Açık ve aranabilir proje tercihleri için ekip karar günlüğü uygulaması

Neden ekipler kararları kaybediyor ve bunun faturası sonra çıkıyor

Çoğu ekip karar alır. Sadece hepsini tek bir yerde tutmazlar.

Bir tercih bir sohbet dizisinde karara bağlanır, “neden” bir toplantı notunda kalır, nihai “ne” bir ticket yorumuna gömülür ve takaslar birinin kafasında kalır. Bir ay sonra proje devam eder, insanlar roller değiştirir ve iz kopar.

Maliyet küçük ama acılı şekillerde ortaya çıkar: kimsenin hatırlamadığı eski bir kısıtlama ile yeni bir özellik çakıştığında yeniden çalışma, yeni ekip arkadaşlarının mevcut davranışın arkasındaki mantığı görememesi nedeniyle yavaş onboarding, son tartışmanın bulunmasının zor olması (veya “resmi olmayan” hissettirmesi) nedeniyle tekrar eden tartışmalar ve o anda etkilenen sistemler belirtilmediği için riskli değişiklikler.

Muhtemelen “eksik bağlam” anını gördünüzdür. Biri, “Neden bu alanı iki kez doğruluyoruz?” ya da “Tek bir veritabanı kullanamayız mı?” diye sorar ve oda sessizleşir. Ya da bir hata düzeltmesi uzar çünkü kimse neden bir kenar durumu kabul ettiğini hatırlamaz. Cevap mevcut olsa bile, ekran görüntüleri, eski ticket'lar ve kişisel notlar arasında dağılmıştır.

Bir ekip karar günlüğü uygulaması, kararlara aranabilir ve gerçek işle iliştirilmiş bir yuva vererek bunu çözer. Geçmişi aramak yerine kararı açabilir, kim onayladığını, ne zaman alındığını, hangi alternatiflerin değerlendirildiğini ve hangi projeleri veya sistemleri etkilediğini görebilirsiniz.

Ekip karar günlüğü uygulaması nedir (ve ne değildir)

Ekip karar günlüğü uygulaması, ekibinizin aldığı önemli seçimleri ve bunları neden yaptığını kaydetmek için tek bir yerdir. Bunu proje hafızası olarak düşünün: sadece ne seçtiğiniz değil, o zamanda neden mantıklı olduğudur.

Bu, toplantı notları değildir. Notlar söylenen her şeyi, yan konuları ve açık soruları yakalar. Karar günlüğü ise bir sonuç ve gerekçeyi kaydeder; böylece uzun bir özet okumadan aylar sonra biri anlayabilir.

Ayrıca bu bir görev takipçisi değildir. Bir ticket size sıradaki işi ve sahibini söyler. Bir karar kaydı ise görevler tamamlandıktan sonra bile üzerinde anlaşılan gerçeği (veya seçilen yönü) söyler.

Karar günlüğü uygulamasını uzun paylaşılan bir dokümandan ayıran şey yapı ve aramadır. Büyük bir doküman kaydırma problemine dönüşür. Aranabilir bir veritabanı ise proje, sistem, tarih, sahibi veya statüye göre filtrelemenizi sağlar (önerildi, kabul edildi, yerini aldı). Ayrıca ilgili kararları birbirine bağlamayı kolaylaştırır.

İyi bir karar kaydı genellikle şunları içerir:

• Bir cümlelik karar ifadesi
• Bağlam (çözmeye çalıştığınız problem)
• Değerlendirilen seçenekler (kısa)
• Gerekçe (takaslar ve kısıtlamalar)
• Etki (ne değişir ve kim etkilenir)

Amaç “neden”i korumaktır. Bu tekrar eden tartışmaları engeller, yeni ekip arkadaşlarının hızla adapte olmasını sağlar ve denetimler ile olay sonrası incelemeleri hızlandırır.

Örnek: sadece “Dosya yüklemelerini S3'e taşı” yazmak yerine nedenini (maliyet, güvenilirlik, güvenlik ihtiyaçları), reddettiklerinizi (yerel depolama, başka bir sağlayıcı) ve hangi sistemleri etkilediğini (web uygulaması, mobil uygulama, destek iş akışı) kaydedin.

Kararlar kolay bulununca ne elde edersiniz

Kararlar aranabilir ve onları tetikleyen işle bağlandığında ekipler aynı noktaları tekrar tartışmayı bırakır. Bir karar günlüğü “Sanırım bunu geçen yıl kararlaştırmıştık”ı sahip, bağlam ve gerekçesiyle hızlı bir aramaya dönüştürür.

Uyum daha hızlı sağlanır. İnsanlar orijinal seçimi tarayıp ilerleyebilir, varsayımları yeniden kontrol etmek için başka bir toplantı başlatmak yerine. Bu, bir proje aylar sonra durup yeniden başladığında veya iki ekip paralel olarak ilgili değişiklikler yaptığında en çok önemlidir.

Olay müdahalesi de gelişir. Bir kesintide soru genellikle “Neden böyle inşa edilmiş?” olur. Takaslar kaydedilmişse, müdahale edenler bir davranışın hata mı, bilinen bir sınırlama mı yoksa kasıtlı bir güvenlik önlemi mi olduğunu söyleyebilir. Bu zaman kazandırır ve önceki bir taahhüdü bozan “düzeltmelerin” önüne geçer.

Devralmalar daha temiz olur. Birisi rol değiştirip ayrıldığında, onların zihinsel modeli genellikle kapıdan çıkar. Bir karar kaydı yeni sahiplere neyin önemli olduğunu gösterir: hangi alternatiflerin düşünüldüğü, hangi risklerin kabul edildiği ve neyin tekrar gözden geçirilmesini tetikleyeceği.

Ayrıca her değişikliği evrak işine dönüştürmeden denetim ve uyumluluk faydaları elde edersiniz. Ne karar verildiğini, ne zaman ve kim tarafından alındığını ve destekleyici bilgileri sohbet kayıtlarını kazmak zorunda kalmadan gösterebilirsiniz.

Birkaç hafta içinde ekipler genellikle daha az tekrar eden tartışma, mühendisler, PM'ler ve destek personeli için daha hızlı onboarding, olaylarda daha hızlı kök neden analizi ve öncelikler veya gereksinimler değiştiğinde daha net hesap verebilirlik fark eder.

Kararları kim yazar ve günlüğü kim yönetir

Bir karar günlüğü yalnızca işin gerçek şekilde nasıl yürüdüğünü yansıtınca işe yarar. Takaslara en yakın olan kişiler girdiyi yazmalıdır; çünkü hangi seçeneklerin masada olduğunu ve hangi risklerin önemli olduğunu onlar bilir.

Çoğu ekip, düzenli katkıda bulunan küçük bir grup ile sonuçlanır. Ürün (product) kayıtları kapsam, öncelik, müşteri etkisi ve politika seçimlerini yazar. Mühendislik kayıtları mimari, kütüphaneler, API'ler ve veri modeli değişikliklerini kaydeder. Ops/SRE dağıtım ve erişim kuralları ile olay takiplerini yazar. Destek ve Success müşteri odaklı geçici çözümler ve yükseltme kurallarını kaydeder. Güvenlik ve Uyumluluk (varsa) kontrolleri, istisnaları ve denetim notlarını kaydeder.

Bakım (maintenance) yazarlıktan farklıdır. Sistemin bir temiz sahibi seçin (genellikle teslimat lideri, TPM veya mühendislik yöneticisi). Onun görevi yapıyı tutarlı tutmak, girdilerin aranabilir olduğundan emin olmak ve önemli kararlar eksikse insanları uyarmaktır. Her girdiyi onların yazması gerekmez.

İzinleri basit tutun ki günlük güvenilir kalsın:

• Ekipteki herkes taslak oluşturabilir.
• Onaydan sonra düzenleme kısıtlıdır (veya yeni bir revizyon gerektirir).
• Onay net olmalıdır (genellikle ürün lideri veya teknik lider gibi alana göre bir onaylayıcı).
• Yorumlar herkesin erişimine açık olsun.

Hafif bir gözden geçirme takvimi sapmayı önler. Planlama sırasında haftalık 10 dakikalık bir kontrol genellikle yeni kararların kaydedildiğini doğrulamak, taslakları kapatmak ve etkilenen sistemleri etiketlemek için yeterlidir.

Ne zaman karar kaydedilir (ve ne kadar detay verilir)

Bir karar, ekibin bir şeyi nasıl inşa edeceğini, çalıştıracağını veya destekleyeceğini değiştirdiğinde kaydetmeye değerdir. Eğer maliyeti, güvenliği, veriyi, zaman çizelgelerini veya müşteri deneyimini etkiliyorsa, karar günlüğünüzde yer almalıdır.

İyi adaylar gerçek takasları olan seçimlerdir: bir veritabanı seçmek, kullanıcıların nasıl giriş yapacağına karar vermek, bir API sözleşmesini değiştirmek, ücretli bir servisi açmak veya bir özelliği kullanımdan kaldırmak. Birisi üç ay sonra “Neden böyle yaptık?” diye sorabilecekse, kaydedin.

Zamanlama mükemmel yazımdan daha önemlidir. En iyi an, ekip taahhütte bulunmadan (inşa etmeye başlamadan, sözleşme imzalamadan veya planı duyurmadan) hemen öncesidir. Bu pencere kaçırıldıysa, seçenekler ve nedenler hâlâ taze iken kararı hemen sonrasında yazın.

Basit bir eşik: geri almak zor olan kararları kaydedin. Bir UI rengini sonradan değiştirmek kolaydır, ama bir veri modeli, tedarikçi sözleşmesi veya entegrasyon deseni koda, dokümana ve süreçlere yayılır. Geri alma ne kadar acı vericiyse, kayıt o kadar gereklidir.

Hızlı bir “bunu kaydedelim mi?” kontrol listesi:

• Birden fazla kişiyi, takımı veya sistemi etkiliyor mu?
• Geri almak maliyetli veya yavaş mı?
• Yeni bir bağımlılık (araç, tedarikçi, servis) mı oluşturuyor?
• Veri, izinler veya uyumluluk riskini değiştiriyor mu?
• Daha sonra sorgulanacak ve net bir cevaba ihtiyacınız olacak mı?

Detay için hedef, “gelecek seni bunun üzerinde işlem yapabilir” olmalıdır. Genellikle bir sayfa yeterlidir: karar, bağlam, değerlendirilen seçenekler ve nedenler. Birinin işi sürdürmesi veya sorun giderme yapması için gereken gerçekleri ekleyin.

Örnek: Stripe'ı ödemeler için seçerseniz, neye ihtiyacınız olduğunu (iade, abonelikler), neyi reddettiğinizi (manuel faturalar) ve temel kısıtlamayı (AB KDV desteği gerekliliği) not edin. Uzun toplantı notlarını atlayın.

Okunabilir kalan basit bir karar kaydı formatı

Bir karar günlüğü, insanların girişleri hızlı yazabilmesi ve daha sonra tarayabilmesi halinde işe yarar. Sabit bir biçim yardımcı olur: her kayıt aynı soruları yanıtlar ve mini bir denemeye dönüşmez.

Her girdiye kısa bir başlıkla başlayın, böylece günlük sıralanabilir ve hızlı taranabilir kalır:

• Başlık (açık ve spesifik)
• Tarih
• Statü (önerildi, kabul edildi, reddedildi, yerini aldı)
• Sahip (sorumlu bir kişi)

Sonra “neden” ve “ne”yi düz bir dille yazın. Her kısmı birkaç satırla sınırlayın. Derin detaylar bir spesifikasyona veya tickete ait olmalı, kararın içinde değil.

Gövde: sadece daha sonra arayacağınız bilgileri tutun

Kısa cümleler ve tutarlı bölümler kullanın:

Bağlam: Kararı tetikleyen sorun neydi? Hangi kısıtlamalar önemli (zaman, maliyet, uyumluluk, çalışma süresi)?

Seçenekler: Gerçekçi iki ila dört seçenek; “hiçbir şey yapmamak” sadece gerçekten masadaysa dahil edilsin.

Karar: Seçilen seçenek bir cümleyle ifade edilsin.

Gerekçe: Sizi buna götüren ana takaslar.

Etki ve yapılacaklar: çoğu günlükte kaçan kısım

Ne değişecek ve kim etkilenecek bunu ekleyin. Etkilenen ekipleri, sistemleri ve müşterileri adlandırın. Kabul ettiğiniz riskleri ve nasıl izleyeceğinizi not edin.

Kararı eyleme dönüştürecek yapılacaklarla kapatın: bir sonraki adımlar, sahibi, gözden geçirme tarihi (özellikle geçici kararlar için) ve karar üretimde başarısız olursa geri alma planı.

Nasıl adım adım kurulur

Karar günlüğü uygulaması kullanılmak için sıkıcı hissettirmeli. İnsanların bir girişi yazmak için eğitim alması gerekiyorsa, geri sohbet dizilerine ve rastgele dokümanlara dönerler.

Öncelikle ekibinizin zaten konuştuğu şekilde eşleşen küçük bir kategori ve etiket setinde anlaşın. Etiket listesini başta kısa tutun ki tutarlı kalsın.

Günlüğü beş hamlede kurun:

• Kategorileri ve basit bir etiket kuralını tanımlayın (örneğin: bir kategori, en fazla üç etiket).
• Gerçekten ihtiyaç duyduğunuz alanlarla kompakt bir form oluşturun: başlık, tarih, sahip, karar, bağlam, değerlendirilen seçenekler ve sonuçlar. Karar ve sonuçları zorunlu yapın.
• İnsanların neye güveneceğini bilmeleri için net statüler ekleyin: önerildi, kabul edildi, yerini aldı. Tarihsel bütünlüğü korumak için “yerini alan” referansı ekleyin.
• “Bu ay kabul edilenler”, “Güvenlik kararları” ve “Yerini alan kararlar” gibi filtreler ve kaydedilmiş görünümler oluşturun. Bu görünümler günlükü günlük kullanışlı kılan şeylerdir.
• Hafif bir iş akışı tanımlayın: taslak, bir eş tarafından hızlı gözden geçirme, sonra yayımla. Hedef süreniz saatler veya günler olmalı, haftalar değil.

Son bir kontrol yapın: projeye yeni biri, ilgili sistemle ilgili son kararı bir dakikadan az sürede bulabiliyor mu? Eğer bulamıyorsa, yayına almadan önce alanları sadeleştirin veya görünümleri iyileştirin.

Kararları projelere, biletlere ve sistemlere nasıl bağlarsınız

Bir karar günlüğü yalnızca giriş her biri etkilenen iş ile bağlantılıysa faydalı kalır. Aksi halde “iyi notlar” uygulanamaz hale gelir. Amaç basit: biri bir proje veya ticket açtığında ilgili kararları görebilsin. Bir kararı açınca da tam değişikliğe iz sürülebilmelidir.

“Proje veya Girişim”i zorunlu alan yapın. Ekip zaten tanıdığı şeyi kullanın (proje kod adı, çeyrek hedefi, müşteri adı). Bu demir kararların etrafa dağılmasını engeller.

Sonra uygulama ticket'larını ekleyin. Kararlar “neden”i açıklar; ticket'lar “nasıl”ı tutar. Bir okuyucunun kararı iş öğelerine bağlayabilmesi için bir veya daha fazla ticket kimliği ekleyin.

Etkilenen sistemleri yalnızca metin içinde yazmak yerine yapılandırılmış alanlar olarak yakalayın. Sistemler en iyi filtrelenebilir etiketler olarak çalışır; özellikle olaylarda.

Her giriş için faydalı alanlar:

• Proje/Girişim (birincil)
• İlgili ticket'lar (1–5 kimlik)
• Etkilenen sistemler (servisler, uygulamalar, veritabanları)
• Bağımlılıklar (tedarikçiler, kütüphaneler, dahili takımlar)
• Yerini alır (varsa önceki bir karar)

“Yerini alır” bağlantısı notları tarihe dönüştürür. Sonra fikri değiştirirseniz, geçmişi düzenlemek yerine yeni bir karar oluşturun ve eski karara referans verin.

Arama, gerçek insanların yazdığı adlarla çalışır. Bir adlandırma stili seçin ve ona sadık kalın: aynı sistem adlarını her yerde kullanın, ticket ID formatını tutarlı tutun ve başlıkları açık eylemlerle başlatın (örneğin, “X'i Kabul Et”, “Y'i Kullanımdan Kaldır”).

Örnek: baştan sona bir karar girişi

Decision ID: PAY-014

Başlık: Yeni ödeme akışı için bir ödeme sağlayıcısı seçin

Tarih: 2026-01-25

Sahip: Product + Engineering (onay: Finance)

Bağlam: Yeni self-serve ödeme akışı için kart ödemeleri ve iadeler gerekiyor. Lansman 3 hafta içinde. Gelecek çeyrekte dönen faturalama (recurring billing) desteklememiz gerekecek ve chargeback işlemlerini yönetilebilir tutmalıyız.

Değerlendirilen seçenekler:

• Stripe: Güçlü dokümantasyon, hızlı gönderim, iyi dolandırıcılık araçları, bazı durumlarda daha yüksek ücretler.
• Adyen: Kurumsal ve küresel kapsama güçlü, kurulumu daha ağır, zaman çizelgesi daha uzun.
• Braintree: Bazı ekipler için tanıdık, itiraz/düzenleme araçlarında karışık deneyimler.

Karar: Lansman için Stripe kullanılacak.

Neden bu seçim: Stripe bize 3 haftalık teslim tarihine en az entegrasyon riskiyle gönderim yapma imkânı sağlıyor. Mevcut hacmimiz için fiyatlandırma öngörülebilir; entegre dolandırıcılık ve itiraz (dispute) özellikleri operasyonel yükü azaltıyor. Kısıtlama: akışımız birden fazla servisi etkilediği için sağlam webhook'lar ve temiz bir test modu gereklidir.

Etkilenen sistemler:

• Faturalama ve invoicing
• E-posta/SMS bildirimleri (ödeme makbuzları, başarısız ödemeler)
• Destek araçları (iadeler, itiraz takibi)
• Analitik (dönüşüm ve gelir raporlama)

Takip: 60 gün sonra gözden geçirilecek. Başarı metrikleri: ödeme akışı dönüşüm oranı, ödeme başarısızlık oranı, itiraz oranı, 100 ödemeye düşen destek ticket sayısı ve toplam ücretlerin gelir içindeki payı. Herhangi bir metrik hedefin altında kalırsa, daha geniş kapsama için Adyen yeniden değerlendirilecek.

Karar günlüklerini işe yaramaz kılan yaygın hatalar

Bir karar günlüğü ekstra evrak işi gibi hissettirdiğinde başarısız olur. İnsanlar yazmayı, okumayı bırakır ve günlük kimsenin güvenmediği bir klasöre dönüşür.

Bir tuzak roman yazmaktır. Uzun arka plan hikâyeleri gerçek seçimi saklar. Metni sıkı ve yapılandırılmış tutun; derin teknik detayları yalnızca gerçekten gerekli olduğunda destekleyici dokümanlara kaydırın.

Başka bir başarısızlık, sonucu kaydedip gerekçeyi atlamaktır. “Vendor B'yi seçtik” bir karar kaydı değildir. Altı ay sonra ekip neyi optimize ettiğinizi (maliyet, hız, güvenlik, destek), neyi elemediğinizi ve neyin tekrar gözden geçirilmesini tetikleyeceğini bilmek isteyecektir.

Günlük aynı zamanda güncellenmediğinde mezarlığa döner. Kararlar eskir. Sistemler değişir. Bir giriş “geçici” diyorsa, takip tarihi olmalı yoksa sessizce kalıcı hale gelir.

Sahiplik başka bir yaygın hata kaynağıdır. Herkes yazabiliyorsa, kimse tamamlamaz. Girdiler taslak olarak kalır veya önemli alanlar boş bırakılır. Her karara tek bir sahip verin; bitirmekten ve değiştiğinde yerini alan olarak işaretlemekten o kişi sorumlu olsun.

Son olarak, bir karar değiştirildiğinde neyin değiştiğini kaydetmeyi unuturlar. Net bir “yerini alan” notu ve kısa bir neden özeti olmadan insanlar eski rehberliği takip etmeye devam eder.

Tamam sayılması için basit bir kalite kapısı beş kontrolden oluşur:

• Bir satıra sığan bir cümlelik karar açıklaması
• Kısa gerekçe (3–5 madde veya sıkı bir paragraf)
• Adı konmuş sahip ve karar tarihi
• Statü: önerildi, kabul edildi, reddedildi veya yerini aldı
• Eğer yerini aldıysa, neyin değiştiğinin ve ne zaman olduğunun açıklaması

Örnek: Şimdi tek bir PostgreSQL veritabanı kullanmaya karar verdiyseniz ama daha sonra uyumluluk için ikiye bölmeyi planlıyorsanız, tetikleyeni (yeni düzenleme), etkiyi (raporlama hattının değişmesi) ve yerini alan kararı kaydedin, böylece kimse eski planı yanlışlıkla uygulamaz.

Yayına almadan önce hızlı kontroller

Günlüğü duyurmadan önce kısa bir “hızlı bul” testi yapın. Yakın geçmişteki bir kararı seçin (örneğin “dosya depolamayı S3'e taşı” veya “giriş akışını değiştir”) ve toplantıda olmayan birinden bunu bulmasını ve ne karar verildiğini açıklamasını isteyin. Bir dakika içinde yapamıyorsa, eklemeyi yayımlamadan önce günlükü düzeltilsin.

Pratik yayılma kontrolleri:

• Herkes aynı şablonu kullanıyor ve şablon kısa ki insanlar serbest biçimde yazmayı tercih etmesin.
• Yeni bir ekip üyesi proje adı, ticket numarası veya sistem adı ile arayıp doğru karara hızlıca ulaşabiliyor.
• Etkilenen sistemler net alanlarda (Servisler, Veritabanları, Entegrasyonlar gibi) yakalanıyor, uzun paragrafların içinde gömülmüyor.
• Onay belirsiz değil: kim imzaladı, ne zaman ve hangi grubu temsil ediyor açık.
• Eski kararlar asla silinmez. “Yerini aldı” olarak işaretlenir ve daha yeni karara işaret eder.

Bir gerçekçilik kontrolü daha: üç ay önceki bir kararı açın ve sorun, “Eğer bugün üretimde bu bozulsa, neyi geri alırız, neyi izleriz ve kimi bilgilendiririz?” diye sorun. Cevap hayırsa, uzun bir hikâye yazmak yerine küçük bir “Operasyon notları” alanı ekleyin.

Sonraki adımlar: küçük başla, sonra otomatikleştir

Büyük bir yayına değil, bir pilot ile başlayın. Karar veren sık bir ekip seçin (ürün, ops veya mühendislik) ve iki hafta boyunca gerçek işler üzerinde kullanın. Amaç iki şeyi kanıtlamaktır: karar yazmak birkaç dakika alır ve sonra bulmak saatleri kurtarır.

Pilot sırasında 20–50 karar girdisi hedefleyin. Bu, hangi alanlara ve etiketlere gerçekten ihtiyaç duyduğunuzu gösterecek kadar yeterlidir. İkinci haftadan sonra birlikte günlüğü gözden geçirin: insanların atladığı alanları daraltın, kafa karıştıranı yeniden adlandırın ve aramayı hızlandıracak bir veya iki etiket ekleyin.

Günlüğün nerede duracağına karar verin ki günlük günlük iş akışında görünür olsun. İnsanların “başka bir yere gitmesi” gerekiyorsa, kullanmazlar. Proje durumu, ticket'lar ve sistem notlarına baktığınız yere yakın bir yerde tutun; basit arama ve tutarlı bir şablon olsun.

Yayılma planını küçük ve net tutun:

• Pilot için bir sahip seçin (komite değil)
• Bir kural belirleyin: hangi durumda bir giriş zorunlu (örneğin, sistemi veya müşteri akışını değiştiren her şey)
• Haftalık 10 dakikalık temizlik yapın (başlıklar, etiketler ve eksik bağlantıları düzeltin)
• Günlüğün yeniden çalışma önlediği iki başarıyı paylaşın

Eğer doküman ve tablolar yerine kendi iç karar günlüğünüzü kurmaya karar verirseniz, AppMaster gibi no-code bir platform, formlar, filtreler ve basit onay statüleriyle bir karar veritabanı oluşturmanıza yardımcı olabilir. AppMaster (appmaster.io) backend, web ve yerel mobil uygulamalar için gerçek kaynak kodu üretebilir, böylece araç geçici bir prototip olarak kalmak zorunda değildir.