库存补货建议应用：从最小/最大到采购草稿订单

这个应用解决了什么（以及没有解决什么）

经营一家门店通常要在两种昂贵的错误之间来回摇摆：快销品断货（损失销售、让顾客不满）或买太多（资金被滞销库存占用）。日常问题不是“我们有库存吗？”，而是“下一步该买什么，买多少？”，而不想花一小时做表格计算。

一个最小/最大（min/max）设置让决策变得简单。对每个 SKU，存两组数字：

• Min：到达并触发补货前你希望保持的最低库存水平。
• Max：补货时你希望补到的目标库存水平。

如果某个 SKU 在手为 6 件，min 是 10，max 是 25，建议订购 19 件。你不是凭记忆猜测，而是在使用一个清晰的规则，保证周周一致。

库存补货建议应用读取你当前的在手数量（可选地也包括已下单的在途数量），对每个 SKU 应用 min/max 规则，并生成一个采购草稿清单。该草稿是主要输出：一份简短且可审核的清单，回答“我们该订什么、订多少？”的问题，避免任何人先打开供应商门户或发邮件给供应商代表。

它不会自动下单。这一点很重要，因为真实采购存在很多例外：供应商缺货、整箱限制需要四舍五入、季节性商品应跳过或有促销在即。应用应快速生成建议，然后让人工批准、编辑或移除行项。

这类工具通常由店长、运营负责人和采购人员使用。对于多人兼任职责的小团队也很有用，他们只需要一个可靠的起点。

每个 SKU 需要存哪些数据

好的建议始于枯燥但一致的 SKU 数据。如果基础数据混乱，草稿清单就会显得随意，大家很快就不信任它。

目标是让 SKU 记录保持相同的“形状”，即便你的流程以后变化也不影响核心字段。

核心 SKU 字段（最低可用集）

要在第一天就能用，你需要：

• SKU 标识（扫描或输入的编码）和大家能识别的简称
• 计量单位（件、瓶、箱、千克），确保计数和订购单位一致
• 状态（启用/禁用），这样停产商品不会不断出现
• Min 和 Max 水平（可选地也含单独的补货点）
• 备注以及“最后更新”信息（时间戳和/或更新者）

Min 和 Max 是护栏。单独的补货点是可选的，但当你想因为长交期或供应不稳而提前补货时会很有用。

可用性与订购细节（让计算更贴近现实）

这些细节把“需要买多少”变成“你实际能买多少”：

• 在手数量，并说明来源（当前手动盘点，以后可能同步）
• 优选供应商（或主供应商）
• 包装尺寸（每箱数量），以便按有效倍数下单
• 交期（天数）
• 最小起订量（MOQ）

明确“在手”数据来自哪里。如果你从手工录入开始，就保存最后盘点日期；如果以后从 POS 或仓库工具同步，就保存最后同步时间。这个细节能回答许多“为什么它会建议这个数量？”的问题。

最小/最大建议如何计算

Min/max 是个简单规则：只有库存低于阈值时才补货，且补货量是把库存补回到安全水平。结果是一份易于理解、易于审计的草稿清单。

1) 何时触发补货？

选一个触发规则并保持一致。最常见的是：

• 若 在手 小于或等于 Min（有时称为补货点），该商品即为可补货状态。
• 若 在手 高于 Min，建议为零，该商品不会出现在草稿清单中。

这样可以避免对已经健康的商品产生噪声式建议。

2) 建议订多少？

一旦商品符合条件，基本思路是“订到 Max”。简单公式为：

base_suggested = max - on_hand
suggested = max(0, base_suggested)

例如：Min = 10，Max = 40，On Hand = 14。

• 在手（14）高于 Min（10），因此建议 = 0。

若在手降到 8：

• base_suggested = 40 - 8 = 32
• suggested = 32

让草稿更贴近现实的简单调整

基准计算后，加入几条小规则以匹配真实采购：

• 整箱四舍五入：如果必须按 12 件/箱购买，则将 32 向上调整到 36。
• MOQ：若最小起订量为 50，把 36 提高到 50。
• 永远不建议负数：若在手为 55 而 Max 为 40，基数为 -15，但建议必须是 0。
• 可选上限：若想避免一次性大量采购，可对单次最大订购量设置上限。

需要提前处理的边界情况

数据差会产生糟糕建议，因此应把这些情况显而易见地标注出来：

• 停产 SKU：即使库存低也始终建议 0。
• 负库存：把它当作红旗；仍可计算建议，但要显示警告以便复核。
• 缺少 Min/Max：不要猜测。把建议设为 0，并将该 SKU 标记为“需要设置”。

用户流程：从库存盘点到采购草稿

最好的流程是团队愿意实际使用的流程。保持简单：记录在手数量，然后生成建议。额外功能（标签、仪表盘、分析）可以后加。

典型流程：用户快速盘点、选择地点（如需）、按 SKU 输入数量、保存，然后点击一键生成采购草稿。采购员审阅草稿并在任何审批前调整它。

为了让界面保持简洁，添加一条实用筛选：只显示低于 min 的 SKU，或显示所有 SKU 并标明状态。“仅低于 min”适合繁忙时节更快操作；“显示所有”则有助于确认没有漏项。

一个适用于多数小团队的简单流程：

• 输入或导入在手盘点
• 生成建议
• 审核草稿（可只看低于 min 的项，或全部带状态显示）
• 编辑建议数量并添加备注
• 批准草稿并导出或分享给采购人员

覆盖机制很重要，因为现实很杂。采购员可能因为促销订更多，或因资金紧张或供应延迟订更少。把建议数量当作起点，而非硬性规则。

一些小控制项可以避免大量挫败感：

• 手动覆盖数量（并记录修改人）
• “保留”标记以暂时跳过补货
• 可选原因字段（季节性、供应商问题、清仓）

最后，在生成草稿时保存一个快照：时间戳、用于计算的在手数量、当时的 min/max 值以及覆盖前的建议数量。这样当有人问“为什么我们订了 24 个？”时，你可以打开草稿看到产生建议的确切输入。

一个保持灵活的简单数据库结构

良好的补货应用从一小组可信的表开始。目标不是构建完美的 ERP，而是提供一个干净的基础，便于以后添加供应商、地点或更智能的规则。

入门的核心表

对单店来说，把“商品是什么”与“你有多少”和“如何补货”分开：

• SKUs：每个商品一行（SKU 代码、名称、单位、分类、启用/禁用）
• Suppliers：供应商名称与联系方式（以及如果追踪的话可以包含交期等条款）
• Reorder settings：每个 SKU 的 min、max、补货点、优选供应商、包装尺寸
• Inventory levels：每个 SKU 的当前在手（将来按地点拆分）以及最后盘点日期
• Draft orders：一个表头（供应商、状态、创建者）和若干行项（SKU、建议数量、最终数量）

这种设计很灵活，因为你可以在不改动 SKU 列表的情况下调整补货规则，并把草稿订单作为建议与审批结果的记录保留。

如果今天只有一家店，不要过早复杂化地点结构。把库存先当作每个 SKU 的单一数字存储。等你加入第二家店或仓库时，再引入 Locations 表，把 Inventory levels 切换为每个地点的 SKU 行。

护栏、角色与导出

简单的验证规则可以阻止错误输入变成错误订单。添加检查项，如：min 必须小于 max、补货点不能为负、包装尺寸不能为零。决定当设置缺失时的行为：阻止建议还是将 SKU 标记为“需要设置”。

角色权限在多人盘点和调整规则时很重要：

• 查看者：可以查看 SKU 与草稿订单
• 编辑者：可以更新数量与补货设置
• 审批者：可以最终确定数量并将草稿订单标记为已批准

规划如何发送订单。即便日后自动化下单，大多数团队也会先使用简单导出：CSV 下载或采购员从草稿订单界面复制的供应商就绪清单。

分步：构建应用的界面与逻辑

从两张简单的列表开始：SKU 目录和供应商目录。每个 SKU 应有一个大家能识别的名称、一个默认供应商和一个采购单位（件、箱、纸箱）。务求实用。这是团队每天要搜索的列表。

接着，把补货设置放到 SKU 记录里。Min 与 Max 是基础，但若能存包装尺寸和交期，建议会更准确。若同一商品有多个供应商，选一个默认，并允许在草稿订单中临时切换。

对库存盘点，做一个偏向速度而非完美的快速录入界面。一个快速编辑网格效果很好：按通道或分类筛选，输入盘点数量并保存。

大多数团队需要这些核心界面：

• SKU 列表与 SKU 详情（含 min、max、包装尺寸、交期）
• 供应商列表与供应商详情
• 在手盘点录入（网格 + 筛选）
• 补货建议（结果表 + 简单操作）
• 采购草稿（可编辑行 + 审批）

然后实现建议逻辑：对每个 SKU，把“在手”（可选地加上“在途”）与补货规则比较，计算建议数量以回补到 max，并应用包装尺寸四舍五入，避免建议 13 件而供应商只按 12 件/箱销售。

生成按供应商分组的草稿订单供审核，并把它当成有状态的文档（例如 Draft、Approved、Sent）。创建草稿时，将建议行复制为订单行并按供应商分组，然后允许用户编辑数量、切换供应商或删除项。

最后实现干净的输出步骤。有些团队打印草稿后手动下单，另一些团队导出文件。不管哪种方式，都要保存最终批准的记录，以便日后比较“建议 vs 实际订购”，并用真实证据改进规则。

让补货建议不可靠的常见错误

补货数学很简单。但让人失去信任的是设置混乱。多数问题表现为草稿清单“看起来不对”，即使公式本身没错。

经典问题是单位混用。你按“件”盘点，但按“箱”订货，或按“包”收货。如果 SKU 的单位不明确，应用可能建议 24 件，而你本意是 24 箱。为每个 SKU 选定一个基准单位（通常是“件”），并存一个换算值比如“1 箱 = 24 件”，以便最终订单数量可正确转换。

Min 和 Max 也常被随意设置。如果忽视了销售速度和供应商交期，规则看起来整齐但在现实中失效。慢销品的高 Max 会占用资金，而快销品的低 Min 会导致断货。

其他常见错误：

• 不按地点跟踪（后仓 vs 货架、门店 A vs 门店 B），然后怀疑在手为什么总是不对
• 任何人都能修改 min/max，而没有基本的审批流程
• 覆盖历史值，导致无法解释上周的订货
• 把损坏、保留或在途库存当作可用库存
• 使用几天前的盘点数据，然后把错误归咎于建议

一个简单场景：你卖咖啡胶囊。货架上显示 6 盒，后仓有 18 盒，第二家店有 12 盒。如果只跟踪一个“在手”数字，有人只盘到 6，系统就会建议补货，尽管实际上你一共有 36 盒。地点字段能快速修正这种情况。

在信任草稿清单前的快速检查

Min/max 系统简单，但草稿清单取决于背后的数据质量。在把任何东西发给供应商前，花一分钟扫一遍那些会让建议看起来“自信却错误”的隐含问题。

先检查设置：每个可补货的 SKU 都需要 min、max（或目标）和正确的包装尺寸。若缺失，应用应标记该 SKU 并跳过或标记为“需要设置”。一个空字段就能悄悄产生巨量错误或使某项永不补货。

接下来，对在手数量做合理性校验。负库存会出现（退货处理晚、收货未登记、单位混用），但应属罕见。若看到慢销品在手为 -12，应把建议当作“需调查”，而不是直接下单。复盘或重新盘点比事后处理过量库存要便宜。

一个能捕捉大多数问题的简短清单：

• 设置：每个可补货 SKU 都填好 min、max、包装尺寸、供应商
• 数量：在手看起来合理（没有明显的输入错误，比如把 50 错输成 500）
• 包装：建议按整箱四舍五入并遵守 MOQ
• 策略：团队统一是否订到 max 还是更保守的目标
• 可追溯性：编辑记录修改人和时间

包装规则值得特别关注。如果供应商按 24 件/箱出售，而草稿建议 13 件，系统应根据策略调整（通常向上取整以避免缺货）。对于 MOQ，也应同时显示原始建议和调整后建议，让审阅者明白变化原因。

同时决定对团队而言“够好了”是什么意思。订到 max 比较激进，可能占用资金。一个更保守的目标（例如对畅销品订到 max，而对慢销品订到中间值）能在建立信任期间减少过量库存。

最后，保持审计日志。即便只是每行的“最后修改者”与“最后修改时间”也能建立信任并帮助解决争议。

示例：一家小店的每周补货

想象一家只有 30 个 SKU 的社区小店。店主每周一早做一次实物盘点，希望用补货建议应用生成一份他们能快速人工复核的采购草稿。

他们从两个供应商进货：供应商 A（零食和饮料）与供应商 B（家庭日用品）。

三个 SKU 与建议计算

SKU 1：气泡水 12 包装（供应商 A）

在手：8 包。Min：10。Max：30。包装尺寸：6。

因为 8 低于 Min（10），应用建议订到 Max。

达到 Max 所需 = 30 - 8 = 22 包。

按包装（6）四舍五入：22 向上为 24。

建议订购：24 包。

SKU 2：薯片（供应商 A）

在手：14 包。Min：12。Max：36。包装尺寸：12。

因为 14 高于 Min，建议为 0。尽管未到 Max，但本周无需补货。

SKU 3：洗洁精 500 ml（供应商 B）

在手：3 瓶。Min：6。Max：18。包装尺寸：6。

因为 3 低于 Min，订到 Max。

达到 Max 所需 = 18 - 3 = 15 瓶。

按包装（6）四舍五入：15 向上为 18。

建议订购：18 瓶。

采购员调整（预算与常识）

草稿只是起点，不是命令。这周店主预算紧且知道下雨天气泡水销量会下降。

他们把气泡水从 24 包下调到 18 包（仍为 6 的倍数）。薯片保持 0。洗洁精保持 18，因为它是稳定畅销品且目前看起来有风险。

这一步的人工复核正是草稿比自动下单更有用的原因。

干净的按供应商分组草稿清单

供应商 A

• 气泡水 12 包装：18 包（由 24 调整）
• 薯片：0

供应商 B

• 洗洁精 500 ml：18 瓶

对于只有 30 个 SKU 的小店，这个每周流程大约需要 10 分钟：盘点、复核建议、做少量调整，然后把分组草稿分享给各供应商。

下一步：小范围上线，然后逐步改进规则

最快能产生价值的方法是先把范围做窄。选一个门店（或一个地点）和一组容易管理的供应商及若干 SKU。你会从一份干净且被复核的草稿中学到更多，而不是试图在第一天覆盖所有边界情况。

尽早决定如何采集在手盘点。手工录入起步很好，只要保持一致。一条简单规则（比如“周四下单前更新盘点”）胜过一个没人信任的复杂设置。

一个实用的上线计划：

• 从 20–50 个易盘点且对收入重要的 SKU 开始
• 在正式用草稿下单前，与经理复核草稿 2–3 个周期
• 为每个 SKU 保留一个短备注字段（例如：“季节性”或“整箱 12 件”）
• 当第一组稳定后再扩展到下一批供应商

基础稳定后，慢慢改进计算。两个常见且回报快的升级是：加入平均需求估算（例如过去 4 周的平均周销售）和基于交期的安全库存。如果供应商需要 10 天，提升补货点以覆盖额外一周需求通常能帮助应对延迟。

制定保持规则合理性的节奏：每周复核建议并修正明显错误；每月微调 min/max，优先关注畅销品和最大过剩风险。

如果你以无代码方式构建该库存应用，AppMaster (appmaster.io) 是一个适合该工作流的选项：在数据库中建模 SKU 和供应商，把 min/max 逻辑放入可视化流程，生成员工可审核批准的草稿订单。