Ön ödemeli seansları, kalan ziyaretleri ve yenileme tarihlerini gösteren tırnak salonu üyelik takipçisi; personelin müşterilere saniyeler içinde cevap vermesini sağlar.
Çoğu tırnak salonunda gün boyunca aynı soru sorulur: "Kaç hakkım kaldı?" Bu, girişte, hizmet seçilirken ve bazen kasada yenileme kararı verilirken tekrar eder.
Sorun şu ki, cevap genellikle dağınıktır. Bir müşterinin cüzdanında punch kartı vardır. Başkasının kağıt dosyasında bir not vardır. Bir diğerinin durumu ise sadece bir kişinin güncellediği bir tabloda takip edilir. Salon yoğun olduğunda bu sistemler çabuk bozulur.
Kağıt notlar, punch kartlar ve elektronik tablolarla genellikle şu hatalar olur:
Yavaş cevaplar sadece bir dakikayı boşa harcamaz. Güveni aşındırır. Müşteri ödediği seanslar için tartışmak zorunda kalıyormuş gibi hissederse, resepsiyon gerginleşir, bahşişler etkilenebilir ve yenilemeler zorlaşır.
Yoğun bir salonda "anında cevap" şu demektir: birkaç saniye içinde herhangi bir personel müşterinin kaydını açıp kalan ziyaretleri, son kullanılan seansı ve yakında sona erip ermediğini görebilir. Tahmin yok, "müdüre sorayım" yok ve sıra büyürken notlar arasında sayfa çevirmek yok.
Gerçek hayata göre tasarlanmış bir tırnak salonu üyelik takipçisi bunu mümkün kılar. Eğer bunu basit bir kodsuz araçla (örneğin AppMaster) kurarsanız amaç gösterişli özellikler değil: resepsiyonun her seferinde güvenle cevap verebileceği tek, temiz bir yerdir.
Bir takipçi, herkesin aynı şekilde okuyabildiği zaman işe yarar. Önce ne sattığınızı belirleyin: paket genelde tek seferlik ön ödemeli bir paket (ör. 5 manikür), üyelik ise sürekli bir hizmet (ör. ayda 2 ziyaret). Takipçi bu farkı bir bakışta belli etmeli.
Paketlerde temel basittir: kaç seans satın alındı, kaç kullanıldı ve kaç kaldı. Farklı hizmetler için farklı fiyatlar alıyorsanız, yükseltmeleri tahmin etmeden yapabilmek için kalan değeri (parasal bakiye) da takip edin.
Üyeliklerde ise tarihler en az ziyaretler kadar önemlidir. Bir üyeliğin başlama tarihi, yenileme tarihi (veya faturalama döngüsü) ve belirli bir sürede sona eriyorsa bitiş tarihi olmalıdır. Ziyaretler aylık resetleniyorsa, hak ve mevcut döngü bakiyesini saklayın ki personel yanlış aydan düşmesin.
Birçok salonun ihtiyaç duyduğu minimum alanlar şunlardır:
Son olarak, takip etmeye başlamadan önce köşe durumlar için kurallarınızı belirleyin. Ücretsiz bonus ziyaretlere izin verecek misiniz (ör. "5 alana 1 hediye")? Evetse, bunları ayrı kaydedin ki ücretli seans gibi görünmesin. İade, duraklatma veya başka bir müşteriye aktarım yapmaya izin veriyor musunuz? Bunların hepsine izin veriyorsanız, resepsiyonun bakiyeyi tek cümlede açıklayabilmesi için açık bir "düzeltme" kaydı (kim, ne zaman, neden) ekleyin.
İyi bir takipçi, genellikle karışan üç şeyi ayırdığında sakin kalır: müşteri kim, ne satın aldı ve ne kullandı.
Önce temiz bir müşteri profiliyle başlayın. Personelin anında ihtiyaç duyduğu bilgilere odaklayın: hızlı arama için telefon ve e-posta, tercihler veya alerjiler için kısa bir not alanı ve pazarlama onayı gibi birkaç onay alanı. Uzun sohbet geçmişi gibi "dağınık" bilgileri başka bir yerde tutun ki profil okunaklı kalsın.
Daha sonra her satın almayı ayrı bir paket satın alma kaydı olarak tutun. Burada ne alındığını (ör. "6 gel manikürü"), fiyatı, tarihi ve ödeme referansını (fiş numarası, POS işlem ID'si veya nakit notu) saklayın. Aynı paketi bir müşteri iki kez satın alırsa, bir düzenlenmiş kayıt yerine iki ayrı satın alma kaydı olmalıdır.
Son olarak, kullanımı bir ziyaret defteriyle takip edin: her kullanma için bir satır. Her satırda tarih, personel ve hangi satın almadan düşüldüğü olmalı. Bu son parça klasik tartışmayı önler: "Eminim daha fazlası vardı." Derhal hangi ziyaretlerin kullanıldığını gösterebilirsiniz.
Bakiye kuralları basit ve tutarlı olmalı: kalan ziyaretler = satın alınan ziyaretler - kullanılan ziyaretler. Bakiyeyi elle yazmaktan kaçının. Eğer bir kodsuz araçta (AppMaster gibi) kuruyorsanız, "kalan"ı hesaplanan bir alan olarak ele alın ki bir ziyaret eklendiğinde veya geri alındığında otomatik güncellensin.
Durumlar köşe vakaların karışmasını önler:
Bu yapı ile personel "kaç hakkım kaldı?" sorusunu saniyeler içinde cevaplayabilir ve kayıtlar aylar sonra bile anlamlı kalır.
Bir takipçi, resepsiyonun temposuna uyduğunda işe yarar. Amaç basit: 5 saniyenin altında, herhangi bir personel "Kaç hakkım kaldı?" sorusuna notlara veya eski fişlere bakmadan cevap verebilmelidir.
Müşteri geldiğinde personel telefon numarasıyla (veya yedek olarak soyadıyla) arama yapmalı. Müşteri profili, tek bir net özetle açılmalı: kalan ziyaretler, paket veya üyelik adı ve bir sonraki yenileme veya bitiş tarihi. Takipçi bu bilgiyi bulmayı zorlaştırırsa, herkes atlar.
Hizmet onaylandıktan sonra kullanım hemen kaydedilmelidir. Tek bir dokunuşla olsun: "Ziyareti kullan" seçin, istenirse hizmet türünü seçin (ileride raporlama için) ve kaydedin. Müşteri birden fazla hizmet alıyorsa, ek hizmetleri ekstra ziyaret kullanımı olarak değil, ayrı kalemler olarak kaydedin; kurallarınız ek hizmetin bir ziyaret tüketmesini söylüyorsa ayrı.
Personelin normal bir randevu sırasında takip edebileceği basit akış:
Notlar önemlidir çünkü salonlar gerçek hayat istisnalarıyla döner. Geç ücret affedildiyse, bonus ziyaret verildiyse veya bir hizmet yeniden yapıldıysa, personel kullanıma kısa bir not eklemelidir. Böylece bir sonraki kişi sayıları düzeltmek için tahminde bulunmaz.
AppMaster gibi bir kodsuz araçla kuruyorsanız, bir "randevu ekranı" hedefleyin: sayıları gösteren ve tek bir kullanma düğmesi olan temiz bir ekran. Personel yoğun bir günde paketi elle düzenlemek zorunda kalmamalı.
Bir takipçi, herkes aynı şekilde saydığında işe yarar. Hiçbir şey inşa etmeden önce kuralları açıklayıcı bir dille yazın ve her pakette tutarlı olun.
Önce değeri nasıl düşüreceğinizi seçin. Birçok salon basit tutar: bir ziyaret bir kullanım karşılığı. Diğerleri hizmet türüne göre düşer (ör. gel manikür temel hizmetten farklı sayılabilir). Her paket için tek bir yaklaşım seçin, personel başına değil.
Sonra resepsiyonun yoğunlukta gerçekten ihtiyaç duyacağı bilgilerle bir paket listesi oluşturun. Her paket için tanımlayın:
AppMaster gibi bir kodsuz araçta bunu "Paketler" tablosu olarak oluşturmak bir takvimdeki tek seferlik notlardan sizi kurtarır.
Ekibinizin iki düğmeye ihtiyacı var, on ekrana değil.
Satın alma akışı: müşteri satın aldığında, o müşteriye bağlı bir "Üyelik/Paket" kaydı oluşturun, başlangıç tarihini ayarlayın, bitiş tarihini hesaplayın ve kalan ziyaretleri dahil edilen miktara ayarlayın.
Kullanım akışı: hizmet sonrası doğru miktarı (genelde 1) düşürün ve ne olduğunu kaydedin. Hizmet tarihi, personel ve hizmet türünü kaydedin ki sonrasında tahmin değil kesin cevap verilsin.
Müşteri profilinde tek ekranlık bir hızlı görünüm ekleyin: kalan ziyaretler, bitiş tarihi, yenileme durumu ve son ziyaret. Bu, personelin rezervasyon, giriş ve çıkış sırasında görmesi gereken şeydir.
Eğitim vermeden önce üç sahte müşteri ile test edin: biri aktif paketli, biri süresi dolmuş, biri ise sadece 1 hakkı kalan. Bir satın alma yapın, iki kez kullanım yapın ve hızlı görünümün her zaman beklediğinizle eşleştiğini doğrulayın.
Yenileme ve sonlanma kuralları bir takipçinin ya temiz kalmasını sağlar ya da günlük tartışmalara dönüşmesine neden olur. Kuralları bir kez belirleyin ve personelin görebileceği sade bir dille paylaşın.
Her paket için bir sonlanma türü seçerek başlayın. Promolar için sabit tarih işe yarar (ör. "30 Haziran'a kadar geçerli"). Üyelikler için kayan pencere daha uygundur (ör. "satın almadan itibaren 30 gün" veya "ilk ziyaretten 30 gün"). Bazı paketlerin son kullanma tarihi olmamalıdır; özellikle ön ödemeli krediler mağaza kredisi gibi düşünülebilir.
Yenilemeler esnek olmalı ama tutarlı. Personel yenileme sonucunu seçebilmeli: aynı paketi yenile, yükselt, düşür veya özel bir paket gir. Yenilerken kullanılmamış ziyaretlerin devredilip devredilmeyeceğini kararlaştırın. Eğer devretmeye izin veriyorsanız sınır koyun (ör. en fazla 1 kaldıktan sonra devretme) ki bakiyeler sonsuza dek büyümesin.
Bir şey sona erdiğinde sürprizleri önlemek için bir müsamaha (grace) dönemi tanımlayın. Müsahede süresince rezervasyon ve kullanım izin verebilirsiniz ama üyeliği "süresi doldu - müsamaha" olarak işaretleyin ki kasa kapanmadan çözülür. Müsahedenin ardından net bir eylem seçin: kalan ziyaretleri dondur, sıfırla veya mağaza kredisine çevirin. Ne seçerseniz otomatik olsun ki personel kasada farklı kurallar üretmesin.
Duraklatmalar tatiller, sağlık izni ve program boşlukları için önemlidir. Duraklatmaları kontrol altında tutun:
Son olarak denetim izi tutun. Tarihi kim değiştirdi, kalan ziyaretleri kim ayarladı, eski ve yeni değerler neydi ve neden yapıldı kaydedilsin. AppMaster'da her düzenleme yapıldığında otomatik oluşturulan bir "Değişiklik Günlüğü" kaydı ekleyebilirsiniz; böylece anlaşmazlıklar saniyeler içinde çözülür.
En rahatsız anların çoğu paket neredeyse bitmişken veya üyelik gizlice sona ermişken olur. Birkaç basit hatırlatma takipçiyi faydalı hissettirir, ekstra iş değil.
Düşük bakiye uyarılarıyla başlayın. Açık bir eşik seçin (ör. düzenli müşteriler için 2 ziyaret kaldığında, seyrek gelenler için 1 kaldığında) ve bakiye eşik altına düştüğünde hatırlatma tetikleyin. Amaç, müşterinin hala memnun olduğu bir zamanda yakalamak, kasada değil.
Yenileme hatırlatmaları zamanlama seçenekleriyle en iyi çalışır. Bazı salonlar "sona ermeden 7 gün" tercih eder, bazıları "son ziyarette" tercih eder, bazıları her ikisini de. Mesaj şablonlarını kısa ve spesifik tutun:
Personel için günlük bir liste kaçırılan takipleri önler. Vardiya başında açması kolay ve sadece önemli olanları içermeli:
Müşterilerle zaten kullandığınız kanalları seçin: makbuzlar ve uzun notlar için e-posta, hızlı onaylar için SMS veya ekip içi günlük mesajlar için Telegram. Ne seçerseniz seçin, hatırlatmalar opt-in olmalı ve profilde basit bir "abonelikten çık" etiketiyle durdurulabilmeli.
Örnek: kasa sırasında sistem "1 ziyaret kaldı" diye işaretler. Resepsiyonist bir yenileme teklif eder, ön-doldurulmuş mesajı gönderir ve müşteri ertesi ay sürpriz yaşamaz.
AppMaster ile bu tetik ve şablonları kodsuz mantıkla kurabilir, şimdi deneyip zamanlamayı müşterilerinizin tepkisine göre ayarlayabilirsiniz.
Raporlar salonun her hafta sorduğu gerçek soruları cevaplamalı, yeni bir iş yaratmamalıdır. İyi bir takipçi, personelin zaten kaydettiği ziyaret, paket ve yenileme verilerinden rapor alarak raporlamayı basit tutar.
Küçük güvenilir bir setle başlayın:
Bunlara bağlı kalırsanız, kimsenin açmadığı 30 gösterge panosu tuzağına düşmezsiniz.
Çoğu rahatsız an, küçük veri hatalarından kaynaklanır: biri iki kez düşmüş, bir ziyaret yanlış tarihte girilmiş veya paket not düşülmeden düzenlenmiş. Kısa ve eyleme dönük bir istisna raporu tutun. Örnek: bakiyesi 0'ın altına düşen herhangi bir müşteri, 7 günden eskiye kaydedilmiş herhangi bir ziyaret ve neden belirtilmeden yapılmış herhangi bir manuel düzenleme gösterilsin. Bu, yöneticinin günlük 5 dakikalık bir rutiniyle her şeyi temiz tutmasını sağlar.
Muhasebe istediğinde genelde dönemsel toplamlar ve paket satışları ile iadelerin listesi yeterlidir. Fazla düşünmeyin. Temel alanları ihraç edin: müşteri adı, paket adı, ödeme tarihi, tutar ve bunun yenileme olup olmadığı.
AppMaster gibi bir kodsuz araçta bu raporları mevcut veri modelinizden çekebilir ve basit filtreler (tarih aralığı, hizmet, personel) ekleyebilirsiniz; raporlamayı uzun bir projeye dönüştürmeden.
Jasmine 10 ziyaretlik bir manikür paketi alır. Satın almadan 6 ay sonra sona erer. Resepsiyon kaydını tarar ve paket otomatik olarak müşteri kaydına eklenir; kullanılan ve kalan sayaçları açıkça görünür.
Üç randevudan sonra Jasmine kasa sırasında "Kaç hakkım kaldı?" diye sorar. Personel telefon numarasıyla profilini arar, "Paketler"e dokunur ve anında görür: 3 kullanıldı, 7 kaldı, belirli bir tarihte sona eriyor. Tahmin yok, notlarda sayfa çevirmek yok, "Sanırım" yok.
Personel için ekranda kasada ihtiyaç duyacakları sadece şu bilgiler gösterilir:
Jasmine ayrıca önümüzdeki ay için şimdiden randevu almak ister. Takipçi, yakın zamanda ziyaret sıklığına göre tahmini tükenme tarihini hesaplayabildiği için personel kısa bir not ekleyebilir: "Her 2 haftada bir gelirse, 7 ziyaret yaklaşık 14 hafta yeter. Erken Mayıs'ta yenileme teklif et." Bu not ekipte herkese aynı mesajı korumada yardımcı olur.
Daha sonra Jasmine 1 ziyaret kaldığında sistem kasada "1 ziyaret kaldı. Yenileme teklif et." diye uyarı verir. Personel baskı yapmadan net seçenekler sunar: aynı paketi yenile, üyeliğe geç veya seans başına öde.
İyi bir tırnak salonu üyelik takipçisinin temel görevi budur: cevap anında, doğru ve tutarlı olsun; resepsiyon yoğun bile olsa. AppMaster gibi kodsuz bir araçla inşa ederseniz, akışı tek ekranda tutabilir ve sonlanma, duraklatma, yenileme gibi kuralları komple yeniden yapmadan ayarlayabilirsiniz.
Çoğu takip sorunu gösterişli özelliklerle değil, kuralların belirsizliği veya verinin dağınıklığıyla ilgilidir. Resepsiyonun güvenebileceği bir takipçi istiyorsanız, birkaç temel kuralı erkenden kesinleştirin.
Sık yapılan hatalardan biri satın almaları ve kullanımları aynı kayıtta karıştırmaktır. İlk bakışta basit görünür ama biri sayıyı düzenlediğinde bakiye gerçeği yansıtmaz. Satın almaları (müşterinin ne aldığı) kullanımlardan (ne kullandığı) ayrı tutun ve kalan ziyaretleri bu olaylardan hesaplayın.
Başka bir problem, birinin bakiyeyi açıklama olmadan elle üstüne yazmasına izin vermektir. Bazen düzeltme gerekir ama bunlar gerçek bir işlem gibi, neden ve kim tarafından yapıldığı ile kaydedilmelidir (ör. "yönetici tarafından hediye", "göç düzeltmesi", "iadeli işlem").
Ekranları oluşturmadan önce yoklama, geç iptaller ve ücretsiz hizmetleri nasıl ele alacağınızı kararlaştırın. Basit bir kural mükemmel bir kuraldan iyidir. Yazın ve her seferinde aynı seçeneği kullanın.
Üçüncü bir sorun ise çift müşteri profilleri. Bir kişi yeni bir telefonla rezervasyon yaparsa paketi "kaybolmuş" gibi görünebilir. Bunu telefon veya e-posta gibi benzersiz bir alan şartı koyarak azaltın ve personelin yeni kayıt oluşturmak yerine birleştirme seçeneği kullanmasını sağlayın.
Sonlanma hataları genellikle zaman dilimi ve tarih kurallarından kaynaklanır. Tüm hesaplamalar için bir salon zaman dilimi seçin, zaman damgalarını tutarlı saklayın ve bir paket sonlanma tarihini günün başında mı yoksa sonunda mı biteceğini tanımlayın.
Kurulum sırasında kullanabileceğiniz hızlı kontrol listesi:
AppMaster gibi bir kodsuz araçta bu izinleri ve denetim izini baştan ekleyin ki hatalar kolayca görülsün ve düzeltilebilsin.
Bunu tüm ekibe yaymadan önce resepsiyon olarak müşteri arayan birisiymişsiniz gibi bir tur yapın. Amaç basit: herhangi bir personel müşteri kaydını açıp "kaç hakkım kaldı?" sorusunu birkaç saniye içinde cevaplayabilmeli, tahmin etmeden.
90% karışıklığı önleyen kısa kontrol listesi:
Zayıf bir nokta bulursanız, kişinin değil kuralın düzeltilmesi gerek. Çoğu paket sorunu sistemin iki farklı yorumlamaya izin vermesinden kaynaklanır.
Gerçek paket kurallarınızı önce kağıt üzerinde eşleyin: ne satılıyor, kaç ziyaret içeriyor, bir ziyaret ne olarak sayılır ve müşteri erken veya geç yenilediğinde ne olur. Sonra hangi işlemlerin "personel yapabilir" hangilerinin "sadece yönetici" olduğunu belirleyin (ör. manuel değişiklikler).
Bundan sonra takipçiyi AppMaster'da basit bir kodsuz web uygulaması olarak kurun: giriş ve kullanım için personel dostu bir ekran ve paket oluşturma, bakiyeleri gerekçeyle düzenleme ve yenilemeleri/sonlanmaları gözden geçirme için yönetici paneli. İlk sürümü küçük tutun, bir hafta test edin ve sonra hatırlatmalar ve raporlar gibi ekleri ekleyin.
İsterseniz en iyi sonraki adım küçük bir pilotla başlamak: 10 müşteri, 2 personel ve tek bir paket türü. Bu size hızlıca neyi iyileştirmeniz gerektiğini gösterecektir.
21 Oca 2026
8 dk
20 Oca 20268 dk
20 Oca 20268 dkÜcretsiz planla AppMaster ile denemeler yapın.
Hazır olduğunuzda uygun aboneliği seçebilirsiniz.
