Настройте трекер скоропортящихся запасов для записи партий, дат истечения и оповещений FIFO, чтобы пекарни и кафе меньше выбрасывали и избегали просроченных запасов.
Отслеживание сроков обычно даёт сбой по одной простой причине: информация хранится в местах, которые не соответствуют тому, как команда реально работает. Записка с датой, маркер на крышке или «я запомню» держатся до первого бума.
Когда производство идёт полным ходом, люди берут то, что ближе, а не то, что истечёт первым. Лот переносится на заднюю полку холодильника, доставка приходит раньше, или кто‑то делает лишние заготовки «на всякий случай». Через два дня вы обнаруживаете проблему: продукты, которые следовало бы использовать, теперь под вопросом, а у новых уже открыт пакет.
Боль проявляется в виде неожиданного порчи во время сервиса, упрощённых решений под давлением (открывают самый новый товар, потому что до него легче дотянуться), непоследовательной ротации между сменами, полупустых контейнеров без даты и «фантомных запасов», когда в таблице товар есть, а в холодильнике его нет.
Простое правило решает большую часть проблем: «использовать первым». Проще говоря, используйте продукты с более коротким сроком годности прежде, чем трогать свежие. Некоторые команды называют это FIFO (first in, first out). Для скоропортящихся товаров чаще правильнее FEFO (first expiry, first out). Если начинка для круассанов сделана вчера и истекает завтра, её следует использовать раньше, чем свежую партию, сделанную сегодня и годную ещё три дня.
Цель не в сложном софте или идеальных данных. Хороший трекер скоропортящихся запасов — это небольшая, повторяемая система: зафиксировать партию, дату истечения и место хранения, а затем вовремя получать понятную подсказку «использовать следующее».
Это особенно важно в маленьких пекарнях, кафе и командах кейтеринга, где одни и те же люди принимают поставки, готовят и обслуживают. Когда роли пересекаются, трекер должен вписываться в реальные привычки смен, иначе его будут игнорировать. Простая настройка, которой персонал может следовать, выигрывает у детальной системы, которую никто не обновляет.
Трекер работает, только если у всех одни и те же термины. Иначе один человек записывает «молоко», другой — «milk 2L», и оповещения перестают иметь смысл.
Вот базовые понятия, которые нужны большинству команд:
Количество требует ещё одного уточнения: отслеживайте оставшийся объём в партии, а не начальный. Если крем был 6 литров, а сейчас осталось 2 литра, трекер должен показывать 2 литра. Именно это делает оповещения и списки «использовать первым» полезными.
Срок хранения — как долго продукт хранится при нормальных условиях. Для готовой начинки это может быть «3 дня в холодильнике». Трекер превращает это в реальную дату истечения, исходя из даты изготовления.
Best‑by — дата качества. Обычно продукт безопасен и после неё, но вкус или текстура могут ухудшиться.
Use‑by — дата безопасности. Ясно обозначьте, какие товары у вас use‑by (часто молочные продукты, мясо, готовые блюда), чтобы персонал не относился ко всему как к гибкому.
FEFO означает first‑expiry‑first‑out. Это повседневная версия правила «использовать первым»: при взятии ингредиента выбирайте партию с ближайшей датой истечения, даже если она была получена позже.
Партийное учёт особенно важен для товаров, где один плохой день означает потерю или риск: молоко и сливки, кремы и начинки, мясные деликатесы, готовые соусы, салаты и любые заготовки, хранящиеся на ночь.
Прослеживаемость не обязательна, но полезна. Это может быть простая запись, какая партия пошла в какой продукт (например, какой крем использовали в выпечке во вторник). Многие команды вводят прослеживаемость позже, если отзыв, аудит или частая переделка делают это оправданным.
Трекер полезен только если персонал может зафиксировать партию за секунды. Цель проста: знать, что у вас есть, где это хранится и что нужно использовать в первую очередь.
Начните с минимального набора полей, который быстро отвечает на вопрос: «Что нам нужно использовать дальше?» Если форма похожа на бумажную волокиту, люди будут догадываться, пропускать записи или сводить всё к одной большой партии.
Эти поля обычно дают быстрый эффект:
Если предметы перемещаются, добавьте простое поле местоположения (передний холодильник, холодильник‑камера, морозилка, витрина). Без указания места люди тратят время на поиски и перестают доверять системе.
Опциональные поля помогают, когда они приводят к решению. Если они не меняют то, что вы делаете, они только замедляют людей. Частые «опциональные» поля: поставщик (если вы заказываете по поставщикам), стоимость (если будете считать стоимость списания), тип хранения (холод/мороз/сухое), флаги аллергенов и короткие заметки вроде «открыто» или «разморозили в 7:00».
Для статуса достаточно простых значений: в наличии, зарезервировано, использовано, списано, просрочено. Этого хватает для большинства рабочих процессов и упрощает отчёты.
Если партии делятся на несколько контейнеров, нужен одно правило: «дочерние» контейнеры наследуют даты родителя. Если одна партия превратилась в два ведра, создайте две записи контейнеров, связанные с тем же ID партии (или с под‑ID, например 0142‑A и 0142‑B) и разделите количество. Так FEFO остаётся честным без лишнего ввода.
Для оповещений используйте простые правила, которые легко запомнить. Начните с одного окна раннего предупреждения (например, за 2 дня до истечения) и решите, кто это увидит (ответственный по подготовке, сменный лидер). Если нужны оповещения о низком остатке, начните с пары ключевых позиций и расширяйте, когда оповещения по срокам заработают.
Трекер работает, когда он совпадает с тем, как двигается ваша кухня. Прежде чем настроить экраны, поля или оповещения, примите несколько простых решений. Они предотвратят грязные данные, дубли и игнорируемые предупреждения.
1) Правило именования. Делайте названия предметов удобными для поиска и согласуйте их с накладными, этикетками и трекером. Например: «Milk, whole, 2L» (не «Whole milk» один день и «2L milk» другой). Для партий выберите один формат и придерживайтесь его, например «2026‑01‑25 DAIRY».
2) Определите локации, соответствующие реальности. Делайте названия мест короткими и фиксированными, чтобы люди не придумывали новые во время смены. Если команда говорит «front fridge» и «prep line», используйте их.
3) Сохраняйте простые правила оповещений. Вместо индивидуальных правил для каждого товара начните с нескольких категорий. Например: 2 дня для молочных, 1 день для овощей, 3 дня для подготовленных соусов. Настраивайте позже, но первая версия должна быть понятной.
4) Решите, кто что может менять. Если каждый может редактировать всё, счёты быстро расходятся и никто не понимает, во что верить. Распространённая схема: приёмщик добавляет запасы, супервайзеры корректируют остатки, сменные лиды отмечают списание с короткой причиной, а только менеджеры редактируют названия и правила.
5) Выберите ежедневную привычку. Привяжите трекер к уже существующим моментам: открытие (проверка оповещений и выкладка «использовать первым»), после подготовки (регистрация новых партий) и закрытие (фиксация списаний и быстрый пересчёт короткого списка).
Если вы строите это в инструменте вроде AppMaster, держите первую версию маленькой: Items, Batches, Locations, дата истечения и одно правило оповещения на категорию. Трекер, которым пользуются, лучше идеального, который игнорируют.
Стройте в том же порядке, в котором работает команда: определите предметы, регистрируйте партии, затем сделайте «что использовать дальше» очевидным.
Создайте список предметов, который редко меняется. Для каждого храните стандартный срок хранения (в часах или днях) и когда хотите получать оповещения.
Держите это практичным: название предмета и единица (лоток, штука, литр), стандартный срок хранения (маффины 2 дня, открытые сливки 24 часа) и простой план оповещений (например, напомнить за 24 часа, потом за 4 часа). Если разные команды используют один трекер (кухня и бар), укажите владельца, чтобы оповещения шли нужным людям.
Настройте быстрый приём для доставок и внутренней подготовки. Каждая партия должна иметь свою дату истечения, даже если название предмета совпадает.
Экран приёма партии должен включать только: предмет, количество, локацию и дату истечения (автозаполнение из срока хранения с простой возможностью редактирования).
Затем сделайте вид «использовать первым», которому персонал доверяет. Сортируйте по ближайшей дате истечения и группируйте по локациям, чтобы бариста видел молоко в барном холодильнике сначала, а кухня — сегодняшние лотки с выпечкой.
Для ежедневных обновлений добавьте несколько быстрых действий: списать (продано/использовано) с указанием количества, переместить (холодильник → витрина), откорректировать (счёт оказался неверным), пометить списание (порча, повреждение) и пометить просрочку (часто предлагается автоматически).
Настройте уведомления под ваш ритм: предупреждение перед утренним наплывом, напоминание перед закрытием и ежедневная сводка для менеджеров.
Перед запуском протестируйте с 10 реальными партиями: два лотка круассанов с разным временем выпечки, картон молока, ёмкость сливок и пара соусов. Если персонал может добавить, найти и списать эти позиции без вопросов — можно расширяться.
Если вы строите это в инструменте без программирования, вроде AppMaster, начните с моделирования Items, Batches и Locations, затем добавьте экран «использовать первым» и быстрые действия как основной рабочий поток.
Трекер работает только если люди пользуются им в аврале. Дизайн под цель — 10 секунд, одной рукой и в шумной кухне.
Главный выигрыш — сделать действия с партиями почти без трения. Если возможно, добавьте штрих‑коды или QR‑метки на партию, чтобы персонал сканировал, а не вводил вручную. Это опционально, но часто меняет поведение, потому что становится частью привычной подготовки.
Мобильные экраны так же важны. Простой вид на телефоне для приёма, подготовки и регистрации списания бьёт по эффективности таблицу, которая работает только на ноутбуке менеджера.
Значения по умолчанию должны соответствовать реальности: сегодняшняя дата, типичные размеры партий, обычный срок хранения и реальные локации. Если при сканировании система видит старую партию, она должна предложить использовать её первой.
Если в помещении слабый сигнал, поддержка офлайн‑ввода (сохранить и синхронизировать позже) может решить разрыв между чистыми данными и пропусками.
Персонал должен выполнять ежедневные задачи, но не переписывать историю. Права помогают: любой может уменьшить количество при использовании, но только лидер может менять дату истечения или удалять партию.
Аудит‑журнал тоже повышает доверие. Когда кто‑то меняет количество, важно видеть, кто и когда это сделал, с короткой причиной вроде «пролил» или «перепёк». Это превращает споры в быстрые исправления.
Вью для менеджера должно быть связано с действиями: ближайшие просрочки на 48–72 часа, списания по причинам, нехватки, вынудившие менять меню, и простой лог активности по правкам и переопределениям.
Доверие рушится, когда цифры кажутся «правильными», но кухня всё равно находит просроченный товар. Большинство провалов происходит из нескольких предсказуемых причин.
Учёт предметов без партий. Если «молоко» — одна строка, новые и старые коробки смешиваются, и дата истечения превращается в догадку. Решение — считать каждую поставку или выпуск отдельной партией с собственной датой и количеством.
Свободные правки дат истечения. Если любой может менять даты, чтобы убрать оповещение, трекер перестаёт помогать. Разрешайте правки, но требуйте причину (помятая этикетка, поставщик исправил дату, перекладывание в меньшие ёмкости) и храните простую историю изменений.
Перебор с настройками. Слишком много категорий и полей превращают обновления в рутину, и персонал перестаёт регистрировать движения. Начните с того, что действительно помогает в повседневных решениях: название, ID партии, количество, единица, дата истечения и место хранения.
Шумные уведомления. Если людей весь день бомбят оповещениями, они начнут игнорировать всё. Привязывайте оповещения ко времени (открытие, предперекантовка, закрытие) и фокусируйтесь на тех товарах, которые реально можно использовать, иначе оповещения раздражают.
Локации, не совпадающие с кухней. Если в приложении «fridge», а команда использует «front fridge», «back fridge» и «prep line», предметы будут «теряться» в смене. Отражайте реальную речь и перемещения.
Один простой сценарий показывает важность: кафе получает шпинат в понедельник и в четверг. Если оба учтены как одна позиция, доставка в четверг скрывает более старую партию, и команда берет «полную» коробку первой. С партиями и оповещением «использовать первым» при открытии, старая партия будет помечена и использована вовремя.
Трекер работает, только если данные остаются свежими. Хорошая новость — вам не нужны идеальные пересчёты всего. Нужна рутина, которую персонал сможет выполнять, чтобы оповещения «использовать первым» совпадали с тем, что реально на полке.
Простой ритм, который выдерживает большинство кафе:
Держите причины списания короткими, чтобы люди действительно их использовали: expired, over‑prepped, damaged, wrong temp, returned. Если «over‑prepped» продолжает появляться, обычно решение — уменьшить партии, а не добавлять напоминания.
Практический приём: включите ежедневную проверку «использовать первым» в чек‑лист открытия. Когда это становится частью привычки вроде «включить плиту», она выполняется автоматически.
Если вы строите трекер в инструменте без программирования (например, в AppMaster), те же моменты — лучшие триггеры для простых уведомлений: утренняя сводка «использовать первым», напоминание в конце дня и еженедельный отчёт по списаниям для менеджера.
River Street Cafe продаёт бутерброды на завтрак, молоко для кофе, выпечку и два фирменных соуса (chipotle mayo и herb vinaigrette). Они ведут всё в простом трекере с партиями, датами истечения и списком «использовать первым».
В понедельник утром повар готовит свежую партию chipotle mayo и регистрирует её как новую партию, а не суммарно «chipotle mayo». Запись выглядит так:
Аналогично поступают с выпечкой (по лоткам) и молоком (по коробам). Каждая партия имеет свою дату истечения и локацию, поэтому персонал не тратит время на угадывания.
К среде днём трекер показывает оповещение «использовать первым»: у старой партии винегрета срок истечения завтра. Никто не заметил её в глубине камеры, потому что новая партия лежала спереди.
Сменный лидер имеет два варианта. Если для этого продукта разрешено замораживание, они фасуют и замораживают с пометкой в трекере. Если заморозка не разрешена, планируют быстрый ход: добавляют специальное блюдо на обед с использованием винегрета (салат‑комбо или добавка к сэндвичу). Главное — целенаправленно использовать партию, а не надеяться, что она продастся сама.
На закрытии ответственное лицо делает небольшие обновления, а не полный пересчёт. Они подтверждают новые партии, вычитают использованное (грубо, но последовательно) и регистрируют списание только при его факте.
В пятницу менеджер просматривает один экран: что просрочилось, что списали и какие позиции давали больше всего оповещений «использовать первым». Через несколько недель они корректируют размеры партий для соусов и вводят правило «новое ставить за старым», чтобы оповещения стали редкостью, а отходы упали.
Выберите самый простой инструмент, которым команда будет пользоваться каждый день. Отслеживание сроков чаще ломается из‑за избыточного процесса, а не из‑за нехватки функций.
Если у вас одна локация, немного позиций и один человек, который поддерживает систему, достаточно таблицы. Если несколько человек принимают, готовят и регистрируют списания в разных сменах, приложение обычно удобнее. Если нужны правила (FEFO), несколько мест хранения и права с аудиторским журналом, то стоит сделать кастомный рабочий процесс.
Держите первую версию маленькой. Набор старта, который команды действительно используют:
Интеграции можно добавлять позже, когда базовый процесс приживётся. Частые следующие шаги: подтягивать ежедневные итоги из POS (для сравнения расхода и продаж) и отправлять оповещения в инструменты, где команда уже общается (Telegram) или по email/SMS.
Если вы хотите построить кастомное приложение без программирования, AppMaster (appmaster.io) — один из вариантов. Вы можете смоделировать Items, Batches и Locations в PostgreSQL, добавить бизнес‑правила для FEFO‑оповещений и сделать простые мобильные экраны для приёма и регистрации списаний. Поскольку платформа генерирует реальный исходный код и умеет регенерировать приложение при изменениях, позднее проще корректировать поля и правила по мере обучения.
Чтобы развернуть без сбоев, начните с пилота. Ведите трекер только для одного холодильника две недели. Обучите одну привычку: принимать партии и всегда брать из списка Use First. В конце каждой недели обсуждайте с командой два показателя: пропущенные просрочки и записи списаний. Если они улучшаются, расширяйте на морозилку, затем на сухое хранение и далее на всё меню.
What’s the fastest way to stop surprise spoilage in a busy cafe?Начните с простого правила, которое все смогут запомнить: всегда используйте партию с ближайшей датой истечения. Затем сделайте так, чтобы эту партию было легко увидеть — регистрируйте каждую партию отдельно (а не «молоко» как одно число) и показывайте ежедневный список «использовать первым», отсортированный по сроку годности и сгруппированный по месту хранения.
Should we use FIFO or FEFO for perishables?FIFO использует первую поступившую партию первой, а FEFO — первую по сроку годности. Для скоропортящихся товаров FEFO обычно безопаснее, потому что более новая поставка может иметь более ранний срок годности в зависимости от даты производителя или условий хранения.
What are the minimum fields a perishable inventory tracker needs?Фиксируйте партию и её дату истечения, оставшееся количество и место хранения. Если вы можете за пару секунд ответить на вопрос «что нам использовать дальше и где это найти?», у вас уже достаточно данных для пользы.
Why do we need batch tracking instead of just tracking items?Регистрируйте каждую поставку или партию производства как отдельную запись с собственной датой истечения и количеством. Если объединить всё в одну строку «молоко», система не сможет сказать, какая упаковка испортится раньше, и уведомления станут догадками.
How do we keep item names consistent so alerts don’t get messy?Установите единое правило именования и держите названия короткими, но точными, например «Milk, whole, 2L» или «Croissant dough». Один формат на всю команду, короткое обучение и ограничение прав на редактирование названий помогут избежать дрейфа списка.
How detailed should storage locations be?Начните с небольшого набора реально используемых мест: «front fridge», «walk-in», «display» — или с тех названий, которые команда уже использует. Избегайте обобщённых или меняющихся названий, иначе предметы будут «исчезать» во время смен.
What should we do when one batch gets split into multiple containers?Создайте отдельную запись для каждого контейнера, но сохраните общий ID партии и даты. Разделите количество между контейнерами и при необходимости добавьте суб‑ID (например, 0142‑A, 0142‑B), чтобы FEFO оставался рабочим без повторного ввода дат.
How far ahead should expiry alerts trigger?Выберите одно окно раннего предупреждения и привяжите его к реальным моментам (открытие, подготовка к закрытию), а не к постоянным пингам. Если уведомления шумные и их невозможно обработать, их будут игнорировать — начните с рискованных позиций и расширяйте позже.
Who should be allowed to edit quantities and expiry dates?Обычно так: приёмщик или персонал по подготовке добавляет партии, любой сотрудник может уменьшать количество при использовании, сменные лиды логируют списание с короткой причиной, а только менеджеры меняют правила сроков или названия. Это ускоряет ежедневную работу и не позволяет тихо «скрывать» проблемы.
Can we build this as a simple internal app without coding?Можно сделать простое приложение без программирования, которое хранит Items, Batches и Locations, добавляет экран «использовать первым» и быстрые действия: списать, переместить, пометить списание. В AppMaster (appmaster.io) это хорошо ложится на модель PostgreSQL с бизнес‑правилами для FEFO и мобильными экранами для приёма и списания.
21 янв. 2026 г.
1 мин
20 янв. 2026 г.1 мин
20 янв. 2026 г.1 минЭкспериментируйте с AppMaster с бесплатной подпиской.
Как только вы будете готовы, вы сможете выбрать подходящий платный план.
