Onarım yetkilendirme uygulaması: işe başlamadan önce onay alın

Onarım işlerinde net onay neden önemlidir

Müşteri yoğun bir telefon görüşmesi sırasında «Devam edin» diyebilir, ancak fatura geldiğinde fiyatı veya işin kapsamını farklı hatırlayabilir. Teknisyen bir tanı ziyareti için onay aldığını düşünürken müşteri tüm onarımı onayladığına inanabilir. Bu tür belirsizlikler anlaşmazlıklara, geciken ödemelere ve tatsız takip görüşmelerine yol açar.

Yazılı onay, iş başlamadan önce aynı bilgileri iki tarafın da görmesini sağlar. Müşteri onarılacak ürünü, bildirilen sorunu, önerilen işi, tahmini parça ve işçilik ücretlerini, vergileri veya servis ücretlerini ve beklenen toplamı görmelidir. Fiyat değişebiliyorsa bunun nedenini açıklayın ve yeniden onay gerektiren tutarı belirtin.

Bir onarım yetkilendirme uygulaması müşteriye basit bir seçim sunar: onayla, reddet veya soru sor. İşletmeye de teknisyenin bir görüşmeyi nasıl hatırladığına güvenmek yerine tarihli bir kayıt verir. Bu özellik, inceleme sırasında ek hasar bulunduğunda özellikle işe yarar.

Tahmin, onay ve fatura farklı kayıtlardır

Tahmin, açıklanan iş için bir fiyat önerir. Sabit bir tutar, bir aralık veya teknisyenin henüz göremediği onarımları kapsamayan ilk bir tanı bilgisi içerebilir. Tek başına tahmin, müşterinin işi kabul ettiğini kanıtlamaz.

Onay, müşterinin kararını kaydeder. Onayda müşterinin neyi kabul ettiği, onayladığı tutar veya harcama sınırı, tarih ve saat, adı ve imzası ya da başka bir açık doğrulama yöntemi yer almalıdır. Müşteri tahminin yalnızca bir bölümünü onayladığında, bu seçimi tam olarak kaydedin.

Son fatura tamamlanan işi ve ödenecek tutarı listeler. Tahminle aynı olabilir veya ayrıca onaylanmış bir değişikliği içerebilir. Onarım tamamlandıktan sonra gönderilen fatura, müşterinin iş başlamadan önce onay verdiğini göstermez.

Tek ve eksiksiz bir iş kaydı tutun

Her iş için ilk talebi, inceleme notlarını, gerektiğinde fotoğrafları, her tahmin sürümünü ve imzalı iş emrini saklayın. Fiyat değişiklikleriyle ilgili mesajları kaydedin ve her ek yetkilendirmeyi aynı işe bağlayın.

Yararlı bir kayıtta müşterinin adı ve iletişim bilgileri, onarılan ekipman veya mülk bölümü, teknisyen notları, planlanan kapsam, onay tarihi, kabul edilen tutar ve tamamlanan işin kanıtı bulunur.

Örneğin teknisyen 180 dolarlık bir pompa değişimi tahmin ediyor. Ünite açıldığında 45 dolar ek maliyet getiren çatlak bir hortum buluyor. İşletme yeni bir tahmin gönderiyor ve iki parçayı da değiştirmeden önce 225 dolar için onay alıyor. Böylece kayıtta toplamın neden değiştiği açıkça görülüyor.

Servis işletmesi yazılımı bu süreci ofis için ek yüke dönüştürmeden rutin hale getirmelidir. AppMaster ile oluşturulan kodsuz bir uygulama, tahminleri, onayları, imzaları ve faturaları tek bir iş kaydında tutabilir. Böylece ofis çalışanları ve teknisyenler iş başlamadan önce aynı kararı görür.

Onarım yetkilendirmesine neler eklenmeli

Bir onarım yetkilendirmesi, müşterinin ve servis ekibinin aynı işi anlayabilmesi için yeterli ayrıntıyı içermelidir. Müşterinin tam adı, telefon numarası, e-posta adresi ve servis konumuyla başlayın. Araç, ev aleti veya cihaz için marka, model, seri numarası ve ekibinizin kullandığı dahili tanımlama numarasını kaydedin.

Bildirilen sorunu herkesin anlayacağı bir dille açıklayın. «Çamaşır makinesi sıkma programı sırasında duruyor» ifadesi, «ünite arızası» ifadesinden sonra kontrol edilmesi çok daha kolay bir açıklamadır. Müşterinin bildirdiği sorunla incelemede bulunan durumu ayırt edebilmesi için teknisyenin bulgularını ayrıca ekleyin.

İşçiliği, parçaları, vergileri, servis ücretlerini ve isteğe bağlı işleri ayırın. Tek bir toplam basit görünebilir, ancak müşteri daha sonra onarımın beklediğinden pahalı olmasının nedenini sorduğunda sorun çıkarabilir. Dijital onarım tahminindeki her satırın neyi kapsadığını ve ne kadar tuttuğunu belirtin.

Onay sınırlarını açıkça yazın. Tutarın sabit fiyat, tahmin veya tanı ücreti olup olmadığını belirtin. Teknisyen ürünü açtıktan sonra ek parçalara ihtiyaç duyabilir. Bu durumda işletmenin yeniden sormadan harcayabileceği en yüksek tutarı belirtin. Böylece müşteri sürprizlerden korunur ve teknisyen ne zaman durması gerektiğini bilir.

Parça fiyatları hızlı değişebilir. Teklif tedarikçi fiyatlarına bağlıysa veya müşteri onarımı erteleyebilecekse son geçerlilik tarihi ekleyin. Örneğin pazartesi günü verilen tahmin 14 gün geçerli olabilir. Bu süreden sonra çalışanlar işi planlamadan önce güncel parça maliyetlerini kontrol edebilir.

Fotoğraflar karışıklığı önleyebilir. Mevcut eziklerin, çatlakların, su hasarının, yıpranmış parçaların veya ürünün teslim alındığı andaki durumunun fotoğraflarını ekleyin. Fotoğraf yazılı açıklamanın yerini almamalı, onu desteklemelidir. Teknisyenlerden «onarım öncesi çatlak arka gövde» gibi kısa bir açıklama eklemelerini isteyin.

Eksiksiz bir yetkilendirmede müşterinin onay seçimi, bu seçimin tarihi ve saati ve incelediği tahminin tam sürümü de bulunur. AppMaster'da servis işletmesi bu alanları, fotoğrafları ve onay kayıtlarını aynı iş kaydında tutabilir. Böylece çalışanların daha sonra mesajlar veya kağıt formlar arasında arama yapması gerekmez.

Formu göndermeden önce şu pratik soruların yanıtlandığından emin olun:

• Onarımı kim istedi ve çalışanlar işi nerede yapacak?
• Müşteri hangi sorunu bildirdi ve incelemede ne bulundu?
• Hangi ücretler dahil, hangi işler isteğe bağlı?
• Tahmin ne kadar süre geçerli?
• Ürünün işe başlamadan önceki durumunu hangi belge gösteriyor?

Form bu ayrıntıları açıkça belirttiğinde, onarımlar için müşteri onayı almak ve haftalar sonra doğrulamak kolaylaşır.

Onay nasıl alınır

Müşteri aradığında, mesaj gönderdiğinde veya servis talebi ilettiğinde bir iş kaydı oluşturun. İletişim bilgilerini, onarılacak ürünü, bildirilen sorunu ve tarihi ekleyin. Her karar için aynı kaydı kullanın. Böylece ofiste tahminin e-postada, teknisyende ise yalnızca sözlü bir iş açıklamasının bulunması gibi yaygın bir sorun önlenir.

İnceleme ve yazılı bir planla başlayın. Parçaları, işçiliği, servis ücretlerini, vergiyi ve varsa tanı ücretini ayrı ayrı listeleyin. Son fiyat değişebiliyorsa bunun nedenini açıklayın ve yeni onay gerektiren bir sınır belirleyin.

Bu planı bir yetkilendirme talebine dönüştürün. İş numarasını, tahmini toplamı, beklenen tamamlanma tarihini ve işletmeniz sunuyorsa garanti koşullarını ekleyin. Müşterinin onarım başlamadan önce onay vermesi gerektiğini açıkça belirtin.

Talebi müşterinin kullandığı kanaldan gönderin. Ayrıntılı tahminler için e-posta, hızlı inceleme için kısa mesaj, belgeleri tek yerde tutmak için müşteri portalı kullanılabilir. Müşteriye «Tahmini onayla» veya «İşi reddet» gibi tek ve net bir işlem sunun.

Açık bir karar kaydedin. İmza yararlıdır, ancak kayıtta müşterinin adı, tarih ve saat, onaylanan tutar ve gördüğü tahminin tam sürümü de bulunmalıdır. Sessizlik, e-postanın açılması veya sıradan bir telefon yorumu onay sayılmaz.

İmzalı yetkilendirmeyi işe ekleyin ve durumunu onaylandı olarak değiştirin. Sevkiyat ancak bundan sonra atanmalı veya teknisyen onarıma başlamalıdır.

Örneğin teknisyen bir müşterinin cihazını inceledikten sonra yıpranmış bir pompa buluyor. İlk tahmin yalnızca tanı hizmetini kapsıyor. Teknisyen pompayı, işçiliği ve güncellenmiş toplamı ekleyip yeni bir talep gönderiyor. Müşteri saat 14.14'te telefonundan onay veriyor. İş kaydı ek işin neden başladığını gösteriyor.

Ekibe basit bir kural verin: kapsam veya fiyat değişirse işi durdurun ve yeni onay isteyin. AppMaster ile servis işletmesi iş kayıtları oluşturan, onay talepleri gönderen ve sevkiyattan önce imzalı kararları saklayan kodsuz bir iş akışı kurabilir.

Müşterilerin anlayabileceği tahminler yazın

Müşteriler onarım terimlerini bilmeden tahmini anlayabilmelidir. «Ön takım grubunu değiştir» gibi kurum içi notları «hasarlı ön ekranı değiştirin ve dokunmatik kontrolleri test edin» şeklinde açık bir dille yazın. Teknisyene özel ayrıntıları, ekibe yardımcı olacakları ancak müşterinin kafasını karıştırmayacakları iş kaydında tutun.

Her ücret için bir satır kullanın. Böylece müşteriler neyi kabul ettiklerini görür ve sonraki görüşmeler çok daha kolay olur.

• Tanı ücreti: 45 dolar
• Yedek su pompası: 1 x 180 dolar
• Pompanın sökülüp takılması için işçilik: 2 saat x 95 dolar = 190 dolar
• Tahmini toplam: 415 dolar

Fiyat sabit değil tahmini ise kısa bir not ekleyin. Örneğin: «Korozyon sökme işlemini zorlaştırırsa son işçilik süresi değişebilir. Ücretler 415 doların üzerine çıkmadan önce onay isteyeceğiz.» Böylece müşterinin harcama sınırı netleşir.

Tanı ücretlerini ve depozitoları kolayca bulunabilir hale getirin. Tanı ücretinin onarım bedelinden düşülüp düşülmediğini, depozitonun iade edilip edilmediğini ve ödemenin ne zaman yapılacağını belirtin. Bu koşulları tahminin altındaki uzun bir paragrafta gizlemek yerine toplam tutarın yanında doğrudan açıklayın.

Bir onarım yetkilendirme uygulaması bu ayrıntıları her işte aynı sırayla gösterebilir. Müşteri sorunu, önerilen işi, kalem kalem maliyeti ve onay seçimini tek yerde görür. Ekibiniz de anlaşılmayan ücretlerle ilgili daha az telefon alır.

Olası ek işleri açıklayın

Teknisyen ekipmanı açtığında, paneli çıkardığında veya bir parçayı test ettiğinde başka bir sorun ortaya çıkabilir. İş başlamadan önce ekibinizin bu durumda nasıl hareket edeceğini müşteriye anlatın. Ne olacağını açıklamadan «ek ücret uygulanabilir» yazmayın.

Bunun yerine doğrudan şöyle yazın: «Üniteyi açtıktan sonra yıpranmış kayışlar bulursak güncellenmiş bir tahmin göndereceğiz. Ek onarımı onaylayana veya reddedene kadar işi durduracağız.» Müşteriye ulaşmak için tercih ettiği iletişim yöntemini de ekleyin.

Kararı kolaylaştırın

Her dijital onarım tahminini doğrudan bir seçimle bitirin: «Tahmini onayla» veya «Tahmini reddet». Bu seçeneklerin yanında toplamı gösterin. Süreciniz imzalı bir iş emri gerektiriyorsa yazılı imza, ad ve tarih için alan bırakın.

Müşteri reddederse bu kararı ve ödenmesi gereken tanı ücretini kaydedin. Onaylarsa teknisyen başlamadan önce imzalı tahmini işe ekleyin. Onay kaydı müşterinin ve iş geçmişinin yanında kalmalıdır.

İmzalı kararları her işte saklayın

Bir imza, yalnızca onayladığı onarımın yanında bulunabiliyorsa işe yarar. Yetkilendirmeyi, tahmini, iş ayrıntılarını ve onay durumunu tek bir iş kaydında tutun. Teknisyenler e-posta zincirlerinde arama yapmak veya müşterinin neyi kabul ettiğini ofise sormak zorunda kalmamalı.

İmzalayan kişinin tam adını ve onay tarihini ve saatini kaydedin. Ayrıca ekranda imza, müşteri portalı onayı veya mesaja yazılı yanıt gibi kullanılan yöntemi de saklayın. Bu ayrıntılar daha sonra 480 dolarlık yedek parçayı kimin ve ne zaman onayladığı gibi temel soruları yanıtlar.

Müşterinin gördüğü onaylanmış tahmini aynı biçimde saklayın. Ekibiniz işçilik saatlerini, parçaları, vergiyi veya iş kapsamını değiştirirse eski dosyanın üzerine yazmak yerine yeni bir sürüm kaydedin. «Tahmin 1 onaylandı» ve «Tahmin 2 beklemede» gibi etiketler çalışanların eski bir teklifi izin olarak görmesini önler.

Eksiksiz bir onay kaydı oluşturun

İmza verilerini ve onay durumunu birlikte tutun. Basit bir onarım yetkilendirme uygulaması mevcut durumu taslak, gönderildi, onaylandı, reddedildi, süresi doldu veya değiştirildi olarak gösterebilir. Ayrıca bu durumun hangi tahmin sürümü için geçerli olduğunu da belirtmelidir.

Her işe kısa bir etkinlik geçmişi ekleyin. Örneğin bu geçmişte Maria Lopez'in 12 Mart günü saat 10.14'te Tahmin 1'i onayladığı, servisin onaylanan fren parçalarını saat 10.32'de sipariş ettiği, teknisyenin saat 13.05'te hasarlı bir fren kaliperi bulduğu ve Maria'nın saat 13.26'da Tahmin 2'yi onayladığı görülebilir.

Bu geçmiş ofise ve teknisyene aynı yanıtı verir ve bir anlaşmazlığı hafızaya dayanarak açıklama ihtiyacını azaltır.

Telefonla alınan onay yazılı olarak takip edilmelidir. Çalışanın, müşterinin, saatin, tutarın ve onaylanan işin adını içeren bir not ekleyin. Ardından müşteriye bu ayrıntıları tekrarlayan ve onay isteyen bir mesaj gönderin. Yanıtı işe ekleyin. Tek başına görüşme notu anlaşmazlığa fazla alan bırakır.

Onarım değiştiğinde ilk yetkilendirmeyi düzenlemeyin. Eklenen veya değişen iş için yeni bir yetkilendirme oluşturun ve yeni bir imza alın. İlk karar olduğu gibi kalır, yeni kararın ise kendi tutarı ve zaman damgası bulunur.

AppMaster ekiplerin işleri, tahmin sürümlerini, onayları, imzaları ve notları birbiriyle ilişkili kayıtlar olarak modellemesini sağlar. Çalışanlar web veya mobil uygulama üzerinden tahmin gönderebilir, onay alabilir ve iş başlamadan önce tüm geçmişi görüntüleyebilir. Müşteri aylar sonra faturayla ilgili aradığında da aynı kayıt işe yarar.

Örnek: ek bir onarımın onaylanması

Bulaşık makinesi onarımı, her değişiklik için neden yeni bir karar gerektiğini gösterir. Bulaşık makinesi su boşaltmayı bıraktığında Maya servis çağırır. Ofis, cihazın modeli ve iletişim bilgileriyle birlikte makinede su biriktiğini belirten bir not içeren bir iş oluşturur.

Teknisyen tıkalı bir tahliye pompası tespit eder. 95 dolarlık tanı çalışmasını, yedek pompa için 140 doları ve 85 dolarlık işçiliği içeren bir tahmin gönderir. Tahminde servis ücretinin testi kapsadığı ve onarım için Maya'nın onayının gerektiği açıklanır. Maya tahmini telefonundan inceler, imzalar ve imzalı iş emri iş kaydına eklenir.

Yeni bir sorun tahmini değiştirir

Alt paneli açtıktan sonra teknisyen paslanmış bir hortum kelepçesi ve çatlamaya başlayan bir tahliye hortumu bulur. Hasarlı hortum yeniden kullanılırsa yeni pompa takıldıktan sonra sızıntı oluşabilir. İlk tahmin bu işi kapsamadığından teknisyen parçayı izinsiz eklemek yerine durur.

Ek onarımı açık bir dille anlatan ikinci bir tahmin oluşturur. Tahminde 22 dolarlık hortum, 6 dolarlık kelepçe ve 30 dolarlık 20 dakikalık işçilik yer alır. Maya 58 dolarlık ek tutarı ve 378 dolarlık güncellenmiş iş toplamını görür. Yıpranmış hortumun fotoğrafı bağlam sağlar, ancak onayı destekleyen asıl unsurlar yazılı açıklama ve fiyattır.

Sistem yeni tahmini Maya'ya seçtiği iletişim yöntemiyle gönderir. Maya onaylayabilir, reddedebilir veya soru sorabilir. Onaylayıp imzaladıktan sonra teknisyen güncel durumu görür ve hem pompayı hem hortumu takar.

İş kaydı neleri gösterir

Ek iş yapılmadan önce kayıtta ilk arıza, ilk tahmin, Maya'nın imzası ve onaylanan 320 dolarlık toplam bulunur. Bu kayıt, ziyaret sırasında bulunan diğer parçaların değiştirilmesine izin vermez.

Onarım tamamlandığında kayıtta tanı notları, ilk imzalı tahmin, teknisyenin notu ve hasarlı hortumun fotoğrafı, ayrı imzalı ikinci tahmin, her onayın zaman damgaları ve tamamlanan fatura bulunur.

Son fatura iki onaylanmış tahminle eşleşir: 378 dolar. Maya daha sonra toplamın neden değiştiğini sorarsa ofis ek işi, maliyetini ve imzalı onayını gösterebilir. Bu kayıt, müşterinin bir sorunun onarımını kabul edip başka bir sorun için ücret çıkarılması gibi yaygın bir anlaşmazlığı önler.

Onarım anlaşmazlıklarına yol açan hatalar

Birçok anlaşmazlık teknisyen aletini eline almadan önce başlar. Müşteri aceleyle yapılan bir telefon görüşmesinde «devam edin» der, ancak iki taraf farklı bir şeyi kasteder. Müşteri yalnızca tanı beklerken işletme görüşmeyi tüm onarım için izin olarak değerlendirebilir.

İş başlamadan önce tam kapsamı, tahmini fiyatı ve müşteri kararını yazılı hale getirin. Bir onarım yetkilendirme uygulaması müşteriye inceleyebileceği bir kayıt, ekibe de daha sonra bulabileceği tek bir kaynak verir.

Belirsiz bir toplam da sorun çıkarır. Gerekli onarımı isteğe bağlı yükseltmelerle tek bir sayı altında birleştirmeyin. 180 dolarlık su pompası değişimini onaylayan müşteri, toplamda 95 dolarlık soğutma sıvısı temizliğinin de bulunduğunu fark etmeyebilir. Her kalemi ayrı gösterin ve müşterinin isteğe bağlı işleri onaylamasına veya reddetmesine izin verin.

Örneğin tahmin, sızdıran su pompasının 180 dolara değiştirilmesi gibi zorunlu bir onarımla 95 dolarlık önerilen soğutma sıvısı temizliğini ayırabilir. Ayrıca 60 dolarlık tanı ücretinin onaylanan bir onarıma mahsup edildiğini belirtmeli ve seçilen kalemlerin toplamını göstermelidir.

Teknisyen ekipmanı açtıktan veya gizli bir hasar bulduktan sonra fiyatlar ve onarım ihtiyacı değişebilir. İlk yetkilendirme yeni işi kapsamaz. Değişen noktayı, ek maliyeti ve onarım süresine etkisini açıklayan güncellenmiş bir tahmin gönderin. Devam etmeden önce yeni ve kayda geçmiş bir karar bekleyin.

Teknik ifadeler çözdüğünden daha fazla karışıklık yaratır. «Sorunlu soğutma sistemi bileşenini değiştir» ifadesi yoruma fazla açıktır. «Soğutma sıvısı sızdıran çatlak radyatör hortumunu değiştir» ise sorunun ne olduğunu ve işin neden gerektiğini anlatır. Sorunu açıklıyorsa fotoğraf ekleyin, ancak yanına kısa bir açıklama da yazın.

Kayıtlar gelen kutularına, mesaj zincirlerine, kağıt klasörlere ve kişisel telefonlara dağıldığında da sorun çıkar. Bir şikayet sırasında hiç kimse bir imzayı ve ilgili tahmini bulmak için 20 dakika harcamamalı. İmzalı iş emirlerini, sürümleri, zaman damgalarını, fotoğrafları ve notları aynı iş altında tutun.

Teknisyenler işe başlamadan önce hızlı kontroller

İki dakikalık bir inceleme daha sonra çıkabilecek uzun bir tartışmayı önleyebilir. Planlamacı veya sahadaki teknisyen iş kaydını açıp müşterinin o ziyaret için planlanan işi tam olarak onayladığını doğrulamalıdır.

İşte müşterinin adının, iletişim bilgilerinin ve hizmet açıklamasının bulunduğunu kontrol edin. «Cihazı onar» çok belirsizdir. «Mutfaktaki bulaşık makinesinin yıpranmış tahliye pompasını değiştir» ifadesi onayın neyi kapsadığını müşteriye ve teknisyene anlatır.

Tahminin işçiliği parçalardan ayırdığını doğrulayın. Müşteri saatlik veya sabit işçilik ücretini, her parçayı, geçerliyse vergiyi ve toplamı görmelidir. Tanı ücreti için ayrı bir satır bulunması sürpriz ücretleri önler.

Müşterinin açık bir seçim yaptığından emin olun. İmza, onay düğmesi veya «Tahmini onaylıyorum» ifadesini açıkça içeren bir yanıt işe yarar. Sessizlik, cevapsız çağrı veya teknisyenin varsayımı onarım için müşteri onayı sayılmaz.

Kimin ve ne zaman imzaladığını kontrol edin. Kayıtta müşterinin adı, tarih, saat ve gördüğü tahmin sürümü bulunmalıdır. Onarımı başka biri onaylıyorsa bu kişinin adını ve müşteriyle ilişkisini kaydedin.

Ek iş fiyatı veya kapsamı değiştiriyorsa durun ve ayrı bir onay isteyin. İlk imzayı onarım sırasında bulunan her sorun için izin olarak değerlendirmeyin.

Teknisyenlerin basit bir kuralı olmalı: aleti eline almadan önce önündeki işi imzalı iş emriyle karşılaştır. Yetkilendirmede anahtarın değiştirilmesi yazıyor, ancak testte hasarlı bir kontrol kartı bulunuyorsa işi durdurun. Yeni tanıyı ve ek parça ile işçiliğin fiyatını ekleyin, ardından yeni bir karar isteyin.

Bu kontrol, onarımı reddeden müşterileri de korur. Kararı açıkça işaretleyin, kabul ettiği inceleme veya tanı ücretini not edin ve reddedilen tahmini işle birlikte saklayın. Ekip, müşterinin hiç onaylamadığı işi faturalandırmadan ziyareti doğru şekilde kapatabilir.

Bu kontrolleri iş durumunun bir parçası haline getirin. Çalışanlar hizmet açıklamasını, dijital onarım tahminini ve imzalı kararı eklemeden iş «teknisyene hazır» durumuna geçmemeli. Ek işte müşteri yanıt verene kadar işi «onay bekleniyor» durumuna geri alın. Bu duraklama kaydı doğru tutar ve teknisyenlere ziyaret için net sınırlar verir.

Basit bir onay süreci kurun

Bir onarım yetkilendirme uygulaması, her iş aynı birkaç adımdan geçtiğinde en iyi sonucu verir. Beyaz eşya onarımı veya araç bakımı gibi tek bir yaygın hizmetle başlayın. İlk günden her istisnayı kapsama çalışmak, formları çalışanlar ve müşteriler için gereğinden zor hale getirir.

İş başlamadan önce ekibinizin ihtiyaç duyduğu alanları seçin. Müşterinin adını ve iletişim bilgilerini, onarılan ürünü, bildirilen sorunu, tahmini, vergileri ve onay seçimini kaydedin. İşleriniz gerektiriyorsa teknisyen notları ve fotoğraflar için alan bırakın.

Süreç basit kalabilir: ofis çalışanı bir iş kaydı oluşturur ve tahmini ekler, müşteri net bir onay formu alır, uygulama müşterinin kararını, imzasını, tarihini ve tahminini işle birlikte saklar. Teknisyen işe başlamadan önce durumu kontrol eder.

Herkes için aynı anlama gelen durum etiketleri kullanın. «Taslak», çalışanların tahmini hâlâ düzenleyebileceği anlamına gelir. «Onay için gönderildi», müşterinin henüz karar vermediğini gösterir. «Onaylandı», işin başlayabileceği anlamına gelir. «Reddedildi», tahmini kapatır. «Onay gerekiyor», yeni bir sorun fiyatı değiştirdiğinde işi durdurur.

Müşterilerle kullanmadan önce süreci örnek bir tahminle test edin. Bir kişi ofis, biri teknisyen, biri de müşteri rolünü üstlensin. Müşterinin doğru toplamı gördüğünü, imzanın doğru işe eklendiğini ve teknisyenin bekleyen tahmini onaylanmış sanamayacağını kontrol edin.

AppMaster, kod yazmadan bir onarım yetkilendirme uygulaması oluşturmanıza yardımcı olabilir. İş kabulü için formlar, her müşteri için iş kayıtları ve imzalı bir karardan sonra iş durumunu değiştiren onay mantığı oluşturabilirsiniz. Müşteriye yönelik ekranlar insanların tahmini telefondan incelemesine, çalışan ekranları ise kararı onarım ayrıntılarının yanında görmesine olanak tanır. AppMaster aynı projeden arka uç, web uygulaması veya yerel mobil uygulama oluşturur.

Bir veya iki hafta sonra çalışanlara sürecin nerede yavaşladığını, müşterilere de tahminin anlaşılır olup olmadığını sorun. Gerçek işler ihtiyaç gösterdiğinde bir alanı veya etiketi değiştirin. Kısa ve tutarlı bir onay kaydı, teknisyenlere çalışma iznini net biçimde verir ve müşteri daha sonra onarımı sorgularsa işletmeye kanıt sağlar.