销售与法务的合同审批流程

为什么销售与法务需要共享审批流程

合同最容易卡在销售与法务的交接处。销售想保持与客户的节奏，法务要降低风险并保持条款一致。没有共享的合同审批流程，交接会变成猜测游戏：下一步谁负责？改动是什么？“批准”到底意味着什么？

真正的问题很少出在谈判本身，而是过程中丢失的信息：最新版本、某处红线的准确措辞、某条款为何被接受、谁做了决定。当这些历史散落在邮件线程和像“v7-final-FINAL”这样的文件名里，团队就要浪费时间重读、重发并重提已经做过的决定。

一些常见症状很快就会显现：

• 有略有不同编辑的重复文件在流传
• 在法务等销售或反之时，责任不明确
• 周期后段出现意外变更，重新打开旧争论
• 不同人对“已批准”有不同理解

一个好的共享流程在最好情况下看起来很无聊：有一个地方可以查看当前状态、当前版本和下一步所需的动作。任何人在 10 秒内都应该能回答三个问题：我们处于哪个阶段？现在谁负责？是什么阻碍签字？

如果客户要求对标准付款条款做例外，销售不应只是转发一个新附件并指望法务注意到被改动的那一句话。这个请求应该创建一个明确的任务，把红线路由给合适的审阅人，并记录决策。许多团队用一个简单的内部工具来处理这类工作，这样双方就基于同一条记录工作。

人员与职责（谁做什么）

合同审批流程在每个人都清楚两件事时效果最好：他们负责什么，以及被允许改什么。如果角色模糊，会出现意外编辑、丢失的红线和实际上并未发生的批准。

先把核心角色和他们在流程中的“权限级别”命名清楚。编辑不同于批准，而两者又不同于签字。

典型角色与明确的责任

大多数团队会有类似的一组负责人：

• 销售代表：创建请求，起草商业条款，并回答业务问题
• 销售经理：在法务介入前批准折扣、非标准条款和交易风险
• 法务顾问：编辑合同语言，处理红线，并决定哪些条款可谈判
• 财务：批准付款条款、账单细节、税务、收入确认标记和信用风险
• 授权签署人：在所有必需审批完成后进行签字

明确一条规则：只有法务可以编辑法律性条款。销售可以提出修改建议（在评论或提交表单中），但不应直接改写条款。同样，法务修改价格或范围前应把销售拉回循环。

销售必须提前提供的内容

当销售提交完整包时，法务审查会更快：包括客户法定名称、交易金额与期限、产品范围、定价与折扣、SLA 预期、特殊安全需求以及任何客户的“必须有”条款。缺少基本信息是合同被退回最常见的原因。

就响应时间和升级路径达成一致。例如：标准文本法务在 1 个工作日内回复，非标准条款 3 个工作日内回复。若超时，升级路径应明确（法务负责人，然后销售经理，再到签署人）。

把责任映射到权限，这样流程可以自动强制执行规则。团队有时会在 AppMaster 中构建这种内部应用，可以在无需手写大量代码的情况下设置角色、权限和审批。

从草稿到签署的简单状态模型

当每个人能在几秒内回答“这份合同现在处于什么状态，会发生什么”时，合同审批流程最有效。保持模型简单，让每个状态只代表一件明确的事。

下面是一个实用的状态流：

把进入与退出规则在工作流内可见，而不是仅靠“口头知识”。例如，“Approved”应意味着价格、期限、责任和数据条款通过了内部检查，而不仅仅是“法务看过了”。

同时包括一些反映现实的状态，防止延迟藏在评论里：

• Blocked（需要内部信息或决策）
• Waiting on customer（已发出，客户未回复）
• Paused（交易暂停）

如果在工具中实现，将状态建模为单一字段并限制允许的值，在移动到 Blocked 或 Paused 时要求填写原因。这个小的护栏能防止“神秘卡住”的合同，并保持销售和法务步调一致。

防止“哪个文件是最终版”的版本规则

如果人们分不清哪个文档是当前的，合同审批流程很快就会崩溃。最简单的修复是选一个事实来源，把其他一切视为副本。这个来源可以是一个合同记录，存放最新文件、状态和评论。

有一条不可协商的规则：同一时间只存在一个“Current”版本。当创建新修订时，之前的版本归档并锁定，仍可查看但不可编辑或再发送。

一致的命名规则即便在文件被邮件或下载时也有帮助，保持可预测：

• 交易或客户名（短）
• 合同类型（MSA、NDA、Order Form）
• 版本号（v01、v02、v03）
• 日期（YYYY-MM-DD）
• 状态标签（Clean 或 Redline）

客户红线往往是混淆的来源。为每次修订保留两个文件：一个显示修改的 redlined 副本，另一个是反映已接受更改的 clean 副本。销售能快速查看 clean 文本，法务能看到具体变动。

每次修订都加一条简短的变更说明，写给人看即可。一句就够：“应客户要求将责任上限更新为按客户年费用的 12 个月。”这能防止重复争论，也方便有人请假时的交接。

示例：销售发送 “Acme MSA v01 2026-01-25 Clean”。客户返回编辑并存为 “Acme MSA v02 2026-01-27 Redline”，法务生成 “Acme MSA v02 2026-01-27 Clean” 并附上变更说明。从此，只有在有新变更时才开始 v03。

在法务审查开始前要收集的内容

若法务审查以完整包开始而不是半填的邮件和三个“最新”附件，审查会更快。每次发送给法务前都收集相同的输入，能减少来回并让审批流程可预测。

先收集影响风险与措辞的交易要点：

• 客户法定名称与签约实体（及国家/州）
• 交易金额与定价形式（一次性或经常性、折扣）
• 期限、续约/自动续约与终止通知期
• 交付日期或开始日期，以及承诺的服务水平
• 客户请求的特殊条款（安全、责任、数据、知识产权、排他性）

接着把实际文件作为单一审查包附上：主协议加上每个附件、展项、订单表，以及客户已有的红线（如有）。保持此包与同一合同记录、状态与版本历史关联。

然后在法务开始审查前把审批需求明确化。定义简单触发器，让销售知道哪些情况需要额外签字：

• 交易金额超过设定阈值
• 非标准付款条款（net 60/90、里程碑计费、退款）
• 责任上限变更、赔偿扩展或异常担保
• 数据处理或安全条款超出标准立场
• 任一标注为“客户必需”但未预先批准的条款

最后给法务一个可复用的已知良好条款库。即便是小型的已批准条款库也能减少每次重写相同段落的工作。

示例：一份 45k 美元年费合同，含自动续约并请求无限责任条款，应随完整红线文件、续约细节以及预先识别出的需财务与领导层批准的事项一并提交。法务就能专注于决策，而不是东找西补信息。

逐步流程：一个实用的合同审批工作流

一个好的合同审批流程是可预测的。每个人都应知道下一步是什么，谁负责以及“完成”是什么样子。

从草稿到法务审查

销售使用正确的模板开始草稿并填写必需的交易详情（账户名、定价、期限、开始日期、产品和预计成交日期）。如果有任何缺项，合同不应推进。

在法务看到前，运行一些自动检查。保持它们简单以赢得信任：

• 是否缺少必填字段
• 模板是否错误或条款过时
• 交易金额或期限是否触发额外审批
• 是否存在非标准付款条款
• 是否需要数据隐私或安全附录

若草稿通过检查，按明确请求把它路由到法务，例如“仅审查”与“批准红线”之类，并附上客户推动的要点说明。

从红线到签署

法务审查并返回红线。销售与客户谈判，但每次面向客户的发送都应作为新修订被跟踪。使用一个地方记录评论，以免决策埋在邮件中。

可重复的修订模式有助于管理：

• 每次面向客户发送都创建新版本
• 记录谁更改了什么以及为什么
• 把红线附到对应版本
• 发送后立即更新状态
• 为下一次响应设置到期日

当客户同意后，根据阈值把最终版本发起内部审批（财务、安全、执行签署人）。签署人应查看最终条款和审批历史，而不是一堆混乱的线程。

然后移至签署（电子签或纸质）。签署后锁定记录，存储已执行副本，并标记为已签署以保证报表准确。

审批规则、阈值与例外处理

当审批不是由谁喊得响来决定时，合同审批流最有效。把简单规则写下来，这样销售能预测路径，法务能把精力放在风险上而不是追人。

先从一组易记的阈值开始。把它们绑定到交易规模、风险和政策变化上，而不是个人偏好。一般经验法则：法务审批语言，财务审批影响资金流的变更，安全/IT 审批影响数据与系统的变更。

定义触发需审批的情形，例如：

• 财务审批：非标准付款条款、折扣超过设定百分比、退款、抵免或新账单计划
• 领导层审批：责任上限低于最低值、无限赔偿、异常终止权或对外引用条款
• 安全或 IT 审批：新增数据类别、新子处理方或客户安全问卷
• 销售领导审批：承诺超出正常交付能力的交付日期
• 法务审批：对管辖法、保密、知识产权或责任限制的修改

例外往往是团队浪费时间的地方。事先决定如何处理紧急交易、客户提供的原稿和非标准条款。可以允许加速路径，但要要求更严格的升级与书面风险说明。速度不应以牺牲问责为代价。

定义“带条件批准”的含义。它不应是模糊的点头，应该意味着合同只有在满足特定条件并被跟踪时才可继续，例如“客户接受我们的 DPA 附件”或“财务确认预付发票安排”。把每个条件存为带负责人和截止日的清单项。

设定明确的升级触发条件，防止工作停滞：

• 标准审查无响应超过 2 个工作日
• 被标记为高风险条款（例如无限责任）需当日升级
• 距离交易关闭日 72 小时内尚未开始审查
• 超过 2 轮红线仍无进展

有效的审计轨迹、评论与通知

如果无法看到发生了什么和为什么，合同审批流程就会变成私聊、截图和重复发送文件。解决办法很简单：在合同所在的地方捕捉决策。

审计轨迹应在不需他人询问的情况下回答三件事：什么被更改、谁更改以及何时更改。记录状态移动（Draft 到 In legal review）、审批或拒绝以及关键动作如“已上传红线”或“已发给客户”。保持自动化记录以免在忙碌时被跳过。

评论有用，但仅在用于记录决策时才有价值。用评论解释“为什么”，而不要把重要条款藏在评论里。如果续约日期、折扣或责任上限很重要，把它们放在结构化字段（或短摘要区）里，这样可搜索并可用于报表。

简单的评论规则能保持线程可读：

• 写明决定和理由（批准、拒绝、请求变更）
• 标注条款或章节（例如“付款条款，第 3 节”）
• 避免在评论里粘贴完整合同文本
• 把已协商的条款放在可追踪字段，而不是聊天中
• 闭环说明下一责任人（“交回销售等待客户回复”）

通知只在需要动作时才响亮：合同移交、红线到达、请求审批或截止危险时。其他情况可以汇总为日报（例如“3 份合同等待销售”或“2 份等待法务”）。过多通知会让人习惯性忽略它们。

最后，把相关项目附到记录上：关键邮件、通话记录和谈判要点。新加入的人在接手交易时应能在五分钟内理解历史经过。

示例：一份合同从草稿到签署的流程

一位销售在促成一笔 85k 美元 ARR 的中型交易。客户要求 12% 折扣并希望把责任上限从按客户费用 12 个月改为 24 个月。这种情况常见，销售、法务和客户都会接触同一份文件。

团队使用一个简单的合同审批流程，有清晰的状态和一个用于跟踪当前文件的地方。

流程如下：

• Draft（销售）：销售从最新模板开始，填写交易条款并上传为 v01。状态保持为 Draft，直到所有必填字段完整。
• In legal review：销售附带上下文提交草稿。法务红线并添加评论，然后上传 v02。
• In negotiation：销售把 v02 发给客户。客户返回标注副本，要求更改责任上限。销售上传为 v03（客户红线）。
• Approved：法务接受折扣措辞但拒绝 24 个月上限，提出折中方案。内部联系同意后，法务把合同标为 Approved，v04 成为已批准的 clean 副本。

然后出现关键时刻：在标记为 Approved 后，客户又发来“微小”红线（修改终止通知）。规则很简单：任何新的红线都会重新打开审查。销售上传 v05（批准后客户红线），状态回到 In legal review，先前的批准被记录但不再当前。

为确认签署的最终版本，团队把一个文件锁定为 最终用于签署（Final for Signature），记录其版本 ID（例如 v06），并要求签署包使用该确切文件。如果签回的已签副本与此不符，状态变为 Blocked（或 Exception），直到团队在复签前解决问题。

常见会拖慢合同审批的错误

让工作脱离工作流是使合同卡住的最快方式。如果红线散落在邮件线程里，就会有人错过变更、回复错消息或转发过时附件。即便出于好意，“仅邮件”编辑也会制造不可见的工作和不明确的决策。

另一个常见阻碍是把法务审查在缺少基础信息时启动。如果关键交易细节分散在聊天、CRM 备注和草稿 PDF 中，法务要做大量侦查工作。这会增加来回沟通，让销售觉得法务“慢”，而实际上是草稿不完整。

以下几个重复出现的问题很多团队都会遇到：

• 在约定的工具或流程外进行更改，导致没人能看到变动或原因。
• 必需信息留空（客户实体、期限、定价模型、数据处理），法务不得不追问。
• 某笔交易被“批准”但未确认确切审查并接受的文件/版本。
• 状态标签泛滥（“Legal Review”、“Legal Reviewing”、“Review - Legal”、“Pending”），导致人们不再信任状态。
• 没有为下一步分配明确负责人，合同就这样停着，尽管每个人都以为别人会处理。

过于复杂的状态列表尤其危险。如果状态比人们实际采取的步骤还多，它就变成猜测游戏。保持标签简单且基于动作，并确保每个状态有明显的下一步。

最后，注意没有负责人的交接。例如：销售在晚上 6 点发送修订，标注为“已更新”，并假定法务会接手；法务以为销售还在收集缺失信息。直到客户询问进展前，什么都没发生。

工具只有在它们能强制执行基础规则时才有用：只有一个当前版本、提交前必填字段、以及可见的下一责任人。

快速清单与实施下一步

当任何人在打开合同时都能在几秒内回答四个问题时，合同审批流程就起作用：当前版本是哪一个？谁负责？下一步是什么？什么算“完成”？

快速检查（每次打开合同时）

• 当前版本明确标注并与最新红线一致
• 当前负责人已被命名（一个人，而不是一个团队）
• 下一步明确（法务审查、财务审批、客户签字）
• 必需审批可见（基于交易规模、期限、风险）
• 确认签署方式（电子签、纸质签或两者）

在发送给客户前做一次快速核对。确认价格、折扣与付款条款与报价一致。复核日期（开始、续约、通知期）和任何非标准条款。验证双方法定名称和地址，并确保每个引用的附件都包含在内（订单表、DPA、SOW、安全附录）。

在标记合同已签前，确认你有最终执行的 PDF（而不是草稿截图）。检查签字页完整、签署人姓名匹配，并且必要的签名页或首字母均在位。把它存入约定的记录系统，并在交易记录中捕捉存储位置，方便日后查找。

实施此流程的下一步

定义你的状态名称和退出标准，创建一个供销售提交完整包的单一入口表单，并写下审批阈值（期限长度、折扣百分比、责任上限）。然后构建一个轻量级的内部工作流应用，包含合同表、状态字段、“当前负责人”分配，以及提交所需的检查清单。

如果你想要一个无需编码但能产出可上线应用的无代码选项，AppMaster (appmaster.io) 常被用于这类内部工作流：你可以建模数据、设置审批并在销售、法务与财务间路由任务，而不依赖于繁重的邮件线程。