26 Haz 2025·6 dk okuma

Yazılım lisansı koltuk izleyicisi: koltukları ve yenilemeleri izleyin

Kullanıcıları ve takımları izlemek, kullanılmayan koltukları bulmak ve maliyetler yükselmeden önce yenileme ve true-up hatırlatmaları almak için bir yazılım lisansı koltuk izleyicisi kurun.

Yazılım lisansı koltuk izleyicisi: koltukları ve yenilemeleri izleyin

Koltuk lisanslarının neden bu kadar çabuk karıştığı\n\nKoltuk lisansları neredeyse hiç “bir kere ayarla” durumda kalmaz. İnsanlar katıldıkça, takımlar değiştikçe, yeni araçlar denenince veya projeye geçici erişim verildiğinde sayılar artar. Birkaç ay sonra kim hangi koltuğun gerekli olduğunu, hangilerinin artık kalıntı olduğunu ve hangi yenilemelerin yaklaştığını bilmez olur.\n\nGenellikle masum başlar: bir yönetici “olasılığa karşı” birkaç koltuk ekler, bir yüklenici hiç kaldırılmaz, pilot grup sessizce kalıcı bir iş akışına dönüşür. Bir düzine uygulama için bunu tekrarlayın ve işletmenin neredeyse kullanmadığı araçlar için ödeme yapıyor olursunuz.\n\nSorun ortaya çıktığında bunu üç yerde görürsünüz:\n\n- Maliyetler: yenilemeler ve true-up ücretleri kullanım kontrol edilmeden önce görünür.\n- Erişim: yanlış kişiler yönetici haklarını elinde tutar, doğru kişiler erişemez.\n- Hesap verebilirlik: denetimler ve iç incelemeler kimin neye erişimi olduğunu kanıtlamak için telaşlı bir hale gelir.\n\nFarklı ekipler bunu farklı hisseder. Finans yenilemelerle şaşırır ve harcamayı tahmin edemez. BT ve operasyon acil “bugün bir koltuk daha ekle” talepleri alır, sonra erişim tutarsız olunca suçlanır. Takım liderleri onay peşinde koşar. Çalışanlar belirsiz sahiplik yüzünden araçlar arasında gidip gelir.\n\nBu yüzden bir koltuk izleyici gereksiz bir iş değildir. Kim neyi kullanıyor, ne kullanılmıyor ve ne zaman yenileniyor sorularını cevaplayan bir kontrol sistemidir. Destek ekibiniz bir sohbet aracında 40 koltuğu ödüyorsa ama bu ay sadece 28 kişi giriş yaptıysa, koltukları faturadan önce geri almak istersiniz, fatura geldikten sonra tartışmak yerine.\n\nKoltuklar, sahipler ve tarihler tek bir yerde olduğunda yenilemeler sürpriz olmaktan çıkar ve karar haline gelir.\n\n## Temel terimler: koltuklar, yenilemeler ve true-up\n\nTerimleri baştan doğru belirlemek çok fazla gereksiz tartışmayı önler. Satıcılar benzer kelimeler kullanır ama her zaman aynı anlama gelmezler.\n\n“Koltuk”, bir kişinin ürünü kullanma hakkıdır. Çoğu araç adlandırılmış kullanıcı koltuğu satar; belli bir kişiye atanır (örneğin [email protected]). Eşzamanlı (concurrent) kullanıcı koltukları farklıdır: hesabı olan daha fazla kişi olsa bile aynı anda kaç kişinin giriş yapabileceğini sınırlar.\n\nGenellikle üç yaygın modelle karşılaşırsınız:\n\n- Adlandırılmış kullanıcı: bir kişi, bir koltuk, kullanıp kullanmamasına bakılmaksızın\n- Eşzamanlı kullanıcı: koltuklar paylaşımlıdır, aktif oturumlarla sınırlıdır\n- Rol veya modül bazlı: erişim özellik setine veya kata göre fiyatlandırılır\n\nYenileme ve true-up sıklıkla karıştırılır. Yenileme, fiyatlandırma ve şartların sıfırlanabileceği sözleşme tarihidir (aylık, yıllık veya çok yıllık). True-up ise ödediğinizden fazla kullanıcı eklediğinizde yapılan telafi tahsilatıdır; bu ya dönem ortasında ya da yenilemede faturalandırılabilir.\n\nEn karmaşık kısım hangi durumların faturalandırılabilir koltuk sayıldığını belirlemektir. Bazı araçlarda davet edilmiş bir kullanıcı hiç giriş yapmasa bile sayılır. Başka araçlarda yalnızca etkinleştirilen kullanıcılar sayılır. Bu aynı zamanda satıcı portalları ile e-tabloların neden uyuşmadığını açıklar: portal bugünün atamalarını yansıtırken, bir e-tablo çoğunlukla geçen ayın takım listesini, eski e-postaları ve kopyaları taşır. Takma adlar gibi küçük şeyler bile sayıları şişirebilir ve yenilemeler sürprizmiş gibi hissettirebilir.\n\n## Ne takip edilmeli (önemli minimum veriler)\n\nBir koltuk izleyici sadece iki soruya hızlıca cevap veriyorsa kullanışlıdır: bugün her koltuğu kim kullanıyor ve yenilemede ya da true-up'ta ne kadar borcunuz olacak. Diğer her şey isteğe bağlıdır.\n\n### Yakalanacak asgari alanlar\n\nHer uygulama için alanları tutarlı tutun. Elde edilmesi zor bir şey varsa, güncel tutabileceğiniz daha basit bir versiyon kullanın.\n\n- Uygulama bilgileri: uygulama adı, iç sahip, koltuk başına maliyet, sözleşme başlangıç tarihi, sözleşme bitiş tarihi\n- Koltuk ataması: kullanıcı, takım, rol (veya lisans seviyesi), koltuk durumu (aktif, kaldırma bekliyor, atanmadı)\n- Kullanım sinyali: son aktiflik tarihi (veya son giriş) ve bu sayının nereden geldiği\n- Faturalama düzeni: fatura periyodu (aylık, yıllık), otomatik yenileme açık/kapalı, bildirim süresi (gün)\n- Kanıt: her ana alan için güvendiğiniz kaynak (SSO dizini, yönetici dışa aktarımı, fatura)\n\nBunlarla insanlar genellikle şöyle soruları cevaplayabilir: “Hangi takım 40 koltuk tutuyor?”, “Kaç tanesi atanmadı?”, “Gelecek ay ne yenileniyor?”\n\n### Kanıt mükemmellikten daha önemli\n\nBir izleyici, sayıların nereden geldiğini kimsenin söyleyememesiyle güvenini kaybeder. Basit bir kanıt notu ekleyin; örneğin “12 Ocak Okta dışa aktarımı” veya “Fatura PDF, satır 3”. Finans ve BT daha sonra ters düştüğünde hızlıca çözebilirsiniz.\n\nÖrnek: tasarım aracı için 15 aktif koltuk görüyorsunuz ama yarısının son aktiflik tarihi boş. Eğer kanıt “yönetici konsolu son girişi göstermiyor” diyorsa, boşluğun kaynağı izleyicinin kendisi değil demektir. Bu bir sonraki kararı netleştirir: SSO günlüklerinden sinyalleri çekin ya da manuel bir inceleme adımı tutun.\n\nBunu AppMaster içinde kuruyorsanız, önce bu alanları basit bir tabloda modelleyin. Temeller doğru kaldıktan sonra otomasyon ekleyin.\n\n## Veriler nereden gelir ve nasıl güvenilir tutulur\n\nBir izleyici, beslendiği veri kadar iyidir. Çoğu ekip dört yerden çeker ve her biri farklı bir soruyu yanıtlar: kim burada çalışıyor, kim giriş yapabiliyor, kime bir koltuk atanmış ve ne için ödeme yapıyorsunuz.\n\nYaygın kaynaklar HR (çalışan listesi ve başlangıç/bitiş tarihleri), SSO/IdP (kimin giriş yapabildiği), satıcı yönetici konsolları (koltuk atamaları ve roller) ve faturalar veya sözleşme kayıtlarıdır (yenileme tarihleri, miktarlar, fiyatlar). Anahtar nokta tutarlılıktır: aynı alan için kaynak karıştırmayın.\n\nTemiz bir temel şu şekilde görünür:\n\n- Kişi ve istihdam durumu: HR listesi\n- E-posta/giriş kimliği: SSO/IdP\n- Koltuk ataması ve plan seviyesi: satıcı yönetici konsolu\n- Maliyet, sözleşme süresi, yenileme tarihi: fatura veya sözleşme kaydı\n- Takım sahipliği: seçtiğiniz organizasyon kuralı (departman, maliyet merkezi veya yönetici)\n\nGerçeklikle eşleşen bir güncelleme ritmi belirleyin. Koltuk atamaları hızlı değişir; bu yüzden haftalık güncellemeler genellikle yeterlidir. Maliyetler ve sözleşmeler daha az değişir, bu yüzden aylık kontroller işe yarar. Eğer sadece bir yenileme güncellemesi yapabiliyorsanız, bunu işe alım dalgalarından hemen sonra ve offboarding’den hemen sonra yapın.\n\nTakım eşleştirmesi izleyicilerin çürüdüğü yerdir. Yeniden organizasyonlara dayanacak bir kural seçin (örneğin “Takım = maliyet merkezi” veya “Takım = doğrudan yönetici”), bunu yazılı hale getirin ve her yerde uygulayın.\n\nSon olarak bir temel güvenilirlik kontrolü ekleyin: birisi HR'de işten çıkarılmışsa ama SSO'da hala aktifse veya satıcı konsolunda atanmışsa, inceleme için işaretleyin. Bu tek kural, kötü verinin birçok yenileme sürprizine dönüşmesini engeller.\n\n## Adım adım: koltuk izleyici temelini kurmak\n\nBir izleyici en iyi şekilde sıkıcı ve tutarlı başladığında çalışır. Amaç, kimin bir koltuğu olduğu, hangi uygulama için olduğu ve bir sonraki para kararının ne zaman olduğu sorularına hızlıca cevap verebileceğiniz tek bir yerdir.\n\n### 1) İki basit tablo oluşturun\n\nÖnce bir Apps tablosu (her araç için bir satır) ve bir Seats tablosu (her atanmış koltuk için bir satır; genellikle her uygulama için bir kullanıcı) ile başlayın. İnsanlar takım veya e-posta değiştirse bile bu yapı temiz kalır.\n\nApps'i çoğaltılmasını istemediğiniz gerçeklere odaklandırın: satıcı, plan, faturalama döngüsü, yenileme tarihleri ve maliyet notları. Seats ise atamaya odaklansın: kullanıcı, takım, rol/seviye, atama tarihi ve bir kullanım sinyali (başlangıçta manuel bile olabilir).\n\n### 2) Durumları baştan standartlaştırın\n\nDurumlar sonradan tartışmaları önler. Küçük bir set ve net anlamlar kullanın:\n\n- Active: ücretli koltuk, kişi buna ihtiyaç duyuyor\n- Inactive: yakın zamanda kullanılmamış, inceleme gerekli\n- Pending removal: sahibi kaldırmayı onayladı, zamanlama bekleniyor\n- Removed: koltuk geri alındı, tarih kaydedildi\n\n### 3) Eylem odaklı yenileme ve true-up alanları ekleyin\n\nHer uygulama için Yenileme tarihi, Bildirim süresi (örneğin 30 gün) ve isimlendirilmiş bir Yenileme sahibi (kişi, “IT” değil) takip edin. True-up uygulanıyorsa True-up tarihi ve hangi durumların faturalandırılabilir sayıldığını belirten bir not ekleyin.\n\n### 4) Gerçekten kullanacağınız üç görünüm oluşturun\n\nİşle eşleşen görünümler oluşturun: takıma göre (yöneticiler için), uygulamaya göre (BT/finans için) ve yaklaşan yenilemelere göre (bildirim penceresine göre sıralanmış).\n\nÖrneğin Satış 25 CRM koltuğuna sahipse, takıma göre görünüm hangi koltukların Inactive olduğunu ve yenilemenin bildirim penceresi içinde olup olmadığını hemen göstermelidir. Bu, güvenilen raporlamanın temelini oluşturur.\n\nBunu bir e-tablo yerine dahili bir araç olarak yaşatmak isterseniz, AppMaster bu tabloları ve görünümleri formlar ve onaylarla basit bir web uygulamasına dönüştürebilir ve süreç değiştikçe gelişebilir.\n\n## İş akışları bozmayacak şekilde kullanılmayan koltukları nasıl tespit edersiniz\n\n“Kullanılmayan” basit görünür ancak tanımlayana kadar öyle değildir. Bir koltuk, birinin izinde olması, rol değiştirmesi veya sadece ay sonu girişleri için oturum açması nedeniyle boş gibi görünebilir. İnsanların hâlâ ihtiyaç duyduğu erişimi kaldırmamak için araç-spesifik, net sinyaller kullanın.\n\n### Araca uygun şekilde “kullanılmayan” tanımlayın\n\nGüvenilir şekilde ölçebileceğiniz 1–2 sinyalle başlayın: son giriş tarihi, son anlamlı aktivite (örneğin bir ticket oluşturdu, rapor çalıştırdı, kod gönderdi) veya kullanıcının hâlâ aktif bir projeye erişimi olup olmadığı.\n\nPratik bir ilk tanım: “60 gündür giriş yok ve 90 gündür aktivite yok.” Basit tutun, sonra yanlış pozitifler olursa ayarlayın.\n\nKısa eşikler olarak şu başlangıç noktalarını kullanabilirsiniz:\n\n- 30 gün: günlük araçlar (sohbet, destek gelen kutuları)\n- 60 gün: haftalık kullanılan araçlar (tasarım, analitik)\n- 90 gün: arada kullanılan araçlar (finans, uyumluluk)\n- Daha uzun: mevsimsel veya çeyrek sonu sistemleri\n\n### İnceleme kuyruğuyla erişimi güvenle kaldırın\n\nKoltukları otomatik kaldırmak yerine bir inceleme kuyruğu oluşturun ve yöneticilerin onaylamasına izin verin. Bu iş akışlarını korur ve “beni kilitlediniz” sürprizlerini engeller.\n\nHafif bir süreç genellikle yeterlidir:\n\n- Eşiklere göre adayları işaretleyin\n- Kısa bir nedenle yöneticiyi bilgilendirin (örneğin 90 gündür giriş yok)\n- Üç seçenek sunun: tut, düşür veya geri al\n- Bir son tarih belirleyin (5–10 iş günü)\n- Nihai kararı ve tarihi kaydedin\n\nİşin işini kanıtlamak için tek bir önemli metriği takip edin: geri alınan koltuklar ve tahmini aylık tasarruf. Küçük bir sayı bile bu işin değerini gösterebilir.\n\nBunu AppMaster içinde bir dahili araç olarak kurarsanız, kuyruğu ve onayları aynı ekranda tutun ki kararlar hızlı ve denetlenebilir olsun.\n\n## Yenileme ve true-up uyarıları ki gerçekten sürprizleri önlesin\n\nYenileme sürprizleri, hatırlatmalar çok geç başladığında olur. Yenileme tarihinden bir hafta önce gelen bir takvim hatırlatıcısı kullanım, onay ve tedarik işleri için yeterince zaman bırakmaz.\n\nGerçek lead time’lara uyan bir hatırlatma merdiveni oluşturun:\n\n- 90 gün: sahibi, sözleşme şartlarını ve bildirim süresini doğrula\n- 60 gün: koltuk kullanımını gözden geçir ve planı seç (azalt, koru veya büyüt)\n- 30 gün: hedef koltuk sayısını kilitle ve tedarik evraklarını başlat\n- 14 gün: değişikliklerin uygulandığını doğrula ve yenilemenin hazır olduğunu teyit et\n\nTarihleri belirlemeden önce sözleşmeyi okuyun. Eğer iptal veya düşürme için 30 günlük bildirim gerekiyorsa, 30 günlük hatırlatma zaten çok geç demektir. Ayrıca finans süreçleri 2–3 hafta sürüyorsa, bunu son tarihin bir parçası olarak ele alın.\n\nTrue-up’lar için kendi kontrol noktaları gerekir. Dönem ortasında (sözleşmenin yarısında) yavaş koltuk artışını yakalamak için bir kontrol, ve yenilemeden 30 gün önce nihai sayı için bir başka kontrol ekleyin.\n\nHer uyarıyı eyleme dönüştürülebilir yapın. Faydalı bir hatırlatma; sahibi, planı, sayıları (satın alınan vs atanmış vs aktif), bildirim kesme tarihini ve “12 koltuğu geri al” veya “teklif iste” gibi net bir sonraki adımı içermelidir.\n\nAppMaster içinde bunu kurarsanız, bir kayıt güncellemesinden tetiklenen uyarılarla hatırlatma her zaman en güncel sayıları ve sonraki eylemi taşır.\n\n## Kaçınılması gereken yaygın hatalar ve tuzaklar\n\nÇoğu koltuk takibi başarısızlığı eksik veriden değil, zamanla biriken alışkanlıklardan kaynaklanır; bu alışkanlıklar sayılar fatura ile eşleşmeyi bıraktığında sorun yaratır.\n\nEn büyük sorun belirsiz sahipliktir. Hiç kimse bir SaaS aracının sahibi değilse, kimse koltuk isteklerini, offboardingi ve yenilemeleri kapatmaz. Her uygulama için bir birincil ve bir yedek sahip atayın; hatta satınalma faturayı ödese bile.\n\nBir diğer tuzak yanlış birimi takip etmektir. Bazı araçlar davet edilen kullanıcı üzerinden faturalandırır, bazıları aktif kullanıcılar üzerinden, bazıları ise ücretli koltuklar üzerinden. İzleyiciniz davetleri takip ediyorsa ama finans fatura edilen koltukları ödüyorsa, yanlış sorun peşinde koşarsınız.\n\nOffboarding, paylaşılan hesapları veya hizmet kullanıcılarını kontrol etmeden koltukları kaldırdığınızda ters tepebilir: support@ gelen kutuları, API kullanıcıları, chatbot hesapları, kiosk girişleri. Bunları kaldırmak iş akışlarını bozabilir ve acil yeniden etkinleştirmelere yol açabilir.\n\nYenilemeler önlenebilir sürprizlerin yoğunlaştığı yerdir. Takımlar bildirim sürelerini ve otomatik yenileme maddelerini kaçırır, sonra iptal veya azaltma için 30–90 gün önceden gereken süre olduğunu çok geç fark ederler. Son tarihleri sadece yenileme tarihinde değil, izleyicide saklayın.\n\n### Veri hijyeni tuzakları\n\nTakım adı sürüklenmesi ufak görünür ama raporlamayı bozar. “Sales”, “Sales Ops” ve “Revenue” aynı grup veya üç farklı grup olabilir. Bir isimlendirme kuralı seçin ve ona uyun.\n\nSürüklenmeyi azaltmak için birkaç alanı standardize edin ve serbest metni sınırlayın:\n\n- Uygulama sahibi (birincil ve yedek)\n- Faturalama metrik türü (faturalandırılan koltuklar vs aktif kullanıcılar vs davetler)\n- Koltuk türü (ücretli, ücretsiz, hizmet)\n- Takım adı (sabit bir listeden)\n\n- Bildirim son tarihi (sadece yenileme tarihi değil)\n\nÖrnek: bir şirket yenilemeden önce 15 inaktif koltuğu keser, sonra 5 tanesinin otomasyonlara bağlı hizmet kullanıcıları olduğunu keşfeder. AppMaster içinde izleyici kurarsanız, zorunlu bir “hizmet kullanıcısı” onayı ve kısa bir sebep alanı, herhangi bir şeyi silmeden önce hızlı bir inceleme zorunlu kılabilir.\n\n## Hızlı aylık kontrol listesi\n\nBir izleyici düzenli bakılırsa yardımcı olur. Basit bir aylık inceleme yenilemelerden sürprizleri uzak tutar, gizli israfları azaltır ve true-up'ları daha az stresli hale getirir.\n\nAyın belirli bir gününü seçin ve aynı sırayla aynı kontrolleri yapın. Ne değiştiğine ve kimlerin koltuk kaldırma veya taşıma onayı gerektiğine dair kısa bir not tutun.\n\n### 15 dakikalık aylık inceleme\n\n- Önümüzdeki 60–90 gün içindeki yenilemeleri tarayın ve sahibi, yenileme tarihi, bildirim son tarihi ve mevcut koltuk fiyatını doğrulayın.\n- Kullanım eşiklerinin altında kalan uygulamaları işaretleyin ve bu kullanıcıların hâlâ erişime ihtiyacı olup olmadığını doğrulayın.\n- Geçen aydan bu yana işe alınanları gözden geçirin ve her kişinin takım ve yöneticisiyle eşlendiğinden emin olun.\n- Ayrılan çalışanlar için koltukları yeniden atayın veya kaldırın ve paylaşılan posta kutuları veya hizmet hesaplarını iki kez kontrol edin.\n- Atanmış koltukları sözleşme limitiyle karşılaştırın; özellikle fazla kullanım faturalanıyorsa true-up riskini erken ortaya çıkarın.\n\nBunun ardından “bilinmeyenler” için hızlı bir geçiş yapın: genel kullanıcı adları, kopyalar ve e-posta takma adları. Bu küçük sorunlar genellikle sonraki faturalarda anlaşmazlıklara dönüşür.\n\nİzleyiciniz hâlâ bir e-tabloysa, bu rutini yine de uygulayın. Otomasyona hazır olduğunuzda, AppMaster ile hafif bir dahili araç inşa edebilirsiniz; koltukları ve yenilemeleri bir veritabanında saklar, sahipliği temiz tutar ve hatırlatmaları ve onayları sohbetlerde insan kovalamadan otomatikleştirir.\n\n## Örnek: çeyreklik yenilemeden önce koltuk temizliği\n\n120 kişilik bir şirket düşünün; sekiz ana SaaS aracı var: sohbet, video toplantı, CRM, destek masası, analitik, tasarım yazılımı, HR sistemi ve parola yöneticisi. Çoğu çeyreklik yenilemede ve koltuklar ad hoc olarak eklenmiş.\n\nYenilemeye iki hafta kala operasyonlar izleyicide hızlı bir tur atar. Amaç mükemmellik değil. Hiç kimsenin kullanmadığı koltuklar için ödeme yapmamayı ve sürpriz true-up’ı önlemeyi hedefler.\n\nDestek masası aracı için süreç şöyle ilerler:\n\n- Kullanıcı, takım, rol, son giriş ve seviye bazında bir koltuk listesi çekin.\n- Muhtemel kullanılmayan koltukları işaretleyin (örneğin 45 gündür giriş yok veya davet edilmiş ama hiç etkinleştirilmemiş).\n- Takım liderlerinden hızlı onay isteyin: kim erişime ihtiyaç duyuyor, kim rol değiştirdi, kim ayrıldı.\n- Onay sonrası koltukları kaldırın veya düşürün ve her aktif koltuk için sahibi belgeleyin.\n- Yenileme için 21 ve 7 gün öncesine beklenen koltuk sayısı ve açık sorularla hatırlatmalar koyun.\n\nİnceleme sırasında sözleşmede planı değiştiren bir detay bulurlar: yıllık asgari miktar var ama faturalama çeyreklik yapılıyor. Şu anda asgari miktardan 10 koltuk fazla ve gelecek ay 18 kişi daha katılacak. Bu true-up riski demektir.\n\nErken yakaladıkları için çözüm sakin olur. Yeni koltuk dağıtımını 48 saat duraklatırlar, takımlardan taşınan 14 kullanılmayan koltuğu geri alırlar ve gelecek işe alımlar için 6 koltuk tamponu ön-onaylarlar. Yenileme daha az ücretli koltukla ve gelecek ay için net bir planla geçer.\n\nSonuç: 14 koltuk geri alındı, her aktif koltuk için sahiplik netleşti ve yenilemeler stresli yerine öngörülebilir oldu.\n\n## Sonraki adımlar: küçük başlayın, sonra otomatikleştirin\n\nEn çok maliyeti olan veya en fazla kullanıcıya sahip beş araçla başlayın. Bir ay boyunca haftalık takip edin. Bu, işi büyük bir projeye çevirmeden hızlı kazanımlar sağlar.\n\nSürdürülmesi kolay bir rutin:\n\n- En önemli beş aracınız için kullanıcı bazında (veya sadece takım bazındaysa takım olarak) her koltuğu listeleyin\n- Her araç için bir sahip atayın (değişiklikleri onaylayabilecek kişi)\n- İlk bildirim penceresini yenileme veya true-up için 90 gün öncesine ayarlayın\n- “İnaktif”i tanımlayın (örneğin 30–60 gün giriş yok)\n- Haftada bir gözden geçirin ve harekete geçin (10–15 dakika)\n\nSahiplik çoğu ekibin atladığı parçadır. Hiç kimse bir aracın sahibi değilse, koltuklar yığıldığında kimse sorumluluk hissetmez. Araç yanında sahibin adını koyun ve bir uyarı tetiklendiğinde ne yapacakları konusunda net olun.\n\nKoltukları kaldırmadan önce onay yolunu anlaşın ki birinin işini bozmayın. Hafif tutun: takım araçları için yönetici onayı, şirket çapı araçlar için uygulama sahibi onayı veya bariz durumlar için kullanıcı kendi onayı gibi.\n\nE-tablo ötesine geçtiğinizde, AppMaster (appmaster.io) bu işi üretime hazır bir dahili uygulamaya dönüştürmenin bir seçeneğidir; gerçek bir veritabanı, rol tabanlı erişim ve otomatik hatırlatmalar ile onaylar sağlar.

SSS

Yazılım lisansı koltuk izleyicisi nedir ve neden buna ihtiyacım var?

Bir koltuk izleyici, her ücretli araca kimin erişimi olduğunu, hangi lisans türüne sahip olduklarını ve sözleşmenin ne zaman yenilendiğini kaydettiğiniz tek bir yerdir. Kullanılmayan koltukları, yakındaki bildirim sürelerini ve her uygulamanın sahibini göstererek faturalar gelmeden önce karar vermenize yardımcı olur.

Her uygulama ve koltuk için takip etmem gereken asgari bilgiler nelerdir?

Uygulama adı, dahili sahip, koltuk başına maliyet, sözleşme başlangıç ve bitiş tarihleri, yenileme tarihi, bildirim süresi ve faturalama periyoduyla başlayın. Her koltuk için kullanıcı kimliği, takım, rol veya seviye, durum ve son giriş tarihi gibi basit bir kullanım sinyali ile nereden alındığı notunu yakalayın.

İnsanların hala ihtiyaç duyduğu erişimi kaldırmadan “kullanılmayan koltuk”u nasıl tanımlarım?

Her araç için güvenilir olarak elde edebileceğiniz tek bir tanım seçin; genellikle son giriş veya son anlamlı aktivite kullanılır. Pratik bir varsayılan: 60 gündür giriş yok ve 90 gündür aktivite yok. Günlük kullanılan ve çeyrek sonu gibi nadiren kullanılan araçlar için eşikleri ayarlayın.

İş akışları bozmadan koltukları güvenli şekilde geri almak için en güvenli yol nedir?

Kaldırmaları otomatik bir işlem yerine inceleme adımı haline getirin. Koltuğu sebeple işaretleyin, yöneticiden veya uygulama sahibinden onay isteyin ve son kararı ve tarihi kaydedin; böylece birisi itiraz ederse açıklayabilirsiniz.

Koltuk ve yenileme verileri nereden gelmeli ki izleyici güvenilir kalsın?

İstihdam durumu için HR, giriş kimliği için SSO/IdP, koltuk ataması ve rol için satıcı yönetici konsolu, fiyat ve yenileme şartları için faturalar veya sözleşme kayıtlarını kullanın. Anahtar nokta tutarlılıktır: aynı alan için kaynakları hafta hafta değiştirmeyin.

İzleyiciyi ne sıklıkla güncellemeliyim?

Hızla değişen koltuk atamaları için haftalık güncellemeler genellikle yeterlidir; sözleşme ve fiyat kontrolleri ise aylık yapılabilir. Sadece bir güncelleme yapabiliyorsanız, büyük işe alım dalgalarından ve offboarding sonrası hemen sonra yapın ki yenilemeye ekstra koltuk taşımayın.

Müteahhitler ve geçici erişimler koltuk takibinde nasıl ele alınmalı?

Yüklenicileri ve geçici erişimleri diğer kullanıcılar gibi kaydedin, ancak beklenen bitiş tarihi ekleyin ve erişimi onaylayacak bir sahip atayın. Sözleşme bittiğinde, birisi yeniden onaylamadıkça varsayılan kaldırma olmalıdır.

Paylaşılan posta kutuları, API kullanıcıları ve diğer hizmet hesapları hakkında ne yapmalıyım?

Hizmet hesaplarını ayrı bir koltuk türü olarak ele alın ve kısa bir amaç notu zorunlu kılın; çünkü bunları kaldırmak otomasyonları veya paylaşılan kutuları bozabilir. Ücretsiz olsa bile bunları izlemek denetimler ve temizlik sırasında kazara kilitlenmeleri önler.

Yenileme ile true-up arasındaki fark nedir ve ikisini nasıl izlemeliyim?

Yenileme, sözleşme döneminin sıfırlandığı ve genellikle miktarların veya şartların değiştirilebileceği tarihtir; true-up ise ödediğinizden fazla kullanıcı eklediğinizde yapılan telafi tahsilatıdır. Her iki tarihi de izleyin ve satıcının hangi sayımı faturalandırdığını not edin ki rakamlar faturayla eşleşsin.

Sürprizleri önlemek için yenileme bildirimleri ne kadar önce ayarlanmalı?

İşlem yapmak için yeterli zamanı bırakacak şekilde hatırlatmalar ayarlayın; yıllık kontratlar için tipik olarak 90 gün önce başlamak iyi bir kuraldır. Hatırlatma, sahibi, bildirim süresi, satın alınan vs atanmış vs aktif koltuklar ve net bir sonraki adımı içermelidir ki hatırlatma bir kararı tetiklesin, panik yaratmasın.

Başlaması kolay
Harika bir şey yaratın

Ücretsiz planla AppMaster ile denemeler yapın.
Hazır olduğunuzda uygun aboneliği seçebilirsiniz.

Başlayın