Tedarikçi fatura onay kuyruğu: basit bir kurulum rehberi

Fatura onaylarını takip etmek neden zorlaşır

Fatura onayı çoğu zaman basit bir rutin olarak başlar: Tedarikçi PDF gönderir, bir kişi belgeyi kontrol eder ve finans ödemeyi yapar. Faturalar düzenli geldiğinde, birden fazla kişinin onay vermesi gerektiğinde veya sipariş verildikten sonra satın alma değiştiğinde bu rutin bozulur.

E-posta, ödeme durumunu takip etmek için iyi bir yer değildir. Bir inceleyen yalnızca gönderen kişiye yanıt verebilir, başka biri önceki yazışmaları içermeden faturayı iletebilir ve aynı ek birkaç gelen kutusuna dağılabilir. Finans ekibi daha sonra faturanın inceleniyor mu, itirazlı mı, onaylandı mı veya zaten ödendi mi olduğunu anlamaya çalışır.

Paylaşılan e-tablolar daha fazla görünürlük sağlar, ancak farklı sorunlar yaratır. Kullanıcılar hücrelerin üzerine yazabilir, bir satırı güncellemeyi unutabilir veya farklı durumlar için "bekliyor", "beklemede" ve "kontrol edilecek" gibi etiketleri kullanabilir. E-tablo faturaları listeleyebilir, ancak birinin neden daha yüksek bir tutarı onayladığını veya sıradaki işlemi kimin yapacağını nadiren açıklar.

Tedarikçi fatura onay kuyruğu, her faturaya tek bir kayıt ve tek bir güncel durum verir. Kuyrukta tedarikçi, fatura numarası, tutar, vade tarihi, satın alma referansı, atanan inceleyen ve karar geçmişi görünmelidir. Sürece dahil olan herkes, hikayeyi mesajlardan yeniden çıkarmak yerine aynı kaydı görür.

Kuyruk ayrıca faturayı işletmenin satın almak istediği şeyle karşılaştırmalıdır. Eşleştirme kontrolü tedarikçiyi, satın alma siparişi numarasını, ürün veya hizmeti, miktarı ve fiyatı karşılaştırabilir. Örneğin bir ofis tanesi 180 dolar olan 20 monitariş sipariş eder, ancak tedarikçi faturasında 22 monitör yer alırsa sistem, herhangi biri ödemeyi onaylamadan önce 360 dolarlık farkı işaretlemelidir.

Bazı farkların geçerli nedenleri olabilir. Navlun ücretleri, kısmi teslimat veya üzerinde anlaşılmış fiyat değişikliği, ilk satın alma bilgileriyle eşleşmeyen bir tutarı açıklayabilir. İnceleyenlerin bu açıklamayı kaydedebileceği ve destekleyici notları ekleyebileceği bir alan gerekir. Aksi halde finans ekibi açıklanmamış bir istisnayla karşılaşır ve aynı incelemeyi tekrarlar.

Sorumluluğun belirsiz olması en uzun gecikmelere neden olur. Bir ekip lideri siparişi satın alma ekibinin kontrol edeceğini düşünebilir, satın alma ekibi teslimatı talep sahibinin doğrulayacağını varsayabilir ve finans her ikisini bekleyebilir. Tedarikçi ödeme durumunu sorana kadar fatura işlem görmeden kalır.

Bir asıl inceleyen ve bir yedek atamak bu boşluğu kapatır. İnceleyen faturayı onaylar, reddeder veya takip için işaretler. Açık bir ödeme onay süreci, son kararı kimin, ne zaman ve neden verdiğini kaydeder. Bu kayıt, ekibin ödemeleri zamanında yapmasına ve daha sonra eski e-posta zincirlerini aramadan soruları yanıtlamasına yardımcı olur.

Kuyruğun ihtiyaç duyduğu bilgileri seçin

Tedarikçi fatura onay kuyruğu, her faturada aynı temel bilgilerin bulunmasıyla daha iyi çalışır. İnceleyenler karar vermeden önce birkaç dosya açmak veya eksik ayrıntılar için borçlar muhasebesine sormak zorunda kalmamalıdır.

Fatura kaydıyla başlayın. Her kayda benzersiz bir dahili kimlik verin, ardından tedarikçi adını, fatura numarasını, fatura tarihini, toplam tutarı, para birimini, vade tarihini ve orijinal fatura ekini kaydedin. Farklı tedarikçiler aynı numarayı kullanabileceğinden, tedarikçinin fatura numarasını ayrı bir alanda tutun.

Satın alma ayrıntılarını fatura ayrıntılarının yanına yerleştirin. İnceleyen kişinin satın alma siparişi numarasını, ürün veya hizmet açıklamasını, sipariş miktarını, teslim alınan miktarı, üzerinde anlaşılmış birim fiyatını ve satın alma siparişi toplamını görmesi gerekir. Hizmetlerde teslim alınan miktar yerine "iş onaylandı" gibi bir alan kullanın. Böylece her faturaya mal kabul alanı eklemek zorunda kalmadan kayıt kullanışlı kalır.

Pratik bir fatura kaydında şunlar bulunur:

• Tedarikçi, tedarikçi iletişim kişisi, fatura numarası ve fatura eki
• Fatura tarihi, vade tarihi, tutar, vergi, para birimi ve ödeme koşulları
• Satın alma siparişi numarası, sipariş tutarı, teslim alınan tutar ve üzerinde anlaşılmış fiyat
• Mevcut durum, atanan inceleyen, karar tarihi ve inceleyen notları
• Fark türü, fark tutarı ve destekleyici belgeler

Gerçek ödeme onay sürecini açıklayan durumlar kullanın. "Yeni", ekibin faturayı henüz kontrol etmediği anlamına gelir. "İnceleniyor", bir kişinin sorumluluğu aldığı anlamına gelir. "Düzeltme bekleniyor", tedarikçinin veya alıcının yanıt vermesi gerektiğini gösterir. "Onaylandı", finansın ödemeyi planlayabileceği, "Reddedildi" ise isteğin kaydedilmiş bir nedenle kapatıldığı anlamına gelir.

"Beklemede" gibi belirsiz etiketlerden kaçının. Bu etiketler faturanın yöneticiyi mi, teslimat onayını mı yoksa düzeltilmiş fiyatı mı beklediğini göstermez. Belirli bir durum, yöneticinin kuyruğu filtreleyip sonraki işlemi hızlıca görmesini sağlar.

İzinler de alanlar kadar dikkatli belirlenmelidir. Departman yöneticisinin malların ulaştığını doğrulaması gerekebilir, ancak banka bilgilerine veya her tedarikçinin fiyatlarına erişmesi gerekmeyebilir. Finans çalışanları genellikle ödeme tutarlarına, vergi verilerine ve ödeme durumuna ihtiyaç duyar. Satın alma çalışanları satın alma siparişi ve fiyat bilgilerine ihtiyaç duyar. Her role yalnızca işi için gereken kayıtlara ve alanlara erişim verin.

Örneğin depo inceleyeni, 50 sandalyelik bir siparişe karşılık 48 sandalyenin ulaştığını doğrulayabilir. Kuyruk iki birimlik farkı göstermeli, faturayı incelemede tutmalı ve durumu alıcıya göndermelidir. Tek kayıt, gecikmenin nedenini korur ve erken ödemeyi önler.

Oluşturmadan önce onay yolunu belirleyin

Alanları, ekranları veya otomasyonları oluşturmadan önce bir faturanın izleyeceği yolu yazın. Belirlenmiş bir yol, herkesin başkasının işlem yapacağını düşündüğü paylaşılan gelen kutularında faturaların beklemesini önler.

Süreç, borçlar muhasebesi çalışanının faturayı girmesi veya dosyasını yüklemesiyle başlar. Tedarikçiyi, fatura numarasını, tarihi, toplamı, departmanı, satın alma siparişi numarasını ve vade tarihini kaydedin. Öğeyi "Alındı" olarak işaretleyin ve hemen bir sorumlu atayın.

Ardından faturayı satın alma bilgileriyle eşleştirin. Tedarikçiyi, sipariş edilen ürünleri veya hizmeti, miktarları, fiyatları ve toplamları karşılaştırın. Eşleşen bir fatura ilerleyebilir. Faturada satın alma siparişi yoksa veya üzerinde anlaşılmış tutarı aşıyorsa, inceleyenin ne olduğunu tahmin etmesini beklemek yerine fark durumuna taşıyın.

Her fatura türü için inceleyenleri seçin

Tek bir onay yolu her faturaya uygun değildir. 75 dolarlık bir ofis malzemesi siparişiyle 25.000 dolarlık bir danışmanlık faturası farklı kontroller gerektirir. Atama kurallarını fatura kaydında zaten bulunan bilgileri kullanarak oluşturun.

Örneğin bir fatura onay iş akışı şunları yapabilir:

• Pazarlama faturalarını pazarlama bütçesi sorumlusuna gönderir.
• Belirli bir tutarın üzerindeki faturaları departman yöneticisine ve finansa gönderir.
• Ekipman alımlarını ürünü talep eden çalışana gönderir.
• Satın alma siparişi olmayan faturaları departmandan sorumlu kişiye gönderir.
• Tekrarlanan tedarikçi faturalarını, ilk onaylanan faturanın koşulları doğrulamasından sonra finansa gönderir.

Devamsızlıklar için yedek bir inceleyen atayın. Normal bir fatura için iki iş günü gibi makul bir sürenin ardından hatırlatıcı ayarlayın. Kuyruk, faturanın kimde olduğunu, ne zaman aldığını ve neden ona atandığını göstermelidir.

Açık bir ödeme kararı kaydedin

Gerekli tüm inceleyenler onayladıktan sonra faturayı "Ödeme için hazır" durumuna taşıyın. Finans daha sonra ödeme kararını kaydeder: ödeme için onaylandı, bekletildi veya reddedildi. Karar tarihini, kararı veren kişiyi ve kısa nedeni aynı kayıtta tutun.

Reddedilen bir fatura, borçlar muhasebesi veya talep sahibi gibi belirlenmiş bir sorumluya özel bir nedenle dönmelidir. "3. satırdaki fiyatı kontrol edin" birine açık bir görev verir. "İnceleme gerekiyor" ise vermez.

Bu yol, fatura farkı takibini de kolaylaştırır. Bir uyumsuzluk, e-posta zincirinde kaybolmak yerine biri çözene kadar görünür kalır. Yazılı bir yol, rutin faturalarda aynı adımları uygular ve sıra dışı alımları doğru kişilere yönlendirir.

Kuyruğu adım adım oluşturun

Birbirine bağlı iki kayıtla başlayın: Tedarikçi ve Fatura. Tedarikçi kaydı, tedarikçi adını, iletişim bilgilerini, ödeme koşullarını ve vergi bilgilerini saklar. Fatura kaydı ise fatura numarasını, düzenlenme tarihini, vade tarihini, tutarı, para birimini ve ekli belgeyi saklar.

Satın alma ayrıntılarını ayrı bir e-tabloda tutmak yerine fatura kaydına ekleyin. Her fatura bir satın alma siparişine, bir veya daha fazla mal kabul kaydına ya da her ikisine bağlanabilir. Bu bağlantı, inceleyenlere ödemeyi onaylamadan önce ihtiyaç duydukları rakamları sunar.

AppMaster'da bu kayıtları Veri Tasarımcısı'nda oluşturun ve ilişkilerle birbirine bağlayın. Bir tedarikçinin birçok faturası, bir faturanın ise tedarikçi birden fazla sipariş için faturalandırdığında birkaç satın alma satırı olabilir.

İnceleyenlerin kullanacağı alanları ekleyin

Her faturaya açık bir durum verin ve seçenekleri basit tutun:

• Taslak, biri faturayı girmiş ancak incelemeye göndermemişken
• İnceleme bekliyor, atanan inceleyenin işlem yapması gerektiğinde
• Açıklama gerekiyor, tutarlar veya satın alma ayrıntıları eşleşmediğinde
• İnceleyen kararını kaydettikten sonra Onaylandı veya Reddedildi
• Finans ödemeyi doğruladıktan sonra Ödendi

Atanan inceleyeni, karar tarihini, inceleyen yorumlarını ve fark nedenini ekleyin. İnceleyen, belirsiz bir not yazmak yerine "fiyat siparişten farklı" veya "mallar teslim alınmadı" gibi bir neden seçmelidir. Bağlam sağlamak için yine de kısa bir yorum ekleyebilir.

Fatura numarası için yinelenen kayıt kontrolü olan bir fatura giriş formu oluşturun. Kullanıcı bir fatura numarası girdiğinde form, aynı tedarikçi ve fatura numarasına sahip mevcut bir kaydı aramalıdır. Bir kayıt bulursa kaydetme işlemini durdurun ve mevcut faturayı gösterin. Fatura numaraları tedarikçiler arasında tekrarlanabilir, bu nedenle yalnızca numarayı değil, ikiliyi kontrol edin.

Çalışma kuyruğunu oluşturun

Finans ve inceleyenler için bir kuyruk görünümü oluşturun. Tedarikçiyi, fatura numarasını, tutarı, vade tarihini, durumu, atanan inceleyeni ve fark işaretini gösterin. Ödenmemiş faturaları önce vade tarihine göre sıralayın, ardından inceleme bekleyenleri taslakların üzerinde gösterin.

Bir inceleyenin yalnızca kendisine atanan faturaları, finansın ise tüm açık öğeleri görmesi için filtreler kullanın. Vadesi geçmiş faturalar için kırmızı bir işaret yararlı olabilir, ancak reddedilen kayıtları ayrı bir durum filtresinde erişilebilir tutun. Ekibin yine de eksiksiz bir ödeme geçmişine ihtiyacı vardır.

Örneğin cuma günü vadesi gelen ve fiyat farkı bulunan bir fatura "Açıklama gerekiyor" durumunu göstermeli ve biri farkı çözene kadar ödeme onayından uzak tutulmalıdır. Böylece kuyruk, sıradaki işlemin kime ait olduğunu ve faturanın neden durduğunu gösterir.

Eşleştirme ve farklar için kurallar belirleyin

Eşleştirme kuralları, hangi faturaların manuel inceleme olmadan ilerleyebileceğini belirler. İlk sürümü basit tutun: Tedarikçi faturasını satın alma siparişi ve teslim alma kaydıyla karşılaştırın. Ekip teslim alınan miktarları kaydetmiyorsa faturayı sipariş edilen miktarla karşılaştırın ve istisnaları ödeme yapılmadan önce alıcıya gönderin.

Üç kaydın da bulunduğu durumlarda üçlü eşleştirme kullanın. Kuyruk, işletmenin ne sipariş ettiğini, neyin ulaştığını ve tedarikçinin ne faturalandırdığını kontrol eder. Bu işlem yaygın sorunları yakalar. Tedarikçi 20 birim için fatura kesebilir, satın alma siparişinde 20 birim bulunabilir, ancak depo yalnızca 16 birim teslim almış olabilir.

Küçük farklar için açık toleranslar belirleyin. Bir sentlik yuvarlama farkı faturayı durdurmamalı, yüzde 10'luk bir fiyat artışı ise muhtemelen durdurmalıdır. Kuyruğu kullanmadan önce finans ve satın alma ekipleri bu sınırlar üzerinde anlaşmalıdır.

Her faturada aynı ayrıntıları kontrol edin:

• Faturalandırılan miktarı teslim alınan veya sipariş edilen miktarla
• Birim fiyatını onaylanan satın alma siparişi fiyatıyla
• Satış vergisini, KDV'yi veya diğer vergileri beklenen oranla
• Nakliye, taşıma ve ek ücretleri satın alma koşullarıyla
• Fatura toplamını hesaplanan toplamla

Kuyruk bir fark bulduğunda "hata" gibi belirsiz bir durum kullanmayın. Sorunu açıklayan bir neden kaydedin. "Faturalandırılan miktar, teslim alınan miktarı 4 birim aşıyor" ifadesi alıcıya kontrol etmesi gereken açık bir bilgi verir. "Vergi, beklenen tutarı 18,40 dolar aşıyor" ifadesi borçlar muhasebesine nereye bakacağını gösterir.

Her farka bir kategori, kısa not, sorumlu ve son tarih verin. Kategoriler miktar, fiyat, vergi, nakliye ücreti, yinelenen fatura ve eksik satın alma siparişi olabilir. Sorumlu, alıcı, teslim alma görevlisi veya tedarikçi iletişim kişisi gibi adı belirli bir kişi ya da rol olmalıdır. Son tarih, faturaların haftalarca işaretli durumda kalmasını önler.

Faturayı soruna göre yönlendirin. Fiyat farkını satın almayı onaylayan alıcıya gönderin. Eksik teslimat kaydını teslim alma sürecinden sorumlu kişiye gönderin. Tedarikçi yanlış tutar faturalandırdığında veya onaylanmamış bir ücret eklediğinde düzeltilmiş fatura için tedarikçi iletişim kişisine başvurun.

Önemli bir fark açık kaldığı sürece ödemeyi engelleyin. Şirket politikası izin veriyorsa inceleyen kısmi ödemeyi onaylayabilir, ancak kuyrukta tutarı, nedeni ve kararı kaydedilmelidir. Sorumlu sorunu çözdüğünde, çözümü ekleyerek faturayı onay adımına geri gönderin.

Tipik bir faturayı inceleyin

Tesisler koordinatörü, büyüyen bir ekip için 20 ofis sandalyesi sipariş eder. Satın alma siparişinde birim fiyatı 180 dolar, mal toplamı 3.600 dolar olarak yazılıdır. Siparişte satın alma yöneticisi inceleyen olarak belirtilir ve 30 günlük ödeme koşulu belirlenir.

Tedarikçi fatura gönderdiğinde borçlar muhasebesi çalışanı faturayı tedarikçi fatura onay kuyruğuna ekler. Tedarikçi adını, fatura numarasını, tarihi, vade tarihini, satın alma siparişi numarasını, tutarı ve faturanın bir kopyasını girer. Kuyruk eşleşen satın alma siparişini bulur ve ayrıntıları karşılaştırır.

Çoğu alan eşleşir: tedarikçi, sipariş numarası ve 20 sandalye miktarı. Faturada sandalye başına 190 dolar yazılıdır ve mal toplamı 3.800 dolara çıkar. 200 dolarlık fark, ekibin izin verdiği fiyat sapmasını aştığı için fatura onay iş akışı durumu "İnceleme gerekiyor" olarak değiştirir.

İnceleyen farkı çözer

Kuyruk, öğeyi siparişi veren satın alma yöneticisine atar. Yönetici, e-posta zincirlerini aramak yerine orijinal satın alma siparişini faturanın yanında görür.

Yönetici tedarikçinin mesajını kontrol eder ve orijinal sandalye modelinin bulunmadığını görür. Daha yüksek fiyatlı alternatif modeli onaylamıştır, ancak kimse satın alma siparişini güncellememiştir. Şu yorumu ekler: "190 dolar birim fiyatlı alternatif sandalye onaylandı. Satın alma siparişi 3.800 dolar olarak güncellensin." Ardından işletmenin yine de ödemesi gereken bir faturayı reddetmek yerine "Revizyonla onayla" seçeneğini seçer.

Yorum kayıtla birlikte kalır. Borçlar muhasebesine değişen tutar için açık bir neden sunar ve sonraki harcama incelemelerini destekler.

Kaydı ödemeye gönderin

Ekip kurallarına göre kuyruk, satın alma siparişi tutarını 3.800 dolar olarak günceller veya siparişi düzeltme için işaretler. Yöneticinin adını, kararını, yorumunu ve karar zamanını kaydeder. Fatura artık eşleşen miktarlara ve onaylanmış bir fiyata sahiptir.

Kuyruk daha sonra kaydı ödemeleri planlayan kişiye gönderir. Bu kişi onaylanan tutarı, vade tarihini, ödeme koşullarını ve yöneticinin notunu görür. 3.800 dolarlık ödemeyi anlaşılmış tarihe planlar ve durumu "Ödeme planlandı" olarak değiştirir.

Her kişinin tek ve açık bir görevi vardır. Koordinatör faturanın ilerlediğini görür, istismanın sorumluluğu yöneticiye aittir ve ödeme planlayıcısı doğrulanmamış bir fatura yerine onaylanmış bir kayıttan çalışır.

Ödeme gecikmelerine neden olan hatalar

Tedarikçi fatura onay kuyruğu her faturaya aynı şekilde yaklaştığında yavaşlar. Satın alma siparişi ve teslimat kaydıyla eşleşen rutin bir fatura beş kişinin onayını beklememelidir. Onay seviyelerini tutara, departmana, tedarikçiye veya fark durumuna göre belirleyin. Faturayı yalnızca gereken karardan sorumlu kişilere gönderin.

Örneğin 180 dolarlık bir ofis malzemesi faturası eşleştirmeden sonra doğrudan bütçe sorumlusuna gidebilir. Satın alma siparişini 1.200 dolar aşan bir fatura ise alıcıya ve finans inceleyenine gönderilmelidir. Böylece rutin ödemeler ilerlerken istisnalar dikkatli şekilde incelenir.

Bir fark bulunduğunda orijinal faturadaki tutarı değiştirmeyin. Tedarikçinin gönderdiği tutarı, satın alma siparişi tutarını ve düzeltilmiş tutarı ayrı alanlarda tutun. Finans ekibinin gelen tutarı, ekibin beklediği tutarı ve son ödemenin neden değiştiğini açıkça görebilmesi gerekir.

Tedarikçi 2.300 dolarlık bir satın alma siparişine karşılık 2.450 dolar faturalandırırsa kuyruk her iki rakamı da korumalıdır. İnceleyen, ek 150 doların onaylanmış bir değişikliği, nakliye ücretini veya bir hatayı karşılayıp karşılamadığını kaydedebilir. Orijinal tutarın üzerine yazmak fatura farkı takibini zorlaştırır ve denetimler sırasında karışıklık yaratır.

Retler ve değişiklik talepleri de yazılı bir neden içermelidir. Tek başına bir durum, sonraki kişiye çok az bilgi verir. "Miktar, teslim alma kaydıyla eşleşmiyor" veya "Ek hizmet saatleri için yönetici onayını ekleyin" gibi kısa bir not zorunlu olsun. Tedarikçi iletişim kişisi, alıcı ve finans ekibi tahmin yürütmeden işlem yapabilir.

Yararlı kurallar şunlardır:

• Eşleşen, düşük tutarlı faturaları daha kısa bir onay yolundan geçirin.
• İlk fatura ayrıntılarını alımdan sonra kilitleyin ve düzeltmeleri ayrı kaydedin.
• İnceleyenler bir faturayı reddettiğinde veya geri gönderdiğinde neden ve not isteyin.
• Her inceleyene bir son tarih verin ve fatura gecikmeden önce hatırlatma gönderin.
• Faturalara erişimi kullanıcının rolüne veya departmanına atanan kayıtlarla sınırlayın.

Ödeme onayını satın alma isteğinden ayrı tutun. Satın alma isteği, ekip parayı taahhüt etmeden önce izin ister. Ödeme onayı ise tedarikçinin kuruluşun satın almayı kabul ettiği şeyi teslim ettiğini ve faturanın doğru olduğunu doğrular. Bu iki kararı birleştirmek, inceleyenlerin yalnızca ilk isteği onayladıklarını hatırladıkları için ödemeyi onaylamasına yol açabilir.

AppMaster, bu aşamaları tek bir kodsuz uygulamada tutarken satın alma istekleri, satın alma siparişleri, faturalar, inceleyen notları ve ödeme kararları için ayrı kayıtlar saklayabilir. Böylece bir fatura yeniden incelenmek istediğinde finans ekibinin açık bir geçmişi olur.

Ekibiniz kullanmadan önce hızlı kontroller yapın

Kısa bir test, fatura yanlış kişinin kuyruğuna düşmeden önce sorunları yakalar. Boş örnek kayıtlar yerine gerçekçi faturalar kullanın ve faturaları onaylayan veya ödeyen kişilerden ekranları kendilerinin test etmesini isteyin.

Her fatura için gerekli bilgileri kontrol edin. Form, tedarikçi, vade tarihi, toplam tutar ve ekli fatura dosyası olmadan kullanıcıların fatura göndermesini engellemelidir. Bu alanlar inceleyenlere karar vermek için yeterli bilgiyi, finansa da daha sonra kontrol edebileceği verileri sağlar.

Kuyruk görünümünü de inceleyin. Her satırda tedarikçi, tutar, vade tarihi, mevcut durum, atanan inceleyen ve sonraki işlem görünmelidir. İnceleyen, birkaç kayıt açmadan faturayı onaylaması, reddetmesi, düzeltme istemesi veya başka bir kişiyi beklemesi gerektiğini anlayabilmelidir.

Fatura onay iş akışı için iki test durumu kullanın:

• Tedarikçisi, satın alma siparişi ayrıntıları, miktarları ve fiyatı tamamen eşleşen bir fatura gönderin. Faturanın doğru inceleyene ulaştığını ve ödeme onayına ilerleyebildiğini doğrulayın.
• Fiyat farkı bulunan bir fatura gönderin. Kuyruğun farkı işaretlediğini, nedeni kaydettiğini ve doğru kişi sorunu çözene kadar ödemeyi engellediğini doğrulayın.

Her iki kaydı da tüm durumlar boyunca takip edin. Bir inceleyen görevde olmadığında yeniden atamanın çalıştığını kontrol edin ve fatura inceleyenler arasında ilerlerken vade tarihinin görünür kaldığından emin olun. Süreç bildirim gönderiyorsa her mesajı kimin aldığını doğrulamak için gerçek ekip adresleriyle test yapın.

Denetim izini de test edin. Bir faturayı onaylayın, diğerini reddedin veya geri gönderin. Ardından her kaydı tedarçiye veya fatura numarasına göre arayın. Kayıt, son ödeme kararını, kararı kimin ve ne zaman verdiğini, eklediği yorumları göstermelidir. Bu geçmiş, bir tedarikçi ödemenin neden değiştiğini veya geciktiğini sorduğunda yardımcı olur.

Yayına almadan önce bir izin kontrolü tamamlayın. Talep sahibi fatura gönderebilir, ancak kendi isteğini onaylayamamalıdır. Ödeme çalışanları onaylanmış faturalara erişmeli, diğer kullanıcılar ise yalnızca rolleri için gerekli kayıtları görmelidir. Bu boşlukları yayına almadan önce düzeltmek, faturalar gelmeye başladıktan sonra belirsiz bir süreci düzeltmekten daha kolaydır.

AppMaster ile kuyruğu günlük kullanıma alın

Küçük başlayın. Özel durumlar, ek departmanlar veya birkaç ödeme kuralı eklemeden önce tek bir fatura türünü tek bir onay yolundan geçirin. Örneğin standart satın alma siparişi faturalarının önce alıcıya, sonra finansa ve ardından ödeme onaylayıcısına ilerlediği bir süreçle başlayın.

AppMaster, ekiplerin kod yazmadan bu uygulamayı oluşturmasını sağlar. Veri Tasarımcısı'nda tedarikçiler, satın alma siparişleri, faturalar, fatura satırları, inceleyenler, fark notları ve ödeme kararları için kayıtlar oluşturun. Her faturaya Taslak, İnceleme bekliyor, Düzeltme gerekiyor, Onaylandı veya Reddedildi gibi açık bir durum verin.

Her işlemden sonra ne olacağını tanımlamak için İş Süreci Düzenleyicisi'ni kullanın. Bir çalışan fatura eklediğinde süreç, tedarikçisini, sipariş numarasını, miktarlarını ve toplamlarını ilgili satın alma bilgileriyle karşılaştırabilir. Tutar seçilen sınırı aşacak şekilde farklıysa süreç faturayı normal ödeme onay süreci yerine fark incelemesine gönderir.

Gerçek işlemlerle test edin

Satın alma ve finanstan birer kişiden ilk sürümü ekibin daha önce işleme aldığı faturalarla test etmelerini isteyin. Temiz bir fatura, toplamı yanlış olan bir fatura ve eşleşen satın alma siparişi bulunmayan bir fatura ekleyin. Tanıdık örnekler eksik bilgileri hızlıca ortaya çıkarır.

Test sırasında inceleyenler, e-tablo açmadan veya e-posta göndermeden şu soruları yanıtlayabilmelidir:

• Bu faturayı hangi satın alma siparişi destekliyor?
• Şimdi kimin onaylaması gerekiyor?
• Kuyruk neden bir fark işaretledi?
• Her inceleyen hangi kararı verdi?
• Finans son ödeme kararını görebiliyor mu?

Masa başında çalışan ofis personeli için web ekranları oluşturun, yöneticiler faturaları genellikle bilgisayarlarından uzakta onaylıyorsa mobil ekranlar da ekleyin. İnceleyen, fatura ayrıntılarını, eşleştirme sonuçlarını, yorumları, ekleri ve karar düğmelerini tek ekranda görmelidir. İlk ekranı odaklanmış tutun, çünkü çok fazla isteğe bağlı alan rutin onayları yavaşlatır.

Personel eksikleri buldukça kuyruğu güncelleyin

İlk sürümü çalışan bir taslak olarak değerlendirin. Finans sürekli vergi kodu istiyorsa bunu fatura kaydına ekleyin. Satın alma ekibinin fiyat değişikliğini açıklaması gerekiyorsa bir fark nedeni ve yorum alanı ekleyin. Yüksek tutarlı faturalar için ikinci onay gerekiyorsa personelin istisnayı hatırlamasını beklemek yerine yönlendirme sürecini güncelleyin.

AppMaster, gereksinimler değiştiğinde uygulamayı yeniden oluşturur. Böylece ekipler uygulamayı elle yeniden kurmadan veri modellerini, onay mantığını ve ekranları değiştirebilir. Test grubu uygulamayı rahatça kullanmaya başladığında kuyruğu AppMaster Cloud'a veya kendi altyapınıza dağıtın.

Tedarikçi fatura onay kuyruğu, her kararın adı belirli bir inceleyen, zaman damgası ve açık bir nedeni olduğunda güven kazanır. Önce bu temeli oluşturun, ardından günlük süreç oturdukça fatura türleri ve onay yolları ekleyin.