Configure um registro de ajustes de estoque com códigos de motivo, aprovações e uma trilha de auditoria clara para explicar cada alteração de estoque e agilizar auditorias.
Um ajuste de inventário é uma alteração manual no que seu sistema diz que você tem em mão. Você não está recebendo estoque nem enviando. Você está corrigindo o número porque a realidade e o registro não coincidem.
Parece simples, mas é uma das formas mais rápidas de perder confiança nos seus dados. Se a única anotação for “estoque alterado”, ninguém consegue dizer se a mudança foi rotineira, um erro ou algo que precisa investigação. Durante uma auditoria, “arrumamos” não é prova. Gestores e auditores querem ver o que aconteceu, quem fez, quando aconteceu e por que foi permitido.
A maioria dos ajustes vem das mesmas situações reais: itens danificados ou vencidos, algo que some, uma recontagem que altera o resultado, um fornecedor enviou a menor quantidade, ou um erro de separação/expedição é descoberto depois.
Códigos de motivo claros ajudam a separar “perda esperada” (como dano) de “perda inaceitável” (como furto) e de “ruído do processo” (como correções por recontagem). Isso torna padrões mais fáceis de identificar, causas raízes mais simples de corrigir e seus números mais fáceis de defender.
Um “histórico permanente” significa que você não sobrescreve o passado. Cada alteração é salva como um registro próprio, com as quantidades antes e depois e os detalhes por trás da decisão. Se alguém depois editar um motivo ou nota, essa edição também deve ser registrada. Isso importa porque o inventário afeta resultados financeiros. Se você não puder mostrar a trilha, não poderá provar a contagem.
Muitas equipes começam com uma planilha. À medida que o volume cresce, mover o registro para um app interno simples com permissões e trilha de auditoria ajuda a manter o histórico consistente e mais difícil de contornar.
Um registro de ajustes de inventário só funciona se responder a uma pergunta toda vez: por que o estoque mudou? Duas ferramentas tornam isso possível: códigos de motivo e uma trilha de auditoria.
Um código de motivo é um rótulo curto e padronizado selecionado de uma lista, como Danificado, Furto, Correção por recontagem, Vencido ou Envio curto do fornecedor. Ele força consistência para que relatórios possam agrupar mudanças sem adivinhar o que alguém quis dizer.
Notas em texto livre ainda importam, mas não são um substituto. Notas explicam o que aconteceu e o que você verificou. O código de motivo classifica o evento. Se você depender apenas de notas, terá dez versões da mesma ideia (“quebrado”, “danificado”, “rachado”, “caiu”), e seus dados deixam de ser comparáveis.
Um log de atividade pode dizer “Quantidade alterada de 12 para 9.” Uma trilha de auditoria explica como isso aconteceu e se seguiu suas regras.
Uma boa trilha de auditoria captura quem fez a alteração e quando, o que mudou (item, local, quantidade antes e depois) e por que mudou (código de motivo mais uma nota).
Para auditorias, você também quer evidência de suporte. Pode ser uma foto da embalagem danificada, uma folha de contagem, documentação de devolução, um registro de descarte, referência de fatura do fornecedor ou um número de ticket/incidente. O objetivo não é colecionar papelada por si só. É tornar o ajuste defensável meses depois.
Aprovações fortalecem a rastreabilidade. Se um gerente aprova, a trilha deve mostrar quem aprovou, quando e o que foi aprovado (incluindo edições). Se você construir o fluxo no AppMaster, pode exigir seleção de código de motivo e manter um histórico permanente para que edições não sobrescrevam o registro original.
Um ajuste nunca deve ser “apenas uma mudança de número”. Se as pessoas não souberem quem pode alterar o estoque, quando podem fazê-lo e quem verifica depois, seu registro de ajustes vira um local silencioso para esconder erros.
Comece definindo quem pode criar ajustes. Em muitos armazéns, é a equipe que encontra o problema primeiro: recebimento (envios curtos), devoluções (retornos danificados) ou equipe de campo durante contagens cíclicas. Separe, então, quem pode aprovar, quem pode publicar e quem revisa tendências.
Aprovações são onde você traça a linha entre “rotineiro” e “sensível”. Uma baixa por dano pequena pode ser aprovada automaticamente, enquanto qualquer coisa de alto valor, repetida ou incomum deve exigir uma segunda pessoa. Use limites claros (por valor, quantidade, tipo de SKU ou código de motivo) para que a regra seja a mesma sempre.
Revisar tendências é um trabalho diferente da aprovação. Finanças pode olhar impacto de avaliação, operações por problemas de processo e prevenção de perdas por padrões de furto. Revisões devem ocorrer em uma cadência (semanal ou mensal), não apenas quando algo dá errado.
Para reduzir o uso indevido, separe funções para que uma pessoa não possa criar, aprovar e fechar o ciclo. Mantenha simples: criadores e aprovadores devem ser pessoas diferentes, aprovadores não devem editar os detalhes originais (apenas aprovar ou rejeitar) e o acesso de “override admin” deve ser limitado e registrado.
Se você depois automatizar papéis e aprovações no AppMaster, pode criar regras de permissão e fluxos de aprovação simples sem código, mantendo um histórico permanente de quem fez o quê e quando.
Um registro de ajustes de inventário só é útil se outra pessoa puder lê-lo depois e entender o que aconteceu, quem fez e por que foi permitido. Pense nisso como um recibo para cada mudança de estoque.
Comece com um cabeçalho consistente: data e hora, local (armazém, loja, zona de bin), o usuário que o criou e a origem (contagem cíclica, devolução de cliente, relatório de dano, sincronização do sistema etc.).
Depois capture detalhes por linha para cada item. Auditorias frequentemente falham porque equipes armazenam apenas a variação líquida, não a foto completa antes-e-depois.
No nível da linha, capture o SKU (e lote/serial/vencimento se usar), quantidade antes, mudança de quantidade (+ ou -), quantidade depois e a unidade de medida (unidade, caixa, kg) para que conversões não corrompam silenciosamente os dados. Adicione o código de motivo mais uma nota curta. Se a evidência estiver em outro lugar, armazene uma referência de anexo (ID da foto, número do ticket, número da folha de contagem) para que a trilha permaneça conectada.
Aprovações importam tanto quanto os números. Acompanhe status de aprovação, nome ou função do aprovador e timestamps para criado, submetido, aprovado e publicado. Se permitir edições, registre quem editou e quando, e mantenha os valores anteriores.
Por fim, todo ajuste precisa de um ID único de ajuste que nunca mude. Deve ser pesquisável e aparecer em documentos relacionados (folhas de contagem, paperwork de devolução). Em uma ferramenta interna, gere o ID automaticamente e bloqueie ajustes publicados para que o histórico permaneça limpo.
Códigos de motivo só funcionam se as pessoas conseguirem escolher o certo em poucos segundos. Se a lista for longa, confusa ou cheia de “outros”, seu registro de ajustes vira um palpiteiro e auditorias ficam bagunçadas.
Comece pequeno. Um conjunto curto de códigos vence uma taxonomia perfeita que ninguém usa. Adicione novos códigos apenas quando vir a mesma explicação aparecendo repetidamente nas notas.
Um conjunto prático inicial normalmente cobre os principais grupos: dano (incluindo vencido), furto ou perda, correção por recontagem/contagem cíclica, problemas com fornecedor (envio curto ou item errado) e devoluções.
Mantenha os códigos mutuamente exclusivos quando possível. Por exemplo, “Correção por recontagem” não deveria ser usado para um item quebrado encontrado durante a recontagem. Isso ainda deve ser “Dano”. A recontagem é como você descobriu, não por que aconteceu.
Faça cada código carregar os detalhes que você precisará depois. “Dano” sozinho é vago. Exija alguns campos que combinem com o código, como tipo de dano (amassado, vazando, vencido) e onde aconteceu (doca de recebimento, separação/embalagem, transporte). Para “Problema com fornecedor”, capture o número do PO e se foi envio curto, item errado ou defeituoso.
A adoção melhora quando os códigos usam linguagem simples, sobreposições são removidas, “Outro” é limitado (e sempre requer nota) e o uso é revisado mensalmente para aposentar códigos mortos.
Por fim, decida quais códigos exigem aprovação. Furto, baixas grandes e qualquer ajuste acima de um limite normalmente precisam de assinatura do gerente. Pequenas correções por recontagem podem não precisar.
Um ajuste não deve começar com “apenas corrija o número”. Começa ao notar uma discrepância, depois verificar o que aconteceu e só então alterar o estoque.
Primeiro, registre a discrepância e seu contexto: onde apareceu (armazém, bin, SKU, documento) e quem a encontrou.
Em seguida, verifique antes de mudar qualquer coisa. Faça uma recontagem rápida, verifique bins próximos por itens fora de lugar, revise documentação de recebimento e expedição e confirme unidades de medida (caixa vs unidade é uma armadilha comum). Se a discrepância estiver ligada a um pedido, registre o número do pedido.
Então insira o ajuste de forma consistente: selecione o item e local corretos (e lote/serial se usados), informe a mudança de quantidade com o sinal correto, escolha um código de motivo e adicione uma nota curta que explique o que você verificou e o que encontrou. Adicione uma referência de evidência (ID da foto, número da folha de contagem, RMA, relatório de incidente) e submeta para aprovação se a política exigir.
Após publicar, certifique-se de que o sistema preserve o valor original, o novo valor, timestamp e usuário. Se usar aprovações, armazene também o aprovador e o horário da aprovação.
Defina uma revisão diária ou semanal de resumos de ajustes. Procure padrões: danos repetidos em uma área, correções frequentes por recontagem em um SKU ou muitas razões “desconhecidas”. Se você construir o fluxo no AppMaster, pode tornar códigos de motivo obrigatórios, aplicar aprovações acima de um limite e fornecer uma tela de revisão simples para supervisores sem adicionar trabalho extra.
Um histórico permanente significa que você pode responder três perguntas meses depois sem adivinhar: o que mudou, quem fez e por que. A maneira mais fácil é tratar ajustes como lançamentos contábeis. Você registra eventos. Você não reescreve o passado.
Depois que um ajuste é postado, mantenha os valores originais e armazene cada alteração como um novo registro. Evite editar a quantidade em uma linha antiga, mesmo que pareça mais rápido. Sobrescritas apagam contexto e tornam auditorias dolorosas.
Cada entrada postada deve incluir a quantidade antes e depois (não apenas a diferença), quem a criou e quem a aprovou (se exigido), timestamps para ambas as ações, o código de motivo e a nota, e um ID de ajuste único.
Não permita deletar ajustes postados. Se alguém cometeu um erro, use uma reversão: crie um novo ajuste que cancele o errado e, em seguida, outro ajuste com os números corretos. Isso mantém a trilha intacta e mostra que a correção foi intencional.
Quando correções ocorrerem com frequência (por exemplo, uma recontagem revela que a primeira contagem estava errada), vincule o ajuste subsequente ao original usando um campo simples “ID de ajuste relacionado”.
Decida por quanto tempo você mantém o histórico de ajustes e as notas de suporte. Muitas equipes guardam por anos porque auditorias podem olhar bem para trás.
Limite quem pode postar, aprovar ou reverter ajustes e registre toda mudança de permissão. Se automatizar o processo no AppMaster ou em qualquer ferramenta interna, torne “apenas-anexação” uma regra no fluxo, não apenas um hábito.
A maioria dos problemas de inventário não vem de um grande erro, mas de pequenos atalhos acumulados, e então ninguém consegue explicar o que mudou, quando e por quê.
Um problema comum é ter muitos códigos de motivo. Quando a lista é longa ou confusa, as pessoas param de pensar e escolhem o que estiver mais próximo. Os dados parecem organizados, mas são efetivamente aleatórios, e os relatórios de tendência ficam pouco confiáveis.
Outra armadilha é confiar só em notas em texto livre. Notas ajudam, mas se cada ajuste for apenas uma frase, você não consegue agrupar, filtrar ou comparar causas ao longo do tempo. Acaba lendo centenas de entradas manualmente.
Mudanças de alto impacto precisam de controle extra. Se qualquer um pode dar baixa em 500 unidades sem uma segunda checagem, você até tem trilha, mas não prova que a mudança foi válida.
Alguns padrões de fluxo causam dor repetida em auditorias: edições em lote que atualizam muitos itens sem motivos e quantidades por linha, falta de detalhes como local ou lote/serial quando importam, e “limpeza” ao editar registros antigos em vez de criar uma nova entrada corretiva.
Isso último é crítico. Uma trilha de auditoria fala de história, não perfeição. Se alguém inserir -12 em vez de -2, a correção deve ser um novo ajuste que reverta o erro, com seu próprio código de motivo (por exemplo, “correção de digitação”) e uma nota curta.
Uma forma rápida de testar seu registro é amostrar 10 ajustes e perguntar: uma pessoa nova conseguiria explicar cada um sem perguntas? Se não, aperte os campos obrigatórios, reduza e clareie códigos de motivo e adicione aprovações para mudanças de risco real.
Uma contagem cíclica no corredor B aponta um problema: o SKU “WIDGET-250” deveria ter 200 unidades, mas o contador encontra 188. São 12 unidades faltando, e seu registro de ajustes precisa explicar por que o estoque mudou, não apenas que mudou.
Primeiro, o contador verifica o básico: confirme se a etiqueta do bin corresponde ao SKU, escaneie locais de overflow próximos e verifique se não há separações abertas em uma tote. Uma segunda pessoa faz a recontagem. A recontagem permanece em 188, então não é uma simples contagem errada.
Agora escolha o código de motivo com base nas evidências. Se imagens de câmeras ou um lacre rompido sugerirem perda, “furto” pode caber. Se a área de expedição mostrar um pedido embalado que não foi deduzido, aponta para um erro de separação/lançamento. Se descobrir que a quantidade registrada estava errada por uma contagem anterior, use “correção por recontagem”. A regra é simples: escolha o motivo que você consegue comprovar.
Uma entrada sólida facilita a decisão no futuro. Inclui SKU e local (e lote/serial se usado), quantidade antes (200) e depois (188), código de motivo e uma nota curta referenciando evidência (ID da folha de contagem, número do ticket), quem solicitou e quem aprovou, timestamps e quaisquer referências de anexo que o sistema suporte.
Um auditor pode então confirmar quem contou, quem aprovou, quando aconteceu, o que mudou (-12) e por que você escolheu aquele motivo.
Um processo de ajuste limpo é menos sobre contagens perfeitas e mais sobre registros consistentes. Se alguém abrir seu registro daqui a seis meses, deve entender o que mudou, quem fez e por que foi aceitável.
Antes de postar um ajuste, confirme o básico: escolha um código de motivo, adicione uma nota curta que explique o que aconteceu, registre quantidade antes e depois (para que a conta fique visível), garanta que o sistema capture usuário e timestamp automaticamente e anexe ou referencie provas quando ajudar (foto, RMA, ID da folha de contagem, número do ticket). Se o código exigir aprovação, obtenha-a antes de postar.
Defina gatilhos “exigir aprovação” para que a equipe não tenha que adivinhar. Gatilhos comuns incluem suspeita de furto, baixas acima de um limite, grandes diferenças de recontagem, ajustes que criariam estoque negativo e alterações retroativas para períodos anteriores.
Proteja o histórico. Depois que um ajuste é postado, não deve ser excluído. Se estava errado, reverta com uma nova entrada que referencia a original e use um código de reversão ou correção claro.
Padronize o que você já faz. Puxe os últimos 30 a 90 dias de ajustes e liste cada “motivo” que as pessoas digitavam ou selecionavam. Você verá repetições (e entradas vagas como “misc” ou “fix”). Agrupe-as em um conjunto curto que explique por que o estoque mudou sem debate.
Mantenha a lista pequena o suficiente para memorizar. Muitas equipes ficam com 8 a 15 códigos com nomes simples que batem com a vida real (dano, furto, envio curto do fornecedor, correção por recontagem, vencido, devolução de cliente, sucata de produção). Mantenha “Outro” apenas se sempre exigir uma nota.
Então bloqueie quem pode fazer o quê. O registro de ajustes não é só um registro. É um controle. Defina quem pode criar vs aprovar e publicar, estabeleça limites para aprovações, decida quais provas são necessárias para motivos de alto risco e mantenha a propriedade clara para cada local ou bin.
Depois que o básico estiver estável, adicione uma rotina simples de revisão. Uma checagem semanal de 15 minutos frequentemente detecta padrões cedo: ajustes repetidos no mesmo SKU, no mesmo turno ou com o mesmo código de motivo.
Quando estiver pronto para ir além das planilhas, o AppMaster pode ser uma maneira prática de construir um registro interno de ajustes com um modelo de dados baseado em PostgreSQL, campos obrigatórios, fluxos de aprovação e um histórico apenas-anexação que registra quem mudou o quê e quando.
What is an inventory adjustment (and what is it not)?Um ajuste de inventário é uma correção manual da quantidade disponível quando o registro do sistema não corresponde à realidade. Não é um recebimento, transferência ou envio; é uma alteração explícita do “livro” porque foi verificado que está errado.
Why do I need both a reason code and a note?Use um código de motivo para classificar por que o estoque mudou, assim você consegue relatar e auditar de forma consistente. Uma nota explica a situação específica encontrada, o que foi verificado e referências como folha de contagem ou número de incidente.
How many reason codes should we start with?Comece com um conjunto pequeno que cubra suas situações reais e seja fácil de escolher em poucos segundos. A maioria das equipes se sai bem com códigos para dano/expiração, roubo/perda, correção por recontagem, problema com fornecedor (envio curto/errado) e devoluções; adicione só quando notar notas repetidas que não cabem.
Is it okay to have an “Other” reason code?"Other" funciona como válvula de segurança, mas deve sempre exigir uma nota clara para não virar depósito de entradas vagas. Se “Other” aparecer com frequência, isso indica que é hora de criar um ou dois novos códigos que reflitam o que acontece de verdade.
What’s the difference between an activity log and an audit trail?Um activity log pode mostrar apenas que a quantidade mudou. Uma audit trail também captura quem fez a alteração, quando aconteceu, o que exatamente mudou (incluindo antes e depois), por que mudou (código de motivo e nota) e como foi aprovado, se houver aprovações.
What kind of evidence should we attach or reference for adjustments?Registre evidências suficientes para tornar o ajuste defensável no futuro, não apenas crível hoje. Provas comuns são ID da folha de contagem, referência de documento de devolução, registro de descarte, referência de documento do fornecedor ou um identificador de foto para dano, para que alguém consiga rastrear a decisão meses depois.
When should an inventory adjustment require approval?Exija aprovações para mudanças de alto risco ou incomuns, como baixas de alto valor, motivos de roubo/perda, grandes variações de quantidade, resultados que criariam estoque negativo ou alterações retroativas. O importante é que o gatilho seja previsível para que a equipe não precise adivinhar quando chamar um gerente.
Who should be allowed to create, approve, and review adjustments?Separe funções para que uma pessoa não possa criar, aprovar e encerrar problemas sozinha. Uma configuração prática é: equipe do armazém cria ajustes, um gerente aprova, e um papel diferente (geralmente operações ou finanças) revisa tendências periodicamente.
What should we do if someone posts the wrong adjustment?Não edite nem exclua ajustes postados; crie uma nova entrada que reverta o ajuste errado e depois poste o ajuste correto com um motivo de correção claro e uma nota explicativa. Isso mantém o histórico intacto e mostra como o erro foi corrigido.
When should we move from a spreadsheet to an internal adjustment app?Uma planilha funciona em baixo volume, mas é fácil contorná-la e difícil manter permissões e histórico consistentes. Em um app interno criado com AppMaster, você pode tornar códigos de motivo obrigatórios, aplicar aprovações, armazenar quantidades antes/depois e manter um histórico apenas-anexação para que edits não sobrescrevam o registro original.
21 de jan. de 2026
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20 de jan. de 20268 min
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