Настройка приложения для прослеживаемости лотов и сроков годности для небольших производителей: отслеживайте лоты от приёма до продаж, выявляйте товар с близким сроком и проводите быстрые отзывы.
Когда вы небольшие, таблица кажется удобной. Можно просканировать несколько строк, отфильтровать по дате и сказать себе, что потом приведёте в порядок. Это перестаёт работать, когда у вас несколько ингредиентов, несколько готовых продуктов и производственные запуски, которые используют одни и те же входные лоты.
Таблицы плохо справляются с реальной жизнью. Один поставочный лот расходуется на несколько партий. Одна партия превращается в несколько SKU или размеров упаковки. Бывают возвраты. Ярлыки переоформляют. Кто-то скопировал строку и забыл поменять номер лота. Когда возникает проблема, вы уже не имеете дело с «вводом данных». Вы имеете дело с потерянной историей.
Прослеживаемость лота — это возможность быстро и уверенно ответить на два вопроса:
Приложение для прослеживаемости лотов и сроков годности делает эти ответы рутинными. Вместо того чтобы рыться в заметках, вы фиксируете лоты в ключевые моменты: при приёме, производстве, упаковке и продаже. Каждое перемещение оставляет след, который можно отслеживать позже.
Отслеживание сроков годности решает другую проблему: тихие потери. Без ясного представления о том, что скоро истечёт, вы либо тратите продукт (он портится на полке), либо рискуете больше (продаёте то, что продавать не следует). Видимость близкого срока помогает и в планировании производства: использовать старые ингредиенты первыми, корректировать заказы и избегать перепокупок.
«Отзыв по номеру партии» должен быть прост на практике. Вы вводите или сканируете номер лота и видите, с чем он связан: в какие готовые лоты превратился, кто получил эти лоты, что ещё есть на складе (и где), а также чистый список клиентов и количества для уведомлений и внутреннего учёта.
Для маленького производителя соуса это может означать, что одна партия перца чили попала в три производственные партии по двум SKU, затем вы находите 18 коробов, оставшихся на складе, и шесть клиентов, получивших отгрузки на прошлой неделе.
Если вы строите это в инструменте вроде AppMaster, вы можете смоделировать лоты, партии и сроки годности в базе данных сначала, а затем добавить простые формы приёма и производства, чтобы нужная информация фиксировалась в момент работы.
Система прослеживаемости работает только если все фиксируют одни и те же факты одинаково. Не нужна гигантская база данных, чтобы начать, но нужны понятные термины.
SKU — это продукт, который вы продаёте (например, «12 oz Strawberry Jam»). Лот — это конкретная группа этого SKU, произведённая или полученная одновременно и отслеживаемая вместе. В небольших цехах слово «партия» часто используют как синоним «лота», но оно также может обозначать один цикл варки или событие производства. Выберите один термин (лот или партия) и используйте его везде.
При приёме фиксируйте минимальный набор полей, который позволит ответить на вопрос: что это, откуда пришло и когда истекает срок годности? Красивые экраны не помогут, если данные при приёме непоследовательны.
Записывайте эти поля при приёме:
Даты срока годности обычно берутся с этикетки поставщика. Для позиций, которые вы производите, они рассчитываются по внутреннему правилу срока годности (например, «14 дней после даты производства») или по тестированному периоду best-by. Когда вы создаёте лоты в производстве, сохраняйте и дату производства, и рассчитанную дату окончания срока, чтобы правило оставалось видимым.
По мере перемещения товара держите в голове простую идею: каждая транзакция должна показывать «лот X изменился на Y». На каждом шаге (производство, хранение, отгрузка, продажа) фиксируйте номер лота, дату/время, место (или зону хранения) и изменение количества.
Доработки и смешивание лотов — это то, где команды теряются. Обращайтесь с этим как с рецептом: если вы комбинируете Лот A и Лот B в новую партию, создавайте новый лот (Лот C) и записывайте «родителей» Лота C (A и B) с использованными количествами. Так поиск по Лоту A всё ещё покажет, куда он попал.
Инструменты вроде AppMaster позволяют быстро смоделировать эти поля с несколькими таблицами и формами, чтобы ваша команда с первого дня вводила лоты последовательно.
Приложение для прослеживаемости лучше всего работает, когда процесс простой и последовательный. Думайте об этом как о «истории лота», которая начинается у двери приёма и заканчивается, когда продукт покидает ваши руки. Если вы можете проследить эту историю на одном экране для каждого шага, отзывы и решения по запасам становятся намного проще.
Начните с приёма. Каждая поставка должна сразу создавать запись лота. Фиксируйте поставщика, продукт, номер лота, дату окончания срока, количество и дату приёма. Затем распечатайте или запишите соответствующий ярлык и прикрепите его к коробу, контейнеру или бину. Цель — чтобы номер лота был виден там, где хранится товар.
В производстве вы связываете ингредиенты с тем, что делаете. Если вы превращаете молоко, культуре и соль в сыр, ваша готовая партия становится собственным лотом. Этот готовый лот должен «помнить», какие лоты ингредиентов в него вошли. Это позволяет проследить назад (что мы использовали?) и вперёд (куда это ушло?).
На хранении обычно ломается прослеживаемость. Держите её практичной: одно имя места на полку, холодильник или паллетное место, плюс простой ID ячейки при необходимости. Обновляйте остатки при перемещениях. Не нужна идеальная точность в реальном времени, но нужно ясное последнее известное местоположение.
Продажи и отгрузки — последняя связь. Каждый заказ должен фиксировать, какие готовые лоты были выбраны, сколько единиц и кто их получил. Если вы продаёте напрямую и у вас нет «заказов», ведите простой журнал продаж по клиенту или по дню рынка.
Возвраты, списание и доработка нужно рассматривать как реальные движения, а не как примечания. Возвраты идут обратно в конкретное место под тем же номером лота. Списание логируется на лот с указанием причины (просрочено, повреждено, на контроле качества). Доработка становится новым готовым лотом, связанным с входными лотами.
Пример: небольшой производитель сальсы получает томаты (Лот T-104), делает Salsa Mild (Лот SM-220), хранит её в «Холодильник A Полка 2», затем отправляет 30 банок SM-220 в местный магазин. Если клиент звонит позже, вы можете найти SM-220, увидеть, что в неё ушёл T-104, и точно подтвердить, какие заказы это включали.
Начните с малого и сделайте путь повседневной работы самым лёгким. Приложение для прослеживаемости лотов и сроков годности работает только тогда, когда приём, производство и отгрузка занимают секунды, а не минуты.
Запишите, с чем вы действительно работаете, а не как это называет ваша бухгалтерия. Держите названия последовательными, чтобы один и тот же товар не вводился тремя разными способами.
Вам нужны три простых списка:
В AppMaster это аккуратно отображается в нескольких таблицах в Data Designer. Добавляйте поля позже, но начните с минимума, который ваша команда будет использовать каждый день.
Лучший формат — тот, который люди могут корректно создать в условиях давления. Многие используют дату плюс короткий код запуска (например: 2026-01-25-A). Если вам нужно хранить номер лота поставщика, сохраняйте его в отдельном поле, чтобы не потерять.
Затем создайте три простых экрана, которые соответствуют реальной работе:
Сделайте быстрый поиск по умолчанию. Если у вас есть штрихкоды — сканируйте. Если нет, используйте большое поле «поиск лота» и короткий формат лота, чтобы ручной ввод был надёжным.
Пилотируйте на одном быстром продукте. Не пытайтесь всё сразу отладить.
Полезный тест: принять одну поставку ингредиента, сделать одну партию, отгрузить несколько единиц, затем попробовать проследить её назад и вперёд.
Контрольный список пилота:
Если какой-то шаг кажется медленным — упростите экран, уменьшите обязательные поля или добавьте сканирование. Скорость — то, что делает прослеживаемость последовательной.
Оповещения о близком сроке полезны, только если они приводят к решению прямо сейчас. Цель — заметить продукт достаточно рано, чтобы с ним можно было что-то сделать, но не получать уведомления о товарах, которых уже нет.
Начните с определения небольшого набора «окошек близкого срока», которые соответствуют вашему процессу. Многие используют 14 дней для срочных действий, 30 дней для планирования и 60 дней для ранней видимости (особенно для медленно продающихся SKU). Сначала делайте правило одинаковым для всех продуктов, затем корректируйте для специальных случаев с коротким сроком годности.
Решите, где должны показываться предупреждения. Бэдж на панели — удобно для быстрой проверки. Ежедневный список лучше, если один человек отвечает за инвентарь по утрам. Email или SMS годятся для срочного окна, но сообщения должны быть редкими, иначе их перестанут читать.
Лучший способ избежать усталости от оповещений — оповещать только когда есть наличие на складе. Если лот близок к сроку, но количество ноль — он не должен появляться. Значит, правило должно проверять и даты, и текущий баланс.
Когда лот помечен, сделайте следующий шаг очевидным. Большинство команд придерживается короткого набора действий: брать старые запасы первыми, переводить в промо-каналы, помещать на карантин для проверки качества, утилизировать с записью причины или перерабатывать/возвращать, если это возможно.
Практический пример: вы проверяете йогурты каждый понедельник. Лоты с сроком через 14 дней идут в «брать первыми» и получают продажную акцию. Лоты с сроком через 7 дней помещают на карантин для быстрой проверки качества, затем либо продают немедленно, либо утилизируют с записью причины.
Простая рутина держит порядок: один человек запускает вид близкого срока, подтверждает остатки, предпринимает действия и снимает устаревшие флаги. Если вы строите этот процесс в AppMaster, держите правила видимыми (окна, проверки остатков, действия), чтобы вся команда следовала одной инструкции.
Отзыв становится проще, когда система может ответить на вопрос за секунды: куда ушёл этот лот и что он использовал? Если это видно сразу, можно быстро действовать и документировать шаги.
Есть два направления трассировки:
На практике часто нужны оба. Лот специй может попасть в три партии, а эти партии — к десяти клиентам. Хорошая система показывает эту цепочку без лишних поисков.
Когда кто-то вводит или сканирует номер лота, экран отзыва должен показывать факты, нужные для принятия решений и рассылки уведомлений:
Мелочи важны. Если вы отправляете частичные коробки или разделяете лоты, записывайте количества в тех единицах, в которых вы отгружаете (ящики, мешки, банки) и сохраняйте согласованные переводы единиц. Если вы открываете 20 кг мешок и фасуете по 1 кг, обрабатывайте это как шаг перепаковки: расходуйте исходный лот и создавайте новые дочерние лоты. Так отзыв сможет проследить путь через разделения, а не остановиться на «мешок открыт».
Отзыв — это не только трассировка. Это ещё и фиксация того, что вы сделали.
Фиксируйте действия по ходу: постановка товара на удержание, остановка производства, уведомление клиентов, приём возвратов и окончательная утилизация. Короткий журнал действий, прикреплённый к лоту, может содержать дату, человека, действие, затронутые количества и заметку (например, «Клиент подтвердил карантин»).
Если вы строите этот процесс в AppMaster, рассматривайте экран отзыва как общее рабочее пространство: результаты трассировки сверху, действия снизу и явный статус, который показывает, в процессе ли отзыв или закрыт.
Приложение для прослеживаемости полезно при отзыве только если ваши записи вызывают доверие. Цель — не больше бумажной работы. Цель — меньше вопросов, когда что-то пойдёт не так.
Большинству небольших пищевых команд достаточно короткого, повторяемого набора отчётов:
Практичный ритм: проверять список близкого срока ежедневно и остатки по лотам еженедельно. Историю лота вытягивают в момент, когда звонит клиент или поставщик сообщает о проблеме.
Вам не нужна сложная система соответствия, чтобы быть готовым к аудиту. Но нужна простая запись действий: кто принял лот, кто его перемещал, кто менял остатки и когда. Даже простое поле с причиной в корректировках (повреждённая коробка, переклеивание, отбор пробы, исправление ввода данных) предотвращает догадки позже.
Точность инвентаря — вторая половина. Делайте быстрые циклические пересчёты, ориентируясь на риск: дорогие позиции, быстроходы или лоты с близким сроком. Если у вас несколько мест хранения, считайте по месту и по лоту, чтобы ловить путаницу вроде «тот же продукт, но другой лот» на неправильной полке.
Маркировка делает данные полезными на площадке. Стремитесь к ярлыкам, которые можно прочитать с вытянутой руки. Минимум: крупный номер лота и дата окончания срока, название продукта или SKU (чтобы избежать похожих позиций) и размер упаковки (ящик, пакет, банка), если вы храните смешанные единицы. Если у вас несколько зон хранения, добавьте простой код места.
Если вы строите это в AppMaster, держите экраны простыми: одна форма приёма, одна форма перемещения, одна форма корректировки и несколько отчётов. Чем проще сделать правильно, тем надёжнее прослеживаемость.
Маленький производитель сальсы получает две поставки ингредиентов утром. Одна — рубленые томаты, Лот T-041, срок годности 30 мая. Другая — халапеньо, Лот J-112, срок годности 20 июня. При приёме они фиксируют поставщика, номер лота, дату окончания срока, количество и где каждый паллет хранится.
После обеда делают готовую партию сальсы, Готовый Лот S-2304, 120 банок. В записи производства они связывают S-2304 с ингредиентными лотами (T-041 и J-112) и отмечают дату запуска и оператора. Это тот шаг, который многие малые команды пропускают, но он сохраняет целостность цепи.
Позже в тот же день отгружают заказ ретейлеру: 24 банки из Готового Лота S-2304. Накладная фиксирует клиента, дату и отправленный номер готового лота.
В 15:00 приходит письмо от поставщика томатов: возможно, Лот T-041 загрязнён, его нужно удержать. Поскольку у производителя есть приложение для прослеживаемости лотов и сроков, они ищут T-041 и сразу видят все готовые лоты, в которые он попал. Результат показывает, что затронут только Готовый Лот S-2304.
Они создают простой список действий:
В течение часа команда изолировала оставшиеся банки, уведомила розничного покупателя, который получил S-2304, и задокументировала сделанные шаги. Главное в том, что приложение не просто хранит номера лотов. Оно связывает приём, производство, остатки и продажи, так что один поиск отвечает: «Куда ушёл этот лот и что у нас осталось?»
Отзывы становятся хаотичными, когда вы пытаетесь ответить на простой вопрос («куда ушёл этот лот?») используя частичные ненадёжные данные. Приложение для прослеживаемости помогает только если данные фиксируются в те моменты, когда товар меняет руки.
Самая дорогая ошибка — не фиксировать лот при приёме и думать, что добавите его позже. «Позже» часто означает, что товар уже переместился, перепакован или продан, и вы начинаете гадать по счетам и памяти.
Другой распространённый подвох — смешивание лотов на хранении без учёта разделения. Это случается, когда вы докладываете товар в бункер, объединяете частичные коробки или перерабатываете продукт в новый SKU. Если невозможно сказать, какие исходные единицы пошли в какие исходящие, масштаб отзыва быстро разрастается.
Малые несоответствия тоже накапливаются. Если номера лотов вводят вручную, появляются дубликаты и опечатки, и люди потихоньку меняют формат. Это ломает поиск и делает отчёты ненадёжными.
Данные срока годности часто терпят поражение молча. Отсутствующие даты, неверные форматы дат или путаница между «best before» и «use by» создают ложную уверенность. Тогда оповещения либо не срабатывают, либо срабатывают так часто, что их перестают воспринимать серьёзно.
Шаблоны, которые чаще всего превращают двадцатиминутную проверку в целый день работы:
Быстрый пример: поставщик уведомляет о Лоте A17. Если A17 в одной поставке ввели как «A-17», смешали в общем морозильнике и позже использовали в двух партиях без записи разделения, вы в итоге отзывает всю продукцию, сделанную за ту неделю.
Если вы строите это в no-code инструменте вроде AppMaster, держите правила строгими, но простыми: требуйте лот и дату срока при приёме, навязывайте единый формат номера лота и назначьте одного человека, который закрывает цикл по оповещениям и действиям при отзыве.
Если ваш процесс работает, вы должны уметь быстро отвечать на базовые вопросы даже в напряжённый день. Эти быстрые проверки — хороший стресс-тест перед тем, как вы станете полностью полагаться на систему.
Проверьте с реальным номером лота и засеките время:
Если на любой вопрос ответ «не надёжно», не добавляйте новые функции. Почините основы: последовательную фиксацию лотов при приёме, понятные ярлыки и одно место для записи корректировок.
Начните с малого, чтобы быстро учиться, не тормозя производство:
Если вам нужен инструмент вместо того, чтобы заставлять таблицы вести себя как софт, AppMaster (appmaster.io) — один из вариантов для создания no-code приложения прослеживаемости с нужными моделями данных (продукты, лоты, места, заказы) и простыми веб/мобильными экранами для команды на площадке.
Зачем мне приложение для прослеживаемости лотов, если сейчас «таблицы вроде бы работают»?Приложение для прослеживаемости хранит связную историю лотов от приёма до производства, хранения и продаж. Вместо поиска по таблицам вы вводите номер лота и видите, во что он превратился, куда ушёл и что осталось на складе.
Какие минимальные данные нужно фиксировать при приёме?Минимум — это имя поставщика, поставщиковский номер лота (если есть), дата приёма, ваш внутренний номер лота, дата окончания срока годности или best-by, количество с единицей измерения и начальное место хранения. Если эти поля заполняются последовательно, проследить вперёд и назад существенно проще.
В чём разница между лотом и партией и важно ли это?Выберите один термин для повседневного использования и придерживайтесь его. Многие команды называют «лот» то, что ищут при отзыве, а «партия» — само производственное событие; важно, чтобы перемещения фиксировались по одинаковым правилам и с одним ярлыком.
Как выбрать формат номера лота, которому команда будет следовать?Выбирайте короткий формат, который люди смогут правильно набрать в стрессовой ситуации — часто это дата плюс код запуска. Поставщиковский номер храните отдельным полем, чтобы он не смешивался с вашим внутренним форматом. Избегайте структур, которые легко испортить опечаткой.
Как поступать при смешивании, доработке или комбинировании двух лотов в производстве?Создайте новый готовый лот и укажите лоты-источники как его «родителей», включая использованные количества. Так запрос по одному ингредиентному лоту покажет, куда он попал дальше.
Что делать, если один лот разбивается на меньшие упаковки или на несколько SKU?Репакинг — это реальный шаг конверсии: снимите количество с исходного лота и создайте один или несколько новых дочерних лотов для упакованных единиц. Тогда при отзыве путь прослеживается через эти разделения, а не останавливается на «мешок открыт».
Насколько детально нужно отслеживать расположение?Держите местоположения простыми и практичными: имя холодильника/помещения плюс полка или слот, при необходимости — ID корзины. Фиксируйте последнее известное место при каждом перемещении. Не обязательно иметь идеальную точную актуальность в реальном времени, но нужно достаточно точное место, чтобы человек мог найти товар без догадок.
Как настроить оповещения о близком сроке годности, чтобы не получить спам?Начните с нескольких окон, по которым вы действительно можете что-то сделать — например, 14 дней для срочных действий и 30 дней для планирования. Отмечайте только лоты, у которых есть остаток: если количество ноль, лот не должен появляться в оповещениях, иначе система превратится в шум.
Что должно быть на экране «отзыв по номеру партии»?Хороший экран отзыва по лоту показывает, куда лот ушёл (клиенты, даты, количества), с чем он был связан (партию, перепаковывания, готовые лоты), что осталось (остатки по местам) и кто и когда вносил изменения. Также важно иметь возможность фиксировать действия: удержания, уведомления, возвраты и утилизацию, чтобы запись была полной.
Можно ли реализовать такой процесс в AppMaster без излишней сложности?Сделайте маленький пилот, соответствующий реальной работе: форма приёма, связь между лотами ингредиентов и готовыми лотами в производстве, и журнал отгрузок/продаж, где указывается, какой готовый лот был отправлен. В AppMaster вы сначала моделируете таблицы, а затем добавляете простые веб/мобильные экраны, чтобы фиксация лота происходила во время работы, а не позже.
21 янв. 2026 г.
1 мин
20 янв. 2026 г.1 мин
20 янв. 2026 г.1 минЭкспериментируйте с AppMaster с бесплатной подпиской.
Как только вы будете готовы, вы сможете выбрать подходящий платный план.
