Dahili çalışan dizini: İnsanların güncel tuttuğu bir plan

Dahili dizinler neden güncelliğini kaybeder?

Dahili bir çalışan dizini, güncelleme gerçek işten ayrı bir görev gibi göründüğünde hızla eskir. Yeni biri işe başlar, bir çalışan ekip değiştirir veya ofis taşınır. Bilgiler eski bir elektronik tabloda kalır. Bir iş arkadaşı acilen ihtiyaç duyduğunda yanlış telefon numarası, yönetici veya saat dilimiyle karşılaşır.

Küçük hatalar gerçek gecikmelere yol açar. Bir satış temsilcisi müşteri sorusunu eski ürün sorumlusuna gönderir. Operasyon yöneticisi, ekip arkadaşının çalışma saatleri dışında bir toplantı planlar. Yeni bir çalışan, dizin net bir yanıt vermediği için bordroyla kimin ilgilendiğini birkaç kişiye sormak zorunda kalır.

Profiller çoğu zaman şirketler fazla bilgi istediği için başarısız olur. Resmi biyografi, proje geçmişi, kişisel ilgi alanları, beceri puanları, sosyal bağlantılar ve özenle hazırlanmış bir fotoğraf, basit bir güncellemeyi zahmetli hale getirebilir. Çoğu kişi bunu erteler, ardından hatırlatıcıları görmezden gelir.

Kullanışlı bir çalışan profil veritabanı, doğru kişiyle iletişime geçmeye veya onun işini anlamaya yarayan bilgileri içermelidir: isim, ekip, rol, yönetici, konum veya saat dilimi, iş iletişim bilgileri ve kısa bir beceri listesi. Bir alanı ancak düzenli olarak nerede kullanılacağını açıklayabiliyorsanız ekleyin.

Dizin görevine odaklanmalıdır. Çalışanların ekip arkadaşlarını bulmasına, uzmanlığı belirlemesine ve bir görevin sorumlusunu görmesine yardımcı olur. Gönderiler, takipçi sayıları, tepkiler ve etkinlik akışları sürdürülecek daha fazla içerik oluşturur. Ayrıca çalışanların desteklendiğini değil, izlendiğini hissetmesine yol açabilir.

İnsanlar doğrudan bir fayda gördüğünde bilgilerini günceller. Bir ekip arkadaşı «sözleşme inceleme» araması yapıp doğru kişiye hızla ulaşabiliyorsa, doğru profiller zaman kazandırır. Kimsenin okumadığı kişisel bir misyon metni ise tam tersine etki eder.

İlk sürümü mütevazı tutun. İş bilgilerini değiştirmeyi kolaylaştırın, şirket genelindeki alanlara sorumlular atayın ve kimsenin kullanmadığı her şeyi kaldırın. Çalışanlar normal bir iş gününde dizine güvenebildiğinde dizin de güven kazanır.

Her profilin neleri içereceğine karar verin

Her profili yaygın iş soruları etrafında oluşturun. Bir ekip arkadaşı bordro sorumlusunu bulmak, Salesforce bilen birini belirlemek veya bir çalışanın Berlin ofisinde çalışıp çalışmadığını kontrol etmek isteyebilir. Bir alan, bir ekip arkadaşına ulaşmaya, işi doğru kişiye yönlendirmeye veya onu anlamaya yardımcı olmuyorsa o alanı eklemeyin.

Küçük bir zorunlu iş bilgisi grubuyla başlayın. Bu, insanları uzun bir form doldurmaya zorlamadan dahili çalışan dizinine tutarlı bir yapı kazandırır:

• Tam isim ve tercih edilen isim
• Ekip, rol, yönetici ve çalışma konumu
• Gerekiyorsa iş e-postası, telefon numarası ve saat dilimi
• İşle ilgili beceriler veya bilgi alanları
• Kişinin hangi konularda yardımcı olabileceğine dair kısa bir not

Becerileri aranabilecek kadar belirgin tutun. «Finans» geniş bir ifadedir. «Gider politikası», «fatura onayları» ve «NetSuite raporlaması», ekip arkadaşlarına neden iletişime geçmeleri gerektiğini açıkça gösterir. Mümkün olduğunda çalışanların onaylanmış beceri etiketlerini seçmesine ve listeye sığmayan ayrıntılar için kısa bir not eklemesine izin verin.

Zorunlu ve isteğe bağlı bilgileri ayırın. Ekiplerin genellikle kişinin rolüne, iletişim bilgilerine, konumuna ve iş becerilerine ihtiyacı vardır. Kişisel biyografiye, favori söze, doğum gününe veya fotoğrafa ihtiyaçları yoktur. İsteğe bağlı bir fotoğraf, insanların isimleri tanımasına yardımcı olabilir, ancak hiç kimse profili tamamlamak için fotoğraf eklemek zorunda kalmamalıdır.

Bir profil, işe yarayan uygunluk bilgilerini de içerebilir. Toronto'daki bir destek lideri «İngilizce ve Fransızca», «hafta içi acil durum iletişim kişisi» ve «9.00-17.00 ET arasında uygun» bilgilerini ekleyebilir. Bu, bir satış ekip arkadaşının acil müşteri sorununu uzun mesaj zincirleri olmadan doğru kişiye yönlendirmesini sağlar.

Bu bir personel dizinidir, sosyal ağ değil. Herkese açık gönderileri, tepkileri, takipçi sayılarını, yorum dizilerini ve etkinlik akışlarını eklemeyin. Temiz bir sayfa, kişinin kim olduğunu, ne yaptığını, nerede çalıştığını ve ne zaman iletişime geçilebileceğini hızlıca göstermelidir.

Roller, beceriler ve konumlar için kurallar belirleyin

Her alan bir iş sorusunu yanıtlamalıdır. Rol kategorilerini insanların ekip arkadaşlarını bulma biçimine yakın tutun: departman, işlev, ekip ve iş unvanı. Ekip arkadaşlarının yalnızca bir müşteri hesabıyla kimin ilgilendiğini bilmesi gerekiyorsa, birbirine çok benzeyen uzun unvan listelerinden kaçının.

Her kategori için kısa ve ortak bir liste kullanın. Bir satış grubu Satış, Müşteri başarısı, İş ortaklıkları ve Satış operasyonları kategorilerini kullanabilir. Gerektiğinde yöneticiler yeni bir kategori isteyebilir, ancak bunu tek bir sorumlu onaylamalıdır. Böylece aynı iş için birden fazla ad kullanılmaz.

Becerileri biyografi değil, aranabilir bilgi haline getirin

Çalışanlardan anlaşılır beceri etiketleri seçmelerini ve gerektiğinde birkaç tane daha eklemelerini isteyin. «SQL», «İspanyolca», «Sözleşme inceleme» ve «Figma», iş arkadaşına profesyonel ilgi alanları hakkında bir paragraftan daha fazla bilgi verir. Beceri dizini birinin kariyer hikayesini okumaya değil, belirli bir görev için doğru kişiyi bulmaya yardımcı olmalıdır.

Kuralları basit tutun:

• Çalışanlardan işte kendilerine güvenerek kullandıkları en fazla beş beceriyi eklemelerini isteyin.
• «Proje yönetimi» gibi her beceri için tek bir yazım ve etiket kullanın.
• Çalışanların eksik becerileri önermesine izin verin, ardından bir sorumlu benzer kayıtları birleştirsin.
• «Çalışkan» veya «ekip oyuncusu» gibi belirsiz özellikleri dışarıda bırakın.

Dizini AppMaster'da oluşturursanız, çalışanların yeni önerileri incelemeye göndermesine izin verirken onaylanmış etiketlere sahip bir beceri tablosu kullanabilirsiniz. Formu kısıtlayıcı hale getirmeden arama sonuçları tutarlı kalır.

Konumu yalnızca yardımcı olduğunda ekleyin

Konum verileri koordinasyonu desteklemelidir. Ekip arkadaşlarının toplantı planlamak, ekipman yönlendirmek veya çalışma saatlerini anlamak için ihtiyaç duyduğu durumlarda ofis, şehir, saat dilimi veya uzaktan çalışma durumunu kaydedin. Dizinin ihtiyaç duymadığı bir ev adresini veya kişisel bilgileri istemeyin.

Basit bir profil «Uzaktan, UTC+1» veya «Chicago ofisi, Merkezi Saat» şeklinde görünebilir. Bir kişi iki ofis arasında çalışıyorsa, birbiriyle yarışan birkaç alan yerine ana konumu ve kısa bir notu kullanın.

Sorumluluklar değiştiğinde bunu genellikle ilk bilen kişiler yöneticiler olduğu için ekip ve rol değişikliklerinin sorumluluğu yöneticilerde olmalıdır. Çalışanlar becerilerini, fotoğraflarını, tercih ettikleri adı ve iletişim tercihlerini yönetebilir. Sorumlulukların net olması, güncellemelerin herkesin başkasının yapacağını düşündüğü bir göreve dönüşmesini önler.

Veri kaynaklarını ve erişim kurallarını seçin

Aynı bilgi üç farklı yerde göründüğünde dizin güven kaybeder. İK'da bir iş unvanı, ekip elektronik tablosunda farklı beceriler ve çalışanın başka bir yerde güncellediği telefon numarası olabilir. Çalışanlar hangi kaydın güncel olduğunu bilmelidir.

Yeni bir şey oluşturmadan önce çalışan bilgilerinin bulunduğu yerleri listeleyin. Yaygın kaynaklar arasında İK kayıtları, bordro sistemleri, kimlik sağlayıcıları, ekip elektronik tabloları, işe alım formları ve yöneticilerin tuttuğu listeler bulunur. Her kaynağın sorumlusunu ve içerdiği alanları belirtin.

Dizindeki her alanın tek bir kaynağı olsun. İK kayıtları yasal isim, istihdam durumu, yönetici ve resmi unvanı yönetebilir. Çalışanlar tercih ettikleri adı, fotoğraflarını, işle ilgili ilgi alanlarını ve becerilerini düzenleyebilir. Ekip lideri gerektiğinde proje atamalarını doğrulayabilir.

Basit bir sorumluluk modeli düzenleme çakışmalarını önler:

• İK: istihdam durumu, resmi rol, departman, yönetici ve işe başlama tarihi
• Çalışan: tercih edilen iletişim yöntemi, beceriler, diller ve profil fotoğrafı
• BT: iş e-postası, şirket telefonu ve hesap durumu
• Ekip lideri: mevcut ekip, proje ataması ve dahili sorumluluklar
• Ofis yöneticisi: masa konumu ve ofis bilgileri

Erişim kuralları da aynı özeni gerektirir. Çalışanların çoğu isimlere, rollere, ekiplere, becerilere ve iş konumlarına ihtiyaç duyar. Genellikle ev adreslerine, kişisel telefon numaralarına, doğum tarihlerine, ücret bilgilerine veya acil durum kişilerine ihtiyaç duymazlar. Hassas alanları İK veya bordro çalışanları gibi bunlara ihtiyacı olan kişilerle sınırlayın.

Gizlilik kuralını sade bir dille yazın: «Dizin yalnızca işle ilgili bilgileri gösterir. İK, kişisel ve hassas bilgileri korumalı kayıtlarda saklar. Çalışanlar düzeltme taleplerini İK ekibine iletebilir.»

AppMaster ile oluşturulan bir dizin uygulamasında, çalışanların aranabilir profilleri görmesini, kendi alanlarını düzenlemesini ve İK yöneticilerinin korunan istihdam verilerini yönetmesini sağlayacak izinler belirleyebilirsiniz. Herkes yararlı bilgileri bulabilmeli, ancak yalnızca doğru kişiler bunları değiştirebilmelidir.

Bir kişi ekip değiştirdiğinde veya şirketten ayrıldığında erişimi inceleyin. Erişimi zamanında kaldırın ve her veri kaynağını kimin yönettiğini kaydedin.

Dizini adım adım oluşturun

Her gün karşılaşılan soruları yanıtlayan tek bir profil şablonuyla başlayın: kişi kim, ne yapıyor, hangi ekibe bağlı, nerede çalışıyor ve ekip arkadaşları hangi beceriler hakkında ona danışabilir? Yalnızca tamamlanması gereken alanları zorunlu yapın. Uzun formlar genellikle yarım bırakılmış profiller üretir.

İsim, iş e-postası, rol, ekip, yönetici, konum ve işe başlama tarihini zorunlu yapın. Becerileri başlangıçta isteğe bağlı tutun, ancak serbest metin yerine kontrollü bir liste kullanın. «Excel» ve «Microsoft Excel» ayrı arama sonuçlarına dönüşmemelidir.

Ardından mevcut çalışan kayıtlarını içe aktarın. Şirketin zaten kullandığı sistemlerden verileri dışa aktarın, sonra içe aktarmadan önce yinelenen kişileri, eski hesapları ve tutarsız ekip adlarını temizleyin. Her kişiye kalıcı bir çalışan kimliği verin. İsimler ve roller değişebilir, ancak kimlik değişmemelidir.

Yayınlamadan önce ekip liderlerinden gruplarını incelemelerini isteyin. Eski yüklenicileri, güncelliğini yitirmiş yönetici atamalarını ve artık yapılan işle uyuşmayan rol unvanlarını fark edebilirler. Onlara kısa bir süre tanıyın ve onay gerektiren alanları açıkça belirtin.

İlk sürümü süslemeler yerine arama etrafında oluşturun. Çalışanlar isim, ekip, konum, rol ve beceriye göre arama yapabilmeli, ardından anlaşılır bir profil sayfası açabilmelidir.

AppMaster bu kullanım alanına uyabilir. Data Designer çalışan kayıtlarını modelleyebilir, görsel Business Process Editor onay adımları oluşturabilir ve web oluşturucu tüm uygulamayı elle yazmadan arayüz hazırlayabilir. Örneğin bir yönetici inceleme süreci, her ekip liderine onaylaması gereken profillerin listesini gönderebilir ve her profile onay tarihini kaydedebilir.

Profili sabit bir kayıt gibi ele almak yerine tek tek alanlar için inceleme tarihleri belirleyin. Rol ve yönetici bilgilerinin üç ayda bir kontrol edilmesi gerekebilir. Beceriler yılda iki kez incelenebilir. Çalışanlar iletişim bilgilerini değiştikleri anda güncelleyebilir.

İlk sürüm için pratik kapsam şunları içerir: zorunlu profil şablonu, temiz içe aktarılmış kayıtlar, kalıcı çalışan kimlikleri, rol ve yönetici alanları için ekip lideri onayı, aranabilir filtreler ve alan düzeyinde inceleme tarihleri. Önce küçük bir gruba yayınlayın. Daha fazla veri veya ekran eklemeden önce hangi aramaların sonuç vermediğini ve çalışanların hangi alanları yok saydığını gözlemleyin.

Güncellemeleri normal iş akışının parçası haline getirin

Dahili çalışan dizini, güncellemeler insanların zaten yönettiği olaylarla birlikte gerçekleştiğinde doğru kalır. Yeni bir iş unvanı, ekip değişikliği veya ofis taşınması kısa bir profil kontrolünü tetiklemelidir. Herkesin yoğun olduğu bir dönemde gönderilen yıllık bir talep genellikle işe yaramaz.

Çalışandan yalnızca değişmiş olabilecek alanları onaylamasını isteyin. Mevcut bilgileri önceden doldurun, böylece çalışanlar her şeyi yeniden yazmak yerine kayıtları düzeltebilsin.

Bir satış temsilcisi müşteri başarısı ekibine geçtiğinde İK veya yönetici bir güncelleme talebi başlatabilir. Çalışan yeni rolü kontrol eder, departmanını değiştirir, ilgili ürün becerilerini ekler ve formu gönderir. Böylece ekip arkadaşlarının yardım araması gerekmeden önce dizin değişikliği yansıtır.

Eski kayıtları görünür hale getirin

Her profile «son doğrulama» tarihi ekleyin. Yöneticiler ekip kayıtlarını bu tarihe göre sıralayarak bilgilerini altı veya on iki aydır kontrol etmeyen kişileri görebilir. Bu yöntem, bir telefon numarasının veya becerinin hâlâ geçerli olup olmadığını tahmin etmekten daha güvenilirdir.

Hatırlatıcıları ölçülü kullanın. Personel planlamasından önce becerileri incelemek gibi yararlı bir göreve bağlandıklarında işe yararlar. Tekrarlanan ve genel e-postalar, insanların talepleri görmezden gelmesine neden olur.

Bir hatırlatıcı takvimi şunları içerebilir:

• Rol, yönetici veya konum değişikliğinden sonra profil kontrolü
• İşe alım sürecinde ve yıllık değerlendirme döneminde doğrulama
• Yanıtlanmayan bir hatırlatmadan sonra yönetici bildirimi
• Çözümlenmemiş kayıtların İK, BT veya başka bir alan sorumlusuna atanması

Çalışanlar kişisel bilgilerden ve becerilerden sorumlu olmalıdır. Yöneticiler ekip yerleşimini ve rol doğruluğunu yönetmelidir. İK resmi istihdam verilerinden sorumlu olmalıdır.

AppMaster'da bir iş süreci, çalışan değişikliğinden sonra güncelleme formu gönderebilir, doğrulama tarihini kaydedebilir ve talep süresi dolduğunda uygun sorumluya uyarı verebilir. Talebi kısa tutun ve bir kişinin işindeki gerçek bir değişikliğe bağlayın.

Basit bir dizin örneği

Destek yöneticisi Maya'nın ürün sürümünden önce yardım merkezi ekranlarını güncelleyecek bir tasarımcıya ihtiyacı var. Ekibi Toronto'da çalışıyor ve Kuzey Amerika öğleden sonralarıyla örtüşebilecek birini arıyor. Doğru kişiyi ve ona ulaşmanın net bir yolunu bulması gerekiyor.

Maya dahili çalışan dizinini açar ve «UX tasarımı» becerisi, Ürün ekibi ve Amerika kıtası konumuna göre filtreler. Liste 180 kişiden dörde düşer. Ardından saat dilimlerinde en az üç saatlik örtüşme olan kişileri seçer.

Bir profil, harekete geçmesi için yeterli bilgiyi verir:

• İsim, iş unvanı ve ürün ekibi
• UX tasarımı, Figma, erişilebilirlik incelemeleri ve yardım merkezi içeriği
• Çalışma konumu, saat dilimi ve normal çalışma saatleri
• Mevcut yönetici ve müşteri deneyimi grubuna destek verdiğine dair not
• İş iletişim bilgileri ve tercih edilen talep kanalı

Profilde şu ifade yer alır: «Destek akışlarını ve hesap ayarlarını tasarlar. Müşteri yönlendirmesini etkileyen arayüz değişiklikleri için iletişime geçin.» Maya, sürüm tarihini belirterek Jordan'a odaklanmış bir talep gönderebilir. Jordan uygun değilse filtrelenmiş sonuçlara dönüp sıradaki kişiyle iletişime geçebilir.

Çalışan profil veritabanının kişisel güncellemeler yerine pratik ayrıntılara ihtiyaç duymasının nedeni budur. Tek başına bir beceri, belirli bir iş türünün sorumlusunu göstermez. Tek başına iş unvanı da çalışma saatlerinin örtüşüp örtüşmediğini açıklamaz. Beceriler, ekip, konum ve iletişim tercihleri birlikte kullanıldığında daha iyi sonuç verir.

İnsanların kullanmayı bırakmasına neden olan hatalar

Arama sonuçları güvenilir olmadığında insanlar dizini kullanmayı bırakır. Dizin, doğru ekip arkadaşını bulmaya, rolünü anlamaya ve onunla iletişime geçmeye yardımcı olmalıdır. Her İK kaydını kopyalaması gerekmez.

Her İK alanını kopyalamak karmaşa ve gizlilik sorunları yaratır. Bordro verilerini, performans notlarını ve eski idari kayıtları dışarıda bırakın. İsim, ekip, rol, konum veya saat dilimi, iş iletişim bilgileri ve ilgili becerilere odaklanın.

Ortak verileri tutarlı tutun

Serbest metin iş unvanları hızla karmaşıklaşır. Bir kişi «Müşteri Başarısı Lideri», diğeri «Müşteri Başarısı yöneticisi», üçüncüsü ise eski bir unvan kullanır. Arama bazı kişileri bulamaz ve yöneticiler kayıtları düzeltmek için zaman harcar. Departmanlar, rol aileleri, ofis konumları ve yaygın beceriler için kontrollü listeler kullanın. Standart bir etiket uzman bir rolü açıklayamıyorsa kısa bir açıklamaya izin verin.

Çalışanlar her bilgiyi tek bir yerde güncellemelidir. Bir kişi telefon numarasını İK'da, ayrı bir dizin formunda ve mesajlaşma aracında değiştirirse kayıtlardan biri geride kalır. Her veri türü için bir kaynak seçin ve mümkün olduğunda dizinin bu bilgiyi otomatik olarak almasını sağlayın.

İK istihdam durumunu, yöneticiyi, yasal ismi ve işe başlama veya ayrılma tarihlerini yönetmelidir. Çalışanlar fotoğraflarını, isimlerinin telaffuzunu, becerilerini ve kısa iş özetlerini yönetebilir. Ekip liderleri sorumluluklar değiştikçe rolleri ve beceri etiketlerini inceleyebilir. Dizin yöneticileri istisnaları yönetebilir ve yinelenen profilleri birleştirebilir.

Aramayı bir akışa dönüştürmeyin

Sohbet, beğeniler, herkese açık yorumlar ve etkinlik akışları, ekip arkadaşlarını bulmaya yardımcı olmadan dizini hareketli gösterebilir. Ayrıca moderasyon gerektirir. Sohbeti şirketin zaten kullandığı araçlarda tutun ve dizinde bir iletişim yöntemi gösterin.

Şirketten ayrılan çalışanlar için net bir çıkış süreci oluşturun. İK bir kişiyi pasif olarak işaretlediğinde profilini normal arama ve ekip görünümlerinden kaldırın. Şirket politikası sınırlı bir devir kaydı gerektiriyorsa bunu açıkça etiketleyin ve erişimi kısıtlayın.

AppMaster; profiller için görsel veri modeli, rol değişiklikleri için onay adımları ve her kullanıcının yalnızca ihtiyaç duyduğu alanları görmesini sağlayan izinlerle bu kuralları destekleyebilir.

Yayından önce hızlı kontroller

Tüm şirketi davet etmeden önce küçük bir test yapın. Farklı ekiplerden kişilerin isim, iş rolü, beceri, ekip ve konuma göre bir ekip arkadaşını bulmasını isteyin. «Tasarımcı» veya «satış» gibi yaygın terimlerde bile arama yararlı sonuçlar vermelidir.

Sonuç sayfalarını da kontrol edin. Fransızca konuşan bir müşteri yöneticisi arayan kişi, her profili açmadan doğru kişiyle iletişime geçmesine yetecek bilgiyi görmelidir.

Sorumlulukları ve güncellemeleri doğrulayın

Her zorunlu alanın bir sorumlusu ve inceleme tarihi olmalıdır. İK yasal isimlerden ve istihdam durumundan sorumlu olabilir. Yöneticiler ekip, rol ve raporlama ilişkisinden sorumlu olabilir. Şirket politikası izin veriyorsa çalışanlar fotoğraf, beceriler, tercih edilen isim, kısa biyografi ve iletişim bilgilerinden sorumlu olabilir.

Bu kuralları dizine yazın. Sorumlusu olmayan bir alan genellikle eski veriye dönüşür.

Yayından önce çalışanın onaylanmış bir alanı birkaç dakika içinde güncelleyip güncelleyemediğini, yöneticinin uzun bir onay zinciri olmadan bir kişiyi yeni ekibe taşıyıp taşıyamadığını ve inceleme sorumlusunun dikkat gerektiren profilleri görüp göremediğini test edin. Ayrıca hatırlatıcıların inceleme tarihlerinden önce ulaştığını ve yöneticilerin değişikliği kaydederken hataları düzeltebildiğini kontrol edin.

Erişimi gerçek hesap türleriyle test edin. Bir çalışan kendi düzenleyebileceği alanları ve onaylanmış dizin bilgilerini görmelidir. Bir yönetici ekibini yönetmek için ihtiyaç duyduğu bilgileri görmelidir. İK ve dizin yöneticilerinin ek alanlara ihtiyacı olabilir, ancak bu alanlar normal arama sonuçlarında görünmemelidir.

Kısa bir pilotla bitirin. On çalışan yardım almadan profil güncelleyebiliyor, bir ekip arkadaşını bulabiliyor ve her alanın sorumlusunu anlayabiliyorsa dizin daha geniş bir kullanıma hazırdır.

Küçük başlayın ve dizini geliştirin

Şirket genelinde yapılan bir lansman çoğu zaman boş profiller ve belirsiz sorumluluklar oluşturur. Müşteri desteği veya operasyon gibi insanları hızla bulma ihtiyacı olan tek bir departmanla başlayın. Bu ekibe küçük ve kullanışlı bir dizin verin, ardından nasıl arama yaptıklarını izleyin.

Çalışanlardan gerçek görevleri denemelerini isteyin: İspanyolca konuşan birini bulmak, bir müşteri sürecinin sorumlusunu bulmak veya belirli bir ofiste kimin çalıştığını kontrol etmek. Aramaları, hangi bilgilerin dizinde bulunması gerektiğini gösterir. Nadiren yardımcı olan alanları kaldırın.

Her hafta birkaç basit göstergeyi takip edin:

• Rol, yönetici veya konum gibi zorunlu bilgileri eksik profiller
• İnceleme tarihi geçmiş profiller
• Çok az veya çok fazla kişi döndüren aramalar
• Hatırlatıcıdan sonra tamamlanan güncellemeler

Bu ölçümler, çalışan profil veritabanının yararlı kalıp kalmadığını gösterir. İnsanlar yazılım becerilerini arıyor, ancak profiller farklı yazımlar kullanıyorsa kontrollü bir beceri listesi ekleyin. Kimse doğum günü veya kişisel ilgi alanlarına göre filtreleme yapmıyorsa bu alanları eklemeyin.

İlk ekip kayıtlarını birkaç hafta güncel tuttuğunda sıradaki departmanı ekleyin. Aynı inceleme düzenini koruyun, ardından yeni ekibin işi farklı olduğunda gerekli ayarlamaları yapın. Satış ekibinin bölge ve müşteri uzmanlığına, BT ekibinin ise sistemler ve nöbet kapsamına ihtiyacı olabilir.

AppMaster; profilleri, onay iş akışlarını, hatırlatıcıları ve erişim kurallarını tek yerde tutabilir. Temel bir çalışan formu oluşturun, yöneticilere bir inceleme kuyruğu verin ve profil inceleme tarihine ulaştığında hatırlatıcı gönderin. AppMaster, gereksinimler değiştikçe arka ucu, web uygulamasını ve mobil uygulamayı oluşturur. Böylece ekipler eski kodu taşımadan alanları veya iş akışlarını değiştirebilir.

Çalışanlar günlük aramalarda kullandığında alanları, mevcut grup kayıtları sürekli takip gerektirmeden güncel tuttuğunda ekipleri ekleyin. Bir personel dizini, insanların etrafa sormadan önce kontrol ettiği bir araca bu şekilde dönüşür.