采购申请应用蓝图：审批与采购订单

内部采购申请应用需要解决的问题

邮件线程和电子表格在同样可预见的地方出问题。请求被埋没，文件分裂成“final_v7”这样版本。审批在侧面聊天中完成却没有记录。当有人问：“我们可以买这个吗？”答案取决于谁在线和哪个表格更值得信任。

一个请求应用应该随时让状态一目了然。你应该能打开一个请求立即看到谁提交了、要买什么、预计费用，以及接下来会发生什么。它还需要清晰的历史记录：谁批准或拒绝、何时操作、之后发生了哪些更改。

至少，每个请求在不用挖掘的情况下应该能回答这些问题：

• 谁负责下一步？
• 正在等待什么（审批、预算核查、供应商报价、创建采购单）？
• 什么已被批准（金额、供应商、范围），有没有变化？
• 何时需要，为什么？
• 审计轨迹是什么，财务如何信任它？

范围是很多团队过度设计的地方。请尽早决定你是只覆盖“请求到采购单”，还是也包括后续步骤比如发票匹配和收货。通常“请求到采购单”是最好的第一个里程碑：它强制执行清晰的审批和预算检查，但保持项目规模可控。

把第一版保持简单。先从一个团队、一个审批路径和清晰的“完成”定义开始。例如，IT 中少于 1,000 美元的请求可能只需要经理批准，而较大金额则转到财务。

如果想快速搭建且不写代码，AppMaster 是个实用选项。你可以建模请求数据、设置审批步骤，并从同一蓝图生成可上线的 web 与移动应用。

用户、角色与访问规则

采购申请应用成败取决于权限设置。如果错误的人在审批后可以更改请求，或者团队看不到他们需要的信息，流程就会变慢且有风险。

先明确命名角色。职称在公司间会有差异，但大多数应用需要稳定的职责：请求人（创建请求并回答问题）、经理（确认需求与时间）、采购（验证供应商并创建采购单）、财务（确认预算与政策）以及一个或多个审批人（签字权）。有些工作流还会包含对外的供应商联系人且只有受限访问。

然后定义每个角色在每个阶段可以做什么。一个规则可以避免很多争议：一旦提交请求，请求人只能编辑澄清信息（备注、附件、交付细节）。价格、供应商、数量、币种和成本中心应作为需要正式变更并重新审批的关键字段。

可见性规则同样要明确。请求人应看到自己的请求和状态；经理应看到下属的请求；采购与财务通常需要跨部门可见性。供应商联系人绝不应看到内部备注、预算数据或其他供应商信息。

委托很重要，因为审批不能因为某人请假而停滞。支持计划性委托（休假）和紧急备份（病假）。委托应传递审批权，但不应赋予重写请求的能力。

跨部门请求很常见（例如 IT 替市场部购买软件）。把“请求团队”和“成本中心所有者”区分开。将审批路由到成本中心所有者，并在记录中同时显示两方，这样就能清楚是谁请求、谁付钱。

在 AppMaster 中，你可以在数据模型和业务流程里建模角色、记录所有权和基于阶段的动作，这样相同规则会在 web 与移动界面上统一生效。

数据模型：核心实体与字段

好的采购申请应用从清晰的数据模型开始。如果表格设计清楚，审批、预算检查和采购单就更容易自动化和报告。

应包含的核心实体

大多数团队用一小组实体覆盖大部分场景：

• Requests：每个采购请求的一条记录（头信息）。
• RequestItems：行项目、数量与预计单价。
• Vendors：供应商主数据，在请求与采购单间复用。
• Budgets：按成本中心、项目、部门或期间的可用额度。
• PurchaseOrders：从已批准请求创建的正式采购单。
• Approvals：每个审批步骤、决策与评论。

以后会有回报的字段

对于 Requests，包含能帮助路由并减少来回沟通的字段：请求人、部门、成本中心、需要日期、业务理由与附件（报价、规格、截图）。一个简单的优选供应商引用也有用，即便供应商最终尚未确定。

状态在有时间戳支持下效果最佳。在 Requests 上保持一个状态字段（Draft、Submitted、Approved、Rejected、Ordered、Closed），并保存关键日期如 submitted_at、approved_at、rejected_at、ordered_at 和 closed_at。这能让报告（周期时间、老化、瓶颈）变得直接，而不必从日志里猜测。

对于 PurchaseOrders，把 PO 头（编号、供应商、收货地、账单地址、付款条款）和 PO 行项分开，并关联回原始请求与行项。当价格变化时，这种可追溯性很重要。

审计轨迹设计

审批是你的审计轨迹，但通常你需要的不仅仅是“批准/拒绝”。保存是谁操作、何时做的、做了什么决定、以及原因。

轻量方法是一个 Activity/Audit 表，记录 actor_user_id、entity_type、entity_id、action、old_value、new_value 和 created_at。在 AppMaster 中，这可以在 Data Designer 里映射，并由业务流程自动填充，这样每次更改都有迹可循。

供应商记录与沟通跟踪

当每个人使用相同的供应商事实时，采购申请应用才能正常工作。把供应商表作为单一事实来源，而不是让人们在每次请求中重打。供应商信息集中后，审批会更快，财务也会遇到更少意外。

从一个保存常用项的供应商记录开始：法定名称、显示名称、税号（如使用）、默认币种、账单地址与付款条款。保存应付账款主邮箱，并允许多个联系人，这样可以为报价与发票使用合适的人选。

添加供应商状态以便应用一致地阻止高风险采购：Active（可选）、Pending review（允许但需额外验证路由）和 Blocked（未经审核不得使用）。

沟通跟踪能避免“谁最后发邮件”的问题。为 Vendor 建立一个 Communication（或 VendorInteraction）实体，并尽可能关联到特定的 Request、Quote 或 Purchase Order。每条记录应包含渠道（邮件、电话、会议）、方向（外发/来件）、时间戳、负责人和简短摘要。若收集报价，将其存为结构化记录（金额、币种、有效期）并在需要时附加文件。

一些规则通常能保持供应商数据清洁而不拖慢流程：

• 从列表中选择供应商，而不是自由文本输入。
• PO 创建后锁定付款条款，除非需要审批。
• 自动将 Pending review 状态的供应商路由到采购。
• 对于高额采购，要求至少一次记录在案的互动和可见的报价时间线。

如果在 AppMaster 中构建，你可以在 Data Designer 里建模 Vendor、VendorContact 和 VendorCommunication，并在请求与采购单界面上显示时间线，使完整历史一键可见。

预算检查：如何在审批前验证支出

预算检查回答一个简单问题：我们当前是否有足够已批准的资金来覆盖该请求？请尽早决定贵公司将预算视为硬性阻止（不能继续）还是警告（可以继续但需额外审批）。这一选择会改变请求人和审批人的整体体验。

预算可能来自不同来源，所以要明确标注来源。常见选项有年度部门预算、项目预算或成本中心的月度上限。如果请求可以拆分到多个来源，记录每个来源的拆分金额以便后续报告清晰。

为避免意外，请以财务日后核算的方式计算预期支出。请求应用只有在每个人在审批前看到相同数字时才有用。

大多数团队使用的简单计算清单包括：行项总额（数量 x 单价）、折扣、税费、运费和币种换算（保存汇率与汇率日期）。然后将预期支出与可用预算比较（预算减去已承诺金额）。如果你跟踪承诺，应包括待处理请求和未结的 PO，而不仅仅是已付发票。

当预算不足时，不要让请求人猜测。选定一条路径并在工作流中编码：路由到预算所有者分配来源、允许一次性覆盖需财务批准、以“预算详情”任务退回请求，或自动拒绝那些总是需要预算的类别。

示例：团队请求新的笔记本套餐。应用计算商品成本加税与运费，换算为部门币种，并标记当前仅有 900 美元可用，而请求为 1,150 美元。如果你把预算不足视为警告，它仍可流转到经理，但须财务额外批准。

在 AppMaster 中，你可以在 Data Designer 中建模预算来源，并在第一次审批决策前将预算检查作为 Business Process 的一步运行。

审批工作流与路由规则

审批决定了请求应用是节省时间还是变成慢吞吞的收件箱中转。保持默认路径简单，只在确实能防风险时增加规则。

先定义每个审批保护的要点。常见组合是经理审批（需求与优先级）、财务审批（预算与会计）和采购审批（供应商与采购方式）。当某些类别或供应商需要时，再加上安全与法律审批。

路由规则应可预测。人们在点击提交前就应该能猜到接下来会发生什么。典型路由因素有金额阈值、按类别路由（软件到安全、合同到法务）、供应商风险等级、部门或成本中心规则，以及采购类型（CapEx vs OpEx、订阅 vs 一次性）。

当顺序重要时使用顺序审批。例如，若财务会阻止缺少成本中心的请求，就应在采购花时间谈判前先捕获这点。对于可以独立评审的团队（如安全和法务同时审查标准 SaaS 采购，而财务检查预算），使用并行审批。

规划好干净的返工环路。当审批人退回请求时，请求人应添加缺失信息并重新提交而不丢失历史。保留审批日志，包含时间戳、评论和关键字段版本（金额、供应商、类别）。

示例：一项 12,000 美元的 SaaS 工具先路由到经理和财务。两者批准后，安全与采购并行进行。如果安全指出缺少数据处理细节，它会退回给请求人，请求人补充后再返回到相同步骤，审计轨迹保持完整。

如在 AppMaster 中构建，将工作流状态与转换建模为 Business Process，这样路由清晰且便于随政策变化调整。

步骤细分：从请求到采购单

良好的流程让请求持续推进且关键信息不漂移。早期捕获足够信息，然后在评审开始时冻结重要字段。

大多数团队的实用顺序如下：

• 起草请求：添加行项、数量、目标价、优选供应商（或待定）、业务理由、成本中心和需用日期。附上报价或上下文，免得审批人追着要信息。
• 提交并锁定关键字段：当请求人点击提交时，锁定供应商、币种、成本中心和总估算。保留一个短的可编辑评论区，让审阅者提问而不修改记录。
• 运行预算检查并路由审批：在人员审批前验证支出。若请求超阈值、缺少报价或属于受限类别，路由到相应小组。若预算不足，按具体原因退回。
• 最终批准后创建 PO：从已批准请求生成采购单并复制经批准的行项。PO 成为面向供应商的权威数字来源。
• 发送 PO 并跟踪确认：记录 PO 发送时间、供应商确认、交付日期与任何部分交付。如供应商提出变更，记为修订。

示例：支持团队请求 10 个新耳机。他们附上报价、选定 IT 用品类别并提交。应用检查 IT 预算，根据金额阈值先路由给团队负责人（低于 1,000 美元），再路由给财务（超过 500 美元）。批准后生成 PO 并发送，采购记录确认与交付日期。

在无代码工具如 AppMaster 中，这通常映射为几个界面（Draft、Review、PO）加一个 Business Process 来锁定字段、运行预算逻辑并自动创建 PO 记录。

采购单：编号、行项与变更管控

采购单（PO）只有在一致、可追溯且不易被误改时才有用。在你的工作流中，PO 应成为供应商与财务都能信任的稳定记录。

PO 编号：何时生成

当 PO 正式发给供应商时生成编号，而不是在起草阶段。草稿会被删除、重起或合并，这会导致编号缺口和重复。

为避免重复，将下一个 PO 编号保存在受控位置，并通过一个原子步骤分配（要么完全成功，要么失败）。若需要对人友好的编号，可以加前缀（法人实体或年份），但保持唯一计数器部分不重复。

PO 结构：头信息、行项与总计

将 PO 拆分为头信息和行项。头信息保存上下文，行项记录采购内容。

把头信息保持集中：供应商及联系人、收货和账单信息、币种、付款条款、预计交付日、状态（Draft、Issued、Acknowledged、Closed）和报价引用。

行项需要足够严格以便发票匹配：描述、数量、单位、单价、税费、折扣和成本中心或预算代码。总计应为计算得出，而非人工输入。

变更管控：修订 vs 取消重发

事先决定何种变更允许采用修订。像交付日期或备注这类小改动可作为修订版本（例如 PO-1042 v2），并有明确的“取代 v1”关联。重大改动如供应商、币种或总额大幅变化通常应“取消并重发”，以免有人按错误文件发货。

示例：请求批准为 10 台笔记本，但供应商报价将交付期从 2 周改为 8 周。为交付期更新创建修订，并保留原始报价附件以确保 PO 始终匹配已达成的约定。

在 AppMaster 中建模 PO 头、行项与 PO 版本为独立实体，可使修订清晰且可审计。

通知与供应商沟通工作流

通知决定了内部采购工作流是顺畅还是变成找线索的游戏。把消息视为流程的一部分，并将其与状态更改或明确下一步动作关联。

从一小组内部更新开始，避免让人忽视：批准/拒绝、预算检查失败或需澄清、PO 已创建并准备发送、审批或交付逾期、PO 更改或取消。

每条通知应在 10 秒内可读。使用一致模板，包含请求标题、金额总计、当前状态以及收件人接下来要做的具体事项。对审批人，包含简短的支出理由和最重要的行项。

供应商沟通也应结构化。供应商通常需要 PO 已发送、PO 更改、取消及交付问题的通知。把每次出入站消息存到该 PO 或请求的供应商线程上。用简单字段跟踪结果，如 status（draft、sent、delivered、failed）、vendor_response（none、replied、bounced）、follow_up_needed（yes/no）与 follow_up_date。

示例：笔记本请求批准后发送 PO，供应商回复该型号缺货。应用记录回复，将 follow_up_needed 设为 yes，并通知请求人选择替代方案。在 AppMaster 中，你可以将状态变化连接到邮件/SMS/Telegram 步骤，并将消息结果与 PO 一并保存。

常见错误与陷阱

最大风险不是缺少功能，而是设计了错误的规则并教会团队绕过它们。

一个常见失败是把请求做成迷宫式状态。如果人们无法分辨“Pending validation”和“Under review”的差别，他们就不再更新，数据变成噪音。保持状态与明确的动作和负责人相连。每个状态都应回答一个问题：“下一步会发生什么，谁来做？”

另一个陷阱是没有负责人或截止时间的审批。当审批人在休假或角色不明确（“财务”不是一个人）时，请求会被卡住。增加备份覆盖与简单的时间预期，即便是非正式的。

这些错误造成最多返工：

• 太多状态与例外，只有构建者能理解
• 审批分配给群组但没有当某人不可用时的回退方案
• 审批后允许编辑价格、数量或供应商而不强制重新审批
• 预算检查与财务核算方式不一致（期间、成本中心、已承诺 vs 实际）
• 无理由且无审计轨迹的人工覆盖

审批后编辑值得特别关注，因为看似“无害”的小改动往往改变风险。如果某人获得了 10 台每台 900 美元笔记本的批准，但后来把型号换成更贵或增加数量，就会导致审批与实际采购不一致。

此外，不要把预算验证当作单一的是/否字段。财务通常关心支出如何被报告：部门、项目、科目与时间窗口。如果你的应用按月检查预算但财务按季度报告，‘可用预算’总会看起来不对。

若在 AppMaster 构建，请在批准后锁定关键字段，并将每次例外记录为事件（谁、何时、改了什么、为什么）。在争议与审计中，这份审计轨迹能救你一命。

快速检查表、示例场景与下一步

上线前把基础规则写下来。大多数“审批混乱”是因为缺了一条小规则或必填字段。

一个简单的上线检查表：

• 角色与权限（请求人、审批人、财务、采购、管理员）
• 审批规则（金额、部门、类别、地点）
• 状态與所有权（Draft、Submitted、Needs info、Approved、PO created、Closed）
• 必填字段（供应商、成本中心、交付日期、业务理由）
• 必需附件（报价、合同、安全评审、规格表）

有了这些规则后，增加在请求前运行的快速校验：供应商选择（或明确的新供应商路径）、针对正确期间的预算覆盖、定价证据、完整的收/账信息和真实的业务理由。

示例场景：一位团队负责人为下周入职的新员工提交笔记本请求。他们选择了优选供应商、附上报价并标记正确的成本中心。经理批准因为符合招聘计划；财务在预算检查通过后批准；采购创建 PO 并将供应商确认与预计交付日期记录在同一记录中，请求人无需额外邮件即可跟踪进度。

下一步：原型化你的数据模型与工作流规则，然后在小规模试点团队和一两个采购类别上测试。在 AppMaster 中，你可以在 Data Designer 里建表，并在 Business Process Editor 中映射路由逻辑。运行短期试点，检查请求卡住的环节，强化必填字段，然后逐步推广。如果想了解这套方法如何转成实际应用构建，AppMaster (appmaster.io) 专为从同一模型创建具有审批逻辑、API 以及 web 与原生移动界面的内部工具而设计。