Basit bir istek formu, kademeli yönlendirme ve raporlama/denetim için tam bir karar kaydıyla indirim onayları için bir deal desk uygulaması oluşturun.
İndirim onayları sohbet başlıklarında ve dağınık emaillerde yaşadığında çabuk dağılır. Bir temsilci “hızlı bir istisna” ister, biri “tamam” der ve bir hafta sonra kimse ne onaylandığını, neden onaylandığını veya hangi koşulların bağlandığını hatırlamaz.
Sorunlar genellikle küçük başlar, sonra üst üste biner:
Bir indirim beklenenden fazla kişiyi etkiler. Satış anlaşmanın sahibidir, ama finans marj ve ödeme koşullarıyla ilgilenir, yöneticiler tutarlılığı önemser, hukuk ise sözleşme riskine bakar. Koordine olabileceğiniz tek bir yer olmadığında her anlaşma özel durum haline gelir.
Bir deal desk uygulaması bunu düzeltir: herkese tek bir paylaşılmış yol sunar: bir istek gönderin, doğru onaylayana yönlendirin, net bir karar kaydedin ve ileride saklayın. Amaç bürokrasi eklemek değil; yeniden çalışmayı ve “hafızaya dayalı onay”ı durdurmaktır.
Gerçekte nasıl göründüğüne dair bir örnek: bir temsilci yenileme için %20 teklif eder, sonra tedarik %25 ve net-60 ödeme şartı ister. Sohbette bir yönetici “%25 uygun” diyebilir; fakat finans daha sonra ödeme koşullarının ekonomikleri değiştirdiğini söyleyebilir. Doğru bir istek ve onay akışıyla temsilci tüm paketi bir kez gönderir, ilgili kişiler aynı versiyonu inceler ve nihai cevap kesin olur.
İşin yolunda gittiğini, satışın daha hızlı cevaplar aldığında, son dakika istisnalarının azaldığında, “ne kararlaştırıldı” tartışmalarının kaybolduğunda ve raporlayabileceğiniz temiz veriye sahip olduğunuzda anlarsınız.
Bir indirim istek formu bir soruyu hızlıca yanıtlamalı: bu anlaşma bu fiyata onaylanmaya değer mi?
Onaylayanın tabloları kurcalamadan anlaşmayı anlamasını sağlayacak asgari alanlarla başlayın:
Sayılar tek başına indirimin neden verildiğini açıklamaz. Biraz yapılandırılmış bağlam ve kısa bir not kutusu ekleyin. Örneğin: bir ana neden açılır menüsü (rekabeti eşitleme, yenileme riski, genişleme, pilot), ana rakip için bir alan ve “Rakip bu hafta imzalarsak %25 veriyor” gibi detaylar için kısa bir not kutusu.
Kalkanlar düşük kaliteli isteklerin kuyruğu tıkamasını engeller. Yeniden çalışmayı gerçekten azaltan birkaç gereksinime odaklanın:
Formu hızlı tutmak için gerçekten kullandığınız alanları zorunlu yapın. Bir alan kararı nadiren etkilemiyorsa, isteğe bağlı veya koşullu zorunlu olsun (örneğin, neden “rekabeti eşitleme” ise “rakip” alanını zorunlu yapın).
Erişim kurallarına erken karar verin: kim gönderebilir (tüm satış ekibi vs. Satış Operasyonları) ve kim istekleri görebilir (istek sahibi, yönetici, finans, deal desk). Notlarda marj, yenileme riski veya müşteri sorunları varsa izinler önemlidir.
İndirim onayı kuralların belirsiz olduğu yerde bozulur. İnsanlar tahmin eder, onaylar gide gelip gelir ve sonuçlar kimin çevrimiçi olduğuna bağlı olur.
İşinizin riske bakışına uyan katmanlarla başlayın. Satışın kendi kendine hizmet edebileceği kadar basit tutun:
Ardından ekonomiyi veya riski gerçekten değiştiren birkaç istisna kuralı ekleyin: yeni müşteri vs. yenileme, çok yıllı vaatler, stratejik hesaplar, standart dışı sözleşme dili ve standart dışı ödeme koşulları. İstisnaları açıkça belirtin, böylece %15 yenileme ile %12 yeni müşteri aynı muamele görmesin.
Onaylayıcıları isim değil rol ile atayın. Roller tatilleri ve organizasyon değişikliklerini aşar. Her kademede kimin onaylaması gerektiğini ve hangi sırayla olduğunu tanımlayın. Finans genellikle marjı ve ödeme koşullarını kontrol eder; hukuk yalnızca koşullar değiştiğinde veya risk yükseldiğinde devreye girmeli. Hukuk her istekte zorunlu olursa onaylar yavaşlar ve insanlar yolardan kaçış arar.
Satış son tarihlere göre çalışır, bu yüzden cevap beklentileri önemlidir. “İlk cevap 4 iş saati içinde” gibi net bir hedef belirleyin ve bir yedek planı oluşturun (delegasyon, nöbetçi sıra veya belirli bir süreden sonra yükseltme).
Karar nedenlerini zorunlu hale getirin ki sonuçlar sonra işe yarasın. Tutarlı ve kısa tutun:
Temsilciler formu kullanmak istemezse, onaylar tekrar sohbete kayar ve kaydı kaybedersiniz.
Formu öngörülebilir ve hataya kapalı yapın. Net etiketler, akıllı varsayılanlar ve serbest metin yerine seçim listeleri kullanın (anlaşma türü, bölge, para birimi). Kararı veya raporlamayı etkilemeyen her şeyi çıkarın.
En hızlı formlar koşullu sorular kullanır. Önce indirimi sorup, sonra yalnızca o kademeye gerekenleri gösterin.
İyi çalışan ortak takipler:
Onaylayıcıların temel hatalar yüzünden reddetmesi gerekmez. Basit kontroller ekleyin (indirim aralığında mı, kapanış tarihi geçmişte mi değil, daha büyük indirimler için gerekçe zorunlu). Bir marj alt sınırınız varsa ona karşı doğrulama yapın.
Küçük ama etkili bir iyileştirme “göndermeden önce önizleme”dir. Temsilciye beklenen kademeyi ve kimlerin onaylayacağını gösterin. Örnek: “%22 indirim: Satış Yöneticisi + Finans.” Bu sürprizleri önler ve gidiş gelişleri azaltır.
Mobilde kullanılabilir olmasını sağlayın: tek sütun düzeni, büyük dokunma hedefleri ve kısa metin alanları.
İyi bir yönlendirme akışı satış için görünmez hissi verir. Bir istek gönderirler, net bir cevap hızla gelir ve hep bir sonraki adımı bilirler.
Çoğu ekip için uygulanabilir bir akış:
Nihai karar verildiğinde isteği kapatın, paydaşları bilgilendirin (temsilci, yönetici, finans, deal desk) ve onay sonrası değişmemesi gereken alanları kilitleyin.
Hızlı onaylar önemli ama kaydın kendisi en az onun kadar önemlidir. İz, kim onayladı, ne zaman, hangi bilgiye dayanarak ve süreç boyunca ne değişti sorularını cevaplamalıdır.
Her statü değişikliğini sadece nihai sonucu değil, bir olay olarak kaydedin. Her olay zaman damgası ve değişikliği yapan kişi (veya sistem) içermeli.
İleride gerçekten ihtiyaç duyacağınız bilgileri yakalayın:
Revizyonlar ekipleri yakar. Bir temsilci gönderimden sonra süreyi veya ödeme koşullarını değiştirirse, denetim izi bunu açıkça göstermeli ve politika gerektiriyorsa yeniden onay tetiklemeli. Değişiklikleri sessiz düzenleme olarak değil, yeni olaylar olarak ele alın.
Saklama ve dışa aktarma kurallarına erken karar verin: istekleri ve ekleri ne kadar süreyle saklayacağınız, kimlerin dışa aktarabileceği ve dışa aktarmaların kaydedilip kaydedilmeyeceği.
Gerçek fayda sadece “daha hızlı onaylar” değil. Geçmişi kullanarak gelecekteki kararları daha hızlı, adil ve savunulabilir hale getirmektir.
Güvenilir birkaç metrikle başlayın: karar süresi, onay oranı ve ortalama indirim. Bunlar stabil hale gelince ekleyin: temsilci/yonetici, bölge, ürün, anlaşma büyüklüğü, kademe ve neden kodu gibi dilimlemeler.
Bu görünümler sohbetlerde ve tablolarlarda göremeyeceğiniz örüntüleri ortaya çıkarır: sık yapılan istisnalar, tekrarlayan reddedilme nedenleri, tek bir onaylayıcıya bağlı darboğazlar ve belirli segmentlerde artan indirimler.
Aylık raporlama pratik kaldığında sorularla başlar:
Raporlamayı temiz tutmak için analizi yönlendiren alanları standartlaştırın. Notlar serbest metin olabilir, ama kilit girdiler yapılandırılmış olmalı: segment, ürün, liste fiyatı, istenen indirim, nihai onaylanan indirim, kademe ve sabit bir neden kodu listesi.
Bir satış temsilcisi, Maya, yıllık 48.000$ değerinde bir planı kapatıyor. Potansiyel müşteri %22 indirim istiyor çünkü bir rakip %20 teklif ediyor ve sözleşmenin Cuma'ya kadar imzalanmasını istiyor.
Maya anlaşma temel bilgilerini (hesap, plan, süre, kapanış tarihi), sayıları (liste fiyatı, talep edilen fiyat, indirim %) ve kısa bağlamı (rakip baskısı, zaman çizelgesi, müşteri karşılığında vaat edilenler) içeren bir istek gönderir. Gerekli ise kanıt ekler.
İş akışı kademeyi hesaplar. Bu örnekte %21+ tümü önce bir yöneticiye, sonra finansa yönlendirilir. Yönetici bir koşulla onay verir: 12 aylık süre ve yıllık peşin ödeme. Finans marjı ve ödeme koşullarını gözden geçirir, sonra koşullarla onaylar, net sebeple reddeder veya belirli bir revizyon isteyerek geri gönderir.
Maya müşteriye kopyalayabileceği bir karar alır; koşullar açıkça yazılmıştır. Her adım kaydedilir: kim karar verdi, ne zaman, ne değişti ve neden.
Çoğu gecikme “yavaş onaylayıcılar” yüzünden değil. İş akışı tartışma, yeniden çalışma veya kör noktalar için boşluk bıraktığı için olur.
“Büyük indirimler liderlik onayı gerektirir” ifadesi “Büyük” sorusuyla çöker. Kademeleri spesifik yapın ve rotayı neyin değiştirdiğini yazın (süre, ödeme koşulları, yeni vs. yenileme, standart dışı dil).
Form evrak işi gibi hissettirince temsilciler etrafından dolaşır. Güvenilir kural: bir alan kararı etkilemiyorsa veya daha sonra raporlanmayacaksa zorunlu yapmayın. Otomatik doldurun ve ekleri eşik bazlı tutun.
Her istek benzersiz bir hikaye olursa ders çıkaramazsınız. Kısa, sabit bir neden kodu listesi kullanın ve destekleyici detay için serbest metni bırakın.
Fiyat, indirim %, süre veya ödeme takvimi onay sonrası değişirse bunu anlamlı bir değişiklik olarak ele alın. Korunan alanlar düzenlendiğinde otomatik olarak yeniden yönlendirin.
Temsilciler bir isteğin nerede olduğunu göremezse takılır. Onaylayıcılar herkesin sürekli bildirim gönderdiği bir ortamda ilgisini kaybeder. Durumu net tutun (“Finans bekleniyor”) ve bildirimleri yalnızca istek sahibi ve mevcut onaylayıcıya hedefleyin.
Bunu dağıtmadan önce kısa bir “gerçek hayat” testi yapın: bir temsilci iki dakikadan kısa sürede gönderim yapabiliyor mu, onaylayıcılar detay peşinde koşmadan karar verebiliyor mu ve finans aylar sonra kararı açıklayabiliyor mu?
Yaygın sorunları erken yakalamak için bu kontrol listesi:
Operasyonel kurallar form kadar önemlidir: bir temsilci geri bildirim sonrası nasıl revize eder, yükseltme nasıl işler ve ofis dışı delege nasıl ele alınır.
Hızlı bir prototip yapmak isterseniz önce veri modelini oluşturun (istekler, onaylar, yorumlar, versiyonlar), sonra formu, sonra yönlendirmeyi ve son olarak otomatik karar kaydını kurun.
Eğer bunu AppMaster (appmaster.io) ile inşa ediyorsanız, İstek veri modelini Data Designer'da oluşturabilir ve yönlendirmeyi Business Process Editor'da ayarlayabilirsiniz; böylece form, iş akışı ve denetim izi tek yerde yaşar ve kurallar değiştikçe tutarlı kalır.
21 Oca 2026
8 dk
20 Oca 20268 dk
20 Oca 20268 dkÜcretsiz planla AppMaster ile denemeler yapın.
Hazır olduğunuzda uygun aboneliği seçebilirsiniz.
