MOQ, teslim süresi ve maliyet için tedarikçi fiyat geçmişi izleyicisi

Bir fiyat geçmişi izleyicisinin gerçekten hangi sorunu çözdüğü

Satın alma kararları genellikle hikayenin yarısıyla verilir. Son teklif e-postaların içinde kaybolur, “güncel” elektronik tablo bir başkasının dizüstünde durur ve sonuçları gerçekten değiştiren ayrıntılar (MOQ, teslim süresi, paketleme, ödeme koşulları) PDF'ler ve sohbet dizileri arasında dağılmıştır.

Bu karmaşa önemlidir çünkü teklifler sabit değildir. Aynı ürün için tedarikçiler birim fiyatı, MOQ'u, teslim süresini, paketlemeyi, ödeme koşullarını ve gönderim varsayımlarını değiştirir. Sadece bugünün sayısını görürseniz, “ucuz ama hep iki hafta gecikiyor” veya “ilk siparişten sonra fiyat %12 arttı” gibi desenleri kaçırırsınız.

Kötü seçimler daha sonra ortaya çıkar ve genellikle iki teklif arasındaki fiyat farkından daha pahalıya mal olur. Düşük bir birim fiyat, stok tükenmelerine, üretim gecikmelerine, acil nakliye masraflarına, kalite uyuşmazlıklarına veya tarihlere yetişmek için sürekli hızlandırma yapıldığında sessiz marj erozyonuna dönüşebilir.

Bir izleyici kendini şöyle sorulara saniyeler içinde cevap verirken haklı çıkar:

• Tam olarak bu ürün ve miktar için geçen sefer ne ödediğimiz neydi?
• Bu tedarikçinin teslim süresi son birkaç teklifte nasıl değişti?
• Tipik sipariş büyüklüğümüzde gerçek teslim maliyeti nedir (sadece birim fiyat değil)?
• Hangi tedarikçi tutarlı şekilde güvenilir, sadece ara sıra en ucuz olan değil?
• Önceki teklife göre ne değişti?

Örnek: Aynı bileşen için iki teklif alıyorsunuz. Tedarikçi A %8 daha ucuz ama daha yüksek MOQ istiyor ve teslim süresi 6 hafta. Tedarikçi B biraz daha pahalı, MOQ nakit planınıza uyuyor ve genelde 2 haftada gönderiyor. Geçmiş olmadan düşük fiyata yönelmek kolaydır. Geçmişle, Tedarikçi A'nın sık sık geciktiğini ve ücretli hava nakliyesini tetiklediğini görerek aslında en pahalı seçenek olduğunu fark edebilirsiniz.

Her tedarikçi teklifi için hangi veriyi kaydetmelisiniz

İzleyici, kaydettiğiniz alanlar kadar iyidir. Kararları daha sonra açıklayabilmek ve sapmayı tespit edebilmek için teklifi sunulduğu haliyle kaydedin (sadece “en iyi” rakam değil). Böylece teslim sürelerinin yavaş yavaş uzaması veya ücretlerin ortaya çıkması gibi değişiklikleri görebilirsiniz.

Karışıklığı önleyecek şekilde fiyatlamayla başlayın:

• Birim fiyat
• Fiyat kırılma miktarı (çoğunlukla MOQ)
• O kırılmadaki toplam tutar (her seferinde zihinsel hesap yapmamak için)

Teslim süresi iki formda da gerekli:

• Belirtilen teslim süresi (örneğin, “4–6 hafta”)
• Teklif üzerindeki taahhüt edilen sevk veya teslim tarihi

Tarihlerin planlamanın temelini oluşturduğunu unutmayın. Belirtilen aralık daha sonra vaatlerle gerçeği karşılaştırırken yine faydalıdır.

Toplam maliyet karşılaştırmalarını adil yapmak için gerçek harcama üzerinde etkili olan ekleri yakalayın:

• Nakliye koşulları ve tahmini navlun (kimin ödediği, nasıl göndereceği ve maliyeti)
• Gümrük/vergi varsayımları (biliniyorsa), varış ülkesi/limanı
• Para birimi (ve eğer dönüştürüyorsanız kullanılan döviz kuru)
• Ödeme koşulları (Net 30, peşin, depozito bölünmesi)
• Paketleme, etiketleme, muayene veya kalıp notları (tek seferlik veya sipariş başına)

Son olarak, performansı aynı tedarikçi ve ürünle ilişkilendirin: vaat edilen tarihe göre geç teslimler, kalite sorunları (iade/defekt), iletişim hızı. Bunlar basit etiketler veya sayıcılar olabilir.

En önemli kural: eski teklifleri üzerine yazmayın. Her teklifi tarih, kim aldığı ve kaynağı (e-posta, portal, arama) ile yeni bir versiyon olarak görün. Bu, sürekli düzenlenen bir anlık görüntü yerine gerçek bir geçmiş sağlar.

Teklifleri adil şekilde nasıl karşılaştırırsınız (maliyet ve hız kuralları)

İzleyici yalnızca her teklifin aynı kurallarla karşılaştırılması durumunda yardımcı olur. Aksi halde “en ucuz” seçenek genellikle eksik maliyetleri veya gerçekçi olmayan teslim vaadini içermeyen olur.

Adil kalan maliyet kuralları

Satın alma ve finansın kabul edeceği basit, tutarlı bir “toplam maliyet” tanımlayın. Birim fiyatla yetinmeyin. Yaygın ekleri dahil eden tekrarlanabilir bir tahmin kullanın:

• Teklifte belirtilen kırılmadaki birim fiyat
• Navlun/nakliye (bilinmiyorsa yer tutucu tahmini)
• Gümrük/vergi/vergiler (uygunsa)
• Paketleme/etiketleme/muayene ücretleri
• Ödeme ücretleri (havale/kart/platform) maddi ise

Sonra sıralamadan önce temel normalleştirmeleri yapın:

• Ölçü birimleri (adet başına vs 50'lik kutu başına)
• Paket boyutları
• Para birimi (kullandığınız döviz kuru kuralı ile)

MOQ genellikle tuzaktır. Tedarikçileri beklenen sipariş miktarınızda karşılaştırın, kağıt üzerinde en iyi görünen kademede değil. Eğer tipik olarak 800 adet alıyorsanız, MOQ 2.000 olan bir teklif 2.000 adet fiyatıyla karşılaştırılmalı (çünkü öyle almak zorunda kalırsınız) ya da o sipariş için uygun olmadığı açıkça işaretlenmelidir.

Hız kuralları ve eşitlik kırıcılar

Teslim hızı için teslim süresini gün cinsinden ve somut bir sevk/hazır olma tarihi olarak kaydedin. Teslim süresi aralıkları belirsiz olabilir, ama bir tarih netlik zorlar.

Örnek: Tedarikçi A $1.90/adet ile 30 günlük teslim süresi ve MOQ 500 veriyor. Tedarikçi B $2.05/adet ile 10 günlük teslim süresi ve MOQ 1.000 veriyor. Önümüzdeki ay 600 adete ihtiyacınız varsa, Tedarikçi B'nin MOQ'u sizi 1.000 adet almaya zorlar. Bu gerçek harcamayı değiştirir ve hız avantajını silebilir.

Toplamlar yakınsa, önceden eşitlik kırıcıları belirleyin: zamanında teslim güvenilirliği, ödeme koşulları ve tedarikçi durumu (tercihli/onaylı). Önemli olan tutarlılıktır, böylece alıcılar her satın almada mantığı yeniden icat etmezler.

Büyüdükçe kullanılabilir kalan basit bir veri modeli

Veri modeli sıkıcı, tutarlı ve “neredeyse” doldurulmaya zor olacak kadar katı olduğunda izleyici güvenilir kalır. Her teklifi aynı şekilde saklayın, sonra sonrasında ne olduğuna bağlayın.

Çoğu ekip için beş temel kayıt yeterlidir:

• Ürünler/SKU'lar: SKU kodu, isim, temel teknik özellikler, ölçü birimi, onaylı tedarikçiler
• Tedarikçiler: yasal isim, iletişimler, bölge, varsayılan para birimi, varsayılan koşullar
• Teklifler: tedarikçi, ürün, birim fiyat, MOQ, teslim süresi, teklif tarihi, geçerlilik penceresi, ana varsayımlar
• Siparişler/Gönderimler: verdiğiniz ve aldığınız (tarihler, miktarlar, ödenen fiyat, teslimat sonucu)
• Ekler/Denetim kaydı: teklif PDF'leri/e-postalar/screenshot'lar ve kim neyi ne zaman düzenlediği

Teklifleri Siparişlerden ayrı tutun. Teklifler vaat; siparişler gerçektir. Bunları bağlamak, vaat edilen teslim süresi ile gerçek teslimat arasındaki farkı veya teklif edilen fiyat ile faturalanan fiyat arasındaki farkı ölçmenizi sağlar.

Hacim büyüdüğünde kaosu önleyecek birkaç küçük seçim:

• Her teklif için benzersiz bir ID kullanın
• Tarihleri gerçek tarih olarak saklayın (teklif tarihi, geçerliliği, beklenen sevk)
• Para birimini açıkça tutun ve dönüştürüyorsanız bir FX oranı saklayın
• MOQ ve teslim süresini sayı olarak tutun (mümkünse serbest metinten kaçının)
• Onay sonrası düzenlemeleri kilitleyin, ama yorumlara izin verin

Adım adım: izleyici iş akışını oluşturma

İş akışının bir görevi vardır: yeni bir teklif eklemek e-postada aramaktan daha hızlı olmalı.

İnsanların atlama eğiliminde olduğu alanları zorunlu kılan tek bir “Yeni Teklif” formu ile başlayın: tedarikçi, SKU, para birimi, birim fiyat, MOQ, teslim süresi, teklif tarihi ve son kullanma tarihi. Varsa nakliye ve sabit ücretleri ekleyin.

Kaydettikten sonra, tipik olarak nasıl satın aldığınıza uyan birkaç miktarda toplam maliyeti otomatik hesaplayın (örneğin: MOQ, tipik sipariş büyüklüğü ve toplu miktar). Bu, Tedarikçi A'nın daha ucuz göründüğü ama MOQ yüzünden çok daha fazla almanız gerektiği klasik hatayı önler.

Her SKU için seçtiğiniz kurallara göre basit bir sıralı görünüm gösterin (örneğin, tipik miktarda en düşük toplam maliyet, sonra bağlayıcı olarak en hızlı teslim).

Sıralamaları dürüst tutacak iki koruyucu şerit:

• Süresi geçmiş teklifler açıkça işaretlenir (ve yenileme görevi tetikleyebilir)
• Birisi sıralamada en üstte olmayan bir tedarikçiyi seçerse, kısa bir sebep girer (kalite, stok riski, koşullar, ilişki)

O tek “sebep” alanı, bir içgüdüsel kararı daha sonra inceleyebileceğiniz bir karara çevirir.

Mevcut teklif geçmişini sisteme aktarmak

Geçmiş ancak temiz bir şekilde girilirse yardımcı olur. Zaten güvendiğiniz kaynaklarla başlayın: elektronik tablolar, ERP dışa aktarımları ve e-posta dizileri. İlk günde mükemmellik gerekmez; fiyat desenlerini ve teslim süresi sapmasını görmek için yeterli geçmiş gerekir.

CSV içe aktarmaları için, her parti için bir dosya tutun (örneğin bir ayın RFQ'ları). İçe almadan önce birimleri ve para birimlerini normalize edin. “$12 10'luk kutu başına” ve “$1.20 birim başına” iki ayrı ilgisiz fiyat olarak kalmamalıdır.

E-posta ve telefonla gelen teklifler için hızlı bir manuel yol gerek. Kısa bir form genellikle bir elektronik tabloya kopyalamaktan daha iyidir. Kararları değiştiren alanlara sadık kalın: tedarikçi, SKU, tarih, fiyat, para birimi, MOQ, teslim süresi, geçerlilik penceresi ve nakliye koşulları.

Aynı teklifin iletilmesi veya tekrar gönderilmesi yaygındır; kopyalar sık görülür. Pratik bir benzersizlik kontrolü tedarikçi + SKU + teklif tarihi + MOQ (ve maliyeti önemli şekilde değiştiren nakliye koşulları) olabilir. Muhtemel bir kopya tespit edilirse, kullanıcıya güncelleme yapma veya yeni bir revizyon olarak kaydetme seçeneği verin.

Daha sonra doğrulamak için yeterli “kaynak bağlamı” saklayın: referans numarası, e-posta konusu/dizin adı ve ek dosya adı.

İçe alınan verilere güvenmeden önce birkaç hızlı kontrol yapın, yaygın hata modları için:

• Teslim süresi eksik veya “ASAP” gibi yazılmış
• MOQ tedarikçinin normal aralığından 10 kat sapmış
• Para birimi tedarikçinin normal faturalandırmasına uymuyor
• Fiyat birimsiz girilmiş (adet başına vs kolin başına)
• Süresi dolmuş teklifler güncelmiş gibi içe aktarılmış

Örnek: bir alıcı teslim süresi için “14” girerse, onlardan gün veya hafta seçmelerini isteyin. Bu tek uyarı haftalarca yanıltıcı karşılaştırmaları önler.

İnsanların gerçekten gün içinde kullandığı raporlar ve görünümler

Görünümler gerçek soruları hızlıca cevaplamalı: “Şimdi yeniden sipariş etmeli miyim?”, “Kim teslim süresinde kayıyor?”, “Tüm faktörleri hesaba kattığımızda bu teklif gerçekten daha ucuz mu?” İnsanların geri döneceği küçük bir ekran seti oluşturun.

Bunlarla başlayın:

• SKU başına fiyat trendi: zaman içinde birim fiyat ve ayrıca birim başına toplam maliyet (birim + navlun + vergiler + diğer ücretler)
• SKU başına teklif zaman çizelgesi: her teklif, tedarikçi, MOQ, teslim süresi, geçerlilik ve ana notlarla
• Tedarikçi performans özeti: zamanında teslim oranı, rota/bölgeye göre ortalama teslim süresi, fiyat artış sayısı
• Yan yana karşılaştırma: bölge, MOQ aralığı, para birimi ve güncellik filtreleri, sonra toplam maliyete veya teslim hızına göre sıralama
• Son karar özeti: kazanan, ikincilik ve kaydedilmiş kısa sebep

Uyarılar kategoriye göre özgün ve düzenlenebilir olduğunda en iyi çalışır. Örneğin: “Kabul edilen son teklife kıyasla birim fiyat %5'ten fazla arttı” veya “Son 3 teklifte teslim süresi 7 günden fazla sapma gösterdi.”

Kaydedilmiş görünümler aracın hızlı hissettirmesini sağlar. Genelde tutulan iki görünüm: “Bu ay yeniden sipariş” (yeniden sipariş noktasının altındaki SKU'lar ve geçerli teklifler) ve “Yeni tedarikçi incelemesi” (sınırlı geçmişe sahip tedarikçiler).

İzleyiciyi yanıltıcı yapan yaygın hatalar

Çoğu “kötü sıralama”, sistem bağlamı kaybettiğinde olur ve sonra insanlar çıktıya güvenmeye devam eder. En büyük hata eski teklifleri üzerine yazmaktır. Geçen ayın teklifini bugünün sayısıyla değiştirirseniz, trendi kaybedersiniz ve bir tedarikçinin aniden “daha iyi” veya “daha kötü” görünmesinin nedenini açıklayamazsınız.

Bir diğer tuzak sadece birim fiyatı karşılaştırmaktır. Birim fiyat düşük olsa bile MOQ fazladan stok gerektiriyorsa veya navlun ve vergiler toplamda alternatifin üzerine çıkarıyorsa alakasız olabilir.

Normalizasyon hataları da güveni yok eder. Bir alıcı “kg başına” girerken diğeri “adet başına” girerse hesaplar doğru görünür ama yanlıştır. Geçerlilik tarihleri eksikse, güncel olmayan fiyatları bugünkü kararlar için kullanırsınız.

Son olarak, gerçek teslim performansını yok sayarsanız sıralamalar sapar. Tedarikçi A 10 gün vaat edip 18 günde teslim ediyorsa, izleyiciniz bunu öğrenmeli ya da yanlış seçeneği önermeye devam eder.

Pratik düzeltmeler:

• Her teklifi zaman damgası ve kaynağı ile yeni bir kayıt olarak saklayın
• MOQ etkisini ve navlunu dahil ederek toplam ulaşılan maliyeti karşılaştırın
• Sıralamadan önce para birimini, birimleri ve paket boyutlarını normalize edin
• Geçerlilik tarihlerini zorunlu kılın ve süresi dolmuş teklifleri açıkça işaretleyin
• Vaat edilen ile gerçekleşen teslimatı kaydedin ve puanlamada performansı kullanın

Sıralamalara güvenmeden önce hızlı kontrol listesi

Yöneticinize “en iyi seçenek” özetini göndermeden önce hızlı bir sağduyu kontrolü yapın. Dakikalar alır ve eksik verilere dayalı kararları önler.

Her teklif kaydının eksiksiz ve karşılaştırılabilir olduğundan emin olun:

• SKU/parça numarası, tedarikçi, teklif tarihi, ölçü birimi, para birimi, geçerlilik/son kullanma
• MOQ yakalanmış ve açıkça seçilmiş bir miktarda karşılaştırma yapıyorsunuz (örneğin 500 adet)
• Teslim süresi gün cinsinden ve (mümkünse) vaat edilen sevk/teslim tarihi de var
• Toplam maliyet gerçekten ödediğiniz kalemleri içeriyor (navlun, paketleme, kalıp, banka/komisyon ücretleri)
• Sıralama kuralınız yazılı ve her seferinde aynı şekilde uygulanıyor

Sonra tutarlılığı kontrol edin. Bir tedarikçi 1.000 parça üzerinden fiyat verirken diğeri parça başına veriyorsa sıralama normalleştirme yapılmadan yanlış olur. Para birliği için de tek bir döviz kuru kuralı seçin (teklif tarihindeki spot oran veya aylık oran) ve ona sadık kalın.

Ayrıca güncellik konusunda gerçekçi olun. 10 ay önceki bir teklif trend çizgisi için faydalı olabilir ama nadiren bugünün pazarını yansıtır.

Örnek: düşük fiyatla hızlı teslimat arasında seçim yapmak

Hızla hareket eden bir SKU'yu yenilemeniz gerekiyor: aylık 1.000 adet. 10 günlük stoğunuz kaldı ve bir stok tükenmesi günlük yaklaşık 800$ kayba ve hızlandırma masraflarına neden oluyor.

İki tedarikçi cevap veriyor:

Tedarikçi A daha düşük birim fiyat sunuyor: 4,50$, ama MOQ 3.000 adet ve teslim süresi 30 gün. Gönderim 600$.

Tedarikçi B daha pahalı: 5,10$, ama MOQ 1.000 adet ve teslim süresi 10 gün. Gönderim 400$.

Sadece birim fiyatı karşılaştırırsanız A kazanır. Ancak gerçekten vermeniz gereken sipariş için ulaştırılmış maliyet şöyle görünür:

• Tedarikçi A: (3.000 x 4,50$ + 600$) / 3.000 = 4,70$/adet, artı ekstra stokta bağlı nakit
• Tedarikçi B: (1.000 x 5,10$ + 400$) / 1.000 = 5,50$/adet

Şimdi zamanlamayı ekleyin. Sadece 10 günlük stoğunuz varken Tedarikçi A 30 günde gelir; bu da yaklaşık 20 günlük stok tükenmesi demektir. Günlük 800$ maliyetle 20 gün yaklaşık 16.000$ eder. Bu, bu iki sipariş arasındaki 800$ birim fiyat farkından çok daha büyüktür.

Dolayısıyla bugün en iyi seçim muhtemelen birim fiyatı daha yüksek olan Tedarikçi B'dir. Gelecek ay 40 günlük stokunuz olduğunda Tedarikçi A daha iyi seçenek olabilir.

Bir teklifi onaylarken kısa bir karar notu yakalayın ki gelecekte incelemeler yalnızca hafızaya dayanmasın:

• Elde olan stok ve beklenen tüketim hızı
• Kullandığınız “gelmesi gereken” son tarih
• Varsayılan stok tükenme maliyeti veya hızlandırma seçeneği
• Kararı bir dahaki sefere değiştirecek faktörler (kapsama, MOQ esnekliği)

Sonraki adımlar: satın alma hızını yavaşlatmadan uygulamaya alın

Uygulamayı büyük bir sistem değişikliği değil, bir pilot olarak ele alın. İzleyici ancak alıcılar gerçek satın alma işlerinde kullanabildiğinde fayda sağlar.

İlk etapta küçük, yüksek etkili bir dilimle başlayın: yaklaşık 20 önemli SKU (veya en çok sorun çıkaran parçalar) ve yaklaşık 5 tedarikçi. Bu ilk geçişi temiz tutar, boşlukları görünür kılar ve herkes sıralamaya bağımlı olmadan önce karşılaştırma kurallarını ayarlamanızı sağlar.

Erken anlaşmaya varılacak iki şey: bir puanlama yöntemi ve bir zorunlu alan seti. İnsanlar bir teklifi teslim süresi, MOQ, para birimi ve geçerlilik tarihi olmadan kaydedebiliyorsa, veritabanı hızla dolar ama çıktıların güvenilirliği olmaz.

Hafif bir yaygınlaştırma planı:

• 1. Hafta: pilot SKU'lar ve tedarikçiler için sadece yeni teklifleri yakalayın
• 2. Hafta: alıcılarla sonuçları gözden geçirin ve kafa karıştıran alanları veya kuralları düzeltin
• 3. Hafta: yalnızca önemli harcama veya yeni tedarikçi için onayı ekleyin
• 4. Hafta: ekip gerçekten sipariş verdiği SKU listesini genişletin

Süresi dolan teklifler için hatırlatıcılar, teslim süresi sıçramaları için uyarılar ve haftalık “en iyi güncel seçenekler” özeti, işleri yavaşlatmadan ivmeyi koruyabilir.

Eğer izleyiciyi dahili bir uygulama olarak inşa ediyorsanız, AppMaster (appmaster.io) veritabanını, formları ve panoları kod yazmadan oluşturmanın bir yolu olabilir; gerektiğinde üretime hazır backend, web ve mobil uygulamalar üretebilir.