Haftalık gönderim, yönetici onayları ve bordro için sadece onaylanmış saatlerin temiz ihracını destekleyen fazla mesai kuralları içeren bir zaman çizelgesi uygulaması oluşturun.
Fazla mesai kuralları olan bir zaman çizelgesi uygulaması aslında saatleri takip etmekten öte: kafa karışıklığını önlemek, ödeme hatalarını azaltmak ve herkese aynı öngörülebilir süreci sağlamaktır.
Zaman çizelgeleri elektronik tablolarda veya sohbet mesajlarında tutulduğunda küçük sorunlar hızla birikir. İnsanlar farklı şablonlar kullanır, molaları kaydetmeyi unuturlar veya girdileri sonradan fark edilmeden düzenlerler. Yöneticiler, haftanın makul olup olmadığını kontrol etmek yerine eksik saatleri kovalamaya vakit harcar. Bordro günü geldiğinde, parçalı bilgileri bir araya getirip çalışanların hatırladığıyla uyuşacağını umarsınız.
Fazla mesai anlaşmazlıkların başladığı yerdir. Kural tutarlı değilse (veya insanların takip edebileceği şekilde yazılmamışsa), aynı programı uygulayan iki çalışan farklı ücret alabilir. Herkes iyi niyetli davransa bile, belirsiz kurallar yeniden çalışmaya yol açar: yeniden hesaplamalar, geriye dönük düzeltmeler ve rahatsız konuşmalar.
Onaylar paranın hareketinden önceki güvenlik kapısıdır. Bir yönetici onayı haftanın tamamlandığını, iş veya proje kodlarının (kullanılıyorsa) anlamlı olduğunu ve fazla mesainin gerekçelendirildiğini doğrular. Ayrıca “bu kesin” anını açıkça oluşturur, böylece bordro in-progress bir taslaktan sayı çekmez.
Haftalık gönderim basit bir alışkanlık olmalı: herkes tanımlı bir çalışma haftası içinde (örneğin Pzt-Paz), net bir son gönderme saatine kadar gönderir (örneğin Pazartesi 10:00), ve son tarihten önce hatırlatmalar alır. Göndermeden sonra düzenlemeler engellenmeli veya yeniden onay gerektirmeli ve durum gözle görülür olmalı (Taslak, Gönderildi, Onaylandı, Reddedildi).
Böyle bir uygulama, herkesin en başta temel konularda anlaşması durumunda çalışır: insanlar ne zaman gönderir, kim neyi değiştirebilir ve ne fazla mesai sayılır. Sınırları erken belirlemezseniz, uygulama haftalık bir tartışmaya dönüşür.
Gönderim ritmiyle başlayın. Haftalık gönderim çoğu ekip için işleri basit tutar: insanlar hafta içinde zaman girebilir, sonra bir kez gönderir. Önemli sınır, gönderimden sonra düzenlemelere izin verilip verilmeyeceğidir. Yaygın bir kural, girdilerin haftalık Gönder düğmesine basılana kadar düzenlenebilir kalmasıdır.
Fazla mesai kuralları net olmalı. Fazla mesainin günlük limitlere (örneğin bir günde 8 saatin üzeri), haftalık limitlere (haftada 40 saatin üzeri) veya her ikisine göre tetiklenip tetiklenmediğine karar verin. Her ikisi uygulanıyorsa, çakıştıklarında hangisinin öncelik taşıdığını belirtin ki fazla mesailer iki kez sayılmasın.
Yönetici onayı sıkı bir döngüde kalmalı ki hızlı olsun: onayla (saatler kesinleşir), düzeltme iste (çalışan düzenleyip yeniden gönderir) veya reddet (çalışan düzeltip yeniden gönderir).
Onaylandığında dönemi kilitleyin. Kilitlemek son dakika düzenlemelerini önler ve bordroyu tutarlı tutar. Düzeltme gerekirse, kim tarafından neden kilidin açıldığı kaydeden bir “sebep ile kilidi aç” eylemi kullanın.
Bordro ihracı sadece onaylanmış saatleri içermeli. Bu katı bir sınır olsun: onaylanmamış hiçbir şey ihraca dahil edilmesin, tamamlanmış gibi görünse bile.
Amaç her şeyi takip etmek değil. Yeterince kaydetmek: saatleri hesaplamak, politikayı uygulamak ve kimin neyi onayladığını kanıtlamak.
Rollerle başlayın. Çoğu ekip için üç rol yeterlidir: zamanı giren çalışanlar, onaylayan yöneticiler ve ihracı yapıp ayarları yöneten bordro (veya bir yönetici). İzinleri basit tutun ki insanlar tıkanmasın.
Üç katmanda düşünün: kişiler, haftalık zaman çizelgesi ve bireysel zaman girişleri.
Her kişi için temel bilgileri saklayın (isim, çalışan ID veya e-posta, rol, yönetici ve ekip ya da maliyet merkezi). Her zaman çizelgesi için sahibini, haftanın başlangıç tarihini, o hafta için kullanılan saat dilimini ve bir durumu saklayın (Taslak, Gönderildi, Onaylandı, Reddedildi). Her zaman girişi için tarih, başlangıç saati, bitiş saati, mola dakikaları, proje veya görev ve kısa bir not kaydedin.
Ayrıca hafta başlangıç günü (Pzt veya Paz) ve kurallar için kullanılacak saat dilimi gibi takvim ayarlarını isteyeceksiniz. Bordro isterse konum veya departman gibi isteğe bağlı bağlam ekleyin.
Onaylar anlaşmazlıkların çıktığı yerdir, bu yüzden sıkıcı ama net bir denetim izi tutun:
Örnek: Berlin'de bir çalışan Pazar gecesi gönderim yaparsa, o hafta için kullanılan saat dilimini saklarsanız, gönderim zamanı New York'taki bir yönetici için Pazartesi gibi görünme sorununu önlersiniz.
Bu alanları yakalarsanız, fazla mesai kurallarını çalıştırabilir, onayları yönlendirebilir ve bordroya temiz toplamlar ihraç edebilirsiniz; uygulamayı karmaşık bir İK sistemine dönüştürmeden.
Politikayı herkesin okuyup anlayabileceği basit cümlelerle yazın. Açıkça açıklayamıyorsanız, uygulama bordroda sürprizler yaratır.
Tetikleyiciyi seçerek başlayın: günlük 8 saatin üzeri, haftalık 40 saatin üzeri veya her ikisi. Her ikisini kullanıyorsanız, sıra belirleyin. Yaygın bir tercih: önce günlük fazla mesaileri hesaplayın, sonra haftalık fazla mesaiyi kalan regular saatlere uygulayın.
Hangi zamanların sayıldığını açıkça belirtin. Ücretsiz molalar her şeyi değiştirebilir, bu yüzden açıkça söyleyin: “Öğle molası ücretsizdir ve çalışılan saate dahil edilmez.” Zaman yuvarlama kullanıyorsanız, bunu da yazın. Örneğin: “Her giriş/çıkış en yakın 5 dakikaya yuvarlanır.” Ay boyunca küçük yuvarlama seçimleri toplanır.
Sonra özel günleri kapsayın. Hafta sonları, tatiller ve seyahat süresi genelde farklı ödeme kurallarına sahiptir. Fazla ödeme yapmasanız bile açık bir ifade gerekir: “Cumartesi saatleri, haftalık toplam 40 saati aşmadığı sürece hafta içiyle aynı şekilde değerlendirilir.”
Uyarlamak için kullanabileceğiniz örnek politika cümleleri:
Bu cümleler üzerinde anlaşıldığında, mantığı kurmak tartışma yerine bir çeviri işi olur.
Herkes için “bu hafta”nın ne saydığını ve ne zaman gönderilmesi gerektiğini bilmek, haftalık akışı işe yarar kılar. Tek bir hafta başlangıcı belirleyin (çoğunlukla Pazartesi) ve net bir son gönderme saati seçin (örneğin, çalışanın saat diliminde Pazartesi 10:00). Geç gönderimler mümkün olmalı ama görünür olmalı.
Bir haftayı sabit bir tarih aralığı olarak tanımlayın ve bunu zaman çizelgesine kaydedin. Bu, birisi uygulamayı haftanın ortasında açtığında veya seyahat ettiğinde karışıklığı önler. İlk günden bir durum alanı (Taslak, Gönderildi, Onaylandı, Reddedildi) ekleyin.
Girdi düzenlemeyi basit tutun: tarih, başlangıç saati, bitiş saati (veya toplam saat), mola süresi, proje veya maliyet kodu (gerekliyse) ve kısa bir not. Çalışanların dünkü girişi kopyalayıp düzenlemesine izin verin. Bu tek kısayol haftalık iş yükünü ciddi oranda azaltır.
Girdiler eklenirken haftanın toplamını başta gösterin: toplam saatler, normal saatler, fazla mesai saatleri. Bölünme hafta tamamlanana kadar tahmini olabilir, ama gerçek zamanlı güncellenmeli ki çalışanlar hataları erken yakalasın.
Gerekli alanlar eksikse, toplamların “yanlış” görünmesine izin vermek yerine açık bir uyarı gösterin.
Gönder üç şeyi yapmalıdır: girişleri doğrulamak (negatif süre yok, çakışma yok, zorunlu notlar var), durumu Gönderildi olarak değiştirmek ve düzenlemeyi kilitlemek. Değişiklik gerekiyorsa, bunu genellikle yönetici geri gönderimi veya reddi tetiklediğinde kullanılan “Taslağa Döndür” yoluyla yönlendirin.
Gönderildikten sonra yönetici basit bir kuyruğa ihtiyaç duyar: çalışan adı, hafta aralığı, toplam saat, işaretli problemler (örneğin eksik notlar) ve hızlı bir inceleme ekranı. Bu aynı zamanda zaman çizelgesi Gönderildi durumuna geçtiğinde otomatik bildirimlerin doğru yeridir.
Bir yönetici tek bir ekranda dikkat edilmesi gerekenleri hemen görmelidir. Gönderilmiş haftaların kısa bir kuyruğunu gösterin; her satırda çalışan adı, hafta aralığı, toplam saat, varsa fazla mesai saatleri ve notlar için hızlı bir gösterge olsun. Bu özet, yöneticilerin her güne tek tek tıklamadan sorunları görmesini sağlar.
Yönetici hafta ekranını açtığında kararları tutarlı tutun:
Yorumlar önemlidir. Geri gönderme ve reddetme için kısa bir neden zorunlu kılın ve bunu kayıtla beraber saklayın ki çalışan neyi düzeltmesi gerektiğini bilsin.
Her karardan sonra neyin değiştirilebileceği konusunda net olun. Geri gönderme veya reddetme sonrası çalışan girişleri ve notları düzenleyip yeniden gönderebilir. Onay sonrası düzenlemeler varsayılan olarak engellenmelidir. Değişikliklere izin veriyorsanız, haftayı yeniden açan ve gerekiyorsa ikinci bir onay başlatan bir “haftayı tekrar aç” eylemi kullanın.
Yokluklara hazırlıklı olun. Takım başına (veya çalışana göre) yedek onaylayıcı atayın ve izinler sırasında HR veya bir admin rolünün onayları yeniden atamasına izin verin.
Bir denetim izi tutun: kim gönderdi, kim onayladı (veya devretti), zaman damgaları ve basit bir değişiklik günlük kaydı (hangi alan ne zaman değişti).
Fazla mesai ilk karmaşık hafta ortaya çıkana kadar basit görünür. Matematik için tek bir doğruluk kaynağına ihtiyacınız var ve bu çalışanların gördüğüyle, yöneticinin onayladığıyla ve bordro dışa aktarımıyla eşleşmeli.
Hesaplamaya nereden başlayacağınıza karar verin: günlük toplamlardan, haftalık toplamlardan veya her ikisinden mi. Birçok politika günlük ilk 8 saati normal kabul eder, sonra üzeri fazla mesai sayılır. Diğerleri günlük limitleri göz ardı edip yalnızca haftalık saatlere bakar (örneğin 40 saatin üzeri). Her iki kuralı da kullanıyorsanız, iki kez saymayı önlemek için sırayı tanımlayın. Pratik bir yaklaşım: önce günlük fazla mesaiyi hesaplayın, sonra kalan normal saatler üzerinden haftalık fazla mesaiyi hesaplayın.
Bu durumlar genelde toplamları bozar veya anlaşmazlık yaratır:
İnsanlar hatalarını gördüklerinde daha hızlı düzeltiyor. Her günün normal saatleri, fazla mesai saatleri ve ücretsiz molalarını açıkça gösterin, sonra haftalık bir özet verin. Bir şey garip görünürse, tam olarak hangi girişin buna neden olduğunu vurgulayın (örneğin: “14:00–16:00 ile çakışıyor”).
Hesaplamaları her yerde tutarlı tutun. Aynı fazla mesai mantığını çalışan ekranında, yönetici görünümünde, raporlarda ve bordro ihracında yeniden kullanın.
Bordro ekipleri nadiren uygulamanın takip ettiği her şeye ihtiyaç duyar. İhtiyaçları tahmin edilebilir bir dosya ve sistemlerinin beklediği tam sütun adlarıdır; bunu erken kararlaştırın ki haftalık gidip gelmeler olmasın.
Dışa aktarma formatında anlaşın. CSV yaygındır çünkü çoğu bordro sistemi bunu alır, ama gerçek anahtar alan listesi ve sütun adlarıdır. Eğer bordro sütunun EmployeeID olarak adlandırılması gerektiğini söylerse, tam olarak buna uyun.
Pratik bir ihracat dosyası genellikle şunları içerir: çalışan ID (sadece isim değil), hafta bitiş tarihi (veya hafta başlangıç ve bitiş), ayrı sütunlarda normal ve fazla mesai saatleri, varsa maliyet merkezi veya proje kodu, ve onay zaman damgası ile onaylayan ID.
Sadece tamamen onaylanmış haftaları dışa aktarın. Onayı bir kapı olarak görün: onay yoksa, ihracat yok.
Düzeltmeler ekipleri sıkıştıran noktadır. Temiz bir yaklaşım, dışa aktarılmış kaydı yerinde düzenlemek yerine, bordronun içe aktarabileceği bir düzeltme girdisi (delta) oluşturmaktır. Örneğin, 42. Hafta için 5.0 fazla mesai olarak ihrac edilmişse ama olması gereken 4.0 ise, çalışan ve orijinal hafta ile ilişkilendirilen -1.0 fazla mesai için bir düzeltme satırı oluşturun.
İhracatları partiler halinde saklayın ki bordro güvenle yeniden çalıştırabilsin. Her partiye bir ihracat ID'si, oluşturulma tarih ve saati ile uygulanan filtreleri ekleyin (örneğin, “Onaylanmış haftalar bitiş 2026-01-18”). Bordro aynı partiyi iki kez içe aktarırsa, ihracat ID’si çoğaltmaları tespit etmeye yardımcı olur.
Bu uygulamalar genelde basit nedenlerle başarısız olur: belirsiz “kesin” durumlar, belirsiz zaman sınırları ve bordronun beklediğiyle uyuşmayan ihracatlar.
İlk tuzak, bir hafta onaylandıktan sonra insanların zamanı düzenlemesine izin vermektir. Esnek gibi görünse de sayılarda güveni bozar. Onaylandı durumunu kilitli tutun. Bir değişiklik gerçekten gerekiyorsa, haftayı yeniden açan ve ne değiştiğini ve nedenini bırakan izli bir düzeltme talebi gerektirin.
Dönem ortasında fazla mesai kurallarının değişmesi başka yaygın bir anlaşmazlık kaynağıdır. Politika Çarşamba günü değiştiyse, uygulama tarihi ve her hafta için hangi versiyonun kullanıldığını belgelendirin. Aksi halde, aynı saatlere sahip iki kişi farklı fazla mesai sonuçları alabilir. Basit bir not bile (“Politika v2, geçerli 15 Ocak”) haftaya eklendiğinde tartışmaları önleyebilir.
Saat dilimi kararları sessizce toplamları bozabilir. Bir kural seçin ve ona sadık kalın: çalışanın yerel saat dilimini kullanın veya şirket bordro saat dilimini. Hiçbir şey yapmazsanız, gece vardiyaları yanlış güne kayıp günlük ve fazla mesai toplamlarını değiştirebilir.
Yorum içermeyen onaylar zaman kaybıdır. Bir yönetici bir haftayı reddettiğinde veya geri gönderdiğinde kısa bir neden zorunlu kılın ki çalışan neyi düzeltmesi gerektiğini bilsin.
Uygulanmaya değer birkaç kural:
Kimse zaman kaydetmeye başlamadan önce, sürecin adil ve öngörülebilir olup olmayacağını belirleyen ayarlarda anlaşın.
Takvim kurallarını kilitleyin: hafta başlangıç günü (Pazartesi vs Pazar) ve gönderim kesim saati (örneğin “önceki hafta için Pazartesi 10:00'a kadar gönderin”). Bunu yazılı hale getirin ve kullanıcı arayüzünde tekrarlayın ki insanlar tahmin etmesin.
Fazla mesai politikanızı sade cümlelerle yazın, sonra bir avuç gerçek örnekle test edin. Sadece bir “normal” haftayı test etmeyin. Geç bir vardiya, kaçırılmış yemek molası ve bölünmüş vardiya dahil olmak üzere 3–5 senaryo deneyin.
Yayın kontrollerini pratik tutun:
Kilitlemeye özel dikkat gösterin. Gönderildi durumunun düzenlemeleri durdurması gerekir; Onaylandı esasen değiştirilemez olmalı, sadece izli bir düzeltme akışıyla değiştirilebilsin. Aksi halde bordro hareketli bir hedef haline gelir.
Bordro ihracını sıradanlaştırın. Aynı dönem için aynı sayıları üretmeli ve sadece onaylanmış saatleri içermeli. Geçen ayın ihracını yeniden çalıştırmak sonucu değiştiriyorsa, yayını durdurun ve önce bunu düzeltin.
Bir depo ekibi Pazartesi–Pazar haftasında 40 saatin üzerindeki her şey için fazla mesai ödüyor ve sadece onaylanmış saatler ödenebiliyor. Her çalışan haftada bir kez gönderiyor ve bir yönetici Pazartesi öğlene kadar onaylamak zorunda.
Jordan sabah vardiyasında çalışıyor. Cuma itibarıyla Jordan 38 saat kaydetmiş. Cumartesi acil bir sevkiyat için fazla mesai yapıp 6 saat daha ekliyor. Pazar gecesi Jordan haftayı gözden geçirip Cumartesi girişine kısa bir not ekliyor ve 44 toplam saatle zaman çizelgesini gönderiyor.
Pazartesi sabahı yönetici gönderimi kontrol ediyor. Uygulama basit bir ayrımı gösteriyor: 40 normal saat ve 4 fazla mesai saati. Yönetici Cumartesi kaydının vardiya bitiminden sonra oluşturulduğunu fark ediyor ve ayrıntı istiyor. Jordan başlangıç saatinin 30 dakika yanlış olduğunu fark edip düzeltmesi gerektiğini görüyor.
Zaman çizelgesi zaten gönderildiği için düzeltme yeniden gönderim akışıyla gidiyor: yönetici zamanı düzeltmesi için neden belirterek haftayı reddediyor (“Cumartesi başlangıç saatini düzeltin, sonra yeniden gönderin”). Jordan Cumartesi girişini düzenleyip yeniden gönderiyor ve fazla mesai 3.5 saate düşüyor.
Yönetici onayladığında, bordro o hafta için temiz bir ihracat alır: çalışan ID ve isim, hafta başlangıç ve bitiş tarihleri, onaylanmış normal saatler ve fazla mesai saatleri, opsiyonel maliyet merkezi veya konum (Depo A), artı onay zaman damgası ve onaylayan isim.
Başlangıç sonrası ekip birkaç basit metriği takip eder: geç gönderimler (Pazar sonrası), reddetme oranı (yöneticilerin ne sıklıkla geri gönderdiği) ve gönderim ile onay arasındaki ortalama süre. Bu sayılar artıyorsa genelde belirsiz kurallar veya eksik hatırlatmalar işaretidir.
İlk versiyonu şirket çapında bir geçiş değil, kontrollü bir test olarak görün. Bir pilot ekip seçin; normal saat ve fazla mesai karışımı olan bir ekip ve tek bir net fazla mesai politikası ile başlayın. Bu, geri bildirimi odaklı tutar ve uçtan uca akışı kanıtlamanıza izin verir.
Pilotı 2–4 haftalık döngüyle çalıştırın. Bu, insanların nerede tereddüt ettiğini, yöneticilerin nerede takıldığını ve bordro ihracının finansın beklediğiyle eşleşip eşleşmediğini görmek için yeterli gerçek gönderim sağlar.
Pratik bir yayına alma planı:
Küçük UI metin değişiklikleri çok sayıda destek talebini azaltır. Gönderim akışını kısa tutun ve insanların gerçekten takıldığı yerlere sadece yardım metni ekleyin.
Politika güncellemelerinin sahibini erkenden belirleyin. İK fazla mesai tanımlarını, bordro ihracı formatlarını ve yöneticiler onayları yönetir. Bu izinleri açık tutun ki iyi niyetli bir admin dönem ortasında bir ayarı değiştirmesin.
Kod yazmadan inşa etmek istiyorsanız, prototiplemek ve teslim etmek için AppMaster (appmaster.io) bir seçenektir: görsel veri modelleri, gönderim ve onay akışları için sürükle-bırak iş akışları ve web/mobil UI oluşturucular sunar. Minimum iş akışıyla başlayın, sonra pilot fazla mesai mantığını ve bordro ihracını doğruladıktan sonra genişletin.
21 Oca 2026
8 dk
20 Oca 20268 dk
20 Oca 20268 dkÜcretsiz planla AppMaster ile denemeler yapın.
Hazır olduğunuzda uygun aboneliği seçebilirsiniz.
