مخطط تطبيق طلب المشتريات للموافقات وأوامر الشراء

ما الذي يجب أن يصلحه تطبيق طلب المشتريات الداخلي

سلاسل البريد الإلكتروني والجداول تفشل بنفس الطرق المتوقعة. تختفي الطلبات في الظل. تتفرع الملفات إلى نسخ "final_v7". تتم الموافقات في محادثات جانبية بلا سجل. عندما يسأل أحدهم: "هل مسموح لنا بشراء هذا؟"، يعتمد الجواب على من متصل ومن أي جدول يثق به.

يجب أن يجعل تطبيق الطلب الحالة واضحة في أي لحظة. يجب أن تكون قادرًا على فتح طلب ورؤية من قدّمه فورًا، ما الذي يريد شراءه، التكلفة المتوقعة، وماذا سيحدث بعد ذلك. كما يحتاج إلى تاريخ نظيف: من وافق أو رفض، متى فعل ذلك، وما الذي تغيّر بعد ذلك.

على الأقل، يجب أن يجيب كل طلب عن هذه الأسئلة دون بحث طويل:

• من يملك الخطوة التالية؟
• ما الذي ينتظر (موافقة، فحص ميزانية، عرض سعر من مورد، إنشاء أمر شراء)؟
• ما الذي تمت الموافقة عليه (المبلغ، المورد، النطاق)، وهل تغيّر؟
• متى يحتاج الأمر ولماذا؟
• ما هو أثر التدقيق حتى تثق المالية به؟

النطاق هو حيث يفرط العديد من الفرق في البناء. قرّر مبكرًا إن كنت تغطي من الطلب حتى أمر الشراء فقط، أم أيضًا خطوات لاحقة مثل مطابقة الفواتير واستلام البضائع. عادةً ما يكون الوصول من الطلب إلى أمر الشراء أفضل علامة أولى: يجبر على وجود موافقات وفحوصات ميزانية نظيفة، لكنه يبقي المشروع محدودًا.

اجعل النسخة الأولى بسيطة. ابدأ بفريق واحد، مسار موافقة واحد، وتعريف واضح لـ "تم الانتهاء". على سبيل المثال، طلبات تقنية المعلومات أقل من 1,000 دولار قد تحتاج موافقة المدير فقط، بينما المشتريات الأكبر توجه إلى المالية.

إذا أردت بناء هذا بسرعة دون كتابة كود، فـAppMaster خيار عملي. يمكنك نمذجة بيانات الطلبات، إعداد خطوات الموافقة، وتوليد تطبيق ويب ومحمول جاهز للإنتاج من نفس المخطط.

المستخدمون، الأدوار، وقواعد الوصول

تعيش أو تموت تطبيقات طلبات المشتريات بحسب الصلاحيات. إذا كان الشخص الخطأ يمكنه تعديل طلب بعد الموافقة، أو لا يمكن للفرق رؤية ما يحتاجون إليه، يصبح المسار بطيئًا وخطيرًا.

ابدأ بتسمية أدوار واضحة. المسميات تختلف بين الشركات، لكن معظم التطبيقات تحتاج لمسؤوليات مستقرة: الطلبون (ينشئون الطلبات ويجيبون على الأسئلة)، المديرون (يؤكدون الحاجة والموعد)، المشتريات (يتحققون من الموردين وينشئون أوامر الشراء)، المالية (تؤكد الميزانية والسياسة)، وواحد أو أكثر من الموافقين (سلطة التوقيع). بعض سير العمل يتضمن جهة اتصال محدودة الوصول للمورد لعرض تفاصيل وجهات الاتصال الخارجية.

ثم عرّف ما يمكن أن يفعله كل دور في كل مرحلة. قاعدة واحدة تمنع كثيرًا من النزاعات: بمجرد أن يُقدَّم الطلب، لا يستطيع الطالب إلا تعديل التوضيحات (ملاحظات، مرفقات، تفاصيل التسليم). يجب أن تُعامل الحقول مثل السعر، المورد، الكمية، العملة، ومركز التكلفة كحقول ثابتة تتطلب تغييرًا رسميًا وإعادة موافقة.

يجب أن تكون قواعد الرؤية واضحة أيضًا. يجب أن يرى الطلبون طلباتهم وحالتها. يجب أن يرى المديرون طلبات تقاريرهم المباشرة. عادةً ما تحتاج المشتريات والمالية لرؤية عبر الأقسام. يجب ألا يرى جهات اتصال المورد الملاحظات الداخلية أو بيانات الميزانية أو معلومات الموردين الآخرين.

التفويض مهم لأن الموافقات لا تتوقف عندما يكون شخص ما غائبًا. ادعم التفويض المخطط (إجازة) ونسخة احتياطية للطوارئ (أيام مرضية). يجب أن ينقل التفويض حقوق الموافقة، لكنه لا ينقل القدرة على إعادة كتابة الطلب.

الطلبات العابرة للأقسام شائعة (مثلاً تقنية المعلومات تشتري لفرق الماركتنج). افصل "فريق الطالب" عن "مالك مركز التكلفة". وجه الموافقات لمالك مركز التكلفة، وعرِض كلاهما في السجل حتى يكون واضحًا من طلب ومن يدفع.

في AppMaster، يمكنك نمذجة الأدوار، ملكية السجلات، والإجراءات المبنية على المرحلة في نموذج البيانات وعمليات الأعمال، بحيث تنطبق القواعد نفسها عبر شاشات الويب والمحمول.

نموذج البيانات: الكيانات والحقول الأساسية

يبدأ تطبيق طلب المشتريات الجيد بنموذج بيانات نظيف. إذا كانت جداولك واضحة، يصبح من الأسهل أتمتة الموافقات وفحوصات الميزانية وأوامر الشراء والتقارير عنها.

الكيانات الأساسية التي يجب تضمينها

تغطي معظم الفرق غالبية الحالات بمجموعة صغيرة من الكيانات:

• الطلبات: سجل واحد لكل طلب مشتريات (الرأس).
• عناصر الطلب (RequestItems): بنود السطر والكميات وتكاليف الوحدة المقدرة.
• الموردون: بيانات رئيسية للموردين يعاد استخدامها عبر الطلبات وأوامر الشراء.
• الميزانيات: الرصيد المتاح حسب مركز التكلفة أو المشروع أو القسم أو الفترة.
• أوامر الشراء: الأمر الرسمي المنشأ من طلب معتمد.
• الموافقات: كل خطوة موافقة، القرار، والتعليق.

الحقول التي تفيد لاحقًا

لـ الطلبات، أضف حقولًا تساعد التوجيه وتقليل الأسئلة: الطالب، القسم، مركز التكلفة، تاريخ الحاجة، المبرر التجاري، والمرفقات (عروض الأسعار، المواصفات، لقطات الشاشة). مرجع مورد مفضّل بسيط يساعد حتى لو لم تُختَمِر عملية اختيار المورد لاحقًا.

تعمل الحالات بشكل أفضل حين تكون صريحة ومدعومة بالطوابع الزمنية. احتفظ بحقل حالة واحد على الطلبات (Draft, Submitted, Approved, Rejected, Ordered, Closed)، وخزّن تواريخ رئيسية مثل submitted_at وapproved_at وrejected_at وordered_at وclosed_at. هذا يسهل التقارير (زمن الدورة، العمر، عنق الزجاجة) دون التخمين من السجلات.

لـ أوامر الشراء، فرق بين رأس الأمر (رقم، مورد، جهة الشحن، جهة الفواتير، شروط الدفع) وبنود السطر، واربطها بالطلب الأصلي وبنوده. تلك القابلية للتتبع مهمة عند تغيّر الأسعار.

تصميم أثر التدقيق

الموافقات هي أثر التدقيق لديك، لكن عادةً تحتاج أكثر من "موافق/مرفوض". خزّن من تصرّف، متى، ماذا قرر، ولماذا.

النهج الخفيف هو جدول Activity/Audit يسجل actor_user_id وentity_type وentity_id وaction وold_value وnew_value وcreated_at. في AppMaster، يتطابق هذا بشكل واضح في Data Designer ويمكن ملؤه تلقائيًا من عمليات الأعمال حتى يكون كل تغيير قابلًا للتتبع.

سجلات الموردين وتتبع الاتصالات

يعمل تطبيق طلبات المشتريات فقط عندما يستخدم الجميع حقائق المورد نفسها. عامل جدول الموردين كمصدر الحقيقة الوحيد، لا كشيء يعاد كتابته في كل طلب. عندما تعيش تفاصيل المورد في مكان واحد، تتحرك الموافقات أسرع وترى المالية مفاجآت أقل.

ابدأ بسجل مورد يحمل الأساسيات التي تعيد استخدامها: الاسم القانوني، اسم العرض، رقم الهوية الضريبية (إن استعملتموه)، العملة الافتراضية، عنوان الفواتير، وشروط الدفع. خزّن بريد الحسابات الدائنة الرئيسي، واسمح بعدة جهات اتصال حتى يُستخدم الشخص الصحيح لعروض الأسعار مقابل الفواتير.

أضف حالة للمورد بحيث يمكن للتطبيق حظر المشتريات الخطرة بشكل متسق: Active (يمكن اختياره)، Pending review (مسموح لكن يوجّه لفحص إضافي)، وBlocked (لا يمكن استخدامه بدون مراجعة).

يمنع تتبع الاتصالات مشكلة "من أرسله لهم آخر مرة؟". أنشئ كيان Communication أو VendorInteraction مربوط بالمورد وعند الإمكان مربوط بطلب أو عرض أو أمر شراء محدد. يجب أن يلتقط كل سجل القناة (بريد، مكالمة، اجتماع)، الاتجاه (صادر/وارد)، الطابع الزمني، المالك، وملخصًا قصيرًا. إذا جمعت عروض أسعار، خزّنها كسجلات منظمة (المبلغ، العملة، تاريخ الصلاحية) وأرفق الملفات عند الحاجة.

بعض القواعد التي تحافظ على بيانات المورد دون إبطاء الناس:

• اختر المورد من قائمة، لا نص حر.
• قفل شروط الدفع بعد إنشاء أمر الشراء ما لم تتطلب الموافقة تغييرًا.
• أي مورد Pending review يُعاد توجيهه تلقائيًا للمشتريات.
• للمشتريات ذات القيمة الأعلى، اشترط وجود تفاعل واحد مسجل على الأقل وخط زمني ظاهر للعرض.

إذا بنيت هذا في AppMaster، يمكنك نمذجة Vendor وVendorContact وVendorCommunication في Data Designer وعرض خط زمني على شاشات الطلب والأمر بحيث يكون التاريخ الكامل بنقرة واحدة.

فحوصات الميزانية: كيف تتحقق من الإنفاق قبل الموافقة

فحص الميزانية يجيب عن سؤال بسيط: هل لدينا مال معتمد كافٍ لهذا الطلب الآن؟ قرّر مبكرًا إن كانت الشركة تعامل الميزانية كحاجز صلب (لا يمكن التقدم) أم كتحذير (يمكن المتابعة لكن تحتاج موافقة إضافية). هذا الاختيار يغير تجربة الطالبين والموافقين كاملة.

تأتي الميزانية من أماكن مختلفة، لذا اجعل المصدر صريحًا. الخيارات الشائعة هي ميزانية سنوية للقسم، ميزانية مشروع، أو حد شهري لمركز التكلفة. إذا أمكن تقسيم الطلب عبر مصادر، سجّل المبالغ المقسمة لكل مصدر حتى تبقى التقارير نظيفة.

لتجنب المفاجآت، احسب الإنفاق المتوقع بنفس الطريقة التي ستستخدمها المالية لاحقًا. تطبيق الطلب مفيد فقط إذا رأى الجميع نفس الرقم قبل الموافقة.

قائمة فحص حسابية بسيطة تتضمن إجمالي بنود السطر (الكمية × سعر الوحدة)، الخصومات، الضريبة، الشحن والتعامل، وتحويل العملة (خزن المعدل وتاريخ المعدل). ثم قارن الإنفاق المتوقع بالميزانية المتاحة (الميزانية مطروحًا منها المبالغ الملزِمة بالفعل). إذا كنت تتتبع الالتزامات، أدرِج الطلبات المعلقة وأوامر الشراء المفتوحة، ليس الفواتير المدفوعة فقط.

عندما تكون الميزانية مفقودة، لا تُجبر الطالب على التخمين. اختر مسارًا واحدًا وشفّره في سير العمل: توجيه لمالك الميزانية لتعيين مصدر، سماح بتجاوز لمرة واحدة بموافقة مالية، إرجاع الطلب مع مهمة "تفاصيل الميزانية"، أو رفض تلقائي للفئات التي تتطلب دائمًا ميزانية.

مثال: يطلب فريق مجموعة لابتوب جديدة. يحسب التطبيق تكلفة البند مع الضريبة والشحن، يحولها إلى عملة القسم، ويعلّم أن هناك 900 دولار متاحة مقابل طلب بقيمة 1,150 دولار. إذا تعاملت مع هذا كتحذير، قد يمر إلى المدير لكن تصبح موافقة من المالية إلزامية.

في AppMaster، يمكنك نمذجة مصادر الميزانية في Data Designer وتشغيل الفحص كخطوة في Business Process قبل قرار الموافقة الأول.

سير الموافقات وقواعد التوجيه

الموافقات هي النقطة التي يجعل فيها تطبيق الطلب الفرق توفر وقتًا أو يتحول إلى مرسال إيميلات بطيء. احتفظ بالمسار الافتراضي بسيطًا، ثم أضف قواعد فقط حيث تمنع مخاطر حقيقية.

ابدأ بتعريف ما يحميه كل موافقة. مجموعة شائعة هي موافقة المدير (الضرورة والأولوية)، موافقة المالية (الميزانية والمحاسبة)، وموافقة المشتريات (المورد وطريقة الشراء). أضف الأمان والقانون فقط عندما تتطلب بعض الفئات أو الموردين ذلك.

يجب أن تكون قواعد التوجيه متوقعة. يجب أن يتمكن الناس من تخمين ما سيحدث بعدها قبل الضغط على Submit. عوامل التوجيه النموذجية هي حدود المبالغ، توجيه حسب الفئة (البرمجيات إلى الأمن، العقود إلى الشؤون القانونية)، مستوى مخاطر المورد، قواعد القسم أو مركز التكلفة، ونوع الشراء (CapEx مقابل OpEx، اشتراك مقابل مرة واحدة).

استخدم الموافقات المتسلسلة عندما يكون للترتيب أهمية. على سبيل المثال، قد تمنع المالية طلبًا ينقصه مركز تكلفة، لذا من الأفضل اكتشاف ذلك قبل أن يقضي المشتريات وقتًا في التفاوض. استخدم الموافقات المتوازية عندما يمكن للفرق المراجعة بشكل مستقل، مثل مراجعة الأمن والقانون لشراء SaaS قياسي بينما تتحقق المالية من الميزانية.

خطط لحل إعادة العمل بشكل نظيف. عندما يعيد الموافق الطلب، يجب أن يضيف الطالب التفاصيل المفقودة ويعيد الإرسال دون فقدان التاريخ. احتفظ بسجل موافقات مع الطوابع الزمنية والتعليقات وإصدار الحقول الرئيسية مثل المبلغ والمورد والفئة.

مثال: أداة SaaS بقيمة 12,000 دولار توجه أولًا إلى المدير والمالية. بعد موافقة كلاهما، تجرى مراجعات الأمن والمشتريات في موازاة. إذا أشارت الأمن إلى نقص في تفاصيل معالجة البيانات، يعود الطلب إلى الطالب، ثم يعود إلى نفس الخطوة مع بقاء أثر التدقيق.

إذا بنيت هذا في AppMaster، نمذج حالات وسيناريوهات الانتقال في Business Process حتى يبقى التوجيه مرئيًا وسهل التعديل مع تطور السياسات.

خطوة بخطوة: من الطلب إلى أمر الشراء

تدفق جيد يحافظ على حركة الطلبات دون ترك التفاصيل تذوب. جِمَع معلومات كافية مبكرًا، ثم قفل ما يهم بمجرد بدء المراجعات.

تسلسل عملي لغالبية الفرق:

• صياغة الطلب: أضف بنود السطر، الكمية، السعر المستهدف، المورد المفضل (أو المورد لم يحدد بعد)، المبرر التجاري، مركز التكلفة، وتاريخ الحاجة. أرفق عروض الأسعار أو السياق حتى لا يضطر الموافقون للمطاردة.
• الإرسال وقفل الحقول الرئيسية: عند الضغط على Submit، اقفل المورد، العملة، مركز التكلفة، والإجمالي المقدر. احتفظ بمنطقة تعليقات قصيرة قابلة للتعديل حتى يطلب المراجعون توضيحات دون تغيير السجل.
• تشغيل فحوصات الميزانية وتوجيه الموافقات: تحقق من الإنفاق قبل أن يوافق الأشخاص عليه. إذا كان الطلب فوق حد، يفتقد عرض سعر، أو مرتبط بفئة مقيدة، وجّهه للمجموعة الصحيحة. إذا كانت الميزانية غير كافية، أعده مع سبب محدد.
• إنشاء أمر الشراء بعد الموافقة النهائية: أنشئ أمر شراء من الطلب المعتمد وانسخ بنود السطر المعتمدة. يصبح الأمر مصدر الحقيقة للأرقام الموجهة للمورد.
• إرسال الأمر وتتبع التأكيد: سجّل متى أُرسل الأمر، إقرار المورد، تواريخ التسليم المتوقعة، وأي تسليم جزئي. إذا اقترح المورد تغييرات، سجّلها كتنقيح.

مثال: يطلب فريق الدعم 10 سماعات رأس جديدة. يرفقون العرض، يختارون فئة لوازم تقنية المعلومات، ويقدمون الطلب. يفحص التطبيق ميزانية الـIT، ويوجه الطلب لقائد الفريق (لأنه أقل من 1,000 دولار) ثم للمالية (لأنه فوق 500 دولار). بعد الموافقة، يُنشأ أمر الشراء ويُرسَل، ويسجل المشتري التأكيد وتاريخ التسليم.

في أداة بلا كود مثل AppMaster، عادةً ما يتحول هذا إلى بعض الشاشات (Draft, Review, PO) بالإضافة إلى Business Process يقفل الحقول ويشغّل منطق الميزانية وينشئ سجل أمر الشراء تلقائيًا.

أوامر الشراء: الترميز، بنود السطر، والتحكم في التغيير

أمر الشراء مفيد فقط إذا كان متسقًا، قابلًا للتتبع، ومن الصعب تغييره عن طريق الخطأ. في سير العمل، يجب أن يصبح أمر الشراء سجلًا ثابتًا يثق به المورد والمالية.

ترقيم أوامر الشراء: متى نولّد الرقم

ولّد رقم أمر الشراء عندما يُصدر الأمر رسميًا للمورد، لا عندما يبدأ شخص ما في صياغته. تُحذف المسودات وتُعاد وتُدمج. هذا كيف تحدث الفجوات والتكرارات.

لتجنب التكرارات، خزّن الرقم التالي في مكان واحد متحكم به وخصصه بخطوة ذرّية (إجراء واحد ينجح بالكامل أو يفشل). إن احتجت أرقامًا مهيئة للبشر، أضف بادئة مثل الكيان القانوني أو السنة، لكن اجعل العداد الفريد الجزء الذي لا يتكرر.

هيكل الأمر: الرأس، البنود، والإجماليات

قسّم الأمر إلى رأس وبنود. الرأس يحمل السياق؛ البنود تصف ما تشتريه.

اجعل الرأس مركزًا: المورد وجهة الاتصال، جهة الشحن والفوترة، العملة، شروط الدفع، تاريخ التسليم المتوقع، الحالة (Draft, Issued, Acknowledged, Closed)، ومرجع العرض.

يجب أن تكون بنود السطر صارمة كفاية لمطابقة الفواتير لاحقًا: الوصف، الكمية، الوحدة، سعر الوحدة، الضريبة، الخصم، ومركز التكلفة أو رمز الميزانية. يجب حساب الإجماليات تلقائيًا، لا كتابتها يدويًا.

التحكم في التغيير: تنقيح أم إلغاء وإعادة إصدار

قرّر مقدمًا متى يُسمح بالتحوير. التغييرات الصغيرة مثل تاريخ التسليم أو الملاحظات يمكن أن تكون نسخة منقحة (مثلاً PO-1042 v2) مع رابط واضح "يلغي ويفوق v1". التغييرات الكبيرة مثل المورد أو العملة أو تغير جوهري في الإجمالي تستحق عادة "إلغاء وإعادة إصدار" حتى لا يشحن أحد استنادًا إلى مستند خاطئ.

مثال: تمت الموافقة على 10 لابتوبات، لكن عرض المورد تغيّر من تسليم خلال 2 أسبوع إلى 8 أسابيع. أنشئ تنقيحًا مع تاريخ التسليم المحدث واحتفظ بتفاصيل العرض الأصلي مرفقة حتى يظل الأمر متطابقًا مع ما تم الاتفاق عليه.

إذا بنيت هذا في AppMaster، نمذج رأس الأمر وبنوده وإصدارات الأمر ككيانات منفصلة حتى تظل التنقيحات واضحة وقابلة للتدقيق.

الإشعارات وتدفقات التواصل مع المورد

الإشعارات تحدد ما إذا كان سير مشترياتك الداخلي سلسًا أو يتحوّل إلى مطاردة سلاسل. عامل الرسائل كجزء من العملية واربطها بتغيير حالة أو إجراء واضح لاحق.

ابدأ بمجموعة صغيرة من التحديثات الداخلية حتى لا يتجاهلها الناس: موافق/مرفوض، فحص الميزانية فشل أو يحتاج توضيح، إنشاء أمر الشراء وجاهزيته للإرسال، موافقة متأخرة أو تاريخ تسليم متأخر، وتغيير أو إلغاء أمر الشراء.

يجب أن يكون كل إشعار مقروءًا خلال 10 ثوانٍ. استخدم قالبًا ثابتًا مع عنوان الطلب، المبلغ الإجمالي، الحالة الحالية، وماذا ينبغي أن يفعل المستلم بعد ذلك. للموافقين، أدرج سببًا مختصرًا للإنفاق وأهم بنود السطر.

يجب أن يكون تواصل المورد منظمًا أيضًا. يحتاج الموردون عادةً لإرسال الأمر، تغيير الأمر، الإلغاء، وأسئلة التسليم. خزّن كل رسالة واردة وصادرة في سلسلة المحادثة لذلك الأمر أو الطلب. تتبع النتائج بحقول بسيطة مثل الحالة (مسودة، مرسلة، مسلمة، فاشلة)، vendor_response (لا شيء، رد، مرتد)، follow_up_needed (نعم/لا)، وتاريخ المتابعة.

مثال: تمت الموافقة على طلب لابتوب، أُرسل الأمر، ورد المورد أن الموديل غير متوفر مؤقتًا. يسجل التطبيق الرد، يضع follow_up_needed = yes، وينبه الطالب لاختيار بديل. في AppMaster، يمكنك ربط تغييرات الحالة بخطوات بريد/رسائل وحفظ نتيجة الرسالة مع أمر الشراء.

أخطاء شائعة وفخاخ يجب تجنّبها

أكبر خطر ليس الميزات المفقودة. إنه بناء قواعد خاطئة وتعليم الشركة الالتفاف حولها.

فشل شائع هو تحويل الطلب إلى متاهة من الحالات. إذا لم يستطع الناس تمييز "Pending validation" عن "Under review"، يتوقفون عن تحديثه وتصبح البيانات ضوضاء. اجعل الحالات مرتبطة بإجراءات ومالكين واضحين. يجب أن تجيب كل حالة عن سؤال واحد: "ما الذي سيحدث بعد، ومن يقوم به؟"

فخ آخر هو الموافقات بلا مالك أو موعد نهائي. تتوقف الطلبات عندما يكون الموافق في إجازة أو الدور غير واضح ("المالية" ليست شخصًا). أضف تغطية احتياطية وتوقع زمني بسيط حتى لو غير رسمي.

هذه الأخطاء تسبب أكبر إعادة عمل:

• الكثير من الحالات والاستثناءات التي لا يفهمها إلا البناء
• الموافقات المعيّنة لمجموعات بلا بديل عند غياب شخص
• تعديل السعر أو الكمية أو المورد بعد الموافقة دون إجبار إعادة موافقة
• فحوصات الميزانية التي لا تتطابق مع طريقة متابعة المالية (فترة، مركز تكلفة، ملزم مقابل فعلي)
• تجاوزات يدوية بلا سبب مسجّل وبلا أثر تدقيق

تستحق التعديلات بعد الموافقة اهتمامًا خاصًا لأن التغييرات الصغيرة "البريئة" غالبًا ما تغير المخاطر. إذا حصل شخص على موافقة لعشرة لابتوبات بسعر 900 دولار لكل منها، ثم غيّر لاحقًا إلى طراز أعلى أو زاد الكمية، قد ينتهي بك الأمر بموافقات لا تعكس ما تم شراؤه.

أيضًا، لا تعامل فحص الميزانية كحقل نعم/لا واحد. عادةً ما تهتم المالية بكيفية الإبلاغ عن الإنفاق: القسم، المشروع، حساب دفتر الأستاذ الزمني، وإطار الوقت. إذا يفحص تطبيقك الميزانيات شهريًا بينما تقارير المالية ربع سنوية، سيبدو "الرصيد المتاح" دائمًا خاطئًا.

إذا بنيت هذا في AppMaster، اقفل الحقول الأساسية بعد الموافقة وسجل كل استثناء كحدث (من، متى، ماذا تغيّر، ولماذا). هذا أثر التدقيق ينقذك أثناء المنازعات والتدقيقات.

قائمة سريعة، سيناريو نموذجي، والخطوات التالية

قبل الإطلاق، دوّن الأساسيات. يحدث معظم "فوضى الموافقات" لأن قاعدة صغيرة أو حقل مطلوب مفقود.

قائمة إطلاق بسيطة:

• الأدوار والأذونات (طالب، موافق، مالية، مشتريات، مسؤول)
• قواعد الموافقة (المبلغ، القسم، الفئة، الموقع)
• الحالات والملكية (Draft, Submitted, Needs info, Approved, PO created, Closed)
• الحقول المطلوبة (المورد، مركز التكلفة، تاريخ التسليم، المبرر التجاري)
• المرفقات المطلوبة (عرض سعر، عقد، مراجعة أمني، ورقة مواصفة)

بعد وجود تلك القواعد، أضف تحققّات سريعة تعمل قبل أن ينتقل الطلب إلى الأمام: اختيار المورد (أو مسار مورد جديد واضح)، تغطية الميزانية للفترة الصحيحة، دليل التسعير، تفاصيل الشحن/الفوترة المكتملة، وسبب تجاري حقيقي.

سيناريو نموذجي: قائد فريق يقدّم طلب لابتوب لموظف جديد يبدأ الأسبوع المقبل. يختار المورد المفضل، يُرفق العرض، ويعلّم مركز التكلفة الصحيح. يوافق المدير لأنه يتوافق مع خطة التوظيف. توافق المالية بعد اجتياز فحص الميزانية. تنشئ المشتريات أمر الشراء، ترسله للمورد، وتسجل تأكيد المورد وتاريخ التسليم المتوقع في نفس السجل حتى يتابع الطالب التقدّم دون رسائل إضافية.

الخطوات التالية: نمذج نموذج البيانات وقواعد سير العمل، ثم اختبر مع فريق تجريبي صغير وفئة أو اثنتين من المشتريات. في AppMaster، يمكنك بناء الجداول في Data Designer وخريطة منطق التوجيه في Business Process Editor. شغّل تجربة تجريبية قصيرة، راجع أين تتعطل الطلبات، شدد الحقول المطلوبة، ثم عمّمها على نطاق أوسع. إذا أردت رؤية كيف يترجم هذا النهج إلى بناء تطبيق فعلي، AppMaster (appmaster.io) مصمم لإنشاء أدوات داخلية كاملة مع منطق الموافقات وAPIs وواجهات ويب ومحمول من نفس النموذج.