Bu uyumluluk eğitim izleyici planını kullanarak eğitimi atayın, onayları kaydedin, hatırlatmaları otomatikleştirin ve denetimlere hazır raporlar oluşturun.
Bir uyumluluk eğitim izleyicisi, çoğu ekibin iyi niyetle başladığı ama gerçeklikle karşılaştığı durumlardan doğar. Eğitim davetleri e-postada gezinir, en güncel politika PDF'si sohbette durur, biri “şimdilik” diye bir elektronik tablo tutar ve yöneticiler hatırladıkça takip eder. Bir ay sonra kim ne yapmış kimse tam olarak bilmez ve “insanlara söyledik” tahmin oyununa dönüşür.
Denetimler bu karmaşayı maliyetli hale getirir. Denetçiler genellikle aynı temel bilgileri net şekilde ve kanıtla desteklenmiş görmek ister: kime hangi eğitim atandı, hangi materyalin hangi versiyonunu aldılar, ne zaman tamamladılar ve bunu onayladıklarına dair kanıt. Birisi gecikmişse, rastgele bir telaş değil, hatırlatma ve yükseltme sürecinizin olduğunu görmek isterler.
Bir uyumluluk eğitim izleyici planının amacı basittir: eğitimi atayabileceğiniz, durumu izleyebileceğiniz, onayları toplayabileceğiniz, hatırlatmalar gönderebileceğiniz ve kendi başına geçerli raporlar üretebileceğiniz tek bir yer. Günlük sorulara hızlı yanıt vermeli (“Taciz önleme eğitiminde kim gecikti?”) ve daha karmaşık soruları da desteklemeli (“Son 12 ay için departmana göre tamamlama ve onaylar, politika versiyonları dahil göster”).
İyi bir izleyici insan yükünü de azaltır. İnsanların elektronik tabloların peşinden koşması veya gelen kutularında arama yapması gerekmez. Yöneticiler sadece aksiyon gerektiğinde net uyarılar almalı. Çalışanlara kısa, doğrudan bir istek ve kolay onay yolu verilmeli.
Bu, politika şablonu veya hukuki rehber değildir; pratik bir kurulum planıdır. Odak, hangi kayıtları tuttuğunuz, hangi iş akışını çalıştırdığınız ve hangi çıktıları ürettiğiniz üzerinedir. AppMaster gibi bir no-code araçta inşa ederseniz, gereksinimler değiştiğinde gerçek, üretime hazır yazılım üreten tek bir uygulamada her şeyi tutabilirsiniz.
Bir uyumluluk eğitim izleyicisi herkesin ne yaptığını ve “tamam”ın ne anlama geldiğini bildiği zaman en iyi şekilde çalışır. Bu temel adımları atlamazsanız, dağınık atamalar, belirsiz kanıtlar ve daha çok soru doğuran raporlar elde edersiniz.
Çoğu ekip için beş rol yeterlidir:
Gerçek hayatı yansıtan “nesneler” düşünün. Bir eğitim kursu öğrenilecek şeydir (örneğin, Davranış Kuralları 2026). Bir atama belirli bir kişi veya gruba zorunlu kılma eylemidir; son tarih ve sebep (işe alım, yıllık yenileme, politika değişikliği) ile birlikte olur. Bir onay, bir kişinin bir şeyi okuduğunu ve anladığını teyit etmesidir, genellikle belirli bir politika versiyonuna bağlıdır. Kanıt ise bunun olduğunu gösteren şeydir: zaman damgaları, kim tamamladı, hangi versiyonu gördü ve varsa sertifika veya dosya.
Çalışan bilgileri önemlidir çünkü kurallar sıklıkla bunlara bağlıdır. En azından bölüm, lokasyon, iş rolü, yönetici ve işe başlama tarihini saklayın. Birisi Depo'dan Ofis'e geçerse, izleyiciniz neden forklift eğitimine artık gerek kalmadığını ve ne zamandan itibaren durduğunu göstermelidir.
Son olarak, durumlar ve tanımlarda anlaşın. “Onaylandı” her zaman “Tamamlandı” demek değildir. Tek sayfalık bir politika sadece onay gerektirebilir. Bir güvenlik kursu tamamlanma ve sınav puanı gerektirebilir. İzleyiciniz her ikisini de kaydetmeli, böylece denetim tam olarak ne istendiğini ve çalışanın gerçekte ne yaptığını görebilsin.
İyi bir uyumluluk eğitim izleyici planı basit olmalıdır: herkes ne yapması gerektiğini görebilmeli ve sonradan ne olduğunu kanıtlayabilmelisiniz.
İş akışını tek bir yol olarak yazın; mümkün olduğunca az “özel durum” bırakın. Pratik bir versiyon şöyle görünür:
Tamamla ve onayla adımlarını gerekli olduğunda ayrı tutun. Örneğin, biri bir videoyu bitirebilir, ama yine de "Bu politikayı anladım ve uyacağım" kutucuğunu işaretleyip zaman damgası eklemesi gerekir.
Atamalar mümkün olduğunca otomatik olmalıdır, yoksa sapma yaşanır. Yaygın tetikler şunlardır:
Hatırlatmalar öngörülebilir ve nazikçe yükselen bir şekilde çalışır. Bir takvim belirleyin (örneğin, son tarihten 7 gün önce, son tarihte ve 7 gün gecikme) ve son adımı yöneticiye veya ekip liderine yönlendirin. Gecikme durumunda erişim sınırlandırılıyor mu, İK bilgilendiriliyor mu yoksa sadece raporlanıyor mu, açıkça belirleyin.
Son olarak, istisnaları belgeleyin. Kimlerin son tarihleri değiştirebileceğine veya istisna verebileceğine karar verin ve her seferinde bir neden alanı zorunlu kılın. AppMaster gibi bir araçta bunu "istisna nedeni" alanı ve denetim günlüğü ile zorunlu kılarak uygulayabilirsiniz, böylece istisnalar eksik veri gibi görünmez.
Bir uyumluluk eğitim izleyici planı veri üzerine yaşar veya ölür. Denetçiler genellikle aynı şeyleri sorar: kim neyi almakla yükümlüydü, tam olarak hangi versiyonu gördüler, ne zaman tamamladılar ve hangi kanıtı sunabilirsiniz.
Dört temel kayıtla başlayın ve ilişkileri anlaşılır kılın:
Bu yapı, eğitim tanımını çalışan-spesifik gereksinimle karıştırma gibi yaygın bir denetim sorununu önler.
Uyumluluk kararlarını etkileyen her şey (Eğitimler, Versiyonlar, Atamalar, Onaylar) için tutarlı denetim alanları ekleyin: created_at, created_by, updated_at, updated_by ve düzenlemeler önemli olduğunda reason_for_change.
Mümkünse, önemli alanları üzerine yazmak yerine bir değişiklik geçmişi tablosu tutun. Basit bir günlüğün bile (record_type, record_id, field_name, old_value, new_value, changed_at, changed_by) denetimde çok işinize yarayabileceğini unutmayın.
Kanıtlar kesinlikle belirli eğitim versiyonuna bağlanmalıdır. training_code (örneğin INFOSEC-001) ve version_number (v1.0, v1.1) veya version_id gibi benzersiz tanımlayıcılar kullanın. Aynı kodu farklı bir politika için yeniden kullanmayın.
Kanıt olarak ne saklayacağınızı kararlaştırın ve tutarlı olun: yüklenen dosyalar (imzalı PDF), oluşturulan sertifika veya politika başlığı, versiyon, zaman damgası ve çalışan kimliğini içeren onay kaydı.
AppMaster gibi araçlar bu işi kolaylaştırır; tablo modelleri oluşturabilir, onay formları üretebilir ve elle yapılmış elektronik tablolar olmadan temiz bir denetim günlüğü tutabilirsiniz.
İyi bir atama akışı kasten sıkıcıdır. İnsanlar ne borçlu olduklarını, neden atandıklarını ve ne zaman teslim etmeleri gerektiğini hemen anlamalı. Tutarlılık birinci öncelik, esneklik ikinci olmalıdır.
Başlangıçta az sayıda atama yöntemi seçin ve onlara sadık kalın. Çoğu ekip için birkaç yöntem yeterlidir:
İstisnaların nerede tutulacağını da belirleyin, böylece birinin masaüstünde bir elektronik tabloya dönüşmesin. Yükleniciler ve geçici personel genellikle daha hafif bir eğitim seti ve daha kısa erişim penceresi ister. Çok rollü çalışanlar zordur: her aktif rolden eğitim devralmalı, ama her kurs için yalnızca bir kez atama almalıdır. Temiz kural şudur: atamayı kişiye yapın, ama bu atamaları bölüm, roller, lokasyon gibi özelliklerinden türetin ki değişiklikler otomatik güncellensin.
Son tarihler her atama için pazarlık konusu olmamalı. Eğitim türüne göre varsayılanlar belirleyin. Örneğin, işe alım güvenlik eğitimi işe başlama tarihinden itibaren 7 gün içinde, yıllık davranış kuralları yenilemesi ise politika yıldönümünden itibaren 30 gün içinde tamamlanabilir. Ayrıca atamanın ne zaman görünür olacağı, hatırlatmaların ne zaman başlayacağı ve ne zaman gecikmiş sayılacağı gibi zaman pencerelerini tanımlayın.
Yönetici incelemesi isteğe bağlıdır ama onay gibi bir beyan içeriyorsa yaygındır. Eklerseniz basit tutun: yönetici incelemesi tamamlamadan sonra tek adımlı bir süreç olsun; onayla veya geri gönder + kısa not.
Pratik örnek: aynı zamanda depo çalışanı olup şirket aracı süren bir çalışan hem "Depo Güvenliği" hem de "Sürücü Güvenliği" eğitimlerini otomatik almalıdır. Lokasyon değişirse, lokasyon bazlı kurslar birisi elle yeniden atama yapmadan güncellensin.
AppMaster gibi bir araçta roller ve lokasyonları veri katmanında modelleyip kurallarla atamalar üretirseniz, organizasyon değişse bile sistem öngörülebilir kalır.
Bir onay, doğru kişinin doğru içeriği doğru zamanda gördüğünü ve uyma taahhüdünde bulunduğunu kanıtlamıyorsa işe yaramaz. Eğer onayları basit bir onay kutusu olarak ele alırsanız, denetimde zayıf kanıtlarla karşılaşırsınız.
Net, tutarlı bir metinle başlayın. Güçlü bir varsayılan: “Bu politika/eğitimi okudum, anladım ve uyacağım.” “Görüldü” veya “alındı” gibi belirsiz seçeneklerden kaçının; niyeti göstermezler.
Her onay kaydını özgül yapın. Onu bir atama ve materyalin tam versiyonuna bağlayın. "Versiyon" belge revizyon numarası, kurs sürümü ID'si veya daha yüksek doğruluk için dosya karması olabilir.
Kaydedilecek küçük ama savunulabilir bir bilgi seti tutun:
Yeniden onay kuralları da ilk imzalama kadar önemlidir. Hangi değişikliklerin yeni onay gerektirdiğine karar verin: her içerik değişikliği mi, sadece "büyük" değişiklikler mi veya belirli bölümlerdeki değişiklikler mi. Kuralı ve nedeni saklayın ki neden yeniden onay istendiği açık olsun.
Çevrimdışı tamamlamayı planlayın. Eğer bir sahada kağıt imza toplanıyorsa, bunları "giren kişi" alanı ve "2026-01-12 oturumu tarandı" gibi notla kaydedin. Bu, denetim izi dürüst tutar.
AppMaster'da onayları durum etiketi yerine ayrı kayıtlar olarak ele alın; zaman damgaları ve versiyon alanları ile saklayın. Bu tasarım farkı, kanıtınızın spesifik sorularda dayanmasını sağlar.
Hatırlatmalar adil, belirgin ve gözden kaçmayacak şekilde olduğunda işe yarar. Amaç insanları rahatsız etmek değil, sonraki adımı açıkça göstermek ve yalnızca gerektiğinde yöneticinin devreye girmesini sağlamaktır.
Şirketinizin çalışma şekline uygun bir program seçin (hafta sonları, vardiya çalışması, seyahat). Basit bir takvim çoğu durum için yeterlidir:
Takvimi tüm eğitimlerde tutarlı tutun; böylece çalışanlar ne bekleyeceklerini öğrenir.
İnsanlar bir ekranda dört sorunun cevabını alırsa yanıt verirler. Şablon önerisi:
“Lütfen eğitimi yapın” gibi belirsiz ifadelerden kaçının. Eğitimin adını, son tarihi ve gidilecek düğme/yerin adını yazın.
Yükseltmeleri ancak net bir tolerans süresinden sonra başlatın. Örneğin, 5 iş günü gecikmeden sonra yönetici bilgilendirilsin, 10 günden sonra İK veya uyumluluk bilgilendirilsin. Yöneticiye giden mesaj kısa bir özet içermeli: çalışan, eğitim, son tarih, gecikme günü sayısı ve mevcut seçenekler (şimdi tamamla, muafiyet talep et veya yeniden ata).
Kanal seçimi de önemlidir. Birçok ekip için e-posta artı son adımda SMS veya anlık mesaj (Telegram vb.) en etkili yöntemdir. AppMaster'da bu kanalları yerleşik mesajlaşma modülleriyle uygulayıp aynı kuralları her yerde tetikleyebilirsiniz.
Denetimler, raporlarınız aynı soruları her seferinde yanıtladığında daha hızlı ilerler: kime ne atandı, ne zaman tamamladı ve hangi politika/versiyon onaylandı. Bir uyumluluk eğitim izleyici planı raporlamayı birinci sınıf özellik olarak görmelidir.
Küçük bir set standart raporla başlayın ve her raporun düzenini tutarlı kılın: başlık, kapsam (zaman aralığı ve nüfus), tanımlar (neyin tamamlandı sayıldığı) ve sonra satırlar.
Denetçiler neredeyse her zaman filtre ister. Her rapora filtre ekleyin ki elektronik tabloları düzenlemeden hızlıca yanıt verebilesiniz. Faydalı filtreler: zaman aralığı (atanma tarihi ve son tarih), bölüm, rol, lokasyon, yönetici, istihdam durumu (aktif/ayrılmış) ve eğitim kategorisi.
Özet kanıt değildir. Her çalışanın eğitim geçmişi görünümünü ekleyin; her atamayı kanıtla birlikte gösterin: atanma zaman damgası, son tarih, tamamlama zaman damgası, onay metni veya kutucuğu, politika versiyonu veya kurs revizyonu ve yapılan değişiklikleri kim yaptı. Eğer hatırlatma veya yükseltme olduysa, gönderim zamanı ve kanalını da dahil edin.
Hem dışa aktarma hem de kontrollü erişim planlayın. CSV analiz için, PDF okunur paketler için ve salt-okunur bir denetçi görünümü genellikle en temiz seçenek çünkü filtreleri korur ve düzenlemeyi engeller.
AppMaster ile bu raporları PostgreSQL destekli veri modelinden üretebilir ve denetçilerin yalnızca ihtiyaç duyduklarını göreceği rol tabanlı bir UI ile sunabilirsiniz; zaman damgaları korunur.
Bir yeni işe başlayan ve bir politika değişikliğini kullanarak basit bir uyumluluk eğitim izleyici planı örneği:
Maya Pazartesi günü Satış ekibine katılır. Kurala göre tüm Satış işe alımları, işe başlama tarihinden itibaren 7 gün içinde Bilgi Güvenliği ve Davranış Kuralları eğitimlerini tamamlamalıdır.
Hafta içinde belirlediğiniz takvime göre hatırlatmalar gönderilir. Pratik bir örnek:
Maya eğitimi açar, bitirir ve “Bu politikayı okudum, anladım ve uyacağım” düğmesine tıklar. İzleyici onay detaylarını kaydeder: zaman damgası, kabul edilen metin ve yöntem (web formu, mobil uygulama veya SSO oturumu). AppMaster gibi bir araç kullanıyorsanız, onay ekranı yanlışlıkla tıklamaları azaltmak için tam adı veya çalışan ID'si gibi bir yazılı onayı zorunlu kılabilir.
Bir denetimde, her atama için ek kanıtlı tek bir temiz kayıt istersiniz. Maya için denetçi görebilir:
İki ay sonra InfoSec, parola kuralları değiştiği için v3.3'e güncellenir. v3.3 yayınlandığında, izleyici otomatik olarak Satış'taki herkese (Maya dahil) yeni bir atama oluşturur ve eski v3.2'yi “Yerini aldı” olarak işaretler. Raporlar ardından iki ayrı satır gösterir: biri Maya'nın oryantmanda v3.2'yi onayladığını kanıtlar, diğeri ise güncelleme sonrası v3.3'ü yeniden onayladığına dair yeni zaman damgası ve son tarihi gösterir.
Bir izleyici genellikle "tamamlandı" kaydı tutar ama ne olduğunu kanıtlayamazsa başarısız olur. Denetçiler ve düzenleyiciler genellikle kanıtla ilgilenir: çalışanın neyi ne zaman gördüğü ve neyi onayladığı.
En çok acı veren hatalar şunlardır:
Basit bir örnek: Davranış Kurallarınızı yeni bir tedarikçi politikası sonrası güncellerseniz ve sistem eski belgeyi üzerine yazıp eski "Tamamlandı" bayrağını korursa, çalışanların güncellenmiş içeriği onayladığını gösteremezsiniz. Bu tek boşluk küçük bir denetim sorusunu büyük bir araştırmaya dönüştürebilir.
AppMaster gibi bir araçta bir uyumluluk eğitim izleyici planı inşa ediyorsanız, baştan itibaren denetim günlüğü, değiştirilemez zaman damgaları ve eğitim versiyon ID'lerini önceliklendirin. Bu temel öğeler denetim talebi geldiğinde haftalarca süren temizlik işini kurtarır.
İzleyicinizi “tamamlandı” ilan etmeden önce hızlı bir gerçeklik kontrolü yapın. Amaç basit: herkes kime ne atandığını, ne zamana kadar ve hangi kanıtla cevap verebilsin.
Her değişiklikten sonra (yeni kurs, politika güncellemesi, organizasyon değişikliği) aşağıyı hızlıca kontrol edin:
Bunların herhangi biri başarısızsa, denetimler yavaş ve stresli olur. Önce zayıf noktayı düzeltin, sonra aynı 5 kişilik testi yeniden çalıştırın.
İzleyiciyi basit bir dahili uygulama olarak oluşturun ve küçük adımlarla geliştirin. Güvenilir kanıt üreten en küçük iş akışıyla başlayın, sonra daha iyi hatırlatmalar ve panolar gibi rahatlatıcı özellikleri ekleyin.
Pratik bir kurulum planı:
Çekirdek kayıtları oluşturun (çalışanlar, eğitimler, atamalar, onaylar, versiyonlar).
İki görünüm ekleyin: personel görünümü (benim borçlarım) ve yönetici görünümü (kimin geciktiği).
Net zaman kurallarıyla hatırlatmaları ve yükseltmeleri otomatikleştirin.
Tek bir denetim raporu formatı oluşturun ve tutarlı tutun.
Her şeyi tek bir yerde tutmak isterseniz, AppMaster gibi bir no-code platform web ve mobil görünümler, iş akışı otomasyonu ve rapor üretimini tek bir araçta yapmanıza yardımcı olabilir.
21 Oca 2026
8 dk
20 Oca 20268 dk
20 Oca 20268 dkÜcretsiz planla AppMaster ile denemeler yapın.
Hazır olduğunuzda uygun aboneliği seçebilirsiniz.
