi bir sonuç ve kısa bir neden kaydedin. Bu notlar hangi profesyonel ağ yönlendirmelerinin uygun tanıştırmalar sağladığını ve sürecin nerede iyileştirilmesi gerektiğini gösterir.

İş akışını adım adım oluşturun

Bir yönlendirme bilgi toplama iş akışı, her tanıştırma aynı kısa yolu izlediğinde en iyi şekilde çalışır. Yönlendiren kişi birkaç kişiye e-posta göndermek veya ilişkiyi kimin yönettiğini tahmin etmek zorunda kalmamalıdır.

Tek bir gönderim formuyla başlayın. Yönlendiren kişinin adını, yönlendirilen kişinin iletişim bilgilerini, tanıştırma nedenini, izin onayını ve yararlı bağlamı sorun. Formun hızlı doldurulabilmesi için isteğe bağlı soruları ayrı tutun.

1. Her form girişini benzersiz kimlik, yönlendirme kaynağı, gönderim tarihi, notlar ve mevcut durum içeren ortak bir yönlendirme kaydına aktarın.
2. Yönlendirilen kişiyle iletişime geçmeden önce girişi kontrol edin. İzni, iletişim bilgilerini ve uygunluğu değerlendirmek için gereken ayrıntıları doğrulayın.
3. Bir sorumlu atayın ve son tarihi olan bir takip görevi oluşturun. Örneğin, bir satış sorumlusu atayın ve ilk iletişim için son tarihi bir sonraki iş günü olarak belirleyin.
4. Kim tarafından ve ne zaman yapıldığını da belirterek her durum değişikliğini kaydedin.
5. Ekip yönlendirmeyi kabul ettiğinde veya reddettiğinde yönlendiren kişiye bildirin. Kısa bir mesaj ilişkiye saygı gösterir ve güncelleme taleplerini azaltır.

Yeni, inceleme bekliyor, kabul edildi, iletişime geçildi, uygun bulundu, kapatıldı ve reddedildi gibi gerçek eylemleri yansıtan durumlar kullanın. Reddedilen yönlendirmeler için yinelenen kişi, hizmet alanı dışında veya uygun değil gibi sade bir neden kaydedin. Ekip, gelecekte yönlendiren kişilere daha iyi rehberlik etmek için bu sonuçlardan yararlanabilir.

AppMaster formu, yönlendirme kaydını, atama kurallarını ve bildirimleri tek bir kodsuz uygulamada tutabilir. Bir Business Process izin olup olmadığını kontrol edebilir, eksiksiz yönlendirmeleri doğru kişiye aktarabilir ve otomatik olarak takip görevi oluşturabilir. Ekip ayrıntıları gelen kutuları ve elektronik tablolar arasında kopyalamak yerine aynı kayıt üzerinden çalışır.

Bir yönlendirmenin süreçte ilerlemesini görün

Bir danışman, küçük bir lojistik firmasının sahibi Maya'yı bir yazılım ekibiyle tanıştırır. Maya, müşterilerin gönderi güncellemelerini kontrol edebileceği, belge yükleyebileceği ve hizmet talepleri gönderebileceği bir müşteri portalına ihtiyaç duyar. Danışman, Maya'nın iletişim bilgilerinin paylaşılmasına izin verdiğini ve sorunun kısa bir açıklamasını ekler.

Ekip aynı gün bir yönlendirme kaydı oluşturur. Kayıtta danışmanın adı, Maya'nın şirketi, iletişim yöntemi ve tanıştırma tarihi bulunur. Ayrıca Maya'nın e-posta üzerinden tanıştırılmayı kabul ettiği ve yazılım ekibinden iletişim beklediği belirtilir. Bu ayrıntı, onun verdiğinden daha geniş bir izin varsayan rahatsız edici bir ilk mesajın gönderilmesini önler.

Ekip ihtiyacı da sade bir dille kaydeder. Müşteriler şu anda gönderi durumunu e-postayla sorar, çalışanlar güncellemeleri elle gönderir ve Maya yoğun sezon başlamadan önce bir portal ister. Kullanıcı sayısını, temel görevleri ve Maya'nın belirttiği tarihleri eklerler.

İlk iletişim ve uygunluk değerlendirmesi

Bir ekip üyesi yönlendirmeden sorumlu olur ve bir iş günü içinde kişisel bir yanıt gönderir. Danışmana teşekkür eder, tanıştırmayı kabul ettiğini belirtir ve Maya'dan kısa bir görüşme için uygun bir zaman seçmesini ister. Durum «Yeni»den «İletişime geçildi»ye değiştirilir. Böylece başka hiç kimse aynı iletişim girişimini tekrarlamaz.

Görüşme sırasında sorumlu kişi, işin uygun olup olmadığına karar vermek için gerekenleri kaydeder. Maya için notlarda güvenli müşteri girişi, çalışanlar için yönetim alanı, mevcut gönderi verileriyle bağlantı ve hedeflenen yayına alma tarihi bulunabilir. Maya mevcut bütçeyi doğrulayacaktır.

Görüşmeden sonra ihtiyaç, zamanlama ve karar süreci uyumluysa ekip yönlendirmeyi uygun bulundu olarak işaretler. İş uygun değilse «uygun bulunmadı» seçeneğini belirler ve projenin asgari boyutunun altında kalan bütçe gibi açık bir neden yazar. Net bir sonuç, yönlendirmeyi haftalarca belirsiz bırakmaktan daha iyidir.

Sonraki toplantı ve sonuç

Uygun bulunan bir yönlendirmede sorumlu kişi görüşmeyi bitirmeden önce sonraki adımı kaydeder. Maya operasyon yöneticisiyle bir keşif toplantısını kabul eder. Bu nedenle kayıtta tarih, katılımcılar ve toplantının amacı bulunur. Tamamlanan her etkinlik tarihli bir not olarak eklenir. Böylece ekip hafızaya bağlı olmayan basit bir yönlendirme takip sürecine sahip olur.

Maya ilerlerse ekip yönlendirmeyi «kazanıldı» olarak kapatır ve üzerinde anlaşılan işi kaydeder. İş akışları ve veri bağlantıları olan bir portal için backend'i, web uygulamasını ve mobil uygulamayı tek bir projeden oluşturmak üzere AppMaster gibi kodsuz bir platform kullanabilirler. Maya başka bir sağlayıcıyı seçer veya projeyi ertelerse sorumlu kişi bu sonucu ve Maya'nın paylaştığı nedeni kaydeder.

Danışmana kısa ve saygılı bir güncelleme gönderilir. Ekip Maya'nın keşif toplantısını kabul ettiğini, projeye başladığını veya projeyi ertelemeye karar verdiğini söyleyebilir. Özel bütçe rakamları, şirket içi notlar veya Maya'nın paylaşılmasını onaylamadığı ayrıntılar gönderilmemelidir.

Yönlendirmelerin kaybolmasına yol açan yaygın hatalar

Çoğu yönlendirme birinin onları görmezden gelmeye karar vermesi nedeniyle kaybolmaz. Küçük boşluklarda kaybolur: bir tanıştırma gelen kutusunda kalır, bir notta tarih bulunmaz veya iki kişi diğerinin yanıt vereceğini düşünür.

İzin kayda geçirilmelidir

Yönlendiren kişi «Sizinle iletişime geçmenizden memnun olur» diyebilir. Ancak sözlü bir mesaj birçok noktayı belirsiz bırakır. İzni kimin verdiğini, ne zaman verdiğini, hangi iletişim yöntemini onayladığını ve hangi bilgilerin paylaşılmasına izin verdiğini kaydedin.

Varsayılan olarak yönlendiren kişiye ayrıntılı ilerleme raporları göndermeyin. Yalnızca yönlendirilen kişinin onayladığı bilgileri paylaşın. «İletişim kuruldu» uygun olabilir, ancak kişinin neden reddettiği veya kişisel ihtiyaçları uygun olmayabilir.

Sorumluluk ve tarihler sessiz gecikmeleri önler

Her yeni yönlendirmenin adı belirlenmiş bir sorumlusu olmalıdır. Ortak bir gelen kutusu veya genel sıra tanıştırmayı alabilir, ancak sorumlu olarak kalmamalıdır. Bir satış koordinatörü yönlendirmeyi bir danışmana atarsa kayıt bu devri ve sonraki adımı göstermelidir.

«Yakında takip et» veya «daha sonra kontrol et» gibi notlardan kaçının. Bunlar bir görevi değil, yalnızca niyeti anlatır. Bunun yerine belirli bir eylem, son tarih ve sorumlu kişi ekleyin. Örneğin: «Salı, 10 Haziran'a kadar Jordan'ı arayıp uygunluğunu doğrula. Sorumlu: Priya.»

Bir iş akışı aracı gecikmiş görevleri işaretleyebilir, ancak sorumlusu veya tarihi olmayan bir kaydı düzeltemez. AppMaster ile ekipler dağınık mesajlara güvenmek yerine kullandıkları sürecin çevresinde bilgi toplama formları, durum kuralları ve görev ekranları oluşturabilir.

İletişim kurulamadı veya görüşme sona erdi diye yönlendirmeyi kapatmayın. Müşteri olarak kabul edildi, uygun bulunmadı, reddedildi, yinelenen yönlendirme, kararlaştırılan girişimlerden sonra yanıt alınamadı veya başka bir açık neden gibi sonucu kaydedin. Kapanış tarihini ve kısa, gerçeklere dayalı bir notu ekleyin.

Bu sonuçlar pratik iyileştirmelere işaret eder. Yönlendirmelerin çoğu ilk mesajdan sonra duruyorsa ilk iletişimi geliştirin. Bir kaynak sürekli olarak uygun olmayan tanıştırmalar gönderiyorsa uygunluk ölçütlerini o kaynakla görüşün.

Hızlı bir haftalık kontrol yapın

Haftalık 20 ila 30 dakikalık bir inceleme, tanıştırmaların ilk mesajdan sonra kaybolmasını önler. Her seferinde aynı alanları kontrol edin.

Yönlendirme kaynağıyla başlayın. Her kayıt tanıştırmayı yapan kişi veya kuruluşun adını içermelidir. Birisi isim yerine «networking etkinliği» yazdıysa ayrıntıyı bulmak kolayken güncelleyin.

Sonra izni kontrol edin. Her yönlendirmede izin tarihi ve kişinin neyi paylaşmayı kabul ettiğini açıklayan bir ifade bulunmalıdır. İletilen bir e-posta adresi, birini otomatik olarak posta listesine ekleme veya ilgisiz hizmetler hakkında iletişime geçme izni vermez.

Ardından etkin işleri inceleyin. Her açık yönlendirmenin bir sorumlusu ve son tarihi olan bir sonraki adımı bulunmalıdır. «Alex bütçeyi ve zamanlamayı doğrulamak için perşembe günü arayacak» gerçek bir görev tanımlar. «Yakında takip et» tanımlamaz.

Kısa bir kontrol listesi kullanın:

• Her yeni kayda adı belirlenmiş bir yönlendirme kaynağı ekleyin.
• İzin ifadesinin ve tarihinin bulunduğunu doğrulayın.
• Her açık yönlendirmeye bir sorumlu ve tarihli sonraki adım atayın.
• Son tarihi geçen takipleri inceleyin.
• Uygun bulunan yönlendirmeleri kapanan sonuçlarla karşılaştırın.

Sorumlu kişi ya gecikmiş görevi tamamlamalı, gerçekçi yeni bir tarih belirlemeli ya da kaydı bir nedenle kapatmalıdır. Eski görevleri açık bırakmak sıranın olduğundan daha sağlıklı görünmesine neden olur.

Yalnızca toplamları değil, birkaç kaydı da okuyun. Uygun bulunan yönlendirmelerin birçoğu hizmet ihtiyaçlarını karşılamadığı için kapanıyorsa daha iyi bir uygunluk sorusu sorun. Birçoğu yanıt alınamadığı için kapanıyorsa ilk iletişimin zamanlamasını ve dilini gözden geçirin.

Sonraki adımlarınızı seçin

Küçük başlayın. Tek bir yönlendirme formu oluşturun, her yeni tanıştırmaya bir sorumlu atayın ve herkesin anlayacağı kısa bir durum listesi kullanın. Uygulanabilir ilk sürüm Yeni, İletişime geçildi, Uygun bulundu, Süreçte, Kazanılarak kapatıldı ve Kaybedilerek kapatıldı durumlarını içerebilir.

Yalnızca sonraki kişinin harekete geçmesine yardımcı olacak ayrıntıları isteyin: yönlendirmeyi kimin yaptığı, potansiyel müşteriyle nasıl iletişime geçileceği, kişinin neye ihtiyaç duyduğu, tanıştırmayı kabul edip etmediği ve yararlı bağlam. Alanları ancak ekibin onları kullanmak için açık bir nedeni olduğunda ekleyin.

İş akışını birkaç gerçek yönlendirmeyle test edin. Her devrin ne kadar sürdüğünü ve insanların kaydı nerede güncellemeyi bıraktığını izleyin. Bir koordinatör yönlendirmeleri hızlıca alıyor ancak yöneticinin uygunluğu doğrulaması için iki gün bekliyorsa daha fazla form sorusu eklemeden önce bu gecikmeyi giderin.

Süreç alışkanlık haline gelene kadar kısa bir haftalık incelemeyi sürdürün. Sorumlusu, sonraki etkinliği olmayan veya durumu yakın zamanda değişmeyen yönlendirmeleri kontrol edin. Yönlendirme sonuçlarını kaynağa göre de karşılaştırın. Bir iş ortağından gelen tanıştırmalar nadiren uygun bulunuyorsa bir sonraki yönlendirmeyi kabul etmeden önce ekipten hangi bilgileri istediğini gözden geçirin.

E-posta yazışmaları ve elektronik tablolar herkese aynı görünümü sunmamaya başladığında süreci ortak bir uygulamaya taşıyın. AppMaster ile bilgi toplama formları, iş akışı kuralları, sorumluluk alanları ve takip kayıtları içeren kodsuz bir yönlendirme uygulaması oluşturabilirsiniz. İlk sürümü ekibinizin mevcut çalışma biçimine göre oluşturun. Ardından birkaç haftalık gerçek kullanımdan sonra kullanılmayan alanları kaldırın ve yavaş devirleri iyileştirin.