Ứng dụng tiếp nhận hợp đồng: thiết kế thực tế cho đội ngũ pháp lý

Vì sao yêu cầu hợp đồng thường bị chậm

Phần lớn công việc hợp đồng không bị đình trệ vì luật sư không thể xem xét các điều khoản. Vấn đề thường bắt đầu trước khi việc xem xét diễn ra, khi yêu cầu chỉ đến dưới dạng một email ngắn: «Bạn xem giúp thỏa thuận này được không?» Bản nháp xuất hiện sau đó trong cuộc trò chuyện, thời hạn nằm giữa một tin nhắn khác, còn người liên hệ bên kinh doanh lại được lưu trong một bảng tính mà Pháp chế hiếm khi mở.

Thông tin rời rạc tạo ra nhiều lần trao đổi không cần thiết. Pháp chế phải hỏi ai phụ trách giao dịch, đối tác mong đợi điều gì, có ai đã hứa ngày ký hay chưa và cần xem phiên bản tài liệu nào. Mỗi câu trả lời có thể mất cả ngày, đặc biệt khi các bên ở những múi giờ khác nhau.

Ứng dụng tiếp nhận hợp đồng thu thập thông tin ngay khi có người yêu cầu hỗ trợ. Mỗi yêu cầu nên có người gửi, chủ sở hữu kinh doanh, loại hợp đồng, đối tác, ngày hoàn thành mong muốn, bản nháp hiện tại, tệp đính kèm và các điều khoản bất thường. Những điều khoản đó có thể là phụ lục bảo mật dữ liệu hoặc lịch thanh toán khác với thông lệ.

Tính nhất quán giúp đội ngũ pháp lý quyết định việc nào cần xem trước. Thỏa thuận bán hàng cần ký với khách hàng vào ngày mai có mức ưu tiên khác với bản nháp ban đầu của nhà cung cấp chưa có thời hạn cụ thể. Người gửi nên giải thích ý nghĩa của ngày đó. Đó là ngày phải có cam kết đã ký, hạn chót của bộ phận mua sắm hay chỉ là mục tiêu mong muốn?

Tài liệu thiếu cũng gây ra kiểu chậm trễ tương tự. Người gửi có thể đính kèm bản mô tả công việc nhưng bỏ qua thỏa thuận dịch vụ chính mà tài liệu đó sửa đổi. Khi ấy Pháp chế phải tạm dừng yêu cầu hoặc xem xét điều khoản mà không có đầy đủ bối cảnh. Cả hai cách đều không giúp công việc kinh doanh tiến lên.

Phân định trách nhiệm cũng rất quan trọng. Chủ sở hữu kinh doanh trả lời các câu hỏi thương mại, người gửi cung cấp tài liệu, còn người xem xét pháp lý chịu trách nhiệm về quyết định xem xét. Khi vai trò không rõ ràng, trạng thái xem xét hợp đồng như «Chờ thông tin» có thể không thay đổi trong nhiều ngày.

Một biểu mẫu yêu cầu hợp đồng có cấu trúc không thể khiến mọi cuộc đàm phán diễn ra nhanh hơn. Nhưng nó ngăn các yêu cầu thông thường biến thành cuộc tìm kiếm giữa email, ứng dụng trò chuyện và bảng tính.

Lập bản đồ vai trò và các bước bàn giao

Mỗi người trong quy trình tiếp nhận pháp lý cần có vai trò rõ ràng. Quản lý bán hàng có thể gửi thỏa thuận với khách hàng, còn trưởng bộ phận mua sắm yêu cầu hợp đồng với nhà cung cấp. Pháp chế xem xét điều khoản, đặt câu hỏi bổ sung và gửi bản nháp để phê duyệt. Tài chính, an ninh hoặc lãnh đạo có thể phải phê duyệt một số giao dịch trước khi ký.

Hãy ghi lại lộ trình thông thường của từng loại hợp đồng trước khi xây dựng ứng dụng. Một thỏa thuận đơn giản với nhà cung cấp có thể đi từ người gửi đến Pháp chế rồi đến bộ phận mua sắm. Một giao dịch lớn với khách hàng có thể cần Pháp chế, Tài chính và lãnh đạo bán hàng. Đừng đưa mọi yêu cầu qua cùng một chuỗi khi công việc thực tế khác nhau.

Tách thông tin người gửi khỏi thông tin xem xét pháp lý. Người gửi nên cung cấp dữ kiện kinh doanh như tên công ty, loại hợp đồng, ngày muốn ký, người phụ trách giao dịch, giá trị và bản nháp của đối tác. Pháp chế ghi nhận người xem xét được phân công, mối lo ngại về điều khoản, mức độ rủi ro, ghi chú đàm phán và quyết định phê duyệt.

Cách tách này ngăn người gửi thay đổi các trường mà Pháp chế dùng để quản lý công việc. Nó cũng tạo ra hồ sơ nhất quán khi có người hỏi vì sao một hợp đồng mất nhiều thời gian hơn dự kiến.

Quyền truy cập nên phản ánh nhiệm vụ của từng người:

• Người gửi có thể tạo yêu cầu, bổ sung tệp còn thiếu và xem trạng thái hợp đồng của mình.
• Người xem xét pháp lý có thể xem công việc được giao, cập nhật trường xem xét và chuyển yêu cầu khi khối lượng công việc thay đổi.
• Người phê duyệt có thể xem thỏa thuận, quyết định cần đưa ra và các ghi chú liên quan đến quyết định đó.
• Nhân sự vận hành pháp lý có thể quản lý biểu mẫu, trạng thái và quy tắc phân công.
• Lãnh đạo có thể xem báo cáo mà không chỉnh sửa hồ sơ hợp đồng.

Ví dụ, giám đốc bán hàng có thể cần xem hàng tuần các hợp đồng khách hàng đang mở và thời gian xem xét trung bình. Họ không cần xem ghi chú đàm phán hoặc thay đổi yêu cầu. Quyền chỉ xem báo cáo giúp hạn chế những thay đổi ngoài ý muốn.

AppMaster cho phép đội ngũ mô hình hóa các vai trò này bằng quyền người dùng và các màn hình riêng cho người gửi, người xem xét, người phê duyệt và người xem báo cáo. Hãy xây dựng các bước bàn giao dựa trên trách nhiệm thực tế, sau đó chỉ hiển thị cho mỗi người phần thông tin họ cần.

Xây dựng biểu mẫu mà mọi người có thể điền

Màn hình đầu tiên nên hỏi những thông tin người gửi đã biết. Biểu mẫu cần đủ ngắn để quản lý bán hàng, trưởng bộ phận vận hành hoặc nhà sáng lập có thể hoàn thành mà không phải hỏi Pháp chế cách diễn đạt từng câu trả lời.

Hãy bắt đầu với loại hợp đồng, chủ sở hữu kinh doanh, tên đối tác và ngày hoàn thành mong muốn. Dùng danh sách loại hợp đồng ngắn, chẳng hạn như hợp đồng nhà cung cấp, hợp đồng khách hàng, NDA, phụ lục sửa đổi hoặc loại khác. Chủ sở hữu kinh doanh cần có khả năng trả lời các câu hỏi thương mại sau khi gửi yêu cầu.

Hãy thêm một trường văn bản lớn để người gửi tóm tắt bằng ngôn ngữ đơn giản. Một câu hỏi hữu ích là: «Bạn đang mua, bán hoặc thỏa thuận điều gì, và Pháp chế cần xem xét phần nào?» Tên tài liệu hiếm khi cung cấp đủ bối cảnh. «Chúng tôi muốn thuê một công ty thiết kế cho đợt ra mắt sản phẩm kéo dài ba tháng» rõ ràng hơn nhiều so với «MSA của công ty thiết kế».

Chỉ bắt buộc những trường thực sự cần thiết

Chỉ yêu cầu thông tin khi Pháp chế không thể bắt đầu nếu thiếu thông tin đó. Tên đối tác và ngày mục tiêu thường thuộc nhóm này. Mã dự án thì không, trừ khi đội ngũ dùng mã đó để phân luồng công việc hoặc báo cáo chi phí.

Hãy hướng dẫn rõ việc tải tài liệu lên. Yêu cầu người gửi đính kèm bản thỏa thuận, bản có đánh dấu sửa đổi, bản mô tả công việc hoặc email của đối tác nếu có. Nếu ai đó cần NDA trước khi có bản nháp, hãy cho phép họ gửi yêu cầu mà không cần tải tệp và chọn «Cần mẫu của công ty».

Một biểu mẫu yêu cầu hợp đồng đơn giản có thể gồm:

• Loại hợp đồng và đối tác
• Chủ sở hữu kinh doanh và phòng ban
• Ngày ký mục tiêu và lý do của ngày đó
• Tóm tắt yêu cầu bằng ngôn ngữ đơn giản
• Tài liệu hiện có hoặc yêu cầu mẫu

Hỏi về nhu cầu kinh doanh, không hỏi bằng thuật ngữ pháp lý

Hầu hết người gửi hiểu nhu cầu kinh doanh của mình nhưng có thể không biết các thuật ngữ như giới hạn trách nhiệm hoặc phụ lục xử lý dữ liệu. Hãy dùng câu hỏi đơn giản. Hỏi liệu giao dịch có liên quan đến dữ liệu cá nhân, thông tin mật, cam kết thanh toán, sở hữu trí tuệ, gia hạn tự động hoặc công việc ngoài quốc gia hay không.

Đưa ra các lựa chọn đơn giản: có, không hoặc chưa chắc. Thêm trường ghi chú để nhập chi tiết. Người yêu cầu hợp đồng với một nhà cung cấp phần mềm có thể chọn «có» ở mục dữ liệu cá nhân và viết: «Nhà cung cấp sẽ lưu trữ các yêu cầu hỗ trợ của khách hàng». Nhờ đó Pháp chế có đủ thông tin để quyết định điều khoản nào và bước xem xét nội bộ nào cần áp dụng.

Hãy thử nghiệm biểu mẫu với hai hoặc ba người hiếm khi làm việc với Pháp chế. Quan sát nơi họ dừng lại hoặc chọn «khác». Câu trả lời của họ sẽ cho thấy nhãn nào cần viết rõ hơn trước khi biểu mẫu được áp dụng cho toàn công ty.

Ghi nhận rõ nhu cầu sửa điều khoản

Ứng dụng tiếp nhận hợp đồng nên thu thập yêu cầu về điều khoản trước khi Pháp chế mở tài liệu. Một ô bình luận chung thường không đủ chi tiết. Các trường riêng giúp người gửi giải thích nhu cầu và giúp Pháp chế nhận diện rủi ro sớm hơn.

Với mỗi chủ đề phổ biến, hãy đưa ra lựa chọn giữ nguyên câu chữ chuẩn, yêu cầu thay đổi, xóa điều khoản hoặc thêm điều khoản. Dùng cách này cho bảo mật, trách nhiệm, điều khoản thanh toán và thời hạn hoặc gia hạn hợp đồng. Người gửi có thể chọn cụ thể thay vì viết «Hãy làm điều khoản này linh hoạt hơn».

Ví dụ, quản lý bán hàng có thể yêu cầu thay đổi thời hạn thanh toán và viết: «Cần thời hạn Net 60 vì chính sách mua sắm của khách hàng không cho phép Net 30». Pháp chế nhìn thấy cả kết quả mong muốn lẫn lý do kinh doanh.

Hỏi lý do, không chỉ hỏi nội dung cần sửa

Khi có người yêu cầu điều khoản khác chuẩn, hãy yêu cầu giải thích ngắn gọn về nhu cầu thương mại, thời hạn, kỳ vọng của khách hàng hoặc chính sách đứng sau yêu cầu đó. Cách này tránh phải tìm bối cảnh cơ bản trong email.

Dùng câu hỏi đơn giản: «Vì sao điều khoản này cần thay đổi?» Giới hạn ký tự hợp lý khuyến khích câu trả lời hữu ích thay vì dán cả chuỗi email dài.

Người xem xét pháp lý cần các trường riêng cho lập trường đề xuất, phương án thay thế đã được phê duyệt, ghi chú đàm phán và các phê duyệt còn thiếu. Hãy tách chúng khỏi ghi chú của người gửi. Người gửi nên thấy kết quả rõ ràng, còn ghi chú pháp lý nội bộ có thể cần quyền truy cập hạn chế.

Tách lựa chọn thông thường khỏi trường hợp ngoại lệ

Hầu hết hợp đồng tuân theo một số ít lập trường đã được chấp nhận. Hãy biến các lập trường đó thành lựa chọn trong quy trình tiếp nhận pháp lý. Với trách nhiệm, người gửi có thể chọn mức giới hạn chuẩn, mức giới hạn cao hơn hoặc nghĩa vụ không giới hạn. Ứng dụng có thể chuyển các lựa chọn rủi ro cao hơn đến đúng người xem xét.

Dùng trường «Điều khoản khác hoặc bất thường» cho các yêu cầu nằm ngoài những lựa chọn trên, đồng thời yêu cầu mô tả và lý do. Nếu mọi yêu cầu đều nằm trong văn bản tự do, báo cáo sẽ thiếu tin cậy và người xem xét phải đọc lại từng yêu cầu từ đầu.

Các trường điều khoản rõ ràng cũng cải thiện báo cáo thời gian xử lý pháp lý. Đội ngũ có thể biết liệu thay đổi về trách nhiệm mất nhiều thời gian hơn thay đổi về thanh toán hay một ngoại lệ lặp lại có gây chậm trễ hay không. Những dữ liệu đó giúp cập nhật hướng dẫn, biểu mẫu và quy tắc phê duyệt.

Làm cho trạng thái xem xét dễ theo dõi

Giao diện của người gửi nên trả lời nhanh hai câu hỏi: yêu cầu đang ở đâu và tiếp theo cần làm gì? Trạng thái xem xét hợp đồng rõ ràng giúp giảm các email hỏi thăm làm gián đoạn công việc pháp lý.

Hãy dùng một số ít giai đoạn phù hợp với quy trình thực tế của đội ngũ. Quá nhiều nhãn khiến việc cập nhật khó hơn mà không tăng thêm sự rõ ràng. Một chuỗi thực tế có thể là:

• Đã gửi: người gửi đã gửi yêu cầu hợp đồng.
• Xem xét tiếp nhận: Pháp chế kiểm tra thông tin và phân công yêu cầu.
• Đang xem xét: người phụ trách pháp lý xem bản nháp và các nhu cầu về điều khoản.
• Chờ thông tin: Pháp chế cần câu trả lời, tài liệu hoặc quyết định kinh doanh.
• Đã hoàn tất hoặc đã rút: Pháp chế hoàn tất yêu cầu hoặc người gửi hủy yêu cầu.

Hãy phân công người phụ trách pháp lý ngay khi yêu cầu đến. Người đó không nhất thiết phải hoàn thành mọi nhiệm vụ, nhưng cần đảm bảo yêu cầu luôn tiến triển. Nếu quản lý vận hành gửi hợp đồng nhà cung cấp vào thứ Hai và điều phối viên tiếp nhận phân công cho Priya ở Pháp chế, người quản lý sẽ thấy tên người phụ trách thay vì trạng thái chung chung «Đội ngũ Pháp chế».

Khi người xem xét cần thêm thông tin, hãy ghi câu hỏi trong ứng dụng tiếp nhận hợp đồng thay vì để nó trong chuỗi email. Bao gồm câu hỏi, ngày hỏi, người cần trả lời và hành động tiếp theo. Chuyển trạng thái thành «Chờ thông tin» để người gửi biết chính xác cần cung cấp gì.

Đặt giai đoạn hiện tại và bước tiếp theo cạnh nhau trên trang yêu cầu. «Đang xem xét, Priya đang kiểm tra điều khoản xử lý dữ liệu» rõ ràng hơn «Đang mở». Nếu đội kinh doanh cần phê duyệt một lập trường về trách nhiệm, hãy nói trực tiếp: «Chờ phê duyệt kinh doanh, xác nhận mức giới hạn trách nhiệm đề xuất có thể chấp nhận hay không».

Lịch sử hoạt động ngắn gọn rất hữu ích khi người phụ trách thay đổi hoặc yêu cầu kéo dài hơn dự kiến. Ghi nhận việc phân công, thay đổi trạng thái và yêu cầu bổ sung thông tin cùng ngày thực hiện. Pháp chế có thể giải thích chậm trễ bằng dữ kiện, còn người gửi biết cần hành động gì thay vì phải đoán.

Thiết lập quy trình từng bước

Hãy bắt đầu với một biểu mẫu yêu cầu hợp đồng tạo ra một bản ghi yêu cầu. Đừng chia cùng một thỏa thuận giữa các chuỗi email, bảng tính và tin nhắn trò chuyện. Mỗi yêu cầu cần có mã, người phụ trách, ngày gửi và trạng thái hiện tại.

Xây dựng phiên bản đầu tiên dựa trên con đường đội ngũ sử dụng thường xuyên nhất. Một quy trình đơn giản có thể đi qua các trạng thái Đã gửi, Sàng lọc, Đã phân công, Đang xem xét, Chờ thông tin từ kinh doanh, Đã phê duyệt và Đã đóng. Dùng tên đơn giản để người gửi hiểu trạng thái mà không phải hỏi Pháp chế.

Tạo quy tắc phân luồng sau khi biểu mẫu lưu bản ghi. Loại hợp đồng, giá trị giao dịch, bộ phận kinh doanh, khu vực và mức độ rủi ro thường cung cấp đủ thông tin để chuyển công việc cho đúng người. NDA có thể đi vào hàng đợi pháp lý chung, còn hợp đồng nhà cung cấp có giá trị cao được chuyển cho luật sư thương mại và đầu mối mua sắm.

Đặt người phụ trách cụ thể ở mọi giai đoạn. Khi quy trình phân công người xem xét, hãy thông báo cho họ cùng thông tin yêu cầu, ngày mong muốn và tài liệu đính kèm. Cập nhật cho người gửi khi Pháp chế bắt đầu làm việc, yêu cầu thông tin hoặc hoàn tất xem xét.

AppMaster có thể giữ biểu mẫu, bản ghi yêu cầu, quy tắc kinh doanh và màn hình trạng thái trong một ứng dụng no-code. Business Process Editor trực quan của nền tảng có thể mô tả quyết định như «nếu giá trị vượt hạn mức phê duyệt, chuyển cho luật sư cấp cao» mà không cần một tập lệnh riêng.

Trước khi phát hành, hãy chạy các yêu cầu thực tế qua toàn bộ quy trình:

• Một NDA thông thường với đầy đủ thông tin
• Một hợp đồng nhà cung cấp cần sửa nhiều điều khoản
• Một thỏa thuận bán hàng khẩn cấp với thời hạn gần
• Một yêu cầu thiếu tệp đính kèm hoặc chưa rõ chủ sở hữu kinh doanh
• Một hợp đồng cần Pháp chế và Tài chính phê duyệt

Kiểm tra ai nhận thông báo, quy tắc phân luồng có chọn đúng người phụ trách hay không và trạng thái có thay đổi đúng lúc không. Hãy mời cả người gửi và người xem xét kiểm thử ứng dụng. Họ thường phát hiện các nhãn hoặc trạng thái chỉ có ý nghĩa với người xây dựng quy trình.

Hãy phát hành trước với quy trình phổ biến. Bổ sung các trường hợp ngoại lệ hiếm gặp sau khi đội ngũ đã sử dụng ứng dụng và bạn biết yêu cầu thường chậm ở đâu.

Ví dụ: yêu cầu hợp đồng với nhà cung cấp

Một quản lý bán hàng cần hoàn tất hợp đồng với nhà cung cấp công cụ phân tích mới trước khi triển khai cho khách hàng vào ngày 28 tháng 6. Cô mở ứng dụng tiếp nhận hợp đồng và chọn «Hợp đồng nhà cung cấp». Biểu mẫu hỏi tên nhà cung cấp, chủ sở hữu kinh doanh, ngân sách dự kiến, quyền truy cập dữ liệu và ngày doanh nghiệp cần có câu trả lời.

Cô nhập ngày 21 tháng 6 làm ngày mục tiêu vì bộ phận mua sắm cần thời gian tạo đơn mua hàng. Ở trường yêu cầu sửa điều khoản, cô chọn «Trách nhiệm» và viết: «Yêu cầu nhà cung cấp nâng mức giới hạn trách nhiệm lên ít nhất 12 tháng phí dịch vụ». Cô tải bản nháp của nhà cung cấp lên và ghi tên đầu mối tài chính nội bộ.

Ứng dụng tạo yêu cầu LA-1842, thêm dấu thời gian và đặt trạng thái «Đã gửi». Quản lý bán hàng có thể thấy Pháp chế chưa bắt đầu xử lý. Đội ngũ pháp lý nhận được bối cảnh kinh doanh, yêu cầu sửa điều khoản, bản nháp và thời hạn trong cùng một bản ghi.

Một người xem xét pháp lý mở LA-1842 và chuyển trạng thái thành «Chờ thông tin». Bản nháp của nhà cung cấp thiếu phụ lục xử lý dữ liệu, nên người xem xét yêu cầu quản lý bổ sung thông qua bản ghi. Người quản lý tải tài liệu lên vào chiều hôm đó. Người xem xét chuyển trạng thái thành «Đang xem xét» và bắt đầu sửa phần ngôn ngữ về trách nhiệm.

Hai ngày sau, Pháp chế gửi lại bản nháp đã đánh dấu và đặt trạng thái «Đã hoàn tất xem xét». Bản ghi giữ lại mọi thay đổi trạng thái, bình luận và tệp trong cùng một nơi. Người quản lý không cần tìm trong các chuỗi email để biết Pháp chế đã hoàn tất hay chưa.

Báo cáo thời gian xử lý có thể cho thấy LA-1842 được gửi ngày 10 tháng 6 và hoàn tất ngày 14 tháng 6, tổng cộng bốn ngày làm việc. Báo cáo cũng có thể cho thấy thời gian chờ phụ lục còn thiếu. Sự phân biệt này giúp tách thời gian Pháp chế xem xét khỏi thời gian chậm trễ do yêu cầu chưa đầy đủ.

Báo cáo thời gian xử lý

Báo cáo thời gian xử lý pháp lý nên cho thấy yêu cầu chờ ở đâu, không chỉ cho biết Pháp chế đã đóng bao nhiêu yêu cầu. Hãy bắt đầu tính thời gian khi ai đó gửi biểu mẫu yêu cầu hợp đồng. Dừng bộ đếm phản hồi đầu tiên khi người xem xét pháp lý gửi phản hồi có ý nghĩa, chẳng hạn như yêu cầu tài liệu, ghi chú rủi ro hoặc xác nhận bắt đầu xem xét.

Theo dõi riêng tổng thời gian xử lý. Bộ đếm này kết thúc khi Pháp chế đánh dấu yêu cầu hoàn tất, trả lại để ký hoặc đóng yêu cầu vì một lý do rõ ràng khác. Đừng chỉ dựa vào giá trị trung bình. Nếu phần lớn hợp đồng nhà cung cấp hoàn tất trong bốn ngày nhưng một vài hợp đồng mất ba tuần, trung vị sẽ giúp quản lý hình dung chính xác hơn về hiệu suất thông thường.

Ghi lại thời gian mỗi yêu cầu ở từng trạng thái, bao gồm:

• Đã gửi và đang chờ sàng lọc
• Đã phân công cho người xem xét pháp lý
• Đang chờ thông tin hoặc tài liệu từ kinh doanh
• Đang được Pháp chế xem xét
• Đã trả lại cho người gửi hoặc sẵn sàng ký

Một yêu cầu ở trạng thái «Chờ thông tin từ kinh doanh» trong sáu ngày không cho thấy vấn đề về năng lực của Pháp chế. Lịch sử trạng thái làm rõ sự khác biệt đó. Hãy lưu dấu thời gian mỗi khi người xem xét thay đổi trạng thái, phân công người phụ trách hoặc yêu cầu thêm thông tin.

Hãy dùng bộ lọc trước khi đưa ra kết luận. So sánh thời gian xử lý theo loại hợp đồng, đội ngũ yêu cầu, người xem xét được phân công và mức ưu tiên. Bộ phận mua sắm có thể gửi nhiều hợp đồng nhà cung cấp tiêu chuẩn và xử lý nhanh, trong khi bộ phận bán hàng gửi các hợp đồng khách hàng cần đàm phán. Không nên đặt cùng một mục tiêu cho hai nhóm mà không xét bối cảnh.

Hãy tách các yêu cầu đã rút khỏi các yêu cầu khác. Người gửi có thể hủy sau một giờ vì đã chọn nhà cung cấp khác. Vẫn giữ những bản ghi này để báo cáo khối lượng và số lần hủy, nhưng loại chúng khỏi mức trung bình của các yêu cầu đã hoàn tất. Với công việc tạm dừng, hãy đặt quy tắc rõ ràng, chẳng hạn dừng bộ đếm khi đội kinh doanh đang thu thập tài liệu bảo mật còn thiếu.

Với AppMaster, đội ngũ có thể lưu dấu thời gian gửi và thay đổi trạng thái trong mô hình dữ liệu, tính thời gian trôi qua bằng quy trình kinh doanh và hiển thị báo cáo đã lọc trên bảng điều khiển nội bộ. Hãy xem báo cáo mỗi tháng và xử lý giai đoạn khiến yêu cầu mất nhiều thời gian nhất.

Những lỗi thường gặp khi thiết lập

Ứng dụng tiếp nhận hợp đồng nên giảm trao đổi qua lại, không biến mọi nhân viên thành luật sư tập sự. Một lỗi phổ biến là yêu cầu người gửi tự đánh giá rủi ro, chọn thuật ngữ pháp lý hoặc giải thích toàn bộ cấu trúc thỏa thuận. Phần lớn mọi người không thể trả lời tốt những câu hỏi đó và họ cũng không nên phải làm vậy.

Hãy hỏi các dữ kiện kinh doanh thay thế: đối tác là ai, họ cung cấp gì, giá trị dự kiến, thời hạn và liệu họ đã gửi bản nháp hay chưa. Dành một khu vực riêng cho Pháp chế ghi chú rủi ro và phân tích nội bộ. Quản lý bán hàng có thể biết ngày cần hoàn tất giao dịch nhưng không biết giới hạn trách nhiệm có cần sửa hay không.

Trường văn bản tự do tạo ra một vấn đề khác. Nếu người dùng tự nhập loại hợp đồng, một đội có thể ghi «NDA», đội khác ghi «thỏa thuận không tiết lộ», còn đội thứ ba ghi «biểu mẫu bảo mật». Báo cáo sẽ chia cùng một loại công việc thành nhiều nhãn. Hãy dùng danh sách được kiểm soát cho loại hợp đồng, lý do yêu cầu, mức ưu tiên và trạng thái xem xét hợp đồng. Giữ lựa chọn «Khác» cùng một trường giải thích ngắn cho các ngoại lệ thực sự.

Đừng ghi đè trạng thái cũ mỗi khi ai đó chuyển yêu cầu từ «Đã gửi» sang «Đang xem xét» hoặc «Chờ kinh doanh». Quy trình tiếp nhận pháp lý cần có bản ghi theo ngày của từng thay đổi, gồm người thực hiện và lý do yêu cầu tạm dừng. Lịch sử này trả lời một câu hỏi đơn giản: Pháp chế đã chờ bản nháp của nhà cung cấp ba ngày hay yêu cầu bị bỏ quên vì chưa được phân công?

Đối chiếu thời hạn với khối lượng công việc

Người gửi có thể chọn thời hạn khẩn cấp, nhưng ứng dụng không nên hứa rằng Pháp chế sẽ hoàn tất trước ngày đó. Ngày dự kiến ký rất hữu ích, nhưng khác với ngày xem xét đã được xác nhận.

Hãy để nhân sự pháp lý kiểm tra các nhiệm vụ hiện tại trước khi cam kết ngày hoàn tất. Ứng dụng tiếp nhận hợp đồng có thể hiển thị ngày mục tiêu của người gửi như một tín hiệu lập kế hoạch và ghi nhận thời hạn xem xét đã thống nhất sau bước sàng lọc. Nếu yêu cầu đến vào thứ Hai để ký vào thứ Sáu nhưng Tài chính vẫn phải cung cấp thông tin, ứng dụng nên hiển thị sự phụ thuộc đó thay vì coi thứ Sáu là cam kết chắc chắn.

Điều này cũng giúp báo cáo thời gian xử lý pháp lý trung thực hơn. Hãy đo thời gian giữa các giai đoạn có ý nghĩa và tách thời gian Pháp chế xem xét khỏi thời gian chờ người gửi hoặc phòng ban khác. Nếu không, việc phê duyệt chậm ở nơi khác có thể bị hiểu nhầm là chậm trễ của Pháp chế.

Kiểm tra nhanh trước khi phát hành

Hãy chạy thử trong thời gian ngắn trước khi đội ngũ phụ thuộc vào ứng dụng. Mời một người gửi, một người xem xét pháp lý và một quản lý gửi và xử lý các yêu cầu thực tế. Phản hồi của họ sẽ chỉ ra nhãn khó hiểu và trường còn thiếu nhanh hơn một cuộc họp lập kế hoạch dài.

Mỗi yêu cầu cần một người phụ trách cụ thể và một ngày đến hạn. Người phụ trách có thể thay đổi khi công việc chuyển sang người khác, nhưng ứng dụng phải luôn hiển thị ai đang chịu trách nhiệm. Một hàng đợi chung không có trách nhiệm rõ ràng dễ tạo ra chậm trễ âm thầm.

Hãy đảm bảo người gửi thấy Pháp chế vẫn cần gì. «Chờ người gửi» là hữu ích, nhưng nên thêm nhiệm vụ hoặc thông báo trực tiếp giải thích phần còn thiếu: bản tài liệu của nhà cung cấp, giá trị hợp đồng, pháp nhân ký hoặc ngày bắt đầu mục tiêu.

Dùng những tên trạng thái đội ngũ vẫn nói hằng ngày. Nếu người xem xét thường nói «Đang chờ kinh doanh» thay vì «Chờ hành động của bên liên quan», hãy dùng «Đang chờ kinh doanh». Giữ danh sách đủ ngắn để người gửi mới cũng hiểu.

Một bộ trạng thái thực tế có thể là:

• Yêu cầu mới
• Đã phân công cho Pháp chế
• Chờ người gửi
• Đang được Pháp chế xem xét
• Sẵn sàng ký

Hãy chạy cùng một yêu cầu mẫu qua mọi trạng thái. Xác nhận quyền sở hữu thay đổi đúng lúc, người gửi nhận đúng các cập nhật và lịch sử ghi lại từng bước chuyển. Kiểm thử một yêu cầu không có tệp đính kèm và một yêu cầu có ngày đến hạn không thực tế.

Kiểm tra báo cáo thời gian xử lý pháp lý trước khi phát hành. Xác định một ngày bắt đầu cho mỗi báo cáo, chẳng hạn thời điểm người gửi hoàn tất một yêu cầu đầy đủ. Đồng thời xác định ngày kết thúc, chẳng hạn khi Pháp chế đánh dấu xem xét hoàn tất. Các chỉ số từ lúc gửi đến lúc ký và từ lúc gửi đến phản hồi đầu tiên trả lời những câu hỏi khác nhau nên cần được giữ riêng.

Chọn bước tiếp theo

Hãy bắt đầu với hai hoặc ba loại hợp đồng mà đội ngũ pháp lý nhận thường xuyên nhất, chẳng hạn hợp đồng nhà cung cấp, NDA và điều khoản khách hàng. Như vậy bạn có đủ số lượng để kiểm thử quy trình tiếp nhận mà không phải bao quát mọi tình huống pháp lý ngay từ ngày đầu.

Xây dựng phiên bản đầu tiên dựa trên các thông tin người xem xét cần để đưa ra quyết định ban đầu: người gửi, chủ sở hữu kinh doanh, đối tác, loại hợp đồng, ngày ký mục tiêu, giá trị, khu vực và yêu cầu sửa điều khoản. Giữ số trường tùy chọn ở mức tối thiểu. Biểu mẫu yêu cầu hợp đồng quá dài thường khiến mọi người quay lại email.

Mời hai người thường xuyên gửi yêu cầu và hai người xem xét pháp lý đưa các thỏa thuận gần đây vào ứng dụng theo cách họ vẫn làm. Quan sát các trường họ bỏ qua, những câu hỏi họ hiểu khác nhau và các trạng thái không khớp với công việc thực tế.

Dùng phản hồi của họ để xóa các trường mà không người xem xét nào sử dụng, thêm hướng dẫn nơi mọi người nhập thông tin không nhất quán, đổi tên trạng thái bằng ngôn ngữ đơn giản, thiết lập cảnh báo cho yêu cầu bị chặn và ngày ký sắp đến, đồng thời hiển thị nhu cầu về điều khoản trước khi người xem xét mở tệp hợp đồng.

Sau tháng đầu tiên, hãy so sánh ngày yêu cầu đến với ngày Pháp chế hoàn tất công việc. Tách các chậm trễ do thiếu thông tin kinh doanh, xem xét nội bộ và đàm phán với đối tác. Mười NDA thông thường có thể hoàn tất trong một ngày, trong khi một số yêu cầu hợp đồng nhà cung cấp chưa đầy đủ phải chờ một tuần trước khi Pháp chế có thể bắt đầu.

AppMaster có thể giúp đội ngũ tạo ứng dụng tiếp nhận hợp đồng no-code với biểu mẫu gửi trực quan, quy tắc trạng thái trong Business Process Editor và cơ sở dữ liệu có cấu trúc cho các yêu cầu. Bảng điều khiển có thể hiển thị công việc đang mở, yêu cầu quá hạn và thời gian xử lý theo loại hợp đồng.

Hãy tiếp tục duy trì trách nhiệm rõ ràng sau khi phát hành. Người phụ trách vận hành pháp lý nên thường xuyên xem lại các trường và báo cáo, còn đội ngũ pháp lý cần nêu các khoảng trống khi xuất hiện những mẫu hợp đồng mới. Những điều chỉnh nhỏ hằng tháng giúp quy trình tiếp nhận pháp lý luôn hữu ích thay vì trở thành một biểu mẫu khác mà mọi người tìm cách tránh.