Onaylı maddeleri saklamak, etiketlemek ve aramak için bir sözleşme madde kütüphanesi uygulaması oluşturun; tutarlı dil ve daha az hata ile daha hızlı taslaklar oluşturun.
Sözleşme incelemeleri genellikle işin zor olmasından değil, dilin dağınık olmasından ötürü sürüklenir. Maddeler e-posta zincirlerinde, paylaşılan sürücülerde ve "final-final" Word dosyalarında yaşadığında, inceleyenler doğru sürümü aramakla zaman kaybeder. Sonra yine de hangi sürümün en son kullanıldığını bilemedikleri için tereddüt ederler.
Tekrar iş (rework) bir sonraki yavaşlama nedenidir. İki kişi farklı şablonlardan başlarsa, aynı konu (sorumluluk, ödeme şartları veya fesih gibi) üç farklı şekilde yazılabilir. Hukuk daha sonra farklılıkları uzlaştırmak, neden bir versiyonun daha güvenli olduğunu açıklamak ve baştan çıkmaması gereken küçük düzenlemeleri düzeltmek zorunda kalır. Bu gidiş-geliş günlere mal olur; özellikle satış, tedarik ve hukuk farklı taslaklar üzerinde işaretleme yaptığında.
Ekipler "onaylanmış dil" dediklerinde genellikle şunu kastediyorlar: gözden geçirilmiş, belirli bir kullanım için kabul edilmiş ve kılavuzlarla (guardrails) bağlanmış metin. Bu, hangi durumlarda kullanılabileceği, hangi yargı bölgesine uygun olduğu ve hangi kısımların değiştirilmemesi gerektiği gibi bilgileri içerir. Bu bağlam olmadan insanlar kulağa doğru gelen ama güncel olmayan veya eksik bir tanım içeren bir maddeyi kopyalarlar.
Aşağıdaki sorunlar haftada bir tekrar ediyorsa bir madde kütüphanesi uygulaması oluşturmak değecektir:
Bu belirtiler ortaya çıktığında paylaşılan bir madde kütüphanesi lüks olmaktan çıkar. Arama süresini azaltmanın, ifadeyi tutarlı tutmanın ve incelemeleri metinleri yeniden yazmaktan, gerçekten önemli olan birkaç anlaşmaya özgü değişikliği kontrol etmeye kaydırmanın en basit yolu olur.
Bir sözleşme madde kütüphanesi uygulaması, ekibinizin zaten güvendiği maddeleri ve bunları doğru kullanmak için gereken bağlamı sakladığı ortak bir yerdir. Eski anlaşmaları aramak yerine arar, karşılaştırır ve önceki incelemelerden geçmiş metni tekrar kullanırsınız.
Çoğu ekip dört yapı taşını yönetir:
İyi bir madde kaydı sadece metin değildir. Hataları önleyecek ayrıntıları içerir: neden var olduğuna kısa bir açıklama, ne zaman güvenle kullanılacağı, hangi anlaşmalara uyduğu, kimin sahibi olduğu (hukuk, tedarik, güvenlik) ve yargı bölgesi, risk seviyesi, son inceleme tarihi, onay durumu gibi temel meta veriler.
Bu, bir klasör dolusu şablondan farklıdır. Şablon klasörleri genellikle bütün dokümanları saklar; sahiplik veya değişiklik geçmişi net olmayabilir. Madde kütüphanesi yeniden kullanılabilir parçaları saklar, böylece oyun kitabı içinde kalarak karıştırıp eşleştirebilirsiniz.
Günlük kullanımda "parçalardan taslak oluşturma" şu şekilde işler: bir satış temsilcisi anlaşma bilgilerini (ülke, süre, sözleşme değeri) gönderir. İnceleyen bir temel anlaşma seçer, sonra ödeme şartları, veri koruma varyantı ve sorumluluk fallback'ini oyun kitabına göre yerleştirir. Taslak tutarlı bir dille oluşturulur ve kütüphane hangi onaylı maddelerin kullanıldığını kaydeder.
Bunu AppMaster gibi bir araçta inşa ediyorsanız, basit tutun: bir madde kayıt sayfası, arama ve filtre görünümü ve onaylı metin bloklarını tek bir dokümana çeken bir taslak oluşturucu yeterlidir.
Bir sözleşme madde kütüphanesi uygulaması, insanların aslında nasıl inceleme yaptığıyla eşleştiğinde zaman kazandırır. En iyileri hızlı arama sağlayan düzenli bir dosya dolabı gibi hissettirir; karmaşık bir hukuk veritabanı gibi değil.
İşle gerçekçi kategori yapılarıyla başlayın. Birçok ekip önce belge türlerini düşünür: NDA, MSA, DPA ve SOW gibi. Kategoriler intake isteğiyle eşleştiğinde, inceleyenler bir maddenin nerede olması gerektiğini tahmin etmekle daha az zaman kaybeder.
Etiketler her şeyi tamamlayan ikinci katmandır. Değişen şeyler için etiket kullanın: yargı bölgesi, risk seviyesi, müşteri türü veya bir maddenin "fallback" mi yoksa "tercih edilen" mi olduğu. Etiketleri tutarlı tutun (tek bir format, tek bir anlam), yoksa filtreleme karışır.
Arama insanların beklediği şekilde davranmalı:
Maddelerin basit bir durum yaşam döngüsü olmalı. "Taslak" üzerinde çalışılan dil içindir. "Onaylandı" varsayılan olarak kullanılmasını istediğinizdir. "Kullanımdan kaldırıldı (Deprecated)" eski ifadeyi referans için tutar ama yeniden kullanılmasını teşvik etmez.
Bir not alanı hızlı rehberlik sağlamalı. "ABD'deki kurumsal müşteriler için kullan" veya "Ödeme koşulları 30 günü aşarsa kullanma" gibi bir-iki cümle birçok hatayı önler.
AppMaster'da bunu inşa ediyorsanız, veriler için temiz bir model (maddeler, kategoriler, etiketler, durumlar) ve ekstra ekranlar yerine arama ve netliğe öncelik veren bir kullanıcı arayüzü hedefleyin.
Bir madde kütüphanesi kullanılabilir kalmak için veri modeli sıkıcı ve öngörülebilir olmalı. Beş nesne ile başlayın: Clauses (metin), Categories (tarama şekli), Tags (arama), Templates (standart anlaşmalar veya bölümler) ve Drafts (seçilen maddelerden oluşturulan çalışma dokümanı).
Kategorileri her madde için tek seçim olarak tutun (birden çoğa). Bu, "gerçekte nereye ait" tartışmalarını engeller. Etiketleri esnek tutun: yargı bölgesi, risk seviyesi, iş birimi, müşteri türü gibi boyutlar için kullanın.
Etiketler doğal olarak çoktan-çoğa ilişkilidir. Temiz yaklaşım bir ara tablo kullanmaktır (örneğin ClauseTag ile clause_id ve tag_id). Bu; yinelenen etiketleri, karışık isimlendirmeyi ve "neredeyse aynı" etiketleri önler. AppMaster gibi araçlarda bu, Data Designer üzerinde PostgreSQL'de kurması kolaydır.
Madde metnini zaman içinde değişen bir şey olarak ele alın. Neler değişti, kim değiştirdi ve ne zaman cevabını verebilmek için versiyonları saklayın. Basit bir desen: bir Clause kaydı (güncel durum, kategori) ve ClauseVersion kayıtları (metin, değişiklik notu, oluşturdu kişi, oluşturulma zamanı).
Ayrıca müzakere gerçekliğini saklayın, sadece ideal metni değil. Örneğin bir sorumluluk maddesi fallback seçenekleri ve "Tercih edilen", "Kabul edilebilir" ve "Kabul edilmez" gibi pozisyonlar ile kısa bir gerekçe içerebilir.
Arama ve yönetimin işlemesi için birkaç alanı zorunlu yapın:
Diğerlerini hafif ve isteğe bağlı tutun (yargı notları, fallback metin, müzakere pozisyonu, kaynak, iç yorumlar).
Örnek: Satış daha hızlı bir NDA isterse, inceleyen "NDA - Gizlilik"i seçip onaylı versiyonu çekebilir ve karşı taraf itiraz ederse kabul edilebilir fallback'i görebilir.
Bir madde kütüphanesi insanların doğru metni saniyeler içinde bulabilmesi halinde zaman kazandırır. Bu, düzenli etiketler ve affedici bir arama ile olur.
İnsanların hatırlayabileceği etiket kurallarıyla başlayın. Kullanıcılar durup düşünmek zorunda kalırsa, etiketleri atlayacak veya yeni etiketler uyduracaklardır.
İlk sürümde etiket setini küçük ve sabit tutun (örneğin: yargı bölgesi, risk seviyesi, madde türü, fallback pozisyonu). Açık kelimeler kullanın, iç takma adlardan kaçının. İlişkilere gereksiz güvenmeyin; gerçekten ihtiyaç duymuyorsanız karmaşık kombinasyonlara dayandırmayın. Her etiket grubuna bir sahip atayın ve yeni etiketleri ilk başta haftalık gözden geçirerek çoğaltmaları erken yakalayın.
Arama kısmi eşleşmeleri ve yaygın varyasyonları ele almalı. İnsanlar nadiren tam madde başlığını hatırlar, çoğu zaman bir e-postadan veya redline'dan bir ifade yapıştırır. Sonuçlardaki vurgular kullanıcıların neden bir sonucun çıktığını hemen anlamasına yardım eder.
Kaydedilmiş filtreler sessiz ama güçlü bir özelliktir. Tekrarlayan görevlerde iki dakikalık aramayı on saniyeye indirir. Tipik örnekler: AB + yüksek risk + ödemeler veya ABD + düşük risk + standart fallback.
Etiket çoğalması genellikle kopyalarla başlar ("NDA" vs "Gizlilik") veya örtüşen kavramlarla ("Yargı" vs "Uygulanacak hukuk"). Örtüşme gördüğünüzde hızlıca birleştirin ve eski etiketleri yönlendirin ki hiçbir şey bozulmasın.
Son olarak, sonuç listesinde önizleme kartları kullanın. Madde adını, ana etiketleri, son onay tarihini ve kısa bir snippet gösterin. Bu, inceleyenlerin on küçük farkı karşılaştırmak için on tane öğe açmasını engeller.
AppMaster'da bunu kurarsanız, etiket grupları, kaydedilmiş görünümler ve önizleme alanları olan bir arama sonuç sayfası genellikle ilk günden itibaren kütüphaneyi hızlı hissettirir.
Madde kütüphanesi, temiz bir ilk taslağı hızlıca üretmenize yardımcı olduğunda en faydalıdır; eski dosyalardan kopyala-yapıştır yapmadan. Taslak oluşturma blokları birleştirmek gibi hissettirmeli, sıfırdan yazmak gibi değil.
Anlaşma türüne uygun bir şablonla başlayın (örneğin NDA, MSA veya SaaS sipariş formu). Sonra onaylı maddeleri ekleyin ve ekibinizin beklediği sıraya koyun.
Pratik bir akış:
Manuel düzenlemeleri azaltmak için maddelerin içinde yer tutucular kullanın. Bunlar tahmin edilebilir olsun: {CompanyName}, {EffectiveDate}, {GoverningLaw} veya {PricingTerm}. Uygulama bu değerleri bir kez sormalı ve her yerde doldurmalıdır.
Birisi onaylı dilden sapmak zorunda kaldığında, değişikliği yaptığı anda nedeni kaydedin. "Müşteri net-60 ödeme istedi" veya "Sorumluluk limiti tedarik politikasına göre eşitlendi" gibi kısa bir not genellikle yeterlidir. Sonradan inceleyenler ne değişti ve nedenini mesajlar arasında kazmak zorunda kalmaz.
Dışa aktarma birçok aracın hayal kırıklığı yarattığı yerdir. İnsanların gerçekten kullanabileceği çıktıları planlayın: temiz kopyaya hazır metin, tutarlı numaralandırma, opsiyonel iç notlar ve karşılaştırma görünümü (onaylı madde vs düzenlenen madde).
İş birliği kuralları açık olmalı: taslağı hazırlayanlar düzenleyebilir, inceleyenler yorum yapar, sadece onaylayanlar nihai metni yayımlar. AppMaster'da rolleri ve onayları görsel olarak modelleyebilir, böylece iş akışı kuralları zorunlu kılınır.
Kütüphane ancak insanların ona güvenmesi durumunda kullanılmaya devam eder. Bu, net roller, öngörülebilir onaylar ve "Bunu kim değiştirdi, neden?" sorusuna yanıt verebilen bir geçmiş demektir.
Çoğu ekip dört rolle iyi işler: katkıda bulunanlar yeni madde ve düzenleme önerir, gözden geçirenler kalite ve uygunluğu kontrol eder, onaylayanlar (genellikle Hukuk) nihai onayı verir ve yöneticiler yapı, erişim ve şablonları yönetir.
Onay kapılarını basit tutun. Risk veya yükümlülük değiştiren her şey onay gerektirsin. Biçim ve meta veri değişiklikleri self-serve olabilir. Bir etiketi güncellemek, yazım hatasını düzeltmek veya bir maddeyi daha iyi bir kategoriye taşımak çalışmayı durdurmamalı. Tazminat dili, sorumluluk limitleri veya veri koruma şartlarını değiştirmek ise engellenmelidir.
Pratik bir kural seti:
Bir denetim izi zorunludur. Her madde versiyon geçmişi (kim, ne, ne zaman) göstermeli, kısa bir "neden" yorumu eklemeli ve önceki bir versiyona geri dönmeyi desteklemelidir. AppMaster'da yerleşik kimlik doğrulama modülünü kullanın, her versiyonu ayrı bir kayıt olarak saklayın ve rol tabanlı izinlerle düzenlemeleri kontrol edip basit bir onay iş akışı kurun.
Silme yerine kullanımdan kaldırmayı planlayın. Eski maddeler hâlâ aktif sözleşmelerde olabilir; bu yüzden aranabilir tutun ama açıkça "Deprecated" olarak işaretleyin, kısa bir neden ve yerine önerilen maddeyi gösterin.
Hassas içeriği dikkatle yönetin. Kısıtlı maddeleri kilitli kategorilere koyun, görüntülemeyi belirli gruplarla sınırlayın ve her görüntüleme ile dışa aktarma kaydını tutun.
Küçük başlayın. İlk sürüm haftalık kullandığınız maddeleri kapsamalı, tüm olası maddeleri değil. İyi bir hedef 50 ila 200 madde arasındadır; bunları gizlilik, sorumluluk, fesih, veri koruma ve ödeme gibi birkaç net kategoriye ayırın.
Herhangi bir şey inşa etmeden önce bir sayfalık kural belgesi yazın: maddelerin nasıl adlandırılacağı, "onaylı"nın ne anlama geldiği ve hangi etiketlerin zorunlu olduğu. Bu, kütüphanenin benzer kopyalardan oluşan dağınık bir klasöre dönmesini engeller.
İlk sürüm planı pratik olarak şöyle olabilir:
No-code bir platform kullanıyorsanız, bunu doğrudan veritabanı modeline ve UI ekranlarına eşleyip onay mantığını görsel bir iş akışı ile ekleyebilirsiniz.
İki-üç gerçek sözleşmeyle test edin. Genellikle pazarlık çıkaran bir sorumluluk veya veri koruma talebi olan bir tane alın. Yeniden kullanılabilir parçalardan taslağı oluşturun, sonra eksik olanı not edin: yaygın bir fallback, gereken bir etiket veya daha net bir madde başlığı. Bu sorunları hemen düzeltin; kütüphane her testte daha hızlı hale gelir.
Bir satış müdürü hukuk ekibine yazar: "Orta ölçekli müşteri için gün sonuna kadar bir MSA taslağı lazım. Daha yüksek bir sorumluluk limiti istiyorlar ama fallback kabul edebilirler."
Bir madde kütüphanesi uygulamasında istek boş bir dokümanla değil filtrelerle başlar. Kullanıcı Agreement type = MSA, Customer segment = mid-market, Risk level = standard, Topic = limitation of liability filtrelerini seçer.
"liability cap" araması yapar ve kategoriye göre gruplanmış onaylı seçenekleri görür. Bir madde tercih edilen olarak işaretlenmiştir (limit = 12 ay içinde ödenen ücretler). Diğeri fallback olarak işaretlidir (limit = 2x ücretler, dolaylı zararları hariç tutar). Maddeler etiketli olduğu için kullanıcı "SaaS" veya "security addendum present" gibi hızlı filtreler ekleyerek uyumsuzlukları önleyebilir.
O 30 dakikanın tipik akışı şöyle görünür:
Kilidi açan şey sonrasında olanlardır. Hukuk düzenlenmiş sorumluluk maddesini yeni bir varyant olarak kaydeder, "mid-market - higher cap requested" şeklinde etiketler ve kim onayladı, ne zaman kaydeder. Bir dahaki sefere satış aynı değişikliği isterse ekip zaten onaylı bir seçenekten başlar.
Çoğu madde kütüphanesi bir basit sebepten başarısız olur: doküman toplar, yapı taşları değil. Bir madde kütüphanesi küçük, net parçaları güvenle yeniden kullanmanıza yardımcı olmalıdır.
Yaygın problemler ve çözümleri:
Kısa bir örnek: bir satış temsilcisi "limitation of liability" arar ve üç benzer madde bulur. Her birinde "SMB yıllık sözleşmeleri $50k altı için kullan" gibi bir not ve en son onaylı versiyon gösteriliyorsa, seçim bariz hale gelir.
AppMaster ile inşa ediyorsanız, bu güvenlik önlemlerini sonradan eklenebilecek özellikler olarak değil temel gereksinimler olarak ele alın. Bunlar yeniden kullanımı güvenli yapan, sadece hızlı yapan şeylerdir.
Tüm ekibi davet etmeden önce kısa bir "baskı altında kullanabilir miyiz?" testi yapın. Bir gerçek sözleşme türü seçin (örneğin NDA veya MSA), iki kişiden aynı görevi tamamlamalarını isteyin ve nerede tereddüt ettiklerini izleyin. Amaç hız, güven ve daha az tekil düzenleme.
Çoğu problemi erken yakalayan bir yayına alma kontrol listesi:
Gerçekçi bir kuru çalışma yapın: "Müşteri sorumluluk limiti değişikliği ve tek taraflı bir gizlilik muafiyeti istiyor." Doğru seçenekleri bulup taslağa eklemek ve neden seçildiğini kaydetmek ne kadar sürüyor, zamanlayın.
AppMaster'da bir madde kütüphanesi uygulaması inşa ediyorsanız, ilk sürümü odaklı tutun: meta veriler (sahip, durum, son incelendi), hafif bir onay adımı ve şablon + seçilmiş maddelerden taslak oluşturmanın net bir yolu.
Kasıtlı olarak küçük başlayın. Bir sözleşme türü seçin (örneğin NDA'lar), bir ekip (satış operasyonları veya tedarik) ve basit bir iş akışı (talep, derleme, onay, dışa aktarma). Küçük bir pilot sorunları düşük riskte görünür kılar.
Kütüphanenin nerede yaşayacağına ve kimin sahibi olacağına karar verin. Herkesin yönettiği bir kütüphane başarısız olur; çünkü o zaman kimse yönetmez. Aylık sorumlu atayın: yeni maddeleri gözden geçiren, eski dili emekliye ayıran ve etiketlerin insanların arama biçimiyle hâlâ eşleştiğini kontrol eden biri.
İleride isteyebileceğiniz entegrasyonları planlayın ama pilotu onlar gelene kadar bekletmeyin. Yaygın ikinci aşama ihtiyaçları: tek oturum açma, bildirimler (e-posta veya sohbet), onay yönlendirme ve anlaşma detaylarını çeken maddeler.
Hızlı inşa etmek istiyorsanız AppMaster (appmaster.io) pratik bir seçenek olabilir; backend, web uygulaması ve mobil uygulamayı tek bir no-code projede oluşturup tercih ettiğiniz buluta dağıtabilirsiniz.
Başarıyı birkaç basit sayıyla ölçün ve pilot süresince iki haftada bir gözden geçirin:
İki-dört hafta sonra her seferinde bir küçük değişiklik yapın: etiketleri ayarlayın, yinelenen maddeleri birleştirin, eksik bir fallback ekleyin veya izinleri sıkılaştırın. Küçük, sürekli düzeltmeler pilotu güvenilen bir araca dönüştürür.
When is a contract clause library app worth building?Tekrarlayan istekler ve incelemelerin “standart madde”yi bulma, birbirine benzeyen maddeleri karşılaştırma veya hangi versiyonun güncel olduğu tartışmaları yüzünden tıkandığı durumlarda bir kütüphane oluşturun. Eğer hukuk ve satış, söz konusu değişiklikleri incelemek yerine kelime aramak ve uzlaştırmakla daha çok vakit harcıyorsa ortak bir kütüphane genelde hızlıca kendini amorti eder.
How is a clause library different from a folder of templates?Şablon klasörleri bütün dokümanları saklar; bu da insanların kopyala-yapıştır yapmasına ve dilin tutarsızlaşmasına yol açar. Madde kütüphanesi ise yeniden kullanılabilir bölümleri ve onları ne zaman nasıl kullanacağınıza dair bağlamı saklar; böylece doğru maddeyi, varyantı veya fallback’i seçip ne zaman güvenle kullanılacağını bilirsiniz.
What’s the minimum data you should store for each clause?Her madde için net bir başlık, tek bir kategori, güncel metin, durum ve bir sahip ile başlayın. Esnek boyutlar (yargı bölgesi, risk seviyesi gibi) için etiketler ekleyin; geri kalan alanları isteğe bağlı tutun ki insanlar gerçekten bakımını yapsın.
How should clause versioning work?Madde metnini zaman içinde nasıl değiştiğini gösterecek versiyonlar halinde saklayın; kim, ne zaman ve neden değiştirdiğini gösteren kısa bir not ekleyin. Gözatmada bir “güncel” madde kaydı tutun ve geçmişi ClauseVersion gibi kayıtlarla ilişkilendirin.
How do you prevent tags from turning into a mess?Gerçek arama davranışına uyan küçük, sabit etiket grupları kullanın: yargı, risk seviyesi, sözleşme türü, fallback pozisyonu gibi. Her etiket grubuna bir sahip atayın ve çoğaltmaları erken dönemde birleştirerek filtrelemenin temiz ve öngörülebilir kalmasını sağlayın.
What’s the simplest way to assemble a draft from clauses?İskelet olarak bir şablon kullanın, sonra onaylı maddeleri ekleyin ve bölümleri beklenen sıraya göre düzenleyin. {CompanyName} veya {GoverningLaw} gibi yer tutucuları kullanın ki değerleri bir kez girip her yerde doldurulsun.
Who should be allowed to edit or approve clauses?Açık roller belirleyin: katkıda bulunanlar öneri yapar, gözden geçirenler uyumu kontrol eder, onaylayanlar onaylı dili yayımlar ve yöneticiler yapı ve erişimi yönetir. Düşük riskli değişiklikler (yazım, meta veri) self-serve olabilir; anlam değişikliği yapan yüksek riskli terimler için onay gereksinimi olmalıdır.
Should you delete outdated clauses or keep them?Silmek yerine kullanımdan kaldırın (deprecate). Eski maddeler aktif sözleşmelerde yer alıyor olabilir, bu yüzden onları erişilebilir ama “Kullanımdan Kaldırıldı” olarak işaretlenmiş tutun; kısa bir neden ve yerine önerilen maddeyi gösterin.
What export options should the app support?Kullanıcıların hemen işe yarar çıktılar almasını hedefleyin: temiz kopya metin, tutarlı başlıklar ve numaralandırma, iç notları dahil etme veya hariç tutma seçenekleri. Kullanıcılar kullanılabilir bir taslak hızlıca dışa aktaramazsa eski Word dosyalarına geri dönerler.
Can I build this without heavy coding, and how would AppMaster fit?Ağır kodlama olmadan da yapılabilir; ilk sürümü küçük tutun: maddeler, kategoriler, etiketler, versiyonlar ve basit bir taslak oluşturucu ile onaylar. AppMaster içinde veritabanını PostgreSQL’de modelleyip, arama ve madde detayları için web UI oluşturup, görsel mantıkla rol tabanlı onaylar ekleyebilirsiniz.
21 Oca 2026
8 dk
20 Oca 20268 dk
20 Oca 20268 dkÜcretsiz planla AppMaster ile denemeler yapın.
Hazır olduğunuzda uygun aboneliği seçebilirsiniz.
