Dövme stüdyosu rezervasyon akışı: sorgudan depozito ve feragatnameye

Gidermek istediğiniz sorun (ve başarı nasıl görünüyor)\n\nÇoğu dövme stüdyosunun yetenek sorunu yoktur. Sorunları iş akışındadır. Mesajlar farklı yerlere düşer, detaylar kaybolur ve aynı sorular üç kere sorulur. Randevu günü geldiğinde müşteri ne olduğunu anlamaz ya da sanatçı ne üzerinde anlaşıldığından emin olamaz.\n\nYaygın ağrı noktaları şuna benzer: kaçırılan DM'ler ve e-postalar, uzun cevap boşlukları ve dolu görünen ama yine de no-show üreten bir takvim. Depozitolar işin en garip kısmıdır. Birinin peşinden koşması, hatırlatma yapması ve kuralları tekrar açıklaması gerekir; bu rahatsız edici ve zaman alıcıdır.\n\nBaşarı bunun tersi: ilk sorgudan onaylanmış randevuya kadar tek, net bir yol; tahmin yok, istisna yok. Stüdyodaki herkes aynı adımları kullanır, bu yüzden hangi sanatçıyla rezervasyon yapılırsa yapılsın müşteri aynı deneyimi yaşar.\n\nTakip etmesi en kolay basit bir iş akışı üç dönüm noktasına sahip olduğunda ortaya çıkar:\n\n- Teklif vermek, planlamak ve hazırlık yapmak için yeterli danışmanlık detayının yakalanması\n- Depozitonun ödenmesi (randevu gerçeğe dönüşür)\n- Feragatname imzalanması (iğneler çıkmadan önce evrak işi tamam)\n\nBu üç dönüm noktasını bir bakışta görebiliyorsanız, neyin takıldığını da görürsünüz. Amaç daha fazla idari iş eklemek değil. Amaç karşılıklı yazışmayı azaltmak, no-show'ları düşürmek ve durumları müşteriler ile sanatçılar için net yapmak.\n\nBeklentilerinizi gerçekçi tutun: tutarlılık karmaşıklığı yener. Her sanatçı için beş farklı, sadece onu yaratan kişinin anlayacağı hafifçe farklı süreci çalıştırmaktansa tek ve basit bir süreç yürütmek daha iyidir. Bunu otomatikleştirmeye karar verirseniz (örneğin AppMaster gibi kod yazmadan çalışan bir araçla), önce durum değişikliklerini ve mesajları otomatikleştirin, danışmanın yaratıcı kısmını değil.\n\n## Sorguda toplanacak bilgiler (insanları bunaltmadan)\nİyi bir ilk mesaj, 20 soruluk bir röportaja dönüşmeden teklif verebilmeniz, planlayabilmeniz ve hazırlık yapabilmeniz için yeterli bilgi vermelidir. Sorgu alımını sıkı tutarsanız, dövme stüdyosu rezervasyon akışınız temiz başlar ve hem müşteriler hem de personel için kolay kalır.\n\nZaman ve fiyatı etkileyen yaratıcı detaylarla başlayın. Şunları isteyin:\n\n- Yerleşim (kesin vücut bölgesi ve hangi taraf)\n- Boyut (basit bir ölçü ya da “avuç içi boyu”, “el boyu” gibi)\n- Stil ve ana öğeler (ince çizgi, realizm, geleneksel, yazı, renkli veya siyah)\n- Referans görseller (neden hoşlandıkları ve kaçınılması gerekenler)\n- Bütçe aralığı (tek bir sayıdan ziyade bir aralık daha rahat)\n\nSonra planlama ile ilgili temel bilgileri ekleyin, ama esnek tutun. Sadece “hafta içi sabahlar” yapabilen bir müşteri ile “gelecek ay her zaman müsait” bir kişi çok farklıdır. Genelde bir veya iki soru yeterlidir: tercih edilen günler, bir zaman aralığı, stüdyo konumu (birden fazla konumunuz varsa) ve belirli bir sanatçı talep edip etmedikleri.\n\nOnlarla iletişimi kolaylaştırın ve gereksiz yazışmayı azaltın. E-posta ve telefonlarını, ayrıca zaten kullandıkları mesajlaşma hesabını alın. Ayrıca güncellemeleri nasıl almak istediklerini sorun (SMS, e-posta veya mesaj), böylece onaylarınız ve hatırlatmalar gerçekten görülür.\n\nSon olarak, açık ve sade bir politika onayı önden alın:\n\n- Randevuyu tutmak için depozito gereklidir\n- Yeniden planlama ve geç kalma politikası (kesme zamanınız)\n- Randevu sırasında geçerli kimlik ve yaş gerekliliği\n\nÖrnek: “Önkol, yaklaşık 4 inç, siyah-gri botanik, referanslar eklendi, bütçe 300–450$, hafta içi 17:00 sonrası, Sanatçı A tercih ediyor, SMS istiyor.” Bu, güvenle depozito talep etmek için yeterlidir.\n\nBunu personel arasında tutarlı yapmak istiyorsanız, kısa bir forma koyun ve basit bir sisteme yönlendirin (AppMaster gibi bir araç cevapları yakalayabilir, isteği etiketleyebilir ve tek bir müşteri kaydına kaydedebilir).\n\n## Herkesin kullanacağı basit rezervasyon durumları seçin\n\nBir rezervasyon iş akışı, ekibinizdeki herkesin aynı kelimeleri aynı şekilde kullandığı zaman işe yarar. Bir sanatçı depozito ödenmemişken buna “rezervasyonlu” derse çakışan rezervasyonlar, garip takipler ve kaçırılan son tarihler ortaya çıkar.\n\nŞu anda doğru olanı ve bir sonraki adımın ne olması gerektiğini belirten sade durumlar kullanın. Temiz bir set şöyle görünebilir: Yeni sorgu, Detay gerekiyor, Teklif gönderildi, Depozito bekliyor, Rezervasyonlu, Feragat bekliyor, Hazır, Tamamlandı, İptal edildi.\n\nHer birinin pratikte ne anlama gelmesi gerektiği şöyle olsun:\n\nYeni sorgu: İncelenmemiş ilk mesajlar. Detay gerekiyor: Cevap verdiniz ama hâlâ boyut, yerleşim, referans veya müsaitlik gibi kilit bilgi eksik. Teklif gönderildi: Müşteriye fiyat verildi ve bir sonraki adım onay. Depozito bekliyor: Depozito talep edildi ve ödeme bekleniyor. Rezervasyonlu: Depozito ödendi ve randevu takvimde. Feragat bekliyor: Randevu var ama müşteri hâlâ feragatnameyi imzalamadı. Hazır: Depozito ödendi ve feragat imzalandı, sanatçının ihtiyacı olan her şey hazır. Tamamlandı: Randevu yapıldı (ve bakım sonrası mesajı gönderilebilir). İptal edildi: Hem müşteri hem de stüdyo tarafından yerine getirilmeyecek rezervasyonlar için.\n\nDurumları kullanmayı kolay tutmak için birkaç kural:\n\n- Her rezervasyon için bir durum, konuşma başına değil.\n- Bir durum yalnızca belirli bir olay olduğunda değişir (bilgi alındı, teklif onaylandı, depozito ödendi, feragat imzalandı).\n- “Rezervasyonlu” sadece depozito ödendiğinde kullanılır, “evet dedi” gibi ifadeler için değil.\n\n- Her durumun bir sonraki aksiyon için net bir sahibi (müşteri veya personel) olmalı.\n- Durum, personelin zaten çalıştığı yerde görünür olsun (takvim, müşteri kartı veya pipeline).\n\nHer durum için otomatik mesaj olması gerekmiyor. Yeni sorgu genelde otomatik mesaj göndermemeli (robotik hissi verir). Teklif gönderildi, Depozito bekliyor ve Feragat bekliyor, “Depozito bağlantınız hazır” ya da “Lütfen randevunuzdan önce feragatnameyi imzalayın” gibi net, müşteri dostu güncellemeler için en iyi tetikleyicilerdir. Rezervasyonlu basit bir onay (tarih, saat, hazırlık notları) gönderebilir.\n\nBunu AppMaster gibi bir araçta kuruyorsanız, basit tutun: bir “Durum” alanı, personel için kısa bir not alanı ve gerçekten müşteri mesajı göndermesi gereken birkaç durumda tetiklenen otomasyonlar.\n\n## Adım adım: sorgudan depozito talebine kadar\n\nTemiz bir dövme stüdyosu rezervasyon akışı, birisi size ulaştığı anda başlar. Amaç basit: mesajı aldığınızı onaylayın, ihtiyacınız olanı toplayın, gerçek seçenekler sunun ve uzun yazışmalar olmadan depozitoyu tahsil edin.\n\nBu akışı, sorgu nereden gelirse gelsin aynı tutun (form, Instagram DM, e-posta, telefon). Tek bir yerde toplanırsa, ekibiniz daha hızlı cevap verir ve müşteriler ciddiye alındıklarını hisseder.\n\nÇoğu stüdyo için işe yarayan pratik akış şöyle:\n\n1. Sorguyu tek bir kayıtta yakalayın. Yeni bir müşteri/rezervasyon girdisi oluşturun: isim, iletişim yöntemi ve mesajı (fikir, yerleşim, boyut, referans fotoğraflar).\n2. Anında bir makbuz mesajı gönderin. Mesajı aldığınızı onaylayın ve sadece eksik olanı sorun (ör. tercih edilen günler, cilt bölgesi, bütçe aralığı veya kaplama işi mi olduğu).\n3. Kısa bir “fiyat aralığı + seçenekler” ile yanıt verin. Gerçekçi bir aralık verin (söz değil), artı önümüzdeki uygun pencerede 2–4 olası zaman aralığı.\n4. Bir zamanı yalnızca onlar seçince kilitleyin. Zaman seçildiğinde durumu “Depozito bekliyor” olarak işaretleyin ve kesin tutarı ve son tarihi içeren depozito talebi gönderin.\n5. Ödeme gelince tutarı onaylayın. Depozito ödendiğinde durumu “Rezervasyonlu” (veya “Depozito alındı”) olarak güncelleyin ve randevu saati ile getirilecekleri kısa bir onay gönderin.\n\nKüçük bir örnek: Jamie iç önkoluna 3 inçlik ince çizgi çiçek hakkında mesaj atar. Otomatik cevap tercih edilen hafta içi günleri ve referans fotoğrafları ister. Jamie yanıt verince 150–220$ aralığı ve üç slot sunarsınız. Jamie Cumartesi 14:00 seçer, 24 saat içinde ödenmesi gereken 50$ depozito talebi gönderilir ve randevu ancak ödeme onaylandığında tutulur.\n\nBunu manuel kopyala-yapıştır olmadan çalıştırmak isterseniz, AppMaster gibi bir no-code sistem sorguyu depolayabilir, doğru mesaj şablonunu tetikleyebilir ve depozito kaydedildiğinde rezervasyon durumunu ilerletebilir.\n\n## Depozitolar: kurallar, zamanlama ve önceden planlanacak uç durumlar\n\nDepozitolar no-show'ları engeller, ama yalnızca kurallarınız basit ve tutarlıysa. Dövme stüdyosu rezervasyon akışı genelde farklı sanatçıların farklı depozitolar teklif etmesi veya müşterilerin yeniden planlarsa ne olacağını anlamaması yüzünden bozulur.\n\nÖnce depozitonun ne için ödendiğine karar verin: takvimde yer rezervasyonu mu, hazırlık çalışması mı (tasarım, şablon, referans inceleme) yoksa her ikisi mi. Sonra bir yaklaşım seçin ve ona sadık kalın.\n\nİş yoğunluğu arttığında bile net kalan depozito kuralları şunlar olabilir:\n\n- Sabit tutar (flash veya standart seanslar için en iyi) vs yüzde (büyük özel işler için en iyi)\n- Seans başına vs proje başına (çok seanslı bir parça için tek bir depozito)\n- Ne zaman ödenir (onaydan hemen sonra, 24 saat içinde veya tarihi kilitlemek için)\n- Yeniden planlama ve geri ödeme koşulları sade bir dille (kaç kez, ne kadar önceden, nelerin kaybedileceği)\n- Sanatçı tarih değiştirirse ne olur (genellikle: müşteri depozitoyu elinde tutar ve öncelikli yeniden rezervasyon hakkı olur)\n\nŞartları tek bir ekranda okunabilir yapın. Müşteri “Yani kaybediyor muyum?” diye sormak zorunda kalıyorsa, ifadeniz işini iyi yapmıyor demektir.\n\n### "Ödendi" sayılacak şeyi tanımlayın\n\nEkip arasında tartışma çıkmaması için net olun. “Ödendi” başarılı bir kart ödeme etkinliği, personel tarafından kaydedilmiş nakit ödeme veya hesapta görüldükten sonra onaylanan banka transferi anlamına gelebilir. Ne seçerseniz seçin, bunu bir durum değişikliğine bağlayın, böylece randevu durum güncellemeleriniz otomatik olur ve hafızaya dayanmaz.\n\n### Yazılı hale getirmeye değer uç durumlar\n\nKaplama ve yeniden çalışma işleri genelde daha uzun danışmanlık ve daha fazla hazırlık gerektirir, bu yüzden farklı depozito kuralı gerekebilir. Konuk sanatçılar sınırlı tarihlere sahip olduğu için depozitoları daha erken toplamanız gerekebilir. Rezervasyon halindeki walk-in'ler yine de bir sonraki randevu tutulmadan önce aynı depozito adımına tabi olmalıdır.\n\nBunu AppMaster gibi bir araçta kurarsanız, kuralları basit bir durum akışıyla zorlayabilirsiniz: depozito istendi -> depozito ödendi -> rezervasyon onaylandı; böylece personel her seferinde detay peşinde koşmak zorunda kalmaz.\n\n## Feragat ve onay: ne toplanır ve ne zaman\n\nFeragat, randevudan hemen önce sürpriz bir şey gibi hissettirilmediğinde en kolay olur. Tek bir zamanlama kuralı seçin ve ona bağlı kalın, böylece müşteriler her zaman bir sonraki adımı bilir.\n\nÇoğu stüdyo en temiz sonucu depozito ödendikten sonra feragat göndererek alır. Müşteri kararlıdır, eksik bilgileri düzeltmek için zamanınız olur ve randevu günü sakin geçer. Eğer karmaşık tıbbi açıklamalar için ekstra zamana ihtiyaç varsa, feragatı randevudan 24–72 saat önce gönderebilirsiniz, ama çok erken göndermeyin; insanlar unutabilir.\n\n### Neler dahil edilmeli (kısa ama eksiksiz)\n\nKonuyu ekran başına sınırlayın, sade dil kullanın ve net evet/hayır seçimleri sağlayın. İyi bir dövme feragat formu genelde şunları toplar:\n\n- Yasal isim, doğum tarihi ve kimlik/yaş doğrulaması\n- Son dakika soruları için iletişim bilgileri (telefon ve e-posta)\n- Güvenliği etkileyen sağlık soruları (alerjiler, kan sulandırıcılar, cilt sorunları, hamilelik, bağışıklık sorunları)\n- Onay beyanları (işlemi, riskleri anladıkları ve sonuçların değişebileceği)\n- Bakım sonrası kabulü (talimatları aldıklarını ve uymayı kabul ettiklerini belirtme)\n- Fotoğraf ve pazarlama onayı (ayrı bir seçim, feragat içinde gömülü olmamalı)\n\nEğer küçükleri dövme yapıyorsanız (veya yapabileceğinizi düşünüyorsanız), tahminde bulunmayın. Kurallar konuma göre değişir ve katı olabilir. Bir ebeveyn veya vasinin bulunması, belirli ifadeler ve her iki kişinin de kimlik kontrolü gerekebilir. Şüphe varsa yerel yasal gereklilikleri kontrol edin ve formu güncelleyin.\n\n### 10 saniyede bulabileceğiniz şekilde saklayın\n\nİmzalı feragati müşteri kaydının bir parçası gibi ele alın. Bir kopyasını ve zaman damgasını kaydedin, ve herhangi bir güncellemayı loglayın. AppMaster gibi bir araçta iş akışını kurarsanız, feragat durumunu (Gönderilmedi, Gönderildi, İmzalandı) saklayın ve imzalı dosyayı randevuya ekleyin.\n\nBasit bir kural yardımcı olur: feragat yoksa randevu başlamaz. Biri imzalamadan gelirse, yerinde tekrar gönderebilirsiniz ama sistem bunu kapıya gelmeden önce işaretlemeli.\n\n## Müşterilerin gerçekten anlayacağı otomatik durum güncellemeleri\n\nMüşteriler ayrıntılı bir oyun planına ihtiyaç duymaz. Şu üç sorunun cevabını veren kısa ve net güncellemeler isterler: ne oldu, bir sonraki adım ne ve ne zaman. Eğer dövme stüdyosu rezervasyon akışınız her seferinde aynı ifadeyi kullanırsa, insanlar tahmin etmeyi bırakır ve talimatları takip eder.\n\nHer rezervasyon durumunu bir sade mesaja eşleyerek başlayın. Kısa tutun ve eylemi kendi satırına koyun ki gözden kaçmasın.\n\n- Sorgu alındı: "Talebinizi aldık. Mesajları 1 iş günü içinde inceliyoruz. Sonraki adım: tarih onayı veya 1–2 soru daha soracağız."\n- Depozito istendi: "Yerinizin tutulması için X$ tutarında depozito gereklidir, son tarih Cuma 18:00. Farklı bir ödeme seçeneği isterseniz yanıt verin."\n- Depozito alındı (onaylı): "Depozito alındı. Randevunuz Salı 14:00 olarak rezerve edildi. Sonraki adım: lütfen randevudan önce feragatnameyi tamamlayın."\n- Feragat bekliyor (hatırlatma): "Hızlı hatırlatma: feragatname hâlâ imzalanmadı. Hızlı giriş için bugün tamamlayın lütfen."\n- Günden önceki hazırlık: "Yarınki randevunuz için hatırlatma: 14:00. Önceden yiyin, kimliğinizi getirin ve 10 dakika erken gelin."\n\nMüşteriye bir kez kanal seçme hakkı verin ve ona bağlı kalın. Bazıları makbuzlar için e-posta ister, bazıları hatırlatmalar için SMS tercih eder. Eğer stüdyonuz zaten Telegram kullanıyorsa, o da işe yarar. AppMaster gibi bir araçla müşterinin tercih ettiği kanalı rezervasyona kaydedip durum değiştiğinde doğru mesajı otomatik gönderebilirsiniz.\n\nGüncellemelerin faydalı hissettirmesi için durdurma kuralları ekleyin, ısrarcı değil: \n\n- Bir görev için en fazla 2 hatırlatma (depozito, feragat).\n- "Sessiz saatleriniz"den sonra mesaj göndermeyin (örneğin 21:00–09:00 arası).\n- Durum ödenmiş veya imzalanmış olarak güncellenince hatırlatmaları hemen durdurun.\n- Son bir kontrol gönderin, sonra gerekirse insan müdahalesi yapın.\n\nBasit bir örnek: depozito 48 saat içinde ödenecekse, 24 saat ve 2 saat kala iki hatırlatma gönderin, sonra duraklatın ve müşteriyi spamlemeden önce personele inceleme için atın.\n\n## No-show ve karışıklık yaratan yaygın iş akışı hataları\n\nÇoğu no-show "kötü müşteriler" yüzünden olmaz. Bunlar genelde bir sonraki adımın belirsiz olduğu veya müşterinin gerekeni zaten yaptığını düşündüğü durumlarda olur. Sağlam bir dövme stüdyosu rezervasyon akışı hem müşteri hem de ön büro için tahmin yürütmeyi ortadan kaldırır.\n\nYaygın problemlerden biri depozito alındıktan sonra rezervasyon durumunun hemen güncellenmemesidir. Müşteri para gönderir, hiçbir şey duymaz ve randevunun gerçek olup olmadığını merak eder. Sizin tarafınızda ise sanatçı hala "beklemede" olduğunu düşünüp slotu başkasına verebilir. Çözüm basit: ödeme onaylandığı anda durumu "Depozito ödendi" olarak ayarlayın ve tarih, saat ve bir sonraki adımı doğrulayan kısa bir mesaj gönderin.\n\nBir diğer sık hata feragatın çok geç gönderilmesidir. Feragat sadece randevu sırasında ortaya çıkarsa, check-in'de darboğaz oluşturursunuz ve yeniden planlama ihtimali artar. Feragatı depozito ödendikten sonra (veya tercih ediyorsanız 24–48 saat önce) gönderin ve tamamlamasının ne kadar süreceğini açıkça belirtin.\n\nAşırı karmaşık durum listeleri de sorun yaratır. 12 durumunuz varsa personel bunları atlar veya farklı yorumlar. Sıkı tutun ve durum isimlerinin tek bir şeyi ifade etmesini sağlayın.\n\nPlanlı bir yedek yol gerektiren başarısızlık noktaları şunlardır:\n\n- Müşteri fiyat ve müsaitlikten sonra yanıt vermeyi kesiyor\n- Depozito bağlantısı süresi doluyor veya ödeme başarısız oluyor\n- Müşteri ödedikten sonra tarihi değiştirmek istiyor\n- Feragat gönderildi ama imzalanmadı\n- İkinci bir personel not bırakmadan detayları değiştiriyor\n\nSonuncusu sinsidir: kimin bir rezervasyonu ne için değiştirdiğini kaydetmemek "Ben yaptığını zannettim" sorunlarına yol açar. Kısa bir dahili not bile ("Müşteri isteğiyle Cum'dan Cumartesiye taşındı") sonraki tartışmaları önler.\n\nÖrnek: bir müşteri Salı gecesi depozitoyu öder. Eğer kimse durumu Perşembe'ye kadar güncellemezse müşteri başka yere rezervasyon yaptırabilir ve siz yine slotu kaybedersiniz. Sistem otomatik olarak "Depozito ödendi"ye güncellese ve değişikliği kaydetse müşteri anında onay alır ve çift rezervasyon durumu durur. AppMaster gibi araçlar bu durum değişikliklerini, hatırlatmaları ve denetim notlarını otomatikleştirebilir, böylece stüdyo yoğun olduğunda bile süreç tutarlı kalır.\n\n## İş akışınızı kontrol etmek için hızlı kontrol listesi\n\nRezervasyon iş akışınızı kilitlemeden önce bu hızlı kontrolü çalıştırın. Herhangi bir madde bulanıksa, müşteriler de bunu hissedecek ve ekibiniz aynı soruları tekrar tekrar cevaplamak zorunda kalacak.\n\n### "Müşteri geri anlatabilir mi?" testi\nBir müşteri sizden bir mesaj okuduktan sonra bir arkadaşına ne olacağını net şekilde söyleyebilmelidir. Bu, randevu tarih ve saatinin açıkça belirtilmiş olması, depozito tutarının net olması ve depozitonun neyi tuttuğunun (örneğin: "Bu slotu rezerve eder ve toplamdan düşülür") sadece ifade edilmiş olması demektir.\n\n### "10 saniyede her şeyi görebilir misiniz?" testi\nSizin tarafınızda DM'ler, mesajlar ve ekran görüntüleri arasında arama yapmak istemezsiniz. Rezervasyonu açtığınızda ana alım detaylarını, referans görselleri ve konuşma geçmişini hemen görmelisiniz.\n\nGerçek bir rezervasyon üzerinde bu kontrol listesini kullanın (mükemmel bir örnek değil):\n\n- Randevuda onaylı bir tarih ve saat ve atanmış bir sanatçı gösteriliyor mu?\n- Depozito talebi miktar, son tarih ve "ödendi/ödenmedi" durumuyla zaman damgası ile kaydedildi mi?\n- Feragat "imzalandı/bekliyor" olarak izleniyor ve bir kopya rezervasyona ekli mi?\n- Bir sonraki aksiyon bariz mi (depozito isteği gönder, onayla, feragat gönder, son hatırlatma) veya otomatik mi gerçekleşiyor?\n- Müşteri tarafına gösterilen durum güncellemeleri basit kelimeler kullanıyor mu (iç kodlar yok), böylece "Depozito alındı" ve "Feragat imzalandı" net anlaşılıyor mu?\n\nBunu tutarlı çalıştırmak istiyorsanız, iş akışını ezbere dayandırmak yerine basit bir sisteme koyun. AppMaster gibi bir no-code platform küçük bir iç uygulama kurmanıza yardımcı olabilir: her rezervasyonun kendi kaydı, durumu ve otomatik mesajları olur, böylece yoğun günlerde bile süreç aynı kalır.\n\n## Örnek senaryo: ilk mesajdan imzalı feragata kadar bir rezervasyon\n\nİlk kez gelen bir müşteri, Maya, Pazartesi günü stüdyonuza DM atıp iç önkoluna küçük bir ince çizgi çiçek istediğini söyler. İki referans fotoğrafı paylaşır, yaklaşık boyut (2 inç) verir ve gelecek hafta 16:00 sonrası esnek olduğunu belirtir.\n\nPersonel tarafında sorgu "Yeni sorgu" statüsüyle kaydedilir. Ön büro mesajı görüp "ince çizgi" etiketi atar ve placement, yaklaşık boyut ve iyileşmeyi etkileyen alerjiler gibi üç soru soran kısa bir cevap gönderir.\n\nPazartesi öğleden sonra Maya yanıt verir. Sanatçı tahmini aralığı onaylar ve gelecek hafta için iki randevu seçeneği sunar. Durum "Depozito bekliyor" olur ve müşteriye miktarı, kapsamı ve son tarihi içeren tek bir depozito talep mesajı gider.\n\nGerçekçi bir aksilik: Salı sabahı Maya depozito bağlantısını görmediğini söyler (spam'e düşmüş veya mesajlar arasında kaybolmuş olabilir). Tüm konuşmayı yeniden başlatmak yerine sisteminiz insan hissettiren bir hatırlatma tetikler:\n\n- "Kısa bir kontrol: depozitonuz hâlâ açık. Yeniden göndermemi ister misiniz?"\n- "Farklı bir saat istiyorsanız ödemeden önce söyleyin, ben değiştireyim."\n\nMaya "Lütfen tekrar gönder" der, Salı öğleden sonra öder ve otomatik olarak makbuz ve net bir onay alır: tarih, saat, sanatçı, stüdyo adresi ve yeniden planlama politikası. Personel "Depozito ödendi" görür ve takvimde slot kilitlenir.\n\nCuma günü sistem feragat ve onay formunu gönderir (gerekirse kimlik yükleme isteği ile). Maya iki dakikadan kısa sürede imzalar. Personel "Feragat imzalandı" görür ve randevu kartı artık sahne günü için gereken her şeyi gösterir: referanslar, yerleşim notları, depozito ve onay.\n\nRandevudan sonra nihai durum "Tamamlandı" olur. Feragat, ödeme makbuzu ve bakım sonrası kabul birlikte arşivlenir, böylece stüdyo rezervasyon akışı ileride denetlenecekse temiz ve kolay bulunur.\n\n## Sonraki adımlar: akışı ekibinizin kullanacağı basit bir sisteme dönüştürün\n\nHerhangi bir şey inşa etmeden önce, "bitti"nin ne demek olduğunu kolay anlaşılır hale getirin. Rezervasyon durumlarınızı ve gönderdiğiniz tam mesajları tek bir sayfaya koyun. Ekip akışı iki dakikada açıklayamıyorsa, bir araç bunu düzeltmez.\n\nİlk sürümü küçük tutun. Bir sanatçı (veya bir lokasyon) seçin ve iş akışını bir hafta boyunca baştan sona uygulayın. Aradığınız pürüzler: "Depozito ne zaman soruluyor?" veya "Feragati kim gönderiyor?" gibi noktalar olsun. Önce bunları düzeltin, sonra herkese yaygın.\n\nBunu yerleştirmek için pratik bir yaklaşım: süreci karışık bir gelen kutusu yerine basit bir dahili araç olarak görün. Sorguların, rezervasyon detaylarının, depozitoların, feragatlerin ve müşteri geçmişinin birlikte yaşadığı tek bir yer istersiniz; durum değişiklikleri ile tetiklenen mesajlarla.\n\n### Hızlı tamamlanabilir bir yapı planı\n\nAşağıdaki sıra sizi gereksiz aşırı inşa etmeden ilerletir:\n\n- Durum listenizi yazın (örn: Yeni sorgu, Detay bekleniyor, Depozito istendi, Depozito ödendi, Feragat gönderildi, Feragat imzalandı, Onaylı, Tamamlandı).\n- Her durum değişikliği için bir mesaj şablonu taslağı oluşturun, stüdyonuzun sesinde.\n- Kurallarınızı şimdi kararlaştırın (depozito miktarı, süresi, yeniden planlama politikası, sessiz kalanlar için ne yapılacağı).\n- Bir sanatçıyla pilot uygulayın, müşterilerin en çok ne sorduğunu takip edin ve şablonları güncelleyin.\n- Ancak o zaman hatırlatmalar, personel notları veya raporlama gibi isteğe bağlı iyileştirmeleri ekleyin.\n\n### Kod yazmadan inşa etmek isterseniz\n\nFormları, tabloları ve DM'leri birbirine yapıştırmak istemiyorsanız, bunu AppMaster'da küçük bir uygulama olarak prototipleştirebilirsiniz: bir sorgular tablosu, bir rezervasyonlar tablosu, ödeme kayıtları ve bir feragat kaydı. Sonra görsel iş mantığı kullanarak bir durum değişikliği (örneğin "Depozito ödendi") otomatik olarak bir sonraki mesajı gönderir ve rezervasyonu ilerletir. Bir sanatçı için doğal hissettiğinde, tüm ekibe yayabilirsiniz.