Hizmet menüsü fiyat hesaplayıcısı: Tutarlı teklifler saniyeler içinde

Ekiplerin neden tutarlı teklif vermekte zorlandığı

Çoğu tutarsız teklif günlük baskıdan kaynaklanır. Bir kişi geçen haftanın fiyatını hatırlıyor, başka biri eski bir mesajı kontrol ediyor, üçüncüsü tezgâha yapıştırılmış bir notu kullanıyor. Herkes iyi niyetli olsa bile, eklentiler, özel durumlar ve yazılı olmayan kurallar olduğunda küçük farklılıklar hızla birikir.

Saniyeler içinde teklif vermek acele etmek demek değildir. Müşteri hâlâ ilgiliyken personelin onları bekletmeden, arka ofise gitmeden veya bir yöneticiyi çağırmadan güvenle cevap verebilmesini sağlar. Teklif vermek kolaylaştırıldığında insanlar kestirme yollar uydurmaktan vazgeçer.

Bunu en çok hissedenler müşteriye en yakın olanlardır. Ön büro ekipleri hızlı yanıtlara ihtiyaç duyar. Satış ekibi garip takipler olmaması için tutarlı fiyatlara ihtiyaç duyar. Teknisyenler hangi şeylerin dahil olduğuna dair net beklentiler ister, tartışma istemezler. Yöneticiler ise daha az istisna ve yetkisiz indirim görmek ister.

Buna ulaşmak için hesaplayıcınız insanların genellikle unuttuğu ayrıntıları kapsamalıdır: temel hizmet, eklentiler, vergiler ve ücretler, onaylanmış indirimler ve neden değiştiğini ve kimin onayladığını açıklayan kısa bir not.

İşte hesap tablolarının genellikle yetersiz kaldığı yer burasıdır. Esnek olmalarına rağmen kolayca kopyalanır, kolayca düzenlenir ve vardiyalar arasında tutarlı tutmak zordur. Bir ekstra sütun, gizli bir satır ya da güncel olmayan bir sürüm, "standart" fiyatlandırmanızı kişisel fiyatlandırmaya çevirir.

Bir hizmet menüsü fiyat hesaplayıcı uygulaması size kuralların tek ve ortak bir kümesini verir, böylece toplam kim teklif oluşturursa oluştursun aynı olur. AppMaster gibi kodsuz bir platformla bu kuralları personele kullanması için basit bir forma dönüştürebilir, fiyat mantığını arka planda kontrol altında tutabilirsiniz.

İyi bir fiyat hesaplayıcının ihtiyaçları

Bir hesaplayıcı, ekibinizin gerçekte nasıl teklif verdiğiyle eşleşiyorsa işe yarar. En iyileri iyi anlamda sıkıcıdır: net girişler, öngörülebilir kurallar ve herkesin güvendiği bir toplam.

Tahmin yürütmeyi ortadan kaldıran bir hizmet listesiyle başlayın. Her hizmetin kısa, müşteri dostu bir adı ve izinsiz değişmeyen bir temel fiyatı olmalı. Eğer iki hizmet benzer adlandırılıyorsa, personele yanlış satırı seçtirmemek için "malzemeleri içerir" veya "sadece işçilik" gibi açıklayıcı bir not ekleyin.

Eklentiler genellikle tekliflerin sapma gösterdiği yerdir. Bunları geçiş düğmeleri (aç/kapat) veya miktarlarla (ör. "ek odalar") uygulaması basit olacak şekilde yapın. İsimleri tutarlı tutun, böylece temel hizmetle eklentiyi karıştırmasınlar.

Vergiler ve ücretler için seçenekler olmalı. Bazı işler yüzde vergi kullanır, bazıları sabit ücret, bazıları vergi muafidir. Formunuz bu durumları personelin yan hesap yapmasına gerek kalmadan ele alabilmeli.

İndirimlerin sınırları olmalı. Yüzde ve sabit tutar indirimlerini destekleyin, promosyon kodlarının nasıl çalışacağını belirleyin ve eğer yetki dışı değişikliklere izin veriliyorsa bir neden isteyerek daha sonra kalıpları inceleyin.

Çıktıda dökümü tanıdık tutun: ara toplam, etiketli indirim, vergi ve ücretler (ayrı), ve nihai toplam. Personel ayrıca seçilenlerin basit bir özetini görmeli ki yüksek sesle okuyabilsin.

Örnek: 120$ temel hizmet + 30$ eklenti = 150$ ara toplam. 10% indirim uygulanır (15$), sonra indirimli tutar üzerinden %8 vergi (10.80$) uygulanır; toplam 145.80$ olur.

Formu hızlı kullanılacak şekilde tasarlamak

Hız, tanıdık kontrollerden ve daha az karardan gelir. İyi bir form bir hesap tablosu değil, bir kontrol listesi gibi hissettirir.

Her seçimi en hızlı giriş türüyle eşleştirin. Paketler genelde "birini seç" olduğu için radyo düğmeleri kullanın (Temel, Standart, Premium). Eklentiler "istediğin kadar seç" olduğu için onay kutuları kullanın. Etiketleri kısa tutun ve fiyatı seçenek metninin içinde gösterin ki kimse bunu hatırlamak zorunda kalmasın.

Bir kişi doğal olarak sayacağı durumlarda sadece miktar isteyin. Saatler, birimler, koltuklar ve ürünler iyi örneklerdir. Bir hizmet her zaman "ziyaret başına 1" ise miktar kutusu hiç göstermeyin.

Seçimler değiştikçe biriken toplam hemen güncellenmeli. Toplamın yanında küçük bir döküm gösterin (ara toplam, indirim, vergi, toplam) ki personel rakamı açıklamak için kazmasın. Vergiler değişkense hangi kuralın kullanıldığını gösterin (ör. "Şehir vergisi %8") ki ikinci tahminleri azaltın.

Hızlı yolu belirgin kılın

Düzeni öngörülebilir tutun ki personel üstten alta düşünmeden ilerlesin: bir paket seç, eklentileri işaretle, görünürse miktarları gir, uygunsa indirim uygula, sonra müşteri bilgileri ve notları ekle.

Zorunlu alanlar açık ama nazikçe hata vermeli. Birisi zorunlu paketi atlarsa hata mesajı tam olarak neyi düzeltmesi gerektiğini söylemeli ("Toplamı hesaplamak için bir paket seçin") ve eksik alanı vurgulamalı.

Notlar uç durumlar için önemlidir ("Müşteri kendi malzemesini getiriyor"). Bu notlar bağlam yakalar ama fiyatları değiştirmeye izin vermez. AppMaster'da bunu canlı toplam gösteren temiz bir form olarak oluşturabilir, fiyat kurallarını ise iş akışı içinde kilitleyebilirsiniz.

Oluşturmadan önce fiyat kurallarını belirleyin

Formu kurmadan önce kuralları sade bir dille yazın. Kurallar belirsizse hesaplayıcı rastgele hissedecek ve aynı iş için farklı toplamlar almaya devam edeceksiniz.

İşlem sırasıyla başlayın. İndirimlerin vergi öncesi mi sonrası mı uygulanacağını, eklentilere indirim uygulanıp uygulanmayacağını ve yuvarlama kuralınızı (örneğin, nihai toplamı 2 ondalığa yuvarla, her satırı değil) belirleyin. Bu küçük tercihler çoğu teklif anlaşmazlığını yaratır.

Sonra hizmet listenizi bir katalog gibi düşünün, bir hesap tablosu değil. Her hizmete ve eklentiye sabit bir ID, personele tanıdık gelen net bir ad ve varsayılan bir fiyat verin. Bir şeyi yeniden adlandırırsanız ID değişmemeli. Bu raporlama ve denetimi temiz tutar.

Vergilerin de kuralları olmalı. Birçok ekip lokasyona göre farklı vergi oranlarına ihtiyaç duyar, bazen hizmet türüne göre de değişir. Uygulamanın doğru vergi oranını nasıl seçeceğini belirleyin (teklifte mağaza lokasyonunu saklayarak veya müşteri adresinden çıkarım yaparak).

İndirimleri kontrol altında tutun. Hangi indirimlerin var olduğunu, izin verilen maksimumu ve kimlerin uygulayabileceğini açıkça belirleyin. Basit bir politika personelin tahmin yürütmeden hızlı hareket etmesine yardımcı olur.

Ayrıca her seferinde neyi kaydedeceğinize karar verin: teklif özeti, satır kalemleri, vergi ve indirim dökümü, isteğe bağlı müşteri bilgileri, personel, lokasyon ve zaman damgası. AppMaster'da bunu Data Designer'da modelleyerek her teklifi tutarlı ve izlenebilir hale getirebilirsiniz.

Adım adım: hesaplayıcı iş akışını oluşturma

Fiyatlandırmayı dokümandaki metin yerine veri olarak ele alın. Fiyatlar tek bir yerde durursa form basit kalır ve teklifler tutarlı olur.

1) Fiyat verilerini kurun

Hizmetler ve eklentiler için temel bilgileri içeren bir tablo oluşturun: ad, temel fiyat, birim (adet/saat) ve vergiye tabi olup olmadığı. Eklentiler ayrı bir tablo veya tip alanı olan ortak bir tabloda tutulabilir.

AppMaster kullanıyorsanız, Data Designer hizmetleri, eklentileri ve kategorileri modellemek için kod yazmadan uygundur.

2) Personelin hızlı bitirebileceği bir form oluşturun

Tek ekran ve birkaç belirgin seçim hedefleyin: hizmet, miktar (uygunsa) ve isteğe bağlı eklentiler. Mantıklı varsayılanlar koyun ki personel daha az yazsın.

3) Toplamları net bir sırayla hesaplayın

Seçilen kalemlerin ve miktarların toplamından bir ara toplam hesaplayın, politikaya göre indirimleri uygulayın, sonra vergi ve ücretleri hesaplayın. Bu sıra her yerde tutarlı olsun.

AppMaster'da bu mantık Business Process Editor'a düzgünce haritalanır: seçimleri topla, kalemleri topla, indirimleri uygula, sonra vergiyi hesapla.

4) Paylaşılabilecek bir teklif özeti gösterin

Satır kalemleri, ara toplam, indirim, vergi ve toplamın temiz bir özetini gösterin. Personelin teklifleri hızlı paylaşmasını istiyorsanız "Tekst olarak kopyala" eylemi ekleyin ki e-posta veya sohbete yapıştırabilsin. İsimlerin hizmet menünüzle tam uyumlu olmasına dikkat edin.

5) Her teklifi izleme için kaydedin

Her teklifi bir ID, tarih, personel ve tam döküm ile saklayın. Daha sonra düzenleme izin istiyorsanız, sadece tek bir toplam saklamak yerine seçilen kalemleri satır olarak kaydedin. Böylece bir teklif yeniden açılıp bir eklenti değiştirilip güvenle yeniden hesaplanabilir.

Gerçek dünyadaki fiyatlama durumlarını ele almak

Basit bir toplam (hizmetler + vergi) kolaydır. Sorunlar menünüzde paketler, istisnalar ve yalnızca bazen uygulanan ücretler olduğunda başlar. Bu durumları önden ele alın ki personel kestirme yollara başvurmadan hızlıca teklif verebilsin.

Paketler sık karışıklık kaynağıdır. "Temel / Standart / Premium" paketi kapsananların net bir listesini içermeli. Müşteri dahil olan bir öğeyi yükseltirse hesaplayıcı sadece farkı ücretlendirmeli.

Uzun menüler kategoriler ve arama eklenmezse karmaşıklaşır. Türüne göre gruplayın (onarım, kurulum, bakım) ve personelin filtrelemesine izin verin, böylece çok sayıda hizmet olsa bile form hızlı kalır.

İşletmenizde varsa desteklenmesi faydalı diğer kurallar: lokasyona göre fiyatlama, minimum ücret, yolculuk ücretleri, mesai dışı zamları ve kalan bakiye ile birlikte alınan depozitolar. Anahtar nokta kazara üst üste binmeyi önlemektir. Örneğin minimum ücret uygulanıyorsa verginin minimum üzerinden mi yoksa orijinal ara toplam üzerinden mi hesaplanacağına karar verin.

Yanlış toplamlara yol açan yaygın hatalar

Yanlış toplamlar genelde matematik hatasından ziyade kural uyumsuzluğundan gelir. Hesaplayıcı yalnızca fiyat politikasıyla eşleştiğinde güvenilir kalır ve personele baskı altında kestirme yollar bırakmaz.

Klasik bir sorun işlem sırasıdır. Politikanız "önce indirim sonra vergi" ise ama form tüm tutarı vergilendirip sonra indirimi çıkarıyorsa müşteriler beklenenden fazla öder ve personel araca güvenmeyi bırakır.

Tutarsız tekliflerin diğer yaygın nedenleri:

• ücretlerin eklenti olarak modellenmemesi ve elle eklenmesi
• fazla sayıda özel fiyat alanı, standard bir formu yeniden tahmine açık hale getirir
• kafa karıştırıcı etiketler (örneğin, neredeyse aynı ada sahip bir hizmet ve eklenti)
• yetki dışı değişiklikler için denetim izi olmaması, kim ve neden indirim uygulamış bakamamanız

Gerçek bir uyumsuzluk örneği: bir çalışan %10 "yeni müşteri" indirimi uygular, sabit bir yolculuk ücreti ekler, sonra toplamı vergilendirir. Eğer politikanız "yolculuk ücreti vergilendirilmeyecek" ve "ücretlere indirim uygulanmaz" ise bu kurallar açık değilse teklif yanlış olur.

AppMaster'da yetki dışı değişiklikleri istisna gibi ele alın: bir neden notu zorunlu kılın, kimlerin kullanabileceğini sınırlayın ve kullanıcı ile zaman damgasını kaydedin.

Personel kullanmaya başlamadan önce hızlı kontroller

Hesaplayıcıyı ekibe vermeden önce gerçek teklifleri yansıtan kısa bir test seti çalıştırın. Bu kontroller kasadaki küçük matematik ve yazım sorunlarını yakalar.

Temel hizmetle başlayın: birkaç yaygın hizmet seçin ve başka bir şey seçilmediğinde her birinin tam menü fiyatına eşit toplandığını doğrulayın. Sonra müşterinin yapacağı gibi eklentileri test edin; en az bir adet bazlı eklenti dahil ederekk miktar matematiğini onaylayın.

Sonra indirim uç durumlarını (yüzde ve sabit) test edin ve toplamların asla 0’ın altına düşmediğini doğrulayın. Son olarak vergilerin ve yuvarlamanın fişlerde nasıl göründüğüyle eşleştiğinden emin olun. Bir yuvarlama kuralı seçin ve ona bağlı kalın.

Hem rakamı hem de özet metnini, kuruşa kadar tekrar edilebilir bir senaryoyla doğrulayın.

Örnek: baştan sona bir teklif

Bir müşteri arar ve temel hizmet artı iki eklenti ister. Amaç, hangi personel telefona cevap verirse versin aynı cevabı vermektir.

Senaryo: müşteri "Standart Ev Temizliği"ni 2 ziyaret için istiyor. Ayrıca iki eklenti istiyor: "Dahili Buzdolabı" ve "Dahili Fırın." Personel temel hizmeti seçer, iki eklentiyi açar ve miktarı = 2 olarak ayarlar.

Müşterinin %10 promosyonu var. Personel indirim seçeneğini seçer (akıl yürütecek bir iş yok), form indirimi ve vergiyi otomatik uygular.

Personelin gördüğü (ve yüksek sesle okuyabileceği) şey

• Temel hizmet: Standart Ev Temizliği ($150 x 2) = $300.00
• Eklentiler: Buzdolabı ($25 x 2) + Fırın ($40 x 2) = $130.00
• Ara Toplam: $430.00
• Promosyon indirimi (10%): -$43.00
• Vergi (8.25%): $31.93
• Toplam: $418.93

Personel şu net cümleyle bitirebilir: "Buzdolabı ve fırın eklentili iki ziyaret için promosyon sonrası vergi dahil toplam $418.93."

Takip için kaydetme

Çağrıyı kapatmadan önce personel teklifi kaydeder; böylece müşteri adı, seçilen kalemler, kullanılan vergi oranı, uygulanan indirim ve nihai toplam saklanır. Daha sonra aynı teklif yeniden açılıp özeti tekrar gönderilebilir veya miktar değiştirilip tekrar hesaplanabilir. AppMaster'da bu tekliflere Taslak, Gönderildi, Onaylandı veya Süresi Doldu gibi bir durum da ekleyebilirsiniz ki teklifler kaybolmasın.

Fiyatları kontrol altında ve izlenebilir tutmak

Hızlı bir hesaplayıcı yalnızca insanların toplamı güvenilir bulması halinde işe yarar. Bu, fiyat kurallarının kontrol altında tutulması ve her teklifin kim tarafından oluşturulduğu ile hangi değişikliklerin yapıldığının izlenebilmesi demektir.

Erişim kontrolü ile başlayın. Birçok ekip herkesin kullanabileceği birkaç indirime ve onay gerektiren birkaç indirime ihtiyaç duyar. Eğer herkes fiyatları geçersiz kılabiliyorsa "standart" teklif öneri haline gelir.

Basit bir kurulum genelde yeterlidir: personel hizmetleri ve eklentileri seçebilir ama temel fiyatları düzenleyemez; standart indirimler bir listeden gelir; özel indirimler yönetici rolü ister; vergiler otomatik hesaplanır; yetki dışı değişiklikler neden notu gerektirir; sadece yöneticiler fiyat listesini yayımlayabilir.

Temel bir teklif geçmişi tutun. Zaman damgası, personel hesabı ve kısa bir değişiklik notu saklayın. Müşteri neden fiyatın değiştiğini sorarsa hızlıca cevap verebilirsiniz.

Ayrıca müşterinin gördüğü ile personelin gördüğünü ayırın. Müşteriye temiz bir döküm gösterin. İçeride ise kar notları veya "indirim onay gerektirir" gibi uyarılar görünebilir.

Teklif formunda hassas ödeme bilgileri toplamayın. Teklifler fiyat girdilerini ve iletişim bilgilerini kapsamalı, kart numaraları gibi verileri değil.

AppMaster'da kimlerin hangi indirimleri uygulayabileceğini kontrol eden kimlik doğrulama ve rol tabanlı kurallar ekleyebilir, her teklifin sorumlu kişiyle birlikte izlenmesini sağlayabilirsiniz.

Sonraki adımlar: yaygınlaştırma ve iyileştirme

Bir hesaplayıcı ancak insanlar onu kullanırsa fayda sağlar. İlk yaygınlaştırmayı bir pilot gibi ele alın. Küçük başlayın, hızlı tutun ve kuralları koruyun ki herkes aynı şekilde teklif versin.

Günlük işlerin çoğunu kapsayan en küçük sürümle başlayın: en çok kullandığınız hizmetler ve en yaygın eklentiler. Bu formu kısa tutar ve toplamların fiyat listenizle eşleşmesini doğrulamanızı sağlar.

Yaygınlaştırma planı genelde şu adımları yeterli kılar:

• sınırlı bir menü ile v1 başlatın
• önce bir vardiyayı veya bir lokasyonu eğitin
• hız, kelime seçimi ve eksik seçenekler hakkında geri bildirim toplayın
• sonuçları izlerken fiyat değişikliklerini kısa süreliğine durdurun
• v2'yi yayımlayın, sonra genişletin

Hızı etkileyen geri bildirimlere dikkatle kulak verin. Personel "doğru eklentiyi bulamıyorum" diyorsa, genelde sorun etiketler ve gruplaymadır, matematik değil. Seçenekleri müşterilerin kullandığı terimlere göre yeniden adlandırın ve en yaygın tercihleri en üste koyun.

Toplamlar stabil hale geldikten sonra kaydetme ve raporlama ekleyin. Teklifleri kaydetmek izlenebilirliği artırır (kim ne zaman teklif verdi, hangi seçenekler, toplam ne oldu). Raporlama sonra hangi eklentilerin satıldığını, indirimlerin nerede kullanıldığını ve vergi kurallarının toplamları ne sıklıkla etkilediğini cevaplar.

Ekip nasıl erişecek kararını verin. Ön büro masaüstleri ve tabletler için web uygulaması iyi çalışır. Personel sahada teklif veriyorsa mobil uygulama daha uygundur.

Eğer kod yazmadan tam bir hizmet menüsü fiyat hesaplayıcı uygulaması oluşturmak isterseniz, AppMaster formu, fiyat mantığını ve bir yönetici panelini tek bir yerde oluşturmanıza yardımcı olabilir; ardından bunu web uygulaması veya yerel mobil uygulama olarak appmaster.io üzerinde dağıtabilirsiniz.