يعد سير عمل الموافقة، في سياق أتمتة سير العمل، عملية منظمة ومؤتمتة مصممة لإدارة طلبات الموافقة وإجراءات اتخاذ القرار داخل المؤسسة. الهدف الأساسي لسير عمل الموافقة هو تبسيط وتوحيد الموافقات، وتقليل المهام اليدوية، وتقليل الأخطاء، وضمان الشفافية طوال الإجراء بأكمله. من خلال الاستفادة من التكنولوجيا والأتمتة، تمكن عمليات سير عمل الموافقة المؤسسات من إدارة عمليات الموافقة المعقدة والمتعددة المستويات والتي تشمل العديد من أصحاب المصلحة بكفاءة واستمرار.
في سير عمل الموافقة النموذجي، يتم إرسال طلب أو مستند بواسطة موظف أو نظام للتقييم والموافقة. يمكن أن يتراوح هذا الطلب من طلب شراء أو مقترح ميزانية إلى طلب إجازة أو مراجعة المحتوى. يقوم برنامج سير عمل الموافقة، الذي غالبًا ما يكون جزءًا من نظام أكبر لأتمتة سير العمل، بتوجيه الطلب أو المستند من خلال تسلسل محدد مسبقًا من المعتمدين المعتمدين، استنادًا إلى مجموعة من القواعد والمعايير القابلة للتكوين. يقوم كل معتمد في السلسلة بمراجعة الطلب، وجمع معلومات إضافية إذا لزم الأمر، وإما الموافقة على الطلب أو رفضه، قبل أن يعيد النظام توجيهه إلى المعتمد المعين التالي.
تعمل AppMaster ، وهي منصة no-code مصممة لتبسيط تطوير تطبيقات الويب والهاتف المحمول والواجهة الخلفية، على الاستفادة من سير عمل الموافقة كجزء أساسي من عرض أتمتة عمليات الأعمال. باستخدام AppMaster ، يمكن للمؤسسات تصميم وتكوين مسارات عمل الموافقة بشكل مرئي، مما يمكّنها من توحيد وأتمتة إجراءات الموافقة البسيطة والمعقدة داخل تطبيقاتها.
من بين الفوائد التي لا تعد ولا تحصى لتنفيذ سير عمل الموافقة في أتمتة سير العمل ما يلي:
- زيادة الكفاءة: من خلال تقليل التدخل اليدوي وأتمتة المهام الإدارية، تساعد عمليات سير عمل الموافقة على توفير الوقت والموارد، مما يسمح للموظفين بالتركيز على الأنشطة الإستراتيجية ذات القيمة المضافة.
- تحسين الامتثال: تعمل عمليات سير عمل الموافقة التلقائية على تقليل الأخطاء البشرية والسهو والتناقضات بشكل كبير، مما يضمن بقاء المؤسسات متوافقة مع اللوائح والسياسات والمعايير الداخلية والخارجية.
- تعزيز الرؤية والتتبع وإمكانية التدقيق: توفر أنظمة سير عمل الموافقة مراقبة في الوقت الحقيقي للطلبات وإعداد التقارير عنها وتتبعها، مما يمكّن المديرين والمسؤولين من تحديد الاختناقات والتأخير وأوجه القصور في العملية بسهولة. علاوة على ذلك، يمكنهم الحفاظ على مسار تدقيق شامل، مما يضمن الشفافية والمساءلة في كل مرحلة.
- اتخاذ قرارات أسرع: من خلال أتمتة عمليات التوجيه والإخطار، تضمن عمليات سير عمل الموافقة إرسال الطلبات على الفور إلى أصحاب المصلحة المعنيين، مما يؤدي إلى تسريع إجراءات اتخاذ القرار بشكل عام.
- المرونة وقابلية التوسع: يمكن تكوين أنظمة سير عمل الموافقة المبنية على منصات حديثة مثل AppMaster وتخصيصها بسهولة للتكيف مع متطلبات العمل المتطورة ودعم النمو التنظيمي.
لتوضيح تعدد استخدامات سير عمل الموافقة، فكر في شركة متعددة الجنسيات تستخدم منصة AppMaster لتطوير تطبيق المشتريات الداخلي الخاص بها. تقوم المؤسسة بإعداد سير عمل تلقائي للموافقة على المشتريات، مع تحديد مستويات موافقة متعددة بناءً على قيم الدولار وأنواع المشتريات وهياكل الأقسام - وهي عملية يتم تبسيطها من خلال مصمم عمليات الأعمال AppMaster. عندما يرسل أحد الموظفين طلب شراء داخل التطبيق، يتم توجيهه تلقائيًا من خلال سير عمل الموافقة على المشتريات، وينتقل عبر سلسلة من المعتمدين المحددين مسبقًا - من مدير الطالب إلى وكيل الشراء، إلى المراقب المالي، وما إلى ذلك. في كل مرحلة، تضمن قواعد ومنطق سير العمل المحددة مسبقًا تقييم الطلب وفقًا لسياسة المشتريات الخاصة بالمنظمة، ومنح الموافقات اللازمة أو رفضها في الوقت المناسب وبطريقة فعالة.
في الختام، تلعب مسارات عمل الموافقة دورًا حيويًا في إدارة وأتمتة عمليات الموافقة داخل المؤسسات، مما يساهم في زيادة الكفاءة والامتثال والشفافية وخفة الحركة في عملية صنع القرار. من خلال الاستفادة من منصة AppMaster no-code ومصمم عمليات الأعمال، يمكن للشركات تصميم مسارات عمل الموافقة وتنفيذها وتكييفها بسرعة لتناسب احتياجاتهم الخاصة، ولدعم النمو والتغيير التنظيمي.
