Etkinlik detaylarını yakalayan, doğru teklifler gönderen, depozito alan ve menü değişikliklerini net durumlarla izleyen bir catering rezervasyon iş akışı kurun.
Çoğu catering işi yemek kötü olduğu için bozulmaz. İlk mesaj ile onaylanmış tarih arasındaki boşlukta takılır. Birisi "Müsait misiniz?" diye sorar ve sonraki birkaç gün kısmi yanıtlar, eksik bilgiler ve son dakika netleştirmeleriyle geçer.
Tıkanma noktaları genellikle sıkıcı ve öngörülebilirdir:
Bilgiler eksik olduğunda teklifler riskli hale gelir. Konuk sayısını, servis şeklini, teslimat penceresini, diyet ihtiyaçlarını veya mekan kurallarını bilmiyorsanız ya fiyatı düşük tutup sonra yetişmeye çalışırsınız, ya da fazla fiyat verip işi kaybedersiniz. Sonra sürprizler çıkar: ekstra personel, eksik ekipman, planlanandan daha sıkı kurulum süresi veya ölçeğe göre üretilemeyen bir menü öğesi.
Basit bir catering rezervasyon iş akışı, rastgele mesajları tek bir net yola çevirerek bunu düzeltir: temel bilgileri yakala, müsaitliği onayla, gerçek kısıtlamalara dayalı bir teklif gönder, depozito al, ardından menü ve lojistik için tek bir doğru kaynağı kilitle.
Bu, her şapkayı takan işletme sahipleri, birçok potansiyel müşteriyle uğraşan satış ekipleri ve mutfak ile sürücülere temiz devredişe ihtiyaç duyan koordinatörler için en çok önem taşır.
Örnek: Bir müşteri gelecek ay için 60 kişilik bir kurumsal öğle yemeği için e-posta gönderir. Net bir akış olmadan çok çabuk teklif verebilirsiniz. Net bir akışla önce tarihi, bina erişim kurallarını, bırakma süresini, bütçe aralığını ve diyet sayılarını alır, sonra güvenle teklif verirsiniz ve sonra yaşanan acı verici yeniden çalışmalardan kaçınırsınız.
Rezervasyonlar, insanlar aynı şeyi tanımlamak için farklı kelimeler kullandığında dağınık hisseder. Bir kişi müşteri sadece menüyü beğendiğinde "confirmed" dediğinde, diğeri depozito hala eksikken "booked" diyebilir. Net durumlar bunu hızlıca düzeltir.
Çoğu ekibin kullanabileceği basit bir durum hattı:
Kuralları etiketler kadar net yapın. Kimin hangi durumu değiştirebileceğine ve bunun neyi tetikleyeceğine karar verin. "Quote sent" taslak anlamına gelmemeli. Mesajın çıktığını ifade etmeli.
Ana hattı temiz tutmak için iki yan durumu ayrı tutun:
Örnek: Bir müşteri teklifi onaylar ama iki garnitürü değiştirmek ister. Rezervasyon, depozito kuralınıza bağlı olarak Tentative hold veya Confirmed kalabilirken Menü durumu Approved'dan Changed'e geçer.
Bunu AppMaster gibi no-code bir araçta kurarsanız, bu durumları izinlerle birlikte basit açılır alanlar yapın ki değişiklikler tutarlı ve izlenmesi kolay kalsın.
Hızlı yanıtlar catering işini kazandırır, ama hız sadece teklifinizi doğru yapacak bilgileri yakalarsanız işe yarar. Bunu asgari brifing olarak düşünün: doğru fiyatlandırmak, teslim edebileceğinizi onaylamak ve uzun e-posta zincirinden kaçınmak için yeterli bilgiler.
Önce maliyeti ve personele etki edenleri alın: konuk sayısı (45-55 gibi bir aralık kabul edin ve ne zaman kesinleşeceğini sorun), tarih, servis penceresi (kurulum süresi ve servis zamanı) ve tam mekan adresi.
Sonra servis şeklini ve yemek kısıtlarını netleştirin. Bırakma, görevliyle büfe, tabaklı servis, aperatif servisi veya tam servis işçilik ve ekipmanı değiştirir. Diyet ihtiyaçları ve bunların nasıl etiketlenmesini istediklerini sorun.
Kısa bir giriş kontrol listesi herkesin aynı bilgileri toplamasına yardım eder:
İki soru hemen hemen her şeyden daha fazla geri-gelenleri azaltır:
İnsanlar tereddüt ederse basit seçenekler sunun: "Kişi başı $25, $40 veya $60 civarındayız mı?"
Örnek: Bir müşteri "60 kişi için öğle yemeği" der. Siz 50-70 olduğunu, bırakma mı yoksa görevli büfe mi olduğunu, vejetaryen ve glutensiz sayıları, idari asistanın karar verici olduğunu ve binanın COI ve 20 dakikalık yükleme slotu istediğini onaylarsınız. Artık ilk teklifiniz ilk seferde doğru olabilir.
İyi bir teklif bir menü ve fiyatlardan daha fazlasıdır. Bu, belirli koşullar altında belirli bir toplam için ne sağlayacağınızın net bir taahhüdüdür.
İsteği faturalandırılabilir parçalara çevirin ki daha sonra her şeyi yeniden yazmadan kolayca ayarlayabilesiniz.
Çoğu teklif şu kombinasyonları içerir:
Porsiyonlar kişi sayısıyla ölçekleniyorsa kişi başı fiyatlandırma kullanın. Aynı kalan şeyler için sabit ücretler kullanın (belirli bir yarıçap içindeki teslimat, bir minimum personel bloğu, belirli kiralamalar). Karıştırıyorsanız, açıkça etiketleyin; örneğin "Kişi başı $28 x 60" artı "Teslimat sabit ücret" gibi.
Teklifi göndermeden önce hızlı bir gerçeklik kontrolü yapın:
Teklif için bir geçerlilik süresi ekleyin (genellikle 7-14 gün) ve süresi dolduktan sonra nelerin değişebileceğini açıklayın, örneğin malzeme maliyetleri, personel bulunabilirliği ve kişi sayısı.
Sonra onayı tartışmasız hale getirin. Müşterinin "evet"ini ve temel varsayımları yakalayın: etkinlik tarihi ve saatleri, kişi sayısı (veya aralığı), menü versiyonu, servis tarzı ve nelerin dahil olduğu vs. Bu, sonradan "Bunu kapsayacağını sanmıştım" anını önler.
Hedefiniz basit: temelleri hızlıca onaylayın, doğru şeyi fiyatlandırın ve herkesin ekibinizde daha sonra bulabileceği şekilde onayı yakalayın.
Sorguyu bir kez okuyun, sonra sadece eksik parçaları yanıtlayın (veya arayın): tarih ve başlama saati, kişi sayısı aralığı, adres, servis şekli, diyet ihtiyaçları ve olmazsa olmaz öğeler.
Eğer müşteri emin değilse, fiyat verebileceğiniz varsayımları kilitleyin (örneğin, "35 kişiye göre fiyatlandı, bırakma, tek kullanımlık kurulum") ve bunları yazılı hale getirin.
Onay, müşteri teklifi yaklaşık 10 saniyede anlayabildiğinde gerçekleşir. Yiyecek, servis, kiralama, teslimat, vergiler ve net toplamı maddeleyin. Nelerin dahil olduğunu ve nelerin olmadığını kısa notlarla ekleyin.
Bu kontrol listesini sıkı tutun:
Teklifi gönderirken hemen bir takip planlayın (örn. 48 saat). Müşteri "Tamam görünüyor" derse veya kabul imzası atarsa, o onayı ekibinizin görebileceği bir yerde kaydedin.
Örnek: Bir kurumsal öğle yemeği talebi gelecek Perşembe için gelir. Bunun 12:00 ve 40 kişi, bırakma, vejetaryen seçenekleri ihtiyaçlı olduğunu onaylarsınız. 3 günlük bir geçerlilik süresi olan madde madde bir teklif gönderir, sonra e-postadaki yanıtı onay olarak kaydedersiniz.
Onaylandıktan sonra rezervasyonu Pending deposit durumuna taşıyın ve depozito talebini hemen gönderin.
Temiz bir depozito aşaması çoğu geri-gelen konuşmayı ortadan kaldırır. Herkes müşterinin neye razı olduğunu, hangi paranın alındığını ve sonra ne olacağını bilmelidir.
Depozito kurallarını görünür ve tutarlı yapın: depozito miktarı (sabit veya yüzde), son ödeme tarihi ve bunun neyi rezerve ettiği. Basit dil en iyisidir: "Tarihinizi ve menünüzü X gün boyunca tutacağız. Rezervasyonunuz depozito ödendikten sonra onaylanır."
Depozito geldiğinde bir şey hemen değişmelidir. Pratik bir kurulum:
Ödeme kayıtlarını birinin gelen kutusunda değil rezervasyon kaydının içinde tutun. Ödeme yöntemini, makbuz veya referans numarasını, depozito tutarını, kalan bakiyeyi ve kim tarafından alındı olarak işaretlendiğini kaydedin.
Depozito kaydedildiğinde son ödeme tarihini belirleyin, sonra gerçekten göndereceğiniz hatırlatmaları planlayın (örn. etkinlikten 7 gün önce, 3 gün önce ve ödeme gününün sabahı).
Örnek: Bir müşteri 40 kişilik öğle yemeği için $2,000 tutarında teklifi ve %30 depozitoyu 48 saat içinde ödemeyi kabul eder. O $600 kaydedilene kadar durum Pending deposit kalır ve tarih sadece tutulmuş olur. Ödeme yapıldığında Confirmed'e geçersiniz ve plan mutfak için kilitlenir.
Menü değişiklikleri normaldir. Sorun çıkaran şey değişikliklerin beş yerde (mesajlaşmalar, aramalar, e-posta zincirleri) gelmesi ve kimsenin hangi menünün güncel olduğunu bilememesidir.
Her anlamlı düzenlemeyi yeni bir versiyon olarak ele alın: Menu v1, v2, v3. Zaman damgası ekleyin ve eski versiyonları salt okunur yapın. Böylece biri "Ne üzerinde anlaştık?" diye sorduğunda tek cümleyle yanıtlayabilirsiniz: "v3'teyiz, Salı 14:10'da onaylandı."
Her değişiklikte aynı temel bilgileri kaydedin: değişikliği kim istedi, neden değişti, ne değişti ve fiyat, personel, kiralamalar veya hazırlık süresine etkisi.
Menü değiştiğinde teklifi hemen güncelleyin. Eğer v2 glutensiz bir tatlı ekliyor ve kişi sayısını 80'den 95'e çıkarıyorsa, satır öğeleri ve toplam buna göre değişmeli. Güncellenmiş teklifi aynı versiyon numarasıyla etiketleyin ki müşteri menü ve fiyatı eşleştirebilsin.
Bir değişiklik kesim tarihi belirleyin (örneğin, etkinlikten 7 gün önce) ve Menu locked gibi net bir durum ekleyin. O noktadan sonra yeni istekler ayrı bir sipariş veya ücretli değişiklik talebi olmalı, gayri resmi "bir şey daha" değil.
Bir iş akışı, güncellemeler beş yerde yaşadığında çöker: e-posta zincirleri, mesajlar, bir not defteri, birinin kafası ve fotoğraf klasörü. Rezervasyon kaydı için tek bir ev seçin ve her şeyi orada tutun: mesajlar, notlar ve kat planları, sözleşmeler, diyet notları ve ilham fotoğrafları gibi dosyalar.
Durumu görünür ve güncel tutun. Durum değiştiğinde, bir sonraki kişi ne olduğunu anlamak için tüm geçmişi okumak zorunda kalmamalı.
Çoğu müşteri iletişimi tekrarlıdır. Kısa şablonlar her müşterinin aynı net bilgiyi almasını sağlar ve ekibinizin baskı altında aynı mesajı yeniden yazmasını engeller.
İşe yarayan şablonlar: quote sent, deposit due, menu approval, event-week check-in ve final confirmation. Göndermeden önce başa "Aşağıdaki alanları gönderden önce güncelleyin" gibi basit bir hatırlatma ekleyin, böylece eski bir tarih veya adres tekrar kullanılmaz.
İç işleri rezervasyon kaydının bir parçası olarak ele alın, yan konuşma değil. Her devri bir sahip ve teslim tarihi olan bir göreve dönüştürün.
Görev listesini odaklı tutun: mutfak hazırlık planı (menü versiyonu, porsiyonlar, alerjenler), kiralamalar ve tek kullanımlıklar, personel planı, teslimat ve erişim notları, etkinlik haftası onayları.
Örnek: Bir müşteri Salı günü yeni bir kat planı e-postalıyor. Siz onu rezervasyona iliştirir, düzen durumu günceller ve "Yükleme rampası erişimini doğrula" görevini Perşembe için lidere atarsınız.
Çoğu catering problemi yemek kaynaklı değildir. İş akışı problemleridir: bir detay varsayılmıştır, bir mesaj gömülmüştür veya biri rezervasyonu çok erken "confirmed" olarak işaretlemiştir.
Yaygın tuzaklardan biri depozito olmadan tarihi tutmaktır. Müşteriye slotun onlar olduğunu söylersiniz, diğer fırsatları geri çevirirsiniz ve sonra müşteri sessizleşir. Şimdi takvimde bir boşluk ve asla var olmamış bir rezervasyon için plan yapan bir ekip kalır.
Başka bir yeniden çalışma fabrikası, temelleri kilitlemeden teklif vermektir: kişi sayısı ve servis şekli. "50 kişi" kutulu öğle yemekleri, görevli büfe, tabaklı servis veya kiralamalarla karışık bir şey anlamına gelebilir. Her seçenek işçilik, ekipman, zamanlama ve fiyatı değiştirir. Erken teklif verirseniz ya maliyeti kendiniz yersiniz ya da daha fazla para istersiniz; bu da aldatmaca hissi yaratır.
Menü değişiklikleri, iyi rezervasyonların ters gitmesine yol açan başka bir yerdir. Değişiklikler dağınık mesajlarda yaşarsa, birden çok "final" versiyon ortaya çıkar. Mutfak bir menü hazırlar, müşteri başka birini bekler ve ekip etkinlik gününde koşturur.
Ayrıca: ödeme durumu ve rezervasyon durumu aynı şey olmamalıdır. Bir rezervasyon tarih tutulmuşken ödeme depozito bekliyor olabilir. Bunlar karıştığında ekip bunun onaylı olduğunu varsayar, satın alma başlar ve depozito toplama zamanı gelince pazarlık gücünüzü kaybedersiniz.
Daha az hata istiyorsanız, bir işi ilerletmeden önce birkaç kontrol noktası zorunlu kılın:
"Confirmed" demek ekibinizin tahmin etmeden işi yürütebileceği anlamına gelmelidir.
Önce iletişim ve konum detaylarını doğrulayın: doğru kişi, gün içi telefon numarası, tam adres, teslimat talimatları, park notları ve bina erişimi. Mekan ise sahadaki kişiyi onaylayın.
Sonra maliyeti ve personeli belirleyen sayıları kilitleyin. Kişi sayısı kesin değilse net bir aralık ve müşterinin ne zaman kesinleştireceğini kaydedin. Servis şekli için de aynı yapılmalı.
Menü onayı tek bir temiz versiyon olmalı. Hangi versiyonun onaylandığını ve ne zamanki onaylandığını görünür yapın; değişiklik kesme tarihini müşteriye bildirin. Örnek: "Menu v3 Salı günü onaylandı. Değişiklikler Cuma 17:00'ye kadar yapılabilir."
Kısa bir onay kontrol listesi:
Yerel bir şirket e-posta gönderir: "Gelecek ay 60 kişilik kurumsal öğle yemeği, 12:30 civarı." İş akışı, müşteri hâlâ meşgulken temel bilgileri yakalayarak başlar.
İlk görüşmede (yaklaşık 10 dakika) tarih ve teslimat penceresini, adres ve erişim notlarını, kişi sayısını ve diyet ihtiyaçlarını, servis şeklini, bütçe aralığını, karar vericiyi ve olmazsa olmazları kaydedersiniz.
Durum New inquiry'den Qualified'a geçer.
Aynı gün net satır öğeleri olan bir teklif hazırlarsınız: 60 paket öğle yemeği (iki menü seçeneği), salata tepsisi, kurabiyeler, içecekler, tek kullanımlık çatal kaşık, teslimat ve kurulum. Pratik kuralları eklersiniz (lead time, değişiklik kesme tarihi ve nelerin dahil olduğu/olmadığı). Durum Quote sent olur.
İki gün sonra müşteri yanıtlar: "Yarısını vegan yapmak ve kahve eklemek mümkün mü?" Menü seçimini güncellersiniz, kahve servisini eklersiniz ve Menu v2 ile güncellenmiş teklifi gönderirsiniz. Durum Quote sent (güncellendi) olur.
Müşteri aynı öğleden sonra v2'yi onaylar. Depozito talebini hemen gönderirsiniz: %30 48 saat içinde ödenecek. Ödeme geldiğinde rezervasyon Confirmed'e geçer ve mutfak için hazırlık görevi açılır.
Etkinlikten bir önceki gün, hızlı görüntünüz şöyle olmalı:
Tek bir ekranda ekip etkinlik özeti, kişi sayısı, en son menü versiyonu, diyet sayıları, teslimat notları, iletişimler, ödeme durumu ve hazırlık kontrol listesini görebilmelidir.
İlk olarak durumlarınızı ve bir işi ilerletmek için gereken kesin bilgileri yazın. Hedef, herhangi bir ekip üyesinin tahmin etmeden takip edebileceği tek bir net iş akışıdır.
Her durum için iki şeyi tanımlayın: zorunlu alanlar ve sonraki eylem. "New inquiry" tarih, kişi aralığı, servis şekli ve lokasyon yakalanana kadar tamamlanmış sayılmasın. "Quote sent" teklif versiyonu kaydedilip bir son geçerlilik tarihi belirlenene kadar tamamlanmış sayılmasın.
Tekrar ettiğiniz adımlar için standart şablonlar tutun: giriş soruları, teklif formatı, depozito talebi ve versiyona bağlı menü onayı.
Bunu tek bir paylaşılan sisteme koymaya hazırsanız, hafif bir iç araç elektronik tablo + gelen kutusu kurulumunun yerini alabilir. AppMaster (appmaster.io) no-code bir platformdur; sorgudan onaylanmış rezervasyona kadar bir uygulama inşa etmek için kullanılabilir: gerçek bir veritabanı, durum mantığı ve Stripe depozitoları bağlanarak onaylar, ödemeler ve menü versiyonları aynı kayda bağlı tutulur.
Neden catering sorguları ilk mesajdan sonra takılıyor?Tek bir paylaşılan giriş kaydı kullanın ve sorgu geldiği anda bir sahip atayın. İlk yanıt eksik temel bilgileri toplamak ve bir sonraki adımı belirlemek olmalı; böylece sorgu DM veya sesli mesaj dizisinde kalmak yerine net bir duruma taşınır.
Herkesin aynı şeyi kastetmesi için hangi durumları kullanmalıyız?Basit bir varsayılan şöyle olabilir: New inquiry anahtar bilgiler eksikken, Qualified tarih, kişi aralığı ve lokasyon kapasitenize uyduğunda, Quote sent teklif gerçekten gönderildiğinde, Tentative hold tarihi bir son tarihe kadar tutarken ve Confirmed sadece depozito veya PO onayı alındıktan sonra. Önemli olan etiketlerin arkasındaki kurallardır, etiketlerin kendisi değil.
İlk 10 dakika içinde hangi etkinlik bilgilerini almalıyız?Önce tarih ve servis penceresini, kişi sayısını aralık olarak, tam adresi, servis şeklini ve diyet gereksinimlerini alın. Bu beş bilgiyi hızlıca yakalarsanız personel ve lojistiği doğru fiyatlandırabilirsiniz ve uzun e-posta zincirlerinden kaçınırsınız.
Hangi özellikte bir catering teklifi “güvenli” sayılır?Teklifi sadece bir menü fiyatı olarak değil, belirli varsayımlara bağlı net bir taahhüt olarak yazın. Nelerin dahil olduğunu, nelerin olmadığını ve fiyatı değiştirebilecek koşulları (kisi değişiklikleri, servis şekli, erişim kısıtları, zamanlama değişiklikleri) ekleyin.
Tarihi tutarken para kaybetmemek için nasıl davranmalıyız?Tarihi "tutma"yı net bir son tarihe kadar geçici olarak kabul edin ve bunu açıkça belirtin. İyi bir varsayılan: teklif gönderildikten sonra tarihi geçici olarak tutabilirsiniz, ancak depozito ödenene veya PO onaylanana kadar onaylı sayılmaz.
Depozitolar ve onayları en basit şekilde nasıl yöneteceğiz?Her seferinde bir kural belirleyin ve uygulayın: depozito tutarı, son ödeme tarihi ve bunun neyi rezerve ettiği. Ödeme alındığında rezervasyon kaydını derhal güncelleyin ki herkes aynı gerçeği görsün; kalan bakiye hatırlatmalarını etkinlik tarihine göre planlayın.
Menü değişikliklerini kaybetmeden nasıl takip edebiliriz?Versiyonlama kullanın, böylece güncel menü asla tahmin olmaz. Her anlamlı değişikliği yeni bir versiyon olarak kaydedin, zaman damgası ve onay notu ekleyin; eski versiyonları salt okunur yapın ki mutfak ve müşteri her zaman aynı “en son onaylı” plana baksın.
Rezervasyon durumu ve ödeme durumu ayrı mı olmalı?Rezervasyon durumu ile ödeme durumunu ayrı tutun, böylece iş "tutuldu" iken ödeme "depozito bekliyor" olabilir. Bu, ekipten birinin alımlara veya personel planlamasına onaylanmış gibi başlamasını önlerken, paranın ve koşulların henüz net olmadığı durumları net tutar.
Teklifi gönderdikten sonra ne zaman takip etmeliyiz?Teklifi gönderdikten sonra varsayılan olarak 48 saat içinde bir takip planlayın, sonra tutma son tarihinizden önce yeniden hatırlatma yapın. Takipler, teklif versiyonunu onaylamak veya depozitoyu ödemek gibi tek bir karara referans verdiğinde en etkili olur; tüm konuşmayı tekrar açmak yerine.
Bu iş akışını kod yazmadan basit bir sisteme nasıl dönüştürebiliriz?Küçük bir iç araç kurun; her sorgunun durumları, zorunlu alanları ve izinleri olan tek bir kayıt olması için gerçek bir veritabanı kullanın. AppMaster içinde rezervasyonları, ödemeleri ve menü versiyonlarını modelleyebilir, durum mantığı ekleyebilir ve Stripe depozitolarını bağlayabilirsiniz; böylece onaylar ve ödemeler mesajlara dağılmaz, aynı rezervasyon kaydına bağlı kalır.
21 Oca 2026
8 dk
20 Oca 20268 dk
20 Oca 20268 dkÜcretsiz planla AppMaster ile denemeler yapın.
Hazır olduğunuzda uygun aboneliği seçebilirsiniz.
