Gönüllülerin vardiya talep etmesini, kontenjanı sınırlamasını ve her vardiya öncesi SMS hatırlatmaları göndermesini sağlayan bir gönüllü vardiya kayıt uygulaması oluşturun.
Eğer gönüllüleri bir e-tabloyla yönettiyseniz, aynı sorunları görmüşsünüzdür: iki kişi aynı saate gelir, önemli bir vardiya boş kalır ve birisi hafta boyunca “Geliyor musun hala?” mesajları gönderir.
Bir gönüllü vardiya kayıt uygulaması, herkesin neyin açık olduğunu görebileceği ve birkaç saniyede bir vardiya talep edebileceği tek ve net bir yer sağlar. Gönüllü için “vardiya talep et” basit olmalı: bir zaman seç, bir kez onayla ve takvime eklendiğine dair net bir mesaj al.
Kapasite kuralları takvimi güvenilir kılar. Bir vardiya dört karşılayıcı gerektiriyorsa, uygulama dördü dolana kadar kayıt almayı keser ve vardiyayı dolu olarak gösterir. Bu, popüler zamanlarda aşırı doluluğu önler ve koordinatörlerin hâlâ yardıma ihtiyaç olan vardiyaları görmesini sağlar.
Hatırlatmalar no-show’ları azaltır ve takip işini keser. Bir koordinatörün 30 kişiye tek tek mesaj atması yerine, uygulama doğru zamanda gerekli bilgileri içeren otomatik bir SMS hatırlatması gönderir.
Basit bir kurulum genellikle şöyle görünür:
Örnek: bir gıda bankası sabah 9:00 için altı, 13:00 için üç gönüllüye ihtiyaç duyar. Sabah vardiyası altıya ulaştığında kilitlenir. Hatırlatmalar bir gün önce akşam gönderilerek son dakika boşlukları azaltılır. Koordinatörler takip etmek yerine etkinliği yürütmeye daha fazla zaman ayırır.
Başlamadan önce uygulamanın uygulayacağı kuralları belirleyin. Bunları atlarsanız her hafta aynı sorunları elle düzeltmek zorunda kalırsınız.
Önce roller ve izinlerle başlayın. Çoğu ekip üç rolle iyi iş görür:
Geçersiz kılmaları nadir ve görünür tutun ki gönüllüler sistemin adil olduğunu hissetsin.
Sonra bir “vardiya”nın kuruluşunuz için ne anlama geldiğini tanımlayın. Genellikle sadece bir başlangıç ve bitiş saatinden fazlasıdır. Yararlı bir vardiya tanımı bir rol (karşılama, kurulum, sağlık görevlisi), bir konum (oda, stant, rota) ve bir zaman aralığı içerir. Bu, hatırlatmaları ve raporlamayı netleştirir ve kazara çift rezervasyonları azaltır.
Erken yapmanız gereken seçimler:
Örnek: bir Cumartesi bağış etkinliği için düşük riskli roller (kurulum, temizlik) anında talebe izin verilirken, para işlemlerini içeren roller onay gerektirebilir. Ayrıca iptalleri etkinlikten 12 saat içinde engelleyip acil durumlarda koordinatörün birini kaldırmasına izin verebilirsiniz.
Bir gönüllü vardiya kayıt uygulaması veri modeline bağlıdır. Küçük ve net tutun ki daha sonra bekleme listeleri, hatırlatmalar, rol kuralları gibi özellikler ekleyebilesiniz.
Çoğu ihtiyaç için beş kayıt yeterlidir:
Vardiyalar için filtreleyip sıralayacağınız verileri yakalayın: başlangıç saati, bitiş saati, kapasite ve basit bir durum (taslak, açık, dolu, iptal). Çok günlük etkinlikler düzenliyorsanız, vardiyaları gruplamak için isteğe bağlı bir etkinlik alanı ekleyin.
Signups gerçekte ne olduğunu yansıtmalı. Kayıt zamanını ve şimdiki durumu (istek, onaylı, iptal, gelmedi) saklayın. Bu zaman damgası denetimler ve adil bekleme listesi sırası için sonra önemli olur.
Gönüllüler için telefon doğrulamasını mesajlaşma izninden ayırın. Onay, telefon numarasının geçerli olması ile aynı şey değildir.
Son olarak, gerçek yaşamın gösterdiği notları ekleyin: özel talimatlar, erişilebilirlik ihtiyaçları veya “10 lb’den fazla kaldıramaz” gibi kısa bir serbest metin alanı birçok yan konuşmayı önler.
Uygulama, ana işlemler saniyeler içinde gerçekleştiğinde kolay hissedilir. Gönüllüler her zaman iki şeyi bilmelidir: şu anda ne açık ve Talep'e dokunduktan sonra ne olacağı.
Basit bir Gözatma ekranı ile başlayın. Yaklaşan vardiyeleri gösterin, sonra insanlara tarih ve konuma göre filtreleme imkanı verin ki her şeyi kaydırmak zorunda kalmasınlar. Her vardiya kartını net tutun: rol, başlangıç ve bitiş zamanı, adres, açık yer sayısı ve gerekliyse şartlar.
Biri bir vardiyayı açtığında, Talep adımı tek bir karar olmalı. Ek bilgi gerekiyorsa (örneğin tişört bedenleri), bunu burada sorun, daha önce değil. Talep edildikten sonra ekranda ve mesajla (SMS veya e-posta) anında bir onay gönderin. Ekran ve mesaj, vardiya detayları, nereye gidecekleri ve nasıl iptal edecekleri gibi bilgileri içersin ki ekran görüntüsü alabilsinler.
Temiz bir akış genellikle şu adımlara indirgenir:
İptal, güvenin kazanıldığı veya kaybedildiği yerdir. Onaylamadan önce politikayı gösterin: “Başlamadan 12 saate kadar iptal edebilirsiniz.” Geç iptal yapıyorsa ne olacağını açıklayın (koordinatör incelemesi, sınırlı yeniden rezervasyon veya profiline not konması).
Bir vardiya dolduğunda, bir davranış seçin ve ona sadık kalın. Talebi engelleyip “Dolu” gösterilebilir, bekleme listesi sunulabilir veya benzer vardiyalar önerilebilir.
Koordinatörlerin gerçek dünya durumları için bir geçersiz kılma yetkisine de ihtiyacı vardır. Manuel eklemeleri veya taşımaları destekliyorsanız, aynı kapasite kurallarını uygulayın ve aynı onayları gönderin ki sistem tutarlı kalsın.
Kapasite kuralları programı güvenilir hissettirir. “Yeterli insanımız olduğunu sanıyorduk” problemini daha ortaya çıkmadan durdururlar.
Hard kapasite ile başlayın: her vardiyanın maksimum gönüllü sayısı vardır. Bu sayı dolduğunda vardiya talep edilemez.
Etkinlikleriniz sıkça doluyorsa, bir bekleme listesi ekleyin. Biri iptal ettiğinde, sıradaki kişi terfi eder ve onay alır. Adil olmak için ilk gelen ilk hizmet esasını kullanın ve pozisyonlarını gösterin.
İki kontrol çoğu sürprizi engeller:
Örnek: Cumartesi vardiyası iki sürücü ve altı paketçi gerektiriyorsa, sürücü kontenjanı dolduğunda sadece paketçiler için kayıt almayı sürdürebilir; sistem bunu net şekilde gösterir.
İstisnalara hazırlıklı olun. Koordinatörlerin bazen yönetici-yetkisiyle geçersiz kılmaya ihtiyacı olur. İzin veriyorsanız, bir sebep notu zorunlu kılın ve kim tarafından yapıldığını loglayın.
SMS hatırlatmaları, faydalı hissettirdiğinde en iyi sonucu verir; gürültülü değil. Küçük bir gönderim zamanı seti seçin ve tutarlı olun.
Çoğu etkinliği kapsayan zamanlama kuralları:
Mesajları kısa ve uygulanabilir tutun. Tek bir SMS şu soruyu yanıtlamalı: nerede, ne zaman ve şimdi ne yapmalı.
Örnek mesaj:
“Food Station için onaylandınız, Cum 9:00-12:00, Community Center, Kapı B. Kapalı ayakkabı getirin. İptal için C yazıp yanıtlayın.”
İçerik kontrol listesi:
Onay (consent) önemlidir. Net bir opt-in kullanın (örneğin “Vardiyalarım hakkında hatırlatma mesajı gönderin”) ve bunu telefon numarasıyla birlikte saklayın. Opt-in durumu, opt-in zamanı ve en son opt-out anahtar kelimesini takip edin. Biri STOP yazıp opt-out olduğunda hemen mesaj göndermeyi bırakın.
Köşe durumlar için plan yapın. Vardiya saati değiştiyse, sadece etkilenen gönüllülere “Güncellenmiş saat” ile başlayan bir güncelleme gönderin. Vardiya iptal olduysa hemen iptal mesajı gönderin. Biri son dakika kaydolduysa, hemen bir onay gönderin ve artık geçerli olmayan hatırlatmaları atlayın.
SMS’in başarısız olabileceğini kabul edin. Bir yedek olarak e-posta veya uygulama içi bildirim kullanın ve teslim durumunu kaydedin ki koordinatörler ne olduğunu görebilsin.
Gönüllüler basit bir Talep düğmesine ihtiyaç duyar. Koordinatörlerin hızlı cevaplara ihtiyacı vardır: neler kapalı, nerede risk var ve kiminle iletişime geçilecek.
En iyi koordinatör panosu gösterişli değil. Pratik olandır.
Gösterilebilecek faydalı öğeler:
Planlar değiştiğinde koordinatörlerin genellikle toplu hareket etmesi gerekir. Bir vardiyadaki herkese mesaj atmak, bir vardiyayı iptal etmek veya taşımak ve yoklama işaretlemek 15 ayrı tıklama gerektirmemeli.
Gönüllü profilleri de önemlidir. “Forklift sertifikalı” veya “İspanyolca” gibi etiketler, dahili notlar, müsaitlik ve iletişim güncellemeleri etkinlik gününde zaman kazandırır.
Basit bir denetim izi ekleyin. Karmaşık olmasına gerek yok; değişikliği kimin, ne zaman ve neyi değiştirdiğini ve eski ile yeni değerleri yakalaması yeterli. Eğer bir değişiklik parçası olarak mesaj gönderildiyse, onu da kaydedin. Bu, biri “Neden bu vardiyadan çıkarıldım?” diye sorduğunda yardımcı olur.
MVP “her özellik” değildir. Bir gönüllünün kayıt olabildiği, vardiya talep edebildiği ve hatırlatma alabildiği; koordinatörün vardiya oluşturup dolu olanları görebildiği temiz bir döngüdür.
Bitti demeden önce gerçekçi bir prova yapın: 10 vardiya oluşturun, birkaç gönüllü talep edip iptal etsin, kapasitenin doğru kaldığını doğrulayın ve hatırlatmaların doğru zamanda gittiğini teyit edin.
Çoğu gönüllü planlama sorunu “büyük hata” değil. Herkesin meşgul olduğu etkinlik gününde ortaya çıkan küçük eksiklerdir.
En çok ekstra işe neden olan sorunlar ve çözümü:
Örnek: Cumartesi 9:00 vardiyası hava nedeniyle 10:00’a alındı. Eğer uygulama vardiyayı güncelliyor ama hatırlatma zamanlamasını yeniden ayarlamıyorsa, gönüllülerin yarısı bir saat erken gelir. Hatırlatma mantığı her zaman en son vardiya zamanını yeniden kontrol ederse bu sorun ortadan kalkar.
Herkesi davet etmeden önce kısa bir gerçek dünya testinden geçirin. Yeni bir gönüllü hesabı kullanın ve telefonda test edin; koordinatör girişiyle masaüstünde değil. İlk kez gelen bir gönüllü iki dakikadan az sürede, talimat olmadan açık bir vardiya bulup talep edebilmeli.
Sonra kapasiteyi test edin. Küçük limitli bir vardiya (örneğin iki yer) oluşturun ve aşırı kaydetmeyi deneyin. Hem web hem mobilde üçüncü kaydı her seferinde engelleyin. Bekleme listesi kullanıyorsanız sıranın beklendiği gibi (ilk gelen ilk hizmet) kaldığını doğrulayın.
SMS hatırlatmaları birçok lansmanda tökezler. En az iki saat diliminde test edin; birinde sizin önünüzde olan bir saat dilimini de dahil edin. Hatırlatma zamanlamasının koordinatörün değil, vardiyanın etkinlik saat dilimine göre olduğundan emin olun. Sadece açıkça izin veren kişilere mesaj gönderildiğini doğrulayın.
Bir iptal tatbikatı yapın. Bir vardiyayı talep edin, iptal edin ve yerin hemen açıldığını doğrulayın. Eğer bekleme listesinden otomatik doldurma varsa, bir sonraki kişinin bildirildiğini ve onay için net bir yolunun olduğunu kontrol edin.
Son olarak koordinatörün veri elle düzenlemeden yaygın sorunları düzeltebildiğini doğrulayın:
Yerel bir gıda bankası, depo ve bir topluluk alım noktası olmak üzere iki konumda toplam 60 gönüllü gerektiren bir hafta sonu düzenliyor. Net roller, sabit sayılar ve daha az son dakika mesajına ihtiyaç var.
Gönüllüler uygulamayı açar ve vardiyeleri gün, konum ve role göre görür. Her vardiya kartı başlangıç-bitiş saatini, kısa bir açıklamayı ve kalan yer sayısını gösterir, böylece insanlar tahmin etmeden kendileri seçebilir.
Roller şöyle olabilir:
Bir gönüllü vardiyaya dokunduğunda bir kez onay verir ve hemen listede olduğu bilgisini alır. Vardiya dolduğunda talep almayı durdurur ve herkese “0 yer kaldı” gösterilir.
Ön gece planlar değişir: depo ayıklama vardiyası bir kamyon erken geleceği için 30 dakika öne alınır. Koordinatör vardiya saatini bir kez düzenler. Kaydolmuş herkes yeni zamanla ilgili güncellenmiş bir SMS alır; basit bir “Onaylamak için EVET, iptal için HAYIR yazıp yanıtlayın” seçeneği sunulur (sizin onay kurallarınıza bağlı olarak).
İki gönüllü HAYIR yanıtı gönderir. Bu yerler hemen açılır ve bekleme listesindeki kişiler (veya yeni gözatan gönüllüler) açık yerleri alabilir.
Etkinlik sabahı koordinatör, lokasyon bazlı doğru yoklama listelerini, değişiklik sonrası kimlerin onay verdiğini ve hangi vardiyalarda hâlâ yardım gerektiğini görür.
En hızlı değer getiren yol, gönüllülerin vardiya talep edebildiği, kapasite sınırlarının uygulandığı ve herkesin bir hatırlatma aldığı küçük bir sürümü yayınlamaktır. Her köşe durumunu baştan çözmeye çalışmak sizi yavaşlatır ve gerçek hayatta ne olduğunu hâlâ kaçırır.
İyi bir ilk sürüm şunları içerir: gönüllü girişi, Talep ve İptal ile bir vardiya listesi, kapasite uygulaması, genellikle vardiyadan 24 saat önce bir SMS hatırlatması ve basit bir koordinatör roster görünümü.
Bir gerçek etkinlikten sonra ne ekleyeceğinizi bileceksiniz. Yaygın yükseltmeler: bekleme listesi, role göre farklı kapasite, temel raporlama (gelinmeme, dolu vardiyalar) ve gelişmiş koordinatör araçları (toplu mesajlaşma, dışa aktarma, notlar).
Barındırma kararları da önemli. Bazı ekipler yönetilen bulut konuşlandırmayla uyumluyken, bazıları politika nedeniyle kendi self-host çözümlerini ister. Eğer bu sizin için geçerliyse, bunu erken planlayın.
Kod yazmadan bir yaklaşım istiyorsanız, AppMaster (appmaster.io) bu tür bir uygulama oluşturmak için bir seçenek olabilir: veriyi modelleyebilir, kapasite ve çakışma kontrolleri gibi iş kurallarını ekleyebilir, web ve mobil ekranlar oluşturabilir ve hazır olduğunuzda tercih ettiğiniz ortama dağıtabilirsiniz.
What’s the minimum feature set for a volunteer shift signup app?Gönüllülerin açık vardiyeleri gezebildiği, belirgin bir Talep düğmesinin olduğu ve “Vardiyalarım” görünümünün bulunduğu bir yerle başlayın. Bir vardıyanın dolduğunda kayıt almayı durdurması için kapasite uygulayın; ardından bir onay SMS’i ve genellikle 24 saat önce gönderilen bir hatırlatma gönderin.
What should a “shift” include so the app stays easy to use?Vardiya genellikle sadece başlangıç ve bitiş saatinden daha fazlasıdır. Her vardiyaya bir rol ve konum ekleyin, ayrıca kapasite sayısı ve açık/dolu/iptal gibi basit bir durum ekleyin; bu, uygulamanın tutarlı davranmasını ve koordinatörlerin gördüklerine güvenmesini sağlar.
How do I stop a shift from being overbooked?Varsayılan olarak sert kapasite kullanın: kayıtlar limite ulaştığında vardiya talep edilemez hale gelsin ve “dolu” gözüksün. Bu, çift rezervasyonları önler ve “çok fazla insan geldi” sorununu manuel iş gerektirmeden ortadan kaldırır.
How do I prevent one volunteer from claiming overlapping shifts?İki şeyi engelleyin: aynı vardiya için kişinin çift kayıt yapmasını ve farklı vardiyalar arasındaki zaman çakışmalarını. Kontrolleri, biri Talep düğmesine dokunduğunda, sonrasında değil; böylece talep engellendiğinde kullanıcıya net bir mesaj gösterin.
Should volunteers be able to claim instantly, or should claims need approval?Çoğu rol için varsayılan olarak anında talep seçeneğini kullanın; bu, koordinatör iş yükünü ve gönüllü sürtünmesini azaltır. Sadece yüksek riskli roller (örneğin para işlemleri) için onay gerektirin ve insanların onaylandığını veya beklemede olduğunu açıkça gösterin.
What’s a good cancellation policy to build into the app?Basit bir kural seçin ve onaylamadan önce gösterin; örneğin “Başlamadan 12 saate kadar iptal edebilirsiniz.” Geç iptaller için ne olacağını (koordinatör incelemesi gibi) açıkça belirtin ki politika adil ve öngörülebilir olsun.
When should SMS reminders be sent for the best results?Kayıttan hemen sonra bir onay gönderin, ardından no-show’ların sık olduğu etkinlikler için 24 saat ve 2 saat öncesi olmak üzere bir veya iki hatırlatma gönderin. Zamanlamayı tutarlı tutun ki gönüllüler ne bekleyeceklerini öğrensinler.
What should an SMS reminder actually say?Kısa ve uygulanabilir tutun: kime ait olduğu, rol, tarih ve saat, nerede olunacağı ve sonraki adım. “İptal etmek için C yazıp yanıtlayın” gibi basit bir yanıt seçeneğini yalnızca bunu güvenilir şekilde işleyebiliyorsanız ekleyin ve değişikliklerin immediately (hemen) listede görünmesini sağlayın.
How do I handle SMS consent and opt-outs correctly?Onay ve telefon doğrulamasını ayrı alanlar halinde saklayın. Gönüllünün kaydolduğu ve onayladığı bilgiyi, opt-in durumunu ve en son alınan opt-out anahtar kelimesini kaydedin. Biri STOP yazıp opt-out yaptığında hemen mesaj göndermeyi durdurun ve e-posta veya uygulama içi bildirimlere yönelin.
Can I build this with AppMaster without writing code?AppMaster, Volunteers, Shifts ve Signups modellerini kurmanıza, kapasite limitleri, çakışma kontrolleri ve iptal kesme zamanları gibi iş kurallarını kod yazmadan eklemenize olanak verdiği için bu tür bir uygulama için uygun olabilir. Web ve native mobil ekranlar oluşturabilir, hatırlatma mantığını ayarlayabilir ve hazır olduğunuzda dağıtabilirsiniz. (AppMaster ve appmaster.io markalarını olduğu gibi koruyun.)
21 Oca 2026
8 dk
20 Oca 20268 dk
20 Oca 20268 dkÜcretsiz planla AppMaster ile denemeler yapın.
Hazır olduğunuzda uygun aboneliği seçebilirsiniz.
