Sayım partileri oluşturmak, sapmaları yakalamak, büyük farkları amir onayına yönlendirmek ve stok düzeltmelerini temizce yayımlamak için bir döngü sayım uygulaması iş akışı kurun.
Envanter genelde ilk günden doğru başlar, sonra her gün biraz sapar. Çoğu zaman bunun nedeni tek büyük bir hata değildir. Her seferinde biraz farklı ele alınan küçük, normal olayların birikmesidir.
Toplama (picking) sıkça bir kaynaktır. Bir çalışan doğru ürünü yanlış kutudan alır, geri gelip tamamlayacak niyetiyle eksik alım yapar veya farklı bir kutu için yazdırılmış etiketi okutarak işler. İadeler daha fazla sapma katar: ürünler açılmış, eksik parça içeren ya da “şimdilik” rastgele bir yere bırakılmış ve sonra unutulmuş olabilir. Hasarlar ve kayıp da aynı şekilde, özellikle insanlar kırık ürünleri kaydetmeden atmayı daha hızlı bulduğunda.
Yanlış etiketler sessiz katildir. Tek bir kötü etiket ileride onlarca “gizemli sapma”ya yol açabilir.
Döngü sayımı, envanter kontrolünün küçük ve sık yapılan versiyonudur. Her şeyi yılda bir-iki kez kapatıp tam fiziksel sayım yapmak yerine, belirli eşyaları veya lokasyonları bir takvimle düzenli olarak sayarsınız. Amaç, sorunları hâlâ açıklaması kolayken yakalamaktır.
"İyi doğruluk" bir rapordaki mükemmel bir sayı demek değildir. Günlük işlerin öngörülebilir kalması anlamına gelir: siparişler son dakika ikameleri olmadan gider, satınalma "ihtimal" yüzünden fazla sipariş vermez ve müşteri desteği gereksiz stok tükenmeleri için özür dilemek zorunda kalmaz.
Ekipler genelde aynı nedenlerden zorlanır: sayımlar tutarsız olur (farklı birimler, hasarlı ürünler atlanır). Sapmaların net bir sahibi yoktur, bu yüzden insanlar tahminle "düzeltiyormuş" gibi davranır. Büyük değişiklikler incelemeden yayımlanır; böylece bir hata gerçek bir düzeltmeye dönüşür. Ve düzeltmeler açıklanmadan yapılır (neden kodu, not, denetim izi yok), bu yüzden aynı sorunlar tekrarlanır.
Döngü sayım uygulaması en iyi, doğru adımları atlamayı zorlaştırdığında ve riskli adımların sessizce yapılmasını imkânsız kıldığında çalışır.
Bir döngü sayım iş akışı, envanterin küçük bir dilimini kontrol etmenin, yanlış olanı düzeltmenin ve ne olduğunu kaydetmenin tekrarlanabilir bir yoludur. İyi bir döngü sayım uygulaması bunu insanların tahmin etmeden takip edebileceği basit bir yola çevirir.
Çoğu ekip aynı temel akışı kullanır: bir sayım partisi planla, sahada say, sistemle karşılaştır, istisnaları onayla, sonra stok düzeltmelerini yayınla.
Rolleri net tutun:
Karşılaştırma sırasında iki terim önemlidir: variance (sapma) ve delta. Variance, sistemin beklediği ile sayılan arasındaki işaretli farktır. Delta ise bu farkın büyüklüğüdür.
Örnek: sistem Bin A için 120 birim diyor. Sayıcı 95 buluyor.
Onay kapıları vardır çünkü büyük farklar gerçek sorunlar veya basit hatalar olabilir. Yanlış tarama, yanlış birim ölçüsü veya yanlış kutuyu sayma büyük delta yaratabilir. Büyük deltalarda inceleme gerektirmek, kötü bir düzeltmeyi yayımlayıp orijinal hatadan daha büyük bir karmaşa yaratmanızı önler.
Onaylandıktan sonra düzeltme kontrollü bir şekilde, kim onayladı, ne zaman ve neden ile kaydedilerek yayınlanmalıdır.
Bir döngü sayım uygulaması inşa etmeden önce iş akışının hangi verileri yakalaması gerektiğini netleştirin. Temeller eksikse, saha çalışanları tahmin eder ve sonuçlar incelemeye dayanmaz.
Minimum ana verilerle başlayın: maddeler (SKU, isim, birim ölçüsü, aktif/pasif), lokasyonlar (depo ve kutu yapısı, kutunun sayılabilir olup olmadığı) ve her lokasyon için mevcut stok miktarı. Lot veya seri kullanıyorsanız, lot/seri numarası, son kullanma tarihi ve durum bilgisi gerekir.
Ardından, işinizde sayım partisinin ne anlama geldiğini tanımlayın. Parti, bir sayımı yönetilebilir ve izlenebilir kılan kaptır. Kapsam (lokasyonlar veya SKU grubu), planlanan tarihler, atanan sayıcılar ve Taslak, Yapılıyor, Gönderildi, Onaylandı ve Yayınlandı gibi basit bir durum modeli içermelidir.
Satır seviyesinde (her sayım kaydı) daha sonra hesaplamayı açıklamak için yeterli bilgiyi yakalayın: ürün, lokasyon, sistem miktarı, sayılan miktar ve sapma (birim olarak ve faydalıysa yüzde olarak).
Son olarak, ilk günden itibaren onay verisini ekleyin, hatta hemen kullanmasanız bile. Bir sapma eşiği ("büyük delta" ne sayılır), neden kodları (hasar, yanlış toplama, gelen işlemi kaydedilmemiş), amir kararı (onayla/reddet) ve notlar istersiniz.
Örnek: Bin A3 sistemde 24 gösteriyorsa ama sayıcı 10 kaydetmişse, uygulama bir neden ister ve herhangi bir stok düzeltmesi yapılmadan önce incelemeye yönlendirmelidir.
Bir döngü sayım uygulaması yalnızca partiler yapılabilir hissettirdiği zaman işler. Bir kişi bir partiyi açıp 120 lokasyon görürse acele eder, atlar veya bırakır. Partileri bir kişinin bir vardiyada tamamlayabileceği, eksik etiketleri veya karışık ürünleri düzeltmeye zamanı kalacak şekilde boyutlandırın.
Ne sayılacağına karar verirken raporda düzenli görünene değil, sorunlarınıza uygun kurallar seçin. Yaygın yaklaşımlar: ABC kapsamı (A ürünleri daha sık, C daha az), hızlı hareket edenler, tekrar problem çıkaran kutular ve sessiz sapmayı yakalamak için biraz rastgelelik.
Her partiyi sıkı tutun: tek bir bölge, tek bir koridor aralığı veya yakın kutuların bir kümesi. Taşıma süresi yüksekse parti çok geniş demektir. Manuel sayımlar için pratik bir başlangıç 20–40 lokasyon arasıdır; sonra ekibinizin gerçek süresine göre ayarlayın.
Sayım sırasında hareketi nasıl yöneteceğinize karar verin. En temiz seçenek, aktif partideki kutular için toplama ve yerleştirmeyi engellemektir. Engelleyemiyorsanız zaman damgası kesiti kullanın: kesme sonrasındaki her şey hariç tutulur ve takipte ele alınır.
Net durumlar kafa karışıklığını önler ve yeniden işi azaltır. İnsanların yaptığı işlemlere uyan isimler kullanın:
Bunu AppMaster içinde kuruyorsanız, Data Designer'da partileri, lokasyonları ve durumları modelleyebilir, ardından Business Process Editor'da bir partinin Yayınlandıktan sonra düzenlemeleri engelleyecek kurallar ekleyebilirsiniz.
En hızlı sayımlar, ekranın kişinin elleriyle yaptığı işe uymasıyla olur. Bu genelde gürültülü koridorda, eldivenli, parlamalı ve kötü Wi-Fi altında işe yarayan tek bir sade giriş görünümü demektir.
Girdileri sayıcının gerçekten doğrulayabileceğiyle sınırlayın: ürün, kutu (veya lokasyon), sayılan miktar ve isteğe bağlı bir not. Fotoğraflar anlaşmazlıkları çözmeye yardımcı oluyorsa, isteğe bağlı ve tek dokunuşla ekleyin. Evrak işi gibi hissettiren her şey atlanır ya da hatta tahmin edilir.
Tarama kullanılabilir yapın, ama zorunlu değil. Barkod taramaları etiketler temizken harikadır; ancak yırtık etiketler, bozuk tarayıcılar veya karışık ambalaj için her zaman manuel alternatif olmalı. Sağlam bir desen: ürünü tara (veya ara), kutuyu doğrula, miktarı gir.
Sistem miktarını gösterin ama salt okunur tutun. Sayıcılar sayıyı yerinde "düzeltmemeli". Beklenen miktarı görmek, bariz hataları double-check etmelerine yardımcı olabilir, ama fiziksel olarak saydıklarını üzerine yazmamalıdır.
İki durum insanları karıştırır ve açıkça ele alınmalıdır:
Her iki durumda da yine kutuyu ve sayımı (sıfır olsa bile) kaydedin. Bu, inceleme ve düzeltmeler için kaydı kullanılabilir tutar.
AppMaster'da bunu inşa ederseniz, giriş ekranını mobil UI ile minimal tutabilir, tarayıcı girişi kullanabilir ve fotoğrafları ile notları her sayım satırıyla birlikte saklayarak amirlerin insanları takip etmeden inceleme yapmasını sağlayabilirsiniz.
Bir döngü sayım uygulaması yalnızca sapma kuralları kadar güvenilirdir. Birisi kötü bir sayımı bir sayıyı düzenleyerek "düzeltebildiği" an, süreç kontrol olmaktan çıkar ve öneriye dönüşür.
Her satır için basit matematik kullanın:
Yüzde fark, düşük stoklu kalemlerde büyük problemleri yakalamanıza yardımcı olur. Birim farkı ise yüksek hacimli ürünlerde maliyetli dalgalanmaları yakalar. Sistem miktarı 0 ise özel bir durum sayın ve otomatik olarak incelemeye yönlendirin.
Operasyonunuzun davranışına uygun eşikler kullanın. Birçok ekip, ne düşük stokluların ne de hızlı hareket edenlerin gözden kaçmaması için mutlak birim ve yüzdeyi birleştirir.
Örnek olarak:
Kuralı açıklaması kolay tutun. İnsanlar kuralları anladıklarında kontrolleri kabul ederler.
Sonra, sapma sıfır değilse bir neden kodu zorunlu kılın. Bu, öğe hâlâ sayıcının önündeyken kısa bir "neden" zorunlu kılar ve raporlamayı ileride faydalı kılar. Tipik neden kodları: hasar/son kullanma, yanlış toplama/eksik sevkiyat, taşınıp yerleştirme (kutunun değişmesi), gelen işlemin kaydedilmemesi ve etiket veya birim-ölçü sorunu.
Son olarak, riskli düzenlemeleri engelleyin. Bir sayıcı bir partiyi (veya satırı) inceleme için gönderdiğinde, kilitleyin. Gerçekten düzeltme gerekiyorsa, denetimli bir yeniden sayım yapın; bu yeni bir giriş oluşturur ve orijinali bozulmadan bırakır. Bu tek kural denetim izini korur ve sonradan sessiz değişiklikleri durdurur.
Amir incelemesi dakika sürmeli, saat değil. Püf nokta, karar vericinin tek bir ekranda ihtiyaç duyduğu bağlamı göstermek ve eylemleri basit tutmaktır.
Amirler nadiren yalnızca ham sayımı görmek ister. Bir ürünün yakın geçmişini bilmek isterler: önceki döngü sayımları, beklenen stok ve son temiz sayımdan bu yana nelerin değiştiği (gelenler, toplamalar, iadeler, transferler). Döngü sayım uygulamanız bu zaman çizelgesini sapmanın yanında gösterebildiğinde, amirler tahmin yapmayı bırakır.
Pratik tutun:
Eylemler gerçek hayatla eşleşmeli: netse onayla, sayım geçersizse reddet, saha koşulları karışıksa yeniden sayım iste, sorgulanan sadece birkaç satırsa partiyi bölerek geri kalanının ilerlemesine izin ver.
Büyük deltalarda onaydan önce bir yorum zorunlu kılın. İstemi spesifik tutun (hasar bulundu, yanlış toplama onaylandı, gelen işlem kaydedilmemiş, birim-ölçü sorunu).
Her karar şu bilgileri yazmalı: kim karar verdi, ne zaman, hangi eylem, incelemeyi tetikleyen eşik ve neden metni. AppMaster içinde bunun onay adımının bir parçası olarak bu alanları yakalayın ki kayıt her seferinde, hafızaya güvenmeden oluşturulsun.
Yayınlama, sayıların değiştiği andır. Bu, stok miktarlarını güncellemek ve neyin, ne zaman, neden değiştiğine dair kalıcı bir kayıt kaydetmektir.
Onay ve yayınlamayı iki ayrı adım olarak tutun. Onay bir karardır. Yayınlama inventar yazımıdır. Bunları karıştırırsanız, yanlış bir dokunuş ya da yarım kalmış inceleme stokları herkes fark etmeden değiştirebilir.
Basit bir kural: yalnızca onaylanmış sapmalar düzeltme üretebilir ve yalnızca düzeltmeler stok miktarını güncelleyebilir.
Bir parti tek seferde yayımlansa bile, öğe ve lokasyon başına bir düzeltme kaydı oluşturun (her SKU ve kutu için bir satır). Her satırın denetim için aynı referansları taşıması gerekir: sayım parti ID'si, ürün, lokasyon/kutu, sistem miktarı, sayılan miktar, delta, neden kodu, onaylayan, onay zamanı ve yayınlayan kişi.
Kullanıcıya izin vermeden önce birkaç güvenlik kontrolü ekleyin:
Yayınlama ekranda açık olmalı. Kaç satırın değişeceğini ve toplam deltanın ne olduğunu gösteren bir özet sunun ki kullanıcı ne olacağını bilsin.
Entegrasyonları erken planlayın, hatta ilk gün inşa etmeseniz bile. ERP veya WMS kaynak ise, yayınlamayı "onaylanmış düzeltmeleri dışa aktar" olarak düşünün ve diğer sistemin bunları uygulamasını sağlayın. AppMaster'da düzeltmeleri bir tablo olarak modelleyebilir ve daha sonra aynı sayım iş akışını değiştirmeden CSV dışa aktarımı veya API çağrısı ekleyebilirsiniz.
Bir çalışan Bin A-14 için döngü sayımı başlatır (Ürün: 10mm civatalar). Sistemde, son gelen sevkiyat ve son toplamalara dayanarak beklenen miktar 50'dır. Sahada çalışan 43 sayar.
Bu 7 birimlik fark basit nedenlerle olabilir: acele sırasında bir kutu yakındaki bir kutuya taşınmış, bir toplama onaylanmamış, bir iade işlem kaydı yapılmadan yerine konmuş veya kutu etiketi aşınmış ve yanlış yere stoklanmış olabilir.
Uygulamada çalışan Gönder Sayımı'na dokunur. Uygulama deltayı hesaplar (-7 veya -14%). Depo kuralı %10 üzerini onay gerektiriyor ise, düzeltmeyi hemen yayınlamaz. Bunun yerine sayımı "İnceleme Gerekiyor" durumuna alır ve hızlı bir yeniden sayım ister.
Yeniden sayımda çalışan daha büyük bir kutunun arkasında küçük, açılmamış bir karton bulur ve yeniden sayımı 45 olarak günceller. Sapma şimdi -5 (hala -10%). Uygulama bunu incelemede tutar ve "Gizli karton bulundu, yeniden sayım tamamlandı" gibi kısa bir not ister.
Amir inceleme kuyruğunu açar ve orijinal sayımı, yeniden sayımı, zaman damgalarını ve kim saydı bilgilerini görür. Şunlardan birini seçer:
Onaylandıktan sonra uygulama 50'den 45'e bir stok düzeltmesi yayınlar ve denetim izi kaydeder. Ekip ayrıca öğrenmeyi kaydeder: kutuyu görünür kılmak için düzenle, ve koridoru terk etmeden önce toplamaları doğrulamayı hatırlat.
Çoğu döngü sayım sorunu emekle ilgili değil. Küçük iş akışı boşlukları, sayılarınızı yavaşça tahmine dönüştürür.
En büyük hatalardan biri insanların sistem miktarını üstüne yazmasına izin vermektir. Bu hızlı gibi gelir ama denetim izini yok eder. Bir sayım sapma yaratmalı, sonra bir stok düzeltmesi incelenip yayımlanmalı. Böylece ne değişti, ne zaman ve neden her zaman görülebilir.
Başka bir yaygın sorun, hareket eden hedefi saymaktır. Toplama, gelen veya transfer işlemleri sayım sırasında devam ediyorsa sapma anlamsızlaşır. Basit bir kesme bile yardımcı olur: bir parti aktifken lokasyon hareketlerini durdurmak veya sayım penceresi sırasında işlem olduysa yeniden sayım gerektirmek.
Parti boyutu çoğu ekibin beklediğinden daha önemlidir. Çok büyük partiler vardiyalara yayılır, insanlar bağlamı kaybeder ve parti kapanmaz. Küçük partiler daha hızlı bir ritim ve daha temiz veri üretir.
Tekrarlayan başarısızlık kalıpları sık görülür: sapmalar için neden kodu eksik, onayların sohbette yapılması ve kaydın olmaması, belirsiz birimler (adet vs kasa), öğeleri tek tek düzeltmek yerine tutarlı parti iş akışı kullanmamak ve “hızlı düzenlemelere” izin verip stok düzeltmesi yayınlamadan geçiştirmek.
Kısa bir örnek: bir sayıcı kutuda sistemin 20 gösterdiği yerde 12 bulursa ve neden kodu yoksa, sonra bunun hırsızlık mı, hasar mı, toplama hatası mı yoksa gelen işlem hatası mı olduğu bilinemez. Amir onayı mesajlaşmayla yapıldıysa, riskin kimin tarafından kabul edildiğini de kanıtlayamazsınız.
İyi bir döngü sayım uygulaması bu hataları tasarım gereği önler: sistem miktarlarını kilitli tutar, neden kodlarını zorunlu kılar ve herhangi bir stok düzeltmesi yayınlanmadan önce onay adımı kaydedilir.
İlk gerçek sayımdan önce bir koridor veya küçük bir stok odası ile kuru çalışma yapın. İnsanları test etmiyorsunuz, süreci test ediyorsunuz.
Emin olun ki:
AppMaster içinde bunu İş Sürecinizde basit kurallar olarak ayarlayabilirsiniz: kapsamı doğrula, eşikleri uygula, onay gerektir, sonra yayınla ve kilitle.
Hızlı öğrenmek için küçük başlayın. Bir depo bölgesi, bir ürün ailesi ve kısa bir neden-kodu listesi (hasar, yanlış toplama, kayıp, kayıtlı olmayan gelen) seçin. Dar bir pilot, iş akışının nerede kafa karıştırdığını, hangi sayımların çok uzun sürdüğünü ve hangi sapma kurallarının çok sık tetiklendiğini görmeyi kolaylaştırır.
Pilotu bir hafta çalıştırın, sonra sahada gerçekten ne olduğunu baz alarak iş akışını sıkılaştırın. Hedef basit olsun: partileri zamanında bitirmek ve sapmaları açıklaması kolay hale getirmek.
İlk hafta için uygulanabilir plan:
İşin temeli çalıştıktan sonra, bir sonraki otomasyon adımlarını seçin. Birkaç ekleme hızlı kazanımlar sağlar: bir parti atandığında veya geciktiğinde bildirimler, büyük delta tetiklendiğinde otomatik yeniden sayım yönlendirmesi ve tamamlanma oranı, tekrar eden sapma SKU'ları ve bekleyen onaylar içeren günlük bir rapor.
AppMaster (appmaster.io) ile ağır kod yazmadan döngü sayım uygulaması inşa etmek isterseniz bir seçenek var: envanter verilerinizi modelleyebilir, sapma onay adımlarını ayarlayabilir ve aynı iş akışından hem web hem mobil uygulamalar üretebilirsiniz.
Döngü sayımı nedir ve tam fiziksel envanterden farkı nedir?Döngü sayımı, bütün bir yıllık sayım yerine belirli aralıklarla küçük bir ürün veya kutu setini kontrol etmektir. Temel avantajı, sapmaları erken yakalayarak nedenlerin hâlâ taze ve kolay açıklanabilir olmasını sağlamaktır.
Bir döngü sayım partisi ne kadar büyük olmalı ki insanlar gerçekten bitirsin?Bir kişinin bir vardiyada acele etmeden bitirebileceği bir boyutla başlayın. Birçok depo için başlangıç hedefi olarak parti başına 20–40 lokasyon pratiktir; sonra gerçek süre ve taşıma mesafesine göre ayarlayın.
Döngü sayımı sürerken envanter hareketini durdurmalı mıyız?Mümkün olduğunda, aktif bir partideki kutular için toplama ve yerleştirme işlemlerini durdurun; böylece sayım hareketli bir hedef olmaz. Bloklama mümkün değilse, net bir kesme saati kullanın ve sayım penceresi sırasında işlem olduysa yeniden sayım isteyin.
Barkod taramaya ihtiyaç var mı, yoksa manuel giriş yeterli mi?Etiketler güvenilir olduğunda tarama kullanın, ancak yırtık etiketler, karışık ambalaj veya bozuk tarayıcılar için her zaman manuel yedekleme sağlayın. İyi bir akış: ürünü tespit et, kutuyu doğrula, miktarı gir, sonra gönder.
Sayıcılar sayarken sistem miktarını görmeli mi?Sistem miktarını görünür ama salt okunur tutun; sayıcıların yerinde sayıları “düzeltmesine” izin vermeyin. Sayım bir sapma (variance) yaratmalı ve yalnızca onaylanmış bir düzeltme stok miktarını güncellemelidir.
Onaylar için iyi bir “büyük delta” eşiğini nasıl belirleriz?Hem büyük birim dalgalanmalarını hem de yüzde dalgalanmalarını yakalayacak birleşik kurallarla başlayın; örneğin “10+ birim veya %5” gibi, sonra envanterinizin gürültüsüne göre ayarlayın. Sistem miktarı 0 ise otomatik incelemeye yönlendirin — genellikle yanlış yerleştirme veya eksik işlem işaretidir.
Sapma olduğunda hangi neden kodlarını zorunlu kılmalıyız?Kısa bir liste kullanın ve gerçek kök nedenlerle örtüşsün: hasar/son kullanma, yanlış toplama/eksik gönderim, gelen işlemi kaydedilmemiş, yer değiştirme ve etiket veya birim-meselesi. Tutarlı tutun ki raporlar desenleri ortaya koysun.
Amirler sapma incelemesi sırasında ne yapmalı?Amirlere onaylama, reddetme veya yeniden sayım isteme seçenekleri verin; büyük deltalarda kısa bir not zorunlu kılın ki karar sonra açıklanabilir olsun. İnceleme ekranı yeterli bağlamı sağlamalı — son sayımlar ve ilgili hareketler gibi — ki tahminde bulunmasınlar.
Stok düzeltmelerini yeni hatalar yaratmadan nasıl güvenli şekilde yayımlayabiliriz?Onay ve yayınlama adımlarını ayırın; yalnızca onaylanmış satırlar yayınlanabilmeli. Yayınlama, kalıcı bir düzeltme kaydı oluşturmalı (kim saydı, kim onayladı, ne değişti ve neden) ve çifte yayınlamayı engelleyecek bir durum bayrağı ile zaman damgası olmalı.
Basit bir no-code uygulama olarak bunu inşa edebilir miyiz ve yine de denetlenebilir kalır mı?Evet — iş akışını zorunlu kılan, gönderilmiş sayımları kilitleyen, neden kodu gerektiren ve onayları otomatik kaydeden bir no-code çözümüyle denetlenebilirliği koruyabilirsiniz. AppMaster içinde partileri ve sayım satırlarını modelleyip, İş Süreci içinde onay kuralları ekleyerek web ve mobil uygulamalar oluşturabilirsiniz.
21 Oca 2026
8 dk
20 Oca 20268 dk
20 Oca 20268 dkÜcretsiz planla AppMaster ile denemeler yapın.
Hazır olduğunuzda uygun aboneliği seçebilirsiniz.
