Rótulos de status de workflow tornam as passagens de responsabilidade claras entre ferramentas. Saiba 5–7 status práticos, o que cada um significa e como mantê‑los consistentes na web e no mobile.
Rótulos de status vagos criam confusão que parece trabalho ocupado. As pessoas movem itens para a frente, mas ninguém tem certeza do que realmente mudou. Um ticket marcado como “Em Progresso” pode significar “só comecei a pensar nele”, “estou bloqueado” ou “já terminei e está à espera de revisão”, dependendo de quem o tocou por último.
Essa discrepância causa três problemas previsíveis: retrabalho, falhas em passagens de responsabilidade e notificações barulhentas. Se um status não diz o que a próxima pessoa deve fazer, o trabalho vai e volta. Se uma passagem fica escondida num rótulo vago, ela permanece até alguém reparar. Se toda a gente atualiza status apenas para “mostrar” atividade, o feed vira um borrão e as mudanças reais passam despercebidas.
Outro sintoma comum é o mesmo rótulo a ser usado de forma diferente em telas distintas. Um colega usa “Pronto” para dizer “pronto para revisão”. Outro usa “Pronto” para dizer “pronto para começar”. Um gestor a verificar o quadro não consegue distinguir se a equipa está à espera, a trabalhar ou concluída.
O objetivo não é descrever todos os casos marginais. O objetivo é tornar o caminho normal óbvio com menos status e significado mais claro. Quando os status são consistentes em todo lado, obtém-se passagens de responsabilidade mais rápidas e menos perguntas como “isto está realmente feito?”.
Se a sua equipa não sabe por onde começar, aponte para 5–7 status que cubram a maior parte do trabalho: um para itens novos, um para trabalho ativo, um para trabalho à espera ou bloqueado, um para revisão ou aprovação e um para concluído. Acrescente detalhe só depois de o básico estar estável e toda a gente usar os mesmos significados.
Um rótulo de status é uma promessa partilhada sobre o que acontece a seguir. Quando alguém muda um status, toda a gente deve conseguir prever o próximo passo sem perguntar.
Bons rótulos de status descrevem a realidade atual do trabalho, não a opinião de alguém sobre ele. Se o rótulo for verdadeiro, a equipa consegue dizer se o item está a andar, à espera ou bloqueado, e quem deve tocá‑lo a seguir.
Um status não é a mesma coisa que prioridade, responsável, categoria ou notas de progresso. Esses campos podem importar, mas misturá‑los no status torna o status pouco fiável.
Também ajuda separar “estado” de “etapa”. Estado é o que é verdade agora (por exemplo, “bloqueado à espera de resposta do cliente”). Etapa é onde o item se encontra no processo (por exemplo, “revisão”). Pode misturá‑los, mas quando um único status tenta descrever ambos, normalmente fica vago.
Um status útil deve desencadear uma das três coisas a seguir:
Teste rápido: alguém consegue ler o rótulo numa vista de lista pequena e ainda saber o que fazer a seguir? Se a resposta for “depende”, o rótulo provavelmente está a esconder uma decisão que deveria ser tomada noutro campo (como regras de prioridade ou atribuição).
Um sistema de status deve tornar o trabalho fácil de ler num relance. Muitos status e as pessoas deixam de confiar no que vêem. Poucos e perde‑se o detalhe necessário para gerir passagens.
Para a maioria das equipas, 5–7 status é o ponto ideal. Cabe numa única tela, funciona bem num quadro Kanban ou numa vista de lista simples, e dá sinal suficiente para responder às perguntas do dia a dia: o que está bloqueado, o que está a ser trabalhado e o que está à espera de revisão.
Manter o conjunto pequeno também reduz a “caça ao status” (adivinhar qual das 12 opções é a mais próxima), facilita os relatórios e obriga a manter prioridade, responsável e tipo como campos separados.
Os nomes podem variar, e tudo bem. Uma equipa pode dizer “Em Progresso”, outra “A Fazer”. O que não pode variar é o significado. Se “Em Revisão” por vezes significar “à espera de QA” e outras vezes “à espera do cliente”, o seu quadro vira ruído.
Para manter os significados consistentes, crie uma única fonte de verdade: um documento curto da equipa com cada status, o que significa e as regras para quando algo entra e sai desse status. Mantenha‑o curto o suficiente para ler em dois minutos. Depois use o mesmo conjunto de status em todo o lado onde se mostra trabalho.
Se quer rótulos de status que se mantenham claros ao longo do tempo, comece com um conjunto pequeno que responda a três perguntas: quem o detém agora, o que acontece a seguir e o que significa “feito”.
Aqui está um conjunto simples de 7 status que funciona para a maioria das equipas sem ser demasiado detalhado.
| Status | O que significa (em linguagem simples) | Dono por defeito | Próximo passo |
|---|---|---|---|
| Novo | O pedido foi registado, mas ninguém o avaliou ainda. | Triagem do pedido (líder/PM) | Rever e decidir: fazer agora, agendar ou rejeitar. |
| Triado | Foi revisto e encaminhado (bug vs feature) e a equipa concorda que é válido. | Líder/PM | Esclarecer escopo e decidir se vale a pena fazer. |
| Pronto | Pode ser iniciado sem informação ou dependências em falta. | Líder/PM | Atribuir um responsável e começar o trabalho. |
| Em Progresso | Alguém está ativamente a trabalhar nele. | Responsável atribuído | Avançar até estar pronto para verificação. |
| Em Revisão | O trabalho está suficientemente completo para ser verificado (peer review, QA, aprovação de stakeholders). | Revisor | Aprovar ou devolver com notas claras. |
| Bloqueado | O trabalho não pode continuar por causa de uma dependência específica. | Responsável atribuído | Remover o bloqueador ou escalar para quem o pode resolver. |
| Concluído | Cumpre a definição de pronto acordada e não precisa de mais ações. | Ninguém | Manter para relatórios; reabrir só com nova razão. |
Regra chave: não use “À espera” sozinho. Se algo está parado, chame‑o Bloqueado e nomeie a dependência na nota (por exemplo, “Bloqueado: resposta do cliente” ou “Bloqueado: acesso concedido”).
Rótulos de status claros funcionam melhor quando cada um responde a uma pergunta simples: o que é verdade agora?
Novo
O que é verdade: o item foi capturado, mas ninguém o avaliou.
O que não é verdade: prioridade, escopo ou responsável não estão acordados.
Entrada: um pedido é submetido.
Saída: alguém lê e move para Triado.
Exemplo: “Um agente de suporte regista um relatório de bug com uma captura de ecrã.”
Triado
O que é verdade: a equipa entende o pedido o suficiente para o encaminhar e confirmar que é válido.
O que não é verdade: está pronto para começar.
Entrada: alguém adiciona contexto básico (resumo, impacto, área afetada).
Saída: é preparado para trabalho (Pronto) ou rejeitado intencionalmente (tratado fora do workflow, não como status).
Exemplo: “O PM marca como bug verdadeiro e indica passos para reproduzir.”
Pronto
O que é verdade: pode ser iniciado sem informação em falta.
O que não é verdade: o trabalho já começou.
Entrada: critérios de aceitação claros e dependências resolvidas.
Saída: uma pessoa começa o trabalho e faz a primeira mudança significativa (Em Progresso).
Exemplo: “Os campos do formulário e as regras de validação estão acordados.”
Em Progresso
O que é verdade: está a ocorrer trabalho ativo.
O que não é verdade: está à espera numa fila.
Entrada: alguém pega no item e começa a trabalhar.
Saída: fica completo o suficiente para verificar (Em Revisão) ou encontra uma dependência (Bloqueado).
Exemplo: “Um desenvolvedor implementa o novo dropdown de status e guarda a lógica.”
Em Revisão
O que é verdade: está a ser verificado (peer review, QA ou aprovação de stakeholders).
O que não é verdade: ainda estão a ser adicionadas novas funcionalidades.
Entrada: o executor submete para verificação.
Saída: é aprovado e cumpre a definição de pronto (Concluído), ou volta com feedback (Em Progresso).
Exemplo: “QA confirma que funciona em web e mobile.”
Bloqueado
O que é verdade: o trabalho não pode continuar por uma dependência específica e nomeada.
O que não é verdade: o item simplesmente tem baixa prioridade.
Entrada: o responsável encontra uma dependência que não consegue resolver sozinho.
Saída: a dependência é removida e o trabalho recomeça (normalmente Em Progresso).
Exemplo: “Bloqueado: à espera de acesso aos logs de produção.”
Concluído
O que é verdade: cumpre os critérios de aceitação acordados e foi lançado ou está pronto para lançamento.
O que não é verdade: precisa ainda de revisão, teste ou follow‑up.
Entrada: revisão aprovada e passos de release completos (conforme a definição da equipa).
Saída: nenhum; reabrir inicia um novo ciclo com razão clara.
Exemplo: “A correção está em produção e o bug já não se reproduce.”
Pode arrumar status confusos numa reunião focada. O objetivo não é um modelo perfeito. É um conjunto partilhado de rótulos que corresponda a como o trabalho realmente anda, com regras que a equipa consegue repetir.
Traga uma pessoa de cada papel que toca no trabalho (solicitante, executor, revisor, aprovador). Partilhem a tela com o quadro ou lista atual.
Primeiro, mapeie o workflow real (não o ideal). Escolha um item típico e trace o que realmente acontece, incluindo tempos de espera. Escreva os passos como verbos simples (“redigir”, “rever”, “aprovar”). Se um passo acontece só às vezes, note‑o como um ramo.
A seguir, remova duplicados e renomeie rótulos pouco claros. Una rótulos que significam a mesma coisa (“Em Progresso” vs “A Fazer”). Renomeie vagas como “Pendente” para algo acionável (“Bloqueado: resposta do cliente”). Se não consegue explicar um rótulo numa frase, ele não está pronto.
Depois acrescente definições com regras de entrada e saída. Para cada status, escreva o que tem de ser verdade para entrar e o que tem de ser verdade para sair. Mantenha curto. Exemplo: “Em Revisão entra quando o trabalho é submetido, sai quando o feedback é tratado e o revisor aprova.”
Depois escolha donos para cada passagem. Cada status deve ter um dono por defeito (um papel é suficiente). Isto evita que itens fiquem parados. Exemplo: itens em “Em Revisão” são propriedade do revisor, não de quem fez o trabalho.
Finalmente, testem com 10 itens recentes e ajustem. Recolham 10 itens concluídos ou ativos das últimas semanas e atribuam a cada um um status em cada momento. Se discutirem muito, os rótulos sobrepõem‑se. Se não conseguem colocar um item, falta um status ou estão a misturar duas ideias num só.
Após a reunião, publiquem as definições num único local e façam os rótulos corresponderem em todo o lado onde as pessoas os veem.
Se um status significa uma coisa no web e outra no mobile, as pessoas deixam de confiar nele. Começam a perguntar no chat, a rever detalhes ou a criar um “status real” nos comentários. O propósito dos rótulos de status é a verdade partilhada, não decoração.
Trate o status como um campo partilhado com uma fonte única de verdade. O mesmo rótulo deve aparecer com a mesma ortografia, capitalização e significado em todo lado: listas, vistas detalhadas, notificações, exports e mensagens push.
Ecrãs móveis punem nomes longos e design fraco. Um status que fica bem numa tabela de desktop pode virar um badge truncado e confuso num telemóvel.
O posicionamento também conta. Coloque o status perto do título na vista de detalhe para que se veja antes de ler a descrição completa. Em vistas de lista, mostre‑o sempre na mesma posição.
Noções básicas de acessibilidade ajudam toda a gente. A cor é uma pista, não a mensagem. Mostre sempre o rótulo em texto e considere um ícone simples (como um check para Concluído) para que utilizadores de leitores de ecrã ou com problemas de visão de cores percebam rapidamente.
Os status derivam quando deixam de significar “onde está o trabalho” e passam a significar “como as pessoas se sentem sobre o trabalho”. Quando isso acontece, o quadro parece ocupado, mas ninguém confia nele.
Uma causa comum é ter muitos rótulos que representam cada passo mínimo. Se uma tarefa pode mover três vezes numa hora, as pessoas deixam de a atualizar ou escolhem um status “próximo o suficiente”. Um conjunto pequeno funciona melhor quando cada movimento é uma mudança real de prontidão ou responsabilidade.
Outro ponto de deriva é misturar dimensões diferentes num só campo. Prioridade e urgência importam, mas pertencem a campos separados, não ao status. Se “Urgente” for um status, ele vai competir com “Em Revisão” e os relatórios deixam de ter significado.
Atente nestes padrões:
Para prevenir a deriva, defina um dono para o conjunto de status e torne as mudanças raras. Quando mudar, documente o que mudou, porquê e o que substitui.
Um cliente escreve ao suporte: “No mobile, a página de histórico de encomendas aparece vazia mesmo quando tenho encomendas.” O suporte regista um item que se tornará correção de produto e depois um lançamento.
Novo: O suporte captura screenshots, detalhes do dispositivo e qual o comportamento “correto”.
Triado: O product owner confirma que é um bug real, escolhe onde pertence (app mobile, não backend) e clarifica o impacto.
Pronto: Os passos para reproduzir estão confirmados e os critérios de aceitação estão claros.
Em Progresso: Um engenheiro reproduz o problema, encontra que a API devolve dados mas a tela os filtra incorretamente, e começa a correção.
Bloqueado: O engenheiro descobre que a UI depende de um campo ausente em contas antigas e precisa de uma alteração backend. O item é marcado como Bloqueado com uma nota clara: “Bloqueado: backend precisa de mapeamento do campo legado.”
Em Revisão: Depois de resolver a dependência, a QA verifica iOS e Android e confirma que o estado vazio só aparece quando não há encomendas reais.
Concluído: A correção é aprovada e lançada (ou enfileirada para a próxima janela de lançamento, se esse for o critério de concluído da sua equipa). O suporte confirma que está em produção e responde ao cliente.
Repare no que evita confusão: “Bloqueado” tem uma razão e um próximo passo claros, e a propriedade não passa de mão em mão. Qualquer pessoa abre o item e entende quem tem a responsabilidade.
Se o seu quadro parece desorganizado, normalmente consegue identificar a causa em 10 minutos.
Percorra o quadro e procure estes sinais:
Se as pessoas discordam sobre onde um cartão pertence, esse status sobrepõe‑se a outro ou não está bem definido.
Abra o mesmo workflow num telemóvel e confirme que os rótulos funcionam em espaços apertados.
Os sistemas de status mantêm‑se úteis quando os trata como um manual: estáveis, mas revistos. O objetivo não é mudança constante. É uso consistente.
Defina uma cadência leve, por exemplo uma revisão mensal de 30 minutos com uma pessoa de cada papel que toca o quadro. Tragam 5–10 itens recentes e procurem exceções que possam corrigir.
Alguns sinais simples a acompanhar:
Quando algo parece errado, resista a adicionar um novo status logo de imediato. Só acrescente um status quando o novo estado for realmente diferente, alterar o que as pessoas fazem a seguir e acontecer com frequência. Na maioria das vezes, a correção é mais simples: aperte a definição, acrescente uma regra de entrada, ou clarifique a propriedade.
Se está a construir o workflow numa ferramenta interna, trate os status como dados partilhados em vez de texto específico de uma tela. Em AppMaster (appmaster.io), por exemplo, pode definir o campo de status uma vez no Data Designer e reutilizá‑lo em apps web e nativas, o que ajuda a evitar a deriva de “significa algo diferente no meu telemóvel”.
Qual é um bom número de status de workflow para uma equipa?Comece com 5–7 status que acompanhem o caminho normal: algo como Novo, Triado, Pronto, Em Progresso, Em Revisão, Bloqueado e Concluído. Faça cada rótulo significar uma única coisa clara e evite usar o status para expressar prioridade ou notas pessoais.
Como sei se um rótulo de status é realmente “claro”?Um status deve dizer o que é verdade agora e qual é o próximo passo, sem precisar de uma mensagem no chat. Se o rótulo não implicar um próximo dono, uma ação seguinte ou uma condição de espera clara, ele é demasiado vago para ser útil.
Devemos usar “À espera” ou “Bloqueado”?Use “Bloqueado” quando o trabalho não pode continuar por causa de uma dependência específica, e escreva essa dependência na nota do ticket. “À espera” costuma ser demasiado vago porque esconde o que se está a aguardar e quem deve agir a seguir.
O que deve “Pronto” significar na prática?“Pronto” deve significar que o item pode ser iniciado imediatamente sem falta de informação, e normalmente pertence a quem faz a triagem e alimenta a fila da equipa. Se ainda faltam requisitos, acessos ou decisões, não está Pronto.
Como impedimos que “Em Progresso” se torne um estacionamento?“Em Progresso” deve indicar trabalho ativo, não “alguém olhou” ou “foi atribuído”. Se estiver estacionado, à espera de input ou preso numa dependência, mude para Bloqueado ou para um status anterior ao trabalho.
Precisamos mesmo de regras de entrada e saída para os status?Escreva uma frase para cada status: o que tem de ser verdadeiro para entrar e o que tem de ser verdadeiro para sair. Mantenha curto o suficiente para ler rapidamente e trate isso como o manual partilhado por quem toca no workflow.
Como mantemos os significados dos status consistentes entre web e mobile?Decidam um conjunto canónico de valores de status e reutilizem o mesmo campo em todo lado, incluindo web e mobile, notificações e exportações. Se ecrãs diferentes renomearem ou reordenarem statuses, as pessoas deixam de confiar no workflow e inventam significados próprios.
Que dicas de nomenclatura importam mais para ecrãs móveis?Mantenha os rótulos curtos, idealmente uma ou duas palavras, para não truncarem em vistas de lista. Garanta também que o texto por si só transmite o significado, porque a cor pode ser ignorada ou renderizada de forma diferente em ecrãs pequenos.
Qual é a forma mais rápida de redesenhar os nossos status em equipa?Escolha um item típico e trace o que realmente aconteceu desde o pedido até ao concluído, incluindo os pontos de espera. Junte rótulos duplicados, renomeie os vagos em termos de ação, adicione regras de entrada/saída, atribua donos por defeito, e depois teste com 10 itens recentes e ajuste.
Como uma ferramenta no-code pode ajudar a evitar a deriva dos status ao longo do tempo?Trate o status como dados partilhados, não texto específico de ecrã, para que todas as interfaces usem a mesma fonte. No AppMaster, por exemplo, pode definir um único campo de status no Data Designer e reutilizá-lo em apps web e nativas para reduzir a deriva de “significado diferente no meu telemóvel”.
21 de jan. de 2026
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